Tirsdag den 15. august 2017 kl hos Poul Kastbjerg, Annalyst 204, Ikast.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Tirsdag den 15. august 2017 kl hos Poul Kastbjerg, Annalyst 204, Ikast. Indkaldte: Johannes Elbæk, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Mats Björkman, Emma Björkman (afbud), Caspar Kainamura Pedersen (afbud) og Adelina Pedersen (afbud). (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Dagsorden Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Opfølgning på sidste mødes referat Uddybning/beslutning Referat godkendt. Sæsonopstart: FB-opslag (video v. PR-udvalget) DU14 video optages kids og Ramasjang når opstart. Trænermøde, hvornår? Torsdag den kl AK tjekker med PK. MB og PK udarbejder dagsorden. 3. Volley for life Kontrakter m. trænerne LGØ sender træneroversigt fra sidste år til MB og PK, som gennemgår listen. På oversigten noteres aftaler med den enkelte træner. AK sender herefter mail til den enkelte træner, som accepterer betingelserne. Trænerkurser: Mats skriver på trænerforum om mulighederne. Andet vedr. opstart mv. EK sikrer en tjanseliste over alle madtjanser frem mod nytår. PK sikrer tjanser til IBK julefrokost. MB sikrer tjanser til Neuza. På listen skrives også net- og bordopstilling til Ikast Cup. Hvert hold skal dækker 2-4 pladser ind, holdfordelingen fortages på forhånd. Herefter aftaler man internt på holdet hvem, der tager hvilke tjanser. Den frivillige skriver navn og tlf.nr. på listen som leveres tilbage til bestyrelsen. AK fortæller om tiltaget på trænermødet. Reminder om tjanser efterhånden som stævnet nærmer sig? Tilmelding af ISI-spillere: MB og PK minder ISI-spillerne om betaling og fortæller lidt om procedurer. 4. Ikast Volley Cup Forberedelse. Tjek af tjanser:

2 Madmor og hjælpere: Charlotte. LGØ sender listen rundt. T-shirts: EK. Klubbens spillere skal melde sig til senest en uge inden ellers ingen t-shirts. Stævneansvarlig: Jørgen Donslund. JD finder selv suppleanter. Præmier: AK spørger Karen Sponsorater: ISI OK. Bus: Løser sig måske. Affald: Charlotte OK. Infostander: EK ind/udkvartering: PK Underholdning mv: Nej. Kantinetjans: AK spørger Karen og Tove. Invitationer: AK skriver rundt til klubberne fra sidste år. Baneopstilling: Ungdomsholdene holder opstartsarrangement. Senior skal opstille. 5. Indstilling til kommunens priser Der er kåringsarrangement den 5. september kl i arenaen inkl. middag. Hvem vil med? Erik, Johannes, Poul, Mats. Deadline for indstillinger er den Læs om de forskellige priser her: Indstilling til priser: Årets forening: Listen fra generalforsamlingen. Årets ildsjæl: Årets ungleder Idrættens hæderpriser: Der indstilles de piger, der er berettigede. LGØ laver indstillinger, sender rundt til bestyrelsen. 6. Inspirationsmateriale bevæg dig for livet - volleyball 7. PR v. EK (Frederik Dahl) 8. Nyt fra Ungeudvalget v. EB/KP 9. Sponsorarbejde v. JE Anja har tidligere udsendt mail. Se også her: Drøftet. Vi afventer opstart af bevæg dig for livet. Der var god trafik på FB ifm. Mats og Adelinas tur til EM. Der laves opstartsarrangement ifm. Ikast Volley Cup. Der er udarbejdet en sponsorbrochure.

3 10. Nyt fra kidsudvalget v. PK 11. Økonomi Der er trænermøde i kids i morgen. Starter den 30/8. Ramasjang starter 6/9 v. Per og Poul. Halleje er steget. LGØ undersøger hvorfor med kommunen. Knalle Cuppen Sverige oprettes til 600 kr september. Der indkøbes en ny kampkasse. Der indkøbes et sæt træningsvægte til ca plus moms. Bil: Peter (og Mats) laver udkast til udgifter på bilen. Tøjbestilling: MB sender liste over pakker til LGØ. 12. Eventuelt og næste møde Næste møde: 11. september 2017 kl hos Johannes.

4 Årshjul/huskeliste Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse (husk trøjepakke) og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Trænere næste sæson Evaluering af medlemskab af Vores Ikast. Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Ungdomsafslutning Opfølgning på beslutninger til generalforsamlingen I marts 2017 drøftes evt. opgradering af deltagelse i MJVB/DVBF. Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson Ansøgning af elitepulje hos IBK jf. referat januar Majmøde: Trænere den kommende sæson. Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Sæsonopstart: FB-opslag vedr. sæsonstart/træningstider næste år før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Junimøde: Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Planlægning af Ikast Volley Cup i september: Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts (OBS tilmelding senest 14 dage før ellers ingen t- shirts), annoncering, priser, ISI-sponsering, plakat/infostander, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. HUSK der skal være trænere med, når der er overnatning. FOU: Indstilling til årets træner el. lign.? Sæsonopstart PR. Augustmøde: Pizzavolleydato efterår. Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner. Ikast volley cup, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK tilskud til fattige børn),

5 kalender, tilmelding til Ikast Cup. Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Tjekke conventus for aflysninger af træninger i løbet af sæsonen. Planlægning af trænermøde primo september (her drøfte fordeling af tjanser og tjanseansvarlig samt trænerprincipper/trænerhåndbog udarbejdet af MB og KP) Septembermøde: Tilmeldingsstatus fordeling af hold. Datoerne for Danmarksmesterskaberne i 2016 er: Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Ansøgning om DM til forbundet senest 1. november Kommunens julefrokost Novembermøde: Julegave til trænerne? Julefrokost trænere/ledere. Ungdoms? Evaluering af udvalgsstruktur jf. møde Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår.