Regulativ for Indstillingsudvalget

Transkript

1 Regulativ for Indstillingsudvalget Regulativ nr. 6 af den 19. oktober 2010 Vedtaget i sin nuværende form på Generalforsamling 4.marts 2014 Indhold 1. Formål Generelt om Indstillingsudvalget Sammensætning Valgbarhed Valg Ansvar Løn Udgiftsdisponering Opsigelse Krav til ansøgere og beboere Indstillingskrav Studiekrav Indstillingskriterier Indstillingsudvalgets arbejdsopgaver

2 6. Procedure ved indstilling Udsendelse af tilbud om værelse Venteliste Studiekontrol Procedure ved opsigelse Almindelige opsigelser Opsigelser ved studiekontrol Intern flytning Principielle retningslinjer Procedure Interne arbejdsfunktioner Værelsesfordeling Principielle retningslinjer

3 1. Formål Indstillingsudvalget (IU) har primært to formål. Dels skal IU søge at sikre, at målopsætningen mht. beboersammensætning, efter nærmere angivne kriterier opfyldes, dels skal IU foretage de mere konkrete arbejdsopgaver omkring indstilling og opsigelse. 1.1 Indstillingsudvalget retter sig alene efter regulativerne og kan ikke fravige disse, medmindre det i et konkret tilfælde ville medføre et åbenlyst urimeligt resultat i direkte modstrid med IUs formålserklæring. 2. Generelt om Indstillingsudvalget 2.1 Sammensætning IU består af to ligeværdige medlemmer fra om muligt forskellige læreanstalter. Medlemmerne af IU må ikke være fra samme køkken. 2.2 Valgbarhed Enhver kollegianer er valgbar. 2.3 Valg IU vælges af Repræsentantskabet en gang årligt på valgrepræsentantskabsmødet. Eventuelle opsagte stillinger opslås ledige til første repræsentantskabsmøde. 2.4 Ansvar Et IU-medlem arbejder under tavshedspligt mht. de enkelte ansøgeres personlige data. Dette betyder dels, at ansøgningerne skal opbevares således, at alene personer, der er berettigede til at gennemse ansøgningerne, har adgang til disse, og dels, at IU afholder lukkede møder. Berettige personer er medlemmer af IU samt Formandskabet. I relation til opfyldelsen af formålet gælder, at IU er ansvarlig overfor Repræsentantskabet. I tilfælde af et vedtaget mistillidsvotum til ét eller flere IU-medlemmer, mister de pågældende øjeblikkeligt deres beslutningskompetence, men er forpligtede til at hjælpe et evt. midlertidigt IU med løsningen af igangværende sager. Et siddende IU kan vælge at opfatte sig som en kollektiv enhed. 2.5 Løn IU aflønnes som huslejetilskud forudbetalt med ¼ husleje per medlem, arbejdstid svarer til tre-fire timer ugentligt per medlem. 2.6 Udgiftsdisponering Generelt har IU ingen udgiftskompetence. Manglende indhentning af godkendelse hos Formandskabet af evt. indkøb indebærer derfor dels manglende mulighed for a conto udbetaling, og dels en økonomisk risiko for IU. 2.7 Opsigelse Opsigelsesvarslet er mindst 30 dage til den 1. i en måned. Fratrædelse kan dog ikke ske i juli og august. Ved fravær fra kollegiet i mere end to sammenhængende måneder i perioden september - maj, begge måneder inklusive, skal stillingen opsiges. 3. Krav til ansøgere og beboere 3.1 Indstillingskrav Samtlige beboere og ansøgere skal være i gang med/umiddelbart forvente at begynde et studium ved en højere 3

4 læreanstalt. Ansøgere kan søge om at blive optaget på kollegiet 3 måneder før studiestart, såfremt ansøgere ud fra eksamensresultater og kopi af ansøgning til en højere læreanstalt efter IU's vurdering kan opfylde adgangskravene på det videregående studium. I tilfælde af optagelse på kollegiet ud fra et forventet studium, bevares retten til et værelse i 12 måneder efter optagelsesdatoen, såfremt beboeren kan dokumentere forhåndstilsagn fra uddannelsesinstitutionen om optagelse året efter. Beboeren kan maksimalt to gange skifte fra et ufuldendt studium. Såfremt en beboer 3. gang frafalder et endnu ikke fuldendt studium, anses denne ikke længere for at være berettiget til et værelse og kan opsiges med 3 måneders varsel. 3.2 Studiekrav Studiet skal være et heltidsstudium af mindst 3 års varighed. Beboeren må ikke oppebære løn som et integreret element i uddannelsesforløbet i en periode, der reducerer den ulønnede periode til under 3 år. Beboeren er berettiget til orlov fra et studium i højest 2 perioder af hver et år, såfremt der mellem disse perioder er mindst et halvt års studieaktivitet. Beboeren kan opretholde retten til et værelse i 1 år ud over normeret studietid, såfremt beboeren er studieaktiv jfr. punkt 7. Dermed anses professionsbacelorer som udannelser på højere læreranstalter og ungdomsudannelser samt supplerende deltids-kurser, som udannelser der ikke tilhører kategorien. 4. Indstillingskriterier Indstilling foretages ud fra pointsystem og kriterier pålagt af Københavns Kommune per 1.januar Kriterier og pointsystem kan ses bagerst i regulativet under bilag 1. Derefter indstilles der internt på kollegiet ud fra nedenstående: 1. Køn Der tilstræbes en ligelig fordeling efter køn. 2. Studiespredning 3. Nationalitet Indstillingerne skal kunne begrundes. 5. Indstillingsudvalgets arbejdsopgaver 5.1 I tilfælde af et utilstrækkeligt antal ansøgere til at sikre den ønskede beboersammensætning, udsendes materiale om kollegiet til højere læreanstalter. 5.2 IU udsender på begæring ansøgningsskemaer. 5.3 Ved modtagelse af ansøgninger bekræftes modtagelsen. Ikke optagelsesberettigede ansøgere underrettes. 5.4 IU modtager værelsesopsigelser og bekræfter disse skriftligt. I bekræftelsen skal der oplyses om konsekvenserne af manglende opfyldelse af nøgleafleveringsfristen. 5.5 Senest den 15.i en måned afleveres en liste over de, der fraflytter ca. 45 dage senere til FMS, OMKnet, Inspektøren samt KAB. 4

5 Samtidig lægges der en liste over værelser, der er ledige til intern flytning op på net.omk.dk. 5.6 IU indstiller jvf. pkt Senest den 15. udarbejdes en indflytterliste pr. den 1. i den efterfølgende måned. Liste afleveres til FMS, OMKnet, Inspektøren samt KAB. Meddelelse om eventuelle ledige værelser gives til Formandskabet hurtigst muligt. 5.8 Primo måneden føres nyindflyttere ind i beboerlisten, og deres ansøgninger arkiveres i etageorden. Endvidere foretages på tilsvarende måde registrering af interne flytninger. IU skal løbende ajourføre en oversigt over samtlige beboere. Denne liste skal også indeholde fremlejere, der modtages fra FMS, den samlede liste sendes til OMKnet der uploader den til net.omk.dk. 5.9 IU gennemfører studiekontrol jvf. pkt IU fører i samarbejde med FMS en liste over personer, der af Repræsentantskabet er erklæret uønskede. Et tilbud om værelse må aldrig udsendes, før IU har sikret, at den pågældende ikke er opført på denne liste IU har fast træffetid en gang om ugen, hvor det er muligt at træffe et medlem fra udvalget på IU s kontor. Den faste træffetid strækker sig fra 20-21, og ligger på en af ugens første fire dage. IU skal sørge for at informere om dets træffetid, samt orientere repræsentantskabet om eventuelle ændringer. Det forventes at IU svarer på mail i åbningstiden og en dag, sidst i ugen. 6. Procedure ved indstilling IU indstiller kun nye beboere til værelser, der er opsagt senest 4 uger før indflytning. IU udsender tilbud om værelse til de af de optagelsesberettigede ansøgere, som findes bedst egnede jvf. pkt Udsendelse af tilbud om værelse Tilbuddet udsendes umiddelbart efter indstillingen jvf. pkt Tilbuddet bortfalder, hvis betaling ikke er modtaget rettidigt jvf. lejekontrakten. Eventuelle resterende værelser tilbydes straks øvrige ansøgere. 6.2 Venteliste Når IU har godkendt en ansøgning bliver ansøgere sat på en venteliste. Hver anden måned modtager ansøgeren en aktiveringsmail, for at bekræfte ansøgerens interesse i et værelse. Hvis ansøgningen ikke er blevet aktiveret indenfor 3 måneder bliver ansøgningen markeret som inaktivt hvormed ansøgeren ikke bliver tilbudt et værelse. Ansøgeren genoptager en aktiv status på ventelisten, hvis vedkommende aktiverer ansøgningen, f.eks. ved henvendelse direkte til IU. Ansøgeren bliver fjernet fra listen efter ønske eller ved overtagelse af værelse. 7. Studiekontrol For at sikre at beboeren stadig er berettiget til værelse, og at kravene til beboersammensætningen er opfyldt, gennemfører IU studiekontrol to gange årligt (1/5 og 1/11). For at være berettiget til et værelse, skal beboeren være studieaktiv. For at kunne blive regnet som studieaktiv, skal beboeren som minimum have bestået én 5

