Torsdag den 16. marts 2017 kl hos Anja Kjærsgaard, HC Lumbyesvej 57, Ikast.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Torsdag den 16. marts 2017 kl hos Anja Kjærsgaard, HC Lumbyesvej 57, Ikast. Indkaldte: Johannes Elbæk, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Mats Björkman, Emma Björkman, Caspar Kainamura Pedersen og Adelina Pedersen. (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Dagsorden: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat Godkendelse af referat fra generalforsamling 2. Konstituering af bestyrelsen 3. Fordeling af øvrige ansvarsområder Uddybning/beslutning Godkendt. Formand: Erik Kreuzfeldt Næstformand: Poul Kastbjerg Kasserer: Anja Kjærsgaard Sekretær: Lisa Gramkow Østergaard Det overvejes at nedsætte en række udvalg, så bestyrelsen kan fokusere på fx strategi og udvikling. Drøftes igen i næste uge. Sportsudvikler: Mats Björkman Kontakt til ungeudvalg: Emma og KP Kontakt til Kidsudvalg: Poul Kastbjerg Kantinen/Hyldgård: Tove (spørge) Tjanseliste: Tove (spørge) Hal- og lokalebooking, nøgleansvarlig, hjemmeside, intern turneringsplan: Jørgen Donslund. Peter/Peder/Mats hjælper med halbooking (EK spørge). Materialeansvarlig - herunder bolde, stænger, net: Mats Björkman Stævner/arrangementer bemanding: Erik Kreuzfeldt Stævner/arrangementer forplejning: Charlotte Kreuzfeldt PR/pressemeddelelser: Frederik Dahl Sponsorater: Johannes Elbæk (suppleret af Thomas Uhrenholt og Bjørn Petersen) Kommunikation i øvrigt: Lisa Gramkow Østergaard Klubkontakt til forbundet: Anja Kjærsgaard Medlemsregistrering og indberetning: Lisa Gramkow Østergaard Aktivitetstilskud: Lisa Gramkow Østergaard Tilskud til lederuddannelser: Anja Kjærsgaard Børneattester: Lisa Gramkow Østergaard Samarbejde med ISI og Sportscollege: Erik Kreuzfeldt Praktisk afvikling af ligakampe: Johannes Elbæk.

2 4. Opfølgning på sidste mødes referat Er der behov for at drøfte DVBF repræsentantskabsmøde 7/5 og kredsmøde MJVB den 25/4 samt åbent forum 14/3 v. kredsen? Drøftet. EK deltager 25/4. Repræsentantskabsmøde i KFUM jf. mail: Vi deltager ikke. Der er en udfordring med Erik og Charlotte ift: o Påskecampen lørdag 15/4 (primært nedpakning) Tove og Lisa møder kl.?? LGØ spørger Charlotte. Instruks fredag aften. o Pinsecamp grundlovsdag mandag 5/6 OK med Else o Sommercamp søndag 25/6 Folk fra Middelfart OK? Ja. Afregning af lokaleleje LGØ har tjekket m. kommunen. Lokaleleje opkræves på baggrund af oplysninger i Conventus. Der skelnes derfor mellem senior og ungdom/kids. Mobilepay: mobilpay til forening koster 1% af beløbet, max 5-. pr. transaktion. Skal det bestilles? Afventer. AK undersøger de andre kort. 5. Volley for life Nyt om trænersituationen Anja snakker med Jeppe om aflønning. Trænere næste sæson. Ny ligatræner: Adam Chaplin EK sikrer med Mats og Peter K. Thomas Siggaards løn OK. Wildcardhold Ikast KFUM jf. mail fra DVBF Ordning godkendt. MB giver besked til forbundet. Buskørekort MB tager buskørekort, klubben bevilliger op til kr. Trænerkurser Der er ønske om principper for træning i Ikast Volley og gerne trænerhåndbog med øvelser. KP udvikler sammen med MB. Klar til sæsonopstart. 6. Opfølgning på generalforsamlingen Vedr. målsætninger: Styrke kids, så vi får flere kidsspillere op i ungdom kan måske omformuleres lidt, så det bliver mere konkret. jf. referatet.

3 7. Planlægning af TC-camp i påsken 8. Hjælp til kommunens forårsfest 24/3 9. Afviklingen af "Rigtige Mænd" i Ikast 24. maj? 10. PR v. EK (Frederik Dahl) 11. Nyt fra Ungeudvalget v. EB/KP 12. Sponsorarbejde v. JE 13. Nyt fra kidsudvalget v. PK 14. Økonomi Der gennemføres allerede en række nødvendige og gode initiativer, der styrker kids (fx flere faste trænere, ramasjang, skolevolley osv.). Bestyrelsen vurderer ikke, at der er behov for at ændre den overordnede ramme, som sætningen er et udtryk for. Kidsudvalget kan med fordel drøfte om der er andre konkrete initiativer, der skal sættes i værk end dem, vi allerede har gang i. Holdlederuddannelse for forældre blev bl.a. drøftet, kunne det være en idé? Hjælpere? EK ringer rundt. Hjælpere? KP spørger 2. div. om nogle kan hjælpe fra kl gerne tre. Mail med bilag er sendt til bestyrelsen IFFI spørger om vi vil hjælpe med at bemande en post mens De rigtige mænd -løbet er i gang fra kl med ca. 4-6 mand, hjælpe med opstilling og oprydning. Firmaidræt hjælper med planlægningen og fremskaffelse af ting til posterne. Posterne er rundt om i Ikast. De spørger også om der er rigtige mænd i vores klub (dvs. om der er folk, der vil være med i løbet) AK og LGØ spørger koneholdet. Det går godt - har for nylig været i Ikast Avis og Herning Folkeblad. PR får ansvaret for at arbejde med hjemmesiden. Ungdomsafslutning: Evt. tur til Djurs Sommerland. Uhrenholt reklamerer på 2. div. herrers tøj, AK kontakter for konkret aftale. Pizzavolley 5. april for kids og ramasjang. Kidsvolley stævne kører 19. april. Det går godt. 15. Deadlines Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) Tildeling af lokaler: Frist 15. marts. 16. Eventuelt og næste møde Næste møde: 18. april kl hos Lisa, Ørnevej 9, Ikast. DM U 21 den april: Der bliver sene kampe fre-lør. Peter K, Anja, Jørgen og Erik mødes for at planlægge DM evt. den 4. april.

4 Årshjul/huskeliste Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse (husk trøjepakke) og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Trænere næste sæson Evaluering af medlemskab af Vores Ikast. Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Ungdomsafslutning Opfølgning på beslutninger til generalforsamlingen I marts 2017 drøftes evt. opgradering af deltagelse i MJVB/DVBF. Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson Invitation af efterskoler til Ikast CUP? Ansøgning af elitepulje hos IBK jf. referat januar Majmøde: Trænere den kommende sæson. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Sæsonopstart. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september: Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts (OBS tilmelding senest 14 dage før ellers ingen t- shirts), annoncering, priser, ISI-sponsering, plakat/infostander, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. HUSK der skal være trænere med, når der er overnatning. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede. Præmiesponsorater til slik. Dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? FOU: Indstilling til årets træner el. lign.? Sæsonopstart PR.

5 Augustmøde: Pizzavolleydato efterår. Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner. Ikast volley cup, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup. Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Tjekke conventus for aflysninger af træninger i løbet af sæsonen. Planlægning af trænermøde primo september (her drøfte fordeling af tjanser og tjanseansvarlig samt trænerprincipper/trænerhåndbog udarbejdet af MB og KP) Septembermøde: Tilmeldingsstatus fordeling af hold. Datoerne for Danmarksmesterskaberne i 2016 er: Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Ansøgning om DM til forbundet senest 1. november Kommunens julefrokost Novembermøde: Julegave til trænerne? Julefrokost trænere/ledere. Ungdoms? Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår.