Ansøgning om Praktikcenter på Århus Købmandsskole

Transkript

1 Ansøgning om Praktikcenter på Århus Købmandsskole Århus, den 7. juni 2013

2 Indholdsfortegnelse Motivation for ansøgning... 4 Udarbejdelse af ansøgningen... 4 Management Summary... 5 Læsevejledning:... 6 Del A. Forretningsplan for Århus Købmandsskoles Praktik Center Indledning Formål Vision Værdier Strategi Opsummering Lokale målgrupper Lokal demografi Erhvervsudviklingen i Aarhus Kommune Elev målgrupperne Generelle tendenser Opsummering Organisation Opsummering Praktik Center funktioner Praktikpladsopsøgende arbejde Opsummering Infrastruktur Placering Lokaleforhold Opsummering Undervisningsplan Opsummering Samarbejdsrelationer Lokalt og regionalt samarbejde Nationalt samarbejde Internationalt samarbejde Opsummering Andre arbejdsbetingelser, operationelle processer og politikker Fastholdelsespolitik Personalepolitik Stresspolitik Operationelle processer Opsummering Del B. Forretningsmodel for Praktikcentret: Økonomistyring budget og regnskabsmodel Opsummering

3 14 Taksonomistyring Administrativ styring og systemer Kvalitetsstyring Kvalitetshåndbogen Medarbejdertrivsel med handlingsplan Kompetenceudvikling af medarbejdere Udfordringer Kvalitetssikring af praktik Sikring af virksomhedsnær praksis Andre kvalitetssikrings systemer Del C. Projektplan for Århus Købmandsskoles Praktik Center: Indledning Tidsplan for anlægsfasen Projekt interessent analyse Risikovurdering Vigtige milestones Gantt-diagram Kommunikationsplan Opsummering Afrapportering m. projektrapport Bilagsliste Bilag 1: Underskrevet Handlingsplan Bilag 2: Eksempel på undervisningsplan Bilag 3: Medarbejderhåndbog for elever i skolepraktik Bilag 4: Stresspolitik for Århus Købmandsskole Bilag 5: Samarbejdsaftale med Silkeborg Handelsskole Bilag 6: Karrierecenter indhold Bilag 7: Praktikcentrets netværk Bilag 8: Funktionsbeskrivelser Bilag 9: Praktikcentrets indretning Bilag 10: Kvalitet i Skolepraktikken Bilag 11: Landsdækkende praktikcentre i detail Bilag 12: Åbent praktikcenter Bilag 13: Skolepraktik trivselsundersøgelse Bilag 14: Ansøgning om økonomisk støtte til etablering af Praktikcentret Bilag 15: Lærlingeprojektet Bilag 16: Kvalitetshåndbog Bilag 17: Kvalitetssikring Arbejdsfunktioner Bilag 18: Kvalitetssikring - Elevbedømmelse

4 Ansøgning om Praktikcenter på Århus Købmandsskole Nærværende dokument samt vedlagte bilag udgør Århus Købmandsskoles ansøgning om godkendelse til oprettelse af praktikcenter, jf. Brev af 24. Maj fra Ministeriet for Børn og Undervisning om indkaldelse af samme. I bilag 14 er der vedlagt en ansøgning om økonomisk støtte til etablering af Praktikcentret på kr ,00 Motivation for ansøgning Århus Købmandsskole udbyder og gennemfører hovedforløb indenfor detailhandel, kontor og handel 1. Der ansøges om godkendelse til etablering af et praktikcenter, der dækker de tre hovedforløb i deres fulde bredde. Skolen har deltaget i tre projekter under Kvalitet i Skolepraktik o Kvalitetshåndbogen 2 o Landsdækkende Praktikcentre 3 o Café Folkestedet i samarbejde med Aarhus Tech 4 Århus Købmandsskole har udbudt skolepraktik igennem mange år og har et velfungerende Praktikservice, som med sammensmeltningen i et praktikcenter vil skabe helhed for området. Skolen ser det som en spændende udfordring at løfte kvaliteten i praktikcentret og dermed højne anerkendelsen af uddannelsen i samfundet. Udarbejdelse af ansøgningen Århus Købmandsskole etablerede en proces, der havde til formål at udarbejde denne ansøgning. Processen havde yderligere det formål at inddrage relevante medarbejdere for at sikre mest mulig involvering i forbindelse med den forestående etablering af praktikcentret. Arbejdet har været ledet af Uddannelseschef Lena Søllingvrå, der forventes at lede praktikcentret samt praktikvejledere og virksomhedskonsulenter. Endelig har administrationen bidraget til arbejdet med ansøgningen. 1 Århus Købmandsskole har i alt cirka 220 årselever på hovedforløbet 2 Projekttitel: Sikring af kvalitet i Skolepraktik gennem udvikling af et værktøj til at fastholde og formidle god praksis på skolerne og blandt skolepraktikoplæringsansvarlige på den enkelte skole. I samarbejde med Tietgenskolen, Odense og Aalborg Handelsskole. Se evaluering i Bilag 10: Kvalitet i Skolepraktikken 3 Projekttitel: Udvikling og etablering af landsdækkende praktikpladscentre inden for detailhandel I samarbejde med Tietgenskolen, Aalborg Handelsskole, Selandia og Skolernes Lokale Uddannelsesudvalg. Se Bilag 11: Landsdækkende praktikcentre i detail 4 Projekttitel: Åbent praktikcenter i et virksomhedslignende miljø med fokus på samarbejde med lokale virksomheder og Social Enterprise. Projektet er nærmere beskrevet i Bilag 12: Åbent praktikcenter 4

5 Management Summary Århus Købmandsskole søger om at få et praktikcenter. I forbindelse med ansøgningen er der udarbejdet en forretningsplan, en forretningsmodel og en projektplan, der til sammen dokumenterer, at Århus Købmandsskole er i stand til at oprette, bemande og drive et praktikcenter. I forretningsplanen i del A er der formuleret et formål (Kapitel 2) og en vision (Kapitel 3) for praktikcentret. Sammen med et sæt værdier (Kapitel 4), er der formuleret en strategi (Kapitel 5), der med 4 overordnede strategiske indsatsområder, bliver styrende frem mod 2017: 1. Markant forøget virksomhedskontakt 2. Forøgelse af overgangsfrekvens 3. Øget kvalitet i praktikforløbene 4. Etablering af understøttende systemer Som grundlag for ovenstående strategiske hovedretning blev målgrupperne analyseret (Kapitel 6). Der forventes en øget tilgang til praktikcentret de kommende år på grund af den demografiske udvikling. Desuden forventes en øget aktivitet i erhvervslivet. Praktikcentret organiseres med reference til direktøren for Århus Købmandsskole (Kapitel 7). Praktikcentrets organisation kommer til at indeholde 11 medarbejdere med nuværende aktivitetsniveau fordelt på følgende medarbejderfunktioner, der får et tæt sammenspil: 1. Praktikcenter chef 2. Administration 3. Virksomhedskonsulenter 4. Elevvejleder 5. Praktikvejleder For hver af funktionerne er der udarbejdet funktionsbeskrivelser. En medarbejderhåndbog med målrettede politikker (Kapitel 12) skal desuden skabe rammen for medarbejderne på praktikcentret. Praktikcentrets funktioner og arbejdsopgaver (Kapitel 8) er blevet beskrevet med fokus på praktikpladssøgende arbejde, udadvendte initiativer og individuel elevvejledning. For at sikre rammen og infrastrukturen (Kapitel 9) om praktikcentret, er der formuleret en række initiativer vedrørende lokaleforhold, praksisnært miljø og modeller for arbejdet med aftaler. Selve undervisningsplanen (Kapitel 10) er omdrejningspunktet for relationen til eleven, hvor kvalitetssikring og styringsværktøjer beskrives op imod en tæt kontakt til den lange række af samarbejdspartnere (Kapitel 11), der omgiver Århus Købmandsskole. I del B er forretningsmodellen beskrevet med fokus på de styringsmæssige forhold omkring praktikcentret, herunder økonomi (Kapitel 13) og kvalitet (Kapitel 14). Afslutningsvist i del C beskrives de handlinger og planer, der skal sikre idriftsættelsen af praktikcentret. 5

6 Læsevejledning: Ansøgningen følger ministeriets krav om udformning som en forretningsplan. Den udarbejdede forretningsplan består af tre dele: En forretningsplan, en forretningsmodel samt en projektplan. Opbygningen er illustreret grafik i Figur 1 nedenfor. Del A: Forretningsplan. Beskriver formål, strategi, struktur, indhold for Praktik Centeret på Århus Købmandsskole. Del B: Forretningsmodel Beskriver de styringsmæssige forhold omkring Praktik Centeret, herunder økonomi og kvalitet. Del C: Projektplan Beskriver de handlinger og planer, der skal sikre idriftsættelsen af Praktik Centeret. Figur 1 Ansøgningens struktur Formålet med den grafiske fremstilling i Figur 1 er at illustrere, at forretningsplanen er det overordnede dokument. Til forretningsplanen hører en forretningsmodel, der beskriver de styringsmæssige forhold omkring praktikcentret, herunder økonomi og kvalitet. Endelig giver projektplanen overblik over og en tidsplan for, hvilke aktiviteter, der skal gennemføres for at etablere praktikcentret, som beskrevet i forretningsplan og model. Illustrationen af projektplanen, som rækkende ud over forretningsplanen er gjort for at illustrere projektplanens fremadrettede fokus, som et eksekverbart dokument. Illustrationen i Figur 1 er anvendt undervejs i ansøgningen, så det løbende er klart hvor læseren befinder sig i forhold til ansøgningens struktur. 6

7 Del A. Forretningsplan for Århus Købmandsskoles Praktik Center 1 Indledning Forretningsplanen er ansøgningens beskrivende dokument. Det er illustreret nedenfor ved den rødt optrukne figur. Del A: Forretningsplan. Beskriver formål, strategi, struktur, indhold for Praktik Centeret på Århus Købmandsskole. Del B: Forretningsmodel Del C: Projektplan Beskriver de styringsmæssige Beskriver de handlinger og forhold omkring Praktik planer, der skal sikre Centeret, herunder økonomi og idriftsættelsen af Praktik kvalitet. Centeret. Forretningsplanen indeholder beskrivelser af formål, værdier, strategi, målgrupper, organisation, infrastruktur, undervisningsplan samt væsentlige politikker og procedurer. For at kunne udfærdige en forretningsplan, der i sin natur beskriver en bevægelse fra en tilstand til en anden, er det nødvendigt at etablere en planhorisont, der rammesætter det øvrige arbejde. Fra Århus Købmandsskole er der valgt en planhorisont på 4 år, svarende til skoleåret Formål Praktikcentret på Århus Købmandsskole har til formål: At sikre elever i regionen, der ikke har fået en ordinær uddannelsesaftale, mulighed for at påbegynde deres praktikforløb i et praktikcenter, der leverer høj kvalitet, innovativ tænkning og fremtidssikring indenfor det merkantile område At sikre progression og taksonomi i uddannelsen via kvalitetssikringssystemer At danne rammen om intensiv elevvejledning, der sikrer vejen ind i ordinære praktikaftaler At opsøge nye virksomheder og sikre optimal udnyttelse af praktikpladskapaciteten At sikre at Skolepraktik udgør et godt alternativ til virksomhedspraktik At fremstå som en attraktiv uddannelse for elever og virksomheder 3 Vision Århus Købmandsskole er en væsentlig aktør i både det lokale og regionale uddannelses- og erhvervsmiljø. Det kommende Praktik Center skal yderligere forstærke den position til gavn for alle interessenter. Århus Købmandsskole har derfor formuleret følgende vision for praktikcentret: 7

8 Praktikcentret på Århus Købmandsskole sikrer attraktive praktikpladser til alle elever, og bidrager dermed til at nuværende og kommende elever samt erhvervslivet oplever Århus Købmandsskole som en attraktiv partner. Praktikcentret er en levende enhed, som er drivkraft i udviklingen af praktikpladser på det merkantile felt. 4 Værdier Praktikcentret på Århus Købmandsskole etableres ud fra følgende værdigrundlag: Fleksibilitet, Engagement, Troværdighed, Kvalitet og Ansvarlighed. Værdigrundlaget er skabt ud af Århus Købmandsskoles værdigrundlag, men rummer samtidig praktikcentrets egenart i forhold til elev/virksomheds konteksten. Fleksibilitet - Fleksibiliteten sikrer mulighed for differentiering - Fleksibiliteten sikrer kvalitet - Fleksibiliteten giver mulighed for flere samarbejdsflader - Fleksibiliteten sikrer stabilitet i tider med konjunktursvingninger og dertil hørende varierende aktivitet i praktikcentret Engagement - Vi engagerer os i eleverne - Vi engagerer os i virksomhederne - Vi engagerer os i målsætninger, der fremmer samarbejdet og Praktik Centrets formål Troværdighed - Vi indfrier de løfter, vi giver - Vi rådgiver og vejleder troværdigt overfor såvel elever som virksomheder Kvalitet - Vi leverer kvalitet - Vi forlanger kvalitet Ansvarlighed - Vi tager ansvar for centeret udvikling - Vi tager ansvar for egen udvikling - Vi tager ansvar overfor samfundets behov for faglært arbejdskraft af høj kvalitet 5 Strategi På baggrund af den voksende demografiske og erhvervsmæssige udvikling i og omkring Aarhus, samt udviklingen i elev målgruppen (Se kapitel 6), og ønsket om at øge overgangsfrekvensen, er strategien for praktikcentret udtrykt i Figur 2 Strategi for Praktik Centeret 2013/14 til

9 Virksomheds fokus Tilvækst i praktikvirksomheder Strategiske indsatsområder Tilvækst i praktikvirksomheder Frafald Første erfaringer Øget overgangsfrekvens Øget målbar kvalitet Fokus på kvalitet og bæredygtighed Figur 2 Strategi for Praktik Centeret 2013/14 til 2017 De to akser i Figur 2 udtrykker praktikcentrets overordnede fokusområder: - X-aksen udtrykker, at praktikcentret overordnet skal øge fokus på kvalitet og bæredygtighed. Det handler om at skabe holdbare løsninger for målgrupperne og dermed øge overgangsfrekvensen, samt at etablere systemer der kan måle og dokumentere indsatsen. - Y-aksen udtrykker, at praktikcentret skal øge sit udadvendte fokus imod virksomhederne. Indtaget af praktik godkendte virksomheder skal øges, og dermed gøre Århus Købmandsskole attraktiv for alle målgrupper. Indenfor planperioden har praktikcentret fokus på følgende 4 strategiske indsatsområder: 1. Markant forøget virksomhedskontakt: a. For at øge antallet af praktik virksomheder og pladser b. Servicere virksomhedernes behov for ny arbejdskraft c. Udnytte mulighederne for indgåelse af del-, kombinations- og restlæreaftaler d. Positionering af erhvervsuddannelserne som attraktive for målgruppen. 2. Forøgelse af overgangsfrekvens a. Flest mulige elever skal have en læreplads. Århus Købmandsskole har i 2013 iværksat en detaljeret handlingsplan for at øge gennemførelsen af skolens erhvervsuddannelser. Handlingsplanen er vedlagt i Bilag 1: Underskrevet Handlingsplan

10 3. Øget kvalitet i praktikforløbene a. Skolepraktikken skal gøres attraktiv gennem øget brug af delaftaler og udnyttelse af Århus Købmandsskoles 2 attraktive lokationer i erhvervsklynger til at markere synlige skift. b. Skolepraktikken skal sikre en velstruktureret taksonomi i uddannelsesforløbet, understøttet af kompetenceudvikling af praktikvejledere, således at uddannelsen kvalitetsmæssigt er på niveau med en ordinær praktikaftale. 4. Etablering af understøttende systemer: a. Dokumentation af kvalitet på tværs af praktikformer i form at et taksonomidrevet styringssystem. b. Et veludviklet benchmarksystem, der sikrer erfa-udveksling ud fra fælles målinger på trivsel og kvalitet. c. Styring og måling af virksomhedskontakter. d. Dokumentation af overgangsfrekvens og tilfredshed. 5.1 Opsummering Baseret på visionen, strategien, veldefinerede værdier og motiverede medarbejdere, er grundlaget skabt for en succesfuld etablering af et Praktik Center på Århus Købmandsskole. 6 Lokale målgrupper De lokale målgrupper for praktikcentret udgøres både af nuværende og kommende elever på Århus Købmandsskole og elever fra skoler uden praktikcenter samt det lokale og regionale erhvervsliv. Udviklingen i disse målgrupper i planperioden følges tæt, og er en væsentlig faktor i Århus Købmandsskoles planlægningsarbejde de kommende år. 6.1 Lokal demografi Den demografiske udvikling i og omkring Aarhus Kommune forventes ifølge Danmarks Statistik at stige fra i 2013 til i 2017 svarende til eller cirka 6%. Antallet af borgere i Aarhus Kommune i aldersgruppen år stiger i perioden frem til 2017 med i alt personer eller cirka 10%. (Se Tabel 1). Specielt aldersgrupperne er særlig relevante for Århus Købmandsskole Forskel år år år år I alt Tabel 1 Danmarks Statistik Befolkningsfremskrivning i Aarhus Kommune 10

11 I de omkringliggende kommuner forventes ligeledes en vækst i de kommende år. Den øgede befolkningstilvækst i og omkring Aarhus Kommune frem til 2021 er illustreret i Figur 3. Det er evident, at Østjylland vil opleve en befolkningsmæssig fremgang, med Aarhus Kommune som det naturlige regionale vækstcenter og omdrejningspunkt. Figur 3 Fremskrivning af befolkningstilvæksten Betydning for Århus Købmandsskole Tilvæksten i befolkningen forventes at få betydning for Århus Købmandsskole. Udviklingen i antallet af borgere i aldersklasserne vil alt andet lige have en positiv indflydelse på tilgangen til Århus Købmandsskoles hovedforløb svarende til ca. 12% i en best case betragtning. (Se Tabel 2 Forventet udvikling i antallet af elever i Århus Købmandsskoles målgrupper). Antallet af elever i skolepraktikken forventes i worst case at blive 250, hvilket danner udgangspunkt for planlægningsarbejdet Best case 2017 Worst Case 2017 Hovedforløb Skolepraktik Alle, der har gennemført adgangsgivende grundforløb Tabel 2 Forventet udvikling i antallet af elever i Århus Købmandsskoles målgrupper 6.2 Erhvervsudviklingen i Aarhus Kommune I december 2012 var der lønmodtagere i Aarhus. Antallet er steget med 811 personer i løbet af 2012, svarende til en stigning på 0,7%. Den aktuelle udvikling er et udtryk for, at Aarhus i 5 Tallet på 850 indeholder også uddannelses aftaler ophævet i utide. 11

12 lighed med Midtjylland som helhed fortsætter den stabilisering af beskæftigelsen, som startede i Ifølge Region Midtjyllands kommunerapport 2012 betyder den demografiske udvikling, at arbejdsstyrken i Aarhus vil stige fremover. Faktaboks: Fra Region Midtjyllands kommunerapport 2012: Situationen på arbejdsmarkedet i Aarhus kendetegnes overordnet ved en mindre stigning i beskæftigelsen, især i dele af den private sektor, samtidig med en mindre stigning i ledigheden. Ledigheden er højest blandt ufaglærte og uddannede unge. I 2012 steg antallet af beskæftigede inden for de fleste private brancheområder, mens der har været et stort fald i beskæftigelsen i den offentlige sektor. I løbet af 2011 faldt antallet af lokale arbejdspladser, mens beskæftigelsen forblev uændret i Aarhus. Faldet betyder, at det bliver særligt vigtigt, at jobsøgende er geografisk mobile for at få adgang til de mange jobåbninger, der altid er på arbejdsmarkedet. I Aarhus pendler 19% af de beskæftigede til arbejde i en anden kommune. I 2010 var der i Aarhus ca jobåbninger. Medregnes antallet af jobåbninger i nabokommunerne stiger antallet til Antallet af ledige i Aarhus steg med 3% i Ledighedsprocenten er højest blandt ufaglærte mænd og kvinder. Ledigheden er faldet for uddannede unge og faglærte mænd i Den demografiske udvikling betyder, at arbejdsstyrken i Aarhus vil stige fremover. Desuden er erhvervsdemografien i Aarhus Kommune kendetegnet ved en fortsat udvikling fra de primære og sekundære erhverv over mod de tertiære erhverv (Se Figur 4). Figur 4 Branche udvikling i Aarhus Kommune (Kilde: Aarhus Kommune) Betydning for Århus Købmandsskole For Århus Købmandsskole kan virksomhederne i Aarhus hensigtsmæssigt opdeles i 3 grupper: Ikke godkendte virksomheder Godkendte virksomheder, der ikke har ansat elever 12

13 Godkendte virksomheder, der har ansat elever Ca. 600 virksomheder kontaktes i øjeblikket gennem en phonerkampagne initieret af Århus Købmandsskole med henblik på et praktikpladseftersyn. Heraf sorteres ca. 100 virksomheder fra, som ikke kan godkendes. Blandt de sidste 500 virksomheder ønsker ca. 200 et besøg omkring etablering af en eller flere praktikpladser, og blandt disse ender cirka 50 % inden for 2 år med at få elever - svarende til 100 virksomheder. Udviklingen i erhvervsdemografien forventes at give følgende udvikling i praktikpladser for uddannelserne på Århus Købmandsskole: Detail: Uændret eller et svagt antal stigende praktikpladser Handel (BtB): Stigende antal praktikpladser Kontor: Svagt stigende antal praktikpladser Med udgangspunkt i den demografiske udvikling og udviklingen i erhvervsdemografien forventes antallet af skolepraktikpladser at falde, mens antallet af praktikpladser generelt forventes at stige. 6.3 Elev målgrupperne Elev målgrupperne for praktikcentret på Århus Købmandsskole kan opdeles i 3 grupper: Praktikpladssøgende: De, der forlader HG og andre grundforløb inden for det merkantile område Skolens andel af elever over 20 år er frem til 2012 steget til 64%. Især aldersgruppen år er vokset, hvilket skal ses i forhold til den forventede stigning i den målgruppe Praktikpladssøgende der ikke kan finde en praktikplads/eller har mistet praktikplads Alle, der har gennemført adgangsgivende grundforløb og er erklæret EMMA-egnede Unge, der har fundet en praktikplads Alle unge, der uanset forudgående uddannelse er egnet til et hovedforløb og har fundet en praktikplads Praktikcentrets primære målgruppe er dermed HG elever (voksne og unge), men centret håndterer også andre henvendelser, herunder elever med merit (tvangsmerit) fra andre uddannelser samt et godt samarbejde med virksomheder (afhængig af konjunktur). 6.4 Generelle tendenser Århus Købmandsskole er en storbyskole med deraf følgende udfordringer med baggrund i sociale forhold, unge fra uddannelsesfremmede miljøer, etnicitet mv. Fælles for disse udfordringer er, at de har betydning for de brede indsatser, der rækker ind over undervisning, vejledning og arbejdsmiljø. Der er stor aldersspredning i uddannelsen, såvel i grund- som hovedforløb, hvilket tilføjer stor spredning i personlige kompetencer. Forskelligartede baggrundsforudsætninger viser 13

14 udfordringerne eksponentielt. Den store diversitet i elevgrundlaget kræver forskellige profiler i medarbejderstaben samt et stærkt fokus på kompetenceudvikling indenfor didaktik og pædagogik, herunder differentiering og kommunikation. Fra Handlingsplan for øget gennemførelse 2013 (Se 0): Forventet antal elever: Fra er antallet af registrerede praktikpladser på ÅKS steget fra 761 til 816. Det er en uventet stigning i antallet af registrerede praktikpladser. Skolens erfaring siger, at et stigende antal praktikpladser også betyder en stigning i afbrudte praktikpladser, herunder elever der uforskyldt mister deres praktikplads. Det vil betyde en stigning i elever, der skal afslutte deres hovedforløb i praktikcentret. 6.5 Opsummering Målgruppe analysen har vist, at rammebetingelserne for etablering af et praktikcenter på Århus Købmandsskole er overordentligt positive. Udviklingen i forhold til målgrupperne forventes desuden at påvirke tilgangen til Århus Købmandsskole positivt indenfor planhorisonten. Der kan forventes udsving som kan være konjunkturafhængige samt influeres af politiske initiativer og samfundsmæssige strømninger. 14

15 7 Organisation Praktikcentret på Århus Købmandsskole indgår i organisationen med reference til direktøren. Opbygningen er illustrereret i Figur 5. Figur 5 Praktikcentrets placering i den samlede organisation på Århus Købmandsskole Den organisatoriske enhed Praktikcentret på Århus Købmandsskole etableres med en chef for et antal praktikcenter vejledere og -konsulenter samt en administrativ funktion. Opbygningen er illustreret i Figur 6. Bestyrelse, det lokale uddannelsesudvalg og ledelsen Praktik Center chef (0,25) Administration (2) Virksomhedskonsulenter (2) Elevvejleder (1) Praktikvejledere (5,5) Figur 6 Praktikcentrets organisation med angivelse af antallet af ansatte (årsværk) 15

16 For hver funktion er der udarbejdet funktionsbeskrivelser med fokus på: Funktionsbetegnelse Placering i organisationen Funktionens væsentligste udfordring Hovedmål og delmål Kobling til andre funktioner og afdelinger Bemanding Kompetencer Funktionsbeskrivelserne fremgår af Bilag 8: Funktionsbeskrivelser. Det forventes, at organisationen træder i kraft efter Børn og Undervisnings Ministeriets godkendelse med virkning fra den 1. august Praktikcenterudvalget består af skolens lokale uddannelsesudvalg LUU, som rådgiver bestyrelsen. LUU er en af de vigtigste interessentgrupper, da de har indflydelse på videreudvikling af praktikcentret, dels da LUU er kanal til og repræsentant for skolens lokale praktikvirksomheder. De lokale LUU har generelt ændret opfattelse fra en negativ opfattelse af skolepraktik til en nu overvejende positiv forståelse af praktikcentrets kvalitet. Der er sat ekstra personaleressource ind, idet den indledende demografibeskrivelse lægger op til en stigning i antallet af elever. Alt efter konjunkturudsving må der forventes behov for flere ansatte for at sikre kvaliteten. Der er således kapacitet til en stigning på aktiviteten, samtidig med at skolens størrelse gør den mindre sårbar overfor større udsving. Som en del af processen omkring etableringen af Praktik Centeret påtænkes det endvidere at tilknytte en projektleder til løsning af opgaven. 7.1 Opsummering Baseret på klare referenceforhold, detaljerede funktionsbeskrivelser med klare mål og ansvarsfordelinger, er det organisatoriske grundlag lagt for praktikcentret. 8 Praktikcenter funktioner Dette afsnit indeholder en afdækning af det praktikpladsopsøgende arbejde og en beskrivelse af maskinrummet i skolepraktik, herunder lokaleforhold, værksteder (i den merkantile forstand), undervisningsfaciliteter og modeller for, hvorledes skolen påtænker at arbejde med planer for uddannelsen. Overordnet set består praktikcentrets funktioner af to enheder, som beskrevet ovenfor i organisationen: et Praktikservice og en Skolepraktik. Funktionerne i de to enheder overlapper hinanden og skaber helhed som servicerende organ internt som eksternt og som uddannelse med kvalitet og udfordring for den enkelte elev. Centerets primære funktioner består i at servicere elever allerede fra starten af grundforløbet, hvor indsatser omkring branchekendskab bliver 16

17 omdrejningspunktet. Senere i forløbet vil der via Praktikservice være fokus på jobsøgning mv. i tæt samarbejde med undervisere på grundforløbet. I overgangen fra grund- til hovedforløb bliver indsatsen bredere og rækker ind i praktikcentrets skolepraktik, hvor lærere og konsulenter fra Praktikservice i samarbejde sikrer en god overgang til hovedforløb med den primære hensigt at få eleverne i ordinære aftaler. Uddannelsesplanen for elever, der skal i skolepraktik udarbejdes inden opstart, men i samarbejde mellem elevkonsulenten og vejledere fra skolepraktik for at sikre den individuelle progression. I nedenstående skal det bemærkes, at centeret opfattes som en helhed, men er opdelt af praktiske hensyn. Praktikservice (virksomheds- og elevkonsulenter) Skolepraktik (vejledere) Infomøder Vejledning (elever / virksomheder) Samarbejde med virksomheder og andre skoler Planlægge / udføre praktikforløb Sikre praksisnærhed Sikre progression Figur 7 Praktikcentrets overordnede funktioner 8.1 Praktikpladsopsøgende arbejde Århus Købmandsskoles plan for praktikpladsopsøgende arbejde indeholder vigtige elementer, som alle er afhængige af hinanden: Virksomhederne, eleverne og opmærksomhedsskabende initiativer. Virksomhedskonsulenterne, elevvejlederne og praktikvejlederne arbejder målrettet med elementerne. Virksomhederne: Skolens mål er at indgå 650 nye ordinære uddannelsesaftaler i 2013 og 675 nye ordinære uddannelsesaftaler i Det virksomhedsopsøgende arbejde udføres af virksomhedskonsulenterne. Praktikcentret vil have fokus på mindre virksomheder samt ikke-godkendte iværksættervirksomheder (for eksempel i forbindelse med delaftaler som erstatning for tidligere VFU-forløb). Derudover har konsulenterne ansvar for at opsøge virksomheder, der kan bidrage med praktikpladser, herunder ikke-godkendte virksomheder. I 2012 besøgte skolens 6 Handlingsplan for øget gennemførelse, s. 22. Bilag 1: Underskrevet Handlingsplan

18 virksomhedskonsulenter 265 ikke-godkendte virksomheder. Skolens mål er at besøge 275 virksomheder i 2013 og 275 virksomheder i Med start pr. 1. august 2013 skal 500 nye virksomheder, lokalt og regionalt, kontaktes pr. telefon og efterfølgende besøges, hvis virksomhederne ytrer ønske herom. Derudover er det vigtigt, at skolen fortsat har et tæt samarbejde med erhvervslivet og dyrker og udvider skolens netværk. 8 Skolen skal holde sig ajour med virksomhedernes ønsker og behov for elevernes faglige og personlige kompetencer. Konsulenterne i praktikcentret skal ligeledes sikre det rette match mellem elev og virksomhed. For at sikre uddannelsesgarantien geografisk fastholder Virksomhedskonsulenterne et tæt samarbejde med skoler, der ikke får et praktikcenter, i forhold til det praktikpladsopsøgende arbejde. I forlængelse af Århus Købmandsskoles deltagelse i udvikling af landsdækkende praktikcentre arbejder konsulenterne og ledelsen fortsat på at sikre samarbejdsaftaler på tværs af landet 9 Eleverne: For at kunne støtte eleverne bedst muligt i at søge praktikplads, har elevvejlederne som primære arbejdsopgaver at motivere eleverne til at søge elevpladser både individuelt og kollektivt via jævnlige besøg i klasserne, støtte til jobsøgning (ansøgning, CV, jobsamtale), karriere- og uddannelsesvejledning samt ekstra støtte og samtaler med frafaldstruede elever, som ikke ved, hvilket hovedforløb de skal søge ind på. Der er behov for et tæt samarbejde mellem skolens øvrige ansatte og elevvejlederne for at sikre, at eleverne får støtte i dagligdagen i deres jobsøgningsproces. Elevvejlederen skal sikre den personlige kontakt og hjælpe de elever, der ikke har mål med uddannelsen. Ligeledes er det vigtigt, at skolens interne systemer og jobbank løbende er opdateret. Opmærksomhedsskabende initiativer: Virksomhedskonsulenten skal i samarbejde med elevvejlederen sikre at der fastholdes dialog omkring praktikpladssituationen. Dette gøres bl.a. via Jobdating 10. Praktikcentret har prioriteret at være synlig på Skills 2014 og fortsætte et veletableret samarbejde med Aarhus Kommune og Aarhus Tech vedr. projektet Praktikplads til Alle 11. KarriereCenter på Grundforløbet: Eleverne og virksomhederne er afhængige af hinandens eksistens, hvorfor de må tænkes i 7 Handlingsplan for øget gennemførelse, s. 22. Bilag 1: Underskrevet Handlingsplan Der henvises til model for skolens netværk i Bilag 7: Praktikcentrets netværk 9 Århus Købmandsskole har god erfaring fra projektet: Udvikling og etablering af Landsdækkende Praktikcentre indenfor detailhandel, Jobdating er en skolearrangeret matchning mellem elev og virksomhed. I 2013 deltog 20 virksomheder i jobdating og 258 jobsamtaler blev gennemført. Skolens mål er at 30 virksomheder skal deltage i jobdating i 2014 og at 450 jobsamtaler skal gennemføres 11 Se desuden note 15 18

19 samspil med hinanden. I Bilag 6: Karrierecenter indhold vises eksempler på, hvad et KarriereCenter for de to parter, kan indeholde. Elevvejledere og virksomhedskonsulenter er de drivende kræfter i KarriereCentret. KarrieretCentret skal sikre et samarbejde mellem praktikvejledere, studievejledere, undervisere, kontaktlærere, administrativt personale, virksomheder lokalt og regionalt og dermed sikre sammenhæng og kommunikation. Det er vigtigt, at eleverne har mulighed for den personlige samtale, et åbent og motiverende miljø med konsulenter, der hjælper med matchning og jobsøgning. Bindeled mellem elever og virksomheder: Et af de midler skolen har stor succes med er Facebook som formidlingsdatabase og kommunikationskanal mellem elever og virksomheder. Praktikservice på Århus Købmandsskole har udviklet en Facebookside med relevante jobopslag for skolens elever. Der er mulighed for personlig kontakt til konsulenterne. Facebooksiden anvendes af elever i hele Midtjylland og er åben for alle for at sikre det fælles ansvar, der ligger i, at elever får en praktikplads uanset hvilken skole, de kommer fra. Model for arbejde med delaftaler Det overordnede formål for skolens praktikcenter er, at organisere elevens uddannelser som helheder og sikre, at eleverne opnår de mål, der står beskrevet i praktikmålene. Skolen kan sikre dette ved systematisk at organisere forskellige typer aftaler med virksomheder i forlængelse af hinanden, suppleret med skolebaseret skolepraktik, hvis ikke alle mål kan opnås i klyngevirksomhederne. Det er vigtigt i en sådan model, at praktikperiodernes kompetencemål passer sammen, således at elevens niveau og mål opnås gennem forløbet. For at sikre styring på progressionen i delmålene er det nødvendigt med en database over virksomheder, hvoraf følgende vil være relevant information: Virksomhedens faglighed (eventuelle specialiseringer) Virksomhedens tidsbegrænsning (nogle kan kun tage elever i korte aftaler) Nye virksomheder, der har brug for erfarne mentor-virksomheder Virksomhedsforløbene vil være individuelt planlagt i forhold til elevens niveau og mål. Forretningsmodel Klynge eller kæde-delaftaler Praktikforløb med delaftaler Klynge eller kæde aftaler. Delaftaler benyttes i denne beskrivelse til at sammensætte et uddannelsesforløb inden for en given branche eller kæde. Virksomhederne kan være handel, kontor eller detail. Der kan være tale om klynge- eller kæde/koncern aftaler. Klyngeaftaler Klyngeaftaler kan etableres mellem virksomheder fra forskellige brancher, hvor der kan tages 19

20 hensyn til sæson eller brancheforskelle. Hensigten med denne type er at udnytte svingende behov for medarbejdere. Delaftale 1 Delaftale 2 Delaftale 3 Delaftale 4 Byggemarked Figur 8 Eksempel på en klyngeaftale Eksempelvis kan der samarbejdes med virksomheder i et industriområde, hvor der ligger et trykkeri, en stor autoforhandler, en virksomhed der sælger varmepumper, og måske en skole. Disse virksomheder vil ved indgåelse af delaftaler være mindre belastede af elevopgaven end ved indgåelse af lange elevkontrakter og der vil kunne udfyldes flere forskellige faglige mål i en uddannelsesaftale. Købmand Trælast Bolig Kæde- eller koncernaftaler Denne type aftaler vil typisk kunne indgås mellem detailhandels kæder f.eks. Jysk, Imerco, Dansk Supermarked, Coop, Bestseller eller måske visse discountkæder. Udbyttet for eleven vil være en træning i tilpasning og forandringsparathed, samt forståelse af forskellige virksomhedskulturer. Ligeledes vil eleverne efter flere delaftaler kunne forholde sig til den enkelte virksomheds evne til at drive forretning. Udfordringen for eleven vil være energien, der skal investeres i hver ny delaftale. Udbyttet for virksomhederne vil være mere fleksible elever med større tilpasningsevne og overblik. Overblik og forståelse for virksomhedens drift vil udvikle eleverne, så de derved opnår en større ansvarlighed. Virksomhederne vil i mindre grad føle sig bundet af en to-års elevaftale, men vil i nogen udstrækning formentlig også se det som en ny rekrutteringsmulighed Vi vælger de bedste, ved at teste eleven i en kortere eller længere periode. Elever fra denne model vil være potentielle lederaspiranter. Når en aftale er udarbejdet mellem en skole og kæden vil denne naturligvis kunne overføres til andre geografiske områder, måske landsdækkende. Kædeaftalen indgås mellem f.eks. en tøjkæde eller dagligvarekæde. Kontakten vil ske til en central HR-afdeling, hvor forløbet aftales inden igangsætning. 20

21 Delaftale 1 Delaftale 2 Delaftale 3 Delaftale 4 Føtex Guldsmedegade Føtex Center Nord Figur 9 Eksempel på en kædeaftale Føtex MP Bruunsgade Føtex City Vest Set i lyset af målgruppebeskrivelsen i den indledende del af ansøgningen, vil der være elever, som skolen ikke kan løfte igennem delaftaler. Det kan skyldes personlige og/eller faglige problemstillinger, der gør, at eleven er svær at afsætte i virksomhederne. Denne restgruppe af elever vil have brug for andre måder at få afprøvet virkeligheden. Her kan det blive nødvendigt for skolen at anvende korte VFU-aftaler i det begrænsede omfang, der lægges op til. Det er blot nødvendigt at skabe muligheder for den lille gruppe elever, der har brug for særlige løsninger igennem livet. Det er fornem opgave for erhvervsskolerne, som tages alvorligt og som på intet tidspunkt skal have indflydelse på kvaliteten. 8.2 Opsummering Med udgangspunkt i en klar definition af hoved- og delopgaver, er det driftsmæssige indhold af praktikcentret på plads. 9 Infrastruktur 9.1 Placering Århus Købmandsskole er placeret midt i Skejby Erhvervspark, som er en erhvervspark i stor udvikling. Skolen er repræsenteret i bestyrelsen af erhvervsparkens forening, Business Park Skejby og skolen har tæt samarbejde med nabovirksomheder blandt andet omkring kantine. Det betyder, at eleverne får kontakt med det omkringliggende erhvervsliv i dagligdagen. 9.2 Lokaleforhold Praksisnært miljø Idet skolen prioriterer, at bibeholde praktikcentret i skolens lokaler i stedet for at lægge det i en selvstændig bygning uden for skolen, udarbejdes en ny plan for sikring af de ønskede mål for den geografiske placering. Det er vigtigt, at eleverne i praktikcentret befinder sig i et miljø med fagområder, som eleverne kan spejle sig i. Det vurderes vigtigt at etablere et miljø, der adskiller sig fra resten af skolen. Det kan ske ved den vedlagte skitse af en administrationsgang, hvor praktikcentret får en tydelig administrativ karakter såvel i indretningen af et kontormiljø, som en fysisk placering, der ligger adskilt fra skoledelen i resten af huset. 21

22 På Århus Købmandsskole har vi derfor omorganiseret praktikcentret, således at det indgår i skolens administrationsområde. Der etableres en administrationsgang, hvor praktikcentret integreres yderligere i det virkelige kontormiljø. Se Figur 10. Figur 10 Administrationsgang med praktikcenter Virksomhedsnærhed Skolepraktik er bygget op som en selvstændig administrativ enhed på skolen, hvor elever arbejder i et afgrænset kontormiljø. I perioder med mange detailelever lægger skolen lokaler til en butik med salg af varer, eleverne får hjem såkaldte Pop Up virksomheder uden husleje. Skolepraktik er i dag en integreret del af administrationsgangen på Århus Købmandsskole. Eleverne sidemandsoplæres i telefonpasning, post og diverse små ad hoc opgaver, derudover oplæres de i posthåndtering, opdateringer af praktikvæg med elevpladser m.m. alt sammen i tæt samarbejde med det administrative personale. Opgavernes omfang og samarbejdet med skolens personale betyder, at eleverne oplever et meget virkelighedsnært arbejdsmiljø. Såfremt eleverne varetager ordinære og selvstændige opgaver for skolen indgås delaftaler med dertil hørende praktikmål. Udover den tætte kontakt til den administrative virkelighed på skolen, er første prioritet, dog at få eleverne ud i egentlige ansættelser, såvel restlære som delaftaler, korte aftaler mv. Undervisningsfaciliteter Praktikcentret på Århus Købmandsskole er indrettet som et kontormiljø med flg. afdelinger: Indkøb, salg, økonomi, personaleafdeling samt en reception. Eleverne arbejder i selvstændige kontormiljøer som enhver anden administrativ arbejdsplads. Virksomheden omkring eleverne er baseret på selvstyrende teams. Praktikcentret arbejder med funktionsopdelte simulerede virksomheder. Modellen skaber synergi i forhold til opnåelse af kompetencer. Erfaringen er, at elever kan opnå spidskompetencer, som ligger udover uddannelsesplanens faglige indhold og som ellers kan være svære at tilegne sig i et praktikcenter. Praktikcentret kommer hermed tættere på en rigtig virksomhedskultur. 22

23 Eksempler på praksisnær udvikling i SIMU-miljøer, Århus Købmandsskole: Som et forsøg har virksomheden arbejdet med en ny SIMU-virksomhed, der sælger serviceydelser i stedet for produkter. Dette stiller større krav til eleverne i forhold til arbejdsog sagsgangen. Modellen fungerer således, at elever der har 5-6 måneder tilbage af deres uddannelse udsluses til virksomheden, der fungerer som selvstyrende enhed. Eleverne arbejder tværfagligt indenfor alle arbejdsfunktioner. Målet er, at de skal mestre alle funktionerne fra praktikplanen selvstændigt. Forsøget er en måde at kvalitetssikre uddannelsen på. Praktikcentret på Århus Købmandsskole har som det eneste praktikcenter i Danmark oprettet en virksomhed kaldet SKP Vikarservice, der kan levere vikarydelser til nonprofit organisationer. SKP Vikarservice har igangsat et nyt projekt med fokus på Social Enterprise, hvor non-profitable organisationer, der arbejder med socialt belastede grupper, er i centrum. Tilbuddet omhandler administrativ hjælp til frivillige organisationer og foreninger i Aarhus og omegn uden at det bliver konkurrenceforvridende. Praktikcentret arbejder med en selvstyrende personaleafdeling, der skal sikre delmål, eleverne ofte har svært ved at nå. Opgaverne består af rigtige opgaver kontra SIMUopgaver. Eleverne oplæres i et virkelighedsnært samarbejde med skolens øvrige vejledere og administration med henblik på at komme i delaftaler og restlære. Her kan nævnes opgaver som projektarbejde, sekretariatsfunktion, planlægning af opstart for nye skolepraktikelever, styring og bogføring af ferie, sygdom, flex mv. Marketingsafdelingen kan tilbyde særlige spidskompetencer til virksomheder og bliver attraktive i delaftaler, da de kan tilbyde virksomheder en begrænset opgaveløsning med vejledere fra skolepraktik i ryggen. Praktikcentret på Århus Købmandsskole arbejder målrettet med de faglige udvalgs praktikmål og er bevidste om, at progressionen kan være forskellig fra elev til elev. Der er fokus på, at styrke eleverne i deres individuelle kompetencer og der arbejdes med differentieret oplæring og undervisning. Synliggørelse af opfyldelse af praktikmål styres elektronisk via Elevplan. Derudover er det vigtigt, at de virksomheder, der benyttes i forhold til delaftaler er nøje udvalgt i forhold til hvilke kompetencer, de kan bidrage med til opfyldelse af praktikmålene. Her er et tæt samarbejde med praktikservice og virksomhedskonsulenterne yderst vigtigt. Faciliteterne på skolen skal understøtte dette samarbejde. For at nå ovenstående udviklingsmål skal der arbejdes med en række indsatser for at styrke elevernes læring, herunder kompetenceudvikling og opdaterede systemer. Det har en omkostning for skolen som prioriteres i praktikcentrets budget. Derudover har skolen vedlagt en ansøgning på 23

24 midler, således at praktikcentret kan få tidssvarende faciliteter og dermed styrke elevernes forhold til virksomhederne. Se tegninger til ansøgning i Bilag 9: Praktikcentrets indretning. Placering ift. uddannelsesafdeling, skoleophold og praktikdel Eleverne i praktikcentret på Århus Købmandsskole, Olof Palmes Allé er på skoleophold på skolens anden adresse Sønderhøj 28. Her møder eleverne andre elever på hovedforløbene og de kan erfaringsudveksle udenfor deres daglige miljø. I forhold til modellen fra Skive, hvor man via samarbejder mellem hovedforløb og skoleprakik har løftet elevernes afsluttende karaktergennemsnit arbejder Århus Købmandsskole på at sikre samarbejdet på tværs af afdelinger med inspiration fra Skive 12. Støttefunktioner Praktikcentret samarbejder i dag med det interne vejledningscenter på Århus Købmandsskole, eksterne samarbejdspartnere som UU- vejledere, SPS støtte under SU- styrelsen samt sagsbehandlere, psykologer m.m. for dels at sikre gennemførelse af uddannelsen og fastholdelsespolitikken samt for at hjælpe elever videre i tilfælde af forkert uddannelsesvalg. Sikring af praksisnær undervisning Eleven modtages ved optagelse i skolepraktik af afdelingens ledelse og bydes velkommen som medarbejder på arbejdspladsen. Eleven har adgang til ledelsen på samme måde som enhver anden ansat elev, men refererer til den ansvarlige praktikvejleder, der ligeledes afholder MUS-samtaler. Eleverne fordeles i de selvstyrende teams, som skolen har kørt med gennem de seneste år og har gode erfaringer med. Her differentieres i forhold til elevernes kompetencer og evner, som vurderes ved optagelsen i praktikcentret. Eleven tildeles ansvarsopgaver i virksomheden og har et tæt samarbejde med skolens øvrige administrative medarbejdere. Der er for flere elever i praktikcentret en daglig gang i den virkelige administration på skolen, hvilket betyder, at eleverne føler sig som en del af virksomhedskulturen. I den nye administrationsgang vil samarbejdet mellem de administrative enheder og virksomhedskonsulenterne naturligt øges, idet de fysiske rammer vil understøtte en gennemgang af ansatte såvel i praktikcentret som på skolen. Såfremt ressourcerne dækker kan der yderligere etableres et personaleområde i kantinen for såvel ansatte som elever i praktikcentret for at sikre at eleverne også i pauserne oplever at være del af virksomheden. Det er skolens vurdering, at den administrative volumen, der er på en stor skole som Århus Købmandsskole, kan bidrage kvalitativt til kontoruddannelsen på hovedforløbet i skolepraktik. Detailuddannelsen vil derimod kræve en mere fleksibel placering. Erfaringen er, at elever der bliver optaget i skolepraktik indenfor detailhandel relativt hurtigt kommer i ordinære aftaler. De praktiske mål indenfor detailhandel skal fremover opnås gennem delaftaler og korte aftaler afløst af kortere 12 Skive-modellen beskrives nærmere på 24

25 perioder i praktikcentret. Her skal eleverne bl.a. arbejde med skilteskrivning og visuel markedsføring, oplæring i funktionerne i en netbutik samt benytte et særligt SIMU-forløb for detailelever. Eleverne vil derfor opleve andre sider af detailhandlen, som kan være inspirerende for fremtidens måde at drive detailhandel på 13. I forhold til indgangen Handel vil skolen kunne bidrage med fagpersoner på området, da skolen udbyder Spedition og Shipping som hovedforløb. De fysiske rammer til området svarer til de administrative kontoruddannelser. Værksteder og anlæg Århus Købmandsskole har jævnfør forrige afsnit de nødvendige rammer til de enkelte indgange: Handel, Kontor og Detail. 9.3 Opsummering Det er synliggjort, at der kan skabes de rigtige fysiske rammer og forhold for at etablere praksisnær undervisning i skolepraktikken. 10 Undervisningsplan For at imødekomme elevernes individuelle behov, kompetencer, ønsker, specialer og (planer) er det ikke muligt at lave en generel undervisningsplan, som gælder for alle elever. Det er højt prioriteret, at denne bliver udarbejdet i samarbejde med den enkelte elev, og der tages højde for at planen skal kunne revideres løbende, hvis eleven ønsker det og vejlederen vurderer, at det er nødvendigt. Der vil dog blive arbejdet målrettet med at sikre, at så mange elever som muligt kommer i delaftaler ud fra princippet om klynge-/ kædeprincippet, og denne model vil blive introduceret på de første informationsmøder, så eleverne allerede her bliver oplyst om, hvilke krav der som udgangspunkt stilles til dem. For de elever som af forskellige grunde alligevel ikke kommer i delaftaler, vil der være mulighed for at de kan arbejde i skolepraktik med opgaver, der ligger inden for uddannelsens mål. Målet for elever, der arbejder i Simu er, at de skal rundt i alle afdelinger i skolepraktik og på den måde sikre, at de opfylder uddannelsens mål. Et introforløb for en nystartet skolepraktikelev kunne for eksempel se således ud: 1 uges introduktion til skolepraktik: Herunder kurser i præsentationsteknik, Pli, socialt arrangement med rollemodeller (gamle elever), information om SIMU-systemet mv. 2 ugers intensiv jobsøgning med fokus på ansøgning, CV og en prøve-jobsamtale. Det efterfølgende forløb vil være sammensat af dels arbejde i simulerede virksomheder, dels af 13 Århus Købmandsskole har som den eneste skole i Danmark udviklet og godkendt et forløb i E-handel, som er en del af den trendsættende handel 25

26 korte aftaler, kombinations- og delaftaler samt skoleophold, indtil eleven overgår i et restlæreforhold. Figur 11 Elevplan som styringsværktøj For at sikre progression i uddannelsen, afholdes der for elever i skolepraktik samtaler 3 gange i løbet af de 2 år uddannelsen varer, typisk efter 3, 12 og 18 mdr. Denne samtale bruges bl.a. til at gennemgå uddannelsesplanen og afkrydse og kvalitetssikre elevens niveau og progression på det givne tidspunkt. For at sikre at alle samtalerne bliver afholdt, har personaleafdelingen i skolepraktik lagt aftalerne ind i en stor fælles kalender for alle elever. Til elektronisk styring af opfyldelse af målene og den enkelte elevs forløb, vil skolen benytte Virksomhedssiden af Elevplan. Skolen råder selv over egen intern elevplanskonsulent, hvilket vil sikre optimal udnyttelse af elevplanen og funktionerne heri. Et eksempel på et skoleforløb for en elev kunne se således ud: Eksempel på årsplan for elev i Praktikcentret opstart 1. august uge Introduktionsuge Jobsøgning Delaftale Kort aftale Kombinationsaftale Arbejde i SKP værksted Skoleophold Fagprøve ekstra valgfag Introduktionsuge - f.eks. Præsentationsteknik, pli, social samvær med gl. elever, orientering om SIMU mv Jobsøgning. Ansøgning, CV og "prøve" jobsamtale Delaftale Kort aftale Arbejde i SIMU på skolen Skoleophold ekstra valgfag fagprøve Figur 12 Eksempel på skoleforløb 10.1 Opsummering Kernen i praktikcentret er elevens vej gennem skoleforløbet. Dokumentation undervejs i form af 26

27 understøttende systemer, delmål og praktikken udgør tilsammen Århus Købmandsskoles garanti for den samlede kvalitet i uddannelserne. 11 Samarbejdsrelationer Århus Købmandsskole har mange og relevante samarbejder på lokalt, regionalt, nationalt og internationalt plan. Det er alle samarbejder, som et kommende praktikcenter vil kunne drage stor nytte af, og dermed bidrage til det strategiske fokus på øget kvalitet. Det professionelle netværk skal fremtidssikre, at praktikcentret fortsat skaber vækst og innovation i forhold til indgåelse af ordinære elevaftaler, delaftaler, korte aftaler, kombinationsaftaler og restlære. Praktikcentrets netværk er beskrevet yderligere beskrevet i bilag 7. Lokale erhvervsliv og LUU Kommune, herunder praktikplads til alle IT platforme, Elevplan Internationale samarbejder Praktik Centret Øvrige netværk Jobcentre / sagsbehandlere Metropol / VIA Figur 13 Praktikcentret som en netværksorganisation. Andre skoler og uddannelsesins titutioner Praktikcentret kan opfattes som en netværksorganisation til gavn for målgrupperne Lokalt og regionalt samarbejde Samarbejde med lokale virksomheder. Overordnet kan det konstateres, at Århus Købmandsskole er i gang med at opdyrke nye kontakter til virksomheder på forskellige planer afhængig af målgruppen. Der er en intensiv indsats for at få flere virksomheder godkendt, således at flere elever kan komme i ordinære uddannelsesaftaler. Derudover arbejder praktikcentret med et fokus på små og mellemstore virksomheder, iværksættere og nystartede virksomheder for at øge muligheden for delaftaler i skolepraktik. Som eksempler på samarbejde med erhvervslivet kan nævnes følgende: 27

28 Særlig phonerindsats. Skolen har via et phonerbureau haft kontakt med 589 virksomheder Coachingkurser for oplæringsansvarlige i virksomheder 14 Samarbejde med detailvirksomheder omkring delaftaler i særligt spidsbelagte perioder på året (f.eks. julehandel i Detail) Phonerkampagne i samarbejde med Århus Tech se beskrivelse i Handlingsplan, Bilag 1: Underskrevet Handlingsplan 2013 Se endvidere beskrivelsen omkring virksomhedskonsulenternes arbejde i praktikcentret for yderligere specifikation på den tætte kontakt til erhvervslivet Samarbejde internt: Skolens Lokale Uddannelses Udvalg, LUU, deltager i udarbejdelse af den Lokale Uddannelses Plan for elever bl.a. med henblik på overgang til hovedforløb. Udvalget godkender virksomheder, som skolens konsulenter besøger før og efter godkendelser Samarbejde med grund- og hovedforløbslærere omkring kvalitetssikring Samarbejde med andre institutioner: Der arbejdes med en lang række samarbejder med andre erhvervsskoler. I bilag 5 foreligger den samarbejdsaftale, der er indgået på landsplan mellem de større handelsskoler: Aalborg Handelsskole, Tietgenskolen i Odense og Køge Handelsskole. Derudover har Århus Købmandsskole sikret yderligere samarbejde med de regionale skoler, herunder: Silkeborg Handelsskole Skanderborg/Odder Handelsskole Randers Tradium Learnmark, Horsens Samarbejdsfladerne er vedhæftet i bilag 5A og er på nuværende tidspunkt hensigtserklæringer om det videre samarbejde pr. 1. august Århus Købmandsskole prioriterer, at søge samarbejder med andre erhvervsskoler inden for det tekniske område, eksempelvis på Jordbrugets Uddannelsescenter, Beder, for at tænke ud af den merkantile sektor og finde nye, innovative samarbejdsflader på tværs af indgange i erhvervsuddannelserne. Det er aftalt mellem Jordbrugets Uddannelsescenter og Århus Købmandsskole, at indlede drøftelser om samarbejde til fremme af skolepraktikelevernes uddannelse samt etablering af fælles holdning til eksterne aktiviteter med skolepraktikelever. Der henvises i øvrigt til skolens samarbejde med Aarhus Tech omkring praksisnær læring. Se 14 Se handlingsplan for øget gennemførelse s

29 nedenstående Best Practise eksempler Nationalt samarbejde Samarbejde med andre skoler, lokalt, regionalt og nationalt: Århus Købmandsskoles Praktikcenter benchmarker med andre skoler om f.eks. Elevtrivsel. Se Bilag 13: Skolepraktik trivselsundersøgelse Skolen har et samarbejde med andre skoler, der har en geografisk dækning ud i randområderne af regionen. Der har længe været etableret samarbejder omkring placering af elever alt efter elevens behov og muligheder. Der samarbejdes ligeledes omkring kontorelever, når Århus Købmandsskole får for mange kontorelever ift. den givne kvote Praktikcentret har et ønske om at bidrage til Social Enterprise og gøre en forskel for samfundet. Der er således påbegyndt en dialog om samarbejde med Aarhus Kommune og Ældreforsorgen omkring et servicecenter for ældre. Her vil praktikcentrets elever kunne ansættes som vejledere for ældre mennesker omkring NemId, BorgerService og andre funktioner, som giver gensidig mening Erfa-møder med andre skolepraktik-skoler. Møderne sker med jævne mellemrum og i tæt dialog med Uddannelsesnævnet. De merkantile skolepraktikker har en tradition for erfamøder, som giver god og tæt dialog mellem centrene og bidrager til ensartet forståelse af lovmæssige ændringer, erfaringsudveksling samt sikring af fleksibel elevhåndtering Best Practice projekter - Praktikplads til Alle: et samarbejde mellem Aarhus Kommune, Aarhus Tech og Århus Købmandsskole. Se beskrivelse i note 15 - Folkekøkkenet: Café-aftale med Aarhus Tech, hvor elever fra Århus Købmandsskole driver administration af caféen. Se ansøgning i Bilag 12: Åbent praktikcenter Lærlingeprojektet, som består af et samarbejde med byens Erhvervskontaktudvalg og som skal 15 I Aarhus og omegn har erhvervsskolerne, erhvervslivet og kommunerne givet hinanden håndslag på at arbejde for at nå 95 %-målsætningen. Dette førte til at Aarhus Kommunes Erhvervskontaktudvalg etablerede et underudvalg under betegnelsen Praktikplads til alle! Praktikplads til alle er et samarbejde mellem Aarhus Kommune, arbejdsmarkedets parter, Aarhus Tech, Jordbrugets Uddannelsescenter og Århus Købmandsskole med henblik på at skaffe flere praktikpladser i Aarhus og omegn. Udvalget har taget en lang række initiativer som f.eks. Telefonisk kontakt til langt over virksomheder med efterfølgende besøg hos de virksomheder, der ønskede det (hitrate ca. 30%). Udvalget har åbnet en hjemmeside ( hvor der løbende offentliggøres nyheder vedr. praktikpladssituationen i Aarhus og artikler, som skal motivere til at ansætte flere elever og lærlinge. Udvalget har etableret et ambassadørkorps med repræsentanter fra det lokale erhvervsliv. Udvalget har fastholdt kommunikationen med det lokale erhvervsliv I foråret 2011 modtog Praktikplads til alle PraktikPladsPrisen indstiftet af Industriens Uddannelser for at anerkende praktikpladsfremmende aktiviteter. 16 Samarbejdet dækker bl.a. samarbejde med non-profitable organisationer, der arbejder med sociale marginaliserede grupper. Århus Købmandsskole arbejder med opgaver omkring regnskab, bogholderi, markedsføring, arbejdsplaner og logistisk planlægning af elevernes praktik. 29

