Plan for udmøntning af effektiviseringen af de administrative funktioner

Transkript

1 Plan for udmøntning af effektiviseringen af de administrative funktioner januar 2013 Direktionen Indledning Dette materiale er Direktionens plan for de administrative effektiviseringer. Kommunalbestyrelsen har truffet en række beslutninger vedr. effektivisering af administrationen, særligt med budgettet for Med denne indstilling orienterer Direktionen om planen for gennemførelse af de vedtagne effektiviseringer for Effektiviseringerne omfatter, som besluttet, følgende emner: Sygefravær. Vedtaget med budgettet for Effektiviseringen sker, som besluttet, i vidt omfang der, hvor sygefraværet er højest, ved en indsats bl.a. mhp. at øge trivslen for at øge fremmødet. Arbejdstilrettelæggelse. Vedtaget med budgettet for Ved en bedre arbejdstilrettelæggelse er der behov for færre stillinger. Digitaliseringsplan Kommunalbestyrelsen vedtog med budgettet for 2012 at investere i digitalisering i 2012 mhp. en effektivisering fra og med 2013, jf. også budgettet for Digitaliseringen indebærer, at opgaver bortfalder/- arbejdsgange smidiggøres, hvorved stillinger bliver overflødige. Effektiv administration (stabe og myndighedsområder). Vedtaget med budgettet for Pejlemærket er målrettede organisatoriske tilpasninger mhp. en mere sammenhængende administration, sikker drift og stærke faglige miljøer, hvorved der frigøres stillinger. Borgerservice. Vedtaget med budgettet for Der frigøres stillinger bl.a. ved samling af opgaver og indførelse af et kontaktcenter. Udbetaling Danmark. Vedtaget med budgettet for 2013, og særligt redegjort for i sag til Kommunalbestyrelsen den 14. maj De budgetmæssige forudsætninger indebærer samlede effektiviseringer i perioden på godt 20 mio. kr. omfattende et antal årsværk på 48,3, jf. tabel 1. Tabel 1. Samlede effektiviseringer - = reduktion Mio. kr. -11,1-17,7-20,1-20,1 Antal årsværk -20,5-42,5-48,3-48,3 Tidligere er Magistraten blevet orienteret om en forventning om, at 45 årsværk ville blive berørt. Det var under en forudsætning om en gennemsnitsløn på kr. Gen-

2 nemsnitslønnen for de konkret berørte stillinger er imidlertid lidt lavere, hvorfor de 48,3 årsværk svarer til 45,3 ved den oprindeligt forudsatte gennemsnitsløn. Den årlige mereffektivisering fremgår af tabel 2. Den største del af effektiviseringerne udføres i 2013 med helårsvirkning i 2014 og med udgangen af 2015 er effektiviseringerne fuldt implementeret. Tabel 2. Antal årsværk Årlig mereffektivisering med fremadrettet virkning - = reduktion I alt ved udløb af perioden Årsværk -20,5-20,5 Årsværk -22,0-42,5 Årsværk -5,8-48,3 Årsværk 0,0-48,3 1. Hovedelementer i effektiviseringsplanen Effektiviseringsplanen gennemgås i dette notat, og til de enkelte punkter er der vedlagt uddybende bilag: 1. Sygefravær 2. Arbejdstidstilrettelæggelse 3. Digitaliseringsplan Administrative stabe 5. Administrative myndighedsområder 6. Borgerservice 7. Udbetaling Danmark personaleudgifter 8. Udbetaling Danmark 2015 Materialet har været forelagt MED-organisationen, idet der til Magistraten er sket en teknisk opdatering. Herudover er også vedlagt en økonomisk oversigt (bilag 9), bemærkninger fra MED-organisationen (bilag 10) samt KPMG s rapport om rådhusadministrationen (bilag 11), som også har været en del af materialet til MED-organisationen Sygefravær I budgettet for 2013 er indarbejdet en reduktion på 5 mio. kr. i alt som konsekvens af arbejdet med øget trivsel og faldende sygefravær. Reduktionen sker, således at 90 pct. af besparelsen fordeles på baggrund af benchmark (dvs. der hvor sygefraværet er højt), og 10 pct. af besparelsen fordeles i forhold til lønsum. For administrationen på Rådhuset betyder det en samlet reduktion i lønbudgetterne på kr. fra og med

3 1.2. Arbejdstidstilrettelæggelse Siden budgettet for 2011 har det indgået i budgettets overslagsår, at der skulle ske en effektivisering ved en bedre arbejdstidstilrettelæggelse. I budgettet for 2013 er vedtaget en effektivisering på 3,7 mio. kr. i 2013 stigende til 5 mio. kr. fra 2014 og frem vedrørende bedre arbejdstidstilrettelæggelse. For administrationen er effektiviseringen 0,3 mio. kr. i 2013 stigende til 0,5 mio. kr. fra og med Effektiviseringen som følge af bedre arbejdstidstilrettelæggelse udmøntes bl.a. ved at se på omfanget af overarbejde og en bedre fordeling af arbejdsbyrden Digitaliseringsplan 2012 Digitaliseringsplanen for 2012 indebar investeringer i 2012, og giver effektiviseringer fra og med Tabel 3. Effektiviseringer i Digitaliseringsplan 2012 Mio. kr Effektivisering på løn i administrationen -3,1-3,9-3,7-3,7 Note: Der udestår en udmøntning af effektivitetskrav på 2,0 mio. kr. i 2014 og frem vedr. projektet om talegenkendelse, jf. Digitaliseringsplanen for Projektet kræver nærmere udredning, inden konkrete effektiviseringskrav kan indarbejdes. Planen handler for administrationens vedkommende om intranet, Care, digital post og ansættelse, kontaktcenter m.m Administrative stabe Kommunalbestyrelsen har som led i Budget 2013 besluttet, at der skal gennemføres en effektivisering af det administrative område på Rådhuset med en mindreudgift på 10 mio. kr. fra 2014 og frem med en halvårseffekt på 5 mio. kr. i Effektiviseringen sker på følgende måde: 1. En række stabsfunktioner bringes til at fungere mere sammenhængende, og der opnås en effektivisering på 5 mio. kr. gennem en samling af ressourcer som hovedspor 2. En række øvrige administrative funktioner (primært myndighedsopgaver) optimeres og giver en økonomisk effektivisering på 5 mio. kr. Det første punkt omfatter 41 pct. af rådhusadministrationen. Det andet punkt omfatter 59 pct. af rådhusadministrationen og omtales under afsnit 1.5 nedenfor. 3

4 Effektiviseringen på de førstnævnte områder opnås ved en samling af opgaver, som kan standardiseres, og som samtidigt har en stor volumen. Samlingen sker på tværs af direktørområder. Endvidere tilvejebringes effektiviseringen ved en mere effektiv arbejdsdeling mellem de eksisterende stabe. Effektiviseringen er på 3 mio. kr. i 2013 stigende til 6,1 mio. kr. fra og med Der er lagt op til en overudmøntning på ca. 0,5 mio. kr. i 2013, og ca. 1 mio. kr. i 2014 og frem, som reserveres i en pulje med henblik på evt. indgåelse af aftaler Administrative myndighedsområder Jf. ovenfor sker der også på myndighedsområdet, dvs. 59 pct. af administrationen, en effektivisering gennem en optimering af en række administrative funktioner. Effektiviseringen på 2,5 mio. kr. i 2013 og 5,0 mio.kr. i 2014 og frem sker bl.a. ved at se på ledelses- og organisationsstrukturen, herunder på etablering af fællesskaber. Der ses på ændring af opgavefordeling mellem faglige områder og stabsfunktioner. Endvidere ses på enkeltopgavers relevans og forventede ændringer i opgavepresset Borgerservice På borgerserviceområdet indføres et kontaktcenter. Effektiviseringen som følge heraf indgår under punktet om Digitaliseringsplanen Herudover sker der en effektivisering på i alt 1,1 mio. kr. fra og med 2013 via samling af opgaver i Jobcenter/Ydelse i SSA, 0,84 mio. kr., og ved styrket samdrift mellem BSC, 0,11 mio. kr., og de borgerrettede fagområder i BMO, 0,11 mio. kr Udbetaling Danmark personaleudgifter KL og regeringen besluttede i forbindelse med økonomiaftalen for 2011 at samle fem sagsområder folkepension, udbetaling og indtægtsregulering af førtidspension, boligstøtte, barselsdagpenge og familieydelser i centre under navnet Udbetaling Danmark, som organiseres under ATP. Derudover er det besluttet, at opkrævningsopgaven inden for de nævnte sagsområder samt en del af kontrollen med socialt bedrageri også overgår til Udbetaling Danmark. Dette er med planlagt overdragelse i perioden fra oktober 2012 til marts Udbetaling Danmark har et udgiftsbehov til fællesudgifter på 54,4 mio. kr., som kommunerne skal betale. Frederiksberg Kommunes andel er kr. Af dette kan der anvises reduktion på porto, Nem-refusion og revision på kr. 4

5 Herefter resterer et reduktionsbehov på kr. fra og med 2013, som fordeles på Serviceområdet, SSA og KDO efter antal overdragne årsværk til Udbetaling Danmark Udbetaling Danmark 2015 Etableringen af Udbetaling Danmark har indebåret en udfordring for Frederiksberg Kommune, idet omlægningen er underfinansieret set fra kommunens side. Det kan dels forklares med, at kommunens 22,2 årsværk beskæftiget med de relevante sagstyper er mindre end kommunens andel af de årsværk udregnet fra befolkningsandelen (26,9), og dels at de anvendte overheadantagelser er højere end kommunens faktiske overheadniveau. Dette indebærer, at der fra og med 2015 skal ske en yderligere effektivisering i SEO med 1,7 mio. kr. og i SSA med 1 mio. kr. I SEO er det bl.a. to midlertidige stillinger, der bliver udfaset. 2. Konkret udmøntning af effektiviseringsplanen Direktionen lægger vægt på, at udmøntningen af stillingsreduktionerne sker på de områder, hvor der er mulighed for effektiviseringer gennem digitalisering, ændrede arbejdsgange, nedbringelse af sygefravær, standardisering, samling af opgaver og ressourcer mv Fordeling på naturlig afgang m.m., afskedigelser og personalemæssige Det fremgår af tabel 4, at effektiviseringerne på i alt 48 årsværk sker ved naturlig afgang og vakancer, personalemæssige og afskedigelser. Tabel 4. Effektiviseringer fordelt på fratrædelser, naturlig afgang/vakant, personalemæssige Årsværk Udmøntes ved naturlig -12,1-22,8-28,6-28,6 afgang/vakant Udmøntes ved afsked -4,9-13,5-13,5-13,5 Udmøntes ved personalemæssige -3,5-6,2-6,2-6,2 I alt -20,5-42,5-48,3-48,3 28,6 årsværk forventes nedlagt ved naturlig afgang, aftaler eller vakancer. Der har i alle områder været anvendt rettidig omhu i forhold til at vurdere behovet for at genbesætte stillinger i forbindelse med vakancer. Områderne har derfor været tilbageholdende med at genbesætte visse stillinger, hvilket nu betyder, at en række afskedigelser undgås. Da der er lav mobilitet på arbejdsmarkedet, har det ikke været muligt at opnå flere vakancer, end her anvendt, 5

6 I 2013 afskediges 14 personer, som i 2013 har en årsværk effekt på 4,9. Det skyldes, at de 14 personer har mellem 3 og 9 måneders opsigelse, hvorfor der ikke er fuld økonomisk effekt i Fra 2014 og frem svarer de 14 afskedigede personer til 13,5 årsværk, idet der indgår deltidsansat personale. Endelig indhentes 6,2 årsværk ved personalemæssige. Personalemæssige dækker over forskellige forhold: Nedvarsling i tid (for fuldtidsansatte ikke ned til mindre end 30 timer, med mindre dette er indgået som en gensidig aftale). Afvikling af timelønsbaserede ansættelser, som ikke er en hovedbeskæftigelse, dvs. typisk studentermedhjælpere og løst tilknyttede timelønnede, som ikke indgår som faste årsværk. Bortvarsling af funktioner, som medfører en bortvarsling af funktionstillæg o. lign. Heri indgår også personer, som der søges indgået seniorordning med. Det skal bemærkes, at hvis det ikke lykkes at indgå seniorordning, vil der blive tale om afskedigelse. I tabel 5 vises effektiviseringerne opgjort som mereffektivisering i de enkelte år i forhold til året før. Tabellen viser antal årsværk, der er omfattet, samt antallet af berørte personer. Tabel 5. Mereffektivisering pr. år fordelt på årsværk og berørte personer Udmøntes ved naturlig afgang/vakant Udmøntes ved afsked Udmøntes ved personalemæssige I alt ved udløb af periode årsværk -12,1-10,7-5,8 0-28,6 personer* årsværk -4,9-8, ,5 personer årsværk -3,5-2, ,2 personer I alt årsværk -20,5-22,0-5,8 0-48,3 personer* * Antal personer i gruppen Naturlig afgang/vakant er beregningsteknisk sat lig med antal årsværk. Der er tale om ledige stillinger/vakant lønsum, så der er ingen berørte personer i virkeligheden. Tabellen viser f.eks., at 14 personer bliver afskediget i 2013, men at årsværksvirkningen er 4,9 pga. opsigelsesvarsler. I 2014 sker der ingen afskedigelser, men mervirkningen i årsværk kan opgøres til 8,6 årsværk. Samlet set afskediges 13,5 årsværk i perioden. Både leder- og medarbejderstillinger vil blive berørt af ændringerne. Der nedlægges eller ændres i 5 lederstillinger (nedlæggelse af vakant stilling, nednormering, senioraftale). 6

7 I forbindelse med de administrative effektiviseringer sker der en samling af opgaver og årsværk med henblik på at skabe stærke faglige miljøer, sikker drift og styrke helhedsorienteringen i organisationen. Konkret sker der en samling af visse bogførings- og HRopgaver i henholdsvis Økonomiafdelingen og HR-afdelingen. Endvidere sker der en styrkelse af kommunikation og IT ved en samling. Der er vedlagt en uddybende økonomisk oversigt (bilag 9) over de samlede effektiviseringer, hvor de enkelte temaers effektiviseringer er udmøntet på områder (og for effektiviseringer vedr. administrative stabe er der yderligere opdelt på deltemaer). Nedenfor er i tabel 6 og tabel 7 vist en oversigt over de samlede effektiviseringer fordelt på områder. Tabel 6. Effektiviseringer på områder Mio. Kr KDO -1,3-2,5-2,5-2,5 SEO -2,0-3,2-4,8-4,8 BUO -1,1-2,0-2,0-2,0 BMO -1,1-2,1-2,1-2,1 SSA -5,6-7,9-8,7-8,7 I alt -11,1-17,7-20,1-20,1 Tabel 7. Effektiviseringer på områder Antal årsværk KDO -2,9-5,6-5,6-5,6 SEO -4,4-8,0-13,0-13,0 BUO -1,5-5,1-5,1-5,1 BMO -2,4-4,5-4,5-4,5 SSA -9,3-19,4-20,2-20,2 I alt -20,5-42,5-48,3-48, Effektiviseringernes udmøntning på de enkelte områder I dette afsnit beskrives hvert område på tværs af effektiviseringstemaer med henblik på udmøntningen af effektiviseringen. 7

8 BUO Effektiviseringen på årsværk opdelt i udmøntningsform Årsværk Naturlig afgang/-vakant lønsum Personalemæssige Afskedigelse I alt ,5-0,5-0,5-1, ,0-1,1-3,0-5, ,0-1,1-3,0-5, ,0-1,1-3,0-5,1 Børne- og Ungeområdet skal effektivisere for 2,0 mio. kr. svarende til 5,1 årsværk fra 2014 og frem. Effekten i 2013 er 1,5 årsværk. Af de 5,1 årsværk afvikles 1 årsværk ved naturlig afgang, 1,1 årsværk ved personalemæssige samt 3 årsværk ved afskedigelser. Effektiviseringen på Børne- og Ungeområdet vil dels ske ved rationalisering af arbejdsgange i forbindelse med Pladsanvisning på dagtilbudsområdet og en mere tværsektoriel arbejdstilrettelæggelse i forbindelse med løsning af konsulentfunktioner på henholdsvis sfo- og klubområdet. Herudover vil nye arbejdsopgaver i forbindelse med ændringer i den sociale lovgivning (som er DUT-kompenseret) blive indarbejdet og integreret inden for rammerne af den eksisterende personaleressource. Endelig vil der ske en rationalisering af bogførings- og konteringsopgaver i relation til institutionsdrift. BMO Effektiviseringen på årsværk opdelt i udmøntningsform Årsværk Naturlig afgang/-vakant lønsum Personalemæssige Afskedigelse I alt ,7-0,7 0,0-2, ,8-0,7 0,0-4, ,8-0,7 0,0-4, ,8-0,7 0,0-4,5 By- og Miljøområdet skal udmønte en samlet effektivisering på 2,1 mio. kr., hvilket sker gennem reduktion med 4,5 årsværk fra 2014 og frem. Effekten i 2013 er 2,4 årsværk. 8

9 Af de 4,5 årsværk udgør naturlig afgang 3,8 årsværk, og 0,7 årsværk vedrører personalemæssige. Tilpasningen foreslås udmøntet med afsæt i en tilpasning af organisations- og ledelsesstrukturen i området med fokus på nytænkning i forbindelse med opgaveløsningen og ressourceanvendelsen, etablering af faglige fællesskaber på udvalgte områder med styrkelse af det fælles for derved at optimere arbejdsgange og opgaveløsning. Dermed målrettes indsatsen til områder, hvor effekten er størst. Konkret udmøntes årsværkene på 6 delområder. I IT/GIS-enheden genbesættes en vakant stilling ikke, idet opgaveløsningen er optimeret på tværs af området primært mellem to kontorer. På klimaområdet tilpasses opgaveløsning med ½ årsværk i forbindelse med, at kommunikations- og kampagneopgaver svarende til ½ årsværk samles i Ledelsesstaben. På ejendomsdriften udmøntes ¼ årsværk i forbindelse med en vakance ved at optimere den eksisterende opgaveløsning på tværs af afdelingen På de ejendomsjuridiske område tilpasses ressourceforbruget med ¼ årsværk stigende til 1 årsværk i forbindelse med en senioraftale og senere pensionering. Opgaveløsningen forventes fastholdt på et uændret niveau, idet et pågående generationsskifte vil være gennemført I forlængelse af en organisationstilpasning i på vej- og parkområdet, hvor et kontor nedlægges, og opgaverne fordeles mellem de øvrige kontorer, skal opgaverne optimeres således, at et årsværk kan reduceres i forbindelse med, at en medarbejder går på pension i På områdets administrative funktioner reduceres med en ½ stilling i 2014 via en personalemæssig justering. Besparelsen udmøntes ved optimering af arbejdsgange og samling af opgaver. SSA Effektiviseringen på årsværk opdelt i udmøntningsform Årsværk Naturlig afgang/-vakant lønsum Personalemæssige Afskedigelse I alt ,8-0,8-2,7-9, ,1-2,5-6,8-19, ,9-2,5-6,8-20, ,9-2,5-6,8-20,2 Social-, Sundheds- og arbejdsmarkedsområdet skal samlet set udmønte 8,7 mio.kr. svarende til ca. 20 årsværk i effektivisering på det administrative område fra 2015 og 9

10 frem. Effekten i 2013 er 9,3 årsværk stigende til 20,2 årsværk i Dette sker gennem naturlig afgang (3 stillinger), nedlæggelse af vakante stillinger (3 stillinger), omplaceringer til andre vakante stillinger (5 personer), senioraftaler (3 personer) og afskedigelser (7 personer). Udgangspunktet for realisering af effektiviseringskravene i SSA er at fastholde fokus på de direkte borgervendte funktioner i administrationen samt understøtte de områder med særlige budget- og effektmål i 2013 og frem (jf. også budgetforlig 2013). Arbejdsmarkedsafdelingen påvirkes fra 2013 af samtlige effektiviseringskrav på administrationsområdet, herunder også effektivisering i forbindelse med digitalisering, sygefraværsindsats, Udbetaling Danmark mv. Der gennemføres således en omlægning af organisering og resurser vedr. flere indsatser i Arbejdsmarkedsafdelingen på tværs af Jobcenter, F86, Ydelsesafdeling mv. Der nedlægges 8,3 årsværk, herunder 2 lederstillinger, ved denne omstilling, ligesom der nedlægges 1,8 årsværk ved fortsat integration af modtagelsesfunktionerne i Ydelsesafdeling og Jobcenter med den faglige sagsbehandling. Ved at styrke organiseringen op imod de særlige målgrupper (unge, LVU mv.) vil forvaltningen forsøge at fastholde de særlige mål i vedr. selvforsørgelse, besparelser på overførsler mv. (jf. budget 2013). I visitationen på omsorgsområdet nedlægges to årsværk, idet der prioriteres fortsat fokus på revisitationsopgaverne i visitationen som grundlag for en række initiativer i budget I Socialafdelingen gennemføres en omlægning i forhold til 1 midlertidig stilling, således at implementering af nye kvalitetsstandarder med målgruppefokus kan fastholdes. I SSA-områdets stab og administration nedlægges 5,8 årsværk vedr. sekretariatsfunktioner, bogføringsopgaver, omlægning af nye tilsynsopgaver mv. samt 1 vakant afdelingschefstilling gennem ændret ledelsesstruktur. Der er fokus på at fastholde de direkte understøttende/udførende funktioner ift. det samlede SSA-områdes mål og opgaver, herunder et fortsat sammenhængende administrationscenter for institutionerne. I forberedelsen af den direkte udmøntning har indgået flere overvejelser: Fokus på ledelsesstruktur (idet i alt 3 lederstillinger nedlægges), jv. også ovenfor. Styrket IT-anvendelse med fokus på sikker drift. Fokus på omstilling og fleksibilitet i opgaveløsningen, herunder enkeltopgaver som måske kan falde væk. Udmøntning af effektiviseringer med vægt på senioraftaler, omplacering til vakante stillinger, ændrede opgaveporteføljer mv. frem for afskedigelser. Det er således nøje vurderet, hvor vakante stillinger kan anvendes til at realisere effektiviseringskravet, henholdsvis hvor kravet til de nødvendige faglige kompetencer 10

11 ikke muliggør nedlæggelse af vakante stillinger eller omplacering af medarbejdere til vakante stillinger. Konsekvenserne af effektiviseringerne forventes håndteret med udgangspunkt i ovenstående. De evt. afledte konsekvenser ift. økonomi, effektmål mv. bliver fulgt gennem de forventede regnskaber, resultatrapporter mv. SEO Effektiviseringen på årsværk opdelt i udmøntningsform Årsværk Naturlig afgang/-vakant lønsum Personalemæssige Afskedigelse I alt ,2-1,5-1,7-4, ,4-1,9-3,7-8, ,4-1,9-3,7-13, ,4-1,9-3,7-13,0 Serviceområdet effektiviserer med i alt 4,8 mio. kr. svarende til 13 årsværk i 2015 og frem. Effekten er 4,4 årsværk i Størstedelen af effektiviseringerne sker ved naturlig afgang/vakant lønsum (7,4 årsværk) og personalemæssige (ca. 2 årsværk). Der vil dog ske afskedigelse af i alt 4 medarbejdere med en årsværksvirkning på i alt 1,7 i 2013 og 3,7 i 2014 og frem. Effektiviseringerne udmøntes bredt i Serviceområdet med de forskellige temaer i oplægget til administrative effektiviseringer som rettesnor. Effektiviseringen realiseres ved bl.a. en overførsel af de tværgående økonomi- og stabsopgaver fra den nuværende Ledelsesstab til Kultur- og Fritidsafdelingen, som har områdets største driftsøkonomi. Tilsvarende effektiviseres sekretariatsfunktioner ved dels en samtænkning af forskellige sekretariatsfunktioner, dels konkrete tiltag bl.a. øget digitalisering. For så vidt angår Borgerservicecenteret vil der blive foretaget en justering af den samlede organisering - bl.a. ledelseskonstruktionen og implementeringen af en kontaktcenterløsning. I IT-afdelingen vil der bl.a. blive tale om ændret arbejdstilrettelæggelse, ligesom der vil ske en optimering af den samlede ressourceanvendelse gennem samling af opgaver i IT-afdelingen. Endelig vil Juridisk afdeling - ved ikke at genbesætte en vakant stilling - se på muligheden for ændrede sagsgange og opgavefordelinger og/eller bortfald af opgaver. Generelt bestræber Serviceområdet sig på reelle effektiviseringer, men det vil ikke kunne udelukkes, at der også vil være behov for bortfald af opgaver. Her vil der være et 11

12 naturligt fokus på at bevare de opgaver, der har størst effekt for borgerne og understøtter organisationen bedst muligt. KDO Effektiviseringen på årsværk opdelt i udmøntningsform Årsværk Naturlig afgang/-vakant lønsum Personalemæssige Afskedigelse I alt ,9 0,0 0,0-2, ,6 0,0 0,0-5, ,6 0,0 0,0-5, ,6 0,0 0,0-5,6 Kommunaldirektørområdet skal udmønte en effektivisering på 2,5 mio.kr., hvilket indebærer reduktion af 5,6 årsværk fra 2014 og frem. Effekten i 2013 er 2,9 årsværk. Tilpasningen sker ved naturlig afgang og vakant lønsum, idet en række stillinger er holdt vakante med henblik på denne situation. I KDO udmøntes effektiviseringerne bredt på baggrund af de forslag i planen, som hovedsageligt vedrører samling af opgaver og ressourcer på områder som økonomi, HR og kommunikation. Herudover optimeres udviklingsressourcerne ved en øget fokusering. Der satses på stærke faglige miljøer, samarbejde på tværs, standardisering af opgaver og servicering af organisationen som grundlag for synergi og dermed for effektiviseringen. Ved udmøntningen er der lagt vægt på at sikre en effektiv betjening af såvel udvalg og kommunalbestyrelse som de borgerrettede funktioner og institutioner. Konkret effektiviseres med 3 årsværk ved samling og standardisering af en række bogholderifunktioner og driftsøkonomiske opgaver samt lønstyringsopgaver i Økonomiafdelingen. 1 årsværk reduceres ved samling af organisationens kommunikationsressourcer (web-området) i Ledelsesstaben. 1 årsværk effektiviseres ved samling af opgaver på rekrutteringsområdet og personalejuridiske opgaver mm. i HR-afdelingen. Det resterende effektiviseringsbehov på 0,6 årsværk tilvejebringes gennem en målrettet fokusering af udviklingsressourcerne i KDO. KDO består fremadrettet af Økonomiafdelingen, HR-afdelingen, Afdelingen for Udvikling og Dokumentation samt den nye Ledelsesstab, der omfatter bl.a. kommunikation, erhverv og direktionsbetjening. Den tidligere Ledelsesstab har hidtil indgået i SEO. Samtidig overføres IT-afdelingen fra KDO til SEO. 12

13 3. Inddragelse af MED Planen for de administrative effektiviseringer blev sendt i høring i MED-organisationen den 7. december Planen har løbende været drøftet i område- og lokale MEDudvalg. Planen blev behandlet i Hovedudvalget den 17. januar HU s medarbejderside har afgivet et samlet høringssvar den 17. januar Det er vurderingen, at de reaktioner og meldinger, der er i organisationen, og som særligt kommer til udtryk i MED høringssvarene, er legitime og relevante. Direktionen har tilstræbt at gennemføre processer og tiltag, som imødekommer de ideer og behov, som fremgår af høringssvarene. Ledelsen vil i øvrigt fortsætte dialogen - også med høringssvarene i baghovedet, således at de fremførte problemstillinger løbende adresseres. Den konkrete gennemførelse af de beskrevne effektiviseringer sker inden for rammerne af Frederiksberg Kommunes personalepolitik og med inddragelse af de faglige organisationer i henhold til politikker og regler. Gennemførelsen medfører ikke krav om inddragelse af det regionale beskæftigelsesråd. Planen gennemføres med virkning pr. 1. marts Ledelsen har i arbejdet med at udmønte effektiviseringerne i administrationen været opmærksomme på den inddragelse og de organisatoriske og forandringsaspekter, som sådan et forløb påkalder sig. MED har efter budgettets vedtagelse været inddraget parallelt med det ledelsesarbejde, som har pågået med henblik på at skabe ideer og grundlag inden for rammerne af budgettet samt direktionens ønske om at samle og styrke kvaliteten i opgaveløsningen. Tiltagene bygger videre på kompetenceudviklingsstrategien samt kommunens personalepolitikker og retningslinjer. Det er således givet, at ledelsen ved bemandingen af administrationen altid ser på, at der skal være de rette kompetencer og resurser til stede for at løse opgaverne professionelt og effektivt. Der arbejdes såvel med at kompetenceudvikle kommunens ansatte løbende som med at rekruttere strategisk og målrettet i forhold til opgaver og målsætninger. Der er endvidere indholdsmæssigt lagt vægt på, at effektiviseringer udmøntes der, hvor der i form af samling (f.eks. på HR og på IT og på Økonomiområdet) er grundlag for en mere optimal opgavetilrettelæggelse og resurseudnyttelse. Herudover er der lagt vægt på at fordele effektiviseringen på områder i forhold til, hvor der på baggrund af analyser og forslag er bedst grundlag for en gennemførelse. Eksempelvis sker effektiviseringen på arbejdstilrettelæggelse, der hvor der er mest overarbejde, på sygefravær, der hvor sygefraværet er højst, og der dermed er mulighed for at nedbringe det. Effektiviseringen 13

14 vedr. digitalisering sker, hvor der gennem digitale arbejdsgange kommer lettelser osv. Der er lagt vægt på forenkling og på at undgå opgaveoverlap. Direktionen har, givet de økonomiske vilkår, drøftet muligheden for ansættelsesstop, eller styret ansættelsesstop. Beslutningen er, at der på alle områder er anvendt rettidig omhu i forhold til at vurdere behovet for at genbesætte stillinger i forbindelse med vakancer. Der har derfor, som det også fremgår af materialet, vist sig en tilbageholdenhed i forhold til at genbesætte visse stillinger igennem hele Dette betyder nu, at en række afskedigelser undgås. Ledelsesslagene er i den sammenhæng også vurderet nøje, idet der er lederstillinger, som ikke genbesættes, og enkelte lederstillinger nedlægges. Andre steder er der ud fra faglige og opgavemæssige vurderinger genbesat stillinger i enkelte afdelinger. Ledelsen har endvidere arbejdet med muligheder for evt. seniorordninger eller andre frivillige ordninger, ligesom der i direktionen sker en koordinering, således at profiler, som evt. måtte blive afskediget, drøftes med henblik på at søge omplaceringer og lignende. Det nuværende niveau for, hvor mange der ser ud til at måtte afskediges, er således et udtryk for, at der er arbejdet meget seriøst med forpligtelsen til at søge at løse de budgetmæssige udfordringer med færrest mulige afskedigelser. Der er ligeledes udarbejdet fælles guide og retningslinjer for, hvordan afskedigelserne, som dog opstår, gennemføres ordentligt og med bedst muligt grundlag for, at de berørte kan føres videre i anden beskæftigelse. Der er derfor aftalt fælles retningslinjer om, at outplacement indgår som en del af de muligheder, der drøftes i fratrædelsessammenhæng på en måde, så der aftales forløb, der bedst muligt passer til den enkeltes situation. Ledighedslisten anvendes ligeledes, således at afskedigede i opsigelsesperioden fremgår på listen. Ledere, der opslår stillinger, skal derfor konsultere listen med henblik på, at personer, der matcher jobprofilen, indkaldes til samtale og vurdering som led i ansættelsesprocessen. Ledelsen lægger ikke skjul på, at disse effektiviseringer betyder, og at der også skal stort ledelsesmæssigt fokus på den tilbageværende medarbejdergruppe og de tilbageværende opgaver, således at opgaveløsning og prioriteringer bliver gennemgået og udført i en form, der sikrer et fortsat godt arbejdsmiljø. Klager og fravær skal ikke stige, og serviceniveauet skal i sin nye form fortsat opleves som godt. Dette kræver fortsat stærkt ledelsesmæssigt fokus - et fokus som direktionens strategiplan samt ledelsesgrundlag - skal være med til at understøtte og give en fælles ramme for. Herudover er fokus på kompetenceudvikling og også et fortsat arbejde med trivsel og arbejdsmiljø på tværs og lokalt. 14

15 Direktionen er enige om at have en grundig dialog om effekten af de administrative effektiviseringer og de ønskede mål om samling, tydeligere opgavefordelinger og styrkelse af fagligheden. Denne dialog skal også foregå lokalt og i MED-regi. 15