Tirsdag den 17. januar 2017 kl hos Poul Kastbjerg, Annalyst 204, 7430 Ikast

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Tirsdag den 17. januar 2017 kl hos Poul Kastbjerg, Annalyst 204, 7430 Ikast Indkaldte: Johannes Elbæk (afbud), Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Julie Dahl (afbud), Emma Björkman (afbud), Mats Björkman. (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Dagsorden: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (fast punkt) 2. Opfølgning på sidste referat Uddybning/beslutning Godkendt. Punkt vedr. Vores Ikast tilføjet. Tilmeldinger status: AK taster nye (udenlandske) spillere fra mandagsmotion ind i Conventus. Der er p.t. 178 tilmeldte. Der mangler måske en lille håndfuld alt i alt. Kontingens ændres på holdene. På næste møde drøftes udvikling i medlemstallet på baggrund af indberetninger. 3. Budget og regnskab Forskellige poster blev drøftet. AK følger op og laver et opdateret regnskab. Overvejelser ift. kørselsudgifter ift. budget og kontingentudgifter. Buskørsel skal indgå i kontingentet for ungdom. Liga: Der budgetteres med et hold uanset hvad. Mobilepay/mobiltlf.: AK undersøger nærmere. 4. Generalforsamling Forberedelse af den 23. februar. Hvem gør hvad? Mats er dirigent. Bowling inkl. lokale er bestilt. Annoncering: LGØ begivenhed FB + hjemmeside + mail via Conventus. Dias blev gennemgået. Visning af regnskab og budget gøres med lagkager i Excel (hvor kommer pengene fra?). MB/LGØ kan hjælpe. Drøftes igen på næste møde. Kørselsudgift kontra kontingentstigning drøftes på næste møde niveauet vil afhænge af regnskabet. Et niveau kunne være omkring kr. Hvis alles kontingent stiger svarer det til ekstra i indtægt. Hvis kørselsgodtgørelse falder 50 øre, svarer det til 5000 kr. Medlemmer af bestyrelsen: EK arbejder videre med forskellige forslag til bestyrelsesmedlemmer af hensyn til den fremtidige besætning. Desuden arbejdes med mulighederne ift. Anjas arbejde med bogføring og udarbejde regnskab samt betale regninger og sende fakturaer. Punkter til beslutning: Vi følger dias fra sidste år tilrettet en smule.

2 5. Børneattester Det tages til referat, at der er indhentet børneattester uden anmærkninger på følgende trænere/ledere: Per Hebsgaard Haug Poul Kastbjerg Marie Damsgaard Thomas Lau Kathrine Tabermann Uhrenholt Casper Jensen Anja Kjærsgaard Daniel Marsi Jonas Balch Vestergaard Caspar Kainamura Pedersen Karl Anton Lundbeck Fuglsbjerg Isabella Sørensen Mats Björkman Peder Dahl Jakob Østergaard Jeppe Søndergaard Bjerg Peter Kjellerup Thomas Skifter Bertelsen Tony Heldt Sand Diego Cellar Jørgen Donslund Bjørn Bjerre Vagner Petersen Erik Kreuzfeldt Johannes Elbæk Lisa Gramkow Østergaard Emma Lind Björkman Julie Bay Møller Dahl Tove Birgitte Mogensen Godkendt. 6. Volley for life Nyt om trænersituationen AK afventer svar fra Peter Kjellerup vedr. DU14. Trænere næste sæson Udsat til næste møde. Tur til fx ungdoms-dm i udlandet status v. MB Peter Kjellerup er ved at skrive mhp. at søge fond. 7. Ligakampe Næste hjemmeligakamp er flyttet til februar. AK sender kampflytninger til JE også. Emnet tages op på næste møde. Punkterne nedenfor drøftes på næste møde. Procedure v. TV-kampe: Hvem gør hvad? Jf. mail fra Anja søndag. Studietur basket v. JE. Andet nyt om dette? Næste ligakamp fra Johannes:

3 Tjek at hallen er booket og døren bestilt til at være låst op (Conventus)! FB annoncering Kampprogram Navne på - 2 sekretærer - 2 boldtrillere - 1 gulvtørrer - 1 speaker Mats eller Peter må gerne komme med navne senest fredag Hjælp til opstilling af stole m.m. en time før kampstart (Vil gerne have hjælp, men kan evt. klare det selv) Jeg sørger for - at tjekke lydanlæg - at vi har nøgle til hal og depotrum - at afstribning er ok - stævneansvarlig Er der nogen der har pedelens tlf.nummer, vil jeg gerne have den, (til nødstilfælde) 8. Repræsentantskabsmøde Søndag den 7. maj 2017 på Hotel Scandic i Kolding. Volleyball Danmark Deltagere? Drøftes næste gang 9. Vores Ikast Udgift: 1500 årligt. Giver adgang til opslag på deres FBside. Medlemskab godkendt. Evalueres igen jan PR (fast punkt) v. EK Det går godt. (Frederik Dahl) 11. Nyt fra Ungeudvalget v. EB/JD (fast punkt) Er ved at arrangere julefrokost. 12. Sponsorarbejde v. JE (fast punkt) 13. Nyt fra kidsudvalget v. AK (fast punkt) 14. Økonomi (fast punkt) 15. Eventuelt og næste møde (fast punkt) 30 unger til pokalfestival. Se punkt 2. Næste møde: 7. februar kl 19 hos Johannes. HUSK: Der er en udfordring med Erik og Charlotte ift: Påskecampen lørdag 15/4 Pinsecamp grundlovsdag mandag 5/6

4 Sommercamp søndag 25/6 (fx Krogh) AK spørger Else.

5 Årshjul/huskeliste Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse (husk trøjepakke) og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Trænere næste sæson Evaluering af medlemskab af Vores Ikast. Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Forslag til MJVB vedr. støtte til talentcenter fra kredsen. (undersøge deadline for forslag) Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Ungdomsafslutning Opfølgning på beslutninger til generalforsamlingen I marts 2017 drøftes evt. opgradering af deltagelse i MJVB/DVBF. Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson Invitation af efterskoler til Ikast CUP? Ansøgning af elitepulje hos IBK jf. referat januar Majmøde: Trænere den kommende sæson. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Sæsonopstart. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september: Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts (OBS tilmelding senest 14 dage før ellers ingen t- shirts), annoncering, priser, ISI-sponsering, plakat/infostander, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. HUSK der skal være trænere med, når der er overnatning. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede. Præmiesponsorater til slik. Dyr bus kan vi servere frokost på anden vis?

6 FOU: Indstilling til årets træner el. lign.? Sæsonopstart PR. Augustmøde: Pizzavolleydato efterår. Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner. Ikast volley cup, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup. Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Tjekke conventus for aflysninger af træninger i løbet af sæsonen. Septembermøde: Tilmeldingsstatus fordeling af hold. Datoerne for Danmarksmesterskaberne i 2016 er: Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Ansøgning om DM til forbundet senest 1. november Kommunens julefrokost Novembermøde: Julegave til trænerne? Julefrokost trænere/ledere. Ungdoms? Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde