FESD-projektet Fællesoffentligt Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering

Transkript

1 Side 1 FESD-projektet Fællesoffentligt Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering Lars Frelle-Petersen projektleder FESD-projektet Tlf: Mail: lfp@kl.dk

2 Side 2 Digitaliseringen er den væsentligste udviklingsopgave i den offentlige forvaltning i de kommende år. Den digitale teknologi skal bidrage til effektivisering og bedre betjening af borgere og virksomheder. De administrative opgaver skal i fremtiden lægge beslag på en mindre del af den samlede offentlige beskæftigelse for at skabe rum til mere service. Det kræver omstilling af betydelige dimensioner. Karsten Dybvad i brev til ledelsen i offentlige institutioner

3 Side 3 Projekt Digital Forvaltning Regering (Ø-udv) ARF KL Bestyrelse med FM, ØEM, VM, JM, ISM, KL, ARF, Kbh/Frb. Den Digitale Taskforce opgaver og organisering IT-faglig enhed teknik og infrastruktur

4 Side 4 Den fælles vision At digitale teknologier systematisk anvendes til at nytænke og forandre organisationer og arbejdsprocesser for at højne servicekvalitet og effektivitet Strategien Alle institutioner skal de kommende år etablere den nødvendige infrastruktur til at modtage, behandle, videreformidle og arkivere data elektronisk.

5 Side 5 Fælles ESDH initiativ hvorfor? Samme problemer og udfordringer på tværs af institutionsgrænser Succeshistorier viser potentialerne dokumentation på trapperne Produkterne er ikke helt modne til moderne forvaltning tænkt fra journalsiden For mange famler sig frem og har ikke nået deres mål i organisationen Mange tøver pga. usikkerhed

6 Side 6 Barrierer for digital forvaltning Data og teknologi Tværgående samarbejde begrænset (store ressortinteresser) Manglende lyst til at eksperimentere (mangler interesse eller incitamenter) Brugerne er ikke i centrum (vi tænker indefra og ud) Jura

7 Side 7 Sags- og dokumenthåndtering 2002 Stat Amter Kommuner I alt Under indbyggere Mindst indbyggere Elektronisk journaliseringssystem Elektronisk dokumenthåndteringssystem Elektronisk sagsstyring Elektronisk sagsstyring i alle forvaltninger pct. Anm. Det forudsættes at sys temer til elektronisk sagsstyring også indeholder dokumenthåndterings - og journaliserings-systemer. Amter og kommuner omfatter anvendelse i én, flere eller alle forvaltninger.

8 Side 8 FESD-projektets mål Sikre en effektiv udbredelse og anvendelse af ESDH, der medfører størst mulig nytte for den enkelte organisation og den samlede, offentlige sektor, og som minimerer de samlede omkostninger.

9 Side 9 FESD-projektets strategi Samle en gruppe organisationer (særtog), der kan fungere som volumenindkøbere og stå for best practice implementeringer Etablere en fælles-offentlig enhed, der står for udbud og leverandørstyring samt bistår med støtte til særtogsorganisationernes modning og implementering Udarbejde en behovsopgørelse for en fællesoffentlig ESDH standard Udbyde rammekontrakt(er) vedr. ESDH standardsystem Udvikle koncepter for offentlige organisationers omstilling til ESDH baseret på best practice (kogebog) Tilbyde offentlige organisationer at benytte rammekontrakten og best practice Påvirke det samlede ESDH-marked ift standarder og ITarkitektur P P P (P)

10 Side 10 Hvorfor FESD Høj funktionalitet til fordelagtige og gennemskuelige priser Fremadrettede og standardiserede løsninger, der baserer sig på anbefalede standarder og IT-arkitektur Samlede leverancekoncepter for teknisk og organisatorisk implementering med mange tilkøbsmuligheder og integrationer Adgang til netværk af offentlige myndigheder, best practice, erfaringsdatabase og velafprøvede implementeringsforløb Løsninger, der åbner for mere sammenhængende borgerservice og åbenhed i forvaltningen kombineret med øget sikkerhed i håndtering af data Afløftning af udbudsforpligtelsen og mulighed for direkte dialog med leverandørerne på rammeaftalen

11 Side 11 Hvad er projektets status d.d.? 3 vindere af projektkonkurrencen udpeget i august Intensive forhandlinger om kontrakt, løsning og leverance frem til årsskiftet Særtogene arbejder med flere Best Practices områder (skanning, journalisering/-systematik, åbne postlister m.v.) Der gennemføres fælles modningsaktiviteter og planlægning af implementering i særtogene Det går rigtig godt: Vi holder planen og leverer Alle i projektet oplever store fordele af at være med, og vi er enige Vi vil ændre markedet og skabe nye standarder og arkitektur omkring ESDH Vi skaber store fordele for alle offentlige organisationer, der køber ind over rammeaftalen så det er værd at vente på FESD!

12 Side 12 Projektorganisation Bestyrelsen for Projekt Digital Forvaltning Styregruppe FESD Sær tog Sær tog Sær tog Sær tog Sær tog FESD enheden Sær tog Sær tog Sær tog Sær tog Sær tog Sær tog Sær tog Høringsgruppe

13 Formand Direktør Hans Berthelsen, KL Styregruppen Næstformand Leder Thomas Nielsen, Den Digitale Taskforce Medlemmer IT-chef Birgit Hansen, Statens Arkiver Underdirektør Mikkel Hemmingsen, Videnskabsministeriet Adm. direktør Søren Jacobsen, SKI Kontorchef Marie Munk, KL Konsulent Gitte Hansen, Amtsrådsforeningen Kontorchef Dan Folke Pedersen, Økonomistyrelsen Herudover deltager Projektleder Lars Frelle-Petersen, FESD-enheden Side 13

14 Side 14 FESD-enheden Lars Frelle-Petersen, projektleder, udlånt af Finansministeriet/ Taskforce Charlotte Steinmark, udlånt af KL Jan Danielsen, udlånt af Statens Arkiver Michael Busk-Jepsen, udlånt af Miljøministeriet/Taskforce Søren Beck, udlånt af Økonomistyrelsen Tom Bøgeskov, udlånt af KL Inge Speiermann, projektansat Kate Speiermann, projektansat

15 Side 15 Særtogets organisationer Der er indgået samarbejdsaftale om deltagelse i særtoget med: Bornholms regionskommune Bramsnæs kommune Miljøministeriet Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Ribe amt Ribe kommune Ringsted kommune Skibby kommune Socialministeriet Sorø kommune Sønderjyllands amt

16 Systembruger: Særtog offentlig sektor Leverandører De 3 vindere Øvrige KMD Politiske organer Bestyrelse KL/Holding Amtsrådsforeningen VTU Arvtagere SKI KL/OES VTU TF Interessenter Side 16 Projektejere Styregruppe Taskforce Projektejere særtog Eksterne interessenter Presse Faglige organisationer SCKK, Personalestyrelsen Projektdeltagere FESD ledelse FESD enhed Projektledelse/projektejere særtog Konsulenter Konkurrenter VTU K-AI/konsulenter Digitale Amter Gå selv systembrugere Leverandører

17 Side 17 Tidsplan August 2002: Projektet startet Ultimo 2002: Udbudsprocessen igangsat Primo 2003: Behovsopgørelse for fælles offentligt ESDH-system færdig. Primo 2004: Der er efter forhandlingsforløb indgået rammekontrakt(er) om ESDH til brug for offentlige organisationer. 1. halvår 2004: Leverandøren/leverandørerne er klar til at foretage tilretninger og de første tekniske implementeringer. Kontrakterne bliver offentliggjort og alle kan studere deres indhold. Forår 2004: Særtogsimplementeringer er sat i gang. Medio 2004: Første version af samlet konceptpakke er klar til brug for alle offentlige organisationer. Rammekontrakten åbnes for alle offentlige myndigheder Ultimo 2004/primo 2005: Alle særtogsimplementeringer fase 1 er gennemført.

18 Side 18 Hvad så efter marts 2005? Vi skal overlevere projektet til videre vedligeholdelse Rammekontrakt, videreudvikling og rådgivning skal også overleveres Offentlighed om Behovsopgørelse og kogebog De facto standard for ESDH i det offentlige fremover

19 Side 19 Fokusområder Projektets resultatet skal opnås gennem: Fokus på tilvejebringelse af de(t) nødvendige IT-system(er) Standardisering FESD-ARK på teknik, implementering og arbejdsgange m.m. Fokus på forskellige organisatoriske aspekter, herunder f.eks. Businesscase og effektmål Best practices for implementering Best practices på udvalgte arbejdsområder

20 Side 20 FESD er på det organisatoriske plan mange ting PRINCE 2 Fælles koncepter Gate reviews Målbare succeskriterier PL netværk FESD konsulent Arbejdsgangsanalyser Samarbejdsaftale Best practice Business case Ledelses forankring Org. forankring

21 Side 21 Hvorfor best practice? Fordi det er afgørende at ændre arbejdsgange, når man indfører IT Danmarks Statistik: kun mellem 8 og 15 % af offentlige organisationer har i høj grad omlagt eller forenklet arbejdsgange i forbindelse med digitaliseringsprojekter. Og kun mellem 2 og 8 % har i høj grad frigjort ressourcer (kilde: DS, Den offentlige sektors brug af IT i 2002, 31. januar 2003) Lars Hougaard: Det koster 109 kr. ekstra at bo i en ESDH kommune. En væsentlig grund til den udeblevne effektivisering er, at fordeling af sagsområder kun er ændret i hver 4. kommune (kilde:

22 Side 22 Spørgsmål?