Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley. Den 11. juni 2013 kl hos Johannes Elbæk, Peter Bonnens 20, Ikast

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Den 11. juni 2013 kl hos Johannes Elbæk, Peter Bonnens 20, Ikast Indkaldte: Johannes Elbæk, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Mathias Overby (afbud). (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Referat: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Opfølgning på sidste referat 3. Trænersituationen sæson 2013/ Sæsonopstart og rekruttering 5. Opfølgning på Frivilligbørs 6. Planlægning af TC summercamp i juni Udybning/beslutning Godkendt. EM 2013: 19 er tilmeldt og billetter modtaget. Bus også er bestilt til de 19. Årskalender: Jørgen kigger på det. Fra sidste referat: Erik og Poul spørger de unge spillere om hjælp. Erik har liste over mulighederne. Genoptaget drøftelse fra sidste møde opfølgning: Avisannonce v. Erik: Kidsannonce 11/6. Herning Folkeblad til sæsonstart Erik tjekker pris og spørger Rene om han vil sponsorere det. Derudover alm. annonce til sæsonstart, Erik har ansvaret i fællesskab med Jørgen. Sedler skal sættes op på gymnasiet, seminaret, AU Herning, Teko. Erik laves en seddel til hhv. ungdom og senior. Thomas Lau laver til kids. Pulje hos kredsen v. Erik: Vi har fået 1000 kr. til initiativer v. sæsonopstart. Kidstrænermøde v. Anja/Lisa: Der blev givet en orientering. Næste møde er 8. august. Her inviteres også de nye trænere (dog ikke hjælpetrænere). Socialpsykiatri nord og syd vil hjælpe med madlavning til stævner Den tyrkiske moske har op til 25 børn, der har lyst til at finde ud af, hvad volley er. Engagement, smil og trivsel: Lisa finder en dato for trænerne. En onsdag kl. 20 i august. Status: Der er p.t. 275 tilmeldte. 30 fra Ikast. Det ser OK ud med hjælpere. Vi talte om, hvordan vi bedst tager imod hjælpere i køkkenet. Det er særligt vigtigt, nu hvor vi (nok) får nogle fra Socialpsykiatrien. Udlæg til mad mv.: Anja undersøger hos Mats. 1

2 7. Ikast Volley Cup sep DM-U21 evaluering 9. (sommer)fest for frivillige hjælpere Opstart af planlægning: Erik undersøger om Jørgen har en brochure vi kan runddele på TC-campen. Kan Jørgen sende en reminder rundt bl.a. med datoændring? Ansvarlige: Mad: Charlotte Stævneansvarlig: Jørgen Præmier: Karen Johannes undersøger alternative præmier via sponsorater. (24 hold der skal have præmier til nr. 1,2,3). Evt. også præmier til amerikansk lotteri. Ledermøde: Whiskeysmagning v. Mats Infotavle: husk amerikansk lotteri. Bus: Erik undersøger chauffør, hvor bussen lejes. Det er lidt noget bøvl ift. turneringsplanlægning. Kunne godt være madpakke om søndagen. Sættes på næste møde. Henrik fra Dansk Volleyball Forbund har skrevet: Til Fortuna Odense. Ikast KFUM og Ungdomsvolley Sydvest Jeg har tidligere skrevet til jer angående en lille evaluerings rapport fra Danmarksmesterskabet for ungdom. Baggrunden er bl.a. at vi op til denne sæson valgte at droppe den DVBF ansvarlige som en fysisk person i hallen, men at I som arrangør havde et par ekstra opgaver. Det skal ikke være en stor lang rapport, men ganske kort de punkter som I syntes I selv eller DVBF har gjort rigtigt godt og de punkter som begge parter kunne have løst bedre. Anja beder Jørgen om at svare. Forslag fra Tove Mogensen noget man gør i Golfklubben: I dag har Mogens modtaget en invitation til en sommerfest i Ikast Golfklub, hvor han er medlem af begynderudvalget. Festen holdes for dem i klubben, som gennem året har hjulpet til med udvalgsarbejde, vedligeholdelse og rengøring af baner mm. Jeg synes, vores klub burde holde et tilsvarende arrangement for de trofaste hjælpere, vi har til vores camps, mesterskaber mv. Det er jeg overbevist om, at folk vil sætte pris på. Bare et forslag.som bestyrelsen måske kunne drøfte på næste møde! Hjælpere med påhæng. Bruge MacY. Afholdes nok primo november (eller som sæsonafslutning?). Anja og Erik er 2