30 give adgang til elevpladser via byens sportsklubber. Se nærmere beskrivelse, bilag 15 - Et landsdækkende praktikcenter i samarbejde med Ålborg Handelsskole, Tietgenskolen i Odense, Slagelse Handelsskole. Centret er indenfor detail og arbejder med fokus på delaftaler, restaftaler og VFU (fremadrettet sidstnævnte i begrænset omfang). Se nærmere i Bilag 11: Landsdækkende praktikcentre i detail - Jobdating: et tæt samarbejde med 20 virksomheder i Aarhus omkring rekruttering af elever. Skolens konsulenter arrangerer en gang årligt et omfangsrigt datingprogram, hvor elever kommer til samtale hos virksomheder (Foråret 2013 blev der afholdt knap 300 jobsamtaler på Jobdating, hvor elever blev matchet med virksomheder) 11.3 Internationalt samarbejde I øjeblikket har Århus Købmandsskole 22 elever i praktik i udlandet. I skolens Handlingsplan for øget gennemførelse er målet, at skolen i 2014 bibeholder antallet af elever i praktik i udlandet. Man kan forestille sig, at en øget indsats på det internationale område for elever i skolepraktik vil kunne øge antallet af elevaftaler i udlandet. Området med delaftaler er ikke undersøgt i udlandet og er en interessant vinkel, som skolens internationale konsulenter skal varetage fremover. Skolen har de seneste år arbejdet strategisk med det internationale område og dermed fået oparbejdet samarbejdsaftaler med blandt andet: Austin, Texas, USA (Austin Community College) med skoleforløb for hovedforløbselever Norfolk, Nebraska, USA (Norfolk Community College) med mulighed for praktikvejlederudvikling og praktik i virksomheder for elever. Skolen har som én af to skoler i Danmark sit eget PiU (praktik i Udlandet)-sekretariat, som samarbejder med skolens internationale konsulent. Opgaven består primært i at hjælpe elever ud i verden og matche elever fra grundforløbet over i internationale virksomheder med Praktik i Udlandet Skolens PiU og internationale konsulenter samarbejder omkring yderligere aftaler i Australien og Europa, således at elever i praktikcentret får mulighed for faglig såvel som personlig udvikling på det internationale område. Der arbejdes på aftaler med Virtual Enterprises i Australien. Skolepraktik på Århus Købmandsskole er etableret som et SIMUCenter, som blandt andet har et velfunderet netværk ind i Europa via Europen. 17 Der arbejdes på brug af vore PiU aktiviteter i undervisning og Skolepraktik, således at konsulenter arbejder tæt sammen med faglærere på grund- og hovedforløb. Der er brug for et øget fokus på de internationale muligheder og samarbejdet på tværs af skolens enheder for at øge fleksibiliteten for eleverne. 17 : 30

31 Der arbejdes på at sikre en stærk kobling mellem grund- og hovedforløb via undervisningsforløb i grundforløbet, der sikrer fokus på internationale virksomheder og jobmuligheder på disse områder. Skolen har tæt kontakt til virksomheder som Vestas, Jysk, Grundfos og andre store danske virksomheder med internationale muligheder. Kompetenceudvikling Praktikcentret har brug for en styrket indsats på det kompetenceudviklende område. Der skal således indledes et tæt samarbejde med Metropol eller VIA for at udvikle kurser for nye praktikvejledere, samt et eftersyn på hvilke efteruddannelsesforløb, der er behov for til nuværende vejledere. Metropol har i samarbejde med Århus Købmandsskole tidligere evalueret på dette område og med praktikcentret er der behov for nytænkning på området, da kompetencerne ligeledes ændrer sig for ansatte. Der henvises her til evalueringen fra projektet Kvalitet i Skolepraktik, hvor man konstaterer en minimal indsats på kompetenceudvikling. Det fremgår af prioriteringen på budgettet for praktikcentret, at der afsættes ressourcer til kompetenceudvikling samt investering i opdateret it-udstyr (se kapitel 13) Opsummering Et væsentligt parameter for praktikcentrets succes er evnen til at knytte kontakt til og indgå aftaler med interessenter lokalt, regionalt, nationalt og internationalt. Århus Købmandsskole har tradition for indgåelse af sådanne aftaler. 12 Andre arbejdsbetingelser, operationelle processer og politikker For at sikre trivslen i praktikcentret på Århus Købmandsskole er der lavet klare retningslinjer omkring politikker for praktikcentret gennem en medarbejderhåndbog. Denne guide skal sikre, at alle elever oplever tryghed, trivsel og gennemsigtighed under deres uddannelsesforløb. Denne håndbog er vedlagt i Bilag 3: Medarbejderhåndbog for elever i skolepraktik. Nedenfor er medtaget uddrag af politikker af særlig interesse for oprettelse af et praktikcenter på Århus Købmandsskole Fastholdelsespolitik Århus Købmandsskole arbejder strategisk med Handlingsplan for øget gennemførelse. Der har de senere år været en fastholdelsesprocent omkring 88% på grundforløbet og 95% på hovedforløbet. Det er konstateret, at frafaldet især sker i overgangen fra grund- til hovedforløb, hvor kun cirka 50% kommer i lære. Den tendens har derfor særligt fokus i skolens handleplan for skoleåret 2013/14. Det betyder et særligt fokus på aktiviteterne i praktikcentret, hvilket denne ansøgning vil understøtte, såfremt den imødekommes. Der kan læses mere om udfordringer og indsatser i handlingsplanen, som er vedhæftet i bilag Personalepolitik Skolens Personalepolitik omfatter naturligvis også medarbejderne i praktikcentret. I det følgende fremhæves væsentlige elementer, som vil være kendetegnende for medarbejderne i praktikcentret. Som vejleder i et praktikcenter er det meget vigtigt at have de rette kvalifikationer, samt at man har 31

32 evnen og værktøjerne til at videreformidle den rette viden til eleverne. Kompetente, engagerede og ansvarlige medarbejdere er Århus Købmandsskoles vigtigste aktiv. Disse medarbejdere gør det muligt at levere kvalitet til vore elever, aftagere og lokalsamfundet. Personalepolitikkens mål er derfor at tiltrække, fastholde og udvikle sådanne medarbejdere Vi forventer, at alle medarbejdere: Sætter eleven, kursisten, den studerende og aftageren i centrum. Stiller mindst samme krav til sig selv som til andre. Tager ansvar for egen udvikling og egne arbejdsopgaver. Føler ansvar for det sociale og fysiske miljø, skolens og afdelingens ve og vel. Er loyal over for fælles beslutninger og skolens mål og strategier. Tager initiativer for at forbedre kvaliteten og det sociale miljø. Er hjælpsomme og indstillet på samarbejde. Er fleksible og forandringsparate. Er åbne og ærlige. Har humoristisk sans og et godt humør. I praktikcentret vil der være et varierende antal elever ligesom antallet af elever, der er under fysisk oplæring på uddannelsesstedet vil variere. Dette gør, at arbejdsbelastningen varierer henover året. Århus Købmandsskole forsøger så vidt muligt at komme eventuelle problemer i forkøbet, så medarbejderne ikke bliver overbelastede Stresspolitik Århus Købmandsskole har ikke haft særlige udfordringer med stresssygemeldinger, men al erfaring viser, at det er nødvendigt at tage området alvorligt. Derfor har Århus Købmandsskole etableret en forebyggende indsats samt en politik for håndtering af stress tilfælde. Denne politik er vedlagt i Bilag 4: Stresspolitik for Århus Købmandsskole Operationelle processer. Matchning, overgange, opmærksomhedsskabende aktiviteter Som nævnt har skolen en særlig indsats på overgangen fra grund- til hovedforløb. I Bilag 1: Underskrevet Handlingsplan 2013 fremgår det af Indsats 4 i evaluering af handlingsplan 2012, at skolen har arbejdet særskilt med matchning mellem elev og virksomhed (se kap. 3, s ) Den valgfri indsats i Handlingsplan 2013 er centreret omkring overgangen til hovedforløbet og dækker over en empirisk og struktureret tilgang. Her beskrives virksomhedskonsulentens og elevvejlederens arbejde: Være rundt i samtlige skolens afgangsklasser (HG2, HGV og HGS) og afholdt sessioner om det at være praktikpladssøgende og om hvilke forventninger virksomhederne har til en ung der skal 32

33 ansættes som elev. Skolens praktikpladskonsulent etablerer egentlig åbningstid på skolens 2 HG-afdelinger. I åbningstiden kan eleverne henvende sig til konsulenten med spørgsmål i forbindelse med praktikpladssøgningen, ligesom konsulenten giver gode råd i forbindelse med udarbejdelse af skriftlig ansøgning og CV. Skolens praktikpladskonsulenter vil i mindre omfang håndbære elever ud til arbejdsgivere, der ønsker at ansætte en elev. Har en virksomhed særlige ønsker til en elev (sprogkundskaber o.l.) kan det være hensigtsmæssigt at skolen udvælger enkelte elever og tager med dem ud til en virksomhed (Handlingsplan 2013, Århus Købmandsskole) Ovenstående beskriver indsatsen, som intensiveres med etableringen af praktikcentret. Matchning, overgange, opmærksomhedsskabende aktiviteter har haft særligt fokus i skolens handlingsplaner for øget gennemførelse de senere år. Der arbejdes på at skabe empiriske konklusioner, der kan sikre indsatser med optimal effekt Opsummering Århus Købmandsskole og praktikcentret har etableret den fornødne formalisering af procedurer, arbejdsgange og politiker, der skal sikre grundlaget for ledelsesmæssig kvalitet. 33

34 Del B. Forretningsmodel for Praktikcentret: Forretningsmodellen behandler praktikcentrets styringsmæssige forhold. Det er illustreret nedenfor ved den rødt optrukne figur. Del A: Forretningsplan. Beskriver formål, strategi, struktur, indhold for Praktik Centeret på Århus Købmandsskole. Del B: Forretningsmodel Beskriver de styringsmæssige forhold omkring Praktik Centeret, herunder økonomi og kvalitet. Del C: Projektplan Beskriver de handlinger og planer, der skal sikre idriftsættelsen af Praktik Centeret. Forretningsmodellen indeholder beskrivelser af økonomistyring, taksonomistyring, administrative systemer samt kvalitetssystem. 13 Økonomistyring budget og regnskabsmodel Skolens økonomistyring af et kommende praktikcenter tager sit udgangspunkt i en fast procedure, hvor skolens daglige ledelse med udgangspunkt i skolens handlingsplaner, udarbejder rammer og retningslinjer for det kommende års budget. Den anvendte budget- og økonomistruktur afspejler skolens organisatoriske opbygning, og praktikcentret udgør således et selvstændigt ansvarsområde, med egne rammer, retningslinjer og resultatmål. Det sidste med henblik på en forholdsmæssig dækning af skolens fællesressourcer og krav til overskudsgrad. Budgetteringsfasen involverer praktikchef, økonomiafdeling og lønafdeling. Økonomi- og administrationschefen samler og kvalitetssikrer budgettet inden dette behandles af skolens daglige ledelse, hvorefter det behandles af skolens forretningsudvalg og bestyrelse til gennemgang og godkendelse. Budgetteringsprocessen følger i øvrigt skolens overordnede budgetvejledning, ligesom vejledningen indeholder retningslinjer for principperne for opgørelse af enkelte områder i budgettet, herunder bl.a. indtægtsgrundlag (forventet aktivitet), lønomkostninger, driftsomkostning vedligeholdelsesomkostninger og forventede afskrivninger. Budgettet for praktikcentret danner grundlag for skolens løbende økonomistyring idet budgettet løbende sammenholdes med de realiserede indtægter og omkostninger. Kvartalsvis laves en grundig gennemgang af skolens bogholderi med afstemning af statusposter og sammenholdelse med periodiseret budget. Afvigelser fra planlagte forløb gennemgås med praktikchefen, hvorefter eventuelle tiltag iværksættes og indeholdes i et opdateret forecast (årets første budgetrevision) over 34

35 årets forventede resultat. Efter afslutningen af 2. kvartal udarbejder skolens økonomiafdeling et internt halvårsregnskab og på baggrund heraf i samarbejde med praktikchefen ligeledes et forecast over det forventede regnskab for hele året (årets anden budgetrevision). Dette forecast baserer sig på de realiserede indtægter og udgifter for 1. halvår, men ligeledes på kendte og forventede ændringer i forhold til det budget som skolens bestyrelse godkendte ultimo året før. Systemunderstøttelsen i forhold til budgetprocessen og den løbende økonomistyring af skolens praktikcenter udgøres af Navision Stat og tilhørende budgetmodul fra CGI (tidligere Logica), IndFak, RejsUd, ØS-LDV, Statens Lønsystem og Easy-A. Skolens budget- og økonomistruktur gør det muligt løbende at følge udviklingen i indtægter og udgifter for skolens praktikcenter. I forbindelse med halvårsregnskab og årsregnskab udarbejdes et internt regnskab for skolen som helhed og for de enkelte ansvars- og aktivitetsområder, herunder skolens praktikcenter. Det er med udgangspunkt i den valgte struktur muligt at udarbejde et egentligt og særskilt regnskab for skolens praktikcenter med opdeling i skolepraktik og Praktikservice (LOP), bl.a. på baggrund af skolens formålskontering og løbende lønfordeling. Den samlede regnskabsmodel for skolens praktikcenter følger regnskabsmodellen for skolen som helhed, og er i øvrigt i henhold til principperne i Statens Regnskabsregler. Nedenstående budget viser de forventede/prioriterede indtægter og udgifter for Budgettet er baseret på 122,01 Årselever i skolepraktik og 521 indgåede praktikpladsaftaler svarende til skolens måltal for Budgettet er prioriteret således, at der er afsat ekstra midler til kompetenceudvikling og opgradering af udstyr, således at økonomien afspejler de indsatser, der iværksættes i forbindelse med etablering af et nyt praktikcenter. Der er ligeledes lagt en forventet indtægt ind såfremt skolens får bevilget ansøgning om midler til professionalisering af det praksisnære miljø (se bilag 14). I forbindelse med den løbende økonomistyring, herunder budgetlægning og budgetopfølgning er det under normale omstændigheder muligt for Århus Købmandsskole at absorbere størstedelen af de udsving, som må forventes af praktikcentrets løbende aktiviteter. Århus Købmandsskole er en stor skole med mange forskelligartede aktiviteter og med en ofte modsatrettet konjunkturfølsomhed. Det er derfor ofte muligt at reallokere ressourcer internt på Århus Købmandsskole og dermed absorbere positive og/eller negative udsving i bestemte aktivitetsgrupper 35

36 Budget for Århus Købmandsskoles praktikcenter Undervisnings- og fællestaksamter (skolepraktik) ,85 AER (tilskud til praktikpladsaftaler) ,00 Etableringstilskud, jf. etableringsbudget ,00 INDTÆGTER I ALT ,85 Løn og gager ,43 Projektansættelse ,00 LØNUDGIFTER I ALT ,43 Konsulentydelser ,00 Eksterne undervisere ,00 AER-bidrag ,63 Afgifter og skatter ,00 Annoncer og reklame ,00 Kontingenter ,00 Kursus og konferenceafgifter ,99 Materialer ,00 Mødeudgifter, repræsentation ,98 Porto, gebyr og fragt ,00 Rejser og befordring ,00 Telefon mv ,00 DRIFTSOMKOSTNINGER I ALT ,60 VEDLIGEHOLDELSE ,00 ORDINÆRT RESULTAT TOTAL ,82 BYGNINGSRELATEREDE OMK ,62 FÆLLESADMINISTRATION OG IT-SERVICE ,00 RESULTAT ,20 Udgifter til Fællesadministration skal begrundes med, at den organisatoriske enhed, såvel som alle andre enheder på Århus Købmandsskole, skal levere et indtjeningsbidrag til dækning af fællesudgifter (f.eks. IT-service, løn og regnskabsfunktion mv.). Det forventede resultat hænger sammen med det forventede bidragtil det af bestyrelsen fastsatte konsolideringsbehov for skolen som helhed. Der er lagt økonomi ind til en projektleder i forbindelse med etablering af praktikcentret grundet den korte tidsfrist. Der er slutteligt lagt kr ,00 ind som indtægt i forbindelse med ansøgningen om økonomisk støtte. Udgiften er lagt ind under Vedligehold og forudsætter en imødekommelse af ansøgningen fra Ministeriet for Børn og Undervisning Opsummering Århus Købmandsskole har en veldefineret økonomifunktion, der sammen med den beskrevne kvalitetssikring, sikrer den løbende økonomiske administration og rapportering for praktikcentret. 36

37 14 Taksonomistyring På Århus Købmandsskole er taksonomistyring et formuleret styringsmiddel. Der arbejdes med en pædagogisk taksonomi, hvor elevens udvikling beskrives og registreres i Elevplan for at sikre en løbende udvikling. Praktikmålene for den enkelte uddannelse sættes ind i den pædagogiske taksonomi og via kvalitetssikrende systemer registreres disse for at sikre løbende fremgang. Fokus på taksonomistyringen sigter mod en øget kvalitet i uddannelsen med en række afledte positive konsekvenser: Bedre anvisninger i jobsøgning Øget udvikling af forløb med personlig udvikling Øget kvalitet af instruktører via efteruddannelse og erfa-samarbejde Øget virkelighedsnær praksis i oplæringen Fremadrettet skal der arbejdes struktureret med de faglige udvalgs praktikmålsbeskrivelser. Praktikmålene skal systematiseres således, at man sikrer, at eleven opnår samtlige praktikmål og der arbejdes intensivt med målene i praksis. Det vil ske ved en konkret beskrivelse af handlinger ud fra hvert praktikmål i en oversigt, der kan vinges af elektronisk og dermed er synlig for eleven. Elevplan bliver redskabet til oversigten. Elevplan anvendes derudover som dialogværktøj gennem elevens praktikforløb og der kan løbende registreres individuelle aftaler i systemet. Anvendelsen af Elevplan sikrer en fleksibilitet for eleven, såvel geografisk som fagligt, idet registreringen af elevens progression er beskrevet og følger eleven, uanset hvor han er. 15 Administrativ styring og systemer Med praktikcentret følger et stort behov for datastyring, idet organiseringen giver skolen ansvaret for elevens samlede uddannelse. Det giver skolen et ansvar for at kunne registrere og styre oplysninger. Det vil være nødvendigt at kunne styre, hvilke klynger, virksomhederne tilhører hvilke faglige specialiseringer (praktikmål) virksomhederne har hvilke praktikmål eleven har opnået indtil videre og på hvilket niveau hvilke mål der kan opnås i skolepraktik-ordningen og hvilke der skal nås i virksomheder hvilke opgaver, skolen kan tilbyde Århus Købmandsskole benytter sig af følgende systemer til ovenstående datahåndtering: Elevplan: Praktikmål, præstationsniveauer, skolepraktik-oversigt Praktik Plus: Virksomhedssøgning og registrering Lokale systemer: Regneark på skolens intrasystem, Sharenet 37

38 EASY-systemer: Skolen benytter de gængse EASY-programmer til datastyring af elever. Der er behov for at følge EUC Lillebælts Best practice eksempel med datahåndtering. Her anvendes datasamling, der afdækker elevens praktikperioder og virksomhedsforhold. Det registreres, hvilke praktikmål eleven har opnået og på hvilket niveau. Systemet skal kunne fremvise, hvilke praktikmål eleven mangler at arbejde med. Ved virksomhedsbesøg afdækkes og registreres, hvilke praktikmål og hvilket niveau virksomhederne kan tilbyde praktikforløb på. Data flow-modellen, vist i Figur 14, beskriver hvilke administrative systemer praktikcentret som minimum, forventes at anvende. Praktik pladsen.dk CVR-reg CPR-Reg Easy A Easy F Elevplan Praktik+ Easy P Figur 14 Dataflow model med Praktik Centerets administrative systemer (model med inspiration fra tilpasset Århus Købmandsskole) 16 Kvalitetsstyring Kvalitet er et af nøgleordene i arbejdet med praktikcentret. Der er behov for kvalitet for elevernes, virksomhedernes og ikke mindst for samfundets skyld. En uddannelse, der skal bidrage til at sikre garantien for faglært arbejdskraft har stor værdi og må derfor have fokus på kvalitet og styringen heraf. Hvis elevernes læring ikke er sikret via kvalitetstilgang, vil en nok så professionel organisering af virksomhedsklynger og kæder i et praktikcenter være forgæves. Der skal således være fokus på elevens trivsel, på gode og virkelighedsnære opgaver, på instruktørernes kompetencer og det faglige samspil og udveksling på tværs af uddannelser, skoler og geografi Kvalitetshåndbogen Århus Købmandsskole har i forbindelse med kvalitetssikring af skolepraktik været med i 38

39 udarbejdelsen af en kvalitetshåndbog som har til hensigt dels at ensrette og kvalitetssikre dokumenthåndteringen/papirgangen på tværs af skolerne samt være et hjælpeværktøj til brug for både nystartede skolepraktikker og medarbejdere. Håndbogen er et elektronisk værktøj med links til bekendtgørelsen og andre nyttige informationer. Kvalitetshåndbogen er vedlagt i bilag 16. Citat fra kvalitetshåndbogen På Århus Købmandsskole vægter vi i høj grad tæt dialog med virksomheden inden elevens opstart af delaftale, hvor vi afdækker hvilke punkter i praktikmålene virksomheden kan opfylde. Under delaftalen er der løbende opfølgning fra Praktikcentret. Virksomheden skal efter endt forløb evaluere eleven via et evalueringsskema. Evalueringsskemaet ligger til grund for en samtale med eleven om fortsat faglig og personlig udvikling Medarbejdertrivsel med handlingsplan Medarbejdertrivsel er højt prioriteret også i det fremtidige praktikcenter og en succesfaktor, da man erfaringsmæssigt ved, at god medarbejdertrivsel afføder samme gode trivsel blandt eleverne. Århus Købmandsskole laver medarbejdertrivselsundersøgelser hvert andet år og benchmarker med andre handelsskoler. I forhold til eleverne i praktikcentret vil en etablering af et samarbejde med benchmark.dk eller anden aktør være en metode til undersøgelse/afdækning af medarbejdertrivslen i praktikcentret. Benchmark-systemet vil give mulighed for at sammenligne indsamlede data med en efterfølgende evaluering og udarbejdelse af handlingsplan for de enkelte praktikcentre. Handlingsplanen skal sikre en løbende og kontinuerlig forbedring af motivation og tilfredshed i praktikcentret. De faste erfa-møder, hvor alle praktikcentrene i Danmark mødes, vil være et godt samlingspunkt for dialog, sparring og benchmarking omkring medarbejdertrivsel. Alle kender hinanden godt, hvilket skaber tryghed og grobund for forandringsprocesser Kompetenceudvikling af medarbejdere Ledelsen skal med årlige MUS-samtaler sikre medarbejder- og kompetenceudvikling i form af løbende faglig opkvalificering af praktikvejledere. Der vil blive stillet krav om kurser for nye vejledere, herunder pædagogiske grundkurser og skræddersyede vejlederkurser, som en obligatorisk del af et opstartsforløb for nye vejledere i praktikcentret. Deltagelse i seminarer om kvalitetsudvikling af skolepraktik og andre relevante kurser er vigtige kvalitetssikringsparametre, hvorved der opnås en ensartethed i praktikcentrenes drift og kvalitet Udfordringer Der er konstateret en for høj fraværsprocent blandt nogle elever i forhold til gældende normer på området, som praktikcentret arbejder målrettet med i form af forebyggende foranstaltninger, herunder holdnings- og værdiændringer. Det vil være oplagt at erfaringsudveksle på området og eventuelt inddrage instanser som BAR i arbejdet med trivselspolitikker og mindre sygefravær. Elevplan vil kunne understøtte det forebyggende arbejde. Man kan forestille sig, at praktikvejlederne skal efteruddannes indenfor coachingteknikker i den forbindelse. 39

40 16.5 Kvalitetssikring af praktik På Århus Købmandsskole vægter vi i høj grad tæt dialog med virksomheden inden elevens opstart i delaftale, hvor vi afdækker hvilke punkter i praktikmålene virksomheden kan opfylde (Bilag 17) og hvilke uddannelses- og kvalitetsmæssige forpligtelser virksomheden har gennem forløbet. Under delaftalen er det nødvendigt med løbende opfølgning fra praktikcentret for at sikre kvaliteten af arbejdet. Virksomheden skal efter endt forløb evaluere eleven via et evalueringsskema. Evalueringsskemaet (Bilag 18) ligger til grund for en samtale med eleven om fortsat faglig og personlig udvikling samt hvilke praktikmål der mangler, når eleven er tilbage i praktikcentret. Samtidig opdateres praktikplanen med de gennemførte praktikmål. Elevplan.dk skal bruges til disse registreringer Sikring af virksomhedsnær praksis For at sikre, at praktikvejlederne konstant er opdateret med virksomhedernes udvikling indenfor fagområder såsom faktureringssystemer indenfor kontor, markedsføring indenfor detail og internettets betydning for B2B-virksomheder, må vejlederne i virksomhedspraktik for at sikre en relevant praksisnær virkelighed i den simulerede undervisning. Der er sat ressourcer af i budget 2013 til opkvalificering af praktikvejledere indenfor udvalgte fagområder Andre kvalitetssikrings systemer Elevplan er i implementeringsfasen som værktøj til kvalitetssikring, herunder registrering af elevers fremmøde, stabilitet, progression, faglig taksonomi og praktikmålopfyldelse. Der arbejdes systematisk med matchning (elektronisk oversigt over elevens interesser) mellem elev og virksomhed. Opsummering Kvalitetssikring udgør sammen med økonomistyringen ledelsens værkstøj til sikring af forsvarlig drift og de strategiske mål. 40

41 Del C. Projektplan for Århus Købmandsskoles Praktikcenter: 17 Indledning Projektplanen er ansøgningens praktiske dokument. Det er illustreret nedenfor ved den rødt optrukne figur. Del A: Forretningsplan. Beskriver formål, strategi, struktur, indhold for Praktik Centeret på Århus Købmandsskole. Del B: Forretningsmodel Beskriver de styringsmæssige forhold omkring Praktik Centeret, Del C: Projektplan Beskriver de handlinger og planer, der skal sikre idriftsættelsen af Praktik Centeret. herunder økonomi og Del A: Forretningsplan. Del C: Projektplan kvalitet.del B: Beskriver formål, strategi, struktur, Beskriver indhold for de Praktik Forretningsmodel Centeret Beskriver på Århus de Købmandsskole. handlinger og planer, der skal sikre styringsmæssige idriftsættelsen af forhold omkring Praktik Centeret. Praktik Centeret, Projektplanen er den eksekverbare plan, der skal gennemføres for at etablere praktikcentret. Projektplanen indeholder en analyse af væsentlige interessenter i etableringen, identifikation af risikofaktorer samt afværge foranstaltninger, vigtige milestones, et Gantt diagram, der viser projektets forventelige fremdrift og endelig en kommunikationsplan, der sikrer at praktikcentrets interessenter orienteres i rette tid og med relevant indhold, herunder også medier og eksterne herunder økonomi og samarbejdspartnere. kvalitet. 18 Tidsplan for anlægsfasen 18.1 Projekt interessent analyse Projektets interessenter er delt op i primære, sekundære og tertiære interessenter. De er hver især vurderet og deres inddragelse samt en risikovurdering er beskrevet i tabellerne nedenfor Primære interessenter: Interessent Rolle Inddragelse Kommunikation Risiko Risiko vurdering Projektleder Sikre at projektet Med hele vejen. Ansvarlig for Uklar ansvarsfordeling Middel med etablering af Ansvarlig for kommunikation og og råderum kan medføre Praktikentret når i projektet. kommunikationsplan dårlig projekt- mål indenfor aftalt gennemførelse da tid, indhold og projektlederens mandat budget. er uklart. 41

42 Kommende De er centeret. Inddrages meget Centrale deltagere i et Manglende inddragelse i Lav medarbejdere i Deres engagement tidligt i processen, Kickoff. Der processen kan føre til praktikcenteret og indsats er så der sikres kommunikeres løbende til ligegyldighed og dermed afgørende for engagement. teamet om projektets status nedsætte centerets Praktikcentrets både mundtligt og performance succes. Kan med skriftligt. fordel tænkes som et team. Ledelsen på Århus Ledelsen. Deltager i Holdes orienteret Deltager i Kickoff. Manglende opbakning til Lav Købmandsskole styregruppe. om fremdrift i Orienteres på projektleder projektet via styregruppemøder styregruppemøder. Andre medarbejdere Centrale aktører. Så tidligt som Deltager i Kickoff. Den korte tidsfrist kan Høj (Økonomifunktion, Skal etablere de muligt Løbende mundtlig og medføre at de praktiske Teknisk/administrativt fysiske og skriftlig orientering opgaver ikke bliver løst personale personale) adminsitrattive til tiden. rammer Ministeriet for Børn Ekstern interessent Orienteres Evt. deltager i kickoff eller Lav og Undervisning løbende efter behov. Orienteres skriftligt Sekundære Interessenter Interessent Rolle Inddragelse Kommunikation Risiko Risiko vurdering Elever Kommende brugere Skolens elever Skriftlig via posters, Manglende kendskab Middel af Praktikcentret orienteres om det foldere etc. (Kampagne). kan føre til manglende kommende center Desuden mundtligt fra center performance. lærere og andre Virksomheder Kommende partnere Orienteres om Kampagner, mails og Manglende kendskab Lav med Praktikcentret centeret og direkte kontakt kan føre til manglende muligheder center performance Samarbejdende skoler Kommende Orienteres om det Info møder, skriftlig Manglende kendskab Lav kommende center orientering kan føre til manglende og deres center performance muligheder for at udnytte det. 42

43 Tertiære Interessenter Interessent Rolle Inddragelse Kommunikation Risiko Risiko vurdering Medier, især lokale Kommunikations Så tidligt som Pressemeddelelser, Manglende medie Lav aviser i oplandet til platform muligt og løbende. dækning kan medføre Århus Inviteres til manglende Købmandsskole. kickoff og åbning centerperformance Risikovurdering Der er tre områder i projektets interessent analyse der giver anledning til opmærksomhed: Høj risiko: Adgang til teknisk/administrativt personale under projektets gennemførelse. o Kommentar: Risikoen er reel, da det praktiske arbejde skal udføres hen over en sommer periode og en kort tidsfrist frem til 1. August Der er væsentlige risikomomenter i adgangen til de rette personer. Det kan forhindre alt lige fra fysisk etablering af centeret over opsætning af IT udstyr til manglende system understøttelse til driften. o Afværge foranstaltning: Stort opmærksomhedspunkt for projektlederen. Nøglepersoner skal identificeres, tilgængelighed skal undersøges og alternativer identificeres. Nøglepersoners direkte ledere skal orienteres om projektets behov for adgang til disse personer. Mellem risiko: Projektlederens rolle og råderum o Kommentar: Det er afgørende at projektlederen får opbakning og mandat. Der skal etableres et projekt charter der fastlægger projektlederens råderum og mandat, og som er godkendt af ledelsen. Mangel herpå medfører en forsinkende, frustrerende og bureaukratisk proces. o Afværgeforanstaltning: Ledelsen skal prioritere at udfærdige projekt charter og have projektlederens accept af indholdet. Husk: En projektleder skal have retten til ikke at acceptere vilkårene for projektet! Manglende orientering af elever o Kommentar: Elevernes accept af praktikcentrets rolle er vigtig for successen. Centret skal være et kendt aktiv, der søges af eleverne på skolen. o Afværgeforanstaltning: Der skal være en løbende kommunikation med eleverne på skolen. Brugen af centret skal løbende monitoreres, og der må sættes ind med kommunikation og opsøgende arbejde, såfremt søgningen til centeret ikke lever op til forventningerne. En lavere søgning end forventet bør medføre en kvalitativ undersøgelse af elevernes manglende søgning til centret. 43

44 18.3 Vigtige milestones Projektet indeholder en række vigtige milestones, der danner grundlaget for projektlederens planlægning og arbejde. Milestone Dato Godkendelse fra Ministeriet for Børn og Undervisning Udpegning af projektleder Team dannelse for det kommende center Kickoff Styregruppemøder Fysisk etablering Go live Synliggørelse over ledelse Interne afstemning med stabsfunktioner (IT, Inventar mv.) Information til bestyrelse (LUU og bestyrelse) Information ekstern se plan Projektrapport Aftales med Ministeriet 18.4 Gantt-diagram Milestones samt en række andre aktiviteter som møder og kommunikation er indsat i et Gantt diagram, så projektets samlede udstrækning kan ses. 44

45 Figur 15 Gantt diagram for etablering af Praktik Center på Århus Købmandsskole 18.5 Kommunikationsplan Projektlederen skal udbygge og eksekvere kommunikationsplanen. Nedenfor er en skitse til en kommunikationsplan. Denne plan overdrages til Århus Købmandsskoles kommunikationsansvarlige, der i samarbejde med projektlederen beriger og eksekverer planen. Hvem Hvad Hvornår Kommende medarbejdere i praktikcentret Ledelsen på Århus Købmandsskole Andre medarbejdere (Økonomifunktion, Teknisk/administrativt personale personale) For hver målgruppe detaljeres den nødvendige kommunikation. Der kan være store forskelle i indhold, medie og målgruppernes behov. Det er derfor afgørende vigtigt, at al kommunikation koordineres af den kommunikationsansvarlige, så der sendes enslydende. Her laves en detaljeret plan for hvad der sendes til hvem og hvornår. 45