Afrapportering. Tværsektorielt projekt om hjælpemidler og behandlingsredskaber

Transkript

1 Afrapportering Tværsektorielt projekt om hjælpemidler og behandlingsredskaber

2 Indholdsfortegnelse Indledning Projektets baggrund, opbygning og organisering Afrapporteringens indhold Sammenfatning af afrapporteringens hovedkonklusioner Forudsætninger og antagelser Spor 1: Indkøb og depotdrift Analyse af indkøb Den nuværende organisering Volume af indkøb Sammenligning indkøbsaftaler for udvalgte produkter i KomUdbud og Region Midt Sammenligning af indkøb på udvalgte områder i Herning og Holstebro kommuner Delkonklusion: analyse af indkøb Analyse af depotdrift Metode og dataindsamling Delkonklusion: analyse af depotdrift Konklusion spor 1: Indkøb og Depotdrift Spor 2: Koncept for bevilling af hjælpemidler (prøvehandlinger) Fremgangsmåde Første prøvehandling Anden prøvehandling Konklusion spor Samlet konklusion Bilag Bilag 1: Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi Bilag 2: Nuværende struktur (depot) Bilag 3: Sammenligning af priser mellem region og kommune Bilag 4: Sammenligning sammenfald i indkøb mellem Herning og Holstebro kommune Bilag 5: Spørgeskema Bilag 6: Oversigt over delopgaver, udfører og kontraktudløb Bilag 7: Business case Bilag 8: Økonomiske effekter (depot) Bilag 9: Forudsætninger indbyrdes afhængighed og implementeringstakt (depot) BILAG 10: Cases fra prøvehandling

3 Indledning Kommunernes Landsforening har i samarbejde med landets kommuner en vision om at sikre udviklingen af det nære sundhedsvæsen, hvor der arbejdes tværgående og tværsektorielt mellem kommuner, almen praksis og sygehusvæsenet for at sikre sammenhængende patientforløb for de implicerede borgere 1. Danske Regioner, KL og det daværende Indenrigs- og Sundhedsministerium skrev i 2011 i God praksis i den tværgående rehabiliteringsindsats følgende om det tværsektorielle samarbejde på sundhedsområdet: Samarbejde på tværs af sektorer er en udfordring, som er under konstant udvikling og som regioner og kommuner allerede arbejder aktivt med i sundhedsaftalerne og det organisatoriske set up omkring dette. En præcis formel på det gode tværsektorielle samarbejde findes ikke. Løsningerne på udfordringerne opstår lokalt med afsæt i dialog og fælles værdigrundlag 2. På det nationale plan er der derved en opmærksomhed på vigtigheden af det tværsektorielle samarbejde mellem aktører, der leverer ydelser i den borgerrettede sundhedsindsats. Nærværende projekt søger at gribe dette fokus og tager afsæt i ønsket om et styrket samarbejde på området omkring hjælpemidler og behandlingsredskaber på tværs af tre jyske kommuner og Region Midt. 1 KL, Det nære sundhedsvæsen, Danske Regioner, KL og det daværende Indenrigs- og Sundhedsministerium, God praksis i den tværgående rehabiliteringsindsats,

4 1. Projektets baggrund, opbygning og organisering Baggrunden for projektet er, at både hospital og kommuner oplever samarbejdet omkring flere opgaver på hjælpemiddelområdet som udfordrende og bøvlet. Dette både for medarbejderne og borgerne. Der har i Vestklyngen, der består af Hospitalsenheden Vest, kommunerne; Herning, Holstebro, Ikast-Brande, Lemvig, Ringkøbing-Skjern og Struer samt praktiserende læger og fysioterapeuter og praksiskonsulenter 3, været fokus på området. Der er løbende, siden kommunalreformen i 2007, igangsat initiativer og indgået aftaler, der har forbedret samarbejdet kommunerne imellem samt mellem kommunerne og regionen. Dette til trods er der stadig en række snitfladeudfordringer, herunder på området for hjælpemidler og behandlingsredskaber, der blev afdækket og beskrevet i EY s rapport fra 2014 Hjælpemidler en analyse af udfordringer, potentialer og nye løsninger 4. Med nærværende projekts analysearbejde og konkrete prøvehandlinger adresserer Region Midt i form af Hospitalsenhed Vest samt deltagerkommunerne fra Vestklyngen (Herning Kommune, Holstebro Kommune og Lemvig Kommune) en række af disse udfordringer. Projektet søger at afdække, hvordan de udfordringer, der fortsat volder de største problemer, kan løses samtidig med, at potentialet ved at etablere henholdsvis fælles indkøb og depotdrift mellem Hjælpemiddelenheden Vest og deltagerkommunerne, som EY antager at der er 5, belyses yderligere. Selve projektet er organiseret i to spor Spor 1: Indkøb og depotdrift Spor 2: Koncept for bevilling af hjælpemidler (prøvehandlinger) E&Y, Hjælpemidler en analyse af udfordringer, potentialer og nye løsninger, 20154/ EY vurderer på baggrund af deres erfaringer med indkøbsoptimering i det offentlige vil være besparelser på typisk minimum %, hvilket der også bør forventes på hjælpemiddelområdet og på baggrund af deres erfaring med transportog depotoptimering viser, at besparelser typisk er på 10 %, hvilket der også bør forventes på hjælpemiddelområdet (EY s. 10 & 11) 4

5 Spor 1: Indkøb og depotdrift Spor 1 omfatter to faser: Analysefase. Udarbejdelse af forslag til fælles koncept for indkøb/depotdrift i en driftsfase (såfremt analysen understøtter, at et fælles depot for indkøb/depot er relevant). Analysefase Målet med analysefasen er at undersøge, om der er økonomiske og borgerrettede gevinster ved tværsektorielt indkøb og tværsektoriel depotdrift. Der skal udarbejdes en analyse, som tydeligt angiver, hvordan eventuelle gevinster kan måles og realiseres. Analysen skal bidrage med: Vurdering af om det økonomisk kan betale sig. Vurdering af om der er gevinster for borgeren. Vurdering af om det har betydning for patientforløbets længde. Vurdering af om der vil blive frigjort ressourcer i forhold til sundhedsfaglige medarbejdere ved tværsektoriel indkøb og depotdrift. Udarbejdelse af forslag til fremadrettet koncept Såfremt analysen peger på økonomiske og borgerrettede gevinster udarbejdes et forslag til et fælles koncept for tværsektoriel indkøb og/eller tværsektoriel depotdrift i en driftsfase. I processen identificeres de væsentligste elementer, som det er nødvendigt at forholde sig til i et kommende koncept/model og der udarbejdes forslag til, hvordan de kan håndteres. Spor 2: Koncept for bevilling af hjælpemidler (prøvehandlinger) Spor 2 har fokus på flowet i forhold til borgeren, samt mere smidige og mindre ressourcekrævende arbejdsgange for medarbejderne. Spor 2 har som mål at udvikle et bæredygtigt koncept for bevilling af hjælpemidler, der: Giver mening for borgeren og som fra et borgerperspektiv opleves inddragende og effektivt. 5

6 Giver mere effektive arbejdsgange for medarbejderne. Styrker patientsikkerheden. Spor 2 håndteres i fem faser: Afklaring af hvilke juridiske begrænsninger der foreligger eksempelvis i forhold til myndighedsdelen. Udvikling og afprøvning af prøvehandlinger. Beskrivelse af koncept. Test af konceptets bæredygtighed. Afrapportering. Der er i processen fremkommet en lang række overvejelser, perspektiver og input, der ikke direkte fokuserer på den konkrete projektopgave, men er beslægtede i relation til drift og udvikling af området. Der hvor det er vurderet, at disse har kvalificeret ovenstående projektopgave, er det medtaget i afrapporteringen. Hvor det ikke har været vurderet relevant for besvarelse af den konkrete projektopgave har projektet afgrænset sig fra at inddrage dette. Projektorganisering Projektejer er Hospitalsenhed Vest (HEV) samt Herning Kommune, Holstebro Kommune og Lemvig Kommune. Styregruppen udgøres af Hospitalsdirektør fra Hospitalsenhed Vest, Direktør for Social, Sundhed og Beskæftigelse Herning Kommune, ledelsesrepræsentanter fra de øvrige kommuner samt konsulent fra Region Midt. Formandsskabet udgøres af Hospitalsdirektør fra Hospitalsenhed Vest samt Direktør for Social, Sundhed og Beskæftigelse Herning Kommune (på vegne af kommunerne). Konsulenthuset Horslund varetager den overordnede projektledelse og sikrer koordinering, styring, kvalitetssikring og gennemførelse af aktiviteterne samt afrapportering i det samlede projekt. Projektleder sekretariatsbetjener styregruppen. 6

7 Det har været en grundlæggende forudsætning i projektet, at relevante videnspersoner fra både kommuner og region aktivt bidrager til de kvalitative og kvantitative analyser, herunder dataindsamling samt i workshops, og dermed bidrager til de fremadrettede anbefalinger og et muligt fremadrettede koncept for et styrket tværgående samarbejde omkring hjælpemidler og behandlingsredskaber. Det har ligeledes været forudsat, at både formandskab/styregruppe, projektgruppe samt følgegruppe har været nedsat per december Følgegruppen mødtes i maj og på mødet deltog repræsentanter fra Struer Kommune, Ikast-Brande Kommune, Ringkøbing-Skjern Kommune samt KL s Center for Velfærdteknologi. Derudover var Silkeborg Kommune og Aarhus Kommune inviteret til at indgå i følgegruppen, men deres repræsentanter havde ikke mulighed for at deltage i følgegruppemødet. På mødet drøftede deltagerne projektets foreløbige resultater og de perspektiver som fælles drift indeholder. Der har i projektet været nedsat arbejdsgrupper, der har arbejdet med hvert deres spor i projektet. Arbejdsgrupperne har været dannet af deltagere fra Hospitalsenhed Vest samt de deltagende kommuner. I praksis har der gennem størstedelen af projektet været etableret tre arbejdsgrupper, idet der var behov for at opdele arbejdet i spor 1 i to undergrupper med fokus på henholdsvis indkøb og depotdrift, og hvor der var en arbejdsgruppe i spor 2. Der vil i den afsluttende konklusion ligeledes blive vurderet på den ovenstående proces i relation til projektet. 7

8 2. Afrapporteringens indhold Rapporten består af ovenstående indledning og baggrundsafsnit, der fremstiller udfordringen på området samt den fastlagte ramme for projektet. Denne del præsenterer ligeledes en forståelse af processen for dannelsen af rapportens afsluttende konklusioner og anbefalinger. Ovenstående afsnit efterfølges af en kort præsentation af afrapporteringens hovedkonklusioner og primære budskaber. Herefter uddybes projektaktiviteterne i de to projektspor, hvorefter den uddybende og samlede konklusion med anbefalinger præsenteres. Endvidere er der vedlagt en række bagvedliggende materialer som bilag til afrapporteringen. Konkret i forhold til de kommende afsnit er opbygningen således: Ø Afsnit 3 er en kort sammenfatning af afrapporteringens overordnede konklusioner. Ø Afsnit 4 indeholder en beskrivelse af de antagelser og forudsætninger, der ligger til grund for afrapporteringens analysearbejde i de to spor. Ø Afsnit 5 beskriver det konkrete forløb i forbindelse med arbejdet med spor 1: Indkøb og Depotdrift. Afsnittet beskriver den metodiske og procesmæssige tilgang til analysearbejdet samt analysens konklusioner og anbefalinger. Ø Afsnit 6 beskriver det konkrete forløb i forbindelse med arbejdet med spor 2: Koncept for bevilling af hjælpemidler (prøvehandlinger). Afsnittet beskriver den metodiske og procesmæssige tilgang og fremgangsmåde for prøvehandlingerne samt de indhentede erfaringer, konklusioner og anbefalinger, der er opstået på baggrund af prøvehandlingerne. Ø Afsnit 7 består af rapportens samlede konklusion, der samler op på de to projektspor. Ø Slutteligt vedlægges centrale bilag i forbindelse med afrapporteringen. Da afrapporteringen har et større omfang er det valgt, at konklusionerne i hvert spor samt den samlede afsluttende konklusion indeholdende visse relevante gentagelser, således at analysearbejdet og konklusionerne omkring sporene ligeledes kan læses særskilt. 8

9 3. Sammenfatning af afrapporteringens hovedkonklusioner Spor 1: Indkøb og depotdrift Analysen på indkøbsområdet viser, at der ikke påvises økonomiske gevinster i form af indkøbsaftaler indeholdende lavere indkøbspriser ved at etablere et indkøbsfællesskab mellem Regionen og de seks kommuner i Vestklyngen. Dette idet alle aktører i et sådant fællesskab allerede i dag indgår i større indkøbsfællesskaber. Region Midt indgår i det regionale indkøbsfællesskab og alle deltagerkommunen er en del af KomUdbud 6. Til gengæld forventes det, at der kan være en besparelse ved at ændre indkøbspraksis til at købe større varepartier ind (som i et fælles depot, der rekvirerer hjælpemidler til en større population, vil kunne). Dog er der samtidigt en række begrænsninger i forhold til dette, da flere af aktørerne i dag er eller bliver bundet af kontrakter med leverandører, hvilket vil give en udfordring rent proces- og tidsmæssigt i forhold til implementering af en tværgående løsning. For analysen på depotområdet gælder det, at der har været væsentlige udfordringer med at få data - i særdeleshed sammenlignelige data i forbindelse med analysen af potentialet ved at etablere et fælles depot, hvilket betyder, at konklusionerne er behæftet med væsentlige usikkerheder. Den ringe kvalitet i de data, der har været tilgængelige for analysen, skyldes primært den forholdsvis fragmenterede/decentrale organisering og økonomistyring i kommunerne og forskelle i krav til eksterne, serviceniveauer og forretningsprocesser med videre. Dog er det vurderet, at der på baggrund af analysearbejdet alligevel er muligt at udtrække foreløbige konklusioner, anbefalinger og opmærksomhedspunkter, hvilket præsenteres i nedenstående afrapportering. Analysearbejdet omkring en eventuel etablering af et fælles depot viser, at der eksisterer mulige potentialer ved at samle depotdriften for hjælpemiddelenheden Vest og de tre deltagerkommuner. Der er i arbejdet med analysen og business-casen på depotdriftsområdet taget udgangspunkt i og indhentet inspiration fra det fælleskommunale depot, der servicerer 6 KomUdbud - Kommunalt Udbudsfællesskab af er et samarbejde mellem 15 jyske og fynske kommuner. Formålet med samarbejdet er gennem fælles udbud at opnå økonomiske besparelser for de enkelte kommuner. Visionen er derfor at skabe Danmarks mest effektive, professionelle og forpligtende offentlige udbudsfællesskab( 9

10 Aalborg Kommune, Jammerbugt Kommune og Brønderslev kommune (se bilag 1 for en uddybende beskrivelse af depotet i Aalborg). Dette skyldes de positive erfaringer, som man har gjort sig i de tre nordjyske kommuner. Der kan således identificeres en række potentielle fordele ved at etablere en lignende depotkonstruktion i deltagerkommunerne og hjælpemiddelenheden Vest imellem. Samtidigt er der dog en række grundlæggende forudsætninger, der skal være på plads, hvilke beskrives yderligere i afrapporteringen. Efterleves disse ikke vil potentialet være tilsvarende mindre eller potentielt ikke eksisterende. En 100% retvisende beregning af de økonomiske perspektiver for en fælles tværgående depotdrift vil kun kunne udarbejdes såfremt registrerings- og dokumentationspraksis blandt aktørerne ensrettes. Det har dog ikke været muligt via det tværgående samarbejde at udarbejde et endegyldigt koncept for et tværgående samarbejde omkring fælles indkøb og depotdrift. Dette da grundlaget for et koncept underbygget af valid data ikke i tilstrækkelig grad har været mulig at fremskaffe jævnfør tidligere. Dog har det med afsæt i den indhentede kvantitative data kombineret med de kvalitative data været muligt at komme med en række grundlæggende og konkrete anbefalinger i forhold til et eventuel fremadrettet samarbejde omkring fælles indkøb og depotdrift. I den forbindelse er der følgende overordnede anbefalinger på baggrund af nærværende forløb: - Det anbefales, at der er et stort fokus på at sikre de forudsætninger, som antages opfyldt i analysearbejdet omkring depotdriften. Hvis sammenlægning i stordrift skal kunne betale sig, så skal de grundlæggende forudsætninger være opfyldte (se forudsætningerne i afsnit 4). - Det anbefales, at der gennemføres en lang implementeringsplan, hvor der fokuseres på standardisering på tværs af kommunerne inden sammenlægning, udbud med videre. - Det anbefales, at det forestående udbud med Lemvig Kommune, Struer Kommune og Holstebro Kommune følges tæt, samt at der foretages en ny samlet vurdering af effekten af tværkommunalt samarbejde, når der er indgået ny kontrakt med nye services og priser på baggrund af. 10

11 - Det anbefales, at det yderligere vurderes om der er andre kommunesamarbejder, der er umiddelbart mere potentielle eller gode supplementer set i forhold til befolkningstæthed og geografisk udbredelse (eksempelvis supplere med Ikast-Brande Kommune og Silkeborg Kommune). Spor 2: Koncept for bevilling af hjælpemidler(prøvehandlinger) I arbejdet med udvælge og afprøve en række prøvehandlinger har man valgt at sætte fokus på to af de centrale snitfladeproblemtikker, der nævnes i EY s rapport. Disse problematikker består primært i behovet for en del ressourcekrævende ad hoc samtaler mellem sygehus og kommunale terapeuter omkring hjælpemidler anvendt på sygehuset samt oplevelsen af, at der sker udleveringer af hjælpemidler på kommunens vegne på sygehuset. I nedenstående afsnit beskrives disse prøvehandlinger og erfaringerne med disse kort. Begge prøvehandlinger er afprøvet i den ortopædkirurgiske terapeutgruppe (bestående af cirka 15 terapeuter) på Holstebro hospital og afprøvningsperioden og dataindsamlingen for begge prøvehandlinger er foregået over to måneder; april og maj 2016 På baggrund af deltagernes egne erfaringer med snitfladeproblematikkerne og viden indhentet gennem interview med deres samarbejdspartnere blev der konkretiseret to prøvehandlinger, som adresserede de identificerede snitfladeproblematikker; 1) Kommunikation omkring borgerens bevilgede hjælpemidler ved indlæggelser på sygehuse og hjælpemiddelbehov ved udskrivelser fra sygehuse. Her har man afprøvet et skema, hvori terapeuterne på hospitalsafdelingerne på en systematisk måde registrer, hvilke hjælpemidler, der er anvendt under indlæggelsen og hvilke hjælpemider, der forventeligt vil være behov for, at kommunerne bevilger til borgeren efter udskrivelse. Tilbagemeldingerne fra den ortopædkirurgiske terapeutgruppe har været, at der først og fremmest er opbakning til ideen omkring at øge kommunikationsniveauet mellem region og kommuner. Terapeutgruppen på Holstebro Sygehus kan således godt se et potentiale i at øge mængden af relevante informationer omkring borgeren, da kommunerne kan drage nytte af disse i bevillingen af hjælpemidler. 11

12 Den overordnede tilbagemelding fra kommunerne på prøvehandling 1 er positive. Skemaerne anses som en god dokumentation, da de er nemme at printe ud samt værende nemme at bestille hjælpemidler ud fra for kommunens terapeuter. Det ses som en stor fordel for kommunerne, at der integreret i skemaet er forskellige overskrifter på de forskellige hjælpemidler, og at der forekommer en oversigt over hvilke hjælpemidler, der har været anvendt under indlæggelsen. Det fremhæves samtidig som en stor hjælp for terapeuterne i kommunerne, at der angives kontaktoplysninger på pårørende/naboer, hvis der skal indhentes oplysninger om en borger og at der skal aftales hjemmebesøg. Tilbagemeldingerne viser, at det er nyttigt for visitatorerne, at det bliver beskrevet hvor høj og hvor bred for eksempel en rollator er, således samme mål kan bestilles fra kommunen. Endelig tyder afprøvningen af skemaet på, at den problematiske ad hoc kommunikation mellem kommune og sygehus reduceres ved brugen af skemaet. 2) Den anden prøvehandling har været en registrering og fælles drøftelse af udskrivelser, hvor der er sket en regional udlevering af hjælpemidler ved udskrivelser, der skulle have været leveret af kommunen, hvor det (af forskellige årsager) ikke har været muligt at få leveret et hjælpemiddel fra kommunen. Det er vores vurdering af særligt anvendelsen af skemaet i prøvehandling 1 har bidraget til at give mere effektive 7 arbejdsgange for medarbejderne, idet behovet for ad hoc kommunikation er reduceret. I forhold til prøvehandling 2 så har registreringen af hændelserne i skemaet og den efterfølgende dialog medført en fælles forståelse af flere ting. Dette blandt andet, at antallet af sager er beskedent, hvilket er vigtigt i sig selv, da disse sager fylder hos kommunale såvel som regionale medarbejderne. Blandt begge medarbejdergrupper fylder disse sager (ifølge arbejdsgruppens deltagere) mere end deres reelle antal berettiger til. Derudover har 7 Denne effektivitet reduceres af de udfordringer med den elektroniske implementering af skemaet, men såfremt dette løses vil effekter være større. 12

13 registreringen været med at vise, at årsagerne har ligget i fejl, som det vil være svært helt at undgå, og ikke i manglende samarbejdsvilje. En sidste centralt pointe, der er fremkommet under nærværende projekts analysearbejde på området er, at implementeringen af henholdsvis det vejledende afklaringskatalog på området for hjælpemidler og behandlingsredskaber i Region Midt samt plejeforløbsplaner og genoptræningsplaner kraftigt har reduceret en række af de snitfladeproblematikker, der nævnes i EY s rapport. Der er således blevet reduceret i diskussioner omkring det økonomiske ansvar mellem Region og kommunerne samt i antallet af drøftelser af arbejdsdeling. Det italesættes dog, at der stadig forekommer uhensigtsmæssige udskiftninger i hjælpemidler for borgeren og at der fortsat bruges ressourcer i driften på at indhente oplysninger i forhold til plejeforløbsplaner eksempelvis vedrørende borgeren og borgerens boligforhold. Det beskrives, at dette afklaringsarbejde binder tidsmæssige ressourcer i driften. For borgerne beskrives det således som centralt, at de oplever et smidigt forløb igennem hele processen, hvor den kommunale og regionale indsats opleves som sammenhængende og velkoordineret og at det undgås, at de unødigt skal skifte hjælpemiddel midt i deres forløb. 13

14 4. Forudsætninger og antagelser I afsnit 5 fremlægges analysearbejdet omkring eventuel etablering og drift af et fælles depot. Analysearbejdet tager afsæt i en model for depotdrift, der er inspireret af et fælles depot i Aalborg. Der er i arbejdsgrupperne drøftet en række forudsætninger, som anses for at være centrale i en succesfuld etablering af et fælles depot. Derudover beskrives en række forhold, som antages at få betydning for eventuel etablering og drift af et fælles depot. Disse forudsætninger og antagelser gennemgås her. Der er flere forudsætninger, der er indbyrdes afhængige. Se bilag 9 for en oversigt over forudsætningerne og deres indbyrdes afhængighed og implementerings-rækkefølge. Overordnet set sondres der i nærværende afsnit mellem to niveauer af forudsætninger: 1) Absolutte forudsætninger: Forudsætninger der skal til for at noget givent kan lade sig gøre og som er en showstopper, hvis det ikke er til stede. 2) Kritiske forudsætninger: Forudsætninger der sikrer størst målopfyldelse eller som medfører ringe målopfyldelse og synergi, hvis det ikke er til stede. Det er en afgørende pointe, at forudsætningerne er gældende, uagtet om der etableres in house løsninger eller der vælges en outsourcet løsning med involvering af eksterne partnere. Fælles juridisk grundlag for organisering (absolut forudsætning). Etableringen af henholdsvis fælles indkøb og depotdrift, skal kunne ske inden for den gældende lovgivning. Der skal findes hjemmel til at etablere en organisation, der kan varetage indkøbene og drive det fælles depot, og det skal kunne servicere både Region og deltagerkommunerne. Konklusion: Forudsætning opfyldt. Der er ingen umiddelbare lovmæssige begrænsninger i forhold til et samarbejde på udbud af varer og etablering af en fælles drift inklusiv et fælles depot. Dette beror på en juridisk vurdering fra henholdsvis Herning Kommune og Region Midt. 14

15 Supplerende kommentarer: Der er en myndighedsopgave for Regionen og den enkelte kommune at bevilge henholdsvis behandlingsredskaber og hjælpemidler, og denne ligger i den beskrevne løsning fortsat hos den enkelte myndighed. Der er endvidere en opgave at sikre, at når myndigheden har bevilget til behandlingsmidlet/hjælpemidlet, at der bliver fulgt op, således at der konkret indkøbes 8 og distribueres de nødvendige behandlingsredskaber/hjælpemidler til patienten/borgeren (og at de i øvrigt indkøbes/haves på lager/genanvendes osv.). Ovenstående er vurderet som en primær logistisk opgave, der kan løses af det fælles depot uden afgivelse af beføjelser i myndighedsfunktionerne. Hjælpemiddeldepot i umiddelbar nærhed af Gødstrup (absolut forudsætning). Det er afgørende for driften af det nye hospital i Gødstrup, at der er et tilgængeligt hjælpemiddeldepot i umiddelbar nærhed det vil sige "gåafstand eller portørafstand". Dette er vurderet af flere centrale regionale aktører i og uden for arbejdsgrupperne i projektet. Konklusion: Ovenstående er en konstatering som styregruppen bør tage ad notam. I et eventuelt andet fælles scenarie, hvor det alene er kommuner, som er fælles om et depot og hospitalet har sit eget depot, vil denne forudsætning bortfalde. Ønske og enighed om samarbejde (kritisk forudsætning). Det er vigtig for det videre arbejde, at der er enighed deltagerkommunerne i mellem og mellem kommunerne og regionen om, hvordan man ønsker at samarbejde på området både politisk og administrativt. Hvis ikke dette opfyldes er resultatet blandt andet at: - der ikke kan gennemføres en effektiv implementering og drift af nye forretningsprocesser og procedurer (dette understøttes af erfaringerne fra Aalborg). 8 En vigtig erfaring fra det fælles hjælpemiddeldepot i Ringkøbing Amt, er at enkelte kommuner i enkelte tilfælde undlod at indkøbe manglende hjælpemidler og i stedet afventede at tilsvarende hjælpemidler blev returneret til depotet og derved opnåede en besparelse. 15

16 - der opstår ineffektivitet og øget kompleksitet. - data til styring og udvikling bliver mangelfulde. - der ikke kan leves op til betingelserne i en eventuel kontrakt med ekstern partner. Konklusion: Ovenstående er en konstatering som styregruppen bør tage ad notam. Harmonisering/Standardisering af hjælpemiddelsortiment (kritisk forudsætning). De økonomiske gevinster i forbindelse med både indkøb og drift forudsætter en høj grad af standardisering af sortimenterne. Hvis ikke der skabes enighed og entydighed om (begrænsede) standardsortimenter, vil der blandt andet ikke kunne skabes fuld effekt i forhold til at: - opnå høj udnyttelsesgrad på hjælpemidlerne 9. - opnå forventede prisreduktioner på 5-10% via bulk-indkøb. Prisreduktionen og dens størrelse beror udelukkende på erfaringer fra Aalborg hvor man har opnået besparelser i den størrelsesorden. Det har ikke været muligt at sammenligne de prismæssige udgangspunkter, hvorfor de skal tages forbehold for besparelsen. - reducere tidsforbruget ved ordreafgivelse/-behandling, fakturabehandling og leverandørstyring. - reducere pladsbehovet på depotet. - reducere tidsforbruget og kompetencebehovet i forhold til håndtering og reparation af hjælpemidlerne. Det skal bemærkes, at der for de forskellige hjælpemiddeltyper er forskellige grænser for, hvor meget der kan standardiseres på sortimentet. Derudover vil de løbende leverandørskift betinget af de gældende udbudsregler være med til at øge sortimenterne. Fortsatte forskelle i de kommunale serviceniveauer - hvilke hjælpemidler, der bevilges i de enkelte kommuner vil være med til at øge sortimenterne. 9 En anden erfaring fra samarbejdet i Ringkøbing Amt er, at deltagerkommunerne kunne holde på gode/nye hjælpemidler ved at etablere egne lokale lagre og derved mindske udnyttelsesgraden på de fælles hjælpemidler. 16

17 Standardiseringsprocessen skal understøttes af dokumenterede standarder for hjælpemidlerne. Standarderne skal matche de kravspecifikationer, som anvendes ved udbud. Forskellene i de kommunale sortimenter medfører, at der ved implementering af en fælles standard kan opstå ekstra omkostninger eller alternativt besparelser for den enkelte kommune alene på grund af ændret standard. Fælles indkøbsaftaler (kritisk forudsætning) Indgåelse af fælles indkøbsaftaler er en forudsætning for fælles leverandører på de forskellige hjælpemiddeltyper og dermed en kritisk forudsætning for ovennævnte standardisering af hjælpemiddelsortimentet. Hvis ikke der etableres fælles indkøbsaftaler: - udvandes den mulige effekt af standardisering af sortimenterne. Fælles IT-system (kritisk forudsætning) Etableringen af et fælles IT-system er en forudsætning for at kunne etablere en fælles depotog driftsenhed. IT-systemet skal blandt andet kunne modtage bestillinger på hjælpemidler fra flere aktører, samt sikre styring af hjælpemidlerne på et depot. Hvis ikke der etableres et fælles IT-system kan der blandt andet ikke: - sikres høj effektivitet i forretningsprocesserne. - skabes gennemsigtighed på tværs af opgaver og organisationer. - skabes brugbare data til målstyring og løbende forbedringer. Sikring af gode faciliteter (kritisk forudsætning) Driften af et fælles depot skal etableres i egnede bygninger og indrettes med faciliteter, der understøtter driften og forventelige udviklingsbehov. Udviklingspotentialet er vigtigt for nærværende projekt, idet der åbnes op for muligheden for, at flere kommuner i Vestklyngen kan tilslutte sig den fælles drift. Region Midt har tidligere været i dialog med leverandører af materiale til indretning af lagerfaciliteter i forbindelse med byggeriet i Gødstrup, således at en tidssvarende indretning kunne sikres. Det har ikke været muligt at indhente disse erfaringer i analysearbejdet, men det vurderes, at man i indretningen af et fælles depot vil kunne trække 17

18 på disse og på erfaringerne fra Aalborg 10. I en eventuel outsourcet løsning vil faciliteterne og udvidelses- og udviklingsmulighederne være den eksterne partners ansvar. Hvis ikke der etableres gode fysiske rammer kan der blandt andet ikke: - sikres høj effektivitet i forretningsprocesserne. - udvikles og tilbydes nye services for borgerne og/eller øvrige kommunale organisationen. Harmoniseres af serviceniveauer (kritisk forudsætning) De services, som det fælles depot stilbyder kunder (Region Midt og deltagerkommunerne) og borgere med, skal være forholdsvis standardiserede i forhold til primært: Leveringstider for ordinære og akutte leveringer, reparationer mv. Tidsfrister og reaktionstider for bestillinger af hjælpemidler Hjælpemiddelsortiment (se anden kritisk forudsætning overfor) Hvis ikke der bliver enighed om standardisering på disse områder kan der blandt andet ikke: - sikres høj effektivitet i forretningsprocesserne samlet set og i alle led. Kommunalbestyrelsernes nødvendige justeringer i budgetter med videre gør, at der er en vis dynamik med henholdt til serviceniveauerne, og blandt andet derfor kan serviceniveauerne kun standardiseres til et vist niveau. Alle hjælpemidler er tilgængelige i én samlet lagerbeholdning (kritisk forudsætning) Alle hjælpemidlerne i den fælles driftsenhed skal i praksis være tilgængelige for alle depotets ejere. Hjælpemidlerne (og udgifterne ved deres anskaffelse) kan ved indkøb fordeles mellem ejerne efter deres forventede behov, men ved uforudsete behov hos én ejer, skal hjælpemidlerne hurtigt og let kunne skifte ejer, således at det uforudsete behov kan imødekommes. Dette er centralt for at kunne opnå større indkøb (bulk) og lavere (fælles) minimum-beholdninger. 10 Region Midt har været i dialog med Schäfer, der i et oplæg er kommet med bud på indretningen af et depot i Gødstrup. Dette fremgår af en præsentation, som er fremkommet via desk research, men som det ikke har været muligt at få kommenteret indenfor projektperioden. 18

19 Ved at etablere en fælles pulje af hjælpemidler eller ved at sikre, at depotet hurtigt kan flytte hjælpemidlerne mellem aktørerne, som depotet betjener opnås en højere udnyttelsesgrad på hjælpemidlerne en højere udnyttelsesgrad af lagerfaciliteterne (og et mindre arealbehov) Udnyttelsesgraderne vil være forskellige på de enkelte typer af hjælpemidler. Enighed om økonomiske modeller og andre styringsmodeller (kritisk forudsætning) Ensartede økonomiske modeller og styringsmodeller skal sikre entydighed i beslutninger samt reaktionsevne og agilitet for den, der er ansvarlig for driften. Hvis ikke der etableres entydige styringsmodeller vil der blandt andet ikke kunne: - opretholdes en entydig forventningsafstemning i forhold til processer og forventninger til resultater. - overføres hjælpemidler mellem de aktører, som depotet betjener på en transparent måde - rapporteres entydigt om status på resultater (inklusiv økonomi). - ageres hurtigt i driften i forhold til at servicere kunder og borgere og i samarbejdet med eventuelle eksterne partnere. Etablering af en fælles organisering med den rette kompetence (kritisk forudsætning) I en driftsorganisation med mange interessenter er det afgørende vigtigt, at der etableres en entydig organisering med entydige beføjelser til at kunne agere på fællesskabets vegne. Dette vurderes at være centralt i forhold til at kunne: o sikre en høj service af borgere og kunder o skabe tillid til organisationen o sikre optimering og udvikling af planlagte processer o sikre handlekompetence i akutte eller ikke-planlagte situationer Indskud / startkapital (kritisk forudsætning) Ledelsen af driftsenheden skal have et budgetmæssigt råderum fra starten. I bilag 8 ses en oversigt over de overordnede vurderinger af de økonomiske effekter ved at etablere et fælles depot med deltagelse af de tre projektkommuner og HEV. Heraf fremgår det, at der vil være 19

20 flere områder, hvor der vil kunne ske en besparelse. Et forsat råderum kunne sikres ved at lade driftsenheden beholde besparelser opnået på et eller flere af disse områder. Hvis ikke der etableres et budgetmæssigt råderum vil der blandt andet ikke kunne: o reageres hurtigt på uforudsete situationer og omkostninger i forbindelse med implementering af den fælles løsning o reageres hurtigt i forhold til nye behov hos kunder eller borgere eller potentielle udviklingsmuligheder Målstyring (kritisk forudsætning) Der skal være enighed om et minimum af mål, som driftsenheden skal styre efter og rapportere på. Der er i analysearbejdet konstateret store forskelle i omfanget af den målstyring, der gælder for hjælpemiddelområdet i deltagerkommunerne og i Region Midt. Dette vurderes derfor som centralt, at der opstilles fælles succeskriterier for driften, der sikrer en tilfredsstillende betjening af deltagerkommunerne og Region Midt. Hvis ikke der etableres målstyring på besluttede parametre er der stor risiko for, at: - driften måles på sekundære forhold og kritiseres for dette i stedet for det primære (mere religiøst end forretningsmæssigt) - driften udvikler sig uhensigtsmæssigt - der ikke opnås klarhed over og enighed om depotets performance - der ikke kan kommunikeres entydigt omkring driftens resultater og udvikling Antagelser om forhold med væsentlig betydning for fælles depotdrift Nyt hospital i Gødstrup Det er et faktum, at der er ved at blive bygget og etableret et hospital i Gødstrup. Hospitalet samler hospitalsenheden Vest på én matrikel. Byggeriet af det nye hospital antages at have en betydning for driften af et fælles depot, fordi det ændrer den geografiske fordeling af hospitaler og ændrer geografien for hjælpemiddeludlevering. 20

21 Det er af Regionen stillet som krav, at der skal være et tilgængeligt hjælpemiddeldepot i umiddelbar nærhed (gå afstand/portørafstand) fra Hospitalet, da der skal kunne leveres hjælpemidler 24 timer i døgnet. Dette vil også gøre det lettere for borgeren at afhente og aflevere eventuelle hjælpemidler i forbindelse med udskrivningen og efterfølgende kontrolbesøg på Hospitalet. Det antages, at: hospitalet tages i brug i slutningen af 2019 der ikke bliver en anden aktivitet eller et andet aktivitetsniveau, når driften flyttes sammen i Gødstrup det nye hospitals valgte forsyningskoncepter og de bygningsmæssige valg til forsyning med hjælpemidlerne, ikke ændrer behovene for servicering i forhold til det nuværende Befolkningsudvikling Ud over dette antages også, at demografien i Danmark kommer til at have betydning for antallet af udleverede hjælpemidler. Danskere lever generelt længere sammenlignet med tidligere, hvorfor antallet af ældre i befolkningen bliver forholdsvis større. Nedenstående figur, fra KL s sammen om sundhed viser udviklingen i antallet af borgere på over henholdsvis 65 år og 80 år frem mod Disse forhold forventes at resultere i større efterspørgsel efter hjælpemidler. 21

22 Derudover er der flere forventelige udviklinger i befolkningen, der forventes at resultere i større og/eller ændret efterspørgsel efter hjælpemidler. Her nævnes af de væsentligste, som har været drøftet i arbejdsgrupperne. Antallet af bariatriske patienter. Der er ikke indhentet konkrete antal af bariatriske patienter i Region Midt, men flere kilder angiver, at antallet er stigende, hvilket bekræftes af deltagerne i arbejdsgrupperne. I publikationen Bariatri på danske sygehuse (2007) fra udgivet af Netværk af forebyggende sygehuse i Danmark konkluderes det, at når bariatriske patienter skal plejes, mobiliseres og genoptrænes på danske sygehuse (og i kommunerne) stiller det nye krav til personale og hjælpemidler. Hjælpemidler til handicapinstitutioner med behov for særlige hjælpemidler, der skal serviceres af det fælles depot. Eksempelvis driver Herning Kommune Lindegården for borgere med Huntingtons Chorea, der har behov for en række specialiserede hjælpemidler. Såfremt der i deltagerkommunerne sker ændringer i tilbudsviften på dette område, kan det stille nye krav til et fælles depot i forhold til indkøb, levering og eventuelt service af nye specialiserede hjælpemidler. Ændring i teknologi Ny teknologi forventes at medføre ændringer på området i forhold til blandt andet, hvordan opgaver organiseres, specialisering og øgede indkøbsbudgetter på grund af dyrere hjælpemidler, vedligeholdelse med mere. Projektet har været i dialog med Fælles Service Center for telesundhed, der er en projektenhed, som har til formål at sikre, at det bliver enkelt og let for de sundhedsfaglige at anvende telesundhed, så de kan fokusere på kerneopgaven. Dette skal gøres ved at sikre et fællesskab (for Region Midt og alle 19 kommuner i regionen), der kan bistå i vurderingen af telesundhedsmæssige løsninger, men også med indkøb, håndtering/vedligehold og logistik i forbindelse med implementeringen af telesundhedsmæssige løsninger. Centret forventes at være i drift i løbet af 2017, hvorfor en tæt dialog mellem centret og et fælles depot kan anbefales. Politisk vil der være en øget fokus på velfærdsteknologi i bred forstand. Dette vil dels udvande afgrænsningen af "hvad er hjælpemidler", dels påvirke både økonomi og forretningsprocesser og øge kravene til kompetencer. 22

23 Disse forhold tages ikke i betragtning i forhold til specifikke beregninger. Men de indgår i argumentationen i forhold til anbefalingerne. Ændring i udskrivningspraksis Det antages, at hurtigere udskrivelser fra hospitalerne (24-7) i mere vidtgående omfang vil blive en større realitet end i dag. Dette antages at have betydning for de kommunale hjælpemiddelsenheder og serviceniveauet for et fælles depot i og med at flere udskrivelser rykkes til tidspunkter udenfor dagtimerne (driftsenhedernes normale åbningstider) på hverdage. Det antages derfor, at der er behov for øget åbningstid og/eller etablering af akut- /vagtordninger. Begge forhold antages at skabe en øget økonomisk belastning i forhold til i dag. Lemvig Kommune, Holstebro Kommune og Struer Kommuner indgår fælles aftale på driften De tre kommuner har i dag egne kontrakter med Falck Hjælpemidler i forhold til driften af depot og transporten af hjælpemidlerne. De tre kommuner forventes at indgå en ny samlet aftale med en ekstern partner. Aftalen forventes at implementeres i Q Aftalen indgås på baggrund af fælles udbud af ydelsen. Det antages, at: - kontrakten kommer til at gælde i 3 år, det vil sige frem til Q med mulighed for forlængelse i yderligere to år - kommunerne i forbindelse med udbuddet standardiserer nogle af ydelserne og servicekravene, herunder blandt andet krav til tidsfrister, daglige kørsler, KPI-er med videre. Disse forhold er begrænsende i forhold til timingen af etablering af et fælles set up inklusiv Herning Kommune med flere. Til gengæld skaber den øgede standardisering forbedrede betingelser i processen hen mod implementering af et fælles set up. 23

24 Øget andel private aktører på hjemmeplejen Hjemmeplejen har både kommunale og private aktører, men selv om en borger for eksempel har valgt privat hjemmehjælp, er det stadig en kommunal opgave at levere APV-hjælpemidler til det eksterne sundheds-/servicepersonaler, som indgår i plejen. Det antages, at: - andelen af den private aktivitet øges - forøgelsen kan påvirke depotdriftens aktiviteter, sammenhænge og gennemsigtighed mellem opgaver og aktører Et øget landspolitisk pres på et styrket samarbejde Det antages, at det landspolitiske fokus på sundhedsområdet, herunder optimering af samarbejdsfladerne mellem sektorerne vil fortsætte, hvorved der vil være et forventeligt øget pres på konkrete tværsektorielle løsninger, der gavner de implicerede borgere. Afrunding. Dermed er en række centrale og delvist gensidige afhængige forudsætning og antagelser, der anses for at være centrale i en succesfuld etablering af et fælles depot, præsenterede. I nedenstående uddybes erfaringer og konklusioner i de to projektspor. 24

25 5. Spor 1: Indkøb og depotdrift I dette afsnit uddybes projektindsatsen omkring spor 1: Indkøb og depotdrift. Som afsæt herfor forefindes en beskrivelse af den nuværende struktur på henholdsvis indkøbsområdet, der præsenteres i nedenstående tekst samt en beskrivelse af den nuværende struktur på depotområdet, der (grundet omfanget) præsenteres i bilag 2. Beskrivelsen af strukturen giver et indblik i de nuværende arbejdsgange og strukturer i arbejdet omkring indkøb, hjælpemidler og behandlingsredskaber og er derfor centrale i forhold til drøftelsen af eventuelt fremadrettede tværgående samarbejdsperspektiver. Nedenstående præsentation er opdelt i et afsnit om Indkøb og et afsnit om Depot, hvilket afspejler arbejdet i de nedsatte underarbejdsgrupper. I begge afsnit er der fokus på en fremstilling af, hvordan delopgaven konkret er grebet an. Dernæst præsenteres konklusioner og anbefalinger, det på baggrund af det indhentede data/de indhentede erfaringer, har været muligt at lave i projektet. Analyse af indkøb Der er gennemført en analyse af indkøbsområdet med henblik på at afdække borgerrettede og økonomiske gevinster ved fælles tværsektorielt indkøb af hjælpemidler. Af opdraget fremgår, at såfremt der vil være en gevinst, skal der præsenteres en løsning for, hvordan tværsektoriel indkøb samt depotdrift eventuelt kan organiseres fremadrettet i en driftssituation. Fokus har særligt været på de økonomiske gevinster ved et fælles tværsektorielt indkøb som et grundlag for at tænke videre omkring tværsektorielt indkøb af hjælpemidler. Den nuværende organisering. Lemvig Kommune, Holstebro Kommune og Herning Kommuner indgår i dag i KomUdbudsamarbejdet. KomUdbud består af 15 jyske og fynske kommuner og dækker godt 1,4 mio. indbyggere i Danmark. Da udbud af hjælpemidler er en særlig tidskrævende proces, deltager alle 15 kommuner i størstedelen af udbuddene på netop hjælpemiddelområdet. 25

26 I forhold til Region Midt er situationen, at regionen foretager både egne udbud samt udbud i samarbejde med flere regioner. Volume af indkøb. KomUdbud dækker 25 procent af de samlede kommunale vareindkøb. På hjælpemiddelområdet sker hovedparten af indkøb via indkøbsaftalerne og udgør cirka 80 procent af vareindkøbene på området. Borgerne har imidlertid frit valg og kan således vælge hjælpemidler uden for indkøbsaftalerne, men skal i givet fald selv betale merprisen ud over indkøbsaftalen. De 3 kommuneres indkøb i 2015 fremgår af nedenstående tabel. Tabel 1. Herning, Holstebro og Lemvig kommuners regnskab 2015 for funktion kr. Herning Holstebro Lemvig Kommune i alt Støtte til køb af bil mv Optiske synshjælpemidler Arm- og benproteser Høreapparater til personer Ortopædiske hjælpemidler, inkl. fodtøj Inkontinens- og stomihjælpemidler Heraf stomihjælpemidler Andre hjælpemidler Heraf genbrugshjælpemidler* Heraf diabeteshjælpemidler IT-hjælpemidler og IT-forbrugsgoder Forbrugsgoder Hjælp til boligindretning Støtte til individuel befordring Sum af uautoriserede grupperinger I alt Kilde: Statistikbanken, REGK53: Kommunernes driftsregnskab efter område, gruppering og art. 26

27 Note: I Herning er APV-hjælpemidler i 2015 konteret på funktion , hvorfor disse særskilt er tillagt genbrugshjælpemidler. Der er forskellig konteringspraksis ved indkøb til lager i hvert fald i Herning og Holstebro og omkontering af hjælpemiddelkontoen. HEV har til sammenligning i 2015 brugt kr. på hjælpemidler og kropsbårne hjælpemidler. Med forbehold for den usikkerhed, der ligger i forskellene i kategoriseringen af hjælpemidlerne i henholdsvis kommunerne og Region Midt ses det, at HEV s indkøb udgør cirka 4.5% af den samlede indkøbsvolumen på området. Der er store forskelle mellem de typer af hjælpemidler, som indkøbes af kommunerne og Region Midt. Kommunerne og regioner indkøber dog alle genbrugshjælpemidler (for eksempel kørestole, toilet/badestole, vendesystemer med videre), diabeteshjælpemidler samt stomi- og inkontinenshjælpemidler. Genbrugshjælpemidler Beløbsmæssigt udgør Region Midts indkøb af genbrugshjælpemidler kun cirka halvdelen af Herning Kommune, Holstebro Kommune og Lemvig Kommunes indkøb af genbrugshjælpemidler tilsammen. Der ses desuden særligt følgende forskelle i indkøbene af genbrugshjælpemidler: Kommunernes genbrugshjælpemidler er til borgere med varige funktionsnedsættelser, hvor der ofte er behov for individuelle tilpasninger efter borgerens behov, da borgeren skal have hjælpemidlet i mange år. Regionens genbrugshjælpemidler udlånes til borgere efter forundersøgelse på sygehuse, under indlæggelse og efterudskrivelse i forbindelse specialiseret genoptræning. Der er tale om standardhjælpemidler med begrænset individuel tilpasning. Genbrugshjælpemidlerne udlånes således i en kortere periode. Diabeteshjælpemidler I Herning Kommune og Lemvig Kommune har der i 2015 været et forbrug på 5,204 mio. kr. på diabetesprodukter. Under diabetesprodukter hører blandt andet teststrimler, nåle og lancetter. De 3 kommuner har, som del af KomUdbud, en rammeaftale med en distributør af diabetesprodukter. 27

28 Kommunerne er ofte bundet af, at de skal have et stort sortiment, men ikke har et så stort forbrug, hvorfor de bliver nødt til at lave aftaler med distributører i stedet direkte med producenterne. Region Midt har ingen aftaler på den type af diabetesprodukter, som kommunerne bruger, men Region Midt har et stort forbrug på insulinpumper og tilbehør til disse på 34,3 mio. kr. i Stomihjælpemidler I Herning Kommune og Lemvig Kommune har der i 2015 været et forbrug af stomihjælpemidler på 7,893 mio. kr. Tilsvarende diabeteshjælpemidler er der gennem KomUdbud en aftale en distributør. På nuværende tidspunkt samarbejder Region Midts stomiambulatorier ofte med producenterne i udviklingsprojekter og har derfor, tilsvarende diabetesprodukterne, ofte de nyeste produkter til rådighed til meget lave priser eller gratis. Der er ikke foretaget en nærmere sammenligning af indkøbene på stomiprodukter, da det er besluttet, at Region Syd og Region Midt i samarbejde med kommunerne i de pågældende regioner skal samarbejde vedrørende et eventuelt fællesudbud på området. Sammenligning indkøbsaftaler for udvalgte produkter i KomUdbud og Region Midt. Som et led i analysen af indkøbsdelen er der blevet set på, hvorvidt der kan udledes noget ud fra en sammenligning af nogle produkter på KomUdbuds og Region Midts indkøbsaftaler. Der er udvalgt fem produkter, der umiddelbart kan sammenlignes, selvom der er tale om forskellige aftaler og produkter. Se bilag 3 for prissammenligningen. Gennemgangen viser, at Region Midts priser er samlet set en lille smule billigere end KomUdbuds, men ikke nok til at sige, at Region Midt får bedre priser samlet set. Grundet forskelle i de krav, der stilles til hjælpemidler i henholdsvis kommune og region og betingelserne for aftalerne er indkøbspriserne i KomUdbud og Region Midt ikke direkte sammenlignelige. 28

29 Sammenligning af indkøb på udvalgte områder i Herning og Holstebro kommuner Der er ligeledes som et led i analysen gennemført en sammenligning af indkøbene i 2015 i Herning Kommune og Holstebro Kommune for kørestole med tilbehør, albuestokke, bad- og toilethjælpemidler og rollatorer med tilbehør. Sammenligningen har til formål at afdække, om de 2 kommuner har samme forbrugsmønster inden for de indkøbsaftaler, som kommunerne er fælles om. Indkøbsaftalerne er de samme og er indgået gennem KomUdbud. Se bilag 4 for en oversigt over variationen i de enkelte hjælpemiddelkategorier. Sammenligningen viser, at selvom kommunerne anvender de samme indkøbsaftaler, er der meget stor variation i indkøbene kommunerne imellem opgjort på varenummer-niveau. Der er uvist, om det skyldes merarbejdernes præferencer, om det kan henføres til borgernes individuelle behov, og om det har betydning for udgiftsniveauet. Det lave sammenfald i indkøbene giver en indikation af, hvor stor en forandring det vil være at skulle gøre brug af samme hjælpemiddelsortiment og hvor stor en udfordring denne standardisering må forventes at blive. Der er ikke lavet en tilsvarende sammenligning med Lemvig Kommunes indkøb på varenummer-niveau. Det vurderes dog som værende overvejende sandsynligt, at det vil vise det samme billede. 29

30 Delkonklusion: analyse af indkøb I nedenstående samles der kort op på mulige gevinster og risici ved fælles tværsektorielt indkøb, hvilket igen skal kobles sammen med de øvrige delelementer i projektarbejdet. Gevinster og risici er oplistet i skemaform med henblik på øget læsevenlighed. Genbrugshjælpemidler Gevinster og risici Der er ikke indikationer for, at der kan opnås gevinster på enhedsprisen ved et fælles udbud mellem de 3 kommuner og Region Midt. Set fra de 3 kommuners side vil indkøbsvolumen være væsentligt mindre i et indkøbssamarbejde mellem de 3 kommuner og Region Midt frem for et samarbejdet i KomUdbud. Omvendt vil Region Midt opnå en samlet større indkøbsvolumen. Genbrugshjælpemidlerne har forskellig karakter i kommunerne og regionerne, da kommunernes indkøb af et hjælpemiddel suppleres med tilkøb og tilpasninger til borgernes konkrete behov, således den varige funktionsnedsættelse tilgodeses, hvor regionerne i højere grad har standardhjælpemidler uden individuel tilpasning. Diabeteshjælpemidler En fordel ved at gå til mindre indkøbsvolumener kan være, at mindre udbydere af hjælpemidler bedre kan byde og der derved kan opnås fordelagtige priser. Inden for kategorien diabeteshjælpemidler indkøber både kommunerne og regionerne blandt andet teststrimler, nåle og lancetter. Hertil har Regionerne har betydelige udgifter til insulinpumper. Der forventes ikke en gevinst for Region Midt ved fælles indkøb. En risiko er derimod, at Region Midt får en større udgift og vil være bundet af fælles indkøbsaftaler og derved i mindre grad kunne indgå i udviklingsprojekter og få de nyeste produkter stillet til rådighed til 30

31 meget lave priser eller gratis. Der er usikkert, om der kan være gevinster for kommunerne, da Region Midts indkøbsvolumen er meget stor. Det skal dog bemærkes, at det taler mod en gevinst, at der ikke er produktsammenfald. Medarbejderressourcer i forbindelse med gennemførelse af udbud Sammenhænge til fælles depotdrift Gevinster i forhold til gennemførelse af udbud. I forhold til indkøbsmedarbejder-timer forventes der ikke nogen besparelse, hvis vi går fra større til noget mindre indkøbsenheder. Større ordre/leveringer pr. gang kan potentielt give lavere priser ved et udbud. 31

32 Analyse af depotdrift Metode og dataindsamling Fremgangsmåde. I udarbejdelsen af analysen af depotdrift er der lagt vægt på at få en helhedsvurdering. Hvor det har været muligt, er der fokuseret på de samlede processer både de fysiske og de administrative processer. Hvor det har været de enkelte opgaver eller delprocesser, som tænkes afgørende, er der forsøgt at få et mere detaljeret overblik. Arbejdsgruppen udarbejdede indledningsvis en række spørgsmål som de 3 kommuner og HEV hver især skulle svare på (se bilag 5) og en oversigt over samtlige delopgaver, udfører og kontraktudløb (bilag 6). For dels at sikre erfaringsgrundlag fra eksisterende tværorganisatoriske fællesskaber og for at kunne vurdere effekt af stordrift, er der indsamlet data fra samarbejdet mellem Aalborg Kommune, Brønderslev Kommune og Jammerbugt Kommune (det nordjyske samarbejde). Dette samarbejde dækker en befolkning svarende til hele Vestklyngen. Opgaver og processer blev opdelt i henholdsvis "borgerrettede" og "ikke borgerrettede" opgaver og processer med henblik på at skabe beslutningsgrundlag i forhold til mulig afgrænsning i fremtidige koncepter og overblik vedrørende blandt andet borgerrettet effekt. Den forventede øgede aktivitet på hospitalet samt befolkningstilvækst og den øgede andel af ældre regnes ikke med. Potentialer er således som udgangspunkt konservative. Tilsvarende vil negativ effekt være beskrevet som et minimum! Udfordringer i processen med indsamling af data Der har været væsentlige udfordringer med at få data - i særdeleshed sammenlignelige data. 32

33 Dette skyldes primært den forholdsvis fragmenterede/decentrale organisering og økonomistyring i kommunerne og forskelle i krav til eksterne, serviceniveauer og forretningsprocesser med videre. Dette skyldes ikke uvillighed fra deltagere hverken i kommunerne, regionen eller hos eksterne samarbejdsparter. Indsamling af økonomiske data Indsamlingen af de økonomiske data har jævnfør spørgsmålene til deltagerne (se bilag 5) fokuseret på de enkelte opgaver og processer. Men det har desværre ikke været muligt at samle økonomiske data, som specifikt modsvarede de opgaver og processer, der blev spurgt til. Derudover er der processer og opgaver, som kun én eller nogle få af deltagerne har kunnet levere. Af EY's rapport fremgår det ligeledes, at man her har haft tilsvarende udfordringer. EY's bagvedliggende beregninger og datamaterialer har herudover ikke været tilgængelige for projektet. Hvis der skulle være områder som er afdækket med forskelligt resultat (EY samt arbejdsgruppen), har det derved ikke været muligt at afdække, hvad der var kilden til forskellen. Lemvig Kommune har haft udfordringer med at levere data. Hvor det har været muligt, indgår Lemvig Kommunes data i beregningerne. Øvrige steder er Lemvig Kommune regnet med som forholdsregning med forventning om, at de ligner de øvrige på det pågældende område. Grundet Lemvig Kommunes størrelse har vi valgt denne metode frem for at pålægge organisationen et uforholdsvis stort "søgearbejde". Kvalitet af økonomiske data Der kan ikke konkluderes noget entydigt vedrørende økonomiske effekter på detail- /opgaveniveau. Dette skyldes, at datamaterialet langt fra er fuldstændigt for samtlige deltagere og at der ikke er en til en overensstemmelse mellem økonomiske data og opgørelser over opgaver (antal kørsler med videre). Data for opgaver og processer er anvendt i sammenligningen med det nordjyske samarbejde. Men rapportens konklusioner bør derudover 33

34 alene benyttes til en dialog om baggrund for/forståelse af forskelle samt muligheder og udfordringer i forhold til en eventuelt forestående forandringsproces. De foretagne helhedsvurderinger er af samme grund ikke baseret på summer af leverede tal. De indeholder alle et vist element af ekstrapolering ud fra en vurdering af sammenlignelighed. Udfordringer og konklusioner vedrørende dataindsamling og behandling gælder til en vis grad også det nordjyske samarbejde. Indsamling af informationer/data i øvrigt I forbindelse med dialogerne med interessenterne omkring de økonomiske data er der desuden fokuseret på forhold som organisering, sammenhænge, uhensigtsmæssigheder, synergi, performance med videre. Disse input udgør en del af baggrundsmaterialet i forhold til vurdering af effekter på de 3 øvrige effektområder, som er nævnt tidligere. Kvalitet af ikke økonomiske informationer/data Disse input kan have både objektivt og mere subjektivt indhold afhængigt af emnet. Men materialet menes som helhed anvendeligt som udgangspunkt for anbefalinger med videre, da det ses i sammenhæng med det øvrige baggrundsmateriale. Afgrænsning Processer: Med udgangspunkt i ønsket om at beskrive en model for fælles indkøb og depotdrift, betegnet "fuldt partnerskab" i rapporten fra EY, defineres "Indkøb og logistik" som opgaver og processer i forbindelse med: 1. Udbud og indgåelse af indkøbskontrakter 2. Indkøb af hjælpemidler 3. Depotdrift og transport 4. Indstilling og installering 5. Reparation og vedligeholdelse 6. Service- og supportopgaver (i forhold til for eksempel låse, lifte med videre) 34

35 Analysen omkring depotdrift omfatter emnerne 2-6, mens forhold vedrørende proces 1 kommenteres i afsnittet Analyse af indkøb. Nedenstående figur viser en oversigt over de processer i forbindelse med opgaveløsning i hjælpemiddeldepoterne, der er kortlagt som en forudsætning for analysen. Figur 1: Opgaver og processer. Figuren beskriver de grundlæggende ens principper og flow. Der kan dog være mindre forskelle fra kommune til kommune. For eksempel er der forskel på, hvordan og i hvilket omfang borgere kan kommunikere direkte med driften. Omkostningstyper: Omkostningerne i analysen omkring depotdrift inkluderer: 1. Køb/anskaffelse: Priser på varer og ydelser 2. Direkte omkostninger til drift af centraldepoter og lokaldepoter/akutdepoter (både egne og outsourcede) o Ledelse, personale og personaleudvikling o Materiel o Lokaler/faciliteter 35

36 3. Direkte omkostninger til transport (både egne og outsourcede) o Ledelse, personale og personaleudvikling o Biler/materiel inkl. reparation og vedligeholdelse o Brændstof 4. Direkte omkostninger til reparations- og vedligeholdelsesydelser inkl. reservedele (både egne og outsourcede) o Ledelse, personale og personaleudvikling o Materiel 5. Direkte omkostninger til udvalgte serviceydelser f.eks. låseservice, liftservice, kiler/greb, nødkald, servicetelefon/vagt mv. 6. IT- og kommunikationssystemer o System og snitflader o Licenser 7. Lagerbeholdninger (pengebinding) 8. Indlæggelser (eller udsat udskrivning fra hospitalet) grundet manglende hjælpemidler 9. Værdi af skrottede hjælpemidler Afledte økonomiske effekter på andre områder medtages ikke og kommenteres ikke. Emner som for eksempelvis kompetenceudvikling hos plejepersonale og dettes betydning for det samlede økonomi på hjælpemiddelområdet herunder blandt andet indkøb, sortimentsbredde med videre kommenteres ikke. Hjælpemiddel- og varetyper Den samlede pulje af hjælpemidler og varer dækker over et bredt sortiment af hjælpemidler til forskeligt formål. Ud over hjælpemidler, som anvendes af borgere eller personale, er der låse, alarmer og andet som indgår i det samlede set up og understøtter pleje og behandling af borgerne og indgår i den samlede økonomi: - Standard hjælpemidler - APV-hjælpemidler - Inventar 36

37 - Forbrugsvarer - Låse - Alarmer og tilkald - Kiler og lignende - Batterier - Reservedele til hjælpemidler - Loftslifte Analysen omkring depotdrift inkluderer alle ovennævnte hjælpemiddel- og varetyper, uagtet hvor i det samlede set up hjælpemidlerne befinder sig eller hvem der ejer hjælpemidlerne (centralt eller decentralt). Den uddybende analyse forefindes som bilag 7 til nærværende afrapportering. I nedenstående præsenteres den overordnede vurdering/konklusion på baggrund af ovenstående analysearbejde. Analysearbejdet og business casen uddybes i bilag 7. 37

38 Delkonklusion: analyse af depotdrift. I relation til analysearbejdet omkring mulig fælles depotdrift forelægges følgende delkonklusion, der er opdelt i tema. Tema Store eller små organisationer: Delkonklusioner - de indsamlede data afdækker ikke entydigt, hvor effektive større organisationer/ kommunesamarbejder er i forhold til mindre eller hvor store befolkningsgrundlag, der skal være (min/max), for at der kan opnås væsentlige stordriftsfordele - reparation og vedligeholdelse af det mest teknologi-tunge (elkøretøjer med videre) kunne samles i specialiseret servicecenter med specialkompetencer (bør undersøges nærmere) In house eller outsourcing: - de indsamlede data afdækker ikke entydigt, om in eller outsourcing er mest omkostnings-effektivt (blandt andet stor forskel på Lemvig Kommune og Holstebro Kommune) - da ydelserne er mere klart afgrænsede i de outsourcede set ups kan outsourcing være med til at gøre processerne mere effektive. Alternativt skal krav og procedurer være meget veldokumenterede også i eget regi. - afgrænsede opgaver uden væsentlig synergi med andre opgaver, eksempelvis liftservice, vil kunne effektiviseres (og evt. outsources) i et tværkommunalt/regionalt samarbejde. Til gengæld er der nogle opgaver, hvis indbyrdes synergimulighed mistes, hvis ikke opgaverne outsources samlet eller forbliver samlede i eget regi - der løses en række ad hoc opgaver i eget regi, som det er svært at styre/tilbyde i et outsourcet set up (fordrer under alle omstændigheder fleksibilitet indbygget i kontrakt) Effekt i forhold til driftssamarbejde mellem hospital og kommuner: - andelen af kommunale opgaver, der relaterer sig til udskrivninger fra hospitaler er forholdsvis lille og kan derfor alene få en mindre økonomisk betydning i forhold til totalen 38

39 - effekten for hospitalet er begrænset med mindre flere kommuner i klyngen deltager i samarbejdet og standardiseringen - effekten for hospitalet er forholdsvis lille, hvis ikke alle funktioner kan ligge samlet (synergi med administrationen af hospitalets øvrige hjælpemidler, behandlingsudstyr mv.) - hospitalets hjælpemiddelenhed samles under alle omstændigheder, når hospitalsenheden samles på én adresse. Det vurderes, at medføre en effektivitetsforøgelse. Effekten af yderligere sammenlægning med kommunerne vurderes derfor yderligere marginaliseret - det vil være en fordel for hospitalet, hvis der kun er ét akutdepot i klyngen, som der skal koordineres og samarbejdes med - der vil være en forholdsvis stor risiko for hospitalsenheden, hvis ikke der etableres et sikkert set up i god tid inden ibrugtagningen af hospitalet i Gødstrup Organisatorisk fokus med udgangspunkt i nuværende struktur: - der er et gab i forhold til forudsætningerne specielt i forhold til organisering og standardisering ligesom der er store forskelle i forretningsprocesser og ansvarsdeling, hvilket er et opmærksomhedspunkt i forhold til planlægning og gennemførelse af forandringsprocessen hen mod et eventuelt fælles set up. Standardisering bør igangsættes. Dette er en proces som Region Midt har relevante erfaringer med. - performancemåling/målstyring, kontraktstyring/-opfølgning, leverandørsamarbejde og udvikling bør sættes mere i system fremadrettet, uagtet om det sker i et fælles set up eller ej - det forestående fælles udbud for Holstebro Kommune, Lemvig Kommune og Struer Kommune kan danne grundlag for øget standardisering af både services og forretningsprocesser samt implementering af koordineret målstyring og leverandørstyring allerede inden Herning Kommune og regionen inkluderes i en fælles løsning 39

40 - det forestående udbud og den følgende kontraktperiode kan ligeledes være en udfordring i forhold til blandt andet tidsfristen for implementering af det fælles set up. Blandt andet på grund af det tvungne træk i forhold til at kunne servicere Gødstrup sikkert fra dag ét - udvidede åbningstider kan styrke samarbejdet mellem kommune og hospital og reducere problemstillinger i forhold til bl.a. udskrivninger - der kunne med fordel arbejdes med de forskellige Leanspildtyper både i et decentralt og et eventuelt fælles set up (spildtyper: fejl, overproduktion, overbearbejdning, transport, bevægelser, ukorrekt lager, ventetid og uudnyttede menneskelige ressourcer). Ex. fokus på mere sammenhængende processer på tværs af funktioner og personer understøttet af dokumenterede procedurer - saml eventuelt ansvar og økonomistyring for alle kommunale hjælpemidler også det der ligger decentralt på plejehjem med videre. Dette eller andet skal til for at skabe overblik, styring og standardisering (medfører øget omkostningseffektivitet) over området totalt set. Risikoen ved ikke at gøre dette er blandt andet, at der fokuseres og suboptimeres på en brøkdel af totalen Quick wins: - der er få umiddelbare quick wins, men nogle vil kunne effektueres inden implementering af et fælles set up - saml og konkurrenceudsæt udvalgte ydelser/opgaver (liftservice) også nævnt ovenfor - ændre services (ex. frekvens af leverancer, ugeplan mv.) også nævnt ovenfor - øge gennemsigtighed og øge planlægningshorisont (og dermed effektiviteten) - indfør eventuel bagatelgrænser for reparation, hvor reparation og administration med videre er dyrere end hjælpemidlet (udarbejd standarder) 40

41 - gør flere genbrugshjælpemidler til engangshjælpemidler, hvor administration med videre er dyrere end hjælpemidlet (bør undersøges ift. eksempelvis sejl, badebænke mv.) - reparation og vedligeholdelse af det mest teknologi-tunge (elkøretøjer med videre) kunne samles i specialiseret servicecenter med specialkompetencer (bør undersøges nærmere) også nævnt ovenfor - At IT-systemerne ligger i samme familie vil kunne udnyttes i forhold til udvikling/implementering af moduler/funktionalitet og/eller i forhold til at kunne skabe mere tværorganisatorisk gennemsigtighed (se-adgang mv.) 41

42 Konklusion spor 1: Indkøb og Depotdrift Etableringen af henholdsvis fælles indkøb og depotdrift vil ifølge de indhentede juridiske vurderinger fra henholdsvis kommune og region kunne ske inden for den gældende lovgivning. Der er dog en lang række centrale forhold, herunder forudsætninger og antagelser, der skal tænkes ind, såfremt man ønsker at arbejde videre med en sådan konstruktion. Disse er præsenteret i afsnit 3 og vil ikke blive gentaget i nærværende afsnit. De er dog særdeles relevante at være opmærksomme på i en eventuel videre proces omkring et tværgående samarbejde. Samtidigt skal der være et særligt fokus på en afvejning af de mulige gevinster og risici ved fælles tværsektorielt indkøb, der er beskrevet i delkonklusionen omkring indkøb under nærværende afsnit såvel som på de tematiske emner, der er præsenteres i delkonklusionen omkring depotdrift. Disse gentages ikke her, men er alle relevante i relation til et eventuelt fremadrettet tværsektorielt samarbejde. I nedenstående løftes projektarbejdet op mod de fire oprindeligt opsatte parametre, hvorved der konkluderes på følgende omkring indkøb og depotdrift: Økonomisk vurdering Vurdering af en eventuel gevinst for borgerne Vurdering af en betydning for patientforløbets længde Vurdering af hvorvidt der vil blive frigjort blive frigjort ressourcer i forhold til sundhedsfaglige medarbejdere ved tværsektoriel indkøb og depotdrift? Konklusionerne er udledt på baggrund af projektets tilgængelige data og information. 42

43 Økonomisk vurdering Analysen på indkøbsområdet viser, at der ikke påvises anseelige økonomiske gevinster i form af indkøbsaftaler indeholdende lavere indkøbspriser ved at etablere et indkøbsfællesskab mellem Regionen og de seks kommuner i Vestklyngen, idet alle aktører i et sådant fællesskab allerede i dag indgår i større indkøbsfællesskaber. Region Midt indgår i det regionale indkøbsfællesskab og alle deltagerkommunen er en del KomUdbud. Det forventes dog, at der er en potentiel besparelse ved at ændre indkøbspraksis til at købe større ind (som et fælles depot, der rekvirerer hjælpemidler til en større population vil kunne). Dog er der samtidigt en række begrænsninger i forhold til dette, da flere af aktørerne i dag er eller bliver bundet af kontrakter med leverandører, hvilket vil give en udfordring rent proces- og tidsmæssigt i forhold til implementering af en tværgående løsning. I relation til drift af et fælles depot er den økonomiske vurdering, at der potentielt kan være en positiv effekt ved en fælles drift, men også at der er en række afgørende forudsætninger forbundet hermed. Efterleves disse ikke vil potentialet være tilsvarende mindre eller potentielt ikke eksisterende. En 100% retvisende beregning af de økonomiske perspektiver for en fælles tværgående depotdrift vil kun kunne udarbejdes, såfremt registrerings- og dokumentationspraksis blandt aktørerne ensrettes. Vurdering af en eventuel gevinst for borgerne Det har ikke været muligt at skabe datamateriale på de specifikke gevinster for borgerne, da service, ud over tidsfrister, er en meget subjektiv størrelse, og der har i det indsamlede datamateriale ikke været mulighed for at skaffe registreringer og målinger i forhold til leveringsperformance. Så gevinsten for borgere skal ses i lyset af, at den samlede drifts- og depotenhed opfylder de ovenstående forudsætninger og antagelser. Oprettelsen af et fællesdepotet vil medføre, at alle hjælpemidler vil være tilgængelige i en samlet driftsenhed, hvilket vil føre til, at alle hjælpemidler i denne lagerbeholdning vil være tilgængelige for alle kunder og borgere. Endvidere vil et fællesdepot med et standard sortiment kunne tilbyde borgerne et harmoniseret serviceniveau på tværs af sektorer og 43

44 kommuner, hvilket blandt andet kunne føre til et reduceret tidsforbrug i forbindelse med reparationer af hjælpemidlerne. Hvis driften af fællesdepotet ydermere indrettes i egnede bygninger og med gode faciliteter, så vil det også være muligt at udvikle og tilbyde nye services for borgerne. En supplerende overvejelse kunne være, at der i en eventuel fælles depotfunktion kunne etableres en butik, hvor det var muligt for borgeren at komme og købe småhjælpemidler (eksempelvis strømpepåtager, skohorn og krykker) samt hjælpemidler, der ligger under kommunernes bagatelgrænse, i forhold til bevilling af permanente hjælpemidler. Dette vil skabe en mulighed for de borgere, der ikke kan få udleveret hjælpemidler, da de er i en gråzone, der findes inden de kommer i hospitalsbehandling eller vurderes til at have et permanent behov. Endvidere vil etableringen af et showroom i form af en lejlighed med udstillede hjælpemidler skabe mulighed for at borgere, pårørende og personale kan få viden og afprøve de forskellige hjælpemidler. Dette showroom kan med fordel etableres i forbindelse med den ovennævnte butik. Vurdering af en betydning for patientforløbets længde Det har med den indsamlede data ikke været muligt at undersøge, hvor ofte manglende hjælpemidler har været skyld i, at patienterne ikke har kunnet udskrives og derved fået forlænget deres patientforløb. Der er dog et overordnet krav og mål om, at manglende hjælpemidler ikke må være grunden til, at patienter ikke kan udskrives. Dette mål leves der således op til ved at finde alternativer, hvis de ønskede hjælpemidler ikke er tilgængelige blandt andet på grund af, at der har været behov for specielt udstyr. I disse situationer har den næstbedste løsning ofte har været anvendelig, da der er tale om midlertidige hjælpemidler. Det antages dog, at patienterne i fremtiden i større grad vil blive udskrevet uden for dagtimerne og derved driftsenhedens normale åbningstider på hverdage. Dette vil derfor have betydning for de kommunale hjælpemiddelsenheder og serviceniveauet for et fælles 44

45 depot, da det vil skabe et behov for øget åbningstid og/eller etablering af akut- /vagtordninger. Udvidede åbningstider kan således være med til at reducere problemstillingerne i forhold til blandt andet udskrivninger og derved styrke samarbejdet mellem kommunen og hospitalet. Andelen af kommunale opgaver, der relatere sig til udskrivningerne fra hospitalerne, er dog forholdsvis lille. Vurdering af hvorvidt der vil blive frigjort blive frigjort ressourcer i forhold til sundhedsfaglige medarbejdere ved tværsektoriel indkøb og depotdrift Der er ikke noget, der tyder på, at der vil frigives personalemæssige ressourcer i forbindelse med et tværsektorielt indkøb. Kommunerne er yderst opmærksomme på det administrative ressourceforbrug i forbindelse med udarbejdelsen af udbud, hvilket er en af grundene til, at der på hjælpemiddelområdet er så stor en tilslutning til KomUdbud, hvor der er mange mindre delaftaler, som det vil være krævende at lave i hver kommune. Det vurderes, at et fælles depot ikke direkte vil have indflydelse på frigivelsen af ressourcer for det sundhedsfaglige personale. Dog vil en sammenlægning af depotdriften påvirke de administrative medarbejderressourcer positivt i form af blandt andet specialisering og effektvisering af de enkelte opgaver, kompetenceløft samt færre ledelsesressourcer. Derudover vil en standardisering af hjælpemiddelssortimentet også kunne reducere personalets tidsforbrug i forhold til ordreafgivelse/-behandling, fakturabehandling og leverandørstyring. Hvormed der også frigives nogle administrative personaleressourcer. Dette kan også ses i forlængelse af muligheden med udgangspunkt i nuværende struktur om at samle ansvar og økonomistyring for alle kommunale hjælpemidler, og derved også dem, der ligger decentralt på plejehjemmene med videre. Det vil dermed være muligt at frigive nogle personaleressourcer decentralt, hvor der sker en håndtering og vedligeholdelse af hjælpemidlerne. Det har ikke været muligt at indhente viden om omfanget dette arbejde. Muligheder for forbedringer i de ressourcekrævende arbejdsgange omkring bevillingen af hjælpemidlerne til borgerne vil blive behandlet mere dybdegående i spor 2, hvor der er arbejdet med konkrete prøvehandlinger. 45

46 6. Spor 2: Koncept for bevilling af hjælpemidler (prøvehandlinger) I dette afsnit uddybes arbejdet med spor 2: koncept for bevillinger af hjælpemidler. Beskrivelsen omhandler udviklingen af og erfaringerne med afprøvningen af to prøvehandlinger, der er afprøvet i praksis i første halvår 2016 for at afhjælpe nogen af de tværsektorielle udfordringer, der gælder for patienter, der udskrives med behov for kommunale eller regionale hjælpemidler. Der er afslutningsvist i afsnittet en konklusion på dette arbejde. Fremgangsmåde I arbejdet med at udvikle og afprøve prøvehandlingerne i mindre skala blev der, i den nedsatte arbejdsgruppe, taget afsæt i anbefalingerne fra EY herunder de udvalgte quick-wins. Arbejdsgruppen bestod af følgende: Chefterapeut fra Region Midt, Fysioterapeut fra Region Midt, Ledende Ergoterapeut fra Lemvig Kommune, Visitator fra Holstebro Kommune og Ledende Ergoterapeut fra Herning Kommune. Med afsæt i EY-rapporten suppleret med deltagernes kendskab til området, samt viden de fik ved at interviewe samarbejdsparter om de væsentlige udfordringer på området, drøftede arbejdsgruppen, hvilke problematikker og løsninger, det ville være mest hensigtsmæssigt at adressere. På baggrund af disse drøftelser blev de to prøvehandlinger, der er beskrevet i rapporten udvalgt af arbejdsgruppens medlemmer. Herefter udarbejdedes der logiske modeller for afprøvningen af de to prøvehandlinger for at sikre at afprøvningen var velgennemtænkt og at der var sammenhæng mellem det afprøvede (aktiviteterne), de tilgængelige ressourcer og de forventede effekter ved afprøvningerne. Nedenfor ses de to de to logiske modeller: 46

47 Ressourcer/forudsætninger Model for bedre kommunikation omkring borgeres bevilligede hjælpemidler v. Indlæggelser og hjælpemiddelbehov ved udskrivelser fra sygehuse. Aktiviteter Præstationer/Outcome Med-Com Standarder og Plejeforløbsplaner Intro/kendskab til plejeforløbsplan udbredes: - Kendes af alle - bruges tværfagligt i alle afdelinger Samarbejde om udfyldelse af plejeforløbsplaner Fyldesgørende Funktionsevnevurderinger og vurdering af hjælpmiddelbehov Hurtig handling i Kommunen SFI'er som kan kopieres over i plejeforløbplaner og korrespon dencebreve Introduktion til og implementering af skema Bedre beslutningsgrundlag i kommunerne & mulighed for en koordineret indsats i kommunerne Kvalificering af skema og afklaring af hvodan det kan ingå i Medcom Internt på sygehuset: Terapeuter skal se patienterne tidligt i forløbet - Plejepersonale & læger skal have opmærksomhed på behov for terapeutiske vurderinger Mulighed for at samle udkørsler af 140 hjælpemidler, APV-hjælpemidler og 112 Hjælpemidler Én indgang til Kommunerne Øge den gensidige tillid - eks. info til sygeplejersker om proceduren ved modtagelse af plejeforløbsplaner - besøg i hinandens sektorer - Kendskab til Hinandens vilkår - Fælles skolebænk Mindre behov for uddybende (Ad Hoc) telefonopkald Tværfagligt personale Afklare om oplysninger om borgerens hjælpemidler og funktionsevne kan sendes til/indhentes fra sygehuset - hvilket samtykke kræves? og indhentes dette alllerede Fyldestgørende Indlæggelsesrapporter Hurtigere/Bedre funktionsevnevurderinger + stillingtagen til behov for (nye) hjælpemidler Indlæggelsesrapporter m. funktionsevnevrudering og hjælpemiddelbeskrivelse Kendt sprog (benævnelse af hjælpemidler) Internt i Kommunerne Ingen ændring i nuværende opgavefordeling - kan fungere i den eksisterende organisation 47

48 Herefter foregik afprøvningen i mindre skala i en afgrænset organisation (der servicerer en afgrænset gruppe borgere). Dette skete med henblik på at kunne afprøve og justere prøvehandlingen i et afgrænset system for at kunne fejle tidligt og adressere væsentlige børnesygdomme i form af utilsigtede følger af de to handlinger. Afprøvningen blev gennemføret og evalueret over en periode på to måneder. I arbejdet med afprøvningen blev, der gennemført en række løbende justeringer på baggrund af systematiske evalueringer. Disse justeringer blev gennemført ved hjælp af brugen af PDSA-cirklen, der er udviklet til at systematisere udviklingen og tilpasningen af ny praksis til den virkelighed, som den skal fungere i. PDSA-cirklen består af fire faser, der i fremgår af modellen nedenfor. På baggrund af erfaringerne fra afprøvningen og de justeringer, der blev foretaget undervejs fik to prøvehandlinger den form, som er beskrevet i nedenstående afsnit. Herefter blev de data som blev indsamlet under afprøvningen (de udfyldte skemaer i prøvehandling 1 og casebeskrivelser i prøvehandling 2) gennemgået og drøftet i arbejdsgruppen for at sikre en systematisk evaluering og vurdering af prøvehandlingernes værdi. 48

49 Første prøvehandling Beskrivelse af første prøvehandling. Den første prøvehandling skal sikre bedre kommunikation omkring borgerens bevilligede hjælpemidler ved indlæggelser og hjælpemiddelbehov ved udskrivelser fra sygehuse. Formålet med denne prøvehandling er at sikre mere smidige og mindre ressourcekrævende arbejdsgange for medarbejderne. Dette opnås ved at kvalificere indholdet i plejeforløbsplanerne, der sendes til kommunerne ved udskrivning, således at der indgår flere informationer omkring hvilke hjælpemidler, der er anvendt i forbindelse med indlæggelse samt kontaktoplysninger på pårørende og på den terapeut, der har vurderet hjælpemiddelbehovet. Konkret består prøvehandlingen i udarbejdelse og afprøvning af et skema, hvori oplysninger om patientens hjælpemiddelbehov og hjælpemidler, der er anvendt (og eventuelt afprøvet) på sygehuset kan udfyldes. Dette skema supplerer plejeforløbsplanerne, når der er tale om borgere, der skal have et kommunalt hjælpemiddel. Skemaet blev inden afprøvningen kvalificeret af terapeuter fra henholdsvis de kommunale hjælpemiddelenheder og fra den ortopædkirurgiske terapeutgruppe, der forestod afprøvningen. Hensigten med at fokusere på det øgede kommunikationsniveau er, at terapeuterne i regionalt regi skal kunne udfylde en fyldestgørende funktionsevnevurdering, der kan føre til hurtigere handling i form af bevilling af hjælpemidler, APV-hjælpemidler, praktisk hjælp i hjemmet eller andet i borgerens bopælskommune, hurtigere/bedre funktionsevnevurdering og stillingstagen til behov for (nye) hjælpemidler samt mindske behovet for ad hoc samtaler mellem sygehuset og bopælskommunen. Prøvehandling 1 blev igangsat medio marts i den ortopædkirurgiske terapeutgruppe (bestående af cirka 15 terapeuter) på Holstebro hospital og sluttede medio maj

50 Udfordringer i forhold til implementering af skemaet. I projektperioden har det dog ikke være muligt at indsætte et skema i MedCom 11, hvori de nødvendige hjælpemidler kan afkrydses, som det var tiltænkt. Dette har ikke været muligt på grund af begrænsninger i, hvad der rent systemmæssigt kan vedlægges plejeforløbsplanerne i MedCom. Det er blevet meddelt, at skemaet efter sommerferien 2016 vil kunne konverteres til et PDF-format og dermed udfyldes og fremsendes som det oprindeligt var tænkt. En fuld integration af skemaet i MedCom kræver, at det oprettes og i princippet gøres tilgængeligt nationalt som en standard. I stedet er skemaet i afprøvningsperioden blevet indlagt i et korrespondancebrev som ren tekst, hvor terapeuterne ved udfyldning har brugt kategorierne som hjælpetekst og slettet teksten ved de kategorier, der ikke har været relevante ved den pågældende borger. Det har været nødvendigt at slette de ikke-relevante kategorier, da korrespondancebrevet ellers blev for stort til at kunne fremsendes ved udskrivning af borgeren 12. Denne arbejdsgang har været væsentligt mere tidskrævende end tiltænkt. Tilbagemeldingerne fra den ortopædkirurgiske terapeutgruppe på prøvehandling 1 Tilbagemeldingerne fra den ortopædkirurgiske terapeutgruppe har været, at der først og fremmest er opbakning til ideen omkring at øge kommunikationsniveauet mellem region og kommuner. Terapeutgruppen på Holstebro Sygehus kan således godt se potentialet i at øge mængden af informationer omkring borgeren, da kommunerne kan drage nytte af disse i bevillingen af hjælpemidler. Dog er måden hvorpå skemaet inddrages i MedCom ikke optimal (se forrige afsnit). Der efterspørges derfor fra terapeutgruppen en mere overskuelig og mindre tidskrævende måde at indsætte oplysninger om borgeren på i MedCom. IT-understøttelsen er således et kritikpunkt fra Regionens side af og et punkt, hvor det anbefales at kigge nærmere på integreringen af skemaet, således det til fulde er IT-understøttet, hvis prøvehandling 1 vælges udrullet til andre afdelinger på Regionshospitalet i Holstebro i et senere tidsperspektiv. Der 11 MedCom IT understøtter sammenhængende patientforløb og faciliterer samarbejde mellem myndigheder, organisationer og private firmaer med tilknytning til den danske sundhedssektor. 12 Denne systembegrænsning betød at sygeplejerskerne, der foretog selve udskrivningen i en periode måtte ændre/fjerne dele af skemaet. Efterfølgende har terapeuter selv gjort dette udfyldningen af skemaet. 50

51 er ikke, fra terapeuternes side, givet noget klare indikationer på, hvorvidt skemaet har reduceret behovet for ad hoc kontakt mellem hjælpemiddelenhederne i kommunerne og terapeuterne. Tilbagemelding fra kommunerne på prøvehandling 1 Den overordnede tilbagemelding fra kommunerne på prøvehandling 1 er positive. Skemaerne ses som en god dokumentation, de er nemme at printe ud samt værende nemme at bestille hjælpemidler ud fra for kommunens terapeuter. Det ses som en stor fordel for kommunerne, at der integreret i skemaet er forskellige overskrifter på de forskellige hjælpemidler, og at der forekommer en oversigt over hvilke hjælpemidler, der har været anvendt under indlæggelse. Det fremhæves samtidig som en stor hjælp for terapeuterne i kommunerne, at der angives kontaktoplysninger på pårørende/naboer, hvis der skal indhentes oplysninger om en borger og at der skal aftales hjemmebesøg. Tilbagemeldingerne viser, at det er nyttigt for visitatorerne, at det bliver beskrevet hvor høj og hvor bred for eksempel en rollator er, således samme mål kan bestilles fra kommunen. Dog opleves der ikke altid en sammenhæng eller rød tråd i udfyldelsen af oplysninger idet, at en del af udfyldelserne er sporadisk udfyldt, og at nogle er udfyldt med spørgsmålstegn. Samtidig fremhæves det som et opmærksomhedspunkt, at de efterspurgte beskrivelser af en borges bolig ikke altid er nok til at undgå hjemmebesøg fra visitationen. Beskrivelserne der er brug for, for at spare ressourcer på hjemmebesøg, skal være handlingsanvisende og som skemaerne på nuværende tidspunkt er opbygget i MedCom er disse oplysninger ikke nok til at kunne træffe beslutninger ud fra, således at man derved stadig er afhængig af ad hoc opfølgning i form af opringninger til sygehuset. Det beskrives at kunne være en fordel at overflødiggøre nogle hjemmebesøg, men samtidig er der også andre ting at tage hensyn til. Her nævnes i særlig grad APV-hjælpemidler, der er meget afhængig af hjemmets indretning. Gennemgang af de udfyldte skemaer I projektperioden er der i alt blevet udfyldt skemaer for 32 borgere fordelt på de tre deltagerkommuner med 7 udskrivelser til Holstebro Kommune, 4 udskrivelser til Lemvig 51

52 Kommune samt 21 udskrivelser til Herning Kommune. Gennemsnitsalderen for disse 32 borgere er 76 år 13. I gennemgangen af de 27 sager er det undersøgt, hvilke handlinger der er foretaget i de kommunale hjælpemiddelenheder i forbindelse med udskrivningen ud over bevilling af de nødvendige hjælpemidler. Gennemgangen viste, at sagerne ofte kræver andre handlinger end selve bevillingen og bestillingen af hjælpemidlerne. Det viste sig, at i 15 ud af 27 sager havde deltagerkommunernes APV-team været involveret i sagerne med henblik på forflytning af borgeren, vurdering af pladsforhold eller i forbindelse med udskrivelse til et midlertidigt ophold eller aflastningspladser. Samtidig fremgik det også, at der i 15 ud af 27 sager skete en bevilling af øvrige hjælpemidler, heriblandt tildeling af hjælpemidler ud fra paragraf 112, opsætning af nødkald og/eller eldørlåse samt indkøb af tilbehør til hjælpemidlerne der i forvejen er bevilget. Det er også væsentligt, at gennemgangen viste, at det kun i tre tilfælde ud af 27 sager har været nødvendigt for de kommunale medarbejder at kontakte sygehuset vedrørende en borger. Dette tyder således på, at den før beskrevne ad hoc kommunikation mellem kommune og sygehus ikke ser ud til at være et væsentligt problem og det vurderes at brugen af skemaet har reduceret behovet for ad hoc kommunikation. Gennemgangen viste endvidere, at de kommunale hjælpemiddelenheder i 19 ud af 27 sager skulle foretage anden og yderligere handling end bevilling og bestilling af de terapeut anbefalede hjælpemidler. 13 Borgernes alder er registreret, idet det antages at gruppen af ældre har overordnet set har færre ressourcer og generelt har mere komplekse sygdomsbilleder end midaldrende eller yngre borgere. Ofte vil disse borgere være afhængige enten af pårørende og/eller af kommunal støtte. 52

53 Anden prøvehandling Beskrivelse af prøvehandling 2 Den anden prøvehandling er et koncept for udlevering af kommunale hjælpemidler ved udskrivelser, hvor det (af forskellige årsager) ikke har været muligt at få leveret et hjælpemiddel fra kommunen og en kortlægning af omfanget af disse udleveringer. Netop disse udskrivelser har været genstand for megen drøftelse Region Midt og kommunerne imellem, idet der ofte er blevet tolket på årsagerne til de manglende kommunale hjælpemidler og da antallet af sager ikke har været opgjort, var det opfattelsen blandt arbejdsgruppens deltagere at opfattelsen af problemet var væsentligt større end det reelle problem berettigede til. Hensigten med denne prøvehandling var derfor at få kortlagt i hvor mange tilfælde disse udleveringer sker samt at blive klogere på, hvorfor man på Hospitalet har fundet det nødvendigt at udlevere hjælpemidlet. Konkret blev der udviklet et skema, der skulle udfyldes fra Hospitalets side, når der blev udleveret sådanne hjælpemidler. Der indføres samtidigt et opfølgningsskema i kommunerne, hvor der blandt andet skulle ske en vurdering af om udleveringen af hjælpemidlerne opfattes som relevant, om hjælpemiddelsbehovet anses som varigt samt om hjælpemidlet kunne være hentet på et akut-depot i en anden kommunal løsning. Det er målsætningen med prøvehandlingen at gøre årsagerne for udlevering af hjælpemidler kendte og eventuelt kunne afhjælpe dem i et langsigtet perspektiv. Denne prøvehandling er også igangsat i den ortopædkirurgiske terapeutgruppe (bestående af cirka 15 terapeuter) på Holstebro hospital medio marts og dataindsamling sluttede medio Udfordringer i forhold til implementering af skemaet. Oprindeligt var det regionale registreringsskema en del af skemaet brugt i prøvehandling 1, men da udleveringerne skete efter afsendelsen af plejeforløbsplanerne (og skemaet fra prøvehandling 1), måtte registreringen ske manuelt ved at notere, hvad der udleveret til hvem og hvorfor. 53

54 Erfaringer fra udrulningen af prøvehandling viser, at der er tale om et begrænset omfang af udlevering af kommunale hjælpemidler ved udskrivelser. Der er i prøveperioden fra april 2016 til maj 2016 kun registreret 3 sager, hvor der er udleveret hjælpemidler fra sygehuset på kommunens vegne 14. De tre sager gennemgået i bilag 10. Tilbagemeldingerne fra kommunerne og fra den ortopædkirurgiske terapeutgruppe på prøvehandling 2 Selve evalueringen af prøvehandling skete ved, at de tre registrerede sager blev gennemgået enkeltvis på et møde med deltagelse fra både kommunerne og fra den ortopædkirurgiske terapeutgruppe. Formålet med denne evalueringsform var at komme til bunds i de enkelte sager i forhold til at forstå, hvorfor behovet for en regional udlevering af hjælpemidler skete. Konklusionen på evalueringsmødet var, at man i praksis vægter hensynet til en hurtigt udskrivning over en korrekt hjælpemiddelbevilling, hvor man venter til, at kommunen har leveret de fornødne hjælpemidler. Derudover fremgik det, at der i to ud af de tre sager var tale om fejl i bestillingsprocedurerne, mens der i det tredje tilfælde var behov for en særligt type hjælpemiddel, som kommunen ikke havde på depot, hvorfor regionen leverede dette. 14 Antallet af registrerede udleveringer skal tages med et vist forbehold, da der var visse problemer med at sikre at viden om prøvehandlingen kom ud til alle terapeuter, der kunne udlevere regionale hjælpemidler ved en udskrivelse, hvor kommune ikke kunne levere hjælpemidlerne som aftalt. 54

55 Konklusion spor 2 Der er i spor 2 arbejdet med at se på arbejdsgangene, der sikrer borgerne de nødvendige hjælpemidler på det krævede tidspunkt i forbindelse med udskrivninger fra hospitalet. Dette for at imødekomme udvalgte snitfladeproblematikker, som beskrevet i rapporten fra EY. De to afprøvede prøvehandlinger har ikke direkte involveret borgerne, men har begge haft til hensigt at minimere uhensigtsmæssigheder i samarbejdet mellem regionale og kommunale medarbejdere. Uhensigtsmæssigheder, der ud over at kræve unødige ressourcer (og frustrationer) blandt medarbejderne også har haft indflydelse på den service som borgerne, patienter såvel som pårørende, oplever i forbindelse med deres udskrivning. Det har været centralt at øge kvaliteten i overleveringen af viden om borgere med behov for hjælpemidler ved udskrivning og at undersøge de tilfælde, hvor der, for at sikre en rettidig udskrivning, afviges fra den aftalte opgavefordeling mellem Region og Kommune. Det er vores klare opfattelse at der, blandt lederne i de kommunale hjælpemiddelenheder, er en klar prioritering af, at udskrivning af borgere ikke må forsinkes grundet manglende hjælpemidler og at der er fuld opbakning til den regionale prioritering i forbindelse med, at regionale medarbejdere sikrer udskrivningen ved at sende regionale hjælpemidler med borgerne hjem. Det er vores vurdering af særligt anvendelsen af skemaet i prøvehandling 1 har bidraget til at give mere effektive 15 arbejdsgange for medarbejderne, idet behovet for ad hoc kommunikation er reduceret. I forhold til prøvehandling 2 så har registreringen af hændelserne i skemaet og den efterfølgende dialog medført en fælles forståelse af flere ting. Dette blandt andet, at antallet af sager er beskedent, hvilket er vigtigt i sig selv, da disse sager fylder hos kommunale medarbejderne, der bliver inddraget i dem og skal rydde op og sikre, at de udleverede 15 Denne effektivitet reduceres af de udfordringer med den elektroniske implementering af skemaet, men såfremt dette løses vil effekter være større. 55

56 hjælpemidler returneres og eventuelt erstattes af tilsvarende kommunale hjælpemidler. Sagerne fylder også hos de regionale medarbejdere, der (uden at kende årsagen til de kommunale aftaler ikke overholdes) vælger at sikre udskrivningen ved at sende regionale hjælpemidler med borgeren hjem. Blandt begge medarbejdergrupper fylder disse sager (ifølge arbejdsgruppens deltagere) mere end deres reelle antal berettiger til. Ud over at belyse antallet at sager har registreringen været med at vise, at årsagerne har ligget i fejl og ikke i manglende samarbejdsvilje. Ud over disse overstående konklusioner på baggrund af prøvehandlingerne er der flere faktorer, der er værd at lægge mærke til, som kan være frugtbare at arbejde videre med og fokusere på i et eventuelt videre arbejde mod en fælles indkøbs- og depotdriftsløsning. Medlemmerne i arbejdsgruppen har understreget, at kommunerne generelt oplever en større efterspørgsel efter akutpladser eller midlertidige ophold i plejeboliger grundet flere og flere tidligere udskrivninger fra sygehusene. På den baggrund anbefales det, at der opbygges en form for fælles basisinventar i forbindelse med disse plejeboliger og akutpladser, således at de borgere, der bliver udskrevet til disse ophold har mulighed for at blive sikret hjælpemidler fra start af. Dette ville afhjælpe behovet for eventuelle akutkørsler samt mindske behovet for, at sygehuset udleverer hjælpemidler på kommunens vegne. 56

57 7. Samlet konklusion Processuel konklusion. Projektprocessen har i relation til det oprindelige projektoplæg været udfordret af flere parametre. For det første har forudsætningen om, at alle medlemmer af styregruppe og arbejdsgruppe skulle være fastlagt og på plads i december 2015 ikke været indfriet. Dette blev der i de første måneder af 2016 brugt uforholdsmæssigt meget tid på. Dernæst har deltagelsen i de nedsatte arbejdsgrupper været svingende. Det vurderes ikke, at det er et udtryk for mangel på interesse omkring projektopgaven, men mere et udtryk for øvrig travlhed for de deltagende arbejdsgruppemedlemmer. Processen omkring arbejdet i de nedsatte arbejdsgrupper har derved været udfordret. Samtidigt har dataleverancen været udfordret særligt i spor 1. Dette, jævnfør tidligere, på grund af en forholdsvis fragmenteret/decentraliseret organisering og økonomistyring i kommunerne samt forskelle i krav til eksterne, serviceniveauer og forretningsprocesser med videre. Det har været yderst vanskeligt at trække sammenlignelige data på tværs af de deltagende organisationer. Ovenstående har medvirket til, at det delvist er blevet en lidt anderledes rapport end oprindeligt planlagt. Dog er det vurderingen, at de fleste områder er fornuftigt belyst samt, at der kan konkluderes på projektindsatsen og fremlægges foreløbige anbefalinger og opmærksomhedspunkter i relation til et eventuelt videre tværsektorielt forløb omkring hjælpemidler og behandlingsredskaber. 57

58 Indholdsmæssig konklusion. Spor 1:Indkøb og depotdrift Etableringen af henholdsvis fælles indkøb og depotdrift vil ifølge de indhentede juridiske vurderinger fra henholdsvis kommune og region kunne ske inden for den gældende lovgivning. Der er dog en lang række centrale forhold, herunder forudsætninger og antagelser, der skal tænkes ind, såfremt man ønsker at arbejde videre med en sådan konstruktion. Disse er præsenterede i afsnit 3 og vil ikke blive gentaget i nærværende afsnit. De er dog særdeles relevante at være opmærksomme på i en eventuel videre proces omkring et tværgående samarbejde. Der skal endvidere være et særligt fokus på en afvejning af de mulige gevinster og risici ved fælles tværsektorielt indkøb, der er beskrevet i delkonklusionen omkring indkøb under nærværende afsnit såvel som på de tematiske emner, der er præsenteres i delkonklusionen omkring depotdrift. Disse gentages ikke her, men er alle relevante i relation til et eventuelt fremadrettet tværsektorielt samarbejde. I nedenstående løftes projektarbejdet op mod de fire oprindeligt opsatte parametre, hvorved der konkluderes på følgende omkring indkøb og depotdrift: Økonomisk vurdering Vurdering af en eventuel gevinst for borgerne Vurdering af en betydning for patientforløbets længde Vurdering af hvorvidt der vil blive frigjort blive frigjort ressourcer i forhold til sundhedsfaglige medarbejdere ved tværsektoriel indkøb og depotdrift Konklusionerne er udledt på baggrund af projektets tilgængelige data og information. 58

59 Økonomisk vurdering Analysen på indkøbsområdet viser, at der ikke påvises anseelige økonomiske gevinster i form af indkøbsaftaler indeholdende lavere indkøbspriser ved at etablere et indkøbsfællesskab mellem Regionen og de seks kommuner i Vestklyngen, idet alle aktører i et sådant fællesskab allerede i dag indgår i større indkøbsfællesskaber. Region Midt indgår i det regionale indkøbsfællesskab og alle deltagerkommunen er en del af KomUdbud. Det forventes dog, at der er en potentiel besparelse ved at ændre indkøbspraksis til at købe større ind (som et fælles depot, der rekvirerer hjælpemidler til en større population vil kunne). Dog er der samtidigt en række begrænsninger i forhold til dette, da flere af aktørerne i dag er eller bliver bundet af kontrakter med leverandører, hvilket vil give en udfordring rent proces- og tidsmæssigt i forhold til implementering af en tværgående løsning. I relation til drift af et fælles depot er den økonomiske vurdering, at der potentielt kan være en positiv effekt ved en fælles drift, men også at der er en række afgørende forudsætninger forbundet hermed. Efterleves disse ikke vil potentialet være tilsvarende mindre eller potentielt ikke eksisterende. En 100% retvisende beregning af de økonomiske perspektiver for en fælles tværgående depotdrift vil kun kunne udarbejdes, såfremt registrerings- og dokumentationspraksis blandt aktørerne ensrettes. Vurdering af en eventuel gevinst for borgerne Det har ikke været muligt at skabe datamateriale på de specifikke gevinster for borgerne, da service, ud over tidsfrister, er en meget subjektiv størrelse, og der har i det indsamlede datamateriale ikke været mulighed for at skaffe registreringer og målinger i forhold til leveringsperformance. Så gevinsten for borgere skal ses i lyset af, at den samlede drifts- og depotenhed opfylder de ovenstående forudsætninger og antagelser. Oprettelsen af et fællesdepotet vil medføre, at alle hjælpemidler vil være tilgængelige i en samlet driftsenhed, hvilket vil føre til, at alle hjælpemidler i denne lagerbeholdning vil være tilgængelige for alle kunder og borgere. Endvidere vil et fællesdepot med et standard sortiment kunne tilbyde borgerne et harmoniseret serviceniveau på tværs af sektorer og kommuner, hvilket blandt andet kunne føre til et reduceret tidsforbrug i forbindelse med 59

60 reparationer af hjælpemidlerne. Hvis driften af fællesdepotet ydermere indrettes i egnede bygninger og med gode faciliteter, så vil det også være muligt at udvikle og tilbyde nye services for borgerne. En supplerende overvejelse kunne være, at der i en eventuel fælles depotfunktion etableres en butik, hvor det var muligt for borgeren at komme og købe småhjælpemidler (eksempelvis strømpepåtager, skohorn og krykker) samt hjælpemidler, der ligger under kommunernes bagatelgrænse, i forhold til bevilling af permanente hjælpemidler. Dette vil skabe en mulighed for de borgere, der ikke kan få udleveret hjælpemidler, da de er i en gråzone, der findes inden de kommer i hospitalsbehandling eller vurderes til at have et permanent behov. Endvidere vil etableringen af et showroom i form af en lejlighed med udstillede hjælpemidler skabe mulighed for, at borgere, pårørende og personale kan få viden og afprøve de forskellige hjælpemidler. Dette showroom kan med fordel etableres i forbindelse med den ovennævnte butik. Vurdering af en betydning for patientforløbets længde Det har med den indsamlede data ikke været muligt at undersøge, hvor ofte manglende hjælpemidler har været skyld i, at patienterne ikke har kunnet udskrives og derved fået forlænget deres patientforløb. Der er dog et overordnet krav og mål om, at manglende hjælpemidler ikke må være grunden til, at patienter ikke kan udskrives. Dette mål leves der således op til ved at finde alternativer, hvis de ønskede hjælpemidler ikke er tilgængelige blandt andet på grund af, at der har været behov for specielt udstyr. I disse situationer har den næstbedste løsning ofte har været anvendelig, da der er tale om midlertidige hjælpemidler. Det antages dog, at patienterne i fremtiden i større grad vil blive udskrevet uden for dagtimerne og derved driftsenhedens normale åbningstider på hverdage. Dette vil derfor have betydning for de kommunale hjælpemiddelenheder og serviceniveauet for et fælles depot, da det vil skabe et behov for øget åbningstid og/eller etablering af akut- /vagtordninger. Udvidede åbningstider kan således være med til at reducere problemstillingerne i forbindelse med blandt andet udskrivninger og derved styrke 60

61 samarbejdet mellem kommunen og hospitalet. Andelen af kommunale opgaver, der relatere sig til udskrivningerne fra hospitalerne, er dog forholdsvis lille. Vurdering af hvorvidt der vil blive frigjort blive frigjort ressourcer i forhold til sundhedsfaglige medarbejdere ved tværsektoriel indkøb og depotdrift Der er ikke noget, der tyder på, at der vil blive frigivet personalemæssige ressourcer i forbindelse med et tværsektorielt indkøb. Kommunerne er yderst opmærksomme på det administrative ressourceforbrug i forbindelse med udarbejdelsen af udbud, hvilket er en af grundene til, at der på hjælpemiddelområdet er så stor en tilslutning til KomUdbud, hvor der er mange mindre delaftaler, som det vil være krævende at lave i hvert kommune. Det vurderes, at et fælles depot ikke direkte vil have indflydelse på frigivelsen af ressourcer for det sundhedsfaglige personale. Dog vil en sammenlægning af depotdriften påvirke de administrative medarbejderressourcer positivt i form af blandt andet specialisering og effektvisering af de enkelte opgaver, kompetenceløft samt færre ledelsesressourcer. Derudover vil en standardisering af hjælpemiddelssortimentet også kunne reducere personalets tidsforbrug i forhold til ordreafgivelse/-behandling, fakturabehandling og leverandørstyring. Hvormed der også frigives nogle administrative personaleressourcer. Dette kan også ses i forlængelse af muligheden med udgangspunkt i nuværende struktur om at samle ansvar og økonomistyring for alle kommunale hjælpemidler, og derved også dem der ligger decentralt på plejehjemmene med videre. Det vil dermed være muligt at frigive nogle personaleressourcer decentralt, hvor der sker en håndtering og vedligeholdelse af hjælpemidlerne. Det har ikke været muligt at indhente viden om omfanget dette arbejde. Muligheder for forbedringer i de ressourcekrævende arbejdsgange omkring bevillingen af hjælpemidlerne til borgerne er behandlet mere dybdegående i spor 2, hvor der er arbejdet med konkrete prøvehandlinger. Beskrivelse af et forslag til et fremadrettet koncept Det har ikke været muligt via det tværgående samarbejde at udarbejde en endegyldigt koncept for et tværgående samarbejde omkring fælles indkøb og depotdrift. Dette dels da 61

62 grundlaget for et koncept underbygget af valide data ikke i tilstrækkelig grad har været mulig at fremskaffe jævnfør tidligere. Dog har det med afsæt i den indhentede kvantitative data kombineret med de kvalitative data været muligt at komme med en række grundlæggende og konkrete anbefalinger i forhold til et eventuel fremadrettet samarbejde omkring fælles indkøb og depotdrift. Disse er præsenterede i ovenstående afsnit. Supplerende aspekter er: - At det anbefales, at der er et stort fokus på forudsætningerne beskrevet i afsnit 4 og bilag 9. Hvis sammenlægning i stordrift skal kunne betale sig, skal de grundlæggende forudsætninger være opfyldte (hvilket i visse tilfælde vil kræve både ensretning af registrering/data samt supplerende analysearbejde). - At det anbefales, at der gennemføres en lang implementeringsplan, hvor der fokuseres på standardisering på tværs af kommunerne inden sammenlægning, udbud med videre. - At det anbefales, at det forestående udbud med Lemvig Kommune, Struer Kommune og Holstebro Kommune følges tæt, samt at der foretages en ny samlet vurdering af effekten af tværkommunalt samarbejde, når der er indgået ny kontrakt med nye services og priser på baggrund af. - At det anbefales, at det yderligere vurderes, om der er andre kommunesamarbejder, der er umiddelbart mere potentielle eller gode supplementer set i forhold til befolkningstæthed og geografisk udbredelse (eksempelvis suppler med Ikast-Brande Kommune og Silkeborg Kommune) Spor 2: Koncept for bevilling af hjælpemidler (prøvehandlinger) Der er i spor 2 arbejdet med at se på arbejdsgangene, der sikrer borgerne de nødvendige hjælpemidler på det krævede tidspunkt i forbindelse med udskrivninger fra hospitalet. Dette for at imødekomme udvalgte snitfladeproblematikker, som beskrevet i rapporten fra EY. De to afprøvede prøvehandlinger har ikke direkte involveret borgerne, men har begge haft til hensigt at minimere uhensigtsmæssigheder i samarbejdet mellem regionale og kommunale medarbejdere. Uhensigtsmæssigheder, der ud over at kræve unødige ressourcer (og frustrationer) blandt medarbejderne, også har haft indflydelse på den service som borgerne, patienter såvel som pårørende, oplever i forbindelse med deres udskrivning. 62

63 Det har været centralt at øge kvaliteten i overleveringen af viden om borgere med behov for hjælpemidler ved udskrivning og at undersøge de tilfælde, hvor der for at sikre en rettidig udskrivning afviges fra den aftalte opgavefordeling mellem Region og Kommune. Det er vores klare opfattelse, at der, blandt lederne i de kommunale hjælpemiddelenheder, er en klar prioritering af, at udskrivning af borgere ikke må forsinkes grundet manglende hjælpemidler og at der er fuld opbakning til den regionale prioritering i forbindelse med, at regionale medarbejdere sikrer udskrivningen ved at sende regionale hjælpemidler med borgerne hjem. Det er vores vurdering, at særligt anvendelsen af skemaet i prøvehandling 1 har bidraget til at give mere effektive 16 arbejdsgange for medarbejderne, idet behovet for ad hoc kommunikation er reduceret. I forhold til prøvehandling 2 så har registreringen af hændelserne i skemaet og den efterfølgende dialog medført en fælles forståelse af flere ting. Dette blandt andet, at antallet af sager er beskedent, hvilket er vigtigt i sig selv, da disse sager fylder hos kommunale medarbejderne, der bliver inddraget i dem og skal rydde op og sikre, at de udleverede hjælpemidler returneres og eventuelt erstattes af tilsvarende kommunale hjælpemidler. Sagerne fylder også hos de regionale medarbejdere, der (uden at kende årsagen til de kommunale aftaler ikke overholdes) vælger at sikre udskrivningen ved at sende regionale hjælpemidler med borgeren hjem. Blandt begge medarbejdergrupper fylder disse sager (ifølge arbejdsgruppens deltagere) mere end deres reelle antal berettiger til. Ud over at belyse antallet af sager har registreringen været med at vise at årsagerne har ligget i fejl og ikke i manglende samarbejdsvilje. Ud over disse overstående konklusioner på baggrund af prøvehandlingerne er der flere faktorer, der er værd at lægge mærke til, som kan være frugtbare at arbejde videre med og fokusere på i et eventuelt videre arbejde mod en fælles indkøbs- og depotdriftsløsning. 16 Denne effektivitet reduceres af de udfordringer med den elektroniske implementering af skemaet, men såfremt dette løses vil effekter være større. 63

64 Medlemmerne i arbejdsgruppen har understreget på, at kommunerne generelt oplever en større efterspørgsel efter akutpladser eller midlertidige ophold i plejeboliger grundet flere og flere tidligere udskrivninger fra sygehusene. På den baggrund anbefales det, at der opbygges en form for fælles basisinventar i forbindelse med disse plejeboliger og akutpladser, således at de borgere, der bliver udskrevet til disse ophold, har mulighed for at blive sikret hjælpemidler fra starten af. Dette ville afhjælpe behovet for eventuelle akutkørsler samt mindske behovet for, at sygehuset udleverer hjælpemidler på kommunens vegne. 64

65 8. Bilag Bilag 1: Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi Nedenfor beskrives de overordnede rammer for og erfaringer med det fælleskommunale depotsamarbejde indgået mellem Jammerbugt Kommune, Brønderslev Kommune og Aalborg Kommune. Disse tre kommuner har pr etableret et selskab efter 60 i lov om kommunernes styrelse. Opgaven som selskabet skal løse er indkøb af udvalgte hjælpemidler, depotdrift af fælles depot samt vask/klargøring, reparation og vedligehold og bortskaffelse af hjælpemidler. Ved etableringen af selskabet blev der fastlagt styrings- og afskrivningsmodeller samt modeller for tilbagebetaling af rationaliseringsgevinster. Selskabet har en bestyrelse 17 og en direktør, som forestår ledelsen af det fælles depot. Direktøren har et budget som kommunerne finansierer proportionalt med befolkningstallene. Det økonomiske resultat (i 2015 et overskud på ca. 2 mio. kr. ud af et budget på 13,2 mio. kr.) bliver i selskabet og overføres til næste år for at sikre ledelsens muligheder for at igangsætte udvidelser eller effektiviseringstiltag. Det beskrives, at interessantselskabet er kompetent ledet, og at der hersker en følelse af faglig stolthed omkring det fælles selskab. Lagerbeholdningerne ses som ét samlet lager. Regnskabsteknisk kan direktøren ændre ejerskab på hjælpemidlerne ud fra de besluttede afskrivningsmodeller. Direktøren har indkøbsbudget og kompetence til at indkøbe standardhjælpemidler. Tilkendegivelser fra Jammerbugt kommune beskriver dette økonomiske set-up som en stor succes. Budgetterne overholdes, og der er, som nævnt, et overskud på 2 mio. kr. på driften i Bestyrelsen har 10 medlemmer fordelt med 5 medlemmer til Aalborg Kommune, 2 medlemmer til Brønderslev Kommune, 2 medlemmer til Jammerbugt Kommune og 1 medarbejderrepræsentant. Der er født formandskab til Aalborg Kommune og ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. 65

66 Aalborg Kommune og Jammerbugt beskriver implementeringen med visse opstartsproblemer, hvor der er oplevet modstand fra personalet, da medarbejderne ikke var involveret, før beslutningen om et fælles depot blev truffet. Samtidig beskriver Jammerbugt Kommune også en manglende ledelsesopbakning til at starte med, hvilket medvirkede til en langsom opstart, og projektet rykkede først, da der kom synlig ledelsesmæssig opbakning og fokus på beslutningskompetence. Aalborg Kommune tilkendegiver, at der i forbindelse med implementeringen skal fokuseres på krydsfeltet mellem offentlig og privat virksomhed. Samtidig skal der opsættes realistiske tidsfrister, især når der er afhængighed til godkendelsesmyndigheder og lignende som kommunen ikke er herre over. Eksempelvis havde statsforvaltningen megen lang behandlingstid, hvilket udfordrede tidsplanen væsentligt. Jammerbugt Kommune gør også opmærksom på, at samarbejdet og opbruddet med Zealand Care ikke var uden problemer. Kommunen indså først senere efter kontraktophævelsen, at der ingen indkøbsaftaler var på området. Samtidig kostede det i omegnen af 9 mio. kr. at købe hjælpemidlerne tilbage hos Zealand Care. Disse hjælpemidler viste sig at være i dårlig stand, og var ringe vedligeholdt af Zealand Care. Dette kom en ekstra omkostning på 2,5 mio. kr. da Jammerbugt Kommune måtte bruge Zealand Care som sikkerhed i en overgangsperiode. Der er i princippet 18 ikke decentrale akutdepoter i kommunerne i den nye fælles depotdrift. Dette betyder, at det fælles depot skal yde service, der matcher det decentrale behov. Der er ikke foretaget undersøgelser af, om der eksisterer subsystemer decentralt, som påvirker (reducerer) brugen af det fælles set up og kommunernes økonomi, uden at det kan registreres. Regionen deltager ikke i det fælles depot grundet, at den regionale del af depotets aktiviteter blev vurderet som værende for lille sammenlignet med den kommunale andel 19. Et tværsektorielt samarbejde har været overvejet. Der er til gengæld etableret et øget samarbejde mellem regionen og kommunerne i forhold til udskrivningerne. Regionen og 18 Direktøren for Center for Hjælpemidler og Velfærdsteknologi udtaler et centret ikke kender til sådanne depoter og at centret derfor ikke servicerer dem med reparationer eller lignende. 19 Aalborg Universitetshospitals årlige omkostninger inklusiv personaleressourcer på det relevante område udgjorde således alene ca. 2,4 mio. kr. mod et omkostningsniveau i eksempelvis Aalborg Kommune på ca. 32 mio. kr. pr. år. Under disse omstændigheder vurderede man fra regionens side, at der var for stor risiko for, at regionen ved et sådant samarbejde ville ende med en løsning på området, som var dyrere for regionen og uden kvalitetsforbedring i forhold til patienterne. 66

67 Aalborg Kommune har etableret en fælles udskrivningsenhed på hospitalet for at øge gennemsigtigheden og hastigheden i sagsbehandlingen i forbindelse med udskrivningerne. Dele af opgaverne er outsourcet til eksterne ydere. Dette gælder blandt andet transportydelserne, og installeringsopgaver som ydes i forbindelse med transporten samt låse- og alarmydelser. Transporterne koordineres med depotet, men faktureres direkte til kommunerne. Taget den meget kort tidsfrist i betragtning inden oprettelsen af fælles depotet, så havde Jammerbugt Kommune ikke overblik over sine transport aktiviteter, risici osv. og køb af transport ved beredskabet var således den eneste mulighed. Beredskabet kørte dog i forvejen for Aalborg Kommune og kendte opgaven. Beredskabet viste sig at være gode, tilkendegiver Jammerbugt Kommune. Jammerbugt Kommune tilkendegiver, at der har været ændringer i transportdelen efter at oprettelse af det fælles depot. De er gået fra at have kørsler på faste dage, 2 dage om ugen til løbende leverancer. Dette beskrives som at give beredskabet bedre planlægningsmuligheder ift. andre opgaver samt at det reducerer antallet af de dyre akut-kørsler. Priserne på transport er: Lille: 97 kr (akut 397 kr) Stor: 396 kr (akut 562 kr) Alarm- og låseydelserne bestilles direkte fra kommunerne og involverer ikke depotet. Al bestilling, drift mv. understøttes af ét fælles IT-system. Konstruktionen er veldokumenteret i forhold til procedurer, standarder, styringsmodeller samt ansvar og kompetencefordeling. Konstruktionen fremstår effektiv, agil og med hurtig reaktionsevne inden for selskabets afgrænsede ansvarsområde. Men det er uafklaret, hvor effektivt håndteringen af hjælpemidlerne fungerer decentralt. 67

68 Bilag 2: Nuværende struktur (depot) Strukturen beskrives i forhold til: fysiske forhold (bygninger og materiel) opgaver, processer krav og performance organisering, kompetencer og ansvarsfordeling system- og IT-understøttelse Dette kommenteres i forhold til blandt andet overordnede ligheder og udprægede forskelle ift. kommunerne. Strukturen er til en vis grad også beskrevet i EY's rapport. Men perspektivet i at beskrive den nuværende struktur yderligere her er, at: skabe grundlag for dialog om "gabet" i forhold til de beskrevne forudsætninger skabe grundlag for vurdering af umiddelbare gevinster kunne identificere og synliggøre de væsentlige indbyrdes forskelle - og dermed bl.a. hvilken størrelse den forestående forandring vil få samlet set og for den enkelte kommune/region skabe grundlag for en dialog om best practice Strukturen i Kommunerne Fysiske forhold (bygninger og materiel) Der skelnes i kommunerne mellem to former for depoter: - centraldepot - decentrale depoter; - omtales som nærdepoter eller akutdepoter De decentrale depoter ligger typisk i forbindelse med plejehjem eller plejecentre, hvor hjælpemidlerne enten primært skal anvendes og/eller hvor plejepersonalet kører ud fra. Standarden af de decentrale depoter er ikke undersøgt. De fysiske rammer på de centrale kommunale depoter er ikke optimale. Dette gælder både i Herning og hos Falck Hjælpemidler i Holstebro. Bygningerne har oprindeligt haft andre 68

69 formål og indretningen og udviklingsmulighederne inden for de givne rammer er på den baggrund begrænsede. Rumstørrelser er en af udfordringerne blandt andet set i lyset af de meget svingende antal af de enkelte typer hjælpemidler. Materiellet på depoter og værksteder er lavteknologisk (værksted, vask med videre). Dette matcher formentlig en totaløkonomisk vurdering inklusiv både timeløn, tid og materiel. Materiel som skal vaskes og vedligeholdes på de centrale værksteder er aktuelt også forholdsvist lavteknologisk. Opgaver og processer Der løses mange forskellige opgaver inden for nedenstående hovedområder: 1. Indkøb af hjælpemidler 2. Depotdrift og transport 3. Indstilling og installering 4. Reparation og vedligeholdelse 5. Service- og supportopgaver (i forhold til for eksemplevis låse, lifter mv.) Kommunerne har overordnet set de samme planlagte services implementeret eller planlagt, men der er stor forskel i, hvem der løser opgaverne. Herning løser forholdsvis mange opgaver selv, men de har også eksterne samarbejdspartnere. Holstebro har også opgaver fordelt på flere samarbejdspartnere. Fordelingen sker ud fra, hvilken opgave det er, eller om den er planlagt henholdsvis akut eller håndteres uden for normal åbningstid. Der leveres både aftalebelagte standardhjælpemidler og specielle hjælpemidler. System- og IT-understøttelse Alle kommuner har IT-systemer, som omfatter dele af hjælpemiddelområdet. Systemerne er større kommunale systemer, som ud over hjælpemiddelområdet dækkes andre funktioner/ områder. Der findes ikke it-systemer, som understøtter de samlede flow i driften af hjælpemiddelområdet på tværs af organisationer. Der er ikke IT-mæssig sammenhæng 69

70 mellem den fysiske logistik (lager, udlevering, varemodtagelse med videre) og økonomisystemet (ordre- og fakturabehandling). Herning Kommune har et velbeskrevet Q-system. Øvrige kommuner har ikke procedurer med videre beskrevet på samme niveau i forhold til driften. Outsourcede opgaver er beskrevet i kontrakter. Men kontrakterne er for en dels vedkommende forholdsvis gamle og eventuelle ændringer af krav og procedurer er ikke beskrevet på samme niveau i fælles dokumenter (Q-manual, procedurer). Krav og performance Der er formulerede krav til åbningstider, tidsfrister, responstider med videre. Men de er forskellige fra kommune til kommune (det nye fælles udbud for Lemvig Kommune, Holstebro Kommune og Struer Kommune vil formentlig ændre lidt på dette jf. beskrevne antagelser) Men for alle gælder det, at: der ikke er formuleret specifikke krav til forsyningssikkerhed, leveringspræcision og lignende der ikke foretages systematisk målstyring og/eller opfølgning på KPI-er hverken internt eller i forhold til eksterne samarbejdspartnere Performance er noget man forholder sig til, når der sker synlige fejl eller klages og på et generelt niveau på møder med leverandører/samarbejdspartnere. Da der ikke måles på performance ved vi ikke om vi er over eller under målene. Dette er vigtigt både økonomisk og i forhold til de forventninger, der måtte være hos borger, samarbejdspartnere og kunder, hvis en forandring eller omorganisering resulterer i ringere performance (men inden for det aftalte) Opmærksomhedspunkter vedr. de fysiske forhold i kommunerne: - Der kan være potentialer i fælles faciliteter med kommunerne. men det er primært faciliteterne til de hjælpemidler, som patienterne får med hjem som led i deres fortsatte behandling, som er relevante i sammenhæng med et eventuelt fælles set up med kommunerne. 70

71 - Det er afgørende, at faciliteterne har en beskaffenhed, således at hjælpemidlerne er tilgængelige hele døgnet, 365 dage om året. Denne tilgængelighed er afgørende for hospitalsdriften og muligheden for at udskrive patienter løbende. - der må forventes at blive behov for en væsentlig fleksibilitet i løsningerne (fremtidigt centraldepot), fleksibilitet som skal være med til at dække kapacitetsproblemer i forhold til de specialiserede hjælpemidler og APV-hjælpemidler. Disse hjælpemidler vil presse det samlede kapacitetsbehov, da de skal holdes adskilte og ikke kan indgå i et samlet flow Strukturen Hospitalsenheden Vest Fysiske forhold (bygninger og materiel) Hospitalsenheden har på hjælpemiddelområdet en struktur med centrale og decentrale faciliteter til dels standardhjælpemidler til indlagte patienter, dels mere eller mindre specialiserede hjælpemidler og APV-hjælpemidler samt til de, som indgår i den videre behandling af udskrevne patienter. De specialiserede hjælpemidler og APV-hjælpemidler er tilgængelige på hospitalsstuerne, i dedikerede depotrum på afdelingerne og i fælles depoter. Nogle af disse afdelingsspecifikke hjælpemidler regnes som inventar. Faciliteterne til hjælpemidlerne til patienterne er fordelt på enhedens hospitaler og sundhedshuse. Depoterne i Holstebro og Herning har karakter af centraldepoter og er styret som 1 centralt depot. Faciliteterne på de mindre hospitaler og sundhedshusene dækker primært behovene i forhold til at få hjælpemidlerne til og fra borgerne, dvs. udlevering, aflevering med videre. Der er udlevering af hjælpemidler ved behandling på Ringkøbing akutklink. På de øvrige sundhedshuse er der alene indlevering, som en service til borgere, som bor langt fra hospitalerne. Der er både faste og aftalte transporter mellem enhederne, således at hjælpemidlerne er tilgængelige i nødvendig grad, at hjælpemidlerne ikke hober sig op lokalt og således at eksempelvis rengøring og reparation kan foregå centralt. 71

72 Da mængderne af hjælpemidler varierer, varierer også kapacitetsudnyttelsen. Faciliteterne er ligesom i kommunerne til tider pressede. Der kan være større sæsonudsving. Depoterne i sundhedshusene er ubemandede og der er ikke døgnbemanding på de større enheder. Men faciliteterne i Holstebro og Herning er tilgængelige for udlevering hele døgnet, 365 dage om året. I Holstebro og Herning er der faciliteter til rengøring og reparation af hjælpemidler. figur 2: Oversigt over enheder og opgaver i Hjælpemiddelenheden. På det nye hospital i Gødstrup bliver der kun etableret begrænsede faciliteter til decentral opbevaring af hjælpemidler på afdelingerne. Denne begrænsede kapacitet skal primært dække behovene i forhold til de speciale-specielle hjælpemidler og de hospitalsspecifikke APV-hjælpemidler. 72

73 Hospitalet i Gødstrup bliver mere følsomt og mindre fleksibelt i forhold til overbelægning med patienter. Det betyder at det bliver endnu mere afgørende, at hjælpemidlerne er tilgængelige, når der opstår behov hele døgnet, 365 dage om året. Der er ikke afsat plads til centralt lager, rengøring og reparation af hjælpemidlerne i Gødstrup. Opgaver og processer, herunder organisering, kompetencer og ansvarsfordeling Der løses mange forskellige opgaver inden for nedenstående hovedområder: 1. Udbud og indgåelse af indkøbskontrakter 2. Indkøb af hjælpemidler 3. Depotdrift og transport 4. Indstilling og installering 5. Reparation og vedligeholdelse 6. Service- og supportopgaver (i forhold til personale, hjælpemidler, kommunale terapeuter, borgere, pårørende med videre) Hospitalsenhedens hjælpemiddelenhed udfører i det store hele samme opgaver som hjælpemiddelenhederne i kommunerne, når der fokuseres på de hjælpemidler, som patienterne benytter (se figur 2, herover). I forhold til de specialiserede hjælpemidler, APV-hjælpemidler og inventar er der de samme opgaver, som der typisk ligger ude på plejehjemmene i forhold til eftersyn, vedligeholdelse, reparationer med videre. Hjælpemiddelenheden løser der ud over en række strategisk/taktisk opgaver, som relaterer sig til hospitalsenhedens samlede hjælpemiddelpulje inklusicv APV-hjælpemidler med videre. Dette er blandt andet samlede vurderinger i forhold til budgetter, puljeansøgninger, udbud/anskaffelser med videre. Der ud over løses vejledning/undervisningsopgaver i forhold til sundhedspersonalets brug af hjælpemidler, koordineringsopgaver i forhold til forflytningsorganisationen samt hospitalsspecifikke eller regionale projekter med ex. implementering af nye produkter 73

74 (eksempelvis ny strategi for trykudlignende/vekseltryk til tryksårsforebyggelse, insourcing med videre). Flowet er anderledes end i kommunerne, idet hjælpemidlerne dels er og skal være hurtigere fremme ved patienten, dels er hjælpemidlerne kun midlertidigt udlånt. Ligesom i kommunerne er der flere interessenter involverede både interne og eksterne. Transportopgaverne løses primært af en ekstern samarbejdspartner, som også løser opgaver med installering, kiler med videre i borgernes hjem, hvor dette er nødvendigt for udskrivning af patienter. En mindre del af transportopgaverne løses med hospitalets eget personale og materiel. Eftersyn, vedligeholdelse og reparationer er fordelt på hjælpemiddelenheden, hospitalets egen tekniske afdeling og eksterne. Fordelingen er entydigt defineret beror på beslutninger om, hvilkede kompetencer hospitalsenhedens egne tilgængelige ressourcer skal have. Hjælpemiddelenheden løser også opgaver ift. behandlingsudstyr (kropsbårne hjælpemidler), som blandt andet leveres med patienterne hjem, når de udskrives. Udlevering, vejledning med videre i forhold til behandlingsudstyret sker koordineret med opgaverne i forhold til det øvrige hjælpemidler, patienterne får udleveret/bragt ud. Opmærksomhedspunkter vedrørende opgaver og processer: - Pakken af "basisopgaver" som løses centralt er forholdsvis ens i både kommuner og på hospital - Hjælpemiddelenheden løser en række opgaver, som har mere støttende og koordinerende karakter end drift. Disse opgaver vil kunne adskilles og løses på anden vis. - Synergien mellem opgaveløsningen relateret til hjælpemidler henholdsvis behandlingsapparatur fordrer at udleveringen sker fra samme sted og via personale med rette kliniske faglighed 74

75 Krav og performance Der er et overordnet krav og mål om, at manglende hjælpemidler ikke må være grunden til, at patienter ikke kan udskrives. Krav gælder hele døgnet, 365 dage om året. Dette leves der op til blandt andet ved at fagligt kompetent personale løser udfordringer og finder alternativer, hvis de ønskede hjælpemidler ikke er tilgængelige. Dette kan i sjældent grad ske, hvis der er specielt meget "run på" noget specielt udstyr. Men det sker primært, hvor der er brug for specielt udstyr for eksempelvis i meget store eller små størrelser. Den næstbedste løsning et typisk anvendelig, da der er tale om hjælpemidler til kun midlertidigt brug. Der er ingen registreringer og målinger i forhold til leveringsperformance. Dette gælder både i forhold til egen drift og eksterne samarbejdspartnere. Opmærksomhedspunkter vedrørende krav og performance: - Ingen systematisk målstyring. De aktuelle niveauer af målopfyldelse kendes ikke - Mål og krav formuleres med udgangspunkt i de effekter, som man prioriterer typisk med fokus på service. Men hvor der søges effekt i forhold til for eksempelvis både oplevet service og økonomi/effektivitet, balanceres krav og måles ikke. - Målstyring er vigtig både økonomisk og i forhold til de forventninger, der måtte være hos borger, samarbejdspartnere og kunder. Entydige mål og resultatopgørelser er afgørende i forhold til at fastholde fokus og at kunne kommunikere entydigt, hvis en forandring eller omorganisering resulterer i, at der for eksempelvis opleves en serviceforringelse - Økonomisk og ikke mindst i forhold til samarbejdspartnere er det afgørende om resultaterne holder sig inden for krav og mål System- og IT-understøttelse Hospitalsenhedens hjælpemiddelenhed har et IT-system, som er i familie med flere af kommunernes systemer. 75

76 IT-systemet understøtter ikke alle arbejdsprocesserne. Der arbejdes ikke i systemet med registreringer med videre i de decentrale enheder i sundhedshusene. Men en del terapeuter i Holstebro og Herning rekvirerer hjælpemidler direkte i systemet. Der er mulighed for, at alle relevante ansatte vil kunne bruge systemet. Der er ikke IT-mæssig sammenhæng mellem den fysiske logistik (inklusiv blandt andet materialestyring, lagerstyring, udlevering med videres), indkøbssystemet (inklusiv blandt andet ordreafgivelse, varemodtagelse med videre) og økonomisystemet (ordre- og fakturabehandling). Der findes dokumenterede kontrakter for de transportopgaver, som løses af eksterne. Men kontrakterne indeholder ikke konkretiseringer vedrørende ydelsernes udførelse, KPI-er og lign. Hjælpemiddelenhedens opgaver er ikke beskrevet i procedurer og indgår ikke i hospitalsenhedens kvalitetsstyringssystem. Opmærksomhedspunkter i forhold til system- og it-understøttelse - Der kan være potentiale i øget brug af det eksisterende IT-system på tværs af hospitalets funktioner - Der kan være potentiale i systemfællesskab eller se-muligheder på tværs af kommuner og hospitalers it-systemer (systemerne er i samme familie, hvorfor det forudsættes teknisk muligt) - Øget samarbejde og fællesskab fordrer øget dokumentation af besluttede forretningsprocesser 76

77 Bilag 3: Sammenligning af priser mellem region og kommune Som en del af analysen af indkøb, har arbejdsgruppen gennemført en prissammenligning af udvalgte hjælpemiddelkategorier. Disse fem kategorier er udvalgt på baggrund af en vurdering af, at disse indkøb er sammenfaldende for både region og kommuner samt, at der er forventningen, at der er vis indkøbsvolumen i disse kategorier. I disse udvalgte fem hjælpemiddelskategorier er der blevet set på delaftaler og forventet indkøbsvolumen for at se om der kan udledes noget ud fra en sammenligning af nogle produkter på KomUdbuds og Region Midts indkøbsaftaler. Der er fundet og udvalgt fem produkter (et inden for hver kategori) der umiddelbart kan sammenlignes, vurderet på funktionalitet, selvom der er tale om forskellige aftaler og produkter. Disse fem grupper af hjælpemidler er: 1) Kørestole(samt tilbehør) herunder manuel, transport og komfort kørestole, 2) Rollatorer (Sideværtssammenklappelige), 3) Bad og toilet, herunder Bad/toiletstole og badebænke, 4) Krykker og albuestokke samt 5) Diabetesprodukter. En direkte sammenligning af indkøbspriserne i KomUdbud og Region ser således ud (eventuelle kommentarer til funktionaliteten på de sammenlignede hjælpemidler står under hvert skema): Toilet/badestol med hjul: KomUdbud Region Midt Leverandør Invacare HMN Model Aquatec Ocean ll Stol bade-toilet Nielsen Line HMI-nr Pris 1.899, ,00 Umiddelbart er der ingen forskel på de to produkter og prisen er næsten ens. 77

78 Rollator, sideværts sammenklappelig: KomUdbud Region Midt Leverandør OneMed OneMed Model Troya 125 Troya 125 HMI-nr Pris 1.202,00 749,00 Rollatorerne er ens, men rollatoren til KomUdbud er med mere udstyr. KomUdbuds rollator er inklusiv stokkeholder og slæbebremse, som er tilkøb hos Region Midt. På Region Midts prisliste står en slæbebremse til 250 kr. og en stokkeholder til 100 kr., dvs. at Region Midt får rollatoren 103 kr. billigere. Manuel kørestol: KomUdbud Region Midt Leverandør Invacare Etac Model Rea Spirea NG4 Cross 5 HMI-nr Pris 3.448, ,00 Kørestolene er umiddelbart meget ens. Cross'en har dog anvendes op til en større brugervægt. Der er en prisforskel på 453,82 kr. Komfortkørestol med manuelt sædetilt: KomUdbud Region Midt Leverandør Invacare Etac Model Rea Azalea Prio HMI-nr Pris 7.999, ,00 78

79 Kørestolene vurderes sammenlignelige og prisforskellen er ikke stor. Konklusion på genbrugshjælpemidler: Region Midts priser er samlet set en lille smule billigere end KomUdbuds, men ikke nok til at sige at Region Midt får bedre priser samlet set. Diabetesprodukter: I Herning Kommune har der i 2015 været et forbrug på ,44 kr. på diabetesprodukter. Under diabetesprodukter hører blandt andet teststrimler, nåle og lancetter. Herning kommune er en del af KomUdbud, som efter et udbud har lavet en aftale med en distributør af diabetesprodukter. Kommunerne er tit bundet af at de skal have et stort sortiment, men ikke har et så stort forbrug, hvorfor de bliver nødt til at lave aftaler med distributører i stedet direkte med producenterne. Region Midt har ingen aftaler på den betegnelse af diabetesprodukter, som kommunerne bruger, men Region Midt har et stort forbrug på insulinpumper og tilbehør til disse på ,45 kr. i Region Midts diabetesambulatorier samarbejder ofte med producenterne af diabetesprodukter i udviklingsprojekter og har derfor tit de nyeste produkter til rådighed til meget lave priser eller gratis. 79

80 Bilag 4: Sammenligning sammenfald i indkøb mellem Herning og Holstebro kommune For at få et billede af, i hvor høj grad deltagerkommunerne gør brug af de samme hjælpemidler er der med udgangspunkt i udtræk fra henholdsvis Herning Kommunes økonomisystem og indkøbssystem samt Holstebro Kommunes indkøbssystem er der lavet en sammenligning af indkøb i 2015 for følgende udvalgte hjælpemidler: Kørestole med tilbehør Albuestokke Hjælpemidler til toilet og bad Rollatorer med tilbehør Stomihjælpemidler og artikler. Kørestole med tilbehør Her kan det konstateres, at der ud fra den samlede udgifts størrelse for indkøb af kørestole med tilbehør sandsynligvis ikke anvendes samme afgrænsning på området i de to kommuner. Herning Holstebro Samlede udgifter Udgift på varenr. som Herning alene bruger Udgift på varenr. som Holstebro alene bruger Udgift på varenr. som begge kommuner bruger Andel af indkøbet, hvor der er sammenfald 12% 11% Det kan konstateres, at der, forskellen i afgrænsning af området, kun er begrænset sammenfald mellem Herning Kommunes og Holstebro Kommunes indkøb på varenummerniveau. 80

81 Albuestokke Herning Holstebro Samlede udgifter Udgift på varenr. som Herning alene bruger Udgift på varenr. som Holstebro alene bruger Udgift på varenr. som begge kommuner bruger - - Andel af indkøbet, hvor der er sammenfald 0% 0% Der er ikke sammenfald mellem indkøbene på varenummer-niveau. Bad og toilet Der er tale om en bred kategori af hjælpemidler. Herning Holstebro Samlede udgifter Udgift på varenr. som Herning alene bruger Udgift på varenr. som Holstebro alene bruger Udgift på varenr. som begge kommuner bruger Andel af indkøbet, hvor der er sammenfald 33% 37% Der er sammenfald mellem 1/3-dele af indkøbene opgjort på varenummer-niveau. Rollatorer med tilbehør Ud fra den samlede udgiftsstørrelse for indkøb af rollatorer med tilbehør anvendes sandsynligvis ikke samme afgrænsning i Herning og Holstebro. Det kan for eksempel skyldes, at Herning Kommune har medregnet mere tilbehør end Holstebro Kommune. Herning Holstebro Samlede udgifter Udgift på varenr. som Herning alene bruger Udgift på varenr. som Holstebro alene bruger Udgift på varenr. som begge kommuner bruger Andel af indkøbet, hvor der er sammenfald 31% 71% 81

82 Det kan konstateres, at 71% af Holstebro Kommunes indkøb falder inden for de samme varenumre, som Herning Kommune anvender. Stomi-hjælpemidler og artikler Herning Kommune har i sit udtræk også medregnet udgifter til stomi-artikler, som konteres under forbrugsgoder. Dette har Holstebro Kommune muligvis ikke? Herning Holstebro Samlede udgifter Udgift på varenr. som Herning alene bruger Udgift på varenr. som Holstebro alene bruger Udgift på varenr. som begge kommuner bruger Andel af indkøbet, hvor der er sammenfald 41% 57% Der er sammenfald mellem ca. ½-delen af indkøbene opgjort på varenummer-niveau. Konklusion Selvom kommunerne anvender de samme indkøbsaftaler, er der stor variation i indkøbene opgjort på varenummer-niveau. Der er uvist, om det skyldes merarbejdernes præferencer, om det kan henføres til borgernes individuelle behov, og om det har betydning for udgiftsniveauet. 82

83 Bilag 5: Spørgeskema Business case for depotdriften på hjælpemiddelområdet ved "Fuldt integreret partnerskab på indkøbs- og logistikområdet" 1. Fremgangsmåde I udarbejdelsen af business casen er der lagt vægt på at få en helhedsvurdering. Hvor det er muligt, fokuseres på de samlede processer både de fysiske og de administrative processer. Hvor det er de enkelte opgaver eller delprocesser, som er afgørende, vil dette i videst mulig omfang fremgå. Indsamling af data Nogle data er allerede leveret. Derfor aftales det eksplicit med hver bidragsyder (kommune eller hospital), hvad der konkret skal leveres og i hvilket format og medie. Der vil blive et møde (fysisk eller video) med hver enhed. Vi udfylder så meget som muligt på baggrund af den forudgående dialog inden møderne. Der vil blive kvalitetssikring af data med involvering af repræsentanter fra hver enhed. Vi ønsker data for hele året Struktur og ansvarsfordeling Formålet med spørgsmålene om struktur og ansvarsfordeling er at afdække: - hvor fragmenteret/kompleks strukturen er - hvordan ansvarsfordelingen er - hvilket aftalegrundlag der danner grundlag for alle ydelser, som købes hos eksterne Der findes 3 benævnelser for depoter i kommunerne og på hospitalet: - centraldepot - nærdepoter - akutdepoter I bedes beskrive hver af de 2-3 depottyper med: 83

84 Overordnet funktion: - Hvilke institutioner/enheder skal depotet understøtte? Ex. plejehjem eller plejehjem og hjemmepleje. Behov: - Hvilket sortiment af hjælpemidler dækker depotet? (evt. fil) - Hvilke situationer og risici skal depotet understøtte (hvilke ekstraordinære situationer, hvilke tidsrum f.eks. helligdage osv.)? Antal depoter af hver type: - Hvor mange depoter har kommunen af hver slags? Depottype Overordnet Behov Antal depoter i Kommentarer funktion kommunen Centraldepot Nærdepot Akutdepot For hvert depot bedes I beskrive følgende. Depot Depottype Adresse Ejer * Ansvar ** Sortiment *** Osv. Kommentarer *Er det den centrale enheds eller institutionens hjælpemidler eller måske begge dele? **Hvem er ansvarlig for drift af depotet, reparation og vedligehold samt indkøb af nye hjælpemidler til depotet? *** hvis der er tale om standardsortiment kan I skrive standard og nøjes med at beskrive standarden én gang 84

85 3. Processer og opgaver Med udgangspunkt i "fuldt partnerskab" defineres " Indkøb og logistik" som opgaver og processer i forbindelse med: 1. Udbud og indgåelse af indkøbskontrakter 2. Indkøb af hjælpemidler 3. Depotdrift og transport 4. Indstilling og installering 5. Reparation og vedligeholdelse 6. Service- og supportopgaver (i forhold til f.eks. låse, lifter mv.) Business casen for depotdriften omfatter emnerne 2-6. Reference: spørgsmålene relaterer sig til de blå processer og opgaver jf. figur 1. Figur1: Opgaver og processer: Formålet med spørgsmålene om processer og opgaver er at afdække: - omfang af aktiviteterne (processer og opgaver) 85