Organisationsplan for Implementeringsorganisationen i Fyns Amts EPJ projekt. Version februar 2005

Transkript

1 EPJ-sekretariatet J.nr februar 2005 lty Organisationsplan for Implementeringsorganisationen i Fyns Amts EPJ projekt Version februar 2005 EPJ-sekretariatet Bygning 55 ved Kløvervænget Odense C Telefon epj-sekretariatet@epj.fyns-amt.dk

2 INDLEDNING Afgrænsning OVERORDNET IMPLEMENTERINGSPLAN ORGANISERING I FORHOLD TIL IMPLEMENTERINGSOPGAVEN Overordnede principper for ansvar og kompetencer Chefgruppen på Odense Universitetshospital - den lokale EPJ styregruppe EPJ-koordinationsgruppe på Odense Universitetshospital EPJ-sekretariatet Chef for EPJ-sekretariatet Projektleder for den organisatoriske implementering Projektleder for den tekniske implementering Projektleder for den kliniske/faglige implementering EPJ-Projektmedarbejder Øvrige opgaver Evalueringsopgaven Informationsopgaven Begreb og Terminologiarbejdet Økonomi IMPLEMENTERINGSORGANISATIONEN Projektleder for den organisatoriske implementering Primærkoordinatorer EPJ-Blokteams EPJ-koordinatorer Ledige akademikere til teams Ressourcepersoner Organisationsudviklingskonsulent Ledige akademikere til organisationsudvikling Kursusadministrationssekretær Organisationsdiagram RESSOURCER TIL IMPLEMENTERINGSPROCES - TIDSPLAN Ansættelser Frikøb af ressourcer fra Odense Universitetshospital Udpegede ressourcer fra normalorganisationen PROJEKTSTYRING Møder i implementeringsorganisationen Daglige Delteam-møder Ugentlige Blokteam-møder Tværgående blokmøder (stormøder)... 18

3 Ugentlige ledermøder BILAG DOKUMENTLOG... 19

4 1. Indledning Fyns Amts EPJ-projekt har til formål, at implementere en elektronisk patientjournal (EPJ) på begge sygehuse i amtet. EPJ-sekretariatet har i samarbejde med EPJ-Projektorganisationen gennemført en udbudsforretning og efter tilbudsvurdering af de 5 prækvalificerede tilbud, og en vel gennemført prøveopstilling, bekræftede Amtssundhedsdirektør Niels Mortensen den 10. december 2004 kontrakt med WM-data, som leverandør af Fyns Amts EPJ-system. Med valg af EPJ-leverandør overgår EPJ-projektet fra anskaffelsesfasen til implementeringsfasen. Implementeringen af EPJ vil i første omgang ske på de to udvalgte pilotafdelinger, afdeling F og G, på Odense Universitetshospital (OUH). Efterfølgende implementeres systemet på de resterende afdelinger på Odense Universitetshospital og herefter i Sygehus Fyn (SHF). Implementeringsopgaven i relation til de 2 pilotafdelinger (G og F) på Odense Universitetshospital blev påbegyndt med et Kick-off arrangement den 15. december 2004 På EPJ-styregruppemødet den 26. april 2004 blev den samlede strategi for udrulning af EPJ på Odense Universitetshospital besluttet 1. Af denne fremgår det, at EPJ-sekretariatet har fået opgaven med at skulle implementere den elektroniske journal i Fyns Amt, i første omgang på Odense Universitetshospital. EPJ-sekretariatet vil komme til at indgå i et tæt samarbejde med de forskellige stabsfunktioner, og afdelinger på Odense Universitetshospital i forbindelse med at få løst de mange opgaver i relation til implementeringsprocessen. Notatet beskriver, EPJ-sekretariatets organisatoriske indplacering i amtet, og de overordnede principper for ansvar og kompetenceområder i forbindelse med implementeringsopgaven på Odense Universitetshospital. EPJ-sekretariatet vil, udover den faste stab, fra 1. januar 2005 og gradvist fremefter blive udvidet med personale, som ansættes i tidsbegrænsede perioder, for at kunne løse de mange aktiviteter i forbindelse med udrulningen af EPJ. EPJ-sekretariatet vil sammen med det nye personale udgøre implementeringsorganisationen. Dette notat beskriver organiseringen af EPJ-sekretariatet og implementeringsorganisationen i forhold til implementeringen på Odense Universitetshospital og kommer med et forslag til organisationsplan og mødestruktur for implementeringsorganisationen. Notatet er et supplement til 2 tidligere notater om projektorganisationen i Fyns Amts EPJ projekt. 2 Dette notat beskriver således ikke den overordnede styring af EPJ-projektet, samt den projektorganisation, som har været etableret til at gennemføre EPJ-projektets første faser, med forberedelse og gennemførelse af udbud m.m. Der henvises til de 2 nævnte notater for beskrivelser af dette. 1.1 Afgrænsning Notatet beskriver på nuværende tidspunkt ikke organisationen fuldt ud i forhold til implementeringen i Sygehus Fyn. Organisationsplanen vil blive udbygget med detaljer om dette senere. 1 Samlet strategi for EPJ på Odense Universitetshospital version 1.0, 28. april Notat om projektorganisation version 1.2, den 16.september 2003, samt notat Justering af projektorganisationen version 1.2, den 27. april 2004 EPJ-sekretariatet Bygning 55 ved Kløvervænget Odense C Telefon epj-sekretariatet@epj.fyns-amt.dk

5 Overordnet implementeringsplan Den overordnede implementeringsplan er blevet revideret af flere omgange, dels på baggrund af udskydelser i forhold til anskaffelsesprocessen, dels i forhold til normalorganisationens muligheder for at klargøre organisationen til at kunne modtage EPJ. I figur 1 vises den overordnede implementeringsplan, pr. 1. januar Den følgende beskrivelse af organisation og ansættelsesplan er skitseret i forhold til implementeringsplanen. Hvis der sker justeringer af projektplanen, vil organisationsnotatet skulle rettes til i forhold til dette. Figur 1. Oversigt over implementeringsplan pr. 1. januar Organisering i forhold til Implementeringsopgaven I forbindelse med beslutningen om, at EPJ-sekretariatet har fået opgaven med at skulle implementere den elektroniske patientjournal på Odense Universitetshospital og i Sygehus Fyn, blev det yderligere besluttet, at chefen for EPJ-sekretariatet, Svend Ulka Petersen, overgår fuldtids til EPJsekretariatet. Dette er sket pr. 1. januar Pr. 1. januar 2005 er der desuden sket en organisatorisk omplacering af EPJ-sekretariatet. EPJsekretariatet er fra denne dato organisatorisk indplaceret i forhold til Sundhedssekretariatet i Fyns Amt.

6 - 6 - Det er dog fastlagt, at i den periode, hvor implementeringen foregår på Odense Universitetshospital, vil EPJ-sekretariatet være udstationeret her. Det forventes desuden, at EPJ-sekretariatet flytter til Sygehus Fyn, når implementeringen af det nye EPJ-system igangsættes her. 3.1 Overordnede principper for ansvar og kompetencer Implementering af EPJ på Odense Universitetshospital fordrer, at opgave- og ansvarsfordeling mellem EPJ-sekretariatet og Odense Universitetshospital kortlægges og koordineres, således at det entydigt fremgår, hvem der har hvilket ansvar, opgaver og kompetencer i forbindelse med implementering af EPJ på Odense Universitetshospital. Økonomiansvaret i forhold til de forskellige anskaffelser og processer i forbindelse med tilvejebringelse af forudsætningerne for implementeringen, er delt imellem EPJ-projektets centrale projektmidler, og Odense Universitetshospitals budgetmidler. I forhold til de opgaver, som Odense Universitetshospital er ansvarlig for at gennemføre 3, bl.a. bygningsmæssige ændringer eller etablering af el-infrastrukturen, er ansvaret entydigt placeret på Odense Universitetshospital. Med hensyn til frigivelse af Odense Universitetshospital midler til disse opgaver, følger dette de almindelige disponeringsregler på Odense Universitetshospital. EPJ- Sekretariatet har til ansvar at fastsætte milepæle for, hvornår aktiviteterne skal være gennemført i forhold til tidsplanen. Ansvaret for disponeringen af de centrale EPJ-projektmidler, herunder projektmidler med anvendelse på Odense Universitetshospital og i Sygehus Fyn, er placeret i EPJ-sekretariatet. Det er EPJ-sekretariatets ansvar, at midlerne disponeres på en sådan måde, at de strækker til implementeringen af EPJ på begge sygehusområder. Alle opgaver, som skal løses i forbindelse med implementeringen, skal have udpeget en ansvarlig afdeling, og en klar milepæl for, hvornår opgaven skal være løst. Budgetmidlerne skal følge opgaveansvaret, således at der foreligger en klar aftale om den samlede finansiering af opgaven. Dette er EPJ-sekretariatets ansvar. Det påhviler EPJ-sekretariatet, i forhold til de opgaver, som EPJ-sekretariatet er ansvarlig for, at forhandle og indgå aftaler med funktioner på Odense Universitetshospital og i Sygehus Fyn om varetagelse af opgaver i relation til EPJ, herunder at tilstrækkelige økonomiske midler stilles til rådighed for opgavevaretagelsen. Det er EPJ-sekretariatets ansvar, at forhandlinger er gennemført og aftaler indgået, så funktionerne kan være klar til opgaven. 3.2 Chefgruppen på Odense Universitetshospital - den lokale EPJ styregruppe Det, at gennemføre et så omfattende forandringsprojekt som implementeringen af EPJ på Odense Universitetshospital over så kort en tidsperiode, kræver en solid ledelsesopbakning fra Odense Universitetshospital, og et veldefineret samarbejde med EPJ-implementeringsorganisationen. 3 Jf. Referater fra EPJ-styregruppens møder den 15. september 2003, den 19. maj 2004 og den 7. oktober 2004

7 - 7 - Odense Universitetshospital har udpeget Chefgruppen på Odense Universitetshospital til at fungere som Lokal EPJ-styregruppe på Odense Universitetshospital. Jens Otto Jeppesen er formand for denne gruppe. Den lokale EPJ-styregruppe fungerer som beslutningsorgan vedrørende implementering af EPJ på Odense Universitetshospital. 3.3 EPJ-koordinationsgruppe på Odense Universitetshospital EPJ-sekretariatet vil få et tæt samarbejde med de forskellige stabsfunktioner og afdelinger på Odense Universitetshospital i forbindelse med at få løst forskellige opgaver i relation til implementeringen. Det drejer sig fx om aftaler med Konsulent- og Udviklingsafdelingen om løsning af opgaver i relation til organisationsudvikling, aftaler med Informatikafdelingen om kortlægning af ITinfrastruktur, opgaver og afklaring i forhold til administrative procedurer, aftaler med Bygningsafdelingen om bygningsmæssige ændringer, osv. For at sikre en tæt og løbende kontakt mellem projektorganisationen og Odense Universitetshospitals driftsorganisation, og for at de forskellige stabsfunktioner og afdelinger kan planlægge og prioritere de kommende implementeringsopgaver og daglige driftsopgaver, etableres en EPJkoordinationsgruppe. EPJ-koordinationsgruppen er pt. sammensat af Udviklingschef Jesper Risom (formand), Informatikchef Jens Ole Henriksen (næstformand), Konsulent- og Uddannelseschef Bodil Lund Jørgensen, Chef for Tele/data afdelingen Peter Jungdal, Teknisk chef Lars Pilekjær fra Teknisk afdeling og repræsentanter fra EPJ-sekretariatet. Gruppen mødes 1 gang hver 14. dag. Formålet med koordinationsgruppen er at koordinere EPJ-udrulningen og den almindelige udvikling inden for IT på Odense Universitetshospital, samt at sikre, at hele Odense Universitetshospitals organisation er forberedt bedst muligt til en driftssituation. Derudover skal koordinationsgruppen bidrage til at de ressourcer, der findes i Odense Universitetshospitals organisation udnyttes bedst muligt, til gavn for EPJ-projektet og den øvrige IT-drift og udvikling. Det bemærkes, at EPJkoordinationsgruppen udelukkende er et koordinerende og rådgivende organ. Beslutningskompetencen ligger alene hos den lokale EPJ styregruppe, der er identisk med Chefgruppen på Odense Universitetshospital. 3.4 EPJ-sekretariatet EPJ sekretariatet har en fast medarbejderstab som pt. består af følgende personer: Svend Ulka Petersen, Chef for EPJ-sekretariatet Lone Tynan, EPJ-konsulent Jonas Hedegård Knudsen, EPJ-konsulent Henrik Lindholm, EPJ-konsulent Britt Lehrmann Bille, EPJ-projektmedarbejder Chef for EPJ-sekretariatet Chef for EPJ-sekretariatet Svend Ulka Petersen er overordnet ansvarlig for implementeringen af den elektroniske patientjournal i Fyns Amts sygehusvæsen.

8 - 8 - Svend Ulka Petersen har ligeledes det overordnede personaleansvar i forhold til medarbejderne i EPJ-sekretariatet og hele implementeringsorganisationen. Desuden er han ansvarlig for at afklare overordnede problemstillinger i forhold til EPJ-styregruppen, ledelsen på Odense Universitetshospital og i forhold til leverandøren. Han er yderligere ansvarlig for at indgå aftaler med normalorganisationen og/eller eksterne parter om løsning af opgaver i relation til implementeringen Projektleder for den organisatoriske implementering Lone Tynan er projektleder på den organisatoriske implementering. Hun varetager dels konsulentrollen i forhold til de organisatoriske opgaver, samt står for projektledelsen af den implementeringsorganisation, som opbygges for at kunne implementere EPJ, herunder varetager et tæt samarbejde med Primær-koordinatorerne med henblik på at kunne styre og koordinere aktiviteterne i de mange parallelle spor. Se kapitel Projektleder for den tekniske implementering Jonas Hedegaard Knudsen er projektleder for den tekniske implementering. Han varetager dels konsulentrollen i forhold til de tekniske opgaver, samt står for projektledelsen af de parter, som skal stå for gennemførelse af den tekniske implementering af EPJ i relation til afdelingerne, samt koordinering af aktiviteterne i relation til integration af systemet med bl.a. Edb-centralen i Fyns Amt Projektleder for den kliniske/faglige implementering Henrik Lindholm er projektleder for den kliniske implementering. Han varetager dels konsulentrollen i forhold til de kliniske opgaver, samt står for projektledelsen af den kliniske/faglige implementering af EPJ, herunder projektstyring i forbindelse med opsætning af modulerne og fælleskomponenterne, og opbygning og koordinering af faglige fora og begreb og terminologiarbejdet i relation til EPJ EPJ-Projektmedarbejder Britt Lehrmann Bille varetager sekretariatets daglige praktiske og administrative opgaver, samt bistår EPJ-sekretariatets øvrige ansatte ved diverse løbende opgaver. Hun er EPJ-sekretariatets ansvarlige i forhold til informationsaktiviteterne, herunder vedligeholdelse af projektets hjemmeside samt koordinerende i forhold til AC-projektet, som er etableret som et underprojekt til EPJ-projektet. 3.5 Øvrige opgaver EPJ-sekretariatet vil i forbindelse med løsning af de mange opgaver i forbindelse med implementeringen af EPJ indgå i samarbejde med normalorganisationen både på Odense Universitetshospital, i Sygehus Fyn og på amtsgården, og der vil i den forbindelse løbende blive nedsat arbejdsgrupper. I den justerede projektorganisation af 27. april 2004 version 1.2 kapitel 4.5 beskrives de projektgrupper, som har varetaget forskellige opgaver i relation til EPJ-projektet: Evalueringsgruppen Informationsgruppen Begreb og Terminologigruppen Juragruppen Økonomigruppen

9 - 9 - Med nedlukning af projektorganisationen. Jf. notat af 22. december 2004, overgår opgaverne til EPJ-sekretariatet. Juragruppen ophører, idet opgaverne har bundet sig til udbudsprocessen som nu er gennemført Evalueringsopgaven Der er fra Evalueringsgruppen lagt op til to forskellige typer af evaluering i forhold til EPJ projektet. For det første en procesevaluering, der gennem fokusgruppeinterview, små spørgeskemaer, enkelte observationsstudier og lignende skal sikre en hurtig feedback til implementeringsorganisationen mht., hvordan den umiddelbare EPJ-udrulning opleves af brugerne. For det andet effekt-evaluering, dvs. måle de relativt værktøjsnære effekter af EPJ, f.eks. hvorvidt dokumentation foretages som tiltænkt i EPJ en, hvordan tilgængeligheden og anvendelse af data fra EPJ i klinisk arbejde er, tidsforbruget ved og kvaliteten af dataregistrering, etc. Udformningen af et elektronisk måle-katalog forgår pt. i samarbejde med Handelshøjskolen i Århus, H:S og nu også Nordjyllands Amt. Hertil kommer et tredje spor, der vil blive varetaget i forbindelse med oprettelse af et Ph.d. projekt i samarbejde med Knowledge Lab. under SDU. Projektet har fokus på EPJ som kommunikationsmedie på Odense Universitetshospital. Der har tidligere været afsat midler til endnu en ph.d.-projekt omhandlende de samlede sundhedsøkonomiske effekter ved implementering af EPJ, men grundet manglende medfinansiering vil det på Styregruppemøde den 31. januar 2005 blive anbefalet at nedlægge dette projekt. Varetagelsen af evalueringsopgaven er endnu uafklaret. Det var oprindelig tiltænkt, at en stor del af evalueringsopgaverne skulle forankres i Udviklingsafdelingen på Amtsgården. Grundet ændringer i personalet er dette imidlertid ikke muligt, hvorfor der skal findes en alternativ model for opgave- og ansvarsfordelingen. Forslag hertil forventes forelagt EPJ-styregruppen på møde den 4. april Informationsopgaven Informationsopgaven varetages af EPJ-sekretariatet. Opgaven er placeret hos Britt Lehrmann Bille. Der udarbejdes p.t. et informationsnotat, der tager udgangspunkt i projektets milepæle, og som beskriver såvel de forestående informationsopgaver, som de generelle principper for formidling af informationer om projektet. Dette notat bygger videre på informationsnotat udarbejdet af den tidligere Informationsgruppe Begreb og Terminologiarbejdet Der er etableret et Klinisk Fagligt Råd KFR i Fyns Amt. Rådets medlemmer er udpeget af fælles områdeledelse og rådet referer hertil. Chefsygeplejerske Alice Ratenborg fra Odense Universitetshospital er formand for gruppen og Cheflæge Peder Jest fra Sygehus Fyn er næstformand for gruppen. Klinisk fagligt Råd varetager definition og fastlæggelse af standardarbejdsgange 4 i forhold til anvendelse af elektronisk patientjournal i Fyns Amt. Varetagelse af begrebs- og terminologi definitioner indgår som del af dette arbejde. Målet er at sikre anvendt terminologi i klinisk praksis og i den elektroniske patientjournal er ensartet og i overensstemmelse. Herunder gælder tillige at rådet skal sikre der er overensstemmelse med det arbej- 4 Standardarbejdsgange defineres som en fastlagt model og metode for hvordan man ønsker at udføre specifikke arbejdsgange. Udover at beskrive hvorledes en given arbejdsgang ønskes afviklet i Fyns Amt, opfylder en vedtaget standardarbejdsgang, gældende lovgivning, vedtagne kvalitetsforskrifter og mål samt definerer kompetenceforhold.

10 de, der pågår i Det Nationale Begrebsråd for Sundhedsvæsenet i regi af Sundhedsstyrelsen. Der foreligger et kommissorium for gruppen. Bilag Økonomi Projektchef Svend Ulka Petersen er overordnet ansvarlig for økonomistyringen af EPJprojektmidlerne. Udarbejdelse af budget og finansieringsmodeller sker i samarbejde med en økonomigruppe, der består af repræsentanter fra de to sygehusområder og Fyns Amt. Den daglige økonomistyring og budgetopfølgning varetages p.t. af EPJ-sekretariatet, men der forventes i løbet af 2005 ansat en medarbejder, der dedikeres økonomiarbejdet. 4. Implementeringsorganisationen Som beskrevet i kapitel 3 i Samlet strategi for udrulning af EPJ på Odense Universitetshospital version 1.0 den 28. april 2004 skal EPJ-sekretariatet, i den periode, hvor implementeringen foregår, udvides med en række personer med forskellig baggrund og kompetencer. Denne nye implementeringsorganisation skal i løbet af forholdsvis kort tid opbygges og introduceres til projektet og dets opgaver, hvorefter de nye medarbejdere skal kunne fungere relativt selvstændigt og effektivt, bl.a. i de fire Blokteams. Implementeringsorganisationen vil komme til at stå med mange forskelligartede problemstillinger og konflikter, som der skal findes en fornuftig løsning på, og yderligere vil EPJ-sekretariatets konsulenter skulle styre mange processer i løbet af implementeringen, samtidig med at projektet forventes at skride frem med stor hastighed. Det er derfor af absolut vigtighed, at der foreligger en klar ansvars- og rollefordeling i implementeringsorganisationen, og at der er en klar reference i ledelsesstrukturen, således at der ledelsesmæssigt kan sættes ind og korrigeres, hvis der opstår afvigelser i forhold til de planer, der er lagt. Nedenfor beskrives de enkelte roller i implementeringsorganisationen og deres referencer. M.h.t. de øvrige personer i EPJ-sekretariatet og samspillet med normalorganisationen henvises til i Samlet strategi for udrulning af EPJ på Odense Universitetshospital version 1.0 den 28. april Projektleder for den organisatoriske implementering Implementeringsorganisationen refererer til projektlederen for den organisatoriske implementering. Se kapitel Primærkoordinatorer Pr. 1. januar 2005 er der ansat 2 primærkoordinatorer (PK): Eva Brændegaard og Hella Thagesen. Primærkoordinatorerne uddannes og drager de første erfaringer i forbindelse med pilotimplementeringen på afdeling G og F.

11 Primær-koordinatorerne er med til at planlægge det kursusforløb, som skal gennemføres for de 12 EPJ-konsulenter og de 12 AC ere 5, der udgør de udrulningsteams og som skal medvirke ved den generelle udrulning på Odense Universitetshospital og senere i Sygehus Fyn. Det er hensigten med Primær-koordinatorerne, at de skal fungere som bindeled mellem de mange udrulningsteams og EPJ-sekretariatet, og således stå for løsningen af praktiske problemer og konflikter, der måtte opstå. PK erne referer som følge heraf til EPJ-sekretariatet, med direkte reference til projektlederen for den organisatoriske implementering. Udrulningen af EPJ er organiseret i et antal blokke. Til hver blok knyttes et Blokteam bestående af 3 delteams. Hver af de 2 PK ere vil være ansvarlig for 2 Blokteams, og i alt 4 udrulningsblokke. Primær-koordinatorerne vil dog hovedsageligt udføre administrative og personalemæssige opgaver. De er således ikke ansvarlige for den egentlige udrulning, en opgave der ligger hos EPJsekretariatets konsulenter. Ansvarsfordelingen sker ud fra følgende model: Primær koordinator A har ansvar for Blokteam 1 og 3, som gennemfører udrulningsblok 1, 3, 5 og 7. Primær koordinator B har ansvar for Blokteam 2 og 4, som gennemfører udrulningsblok 2, 4, 6 og 8. Se også organisationsdiagram, kapitel 4.8, samt funktionsbeskrivelse for Primær-koordinatorer vedlagt i bilag 2. For en mere detaljeret beskrivelse af Primær-koordinatorernes mødevirksomhed henvises til kapitel EPJ-Blokteams Som nævnt ovenfor knyttes der til hver udrulningsblok et Blokteam. Der dannes således i alt fire Blokteams, som hver varetager udrulningen af to blokke. Hvert Blokteam har tre undergrupper, kaldet delteams, som er sammensat af henholdsvis: én EPJ-koordinator én AC er ca. 10 ressourcepersoner udpeget fra de pågældende afdelinger EPJ-koordinatorerne og AC erne refererer til en Primær-koordinator, der igen referer til EPJsekretariatet. EPJ-koordinatorerne og AC erne har til opgave at koordinere implementeringsprocessen i samarbejde med de enkelte afdelingsledelser og de ressourcepersoner, der er udpeget på hver afdeling. Der dannes som nævnt 4 Blokteams, med hver 3 delteams. De i alt 12 delteams vil skulle arbejde selvstændigt ude på afdelingerne, men også mødes på tværs med henblik på udveksling af erfaringer. Det anbefales, at der bliver en flad struktur i de 12 teams, således at der er tale om ligeværdige medarbejdere med kompetencer, der supplerer hinandens. Sammensætningen af de 12 delteams vil blive foretaget af EPJ-sekretariatet med assistance fra primær-koordinatorerne. Sammensætningen vil ske relativt tidligt i forbindelse med undervisningsforløbet, således at hvert team kan lære hinanden at kende via de forventede indlagte praktiske opgaver, der skal løses. 5 Se også Projektbeskrivelse for ansættelse af ledige AC ere version 0.8, 30. august 2004

12 De 12 delteams vil blive udstyret med en bærbar pc, men vil ikke få en fast kontorplads. I stedet vil der i EPJ-sekretariatet blive oprettet et mindre antal arbejdsstationer, som koordinatorerne og AC erne deles om. Dette forventes at kunne fungere problemfrit, da en stor del af arbejdet for hvert delteam, foregå ud i afdelingerne, og ikke i EPJ-sekretariatet EPJ-koordinatorer Fra april 2005 ansættes de første 6 EPJ-koordinatorer i EPJ-sekretariatet, og i juni 2005 vil der blive ansat 6 mere. I alt er der estimeret et behov på 12 EPJ-koordinatorer. EPJ-sekretariatet har i samarbejde med Organisationssøjlen, og på baggrund af funktionsbeskrivelsen for en EPJkoordinator vurderet, at der vil være behov for 3 koordinatorer i hver udrulningsblok. Dette svarer til et spænd over 266 brugere og 10 ressourcepersoner pr. EPJ-koordinator. Som EPJ-koordinator er man ansat i EPJ-implementeringsorganisationen og arbejder fuld tid med udrulningen. Koordinatorstillingerne er tidsbegrænsede 1 til 2 år afhængig af, hvornår i udrulningsprocessen stillingen tiltrædes. EPJ-koordinatorerne har i samarbejde med AC erne følgende opgaver: Være med til at gennemføre kortlægning af uddannelsesbehov i afdelingen Uddannelse af ressourcepersoner Planlægning og tilrettelæggelse af slutbrugeruddannelse Tilrettelægge og deltage i opstartsseminar i afdelingen samt øvrige relevante møder Koordinering af aktiviteterne mellem afdelingsledelsen, infrastrukturændringer og organisationsudviklingen Være afdelingens (ressourcepersonernes og afdelingsledelsens) kontakt til det øvrige EPJprojekt Indgå i support af afdelingen i forbindelse med drift-opstart Håndtering af konkrete problemer, som går på tværs af aktørerne i afdelingens udrulningsproces For yderligere specificering af arbejdsopgaverne se også funktionsbeskrivelse for EPJkoordinatorer, bilag 3. EPJ-koordinatorerne kan med fordel hyres blandt deltagerne i den oprindelige EPJprojektorganisation, som i forbindelse med projektet har gennemgået en sundhedsinformatisk kompetenceudvikling. Der er desuden personer, med de rette kompetencer ansat i IT-funktionerne i de 2 sygehusområder, som har stor kompetence i at implementere IT-systemer i sundhedsvæsenet Ledige akademikere til teams Fyns Amt har indgået en aftale med Akademikernes Arbejdsløshedskasse om et projekt, der har til formål, at ansætte og opkvalificere et antal ledige akademikere (AC ere) til EPJ-projektet i Fyns Amt. Således forventes ansat 6 AC ere til at indgå i de første to Blokteams pr. 1. april 2005, og yderligere 6 AC ere til de resterende to Blokteams ansat pr. 1. juni Mens EPJ-koordinatorerne forventes at have et solidt klinisk fundament og organisatorisk kendskab til sygehusverdenen, skal AC erne bidrage med viden om projektarbejde, herunder kommunikation, undervisning samt evnen til at planlægge og koordinere aktiviteter. For uddybende beskrivelse af dette projekt og de stillinger der oprettes, henvises til projektbeskrivelse vedrørende ansættelse af ledige AC ere version 0.9, 26. november 2004.