6 eksamen inden for de sidste 12 måneder. Studiekontrolmeddelelser udsendes til samtlige beboere (fremlejere og fraflyttere undtaget) minimum en måned før afleveringsfristen. Har IU ikke modtaget karakterudskriften eller lign. maskinel dokumentation eller dokumentation for orlov inden fristens udløb opsiges beboeren med 3 måneders varsel. Modtager IU udskrift eller dokumentation for orlov inden 40 dage efter opsigelsen trækkes denne tilbage mod 50,- kr. i gebyr pr. påbegyndt uge udover tidsfristen. IU ajourfører listen over opsagte beboere. Tildelte bøder skal betales på Interessekontoret senest to uger efter tildelingen. Såfremt denne tidsfrist ikke overholdes, vil gangen hvor den pågældende bor blive afskåret fra at købe øl og vand i ølkælderen, indtil bøden er betalt. Endvidere skal lejere opsiges med 3 måneders varsel når: a. lejeren har fuldført sin uddannelse b. lejeren er ophørt med eller har afbrudt sin uddannelse c. lejeren ikke har afsluttet sin uddannelse senest 1 år efter udløbet af den for uddannelsen normerede studietid, såfremt indflytningen er sket straks ved studiets begyndelse, ellers 1 år efter det ved indflytningen påregnede afslutningstidspunkt. Under særlige omstændigheder kan der gives dispensation til 2 år udover nomeret studietid, eksempelvis ved specialeskrivning. d. lejeren ikke i øvrigt opfylder de forudsætninger, hvor under boligen er udlejet, herunder at lejeren ikke er studieaktiv. Lejeren skal på eget initiativ give meddelelse, hvis de ovenfor anførte opsigelsesgrunde er til stede. 8. Procedure ved opsigelse 8.1 Almindelige opsigelser En kollegianer kan kun opsige sit værelse med virkning fra den første hverdag i en måned kl præcis. Opsigelse indgives skriftligt til IU senest d. 15 i måneden før fraflytning. Eksempelvis: Ønsker beboeren at fraflytte værelse pr. 1/12 skal opsigelsen af værelse være Indstillingsudvalget i hænde senest d. 15/10. Opsigelsen afleveres i IU's postboks. IU bekræfter opsigelsen jfr. pkt Opsigelser ved studiekontrol I enhver for kollegianeren negativ afgørelse skal der oplyses om muligheden for at anke afgørelsen til Bestyrelsen. 9. Intern flytning 9.1 Principielle retningslinjer Ved en intern flytning forstås, at en allerede indflyttet kollegianer ønsker at flytte enten indenfor gangen eller til et andet køkken. Der anvendes følgende prioritetsrækkefølge ved ønsker om intern flytning: 1) Værelserne 108, 109, 110 efter anciennitet 2) Værelserne 7 3) Værelserne 17 4) Værelserne 18 5) Beboere fra 1. etage til øvrige etager 6) Værelserne 16 6

7 7) Værelserne 8 og 19 (på 1. vest dog 112) 8) Øvrige værelser efter anciennitet Som supplement til prioritetsrækkefølgen indgår en helhedsvurdering baseret på beboerens ansøgning samt ønsket om homogenitet på den pågældende gang jvf. formålsparagraffen. Herudover skal der i særlig grad tages hensyn til ønsker om intern flytning på egen gang. Intern flytning kan ikke ske fra/til et værelse efter opsigelse af værelset. Intern flytning til det opsagte værelse kan igen ske, når værelset i henhold til opsigelsen er ledigt. 9.2 Procedure Ansøgning om intern flytning skal ske skriftligt til et IU-medlem. Ansøgningsfristen er den 22. i måneden før fraflytningen ønskes foretaget. En intern flytning betragtes alene som godkendt, såfremt der foreligger skriftlig bekræftelse underskrevet af et IU-medlem. 9.3 Interne arbejdsfunktioner Enhver korrespondance vedrørende intern flytning opbevares, alfabetisk systematiseret ud fra efternavn, indtil flytning fra kollegiet, hvorefter materialet tilintetgøres. 10. Værelsesfordeling 10.1 Principielle retningslinjer Værelsesfordelingen foretages på basis af de indgivne ønsker om intern flytning samt nyindflytterens identitet. Ved værelsesfordelingen er værelsesønsker i forbindelse med intern flytning prioriteret højere end ønsker fra nyindflyttere. Homogenitet mellem gangene sker udfra følgende prioritetsrækkefølge: 1) En fremlejers ønske om at blive på samme køkken efter at være blevet fast beboer, samt nye kollegianeres ønske om at bo lavt. 2) Nationalitet 3) Køn 4) Studieretning 5) Alder 6) Individuelle ønsker om værelsesfordeling 7

8