Til Løn- og Personalekontoret. Team Viewer i Rollebaseret Indgang forbedret MA-overblik

Transkript

1 Til Løn- og Personalekontoret Team Viewer i Rollebaseret Indgang forbedret MA-overblik Vi forbedrer nu medarbejderoverblikket i KMD Opus Rollebaseret Indgang. 28. november 2012 Ref. KTJ/qhf J.nr KMD Opus Løn & Personale Når brugeren har valgt en medarbejder, er der tilføjet en del flere informationer om den valgte medarbejdere. Der kan søges efter medarbejdere, der tidligere har været i afdelingen og medarbejdere, der kommer i afdelingen. Sidst men ikke mindst har vi ændret principperne for visning af informationer i indholdsruden. I dette brev beskriver vi den nye funktionalitet sammen med en del illustrationer. Vi har valgt de mange illustrationer, så de kan genbruges, hvis I ønsker at udarbejde information til de decentrale brugere. Ændringerne træder i kraft med KP076 og vil være synlige overfor de decentrale brugere den 3. december Indholdsfortegnelse: Kort forklaring til begreberne, som er anvendt i beskrivelserne... 2 Udvidelser i teamoversigten... 3 Teamoversigten til lederne... 3 Teamoversigten til stedfortrædere... 5 Medarbejderudsøgning til assistenter og løncontrollere (dvs. de decentrale brugere, der er autoriseret med enten assistentroller eller løncontrollerroller)... 7 Flere informationer om den valgte medarbejder... 8 Når den decentrale bruger har valgt en medarbejder, vil udvalgte medarbejderoplysninger blive dokumenteret øverst på skærmbilledet:... 8 Principper for indholdsruden Oplysningerne vises pr. dags dato Oplysningerne vises pr. kommende lønperiodes startdato Oplysningerne vises pr. lønperiodens startdato før fratrædelsesdatoen Oplysningerne vises pr. tiltrædelsesdatoen...10 Indhold i Tidligere medarbejdere KMD A/S Kundeservice Lauritzens Plads Aalborg Tlf Fax info@kmd.dk Side 1 af 10 Hjemsted: Ballerup CVR nr. DK

2 Kort forklaring til begreberne, som er anvendt i beskrivelserne Teamoversigten (eller medarbejderudsøgning) Valgt medarbejder Indholdsruden Her søger/finder brugeren sine medarbejdere. Dialogen har forskelligt udseende afhængig af, om man er autoriseret som leder, stedfortræder eller som assistent/løncontroller. Her vises generelle informationer om den valgte medarbejder Her finder og/eller indberetter brugeren de ønskede oplysninger. Side 2 af 10

3 Udvidelser i teamoversigten Teamoversigten udvides, så det bliver muligt at finde medarbejdere, - der ikke er i afdelingen mere (de kan være fratrådte eller overflyttet til en anden afdeling) eller - ikke er kommet endnu (fremdateret ansatte eller en medarbejder, der kommer fra en anden afdeling ud i fremtiden) Alle de decentrale brugere får automatisk opsætningen i den Rollebaserede Indgang, men det vil være uden indhold, indtil KMD opsætter en parameter pr. kunde. Ønsker I indhold i Tidligere medarbejdere og Kommende medarbejdere, skal I kontakte KMD. I kan læse sidst i brevet, hvordan I angiver dette overfor KMD. I skal også være opmærksomme på, at en medarbejder kan komme flere gange i Tidligere medarbejdere. Det skyldes, at vi nu dokumenterer medarbejderens stilling. Skifter medarbejderen stilling, dokumenteres medarbejderen med de forskellige stillinger. Teamoversigten til lederne I teamoversigten kan der nu vælges mellem Alle medarbejdere (eksisterende mulighed) Medarbejderne vises via den organisatoriske træstruktur, og der kan vises medarbejdere på underliggende enheder. Der vises medarbejdere, der er aktive pr. i dag. Direkte rapporterende (eksisterende mulighed) Her er der også tale om medarbejdere aktive pr. i dag, dog kun de medarbejdere, der rapporterer direkte til lederens afdeling. Det betyder, at der vises medarbejdere fra underliggende enheder, hvis disse ikke er registreret med egen hat, dvs. egen leder. Tidligere medarbejdere (ny mulighed, dog har enkelte kunne anvende den, hvor den hed Fratrådte medarbejdere ) Her vises medarbejdere, der er fratrådte eller flyttet til andre afdelinger (via et stillingsskifte) før dags dato. Der vises kun medarbejder, der rapporterer direkte til lederens afdeling. Side 3 af 10

4 Medarbejderen vises i 100 dage efter fratrædelsen eller overflytningen. Kommende medarbejdere (ny mulighed) Teamoversigten viser her de medarbejdere, der endnu ikke er aktive i brugerens afdeling. Der vises kun medarbejdere, der rapporterer direkte til lederens afdeling. Det betyder, at nyansatte/genansatte samt overflyttede medarbejdere vises her indtil deres ansættelsesdato/overflytningsdato opnås. Herefter vil de vises i Direkte rapporterende eller Alle medarbejdere Side 4 af 10

5 Der kan tilføjes flere felter til teamoversigten end vist i eksemplerne. Det sker via ikonet : Teamoversigten til stedfortrædere I teamoversigten til stedfortræderne kan der nu vælges mellem: Listevisning (direkte rapporterende) (eksisterende mulighed) Medarbejderne vises i en liste. Der vises medarbejdere fra underliggende enheder, hvis en enhed ikke er registreret med egen hat, dvs. egen leder. Der vises medarbejdere, der er aktive pr. i dag. Trævisning (direkte rapporterende) (eksisterende løsning) Medarbejderne vises via den organisatoriske træstruktur. Der vises underliggende enheder, hvis en enhed ikke er registreret med egen hat, dvs. egen leder. Der vises medarbejdere, der er aktive pr. i dag. Tidligere medarbejdere (ny mulighed, dog har enkelte kunne anvende den, hvor den hed Fratrådte medarbejdere ) Her vises medarbejdere, der er fratrådte eller flyttet til andre afdelinger (via et stillingsskifte) før dags dato. Side 5 af 10

6 Der vises kun medarbejder, der rapporterer direkte til lederens afdeling. Medarbejderen vises i 100 dage efter fratrædelsen eller overflytningen. Kommende medarbejdere (ny mulighed) Teamoversigten viser her de medarbejdere, der endnu ikke er aktive i brugerens afdeling. Der vises kun medarbejdere, der rapporterer direkte til lederens afdeling. Det betyder, at nyansatte/genansatte samt overflyttede medarbejdere vises her indtil deres ansættelsesdato/overflytningsdato opnås. Herefter vil de blive vist i Listevisning eller Trævisning. Side 6 af 10

7 Der kan tilføjes flere felter til teamoversigten end vist i eksemplerne. Det sker via ikonet : Medarbejderudsøgning til assistenter og løncontrollere (dvs. de decentrale brugere, der er autoriseret med enten assistentroller eller løncontrollerroller) Der tilføjes et nyt felt Søg pr. dato. Den vil være angivet med dags dato. Datoen kan ændres, så brugeren kan søge efter fratrådte eller kommende medarbejdere, idet alle medarbejdere, der var aktive pr. den angivne dato, vil blive vist i listen. Der kan søges med * i de øvrige felter, fx vil Anne* også vise Anne Marie. Side 7 af 10

8 Der kan tilføjes flere felter i medarbejderudsøgningen end vist i eksemplet. Det sker via ikonet : Flere informationer om den valgte medarbejder Når den decentrale bruger har valgt en medarbejder, vil udvalgte medarbejderoplysninger blive dokumenteret øverst på skærmbilledet: Der dokumenteres den stilling, som medarbejderen er ansat i og fra hvilken dato, hun har været ansat i stillingen. Vær opmærksom på, at det ikke er medarbejderens tiltrædelsesdato, men startdatoen for indplacering i stillingen. Side 8 af 10

9 Når musen kører hen over navnet, dukker der yderligere informationer op, herunder ansættelsesdatoen: Principper for indholdsruden Når den decentrale bruger har valgt en medarbejder, udfyldes indholdsruden. Vi har opsat fire principper for visning af oplysningerne i indholdsruden. Disse principper skal gerne virke så logiske, at den decentrale bruger ikke opdager dem. Vi vil her give eksempler på hvert princip: 1. Oplysningerne vises pr. dags dato Et eksempel på denne kategori er de personlige oplysninger. For alle medarbejdere aktive som fratrådte, er det de nyeste oplysninger, der er interessante. Konkret eksempel: I dag er datoen En medarbejder er fratrådt den I systemet er der i dag registreret en ny adresse, og den vil nu blive vist, selvom den ikke var gældende på fratrædelsestidspunktet. 2. Oplysningerne vises pr. kommende lønperiodes startdato Et eksempel på denne kategori er oplysningerne på Vedligehold medarbejder (som en del af Decentral ansættelse) for aktive medarbejdere. Oplysningerne vises pr. kommende lønperiode startdato, men kan ændres. Konkret eksempel: I dag er datoen Hvis en medarbejder er aktiv, vises oplysningerne på Vedligehold medarbejder pr Side 9 af 10

10 3. Oplysningerne vises pr. lønperiodens startdato før fratrædelsesdatoen Med udgangspunkt igen i Vedligehold medarbejder, undersøges det for fratrådte om princip 2 kan anvendes. Hvis ikke, vises oplysningerne pr. fratrædelsesmånedens startdato. Konkret eksempel: I dag er datoen og jf. princip 2 vil systemet prøve med datoen Hvis en bagudlønnet medarbejder er fratrådt den , holdes der fast i Hvis hun i stedet var fratrådt den , kan der ikke anvendes , da det ligger udenfor ansættelsen. I stedet vises oplysningerne pr Oplysningerne vises pr. tiltrædelsesdatoen Vi fortsætter eksemplet med Vedligehold medarbejder, dog for en nyansat medarbejder. Hvis princip 2 ikke kan anvendes, vises oplysningerne pr. tiltrædelsesdatoen. Konkret eksempel: I dag er datoen og jf. princip 2 vil systemet prøve med datoen Hvis en medarbejder tiltræder den , virker ikke, og datoen ændres til tiltrædelsesdatoen Indhold i Tidligere medarbejdere Som tidligere beskrevet, skal I sende en mail til KMD, hvis I ønsker indhold i Tidligere medarbejdere (der opsættes 100 dages adgang). Send en mail til jeres kundeteam eller kundesupport til 4560@kmd.dk med overskriften: Adgang til fratrådte medarbejdere i Teamviewer. Venlig hilsen Serviceteam Opus Løn og Personale Direkte telefon: @kmd.dk Side 10 af 10