Anmeldt tilsyn ved Tale & Høre Instituttet, tlf Peter Sabroes Gade 4, 8000 Århus C. Ganespalteafdelingen

Transkript

1 Regionshuset Viborg Anmeldt tilsyn ved Tale & Høre Instituttet, tlf Peter Sabroes Gade 4, 8000 Århus C. Ganespalteafdelingen Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Udført af Bunk & Elkjær: Vivian Elkjær og Ruth Bunk den 12. august 2010 Indledning og formalia Tale & Høre Instituttet er en kompetenceinstitution, som tilbyder udredning, vejledning, rådgivning og undervisning til børn, unge og voksne med kommunikationsvanskeligheder. Målgruppen er alle med høre-, sprog-, tale-, læse-, stemme- og stammevanskeligheder. Tilbuddet består af forskellige afdelinger: Høreafdeling, læseafdeling og videnscenter, småbørnsafdeling og R-klasse, senhjerneskadeafdeling, stemme- og stammeafdeling, tværgående afdeling samt ganespalteafdeling. Ydelserne er dels sundhedsfinansierede og dels takstfinansierede, jf. det udarbejdede ydelseskatalog. Dato Ellen Brunebjerg Tel Side 1 Dette tilsyn fandt sted på Ganespalteafdelingen. Tilsynsbesøget var varslet jf. vejledningen minimum 6 uger før besøget. Forud for tilsynsbesøget havde tilbuddet fremsendt relevante bilag til tilsynsteamet. Materialet var fyldestgørende og systematisk, hvilket gav et godt grundlag for forarbejdet. Seneste tilsyn var anmeldt og fandt sted på Høreafdelingen den 7. december Der var følgende opmærksomhedspunkter i tilsynsrapporten: Tilsynet vurderer, at Høreafdelingen med fordel, i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, kan drøfte og beskrive Høreafdelingens specialviden og de deraf følgende kompetencer. Opmærksomhedspunktet omhandlede forhold på Høreafdelingen, som ikke nødvendigvis kan overføres til Ganespalteafdelingen. Tilsynsrapporten er tilgængelig på tilbuddets hjemmeside, på Region Midtjyllands hjemmeside og på Tilbudsportalen. Deltagere i tilsynet Ledelsen: Forstander John Jørgensen Afdelingsleder og logopæd Louise Leturgie (ansat som leder på halv tid og som logopæd på halv tid) Medarbejdere:

2 Sekretær og tillidsrepræsentant, medlem af LMU Klinikassistent og sikkerhedsrepræsentant Alle medarbejdere var orienterede om tilsynet via mail, og deltagerne var udvalgt på grund af deres tillidshverv. Navnene er kendte af tilsynskonsulenterne, men udelades i rapporten. Patienter: Pige, 12 år, født med ganespalte, tilknyttet i 10 år Dreng, 16 år, født med læbeganespalte, tilknyttet siden sin fødsel Patienterne var udvalgt til at deltage, idet de skulle i behandling på tidspunktet for tilsynsbesøget. Navnene er kendte af tilsynskonsulenterne, men udelades i rapporten. Pårørende: Pigens far og stedmor Drengens mor De pårørende var udvalgt til at deltage, idet de ledsagede deres børn til behandling på det pågældende tidspunkt. Navnene er kendte af tilsynskonsulenterne, men udelades i rapporten. Program Tilsynet foregik i tidsrummet kl til kl Der blev gennemført interviews med forstander og afdelingsleder, to medarbejdere, to patienter og tre pårørende. Rundvisningen og opsamlingen foregik sammen med afdelingslederen. Tilsynets samlede vurdering Ganespalteafdelingen får nye patienter hvert år, og der er tilknyttet ca patienter i alt. Ganespalteafdelingen behandler og vejleder alle med læbe- og/eller ganespalte, der er bosiddende vest for Storebælt. De fleste bliver tilknyttet ved fødslen, men nogle bliver tilknyttet senere. Patienterne tilbydes livslang vederlagsfri behandling af deres (medfødte) ansigtsmisdannelse. Fødestederne kontakter selv specialsundhedsplejerske, som kommer på besøg indenfor 48 timer efter fødslen. Afdelingslederen foretager visitation til Ganeråd for behandlingsplanlægning. Alle læbeganespalter er forskellige, og derfor bliver behandlingsplanen individuel, om end der er en fælles standardplan for dele af behandlingen. Målet er optimal funktion og udseende samt fokus på de psykiske belastninger, som læbeganespalte medfører. Forældre har indflydelse på behandlingen, og barnet inddrages, så snart det kan og er med til at træffe beslutninger om egen behandling. Der afholdes konferencer, der benævnes Ganeråd, hvor barn, forældre, kirurgen fra plastikkirurgisk afdeling på Rigshospitalet og relevante specialister fra Ganespalteafdelingen deltager. Side 2

3 Opfølgning sikres via konferencer og faste tilbud om undersøgelser, når patienten er ca. 9 mdr., 18 mdr. 2 år, 2½ år, 3 år, 5 år, 8 år, 12 år, 16 år og 21 år. Behandlingen er kompleks og planlægges individuel. Alle funktioner er specialiserede, og der kræves særlig viden og erfaring. Struktur og overblik er en væsentlig del af metoden i forhold til at planlægge, forberede, koordinere med hinanden og med eksterne samarbejdspartnere. Behandlingsmetoderne er i konstant udvikling. Ganespalteafdelingen deltager i to internationale forskningsprojekter Scand-Cleft og TOPS - Timing Of Palatal Surgery. Danmark er anerkendt internationalt, fordi specialerne i behandlingen af læbeganespalte har været centraliseret allerede i slutningen af 1800-tallet. Ganespalteafdelingen har mange samarbejdspartnere, og der er stor sammenhængskraft i behandlingen af læbeganespalte i Danmark. Læbeganespalteforeningen (LLG) er en væsentlig samarbejdspartner for patienter og pårørende og for Ganespalteafdelingen. De patienter og pårørende, som tilsynet talte med, havde en særdeles positiv oplevelse af samarbejdet med Ganespalteafdelingen. Pårørende oplever, at den største udfordring ved at komme på Ganespalteafdelingen efterhånden er manglende parkeringsmuligheder. Aktuelt behandler Sundhedsvæsenets Patientklagenævn en klage over tandbehandling, og den vurderes uberettiget. Tale & Høre Instituttet har en procedure for behandling af klager. Ganespalteafdelingen er beliggende midt i Århus i lokaler, der er velegnede til formålet. Lokalerne fremtræder rene og ryddelige. Tandlægerne ordinerer og administrerer medicin i begrænset omfang. Aktuelt er alkoholpolitikken under revidering. Der er ansat 23 medarbejdere med forskellige uddannelser og specialisering, og de arbejder på deltid, undtagen afdelingslederen. Medarbejderne deltager i relevante kurser og internationale konferencer, og de har mulighed for supervision. Afdelingslederen afholder Medarbejder Udviklings Samtale (MUS) hvert andet år og Gruppe Udviklings Samtale (GRUS) hvert andet år. Der er en fast mødestruktur, og der afholdes afdelingsmøde hver tredje eller hver fjerde uge af halvanden til to timers varighed. Der blev lavet Arbejds Plads Vurdering (APV) i efteråret 2009, og aktuelt arbejdes der med problemområderne. Der er stor lydhørhed for medarbejdernes fælles og individuelle behov i forhold til arbejdsredskaber, som letter hverdagen, og det bringes i orden uden diskussion. Der afholdes sikkerheds- og LMU-møde fælles for hele Tale & Høre Instituttet hver tredje måned. Afdelingslederen og de medarbejdere, som tilsynet talte med, præciserede, at der generelt er et godt arbejdsmiljø, og sygefraværet vurderes af forstanderen til at være gennemsnitligt. Side 3