13 Ressourcepersoner Ressourcepersonerne frikøbes fra arbejdet i klinikken i en periode på gennemsnitlig 4 måneder, og bevarer gennem projektet tilknytningen til sin afdeling. Det anbefales som ideelt, at der allokeres ressourcepersoner fra både læge-, sekretær- og sygeplejestaben, samt at de udpegede ressourcepersoner dækker afdelingens afsnit og ambulatorier. Ressourcepersonens primære opgave er, i samarbejde med medarbejderne i implementeringsorganisationen, at planlægge og styre implementeringen af EPJ på afdelingen, og samtidig være synlig og opsøgende i forhold til brugerne, således at alle medarbejdere har et klart billede af, hvem de kan spørge, hvis der opstår problemer relateret til EPJ. Mens implementeringen af EPJ foregår i afdelingen er det desuden ressourcepersonens opgave at, Være afdelingens kontakt til udrulningsteamet og til Primærkoordinatoren Være afdelingens kontakt til Organisationsudviklingskonsulenterne og være aktiv i organisationsudviklingen (arbejdsgangsanalyserne) Medvirke i planlægningen og koordineringen af infrastrukturen på egen afdeling, bl.a. arbejdspladsindretning Medvirke i forberedelse, udførelse og evaluering af undervisning i EPJ i afdelingen i fællesskab med Primærkoordinatoren Afdække og beskrive fejl, mangler samt nye ønsker til funktionalitet i EPJ og formidle dette til EPJ-sekretariatet Når implementeringen af EPJ er afsluttet på afdelingen skal ressourcepersonen kunne afhjælpe problemer hos afdelingens medarbejdere, og skal desuden være med til at varetage sidemandsoplæring af nyansatte kollegaer. Ligeledes vil det sandsynligvis blive aktuelt, at ressourcepersonerne kan håndtere mindre generelle tekniske problemstillinger. For mere detaljeret information herom se funktionsbeskrivelse for ressourcepersoner bilag 5. Organisationssøjlen har, på baggrund af erfaringer fra Sygehus Fyn med udrulningen af MediCare, vurderet, at hver ressourceperson kan supportere 25 brugere. Det vil derfor være meget forskelligt, hvor mange ressourcepersoner, den enkelte afdeling får brug for at allokere. 4.4 Organisationsudviklingskonsulent EPJ-sekretariatet har på baggrund af funktionsbeskrivelsen for en Organisationsudviklingskonsulent vurderet, at der i forhold til pilotfasen vil være behov for konsulentassistance svarende til 2 fuldtidskonsulenter med fag- og domænekendskab i forhold til Odense Universitetshospital. Organisationsudviklingskonsulenterne oplæres i forbindelse med pilotimplementeringen af konsulent fra DSI i metode til arbejdsgangsanalyse, og evaluerer sammen med den kliniske og den organisatoriske konsulent fra EPJ-sekretariatet, derefter metodens egnethed til anvendelse i forbindelsen med den videre proces i afdelingerne. Der frikøbes 2 organisationsudviklingskonsulenter fra Konsulent og Uddannelsesafdelingen på Odense Universitetshospital fra ca. 1. november 2004 og i en periode på ca. 6 måneder. Se funktionsbeskrivelse for Organisationsudviklingskonsulent, bilag 5.

14 Ledige akademikere til organisationsudvikling Der ansættes 2 ledige AC ere til organisationsudvikling pr. 1. november De frikøbte organisationskonsulenter og AC erne til organisationsudvikling refererer til Bodil Lund Jørgensen i KUA, og placeres også her fysisk. 4.5 Kursusadministrationssekretær Der vil være behov for at ansætte 1 kursussekretær til både at administrere uddannelse i forbindelse med opkvalificering af IT-kompetencer, opkvalificeringen af de ledige akademikere, uddannelse af ressourcepersoner, samt uddannelsen af slutbrugerne. Ved en dags undervisning, skal der i alt administreres ca kursistdage i løbet af ca. 1 år. Hertil kommer administration af startseminar og ressourcepersonernes uddannelsesforløb. Arbejdet vil omfatte koordinering og administration af undervisere, kursister, lokaler, materiale, pc er og kontakt til afdelingerne, samt opfølgning, evaluering og igangsætning af ekstra hold. Funktionsbeskrivelse for Kursusadministrationssekretær se bilag 4.

15 Organisationsdiagram EPJ-sekretariatet Projektleder for organisatorisk implementering Projektleder for teknisk implementering Projektleder for klinisk implementering Primærkoordinator: PK A Primærkoordinator: PK B Blok 1 Team 1 Blok 3 Team 3 Blok 5 Team 1 Blok 7 Team 3 Blok 2 Team 2 Blok 4 Team 4 Blok 6 Team 2 Blok 8 Team 4 TEAM 1A: 1 koordinator 1 AC er TEAM 1B: 1 koordinator 1 AC er TEAM 1C: 1 koordinator 1 AC er Hver udrulningsblok består af 1 Blokteam, der igen består af 3 delteams. Hvert delteam består af 1 EPJ-koordinator og 1 AC er. Blokteam 1 udgøres således af delteam 1 A, delteam 1 B og delteam 1 C i alt 6 personer. Når disse 6 er færdige med blok 1 fortsætter de med blok ressourcepersoner 10 ressourcepersoner 10 ressourcepersoner Medarbejdere ansat i klinikken 265 brugere 265 brugere 265 brugere 5. Ressourcer til implementeringsproces - tidsplan I kapitel 4 beskrives de personalegrupper, der skal ansættes, frikøbes eller udpeges i relation til implementeringsprocessen. I dette kapitel beskrives et forslag til tidsplanen for ansættelsen af de pågældende ressourcer. Tidsplanen er dog med forbehold, da der kan ske forskydninger afhængig af tidsplanen for pilotimplementeringen. Ansættelserne af personale til implementeringsorganisationen er fordelt på forskellige hovedtidspunkter, hvoraf de primære er: 1. november 2004, 1. januar 2005, 1. april 2005 og 1. juni Dette er hensigtsmæssigt i forhold til arbejdsbyrden i forbindelse med ansættelsesprocesserne, samt det faktum, at alle stillinger er tidsbegrænsede og derfor ikke skal starte før, der er behov for dem.

16 Pr. 1. november 2004 ansættes de 2 AC ere, som skal indgå i organisationsudviklingsprocessen. Pr. 1. januar 2005 ansættes to primærkoordinatorer, Eva Brændegård og Hella Thagesen, og samtidig tiltræder Svend Ulka Petersen som EPJ-projektchef på fuld tid. Pr. 1. april 2005 ansættes de 6 EPJ-koordinatorer og de 6 AC ere, som skal indgå i Blokteam 1 og 2. Der gennemføres undervisning for de 12 nyansatte EPJ-koordinatorer og AC ere i april måned 2005, således at de er klar til at gå i gang med de forberedende implementeringsopgaver primo maj Pr. 1. juni 2005 ansættes de 6 EPJ-koordinatorer og de 6 AC ere, som skal indgå i Blokteam 3 og 4. Der gennemføres undervisning for de næste 12 nyansatte EPJ-koordinatorer og AC ere i juni måned 2005, således at de er klar til at gå i gang med de forberedende implementeringsopgaver primo august Hertil kommer 1 kursussekretær samt forventeligt 1 økonomimedarbejder. Ansættelsesdato for disse to stillinger er endnu ikke fastlagt. 5.1 Ansættelser Nedenfor er en oversigt over de personalegrupper, der skal ansættes i forbindelse med implementering af EPJ. Ansættelsesdatoen for flere af de nye medarbejdere afhænger af den endelige hovedtidsplan, hvor startdatoen for udrulning af blok 1 på Odense Universitetshospital vil fremgå. Det bemærkes dog, at ansættelse af nr. 1 og 2 skal ske inden opstart af pilotafdelingerne, da de dels skal være klar til at gennemfør arbejdsgangsanalyser, dels være klar til udrulning på pilotafdelingerne. Nr. Stillingsnavn Ansættelsesdato Antal Periode Bemærkninger 1 AC ere til organisationsudvikling 1. november år Jf. regler om ansættelse m. løntilskud 2 Primær-koordinatorer 1. januar Ca. 2 år Skal være til stede under hele implementeringen, OUH og SHF. 3 AC ere til teams 1. april år Jf. regler om ansættelse m. løntilskud 4 EPJ-koordinatorer til teams 1. april Ca. 1 ½ år 5 EPJ-koordinatorer 1. juni Ca. 1 ½ år Skal være til stede under hele implementeringen, OUH såvel som SHF. Skal være til stede under hele implementeringen, OUH såvel som SHF. 6 AC ere til teams 1. juni år Jf. regler om ansættelse m. løntilskud 7 Økonomimedarbejder Endnu ikke fastlagt 1 1 år Stillingen vil være ansættelse m. løntilskud 8 Kursussekretær Endnu ikke fastlagt 1 1 år 9 Supportmedarbejdere Endnu ikke endeligt fastlagt Ca. 12 Ikke fastlagt

17 Frikøb af ressourcer fra Odense Universitetshospital Nedenfor vises de personer, der skal frikøbes fra deres nuværende arbejde i forbindelse med implementering af EPJ. Nr. Stillingsnavn Deadline for udpegning 1 Udviklingskonsulenter Antal Periode Bemærkninger 1. november ½ år Frikøbt fra KUA. Kan muligvis deltage i længere tid 5.3 Udpegede ressourcer fra normalorganisationen Nedenfor vises de ressourcer der skal udpeges i normalorganisation, deadline for udpegning, antal samt hvem der har ansvaret for udpegningen. Nr. Stillingsnavn Deadline for udpegning 1 Klinisk fagligt Råd KFR 4 Ressourcepersoner afd. G 5 Ressourcepersoner afd. F Medio oktober 2004 Antal Bemærkninger 10 Er udpeget af fælles områdeledelse. Fungerer som besluttende organ i forhold til standardarbejdsgange og begreb og termer i Fyns Amt. 1. januar Udpeges af afdelingsledelsen på afd. G. 1. januar Udpeges af afdelingsledelsen på afd. F. I Bilag 1 er udrulningsplanen og de enkelte blokke illustreret tidsmæssigt og sammenholdt med de forskudte ansættelser. 6. Projektstyring Når hele implementeringsorganisationen er på plads, vil EPJ-sekretariatet bestå af en personaleflok på ca. 35 personer. Det er derfor nødvendigt at fastlægge en fast og målrettet rapportering og mødestruktur for de forskellige personalegrupper. 6.1 Møder i implementeringsorganisationen Der kommer til at foregå mange parallelle aktiviteter, og da aktiviteter skal gentages i de forskellige udrulningsblokke, er det nødvendigt at fastlægge forskellige mødetyper. Der foreslås fastlagt følgende 4 mødetyper. 1. Daglige Delteam-møder 2. Ugentlige Blokteam-møder 3. Tværgående blokmøder (stormøde) sidste torsdag i hver måned 4. Ugentlige ledermøder

