Tirsdag den 7. februar 2017 kl hos Johannes Elbæk, Peter Bonensvej 20, 7430 Ikast

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Tirsdag den 7. februar 2017 kl hos Johannes Elbæk, Peter Bonensvej 20, 7430 Ikast Indkaldte: Johannes Elbæk, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Julie Dahl (afbud), Emma Björkman (afbud), Mats Björkman (afbud). (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Referat: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Opfølgning på sidste referat Uddybning/beslutning Godkendt. Der er en udfordring med Erik og Charlotte ift: Påskecampen lørdag 15/4 (primært nedpakning) Mangler. Tove spurgt pr mail. Pinsecamp grundlovsdag mandag 5/6 AK tjekker med Else. Sommercamp søndag 25/6 (fx Krogh) Folk fra Middelfart. 3. Budget og regnskab Budget og regnskab drøftes igen. Regnskab og budget blev gennemgået. Bestyrelsen hilser med tilfredshed, at regnskabet viser overskud, efter der er ryddet op i posteringer. LGØ tjekker med kommunen, hvordan lokaleleje afregnes (på Hyldgård) Wildcard: I regnskabet indgår et ekstra hold 3. div. Mobilepay/mobiltlf.: AK undersøger nærmere. 4. Generalforsamling Forberedelse af generalforsamling den 23. februar. Visning af regnskab og budget i lagkager hvem gør hvad i Excel: Anja kontakter Mats. Udvikling i antallet af medlemmer: LGØ sikrer. Evt. opdelt i kids, ungdom og senior. Medlemmer af bestyrelsen nyt fra EK? Emma modtager genvalg. Der spørges ud i forsamlingen om erstatning for Julie. De tre andre modtager genvalg. Hjælp til kassererarbejde nyt fra AK? Else gerne vil hjælpe med betaling af regninger. Indstilling til årets et-eller-andet: Drøftet. EK sørger for papirer. Vedr. dias: Anja siger noget ud fra lagkagerne. Og vælger evt. enkelte tal ud, der skal siges noget mere om (antal medlemmer, kontingent). Giver besked til LGØ hvis der skal flere tal med.

2 Revisor: AK spørger Karsten Nielsen om han ønsker at fortsætte. Mats medbringer projektor. Kage: LGØ tjekker kæmpe-hindbærsnitte. 5. Børneattester Det tages til referat, at der er indhentet børneattester uden anmærkninger på følgende trænere/ledere: Jens Lund Nygaard Nielsen Mikael Thygesen Gjesse Taget til efterretning. 6. Planlægning af DM U21 ult. April. 7. Kontingent/antal tilmeldte jf. sidste referat Invitation og afviklingsmanual Stævnet afholdes i Ikasthallerne. Der bliver flere hold. Det betyder, at der skal tapes ind sent fredag aften. Drøftes igen på næste møde. Siden oktober 2016 til i dag er vi gået fra 148 tilmeldinger til nu 193. En forskel der gør, at vores kontingentindtægter er øget med omkring kr. Højdespringerne i antallet af tilmeldte i forhold til sidste sæson er især divisionsherrer (+12), kids 0-1. klasse (+9) og ikke mindst ramasangbold (+19 nye spillere). Bilag med oversigt vedlagt dagsordenen. Drøftet. 8. Volley for life Nyt om trænersituationen - - herunder DU14. Drøftes på næste møde. Trænere næste sæson Drøftes på næste møde. 9. Ligakampe Genoptaget drøftelse jævnfør sidste referat. 10. Repræsentantskabsmøde Volleyball Danmark 11. PR v. EK (Frederik Dahl) Nyt fra Ungeudvalget v. EB/JD Procedure v. TV-kampe: Hvem gør hvad? Jf. mail fra Anja søndag. JE og Peder Dahl har ansvaret. Der foreligger endnu ikke datoer for hvornår vi skal sikre volleytv.dk. Studietur basket v. JE. Intet nyt. Andet nyt om dette? Opgavefordeling drøftet. Søndag den 7. maj 2017 på Hotel Scandic i Kolding. Deltagere? Genoptaget drøftelse. EK deltager evt. også andre, der har lyst. Der afholdes et formøde i kredsen. Der er kredsmøde ca. sidste tirsdag i april. Det går godt. EK tager på FB-kursus. Ingen fra ungeudvalget deltog på mødet.

3 Sponsorarbejde v. JE 14. Nyt fra kidsudvalget v. AK 15. Økonomi Der er kommet penge fra ISI. Intet nyt. Se pkt Deadlines Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) Tildeling af lokaler: Frist 15. marts. 17. Eventuelt og næste møde Næste møde: 16. marts kl hos Anja. Planlægning af TC-camp i påsken: Udsat til næste gang. Hjælp til kommunens forårsfest: Poul arbejder videre med det.

4 Årshjul/huskeliste Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse (husk trøjepakke) og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Trænere næste sæson Evaluering af medlemskab af Vores Ikast. Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Ungdomsafslutning Opfølgning på beslutninger til generalforsamlingen I marts 2017 drøftes evt. opgradering af deltagelse i MJVB/DVBF. Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson Invitation af efterskoler til Ikast CUP? Ansøgning af elitepulje hos IBK jf. referat januar Majmøde: Trænere den kommende sæson. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Sæsonopstart. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september: Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts (OBS tilmelding senest 14 dage før ellers ingen t- shirts), annoncering, priser, ISI-sponsering, plakat/infostander, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. HUSK der skal være trænere med, når der er overnatning. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede. Præmiesponsorater til slik. Dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? FOU: Indstilling til årets træner el. lign.? Sæsonopstart PR.

5 Augustmøde: Pizzavolleydato efterår. Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner. Ikast volley cup, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup. Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Tjekke conventus for aflysninger af træninger i løbet af sæsonen. Septembermøde: Tilmeldingsstatus fordeling af hold. Datoerne for Danmarksmesterskaberne i 2016 er: Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Ansøgning om DM til forbundet senest 1. november Kommunens julefrokost Novembermøde: Julegave til trænerne? Julefrokost trænere/ledere. Ungdoms? Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde