Hvor mange Fi6670i og Fi6140Z har Silkeborg Kommune i dag? (Ajourføring af parameteropsætning (Versioner & Releases))

Transkript

1 Nr Reference Spørgsmål Svar 1 Bilag D, Afsnit B (Separatorark) Tværgående, Tekniske Krav Er det muligt at modtage eksempler på alle varianter af separatorark der benyttes i dag? I dag anvendes separatorark med information om afdeling og team. Separatorarkene er dermed opbygget ens. Der er oprettet en ESDH-postkasse til hvert team. Pt. har vi omkring 230 teams. Der vedhæftes 1 eksempel. 2 Bilag D, Afsnit A Infrastruktur, 1.2 ESDH Scannere /Scanningsstationer (ESDH Scannere (antal)) Hvor mange Fi6670i og Fi6140Z har Silkeborg Kommune i dag? Der kan rekvireres et eksempel på den XML fil der skal dannes. Jf. Bilag D afsnit A pkt.2.1 Vi anvender i dag 5 stk. Fi6670i og 1 stk. Fi6140Z 3 Bilag H, 1 Omfanget af vedligeholdelse af Skanningsløsningen og Dokumentation 4 Annonceringsmateriale, side 4 (Ajourføring af parameteropsætning (Versioner & Releases)) Spørgsmålet går i retning af funktionalitet før og efter opgradering. Vores tilbud indeholder ajourføring af parameteropsætning i forbindelse med alt funktionalitet der er til rådighed i Skannerløsningen inden opgraderingen, men ikke ny funktionalitet der ikke findes i løsningen inden opgradering. Er det således punktet skal opfattes? (Antal sider pr. dokumenter (gennemsnit)) Kender Silkeborg Kommune det gennemsnitlige antal sider i de oplyste daglige dokumenter, der i Spørgsmålet går på om ajourføring af parameteropsætninger indgår i vedligeholdelsen eller om der evt. skal betales særskilt når der foretages opdateringer. Nye funktioner kan være en del af vedligeholdelsen eller være tilkøb, dette ønsker vi at Leverandøren skal oplyse Kommunen kender ikke det gennemsnitlige antal sider pr. dokument. Der er udført en delvis tælling tirsdag d. 19. august. På baggrund af tællingen estimerer vi antal og fordeling som følgende:

2 dag scannes på de dedikerede ESDHskannere? Antal sider ca % af dokumenterne er på 1 side 60 % af dokumenterne er på 2 10 sider 10 % af dokumenterne er på over 10 sider Der er jævnligt (hvis ikke dagligt, så ugentligt) dokumenter på 100 sider eller mere, og en del af det materiale, der modtages i de tekniske afdelinger, vil være i farve. 5 Generelt Vil Silkeborg kommune stille et test kit med dokumenter til rådighed for tilbudsgiver, således at Silkeborg kommune ud fra et identisk grundlag kan vurdere kvaliteten bl.a. i: Scannings resultat Fil komprimering OCR Behandling Hastigheden 6 Generelt Det fremgår at ca dokumenter skal scannes dagligt. Således at tilbudsgiver kan kvalificere de angivne servicemål, ønskes det oplyst hvor mange sider dette svarer til? 7 Bilag D, afsnit C Pkt. 1.3 Metadata på dokumenter Skal alle scannede dokumenter afvente at de godkendes / påføres metadata inden distribution til ESDH mailbox? Skal medarbejderne have mulighed for at påføre metadata på andre scannede dokumenter, end de dokumenter den pågældende medarbejder selv har scannet? Der stilles ikke test kit til rådighed for tilbudsafgivelse eller tilbudsevaluering. Der vil blive stillet et repræsentativt test kit til rådighed i forbindelse med gennemførelse af tests, herunder POC, efter kontraktindgåelse. Der henvises til Bilag 1 i kontraktudkastet (annonceringsmaterialet, bilag L) Se svar under spørgsmål 4 Vi har i besvarelsen forudsat, at der med ESDH mailbox menes ESDH-postkasser, således som de er defineret i annonceringsmaterialet. Vi foretrækker, at dokumenterne overføres til ESDH-postkasserne efterhånden, som de får påført metadata, men såfremt dette ikke kan lade sig gøre, så vil en løsning, hvor de overføres på en gang, også blive accepteret. Det skal være muligt for de medarbejdere, der arbejder i samme

3 8 Spørgsmål til Bilag D, afsnit C Pkt Krav til skanning på MFP ere 9 Spørgsmål til Bilag K, afsnit 2.2 Pkt. 2.2 Tilbud i forhold til svartider Har Silkeborg Kommune implementeret Follow-You print på de MFP ere som anvendes til scanning? o Hvis Ja, ønskes oplyst hvilken o Hvis Ja, hvordan foretager medarbejderne login på MFP erne Vil det være ønskværdigt at anvende seperator ark indeholdende data til registrering ved scanning fra MFP Vil det være ønskværdigt at medarbejderen angiver data til registrering i MFP ens display ved scanning fra MFP Skal dokumenterne afvente at de godkendes / påføres metadata inden distribution til ESDH mailbox?(på samme vis som ved scanning fra scanningsstation) Hvorledes kan tilbudsgiver få afgang til at afvikle test på Silkeborg Kommunes hardware, hhv. ESDH Scanner, Ricoh MFP og teknisk scanner? afdeling, at kunne se og arbejde med de dokumenter, der er skannet ind til afdelingen, da det i nogle afdelinger ikke er den samme person, der skanner henholdsvis påfører metadata. Ja, på nogle MFP ere Silkeborg Kommune anvender PaperCut som follow-you print løsning. Løsningen er pt. rullet ud til ca. 25 MFP ere i kommunen (Primært centralt placeret på Rådhus og Jobcenter) og kan anvendes af op til brugere. Brugerne logger ind på MFP erne med PaperCut via deres AD credentials, enten ved at taste brugernavn og kode eller ved brug af MiFare chip i låsebrik. Ja Nej, da arbejde på disse display ikke er optimalt Nej det vil i overvejende grad være indskanning af få dokumenter ad gangen, hvor medarbejderen der indskanner forventer at kunne genfinde dokumentet i ESDH-postkasse umiddelbart efter indskanning. Der stilles heller ikke krav om, at brugerne skal kunne påføre metadata (bortset fra ESDH-postkasse, det indskannede skal modtages i), rette op på kvalitet eller i øvrigt efterbehandle det indskannede, inden det sendes til ESDH-postkassen. Ved evt. fejl vil brugerne typisk skanne igen. Kommunen antager, at der sigtes til tests efter indgåelse af aftale. Dette aftales, når der indgås kontrakt. Vi har et testmiljø for vores ESDH-system, hvor der kan indskannes til. Og adgangen til

4 10 Bilag D afsnit B Tværgående tekniske krav, separatorark Skal leverandøren levere platformen til udskrivning af separator eller vil det være muligt at få udleveret et eksempel på separator ark? I så fald gerne på en og flere modtagere, tak. 11 Bilag D afsnit A Det XML format der skal dannes kan vi udbede en kopi eller et eksemplar af det 12 Bilag D Hvor mange MFP`ere er omfattet af løsningen samt hvor mange skan stationer skal installeres? 13 Tilbud Ønskes pris pr. MFP eller en samlet løsning? 14 Tidsplan Iflg. tidsplan vil svar på stille spørgsmål offentliggøres den 26. august vil det være muligt at udsende svar løbende af hensyn til fristen i forhold til aflevering? 15 Bilag D Er kommunens MFP ere integrerede med Active Directory (AD) og er der autentificering af brugere på MFP erne? 16 Bilag D, Side 4, Afsnit 1.2 Hvilket scannerprogram anvendes i forbindelse med scanning på ESDH skannerne. 17 Bilag D, Side 5, Afsnit 2.1 Hvilken information leverer InfoScan i forbindelse med behandling af en scannet sagsakt (pdf med tolket tekst + metadata/xml). Det er specielt interessant at vide hvilke metadatafelter maskiner aftales med ESDH-teamet, som vil koordinere med IT-center. Det forventes, at leverandøren leverer løsning til dannelse af separatorark. Det forventes, at selve udskrivningen vil kunne foregå på kommunens nuværende printere. Eksempler på separatorark er vedhæftet, se endvidere spørgsmål 1 En beskrivelse af den nødvendige XML kan fås ved henvendelse til Michael Lisby, Netcompany. Enten via mail: MIL@netcompany.com eller telefonisk: Kommunen benytter en række MFP ere. Listen over de nuværende MFP ere kan rekvireres hos Lars Koefoed, IT-centeret efter d.18. juli enten på mail: LarsJavette.Koefoed@silkeborg.dk eller telefonisk: / Se svar under spørgsmål 2 Vi ønsker en samlet løsning, som omfatter alle de MPF ere, som kommunen til enhver tid måtte benytte (sitelicens) Ja Se svar under spørgsmål 8 I øjeblikket anvendes programmet Kofax I øjeblikket udfyldes dato og teampostkasse automatisk via separatorark, yderligere metadata bliver påført manuelt. Der er dog planer om at separatorarkene eller tilsvarende løsning skal kunne påføre yderligere

5 InfoScan udfylder. 18 Bilag D, Side 8, Punkt 2 Gælder kravet om OCR tolkning af dokumenter også materiale, der skannes på OCE TDS700 skanneren 19 Bilag D, Side 9, Afsnit B, Separatorark 20 Bilag D, Side 9, Afsnit B, Separatorark 21 Bilag D, Side 9, Afsnit B, Separatorark Er det rigtigt forstået, at teampostkassen angiver i hvilken fileshare (folder) dokumenterne i bunken skal afleveres svarende til foldername i XML beskrivelsen. Hvilken anvendelse har oplysningen om afdeling på separatorarket og hvor i Metadata beskrivelsen fremgår afdeling. Er der taget stilling til hvorvidt separator arket skal kunne indeholde konfigurerbare metadata f.eks. i forhold til forskellige typer af dokumenter (social sager, byggesager, ) m.m. 22 Bilag D, Side 11, Punkt 17 Er det rigtigt forstået, at Teampostkasse også registreres på skanningstidspunktet via separatorarket. 23 Bilag D, Side 14, Punkt 28 Hverken ESDH-postkasse eller Sagstype er en del af de fremsendte metadata beskrivelser. Skal disse 2 felter behandles som en del af de konfigurerbare metadatafelter som defineret i de tilsendte eksempler på metadata. 24 Bilag D, Side 14, Punkt 1 Hvilke krav gælder for metadata på MFP skannede dokumenter oplysninger til XML, således at bl.a. sager kan oprettes semiautomatisk. ja GO fileagent samler dokumenterne op fra en folder, og fordeler dem herfra ud fra den folder, der er sat i foldername i XML en. Afdeling på separatorarket konverteres til en folder, hvor de enkelte skanningsmedarbejdere (fra den afdeling) kan tage fat i dokumenterne og påføre metadata. Dette sikrer, at de udelukkende præsenteres for dokumenter fra egen afdeling (datasikkerhed). Dette er der ikke taget stilling til pt. Der påtænkes i forbindelse med videreudvikling af kommunens ESDH-løsning, at separatorark og dermed den tilhørende XML kan indeholde tilstrækkeligt mange oplysninger, således at visse typer af sager kan oprettes automatisk Ja. Kommunen stiller dog ikke krav om dette fremadrettet. Andre løsninger, som opfylder kravene i bilag D, kan også tilbydes. ESDH-postkassen defineres ud fra foldername. Definitionen af sagstype, er i dag ikke defineret som en del af XML, men dette påtænkes i forbindelse med en videre udvikling. Se spørgsmål 21 Det skal være muligt at anvende separatorark eller anden løsning, som sikrer, at dokumenterne modtages i en ESDH-postkasse, men kommunen stiller ikke krav om, at det skal være muligt at tilføje yderligere metadata

6 25 Bilag D, Side 14, Punkt 1 Vil der forekomme skanning på MFP, hvor et dokument indeholder så mange sider så det må opdeles i flere bunker, der skannes separat? 26 Bilag D, Side 16, Afsnit 3 Hvilke krav gælder for metadata på de tekniske skannere 27 Bilag D, Side 17, Punkt 36 Har Kommunens TDS700 TC4 en login mulighed så brugeren kan identificeres. 28 Bilag D, Metadata Hvilke af de omtalte metadata-felter kræves valideret ved opslag i eksisterende systemer (f.eks. GO). 29 Bilag D1 Figuren indikerer 2 punkter (dokumentforberedelse og inspektion) hvor der indgår en operatør. Hvor i figuren i bilag D1 sker den manuelle metadata-registrering. Ja, men det kan løses ved, at der i ESDH-løsningen er mulighed for efterfølgende at samle dokumentet igen. Denne problemstilling forventes således ikke løst i skanningsløsningen. De samme som på MFP, se spørgsmål 24 ja Det vil på skanningstidspunket ikke være muligt at validere metadata via opslag i GO. Kommunen ønsker mulighed for at kunne slå valide værdier op, men opslaget kan foretages i mere eller mindre manuelt vedligeholdte opslagsværker Den manuelle metadata-registrering foregår i dag før GetOrganized File Agent. Det skannede dokument lagres i første omgang i en folder, hvor det kvalitetstjekkes, derefter overføres det til en anden folder, hvor dokumentet påføres yderligere metadata, og først der lagres det så File Agenten kan tage fat i dokumentet. 30 Annonceringsbetingelsernes afsnit 7.3 Silkeborg Kommune angiver at de tre elementer "økonomi", "service" og "kvalitet" vurderes i prioriteret rækkefølge og under "Service" og "kvalitet" vurderes ligeledes underkriterier i prioriteret rækkefølge. a. Spørgsmål: Er det muligt for Silkeborg Kommune at oplyse, hvilken vægtning, eventuelt i procenter, der tænkes anvendt i denne sammenhæng? Oplyses dette, vil det bl.a. tilgodese udbudsdirektivets princip om "gennemsigtighed" for tilbudsgiver for så vidt muligheden for at lade denne Kommunen kræver dog ikke at denne metode anvendes, blot kravene om kvalitetssikring og påføring af metadata kan foretages inden File Agenten modtager dokumentet. I forbindelse med annonceringer efter tilbudsloven er der ikke krav om, at der angives en vægtning. Kommunen har forståelse for, at tilbudsgivere har en interesse i at vide på forhånd, hvor meget kommunen lægger vægt på de enkelte del- og underkriterier. Kommunen har derfor angivet en prioriteret rækkefølge af delkriterierne samt underkriterierne under Kvalitet og Service. Kommunen har ikke fastlagt en egentlig vægtning på nuværende tidspunkt. Den vil dog blive fastlagt, inden evalueringen foretages.

7 vægtning lægge til grund for tilbudsgiverens prioritering af sin besvarelse. 31 Kontraktudkast, bilag 10 Silkeborg Kommune ønsker at indbygge servicemål med bodsafregning. a. Spørgsmål: Hvad forstås der ved "Reduktion" og hvad forstås der ved "Bod" i skemaet Bilag 10, paragraf 7? b. Spørgsmål: Kan Silkeborg kommune lave en eksempelberegning på en "Reduktion" og en "Bod" ud fra følgende case. Løbende ydelser koster kr./år. Case 1: Den samlede, vægtede gennemsnitlige opfyldelsesgrad måles til 75%. Hvad betyder det for den løbende ydelse per måned / per år? Case 2: Den samlede, vægtede gennemsnitlige opfyldelsesgrad måles til 15%. Hvad betyder det for den løbende ydelse per måned / per år? c. Spørgsmål: Hvilke faktorer skal være opfyldt for at Silkeborg Kommune påbegynder eventuelle målinger. d. Spørgsmål: Vil der være noget til hinder for at leverandøren deltager i eventuelle målinger jf. Bilag 10? a) Med reduktion menes, at kommunen betaler mindre end den aftalte løbende ydelse. Med bod menes, at leverandøren skal betale et beløb til kommunen. b) Case 1: Ved en opfyldelsesgrad på 75% så vil den løbende ydelse blive sat ned til 50%, - svarende til at kommunen betaler leverandøren 500 kr/år. Case 2: ved en opfyldelsesgrad på 15%, vil leverandøren skulle betale kommunen 40% af den løbende ydelse svarende til 400 kr/år c) Kommunen forestiller sig at igangsætte en måling i forbindelse med overtagelsen af systemet. Efterfølgende vil målinger blive foretaget min 1 gang årligt. Såfremt målingerne ikke giver anledning til bekymring, vil resultaterne blot blive fremsendt til leverandøren til orientering. Giver målingerne anledning til bekymring, vil endnu en måling blive foretaget. Denne gang i samarbejde med leverandøren. d) se svar under c Eksempel på separator ark der bruges til adskillelse mellem 2 dokumenter der skal placeres i samme ESDH-postkasse

8 Separatorark *SEP* Eksempel på separatorark der skal bruges til placering af dokument i ESDH-postkasse Svar *AFDTM* *AFDTM* *GRPESDH-TEAM-0008*

9 *GRPESDH-TEAM-0008*