4 Medarbejderne på Ganespalteafdelingen arbejder vedvarende med at have blik for hinanden på trods af specialiseringen, og medarbejderne, som tilsynet talte med, forklarede, at det tager et par år at kende delområderne så godt, at kompleksiteten af den samlede behandling forstås. Der har været samarbejdsproblemer blandt sekretærerne, men der er iværksat forskellige tiltag, der har bedret arbejdsmiljøet. Der er væsentlige organisationsændringer undervejs på Tale & Høre Instituttet, dels i den interne struktur og dels via fusionen med Børn og Unge Centret Rehabilitering den 1. januar Ganespalteafdelingen er et sundhedsrelateret tilbud, der finansieres af de tre regioner i Vestdanmark. Ganespalteafdelingens økonomi forventes at balancere i Hjemmesiden skal tilpasses i forhold til medarbejderne. Tilsynskonsulenterne ser ingen opmærksomhedspunkter Den generelle faglige indsats Ganespalteafdelingen får nye patienter hvert år. I alt er der tilknyttet ca patienter, hvor af nogle er aktive, mens andre er passive. Målgruppe Ganespalteafdelingen behandler og vejleder alle med læbe- og/eller ganespalte, der har bopæl vest for Storebælt. De fleste bliver tilknyttet ved fødslen, her af har cirka halvdelen læbeganespalte, en fjerdedel læbespalte og en fjerdedel ganespalte. Nogle bliver tilknyttet senere, for eksempel adoptivbørn og indvandrere. Enkelte andre kan blive tilknyttet senere i forbindelse med et syndrom, for eksempel 22Q11, eller en sygdom, for eksempel cancer. Patienterne tilbydes livslang vederlagsfri behandling af deres (medfødte) ansigtsmisdannelse. Behandlingen består af kirurgi, specialsundhedspleje, talepædagogik, tandregulering, protetik samt udredning af ganefunktion og kontrol efter operation. Visitation Når der fødes et barn med læbeganespalte, kontakter fødestederne selv specialsundhedsplejerske, som kommer på besøg indenfor 48 timer efter fødslen. Afdelingslederen foretager visitation til Ganeråd for behandlingsplanlægning. Ganespalteafdelingen har pligt til at rådgive andre offentlige instanser, og nogle gange medfører udviklingen over tid, at der opstår nye sundhedsfinansierede ydelser. Det kan for eksempel blive tilfældet at tilbyde forældre kontakt med specialsundhedsplejersken allerede i forbindelse med fosterscanning, idet halvdelen af alle tilfælde af læbeganespalte i dag kan ses ved scanning i 19. graviditetsuge. Individuelle planer Side 4

5 Alle patienter har en individuel behandlingsplan, som samler delområderne i behandlingen. Ældre journaler findes i papirudgave, mens nye oprettes i journalsystemet Kingo. Der er en standardplan med standardtidspunkter, men alle læbeganespalter er forskellige, og derfor bliver behandlingsplanen individuel. Målet er altid optimal funktion og udseende. Endvidere er der fokus på de psykiske belastninger, som læbeganespalte medfører. Der er et stigende pres fra det omgivende samfund om det perfekte her og nu, og patienter med læbeganespalte behandles jævnligt i hele deres barndom og ungdom, idet læbeganespalten påvirkes af væksten, og behandlingen først kan afsluttes i den tidlige voksenalder. Brugerinddragelse Forældre har indflydelse på den behandling, som deres barn skal modtage. De kan ikke vælge trivselsrelateret behandling fra, men andre delområder kan fravælges. Barnet inddrages, så snart det kan og er med til at træffe beslutninger om egen behandling. Inden barnet fylder 4 måneder afholdes en konference, der benævnes Ganeråd, hvor barn, forældre, kirurgen fra plastikkirurgisk afdeling på Rigshospitalet og relevante specialister fra Ganespalteafdelingen deltager. Der er kun afsat 15 minutter til hver patient, men forældrene forberedes inden og kontaktes eventuelt efterfølgende. Opfølgning på individuelle planer og mål Konferencerne sikrer relevant opfølgning, og den første konference afholdes inden første operation, når barnet er mellem 1 og 3 mdr. Senere opfølgning er individuel. De patienter, som tilsynet talte med, kunne ikke mindes at have deltaget i konference. De pårørende huskede tydeligt første konference, som fandt sted, da børnene var små. Ingen af dem har deltaget i flere konferencer. Der er faste tilbud om undersøgelser, når patienten er ca. 9 mdr., 18 mdr. 2 år, 2½ år, 3 år, 5 år, 8 år, 12 år, 16 år og 21 år. Metodisk/pædagogisk tilgang og omsætning Hvert behandlingsområde har sine metoder. Alle funktioner er specialiserede og kræver særlig viden og erfaring. Struktur og overblik er en væsentlig del af metoden i forhold til at planlægge, forberede, koordinere med hinanden og med eksterne samarbejdspartnere. Et eksempel er sekretærernes planlægning af patientens mødetid i forhold til bopæl og koordination af en patients tider hos de forskellige specialister. Sekretærerne skal have kendskab til alle behandlingsområder, idet de ofte har telefonisk kontakt med patienten, når der opstår spørgsmål eller i forbindelse med forberedelse af en behandling. Udviklingstendenser Behandlingsmetoderne er i konstant udvikling. Et eksempel er udviklingen af elektropalatografi, som er en ny metode, der kan måle tungens bevægelser og kontakt med ganen ved tale og illustrere det visuelt for patienten. Metoden anvendes i dag internationalt inden for talepædagogisk behandling i forbindelse med læbeganespalte, men i fremtiden kan den blive anvendt i forbindelse med andre lidelser. Ganespalteafdelingen deltager i to internationale forskningsprojekter Scand-Cleft og TOPS Timing Of Palatal Surgery. Førstnævnte er et multidisciplinært longitudinalt studie, som omfatter resultater over 20 år fra 10 europæiske centre. Sidstnævnte er klinisk forskning i et samarbejde mellem 14 nordeuropæiske og engelske centre. Danmark Side 5

6 er anerkendt internationalt, fordi specialerne i behandlingen af læbeganespalte har været centraliseret siden slutningen af 1800-tallet. Samarbejdsrelationer Ganespalteafdelingen har mange samarbejdspartnere. Plastikkirurgisk afdeling på Rigshospitalet har tre overlæger, som er specialiseret i operation af læbeganespalte, og denne behandling er primær og afgørende for det videre forløb, idet barnet opereres første gang som spæd. Der afholdes et årligt samarbejdsmøde, foruden de individuelle konferencer omkring patienterne. Kæbekirurgisk afdeling på Århus Sygehus laver sekundær behandling i form af gane- og kæberegulering. Der kommer en øre-næse-halslæge på Ganespalteafdelingen en dag om ugen, idet der foretages rutineundersøgelser ved 3 år og ved 5 år, lige som børn indimellem får lavet en fiberoptisk undersøgelse i forhold til tale, og voksne får lavet næsekirurgi. Der samarbejdes jævnligt med røntgenafdelingen på Århus Sygehus. Udenfor sundhedssystemet købes ydelser i form af sundhedsplejersker og talepædagoger, der har særlig viden og erfaring om læbeganespalte. De hører til i områder, der svarer til de tidligere amter, og kan derfor tage på hjemmebesøg hos familier. Læbeganespalteafdelingen i Hellerup leverer samme ydelser i Østdanmark som Ganespalteafdelingen i Vestdanmark. Der afholdes løbende tværfaglige møder, for eksempel blandt talepædagogerne, så nye metoder kan udbredes til gavn for patienterne. Generelt vurderer afdelingslederen, at der er stor sammenhængskraft i behandlingen af læbeganespalte i Danmark. Patienter/pårørende Læbeganespalteforeningen (LLG) er en væsentlig samarbejdspartner for patienter og pårørende og for Ganespalteafdelingen. De patienter og pårørende, som tilsynet talte med, havde en særdeles positiv oplevelse af samarbejdet med Ganespalteafdelingen. Aktuelt går de begge til månedlige behandlinger hos tandlægerne. De bliver modtaget med smil og imødekommenhed og oplever effektivitet og interesse i behandlingen. Der er ikke ventetid, og hvis de kommer for sent eller har misforstået et tidspunkt, kommer de alligevel ind til specialisten samme dag. Pårørende oplever, at den største udfordring ved at komme på Ganespalteafdelingen efterhånden er manglende parkeringsmuligheder. En af de pårørende kunne ønske for nye familier, at der fortsat var en hyggetante ansat til at være om familierne i venteværelset. Det var en funktion, som gav en fantastisk aflastning for forældrene, som ofte var bekymrede de første gange, de kom på Ganespalteafdelingen. Klager Aktuelt behandler Sundhedsvæsenets Patientklagenævn en klage, som omhandler en tandbehandling. Der foreligger et forslag til afgørelsen, og den præciserer, at kritikken vurderes uberettiget. Klager over medarbejdere, der ikke har autorisation af Sundhedsstyrelsen, skal sendes til forstanderen, der i samarbejde med afdelingslederen finder ud af, hvem der skal svare på den. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Bygninger og udenomsarealer Side 6

7 Ganespalteafdelingen er beliggende midt i Århus og har til huse i en nyere bygning i lokaler, der er ejet af regionen og administreret af Århus Sygehus. På første etage er sekretærerne og talepædagogerne, mens tandlægerne og teknikerne er på anden etage. I kælderen er der blandt andet omklædningsrum og personalerum, hvor der spises frokost sammen hver dag kl til kl Der er gode faciliteter til arkivering og opbevaring. Lokalerne er indrettet hensigtsmæssigt til formålet, og der er således både de fornødne klinikker, skyllerum og røntgenstue. Aktuelt låner kæbekirurgisk afdeling en klinik og et kontor. Der er ved at blive bygget et nyt parkeringshus lige ved siden af bygningen. Hygiejne Bygningen fremtræder rent og ryddeligt overalt. Omkring tandlægeklinikkerne tilgodeses særlige hygiejniske forhold. Rengøringen varetages af en rengøringsassistent, der er ansat centralt i Tale & Høre Instituttet. Medicinadministration Tandlægerne ordinerer og administrerer medicin i begrænset omfang. Medicinen opbevares forsvarligt. Rygning, alkohol- og stofmisbrug Tale & Høreinstituttet blev dannet ved en fusion i 2007, hvilket har betydet, at alle politikker og retningslinjer er blevet eller er ved at blive revideret. Aktuelt er alkoholpolitikken under revidering. Medarbejdere og medarbejderforhold Der er ansat 23 medarbejdere en afdelingsleder, fire sekretærer, tre specialsundhedsplejersker, tre talepædagoger, fem specialtandlæger, en tandlæge, fire klinikassistenter, en tandtekniker, en psykolog. Alle, med undtagelse af afdelingslederen, arbejder på deltid. Der modtages praktikanter, der er under uddannelse til specialtandlæge. Faglig udvikling Medarbejderne deltager i relevante kurser. Udbuddet om det specielle er ikke så stort som om det mere generelle. Der afholdes internationale konferencer Europæisk Kongres og Verdenskongres hvert fjerde år. Det vægtes højt at være opdateret i udviklingen af metoder. Medarbejderne har mulighed for at få supervision af psykologer fra Tale & Høre Instituttet. Aktuelt får talepædagogerne supervision hver sjette uge, og klinikassistenterne har fået tilsvarende tilbud. Afdelingslederen afholder MUS hvert andet år og GRUS hvert andet år. Der er en mødestruktur, som indbefatter afdelingsmøde hver tredje eller hver fjerde uge af halvanden til to timers varighed. Dagsordenen er fast og indeholder punkter som generel information, IT-information, information fra stående udvalg og eventuelt, og der kan sættes andre punkter på til drøftelse. Der er en fast referent, mens mødelederrollen går på skift. Medarbejderne, som tilsynet talte med, ønskede en højere grad af forpligtelse af den enkelte Side 7

8 medarbejder, så engagementet på møderne kan blive større. Tandlægerne afholder møde tre til fire gange om året af varierende længde, hvor behandling, projekter og lignende drøftes. Talepædagogerne afholder møde hver anden uge af en times varighed, hvor der er fokus på faglig udvikling. Tre gange om året udveksler tandlæger og talepædagoger behandling på et møde af halvanden times varighed. Sekretærerne mødes hver anden måned. Der afholdes et socialt arrangement for alle medarbejdere i forbindelse med en årlig temadag og julefrokost. Desuden er der en fælles personaledag om sommeren for hele Tale & Høre Instituttet. Arbejdsmiljø Der blev lavet APV i efteråret 2009, og aktuelt arbejdes der med problemområderne. På Ganespalteafdelingen var væsentlige områder problemer med tørre hænder, arbejdsstillinger på kontoret og transport til hjemmebesøg. Der er handlet på flere områder, for eksempel er der nu biler til rådighed på Tale & Høre instituttet. Der er stor lydhørhed for medarbejdernes fælles og individuelle behov i forhold til arbejdsredskaber, som letter hverdagen. Et eksempel er, at der er opsat en ribbe i kælderen, som tandlægerne og andre med fastlåste arbejdsstillinger kan bruge ved behov. Der afholdes sikkerheds- og LMU-møde fælles for hele Tale & Høre Instituttet hver tredje måned. Afdelingslederen og de medarbejdere, som tilsynet talte med, præciserede, at der generelt er et godt arbejdsmiljø. Der er en positiv stemning og stor rummelighed. Sygefraværsprocenten er ukendt, men forstanderen vurderer sygefraværet til at være gennemsnitligt. Samarbejde internt Medarbejderne på Ganespalteafdelingen arbejder vedvarende med at have blik for hinanden på trods af specialiseringen, og der har været foreslået praktik hos hinanden internt, da hver medarbejder har specialiseret viden. Medarbejderne, som tilsynet talte med, forklarede, at det tager et par år at kende delområderne så godt, at kompleksiteten af den samlede behandling forstås. Der har været samarbejdsproblemer blandt sekretærerne, men der er iværksat forskellige tiltag, der har forbedret arbejdsmiljøet. For eksempel er der taget et ekstra rum i brug, så sekretærerne kan skiftes til at sidde for sig selv uden forstyrrelser. Der er lavet en planlægningstavle med en fast ugerutine, og der er indført fleksible mødetider, undtagen for den medarbejder, som passer telefonen den pågældende dag. Et tiltag med en noget blandet virkning har været indførelse af faste fridage for nogle af sekretærerne, hvilket giver lavere fleksibilitet i forbindelse med ekstra fridage for de andre sekretærer, idet der ikke kan være to væk samtidigt. Afdelingslederen har været ansat som leder i et par år, og medarbejderne, som tilsynet talte med, fortalte, at hun styrker samarbejdet mellem faggrupperne, idet hun som medarbejder kender kompleksiteten i behandlingen. Der er væsentlige organisationsændringer undervejs på Tale & Høre Instituttet. Dels har en rapport udarbejdet af et eksternt konsulentfirma peget på interne ændringer af hensyn til kommunernes faldende køb af ydelser på især høreområdet. Dels er det besluttet, at der skal ske en fusion med Børn og Unge Centret Rehabilitering den 1. januar Forstanderen påpeger vigtigheden af at fastholde en høj faglig standard, hvilket blandt andet kræver en høj grad af autonomi på de enkelte områder. Side 8

9 Økonomi Tilbuddets økonomi Ganespalteafdelingen er et sundhedsrelateret tilbud til en speciel gruppe med særlige behov i forhold til deres (medfødte) handicap, og ydelsen finansieres af de tre regioner i Vestdanmark. Kommunerne er ikke impliceret som sådan, idet Ganespalteafdelingen selv har myndighedsforpligtelsen og myndighedsansvaret. Ganespalteafdelingens økonomi forventes at balancere i Overordnet styres økonomien af forstanderen, mens afdelingslederen styrer det daglige forbrug. Visse ydelser købes centralt af Tale & Høre Instituttet. Andre forhold Hjemmesiden og Tilbudsportalen fremtræder med relevante og opdaterede oplysninger, dog skal hjemmesiden tilpasses i forhold til medarbejderne. Side 9