18 Daglige Delteam-møder Hver dag kl mødes det enkelte Delteam, ca. 12 personer (EPJ koordinatoren, AC eren, samt de ca.10 ressourcepersoner). På mødet koordineres og planlægges dagens arbejde. Primærkoordinatoren, som er ansvarlig for det pågældende Delteam deltager ad hoc i de forskellige Delteams. Formål med mødet er, at: have fingeren på pulsen lave status på fremdriften af udrulningen, og tjek på om udrulningen følger tidsplanen koordinere aktiviteterne aftale, hvem der gør hvad og hvornår fremkomme med oplevede problemer, og diskutere løsninger af disse justere implementeringsaftalen samle op på hændelser, problematikker eller andet, der skal bringes videre i systemet, dvs. til den Primær-koordinator der har ansvaret for Delteamet, og som hvis aktuelt kan bringe sagen videre til EPJ-sekretariatet Ugentlige Blokteam-møder En gang ugentlig mødes de 3 Delteams, der udgør et Blokteam, sammen med Primærkoordinatoren, i alt 7 personer. EPJ-sekretariatets konsulenter deltager efter behov. Da udrulningsblokkene starter op tidsmæssigt forskudt, vil der i de første måneder være mindre mødeaktivitet end senere på året, hvor alle fire Blokteams er i gang og derfor mødes. I maj 2005 vil således kun Blokteam 1 være i gang med udrulning, og derfor mødes kun de ugentligt. Fra juni 2005 vil Blokteam 1 og Blokteam 2 være i gang, og de to Blokteams vil internt mødes ugentligt. Fra august 2005 vil Blokteam 1, Blokteam 2 og Blokteam 3 være i gang, og de tre Blokteams vil internt mødes ugentligt. Fra september 2005 vil alle 4 Blokteams være i gang, og de vil alle fire internt mødes ugentlig. Da de 2 Primær-koordinatorer er ansvarlige for hver 2 Blokteams skal møderne ligge på 2 forskellige ugedage for team 1 og 3, og team 2 og 4, og af hensyn til mødelokalekapacitet anbefales det yderligere, at alle møderne fordeles på 4 forskellige mødedage eller forskellige tidspunkter på dagen. Formål med mødet er, at: Lave status på udrulningens fremdrift Koordinere aktiviteter på tværs af de 3 Delteam. Udveksle erfaringer fra de enkelte gennemførte aktiviteter Primær-koordinatoren kan bringe informationer om projektet videre fra EPJ-sekretariatet til de øvrige implementeringsmedarbejdere At centrale problemstillinger kan bringes op i organisationen via Primær-koordinatoren Praktiske problemer kan løses Tværgående blokmøder (stormøder) En fast ugedag hver måned, fx sidste torsdag i hver måned, afholdes et stormøde for alle i Implementeringsorganisationen, det vil sige de op til 12 delteams, de 2 Primær-koordinatorer, projekt-

19 lederen for den organisatoriske implementering og øvrige medlemmer af EPJ-sekretariatet i det omfang det er muligt i alt ca personer. Formål med mødet er, at: Udveksle erfaringer mellem de forskellige deltagere i Implementeringsorganisationen. Der vil i starten være teams, som har gennemløbet aktiviteter i en blok, som kan videregive gode og dårlige erfaringer fra forløbet Få mulighed for at møde EPJ-sekretariatets medarbejdere med fast interval, og få informationer om projektet og andre udefra kommende nyheder af relevans for projektet Skabe fælles fodslag - fælles projekt ånd Få mulighed for at få fyldt ny viden på, evt. engagere en inspirerende oplægsholder Diskutere generelle problemstillinger Ugentlige ledermøder En fast ugedag hver uge mødes projektlederen for den organisatoriske implementering med de 2 Primær-koordinatorer. Formål med mødet er, at: Diskutere personalemæssige eller øvrige praktiske problemstillinger i de enkelte teams Styre og koordinere aktiviteterne i de mange parallelle spor. Gennemgå afvigelser i implementeringsaftalerne i de enkelte blokke. Planlægge opstart af nye blokke Justere planer for tid og aktiviteter Planlægge indhold til de tværgående blokmøder (stormøder) 7. Bilag Bilag 1: Tidsmæssig oversigt over udrulning og ansættelser Bilag 2: Funktionsbeskrivelse for Primær-koordinatorer Bilag 3: Funktionsbeskrivelse for EPJ koordinatorer Bilag 4: Funktionsbeskrivelse for Kursusadministrationssekretær Bilag 5: Funktionsbeskrivelse for Ressourcepersoner Bilag 6: Funktionsbeskrivelse for Organisationsudviklingskonsulenter Bilag 7: Projektbeskrivelse for Projekt: Ledige akademikere, version 0.9, 26. november Bilag 8: Kommissorium for Klinisk Fagligt Råd, 28. november Dokumentlog Version: Dato: Forfatter: Kommentar: Version af dokument Rettelse/godkendelsesdato Initialer på personen der ændrer dokumentet Kort beskrivelse af ændringer Ver. Dato Forf. Kommentar LTY Oprettet og skrevet 1. version af dokumentet LTY Indsat figurer, samt suppleret med tekst LTY Revideret i forhold til den reviderede tidsplan, Indsat ansættelser.

20 LTY Forberedt udvidelse af dokumentet til beskrivelse af EPJ sekretariatets organisering i forhold til normalorganisationen på OUH LTY Indsat jobbeskrivelse og profiler fra samlet strategi for impl. På OUH LTY Skrevet nye kapitler under kapitel 3 og justeret notatet i forhold til nye tidsplan BRLN Indsat nyt kapitel 5. Uddybet kapitel 6. Sproglige korrektioner LTY Rettet vedr. SHF efter kommentarer på styregruppemødet LTY Revidering af notat. Opdatering efter beslutning om EPJ-S placering, samt bekræftelse af kontrakt med WM, som har indflydelse på tidsplan m.m LTY Indføjelse af overordnede principper for ansvar og kompetencer