Referat. Bestyrelsesmøde, nr. 06/2017. Dagsorden. Mødedato: Tirsdag den 31. oktober Mødested: AquaDjurs

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde, nr. 06/2017 Mødedato: Tirsdag den 31. oktober Mødested: AquaDjurs Mødedeltagere: Bestyrelse - Frede Ejler Frandsen (formand) - Mogens Hvid (næstformand) - Inger Kirstine Andersen - Bjarne Bøhl Pedersen - Jytte Schmidt - Max Varnum Pedersen - Allan Stig Helgren Jensen - Brian Pedersen Øvrige - Kitsie Lund (adm. chef), pkt Palle Lyngsø Mikkelsen (direktør) Afbud: Ulf Harbo Dagsorden 06.1 Udviklingsplan vandforsyning 06.2 Anlægsplan Budget og takster Valg af kunde- og medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen 06.5 Tilslutningsbidrag spildevand 06.6 Orienteringssager til eventuel drøftelse 06.7 Meddelelser fra formanden 06.8 Underskrivelse af referat fra sidste møde 06.9 Eventuelt 1

2 06.1 Udviklingsplan Vandforsyning Jf. ejerstrategien skal AquaDjurs medvirke til udvikling af vandforsyningsområdet i Norddjurs Kommune, med fokus på den vestlige del af kommunen. Overgang til køb af vand fra Vandsam betyder, at vandforsyningsområdet i regi af AquaDjurs ændres markant fra 2018 med deraf følgende ændringer i arbejdsopgaver etc. Et naturligt afsæt for evaluering af fremadrettede strategi- og fokusområder, jf. bestyrelsens tidligere drøftelser samt beslutning på sidste møde. Historisk set er vandforsyningen i AquaDjurs bygget op omkring en række vandværker og forsyningsområder i den gl. Rougsø Kommune. Fokus har primært været koncentreret omkring drift af vandværker samt renovering af ledningsnet, og sekundært omkring omkring systematisk, strategisk drift. Den fremadrettede strategi for AquaDjurs vand tager afsæt i tre ben: - Udvikling af AquaDjurs vand (distribution) - Udvikling af samarbejder i regi af Vandsam (produktion) - Udvikling af samarbejder med almene vandværker Centrale fokuspunkter er forsyningssikkerhed, robusthed og kundeservice, kombineret med sund fornuft ( det skal give mening ). Udviklingsplan vandforsyning. Præsentation dateret Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og kvalificerer udviklingsplanen for AquaDjurs Vand. Bestyrelsen fulgte indstillingen og godkendte udviklingsplanen for AquaDjurs Vand Anlægsplan 2018 Bestyrelsen godkender anlægsplanens hovedelementer med tilhørende budgetrammer for det kommende år, senest en måned før regnskabsårets udløb. Herunder dispositionsplan for den kommende 4 års periode. Investeringsrammerne for anlægsplan 2018 og budgetårende er fastlagt med afsæt i takst- og investeringsstrategien for henholdsvis spildevand og vand. Der 2

3 vil på mødet blive givet en orientering omkring selskabets kommende anlægsplaner for henholdsvis spildevand og vand. Spildevand I budgetgrundlaget for AquaDjurs Spildevand er indeholdt investeringer på DKK. 35 mio. i Det primære fokus er realisering af udviklingsplan Fornæs Renseanlæg og herunder renovering af indløbspumpestation Åstrup Mark: - Renseanlæg og pumpestationer DKK. 26,5 mio. - Separeringer etc., jf. spildevandsplan DKK. 1,0 mio. - Kloak og klimasikring DKK. 7,0 mio. - Materiel DKK. 0,5 mio. Finansiering af planlagte tiltag på Fornæs Renseanlæg forudsættes delvist, at foregå via lånefinansiering med mellemfinansiering via en byggekredit, og optagelse af langfristet lån i Investeringsrammen for 2018 samt efterfølgende år tager afsæt i planlagte tiltag, jf. Norddjurs Kommunes spildevandsplan og klimaplan samt nødvendige reinvesteringsbehov og planlagte tiltag jf. udviklingsplanen for Fornæs Renseanlæg. Samlet set er der i spildevandsplanens planperiode frem til 2022 Indeholdt anlægsinvesteringer på i alt omkring DKK. 150 mio. Vand Med reference til pkt er der i budgetgrundlaget for AquaDjurs vand indeholdt investeringer på DKK mio. i Fokus i 2018 koncentreres om udarbejdelse af en strukturplan, der kan danne grundlag for fastlæggelse af det fremtidige driftsniveau samt nødvendige investeringsniveau. Et centralt element heri bliver etablering af sektionering og herunder implementering af elektronisk sektionsovervågning. Driftsmæssigt skal der ske nedlæggelse samt afhændelse af eksisterende vandværker efter overgang til køb af vand fra Vandsam. Vandværksbygningen i Allingåbro vil overgå som lagerbygning for vand. Med afsæt i planlagte tiltag i 2018 vil der blive skabt et godt planlægningsgrundlag for de fremadrettede aktiviteter og budgetter. Anlægsplan Spildevand , dateret Anlægsplan Vand , dateret den Det indstilles, at bestyrelsen drøfter sagen samt godkender anlægsplan 2018 for AquaDjurs Spildevand og Vand. 3

4 Bestyrelsen tog dispositionsplanen for de kommende 4 år til efterretning godkendte anlægsplan 2018 for AquaDjurs Vand og Spildevand Budget og takster 2018 Bestyrelse godkender en gang årligt budgettet for det kommende år, kombineret med fastlæggelse af takster og bidrag, dvs. anlægs- og driftsbidrag for henholdsvis levering af vand samt for håndtering af spildevand inden for selskabets forsyningsområder. Norddjurs Kommune skal som myndighed efterfølgende godkende, at taksterne er lovligt fastsatte i henhold til de udmeldte indtægtsrammer fra Forsyningssekretariatet og selskabets betalingsvedtægt. En hjørnesten i strategiplanen for AquaDjurs er attraktive og stabile takster. Med reference til bestyrelsens beslutning på sidste møde, jf. pkt. 05.1, udarbejdes budget og takststrategien med afsæt i langtidsbudgettets forudsætninger. Budgetmodelen for vand og spildevand er i den forbindelse ajourført i forhold til indtægtsgrundlag (solgt vandmængde etc.), ændrede udgifter (garantiprovision gl. lån etc.), anlægsplanens investeringer samt konsekvenserne af den økonomiske regulering. En oversigt med rammevilkår og herunder effektiviseringskrav for henholdsvis spildevand og vand indgår som bilag til sagen. Spildevand Med reference til selskabets takststrategi, og herunder langtidsbudgettet fastholdes den variable spildevandstakst på 26,00 kroner pr. kubikmeter i 2018 (trin 1), mens det faste bidrag indekseres. Trappemodellen betyder, at den variable spildevandstakst bliver 20,80 kroner for trin 2 (forbrug mellem 500 og kubikmeter), og 10,40 kroner pr. kubikmeter for trin 3 (forbrug større end p.t. ingen). Anførte beløb er excl. moms. Budget 2018 indeholder anlægsinvesteringer på DKK. 35 mio., og driftsudgifter på DKK. 28,1 mio., hvoraf 1,2 mio. er afsat til budgetværn. Der budgetteres med et negativt årsresultat, hvilket harmonerer med bestyrelsens tidligere beslutning i forhold til takststrategi og herunder beskatningsmæssige forhold. Selskabets revisor har ingen bemærkninger hertil. Der er reelt tale om et fald i taksten for spildevand, da den variable takst for andet år i træk ikke pristalsreguleres. Dette kombineret med indførelse af garantiprovision på gl. lån, bortfald af en storforbruger (trin 3) samt en fuld indfaset trappemodel for storforbrugere. Vand Overgang til køb af vand fra Vandsam betyder, at vandforsyningsområdet i regi af AquaDjurs ændres markant fra Med reference til dagsordenens pkt

5 samt selskabets takststrategi, og herunder langtidsbudgettet fastholdes den variable vandtakst på 7,00 kroner pr. kubikmeter i 2018, mens det faste bidrag indekseres. Overgang til køb af vand fra Vandsam betyder, at hovedledningsbidraget bortfalder. Budget 2018 indeholder anlægsinvesteringer på DKK mio., og driftsudgifter på DKK. 1,7 mio. Der budgetteres med et negativt årsresultat. Alle anførte beløb er excl. moms. Det bemærkes, at AquaDjurs har ansøgt om en korrigeret økonomisk ramme for Vand, idet foreliggende statusmeddelelse ikke tager højde for overgang til køb af vand fra Vandsam fra Dette forventes ikke at få betydning for takstfastsættelsen eller investeringsniveauerne i Reelt set er der tale om et fald i taksten for vand, da den variable takst ikke pristalsreguleres. Øvrige ydelser Øvrige ydelser omfatter: - Modtagelse og behandling af slam og fedt. - Entreprenørydelser. Taksterne for modtagelse af slam og fedt pristalsreguleres for ydelser der ikke følger prisen for det variable vandafledningsbidrag, mens takster for entreprenørydelser fastholdes uændret. Rammevilkår, oversigt spildevand og vand. Langtidsbudget Spildevand og Vand. Oversigt dateret og udarbejdet i samarbejde med revisionsfirmaet EY. Budget 2018, spildevand og vand. Det indstilles at bestyrelsen drøfter sagen og godkender budget og takster for Den variable spildevandstakst fastholdes på 26,00 kroner pr. kubikmeter (trin 1), og den variable vandtakst på 7,00 kroner pr. kubikmeter. Tilslutningsbidrag etc. pristalsreguleres, mens statsafgifter justeres til 2018 niveauer. Bestyrelsen fulgte indstillingen og besluttede, at fastholde den variable spildevandstakst på 26,00 kroner pr. kubikmeter (trin 1), og den variable vandtakst på 7,00 kroner pr. kubikmeter. Tilslutningsbidrag etc. pristalsreguleres, mens statsafgifter justeres til 2018 niveauer Valg af Kunde- og medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen 5

6 Bestyrelsen i AquaDjurs består af 9 medlemmer. Heraf er 5 kommunalt udpegede, 2 er valgt blandt kunderne og 2 er valgt blandt medarbejderne. Udpegning af kommunalt udpegede repræsentanter sker i forlængelse af kommunalbestyrelsesvalget i november måned 2017, mens kunde- og medarbejderrepræsentanter vælges i 1. kvartal Valg af kunderepræsentanter gennemføres som elektronisk valg og brug af Nem ID. Valgregulativet er opdateret og der er i samarbejde med Syddjurs Spildevand udarbejdet forslag til kommunikationsstrategi, idet valget foregår parallelt i de to selskaber. Jf. bestyrelsens tidligere beslutning er der desuden udarbejdet et forslag til retningslinjer for gennemførelse af valg af medarbejderrepræsentanter Valgregulativ: Valg til bestyrelsen blandt kunder i AquaDjurs. Dateret den Kommunikationsstrategi kundevalg. Udarbejdet i samarbejde med Syddjurs Spildevand. Retningslinjer: Valg af medarbejderrepræsentanter i AquaDjurs. Udkast dateret den Det indstilles, at bestyrelsen godkender valgregulativet samt kvalificerer oplægget til kommunikationsstrategi for valg af kunderepræsentanter i AquaDjurs. Endvidere indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender forslaget til retningslinjer for valg af medarbejderrepræsentanter. Bestyrelsen godkendte valgregulativet og tiltrådte kommunikationsstrategien for valg af kunderepræsentanter til bestyrelsen i AquaDjurs. Forslaget til retningslinjer for valg af medarbejderrepræsentanter blev tiltrådt og sendes videre til medarbejdernes endelige godkendelse Tilslutningsbidrag spildevand Foranlediget af henvendelser og drøftelser med flere investorer har bestyrelsen i juni måned 2017 drøftet en sag om alternativer for opkrævning af tilslutningsbidrag med beslutning om, at sagen udskydes til beslutning sammen med en eventuel sag om ændring af vejbidrag i november måned. Der er aktuelt intet nyt omkring vejbidragssagen. 6

7 Ifølge lov om betalingsregler er der overordnet to alternativer for opkrævning af tilslutningsbidrag: 1. Tilslutningsbidrag betales, når der er fremført stik til grundgrænsen og der er tilslutningsmulighed. 2. Tilslutningsbidrag betales, når den fysiske tilslutning sker. Overordnet betragtet anses de to modeller juridisk og økonomisk for ligeværdige, idet tilslutningsbidrag pristalsreguleres. Forskellen i de to alternativer er relateret til håndtering af likviditet og dermed lånebehov og risikobetragtninger. En ændring af betalingsvedtægten kan bidrage til at understøtte udviklingen og byggeaktiviteterne i Norddjurs Kommune, men betyder samtidig at AquaDjurs står i forskud. En rundspørge til vandselskaberne i Business region Aarhus viser, at selskaberne generelt anvender model 1, hvilket i dag også er gældende for AquaDjurs. Samme praksis er også gældende for andre forsyningsarter som fjernvarme, el og vand i kommunen. I tilknytning til sagen bemærkes, at der er flere ældre kloakerede oplande, hvor der historisk ikke er betalt tilslutningsbidrag: Industriområder på Hesselvang og Teknologivej i Grenaa samt industriområder i Auning og Gjesing samt private udstykninger på Nordbakken i Trustrup, sommerhusområdet Selkær Mølle og Gjerrild Nordstrand. Der er i årsregnskab 2016 hensat DKK. 12,2 mio. til tilgodehavende på udstykkede grunde. Tilslutningsbidrag, bruttooversigt. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og kvalificerer sagen samt træffer beslutning i forhold til den fremadrettede håndtering af tilslutningsbidrag. Eventuelle ændringer skal indarbejdes i betalingsvedtægten og godkendes af kommunalbestyrelsen. Bestyrelsen besluttede med afsæt i bl.a. en risikobetragtning, at fastholde den nuværende model, der betyder, at tilslutningsbidrag betales, når der er fremført stik til grundgrænsen og der er tilslutningsmulighed. Tidligere godkendte Administrative retningslinjer vedr. tilslutningsbidrag og tilbagebetaling af tilslutningsbidrag ved erhverv og større boligområder dateret den , genfremsendes til bestyrelsen (godkendt på bestyrelsesmøde nr ). 7

8 06.6 Orienteringssager til eventuel drøftelse Økonomi, statusorientering Spildevand Med afsæt i forbruget efter 3. kvartal forventes et mindre forbrug i 2017 relateret til såvel drifts- som anlægsområdet. Budget 2017 er baseret på et negativt årsresultat. Et mindre forbrug i 2017 styrker likviditeten og resulterer i et mindre lånebehov i 2018, idet der henvises til pkt / Vand Med afsæt i forbruget efter 3. kvartal 2017 forventes afsatte midler til vandforsyningen brugt, idet der vil ske en om-kontering af driftsmidler til anlæg. Yderligere oplysninger vil fremgå af kvartalsrapporten for 3. kvartal, der er under udarbejdelse Forsikringer Bestyrelsen orienteres årligt om selskabets forsikringer. RTM er tilknyttet AquaDjurs som forsikringsmægler via et udbud gennem brancheforeningen. Denne aftale udløber juli 2018, med forventet forlængelse til Sammen med en række andre forsyninger forventer AquaDjurs, at genforhandle en aftale med RTM for en 3 eller 4 årig periode, og der vil herigennem ske genforhandling / udbud af selskabets forsikringer. En oversigt over selskabets forsikringer indgår som bilag til sagen Vandmålerdata Jf. bestyrelsens tidligere orientering pågår revision af aftalegrundlag omkring udveksling af vandmålerdata med de almene vandværker. Der er truffet principaftale med næste alle 56 vandværker i Norddjurs, og de eksisterende aftaler er opsagt fra årsskiftet. Prisen udgør fremover 20 kr. pr vandmåler og er gældende for alle vandværker som leverer målerdata elektronisk en gang om året. Der indgås individuelle aftaler med de enkelte vandværker i forhold til det fremadrettede samarbejde. Eksempelvis kan nogle af de mindste vandværker ikke levere data til direkte elektronisk indlæsning og fratrækkes et beløb herfor. Omkring 45 % af vandmåler dataene kommer via Vandcenter Djurs og på tilsvarende vis betaler AquaDjurs for de synergier, der ligger heri til gavn for kunderne og de samlede omkostninger. 8