3 hjælper-festudvalg. 10. Børneattester Det tages til referat at der er indkommet børneattester på Johannes Elbæk og Mathias Overby, hvor der ikke var noget galt. 11. PR Der har været nogle DM-artikler. Der laves PR på baggrund af boldkanon m/u sponsor. 12. Nyt fra Ungeudvalget v. (afbud fra Mathias) Mathias 13. Sponsorarbejde v. Johannes Søger Nordea vedr. talentholdet Søger et andet firma vedr. boldkanon. 14. Opfølgning på beslutninger på generalforsamling Nyt fra ungdomsudvalget v. Poul og Erik 16. Nyt fra kidsudvalget v. Anja og Lisa 17. Økonomi 18. Eventuelt og næste møde Prioritering af punkter Se bilag 1. Ungdomsafslutning v. Poul status. Droppet pga. den fremskredne tid men overvejes til næste sæson. Der er møde Vi får samme træningstider næste sæson. Dog er der mulighed for torsdag aften Orientering var givet. Det går godt. Næste møde: 6. august kl.19 hos Anja Dernæst 3. september kl. 19 hos Lisa. ISI-møde: Et godt møde. Mailliste kommer fra Mats (er kommet) piger. 13 drenge. 3

4 Bilag 1: Opfølgning på generalforsamling 2013: Handlingsprogram Der skal fortsat være Kidsvolley på alle skoler. Kidsvolleys målgruppe er klasse. Der skal rekrutteres trænere, så der er et rimeligt antal i forhold til antallet af spillere. 2. Det er et mål at kunne tilbyde volley for alle aldersgrupper i ungdomsvolley. 3. Det er et mål at fastholde så mange medlemmer som muligt i klubben, så de fortsætter deres volleykarriere som voksne. 4. Det er et mål at have damehold, herrehold og motions- og mixhold på et passende niveau for den aktuelle medlemsskare. 5. Det er et mål at have et talentherrehold i 2. division. 6. Der skal arbejdes målrettet med at forbedre rekrutteringen. 7. Der etableres et ungeudvalg med eget budget, der skal arbejde på at gennemføre de gode ideer, der er fremkommet på generalforsamlingen. 8. Det undersøges, om der kan laves familiebaseret volley. 9. Alle medlemmer (eller deres forældre) forventes at bidrage til klubbens drift ved at tage del i arbejdet med hjemmestævner, hjemmekampe, kørsel til kampe, Ikast Cup, sommercamp og andre arrangementer. 10. Arbejdsopgaver fordeles til holdene, som sørger for, at de bliver løst. 11. Der skal arbejdes på at udvikle talentmiljøet og udnytte college-pladserne i løbet af 3-5 år. 12. Klubben undersøger om der er fonde, der vil støtte talenter og talentudvikling fx med udgifterne til at bo på college. Vedr. gruppearbejde m. input i plenum: Ideer til ungeudvalget: Boldkanon Flere arrangementer Holdhygge/fester/julefrokost uden for træningerne. Ekstra halleje træninger i arenaen eller på ISI. De gamle brusere tilbage i hal A. Beachvolleyturnering i Ikast om sommeren. Dommerstole hal A Ud og se volleykampe (internationalt) Fælles udflugter fx paintball, go cart. Arrangement i hallen med fælles spil og lege. Efterfulgt af mad/fest Overlevelsestur uden de gamle nisser! Volleyturnering i udlandet Længere træningstid til HU14 Ungdom vælger selv klubdragten 4

5 Ideer til familievolley Cirkus Pip kan udnyttes, så vi laver noget om lørdagen Enten et fælles spil og/eller spil hvor børnene og de voksne spiller for sig selv. For at skabe frirum til at de voksne kan spille volley. Kunne der laves noget tværfagligt samarbejde med gymnastikforeningen, hvor vi stiller en træner el. lign til rådighed til noget kaste-gribe-noget. Hvor de små kan lave småspil og lege. I Gentofte anbefaler man alle gymnaster, når de bliver for høje, at de spiller volley. Kan vi koble os på mor/barn gymnastik i deres katalog? Huskeliste til kommende punkter: Brug af arv Opfølgning på generalforsamling (løbende): Punkter foreslået i plenum. Cykelløb i april 2012 udsat på ubestemt tid Conventusmøde med trænere og ledere dato? ÅRSHJUL: Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Forslag til MJVB vedr. støtte til talentcenter fra kredsen. (undersøge deadline for forslag) Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Ungdomsafslutning Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson EM2013 Majmøde: Trænere den kommende sæson. Planlægning af overnatningsweekend for kids. 5

6 Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Sæsonopstart. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september (booket 14-15/9-2013): Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts, annoncering, priser, ISIsponsering, plakat/infostander, trøjer via Rahbek, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede, Jørgen har engangsglas. Lederbowling, whiskysmagning for ledere, præmiesponsorater fx 100 kr. til Intersport U18, håndklæde U16, medalje til U14, taske med logo (der skal være 1., præmier til 8 hold = 24 præmier), dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? Amerikansk lotteri? Pizzavolleydato efterår. FOU: Indstilling til årets træner el. lign? Sæsonopstart: Afsat kr. i budget til PR. Drøfte deltagelse i Sport2Go jf. referat marts Augustmøde: Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner, fordeling af pipvolley. Ikast volley cup, inkl. seddel til spillerne, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup Buspriser undersøges v. Anja (jf. april-mødet) Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Septembermøde: Kommunens julefrokost, tilmeldingsstatus fordeling af hold. Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde 6