MØLLEÅVÆRKET A/S Journalnr.: S Dato: 21. april 2016 Referat Referent: Karen Pilt Mødenr.: 1/2016

Transkript

1 MØLLEÅVÆRKET A/S Journalnr.: S Dato: 21. april 2016 Referat Referent: Karen Pilt Mødenr.: 1/2016 Mødedato: Torsdag den 21. april 2016, kl til Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12, 2800 Kgs. Lyngby Dagsorden: Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 1. december 2015 Godkendelse og underskrift af revisionsprotokol for 2015 Godkendelse og underskrift af regnskab for 2015 Godkendelse af byggekredit til anlægsinvesteringer Godkendelse af ændret procedure for fakturagodkendelse Orientering om årsberetning for 2015 Godkendelse af idéoplæg Ålebækken Renseruin Sag om forlig vedr. beskadigede membraner (Lukket) Orientering v/direktøren Eventuelt Deltagere: Peter Broen Formand Curt Købsted Medlem Jens Darket Medlem Lisbeth Winther Medlem Per Plannthin Direktør Marianne Taanum Bak Økonomichef Thomas Riis, EY deltog under punkt 2 og 3. Fraværende: Stig Løjborg-Nielsen Medlem stig_løjborg@hotmail.dk Ole Skrald Rasmussen Medlem ole.rasmussen@gladsaxe.dk Tom Vang Knudsen Medlem tom.vang.knudsen@gladsaxe.dk

2 Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 1. december 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender referat fra bestyrelsesmøde den 1. december Samtidig bedes referatet underskrevet. 1.1 Referat fra bestyrelsesmøde den 1. december 2015 Referat fra bestyrelsesmøde den 1. december 2015 blev godkendt uden bemærkninger og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Godkendelse og underskrift af revisionsprotokol for 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollat af 21. april Samtidig bedes revisionsprotokollen underskrevet. Revisoren fra EY vil på mødet gennemgå revisionsprotokollen for bestyrelsen. 2.1 Mølleåværket - Statusprotokol for 2015 af 21. april 2016 Thomas Riis, EY gennemgik revisionsprotokollat af 21. april Der var en kort drøftelse af kommende økonomiske ændringer i medfør af den nye Vandsektorlov. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollatet, som blev underskrevet af de tilstedeværende medlemmer. Godkendelse og underskrift af regnskab for 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender regnskab for Samtidig bedes regnskabet underskrevet. Revisoren fra EY vil på mødet gennemgå regnskab 2015 for selskaberne. Det er ledelsens vurdering, at regnskabet viser et tilfredsstillende resultat. Side 2

3 3.1 Mølleåværket - Årsrapport for 2015 Thomas Riis, EY gennemgik årsregnskab for Bestyrelsen godkendte regnskabet uden bemærkninger, og årsrapporten blev underskrevet af de tilstedeværende medlemmer. Godkendelse af byggekredit til anlægsinvesteringer Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der optages byggekredit på 20 mio. kr. til anlægsinvesteringer, der forventes gennemført i 2016 og Bestyrelsen godkendte i december 2016 Mølleåværkets anlægsbudget for Budgettet indeholder investeringer for 32,7 mio. kr. i Tillægget i prisloftet til finansiering af investeringer udgør i 2016 ca. 23 mio. kr. Forskellen mellem de to beløb (ca. 9,7 mio. kr.) skal finansieres ved låntagning og realiserede effektiviseringsgevinster. Et tilsvarende beløb forventes låntaget vedrørende anlægsinvesteringer i For at optage lån i Kommunekredit etableres der i første omgang en byggekredit for selskabet. Dette gøres ved, at ejerkommunerne stiller en garanti for beløbet (forholdsmæssigt i forhold til ejerandel). Byggekreditten fungerer som en kassekredit til anlægsinvesteringer. Når der er behov for at hjemtage et konkret lån sker dette ved, at selskabets og kommunernes tegningsberettigede underskriver lånet. Der er ingen omkostninger forbundet ved at etablere en byggekredit, der vil kunne anvendes til investeringer gennemført i 2016 og Det kan desuden oplyses, at det ikke har konsekvenser for de kommunale lånerammer, at kommunerne stiller garantier for deres forsyningsselskaber. Bestyrelsen godkendte optagelse af byggekredit på 20 mio. kr. til anlægsinvesteringer til brug i 2016 og Godkendelse af ændret procedure for fakturagodkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender ændret procedure for fakturagodkendelse. Side 3

4 Som gennemgået på bestyrelsesmødet i december 2015 havde revisionen ved den løbende revision i november en bemærkning til den interne procedure for fakturagodkendelse. Vi har på denne baggrund gennemgået proceduren og strammet op på godkendelsesadgangene. Det har resulteret i, at beløbsgrænserne er mindsket eller fjernet, og der er begrænset væsentligt i hvem, der kan godkende og i hvilke selskaber. Derudover har vi iværksat yderligere manuel kontrol af fakturaerne. LTF/MV har undersøgt muligheden for, at der komme elektronisk (system-understøttet) faktura-godkendelse af både budgetansvarlig og controller på alle fakturaer. Det har ikke vist sig muligt at implementere denne procedure i vores nuværende godkendelsesflow. Imidlertid har vi netop i marts måned igangsat en opgradering af vores økonomisystem/web-godkendelse og forventer her, at kunne implementere en fuld system-understøttet og dokumenteret kontrol af fakturaerne. Der henvises i øvrigt til revisionsprotokollens pkt Marianne T. Bak gennemgik ændret procedure for fakturagodkendelse som følge af revisionens bemærkning til Forsyningens interne procedure herfor. Ændringen betyder, at beløbsgrænserne er mindsket eller fjernet, og at der er begrænset væsentligt i, hvem der kan godkende og i hvilke selskaber. Derudover er der iværksat yderligere manuel kontrol af fakturaerne. I forbindelse med snarlig opgradering af økonomisystemet er det forventningen, at der kan ske en system-understøttet fakturakontrol. Bestyrelsen godkendte ændret procedure for fakturagodkendelse. Orientering om årsberetning for 2015 Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager årsberetning for 2015 til efterretning. Som tidligere år er der udarbejdet en fælles årsberetning for LTF og Mølleåværket. Årsberetningen bliver trykt umiddelbart efter, at bestyrelsesmøderne i april er afholdt. Publikationen vil være tilgængelig på LTF s hjemmeside samt blive sendt til kommunalbestyrelserne i ejerkommunerne og til de kommunale forvaltninger. 6.1 Årsberetning for 2015 Bestyrelsen tog årsberetning for 2015 til efterretning. Side 4

5 Godkendelse af idéoplæg Ålebækken Renseruin Det indstilles, at bestyrelsen godkender idéoplægget. På bestyrelsesmøderne den 17. september 2015 og den 9. december 2015 blev der orienteret om Renseanlæg Ålebækkens miljømæssige tilstand. Der har tidligere været gennemført en besigtigelse af anlægget. [Afsnit udeladt] Projektet vil blive gennemgået på mødet. Per Plannthin gennemgik de overordnede linjer i det idéoplæg, Rambøll har udarbejdet for Forsyningen for retablering af Ålebækken renseruin med henblik på, at området kan bruges til rekreative formål. [Afsnit udeladt] Der arbejdes videre med den konkrete anvendelse af området inden for mulighederne af Mølleå-fredningen. [Afsnit udeladt] Sag om forlig vedr. beskadigede membraner (Lukket) [afsnit udeladt] [afsnit udeladt] Orientering v/direktøren Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Direktør Per Plannthin orienterer om status. Side 5

6 Per Plannthin orienterede om: At der pt. er 11 kommuner og 8 forsyninger, der ser på mulige løsninger for en fusion, og at planen er, at der skal foreligge en endelig beslutning fra Kommunalbestyrelserne i oktober måned. Pt. arbejdes der med en model, hvor rensestrukturen får sin egen bestyrelse. Personalet i Forsyningen er løbende orienteret om de fusionsplaner, der arbejdes med. At generator til udnyttelse af biogas er leveret og pt. ved at blive afprøvet. Der vil være en officiel åbning når afprøvningsperioden er afsluttet. Der arbejdes fortsat med projekt om levering af varme. Eventuelt Intet. Side 6