Lokal business case for Danskernes Digitale Bibliotek

Transkript

1 Lokal business case for Danskernes Digitale Bibliotek Beta-bibliotekerne: Viborg kommune Randers kommune Silkeborg kommune Horsens kommune Oktober, 2010 Version: 1.0 1

2 Ledelsesresume Den lokale business case for Danskernes Digitale Bibliotek er udarbejdet af Beta-bibliotekerne (Viborg, Randers, Silkeborg og Horsens) i 3. kvartal Business casen gør rede for nuværende infrastruktur for digitale ressourcer, aktuelle problemstillinger, løsningsmuligheder, samt forretningsmæssige konsekvenser ved etablering af et fælles digitalt bibliotek. Der er udarbejdet økonomiske oversigter over de 4 bibliotekers nuværende IT- og forretningsmæssige driftsomkostninger til infrastruktur, bibliotekssystem, web-platform samt web-aktiviteter og e-licenser. Oversigterne er baseret på faktiske tal. Endvidere er der udarbejdet skitse til anlægs-investeringer for et fælles digitalt bibliotek og der er tilsvarende lavet estimater for kommende IT- og forretningsmæssige omkostninger for drift ved et fælles digitalt bibliotek. Endelig er der udarbejdet en samlet økonomisk gevinstopgørelse set over 5 år. Beregningerne viser, at der vil være en effektiviseringsgevinst, idet det er vurderet, at fællesdrift på såvel den forretningsmæssige del som på den IT-driftsmæssige del, kan udføres med færre årsværk. Gevinsten kan realiseres allerede fra år 1 (hvis man ser bort fra finansiering af anlægsomkostningerne) og vil være stigende over 4 år. Hertil kommer, at etableringen af et fælles digitalt bibliotek vil rumme en række servicemæssige og kvalitative gevinster og åbne for omstillingsscenarier, der ellers ikke eller vanskeligt vil kunne realiseres uden tilførsel af ressourcer. Etableringen af et fælles digitalt bibliotek vil således betyde, at der fremover vil være tilstrækkelig volumen til at kunne udvikle attraktive tilbud og kvalitetssikre bibliotekernes digitale ydelser. 2

3 Forord / Indledning: Udvalgsarbejdet om Folkebibliotekerne i vidensamfundet, 2010 resulterede i en række anbefalinger, herunder etablering af Danskernes Digitale Bibliotek (DDB). DDB er indtil videre kun en vision, men tænkes etableret som en fælles organisation for nationale biblioteksservices med udgangspunkt i et tæt samarbejde om fælles data, fælles IT-arkitektur og koordineret formidling. Med henblik på såvel påvisning af mulighed for bedre og tidssvarende løsninger via fællesskab og konsolidering som estimater for besparelse ved realiseringen af DDB er nærværende lokale business case udarbejdet. (1) Business casen tænkes brugt som supplement til den eksterne analyse, der skal udarbejdes efterår/vinter 2010/11. Analysen skal afdække hvorledes visionen om DDB kan føres ud i livet, herunder give bud på infrastruktur, fremtidig datasamarbejde, drift og udvikling samt formidlings- og indkøbssamarbejde. Herudover skal analysen formodentligt vurdere de økonomiske omkostninger med hensyn til etablering, drift og afledte konsekvenser samt opstille modeller for den organisatoriske forankring af DDB. Business casen tager derfor udgangspunkt i ovenstående områder og skitsere hvordan samarbejdet om DDB set fra en kommunal virkelighed og synsvinkel - kan realiseres og hvad potentialet er. Konkret omfatter business casen følgende punkter Folkebibliotekernes nuværende situation/infrastruktur på det digitale område Problemstillinger og udfordringer Overordnet mål og afgrænsning Løsningsmuligheder Forretningsmæssige aspekter og konsekvenser, herunder økonomiske konsekvenser og/eller servicemæssige gevinster, perspektiver og risici i øvrigt Business casen bygger på en IT-situationsanalyse, foretaget af Beta-bibliotekerne forår Business casen er udarbejdet i perioden august oktober 2010 i et samarbejde i Beta-bibliotekerne. Udviklingscheferne for Randers og Silkeborg Bibliotek samt IT-udviklingskonsulent for Viborg og IT-chef for Horsens kommunes biblioteker har udgjort projektgruppen med sidstnævnte som projektleder. Bibliotekscheferne for de 4 kommuner har udgjort styregruppen. Undervejs i forløbet har der været rettet henvendelse til KOMBIT, specifikt Umbrella-gruppen med henblik på orientering om DDB og udarbejdelsen af business casen. 1: Der er taget udgangspunkt i den business case model, som Den Digitale Taskforce stiller til rådighed ( ). Modellen bruges dog kun som inspiration og vil bl.a. ikke omfatte områderne Implementering og Ejerskab. 3

4 1. Folkebibliotekernes nuværende situation/infrastruktur på det digitale område Folkebibliotekerne oplever i disse år en accelererende udvikling på det digitale område. Kataloger og databaser med metadata for fysiske materialer suppleres med digitale materialer og deres metadata. Men hvor der er klare strukturer og retningslinjer for det fysiske bibliotek og dets materialer, råder der stadig noget der ligner kaos på det digitale område. Folkebibliotekernes digitale infrastruktur er opsplittet på flere niveauer, uden tilstrækkelig indbyrdes sammenhæng. Kommunalt niveau Bibliotekssystemer til håndtering af metadata for fysiske materialer er organiseret i kommunalt regi, hvor den enes kommunes system langt hen ad vejen er en dublet af nabokommunens, med mangedobling af udviklings- og vedligeholdelsesomkostninger til følge. Nationalt niveau På det nationale niveau er DanBib med bibliotek.dk og Netpunkt blevet fælles overbygning for de lokale bibliotekssystemer. Disse systemer er veletablerede og driftes af DBC. Hertil kommer Borger.dk i samme kategori, men som et rent statsligt produkt med interaktion til de lokale administrative systemer i kommunerne. Nyere nationale systemer er net-bibliotekerne, senest med Palles Gavebod. Regionalt niveau (CB) På regionalt niveau foregår først og fremmest håndtering af licenser for digitalt indhold. Konsortier I de seneste år har konsortier, som oftest bestående af en håndfuld biblioteker, sat interessante projekter i gang. Eksempler er Indholdskanalen, BibZoom, Netlydbog.dk, TING med tilhørende databrønd, Summa etc. Styrelsesprojekter Styrelsen for Bibliotek og Medier har givet tilskud til lokale digitale projekter som eks. Bogatlas, MDH (Make Data work Harder), Bogbidder, BibMobil, etc. Private aktører Endelig er der private aktører på markedet for digitalt indhold. Således er netlydbog.dk et rent kommercielt tilbud til brugerne. 4

5 2. Problemstillinger og udfordringer Kommunalt selvstyre Det er den enkelte kommune, der indenfor rammerne af biblioteksloven driver kommunens folkebiblioteker. Lokal politik har derfor stor betydning for det enkelte biblioteks drift og udvikling. Der er dog forskellige igangværende samarbejder mellem kommuner eller mellem de enkelte kommuners biblioteker. Det kommunale selvstyre, driftsansvaret for bibliotekerne og de lokale politikker vil have stor indflydelse på, hvilke fælles, evt. nationale tiltag, der kan iværksættes og hvordan de kan udmøntes i praksis. It-driftsmodeller Det enkelte bibliotek bruger mange ressourcer til drift af it-systemer. I nogle kommuner sker det i tæt samarbejde med forvaltninger og andre kommunale institutioner. I andre står biblioteket selv for driften af alle it-systemer, herunder også infrastruktur, sikkerhed mv. Trods et eventuelt driftsfællesskab med andre dele af kommunen er der som udgangspunkt ringe eller ingen integration mellem bibliotekssystem og andre systemer, f.eks. økonomisystem. Der ses dog tendenser til mere integration. Det kommunale samarbejde kan være rationelt, men også en forhindring for andre samarbejder, f.eks. bibliotekerne i mellem. Eksempelvis kan en fælleskommunal hjemmeside være et problem for bibliotekets integration mellem hjemmeside og bibliotekssystemets webgrænseflade. Både kommuner og biblioteker savner i mange tilfælde en kanalstrategi eller implementering af de digitale muligheder for kommunikation og sagsbehandling. Det betyder, at der ofte arbejdes traditionelt i forhold til borgerne, som f.eks. telefonbetjening og udsendelse af breve/brevkort. I sagsbehandlingen mangler eksempelvis værktøjer til samarbejde på tværs af biblioteker og CRM-systemer. Bibliotekerne arbejder således med mange forskellige it-driftsmodeller, hvilket kan gøre det vanskeligt at samles om en fælles model. Tillige kan det være vanskeligt eller umuligt for det enkelte bibliotek at frigøre sig fra evt. kommunale samarbejder til fordel for samarbejde bibliotekerne imellem. Driften, herunder kommunikationen med borgerne, er i nogle kommuner ikke tilstrækkeligt digitaliseret. Bibliotekssystem Det enkelte bibliotek har typisk eget bibliotekssystem med egen database, egen web-grænseflade, eget lånerregister mv. Flere driftsfællesskaber på tværs af kommuner er dog opstået i de senere år og herudover er der også i nogle kommuner indledt samarbejde med skolebibliotekerne eller andre lokale institutioner omkring drift af fælles bibliotekssystem. Samarbejdet kan være begrundet i kommunale fællesbiblioteker, som af hensyn til den daglige drift nødvendigvis må benytte sig af samme bibliotekssystem. Systemfællesskab med eksempelvis skolerne vil influere på løsningsmulighederne for et fælles digitalt bibliotek, herunder økonomien. Der udestår derfor helt generelt en afklaring eller et strategisk valg - omkring driftsfællesskab med skolebiblioteker og andre lokale institutioner.. På markedet for bibliotekssystemer er der siden kommunesammenlægningerne i 2007 opstået en monopollignende tilstand, idet langt de fleste folkebiblioteker anvender DDELibra, som gennem mange år er udviklet til det danske marked. Kun ganske få kommuner anvender andre systemer, f.eks. det israelsk udviklede Aleph, der er udbredt i forskningsbibliotekssektoren. Monopolet er uheldigt for prisdannelsen og det er uheldigt for de få ikke DDELibra-biblioteker, der af tekniske grunde evt. må stå udenfor fælles udviklingstiltag. Den lokale administration af bibliotekssystemet betyder, at den samme opgave udføres parallelt i mange biblioteker. 5

6 Situationen på markedet for bibliotekssystemer nødvendiggør, at der kigges på andre løsninger, f.eks. TING. Data, -adgang og - flow Dansk Biblioteks Center (DBC) leverer katalogposter til bibliotekerne samt stiller disse til rådighed for bibliotekarer via Netpunkt og for borgerne via bibliotek.dk. Bibliotekerne indberetter de respektive beholdninger til de to baser. Statistikkerne viser, at der foretages flere og flere bestillinger via bibliotek.dk, hvilket tyder på, at bibliotek.dk efterhånden får større betydning som borgernes indgang til det lokale bibliotek. Det kan med tiden medføre, at bibliotekernes egne databaser og dermed webgrænseflader mister betydning. Bestillinger i lokal database via bibliotek.dk er muliggjort med NCIP-protokollen, der også har åbnet for, at lånere kan se status for lån og bestillinger på favoritbiblioteker. Det vil være en mulig grund til at springe over den lokale adgang. TING-projektet med den fælles databrønd har efterhånden en del biblioteker som deltagere. Databrønden indeholder mange typer data, f.eks. bibliografiske, elektroniske ressourcer osv. og giver mulighed for at søge og præsentere disse samlet via en standardiseret, men lokalt tilpasset brugerflade. TING-grænsefladerne er således - som bibliotek.dk - en konkurrent til de traditionelle webgrænseflader, som leveres sammen med bibliotekssystemet. Lånere registreres også lokalt. Hvis lånere benytter flere biblioteker betyder det dobbeltarbejde og flere registreringer. For lånerne betyder det, at der ikke er mulighed for at se en samlet lånerstatus, hvis man låner via flere biblioteker. Adgangen til elektroniske ressourcer styres via kode for bopælskommune i det lokale lånerregister. Det er et problem i forhold til brugen af de digitale ressourcer, der kunne være tilgængelige for brugerne uanset bopæl og lokalt bibliotek. Foruden bibliografiske poster og det lokale lånerregister er der også lokale beholdningsdata. Disse har den profil, som er særlig for hvert enkelt bibliotek. Tillige med den særlige profil, opererer hvert bibliotek med sin udgave af den bibliografiske etiket (indeholder også profildata). Det betyder bl.a., at Behold+-etiketten er udformes specielt til det enkelte bibliotek. Materialer klargøres forskelligt fra bibliotek til bibliotek. Det veletablerede fjernlånssamarbejde betyder tilgængelighed af materialer, men også megen forsendelse af materialer fra og tilbage til det hjemmehørende bibliotek. Et evt. fælles system vil kunne give mulighed for, at dele af de fysiske samlinger kan være flydende og dermed spare transport og kørselsudgifter. De lokale databaser medfører, at de samme data lagres mange gange og må udveksles med f.eks. DBC. Lånere kan være oprettet i flere baser og dermed ikke have overblik over sine mellemværender. Lokale beholdningsdata, bibliografiske etiketter og materialernes klargøring kan være meget forskellige. Materialer udveksles løbende mellem biblioteker (fjernlån). Det ser ud til, at de lokale baser mister betydning i forhold til f.eks. Bibliotek.dk og TING. Elektroniske ressourcer Elektroniske ressourcer stilles i visse tilfælde til rådighed via egen database ved indlæsning af bibliografiske poster eller via webservices. I andre tilfælde via forskellige, ikke-integrerede grænseflader, som diverse aktører, herunder private, stiller til rådighed. Aktørerne baserer sig på forskellige forretningsmodeller, prispolitiker mv. Der kan endog være tale om, at disse aktører trækker i forskellige retninger til ulempe for bibliotekerne og i sidste ende borgerne. Hverken for borgerne eller bibliotekerne er der således en fælles indgang og brugerflade til disse ressourcer. Det går ud over synligheden og anvendelsen heraf. Det er tidkrævende og dyrt for bibliotekerne at skaffe rettigheder (licenser) til digitalt materiale. For mange materialers vedkommende er der kun adgang til metadata og ikke den fuldtekst, som brugerne efterspørger. Der er i øvrigt ikke nogen sikkerhed for, at metadata til elektroniske ressourcer er tilgængelige. 6

7 Fjernlånssamarbejdet omfatter kun fastformsmaterialer og dermed ikke de elektroniske ressourcer, der ikke findes i fast form. De elektroniske ressourcer er teknisk og brugervenlighedsmæssigt - ofte svært tilgængelige. Derfor er det også vanskeligt og tidskrævende for bibliotekerne at undervise og formidle i brugen af disse og egenskabte barrierer i form af fx kvotestyring gør det ikke lettere. Samtidig har biblioteket fortsat en brugerskare, som anvender fastformsmaterialerne og som fortsat skal tilgodeses i forhold til indkøb, formidling mv. Elektroniske ressourcer er dyre at anskaffe, svære at få overblik over og svært tilgængelige, både for biblioteker og lånere. De bruges for lidt og spørgsmålet er om bibliotekerne er gode nok til at formidle dem. 7

8 3. Overordnet mål og afgrænsning Nærværende lokale business case baserer sig på følgende antagelser gældende for bibliotekerne i Viborg, Randers, Silkeborg samt Horsens kommune (Beta-bibliotekerne): At der etableres en fælles IT- infrastruktur for digitale ressourcer At der etableres en sammenhængende standardiseret løsning, der sikre indgang til digitale ressourcer og services for alle At serviceydelserne uanset kommunegrænser er ens for alle og kan sidestilles med adgang til bibliotekernes øvrige materialer At det forretningsmæssige omfang - udover digitale ressourcer - også omfatter bibliografiske data samt andre relevante data, eksempelvis lånerdata At der skal foretages fælles indkøb og clearing af digitale ressourcer At der skal iværksættes fælles og koordineret formidling af digitale løsninger Forståelse af ovenstående tager udgangspunkt i, at der skabes værdi og serviceforbedring ved at samle kommunale kræfter i et horisontalt forpligtende samarbejde med fællesskab omkring løsninger, data og standardiserede forretnings- og arbejdsprocesser. Det økonomiske råderum skabes gennem effektiviseringer og brug af processer på tværs af kommunegrænser, lokale løsninger, administrative data og differentierede regelsæt eksempelvis på bødeområdet. 8

9 4. Løsningsmuligheder På baggrund af den opstillede ramme for fællesskab omkring digitale ressourcer i Beta-regi beskrives nedenfor forudsætningerne for fællesskabet, samt de heraf afledte snit mellem fælles niveau og lokale systemer. Om end business casen kun fokuserer på løsninger i Beta-bibliotekerne samt det forhold, at der udestår afklaring omkring både organisatoriske og juridiske forhold vurderes det, at løsningerne kan skaleres til nationalt plan. De forretningsmæssige løsninger for et nationalt DDB kan dog betyde, at såvel forudsætninger som fordeling mellem fælles tjenester og lokale systemer kan blive anderledes end skitseret. Forudsætninger for et fælles digitalt bibliotek IT: Der etableres et fælles bibliotekssystem, herunder med fælles base og brugerregistrering Der etableres fælles web-platform Der etableres fælles infrastruktur omfattende alle centrale komponenter, herunder fælles (publikums)netværk og fælles autentifikation-autorisations-struktur Der bygges på Service Orienteret Arkitektur Der etableres fælles databrønd(e) / kobles op på nationale brønde, herunder med funktioner til normalisering af data Der skal være adgang til information, services og data fra forskellige indgange og i forskellige versioner, herunder personaliserede versioner Indhold og ressourcer: Der foretages fælles materialeindkøb, clearing mm af digitale ressourcer og e-licenser Alle data - såvel frikøbte, som brugerskabte eller egen producerede - er fælles E-licenser kan udnyttes på tværs af kommune grænser Andelen af materialebudgettet til digitale ressourcer vil stige væsentligt. Om 5 år udgør de 50 % Fælles niveau Som følge af de skitserede elementer og forudsætninger vurderes følgende processer håndteret og administreret på fælles niveau: Data Brugerskabte data Bibliografiske poster og net-ressourcer Beholdningsdata Lokalt produceret indhold Eksterne e-ressourcer og net-tjenester Meta-data Funktionalitet Driftsmodeller til opsætning, fjernadgange mm Systemadministration og trimning Styring af publikumsnet Infrastruktur til bibliotekssystem Adgangsstyring til digitale ressourcer Brugerregistreringsforhold Høstning og indeksering / databrønd(e) 9

10 Koblingsprocesser mellem digitale ressourcer (data) og bibliotekssystem eller andre systemer/snitflader Dataintegration til DanBib Web-servicelag Drift mm af alle centrale systemer og komponenter Samspil, herunder integration med offentlige digitaliseringstilbud Præsentationsflader Forskellige præsentationsflader, eksempelvis biblioteks.dk eller TING som lokal brugergrænseflade Formidlings aktiviteter og kampagner Andet Specialviden og særlige kompetencer Interne læringsforløb Støtteværktøjer, eksempelvis til projektstyring, læringsrum mm Udbudsforretninger og/eller forhandling af rammeaftaler vedrørende IT-systemer og drift samt digitale tjenester, herunder krav til leverandørerne og leverandørstyring Koordinering af markedsføring Materialevalg og indkøb af digitale ressourcer Licensforhandlinger med henblik på clearing, rettighedsvilkår og krav til leverandørerne Bestemmelser omkring standard for klargøringsformater (fx bibliografisk etiket) Fælles regelsæt Gennemførelse af use cases Lokalt niveau På lokalt niveau vurderes følgende processer og aktiviteter varetaget: Data Dataintegration til kommunale centrale systemer, eksempelvis økonomisystem Håndtering af visse administrative data og regelsæt, eksempelvis vedrørende debitorforhold Anvendelse og eksponering af lokale data Funktionalitet Tilpasning af både systemer og lokale præsentationsflader (katalog/hjemmesider) Klientinstallation og tilpasning (hvis ikke web-baseret system) Drift af perifert udstyr (eventuel udlicitering på fælles niveau) Præsentation Tilpasning af fælles formidlingstiltag og formidling i forhold til lokale forhold (såvel i det fysiske som i det digitale rum) Lokale grænseflader og søgeadgange Andet Distribueret udvikling af nye tjenester, funktionaliteter mm Læringsaktiviteter for borgerne Krav og funktionalitet til fælles digitalt bibliotek Det forudsættes, at der inden valg (og udbud) af tekniske løsninger udarbejdes kravspecifikationer. Det forudsættes også, at specifikationerne suppleres med relevante use cases. Aktuelt skal der derfor kun peges på følgende meget overordnede krav: 10

11 Forretningsprocesserne skal effektiviseres via fælles automatiserede processer og øget synlighed Infrastrukturen skal effektivisere via fælles struktur, færre platforme, fælles applikationer og baser samt ved datagenbrug Fleksibilitet i forretningsarkitekturen via understøttelse af standardiserede processer Fleksibilitet i IT-arkitekturen ved brug af åbnes standarder og implementering af SOA Fleksibilitet i adgang og præsentationsflader Personaliseringsmuligheder på tværs af kommune grænser Synliggørelse af digitale ressourcer Som beskrevet i afsnit 2 eksisterer der forskellige problemstillinger og udfordringer også i forbindelse med synliggørelse af digitale ressourcer. Der er således aspekter indadtil i bibliotekerne og der er aspekter udadtil i forhold til potentielle brugere og diverse leverandører. Indadtil handler problemstillingerne bl.a. om manglende kompetencer og viden om de digitale ressourcer og manglende samsøgningsmuligheder mellem fastformsmaterialer og digitale ressourcer i de professionelle bagvedliggende systemer. Søgninger og formidling tager derfor som oftest udgangspunkt i fastformsmaterialerne og de fysiske samlinger. I forhold til brugerne handler problemerne formodentligt primært om manglende overblik over mulighederne som følge af mange forskellige systemer og vanskelige adgangsforhold. Hertil kommer, at de digitale ressourcer ikke i tilstrækkeligt omfang eksponeres, hvor det vil være relevant og i forskellige sammenhænge. Med hensyn til leverandørerne mangler der eksempelvis åbne snitflader, der muliggør samspil og integration. Der er en klar forventning om, at et fælles digitalt bibliotek med de skitserede løsningsmuligheder vil løse en række problemer. Specifikt vedrørende synliggørelse af de digitale ressourcer skal der dog peges på, at der bør gennemføres use cases med diverse målgrupper og aktører. Der bør også løbende justeres i takt med de teknologier og services, der generelt udvikles i den digitale verden og der skal også opstilles krav - bl.a. om formater og tilgængelighed - til indholdsleverandører og andre eksterne leverandører af systemer og kanaler. 11

12 5. Forretningsmæssige aspekter og konsekvenser, herunder økonomiske konsekvenser, servicemæssige gevinster, perspektiver og risici i øvrigt I dette afsnit beskrives de forretningsmæssige aspekter og konsekvenser for Beta-kommunerne ved etablering af en fælles IT-infrastruktur og et forpligtende samarbejde om digitale ressourcer, som defineret i afsnit 3 og løsningsbeskrevet i afsnit 4. Der er taget udgangspunkt i de 4 kommuners egne data samt de elementer og forudsætninger, der fremgår af nedenstående. Idet der endnu ikke foreligger en kravspecifikation og der eksempelvis heller ikke er gennemført use cases foreligger løsningerne kun i skitseform. Beregningerne af investeringerne bør derfor tages med forbehold og de økonomiske konsekvenser er behæftet med en vis usikkerhed. Vi går ud fra, at der på sigt etableres et nationalt fællesskab omkring digitale ressourcer - Danskernes Digitale Bibliotek. Fremover vil såvel løsninger som udvikling af nye services i Beta-regi derfor indgå i en større og koordineret sammenhæng, hvilket kan ændre forudsætninger og vilkår. I denne sammenhæng er det derfor også væsentligt at gøre opmærksom på, at Beta-bibliotekerne ligger relativt tæt på hinanden, hvad angår udgift pr. indbygger. Indbygger Netto/indb. Horsens * Silkeborg Randers Viborg Bibliotek og Medier: Folkebiblioteksstatistik, 2009 * Inkl. huslejeudgift på ca. 5.2 mill. svarende til ca. 65 kr. mindre pr. indb. Tilsvarende tæthed ses ikke på landsplan, hvor toppen er godt 900 kr. pr indbygger (Albertslund) og bunden er knap 300 kr. pr. indbygger (Hedensted). Det kan påvirke det samlede nationale driftsresultat ved et fælles DDB. Økonomi De nuværende IT-driftsomkostninger samt beløb til indkøb af digitale ressourcer er baseret på faktiske tal. Nuværende forbrug af årsværk er estimater. Anlægsinvesteringer for et fælles digitalt bibliotek for de 4 Beta-kommuner samt kommende driftsomkostninger for fællesdriften er kvalificeret skøn og antagelser. Anlægsinvesteringerne udgør år 0. Kommende driftsomkostninger samt gevinstopgørelsen er set over en 5 års periode. Der er ikke taget stilling til finansiering af anlægsinvesteringerne og afskrivningen af disse er derfor ikke indregnet i gevinstopgørelsen. Anlægsinvesteringerne samt kommende driftsomkostninger og gevinst-opgørelser er fordelt på henholdsvis IT- og forretningsmæssige forhold. Til sidstnævnte hører Bibliotekssystem, e-materialer og eksterne service samt, bibliografiske forhold (fx. DanBib, katalogiseringsbidrag mm). Medieudviklingen og konsekvenserne heraf, bl.a. merudgifter til e-materialer er ikke indregnet i kommende driftsomkostninger. Merudgifterne bliver formodentligt dækket af et tilsvarende fald i udgifter til 12

13 fastformsmaterialer. Tilsvarende er der heller ikke specifikt indregnet øgede personaleomkostninger til håndtering af e-ressourcerne. Omkostninger hertil er alene set i forhold status. Pengestrømsopgørelse Se vedhæftede regneark Pengestrømsopgørelse (anlæg, kommende drift, gevinstopgørelse) med underark IT-udgifter fælles (opsamling af nuværende driftsudgifter for de 4 Beta-biblioteker) samt IT-udgifter specificeret for hvert af de 4 biblioteker. Økonomiske konsekvenser Som det fremgår af pengestrømsopgørelsen er der en økonomisk gevinst ved etablering af et fælles digitalt bibliotek i Beta-regi. Gevinsten ses på færre lønomkostninger, idet det er vurderet at fællesdrift på såvel den forretningsmæssige del som på den IT-driftsmæssige del, kan udføres med færre årsværk. Gevinsten kan realiseres allerede fra år 1 og vil være stigende over 4 år. Det skal dog bemærkes, at der fortsat vil være IT-driftsopgaver og dermed IT-omkostninger, der ikke umiddelbart vil blive dækket ved etablering af et fælles digitalt bibliotek som skitseret. Det drejer sig primært om driftshåndtering af administrative systemer, klienter og perifert udstyr, herunder selvbetjeningsautomater og sorteringsanlæg. Udgifter hertil vil fortsat skulle løftes på lokalt niveau. Årlig afgift for E-licenser, metadata og bibliografiske forhold fastlægges aktuelt på baggrund af indbyggertal. Der er derfor ikke umiddelbart gevinst ved fælles drift for disse udgiftsposter. Ligeledes er det ikke vurderet, at udgifter til serveredrift og infrastruktur vil blive væsentligt mindre som følge af fællesdrift. Der er derfor heller ingen umiddelbar gevinstrealisering på disse områder. Projektets yderligere besparende potentiale fremgår dog implicit, idet gevinsterne også vil lægge sig på følgende forhold og komponenter: 1. Effektivisering af forretningsprocesser og samarbejde 2. Undgår parallel-udvikling som følge af fælles tværgående arbejdsprocesser og datasamarbejde 3. Brug af Open Source komponenter og fælles udviklingsværktøjer 4. Server-konsolidering og ensartet struktur 5. Større rabatter og forhandlingskraft ved indkøb af såvel IT-udstyr som licenser På den anlægsmæssige front skal det nævnes, at det er forudsat, at Viborg skifter til det bibliotekssystem, som de 3 øvrige Beta-biblioteker har. Udfaldet af en udbudsrunde kan dog ændre på denne løsningsmulighed og vil eventuelt få økonomiske konsekvenser for kommende driftsomkostninger. Det skal også bemærkes, at der er afsat midler på anlægsdelen til ny hardware til afvikling af bibliotekssystemet. Der er således gået ud fra en 0-situation på server-siden, hvilket ikke helt er tilfældet. Silkeborg har således udskiftet server i 2010, Viborg og Randers i 2009, Horsens i Servicemæssige og kvalitative gevinster Med etablering af fælles digitalt bibliotek som skitseret i nærværende business case vil der udover de økonomiske gevinster også være servicemæssige og kvalitative gevinster. Det gælder på såvel den eksterne som den interne front. Kort skal følgende nævnes: 13

14 Eksterne serviceforbedringer: Med etablering af fælles digitale løsninger bliver der en ensartet og sammenhængende service på tværs af kommuner og kommunale forhold, materialetyper og fysiske samlinger. Hermed vil brugerne opleve en bedre service i form af nem og ubesværet adgang til de samlede ressourcer. Samspil med andre services og digitaliseringstilbud fra det offentlige vil blive oplevet som øget kvalitet i den offentlige service. Med etableringen af fælles digitale løsninger vil gennemslagskraften og synligheden i det samlede tilbud blive øget væsentligt. Dermed vil udnyttelsen også blive bedre og opleves som mere effektiv. Interne serviceforbedringer: Fælles IT-infrastruktur og strukturerede forretningsprocesser vil frigøre ressourcer og dermed give bedre tid og koncentration til andre opgaver - eksempelvis den direkte og lokale formidling. Med etablering af fælles digitale løsninger vil den interne læring og kompetenceudvikling kunne foregå i samlet og koordineret regi. Specialviden vil ligeledes kunne opretholdes og vedligeholdes på fælles niveau og til fælles bedste. Eventuelle rekrutteringsproblemer i det enkelte bibliotek kan hermed også undgås. Forandringerne i mediebilledet er massive og kommer med stor hastighed. Såvel fælles indhold som genbrug og distribueret udvikling af nye services vil understøtte omstillingsprocesserne og øge fleksibiliteten hen i mod den nye virkelighed. Perspektiver i øvrigt Fællesskab omkring digitale ressourcer (såvel i Beta-bibliotekerne som på nationalt plan) omfatter nødvendigvis både det infrastrukturmæssige og det indholdsmæssige. Der således tale om et radikalt forandringsprojekt, der vil udfordre det kommunale selvstyre og de etablerede samarbejdskanaler og - relationer. Potentialet for DDB er imidlertid meget stort både hvad angår de økonomiske og de servicemæssige gevinster. Drøftelser af ejerskab og organisatoriske forhold bør derfor snarest igangsættes. Eventuelle samarbejdsmuligheder med KL s øvrige digitaliseringsprojekter, specifikt KOMBIT og Umbrella-projekterne, hvor der er ved at blive taget skridt til at lave en fælles kommunal infrastruktur med integrationsplatform for forskellige datakilder, bør meget hurtigt undersøges. Eventuelt partnerskab med TING-gruppen bør ligeledes meget hurtigt afklares. De massive anlægsinvesteringer og det faktum, at implementering skal varetages sideløbende med eksisterende drift, nødvendiggør ligeledes, at der skal gennemføres en diskussion om omprioritering af de samlede økonomiske ressourcer, herunder medfinansiering af projektet fra centralt hold. Risici Risikomæssigt vil projektet ligge i den tunge ende, idet der er tale om forretningskritiske systemer. Risikoelementerne skal derfor vægtes højt ved beslutning om gennemførelse eller ej og i hvilken takt gennemførelsen i givet fald skal foregå. Nærværende case har ikke udarbejdet en egentlig risiko-analyse, men foreløbig og meget kortfattet kan følgende risici umiddelbart identificeres. Organisation: Manglende modenhed og intern modstand mod fællesskabet 14

15 Uenighed om indhold Snitfladen mellem de fælles og de lokale opgaver Manglende ressourcer til styring og implementering Politisk modvilje mod deponering af beslutningskraft samt at lokale hensyn må vige Sammenhæng med allerede igangværende fællesskaber eksempelvis TING, BibZoom, bibliotek.dk, net-tjenester mm. Interessentkonflikter Teknisk løsning: Utilstrækkelig og for langsom udvikling Mediebilledets hastige udvikling Graden af robusthed Samspil mellem mange systemer og løsninger Manglende åbenhed og løsningselementer Manglende overblik over muligheder Afhængighed af eksisterende løsninger Leverandører: For få tekniske leverandører på markedet (udbudsproblem) Manglende villighed hos indholdsleverandørerne til at leve op til krav 15