9 6 vandværker forventer at indgå aftale med AquaDjurs om en fælles opkrævning, dvs. èn faktura for vand og spildevand. Der resterer stadig indgåelse af principaftale med enkelte vandværker, der kan resultere i udsendelse af selvaflæsningskort for at kunne opkræve for spildevand, men der arbejdes på sagen Tekniske anlæg Vandsam Anlægsarbejderne nærmer sig afslutning og indkøring af anlægget er igangsat som planlagt. Jf. orienteringen på sidste bestyrelsesmøde har Vandsam fastsat afregningsprisen til 6 kr. pr kubikmeter. Indskudskapitalen er øget med DKK ,- pr. vandværk til dækning af driftsudgifter for perioden Tidsplanen holder, og der forventes leveret vand fra Vandsam fra årsskiftet 2017/18. Der henvises i øvrigt til selskabets hjemmeside: Udviklingsplan Fornæs Renseanlæg Realisering af udviklingsplan Fornæs forløber planmæssigt: - Etablering af lager- og arkivfaciliteter i blæserbygning samt indretning af arbejdspladser og mødelokale i Oasen forventes afsluttet i Vindmølle er opsat og opstilling af solpaneller foregår i december måned. Det samlede anlæg sættes i drift primo Detailprojekt for renovering af hovedpumpestation Åstrup Mark samt ny mekanisk forbehandling pågår med forventet udbud primo 2018 og med opstart af anlægsarbejder 2. kvartal Nedbrydning og fjernelse af bygningsmasse, der er taget ud af drift på det gl. mekaniske anlæg i Bredstrup, igangsættes i Kystsikring Anholt, nedsivningsanlæg spildevand AquaDjurs har med baggrund i en henvendelse fra Norddjurs kommune i 2016 haft en løbende dialog omkring eventuel medfinansiering af kystsikringsprojekt Anholt. AquaDjurs har et teknisk anlæg (nedsivningsanlæg til spildevand) beliggende i tilknytning til det aktuelle område, og er derfor inddraget som mulig part i finansieringen. Kystsikring er som udgangspunkt ikke et anliggende for AquaDjurs og en eventuel medfinansiering med afsæt i beskyttelse af vores tekniske anlæg er juridisk og reguleringsmæssigt kompliceret. 9

10 AquaDjurs er medunderskriver af samlet lokal henvendelse til Miljø- og Fødevareministeriet med henblik på anmodning om øget statslig restfinansiering, jf. sagens bilag. Eventuel medfinansiering fra AquaDjurs vil blive fremlagt som en sag for bestyrelsen. Øvrigt Sanering og separering af deloplande i Vivild er igangsat efter sommerferien og efterfølges af tilsvarende arbejder i Gjessing. Herudover pågår en række færdiggørelsesarbejder samt løbende små-reparationer etc Udviklingsplan AquaDjurs Organisationen blev på et fællesmøde den præsenteret for et oplæg til udviklingsplan for AquaDjurs. Udviklingsplanen er udarbejdet med afsæt i bl.a. input fra fællesmøder og herunder undersøgelsen af det psykiske arbejdsmiljø fra Det gennemgående tema er arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed; styrkelse af teamstruktur, styrket fokus på kerneopgaver samt tilpasning af entreprenøropgaver. Udviklingsplanen vil kort blive gennemgået, idet præsentationen fra fællesmødet er vedhæftet som bilag til sagen : Forsikringsoversigt AquaDjurs A/S, RTM dateret : Kystsikring Anholdt, anmodning om øget statslig restfinansiering. Udarbejdet af Norddjurs Kommune, dateret den : Udviklingsplan AquaDjurs. Præsentation til fællesmøde Det indstilles, at orienteringerne tages til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde. Temamøde klima den , evaluering Ingen. 10

11 Det indstilles, at orienteringerne tages til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning og var generelt tilfredse med temamødet den omkring klima Underskrivelse af referat fra sidste møde Referat fra bestyrelsesmøde afholdt den skal underskrives. Der er ikke indkommet bemærkninger. Bestyrelsen underskrev mødereferatet fra bestyrelsesmødet afholdt den Eventuelt Kommende møder: - Nytårskur; tirsdag den 9. januar 2018, kl Der afsluttes med en bid mad og en rejseberetning fra Canada. 11