Kvalitetskontrol af indberetning til lønsystemet decentrale enheder

Transkript

1 Kvalitetskontrol af indberetning til lønsystemet decentrale enheder Generelt Om indberetningsmateriale Alle indberetninger skal ske på grundlag af attesteret indberetningsmateriale. Indberetningsmaterialet skal gemmes i 5 år + indeværende år. Det skal opbevares, så det til enhver tid kan indgå i et kontrolforløb. Indberetning via Opus Medarbejderindberetning er undtaget fra dette. Om dokumentation af kontrol Den kontrol, der udføres, skal kunne dokumenteres. Derfor skal indberetningsmaterialet påføres dato og signatur, når der udføres kontrol. Ved elektronisk indberetning via Opus Medarbejderindberetning, sker kontrollen i forbindelse med godkendelse. Engangsydelser og fravær Engangsydelser og fravær indberettes som hovedregel decentralt. Den decentrale medarbejder, der indberetter, skal foretage kontrol af indberetningsmaterialet og kontakte den attesterende leder ved fejl og mangler. Den decentrale medarbejder foretager indberetning til Opus Rollebaseret Indgang og efterfølgende kvalitetskontrol af mindst 10 % af indberetningerne ved at sammenholde indberetningsmaterialet med lønspecifikationerne. Materialet skal dateres og underskrives. Endvidere er det lederens ansvar at der føres kontrol med at alt fravær (f.eks. ferie og sygdom) bliver indberettet løbende. Der skal føres kontrol med: at de personer, som er sygemeldte, svarer til de faktisk sygemeldte. Dette kan f.eks. ske via rapporten under Fravær/nærvær Rapporter Fravær pr. dato (LPF173). Rapporten skal udtrækkes og kontrolleres mindst hver 14. dag. at rest ferie saldoen er retvisende via rapporten Fravær/nærvær Rapporter Ferieregnskab (LPQ174) eller via rapporten Ferieregnskab alle bevægelser (LPQ189). Rapporten skal udtrækkes og kontrolleres mindst hver anden måned.

2 Vagtplan Indberetning sker via KMD Vagtplan. Den decentrale medarbejder, der indberetter, skal foretage kontrol af indberetningsmaterialet og kontakte den attesterende leder ved fejl og mangler. Arbejdstids- og timeopgørelser udsendes til lønmodtager i e-boks.

3 Kvalitetskontrol af indberetning til lønsystemet - lønkontoret Generelt Indberetningsmateriale Alle indberetninger skal ske på grundlag af attesteret indberetningsmateriale. Indberetningsmaterialet skal gemmes i 5 år + indeværende år. Det skal opbevares, så det til enhver tid kan indgå i et kontrolforløb. Ansættelses- og afskedigelseskompetence Ansættelses- og afskedigelseskompetencen er placeret decentralt. Ved uansøgt afsked skal HR-afdelingen inddrages. Lønkonsulenternes kompetence Alle lønkonsulenter har kompetence til at oprette, ændre og afgangsføre lønmodtagere i KMD OPUS-personale og til at indberette engangsydelser til lønsystemet på grundlag af godkendt indberetningsmateriale. Dokumentation af kontrol Den kontrol, der udføres, skal kunne dokumenteres. Derfor skal indberetningsmaterialet påføres dato og signatur, når der udføres kontrol. Tilgange/ændringer/afgange Ansættelsesmyndigheden sender anmodning om tilgang/ændring/afgang til lønkontoret. Anmodningen skal være attesteret af lederen. Det er ansættelsesmyndighedens ansvar at sikre, at alle formalia er fulgt, og at alle relevante bilag fremsendes til lønkontoret. Lønkonsulenten foretager faglig kontrol af det indsendte/indberettede materiale herunder, om der foreligger relevant uddannelsesbevis, dokumentation for lønindplacering m.v.

4 sikrer at der er indhentet relevant straffeattest i henhold til gældende beslutning/aftale danner ansættelsesbrev / tillæg til ansættelsesbrev / kvittering for modtaget opsigelse og evt. lønaftaleskema fremsender ansættelsesbrev m.v. til lønmodtageren sender en evt. lønaftale til organisationen / TR følger op på at lønaftale kommer retur med godkendelse foretager indberetning til Opus Løn foretager 100 % kvalitetskontrol ved at sammenholde indberetningsmaterialet med KMD Opus Løn arkiverer alle relevante bilag på personsagen i Acadre eller Opus Personalemappe Engangsydelser Som hovedregel indberettes engangsydelser decentralt. Når indberetning undtagelsesvis sker på lønkontoret, er det den decentrale leders ansvar, at de fremsendte indberetningsbilag er udfyldt korrekt, underskrevet af lønmodtageren og attesteret af lederen. Lønkonsulenten foretager en hurtig logisk kontrol. Hvis der opdages åbenlyse fejl eller mangler kontaktes den attesterende leder. Fastholder lederen indberetningen kan lønkonsulenten ikke ændre i det fremsendte, men skal i stedet returnere indberetningen til lederen med henvisning til årsagen. Lønkonsulenten foretager indberetning til KMD Opus Løn og efterfølgende kontrol af mindst 10 % af indberetningerne ved at sammenholde indberetningsmaterialet med lønspecifikationerne. Materialet skal dateres og underskrives. Kontrol efter lønkørsel Efter lønkørsel foretages 1. dagskontrol se Arbejdsprocedure for 1. dags kontrol.

5 Ledelsestilsyn pa lønomra det Der henvises til særlig vejledning af 22. oktober 2012 (se indhold nedenfor). Vejledningen er den 6. november 2012 sendt til alle aftaleholdere og findes på HR-portalen. Ledelsestilsyn på lønområdet Den enkelte aftaleholder har ansvaret for, at der udføres kontrol efter følgende retningslinjer: Hvad er formålet? Formålet med ledelsestilsyn på lønområdet er at sikre, at der kun udbetales løn til de personer, der er ansat i aftaleenheden. Hvem skal udføre kontrollen? Kontrollen skal udføres af aftaleholder eller en af aftaleholderen bemyndiget medarbejder. Hvilket materiale skal anvendes til kontrollen? Rapporterne Lønopfølgning Ny lønberegner (FIBC4) eller Lønrapport (FIBL4) i KMD Opus skal anvendes til ledelsestilsyn på lønområdet. Hvordan udføres kontrollen? Kontrollen udføres efter hver lønkørsel ved at gennemgå rapporterne og kontrollere: o at de anførte personer er ansat i den pågældende aftaleenhed o at den udbetalte løn forekommer sandsynlig o at fratrådte medarbejdere ikke får udbetalt løn efter fratrædelsen Hvad skal der ske med kontrolrapporten? o Hvis kontrollen giver anledning til bemærkninger, noteres det på rapporten, og der rettes straks henvendelse til Lønafdelingen med henblik på berigtigelse. o Rapporterne dateres, underskrives og opbevares samlet af den budgetansvarlige. o De underskrevne rapporter skal være tilgængelige for den eksterne revision og for kommunens Bogholderi- og Lønafdeling.

6 Lønchefens kontrol Lønchefen skal, én gang om året ved stikprøvekontrol påse, at til- og afgange opfylder de kriterier som er oplistet under Tilgange/ændringer/afgange. Revideret den Løn- og bogholderi