Administrative effektiviseringer

Transkript

1 Administrative effektiviseringer Januar

2 Indhold Oversigt over administrative effektiviseringer... 3 Digitalisering... 4 Forhandlingsgevinst pladsanvisningssystem... 4 Nyt system vedr. kontanthjælp... 5 Effektiviseringer ved brug af Byg- og miljøløsning... 6 Nyt system vedr. sygedagpenge... 7 Digital løsning på puljeansøgninger... 8 Samarbejde med andre kommuner... 9 Effektivisering på uddannelsesadministration... 9 Fælles indkøbs- og udbudsfunktion Ledelsesstrukturen Varig decentral SSP indsats i klubberne og ændret funktionsindhold hos klub souschefer Lønniveau Lean/arbejdsgange LEAN/arbejdsgange Digitalisering af blanketter mv. på løn- og personaleområdet Bæredygtighed Budgetomplaceringer Fælles visitationsprocesser og arbejdsgange SSA Færre private leverandører af hjemmepleje Øget synergi på teleområdet Samling af økonomiske funktioner Mere strøm på bogføringerne Sekretariatsbistand Sekretariatsbistand Administrative centre Samorganisering af adm. opgaver mellem Dagtilbudsafdelingen, Skoleafdelingen, Børne- og Ungestaben, samt Familieafdelingen Administrativt center SSA Samling af økonomiopgaver i BMO Udbud Realisering af effekter i forbindelse med lønadministration - Visma Fælles puljer Fællesudgifter Personalepolitisk konference uden overnatning

3 Oversigt over administrative effektiviseringer Årsværk Drift kr Temaer: Digitalisering 0,5 5,0 5, Fælles puljer 0,5 0,5 0, Samarbejde med andre kommuner 0,0 0,0 0, Ledelsesstruktur 0,0 1,0 1, LEAN /arbejdsgange 6,1 6,1 5, Samling af økonomiske funktioner 1,6 1,6 1, Sekretariatsbistand 1,0 1,0 1, Administrative centre 1,6 2,6 2, Udbud 0,0 0,0 0, Andet 0,0 0,0 0, I alt 11,3 17,7 16, Områder: KDO 0,7 0,7 0, SEO 1,2 2,2 2, BUO 2,7 3,7 3, BMO 1,0 1,0 0, SSA 5,7 10,2 9, I alt 11,3 17,7 16, Note: Der tages forbehold for den endelige udmøntning, herunder fordeling på lønsum og øvrige udgifter. 3

4 Digitalisering Forhandlingsgevinst pladsanvisningssystem TEMA: Digitalisering Forslagets navn: Forhandlingsgevinst pladsanvisningssystem BUO Dagtilbud sområdet 300 0, , ,0 I alt 300 0, , ,0 I forbindelse med kontraktindgåelsen af nyt pladsanvisningssystem, er der blevet forhandlet en årlig kontraktpris inklusive forventet tilkøb på 950 t.kr. i stedet for t.kr. Der blev i bevillingssagen til Kommunalbestyrelsen taget udgangspunkt i de i SKI-aftalen oplyste priser. Det var ved kontraktindgåelsen, mod forventning, muligt at forhandle prisen 300 t.kr. ned. 4

5 Nyt system vedr. kontanthjælp TEMA: Digitalisering Forslagets navn: Nyt system vedr. kontanthjælp(ky) SSA Arbejdsmarke , ,7 dsafdelingen I alt , ,7 SSA har udarbejdet nedenstående bud på effektiviseringsgevinster ved et kontanthjælpsudbetalingssystem (KY), som er beregnet med udgangspunkt i IT afdelingens beregninger af mulige effektiviseringsgevinster og med udgangspunkt i KL s og KOMBITS notater om gevinstrealisering og tidsmålinger mv. samt i forhold til lokale forudsætninger i SSA. Kommunerne er blevet opfordret af KL og KOMBIT til at lave deres egne business cases, med de forudsætninger, der er i de enkelte kommuner, hvor man kan tage højde for lokale forhold og initiativer, der i forvejen er iværksat eller planlagt og besluttet effekter på. KL og KOMBIT har givet nogle gennemsnitsbetragtninger i forhold til opgaver og forudsætninger med som hjælp, som den enkelte kommune kan tage udgangspunkt i. ( gevinstrealisering på KY og KSD udarbejdet af KL og tidsmålinger på KSD og KY samt eksempler på business cases i forhold til projektlederressourcer, undervisning mv.) Arbejdet med at udarbejde egentlige business cases er i gang og vil være klar til at indgå i arbejdet med digitaliseringsplan 2016, som skal være færdigt i foråret SSA s bud på effektiviseringsgevinster er på baggrund af de forudsætninger, der er tilgængelige lige nu. Det må imidlertid forventes at business casen vil ændre sig over tid, da systemet slet ikke er udviklet endnu. Der er også en tæt sammenhæng til SAPA, som er afløser for KMD Sag, og som heller ikke er udviklet endnu, men som har stor betydning for udbetalingsarbejdet med KY. Overgangen fra de nuværende udbetalingssystemer til de nye vil være en meget stor opgave, hvor alle arbejdsgange skal gennemgås og ændres. Årsløn inkl. 17% pension (12*1,17) Overhead (HR,IT, Rådhusservice, adm, feriepenge mv.)**** I alt omkostning/år Løntimer/år (52*37) Effektive timer (60%) Kr./løntime (1924 timer) Kr./Effektive timer (1154 timer) Årsværk, samlet Effekt ved 15 % pr årsværk pr. person * Effekt ved 12 % pr årsværk pr. person Effekt ved 10 % pr årsværk pr. person 15 % effekt ved årsværk 12 % effekt ved årsværk 0, Årsværk 10 % effekt ved årsværk *Der regnes med fuld effekt på 15% i stedet for 20% da der er andre effektiviseringsprojekter, der skal spare på nogle af de samme opgaver 5

6 Effektiviseringer ved brug af Byg- og miljøløsning TEMA: Digitalisering Forslagets navn: Effektiviseringer ved brug af Byg- og miljøløsning BMO Plan, miljøog byggeafdeling en 150 0, , ,3 I alt 150 0, , ,3 BMO forudser en mulighed for at effektivisere arbejdsprocesserne med kombinationen af BUM og SBSYS. Ved at byggesagsbehandlingen er delvis skattefinansieret, vil effektiviseringen kunne tilfalde administrative effektiviseringer. 6

7 Nyt system vedr. sygedagpenge TEMA: Digitalisering Forslagets navn: Nyt system vedr. sygedagpenge (KSD) SSA Arbejdsmarke 800 1, ,8 dsafdelingen I alt 800 1, ,8 SSA har udarbejdet nedenstående bud på effektiviseringsgevinster ved et nyt sygedagpengesystem (KSD), som er beregnet med udgangspunkt i IT afdelingens beregninger af mulige effektiviseringsgevinster og med udgangspunkt i KL s og KOMBITS notater om gevinstrealisering og tidsmålinger mv. samt i forhold til lokale forudsætninger i SSA. Kommunerne er blevet opfordret af KL og KOMBIT til at lave deres egne business cases, med de forudsætninger der er i de enkelte kommuner, hvor man kan tage højde for lokale forhold og initiativer, der i forvejen er iværksat eller planlagt og besluttet effekter på. KL og KOMBIT har givet nogle gennemsnitsbetragtninger i forhold til opgaver og forudsætninger med som hjælp, som den enkelte kommune kan tage udgangspunkt i. ( gevinstrealisering på KY og KSD udarbejdet af KL og tidsmålinger på KSD og KY samt eksempler på business cases i forhold til projektlederressourcer, undervisning mv.) Arbejdet med at udarbejde egentlige business cases er i gang og vil være klar til at indgå i arbejdet med digitaliseringsplan 2016, som skal være færdigt i foråret SSA s bud på effektiviseringsgevinster er på baggrund af de forudsætninger der er tilgængelige lige nu. Det må imidlertid forventes at business casen vil ændre sig over tid, da systemet slet ikke er udviklet endnu. Der er også en tæt sammenhæng til SAPA, som er afløser for KMD Sag, og som heller ikke er udviklet endnu, men som har stor betydning for udbetalingsarbejdet med KSD. Overgangen fra det nuværende udbetalingssystem til det nye vil være en meget stor opgave, hvor alle arbejdsgange skal gennemgås og ændres, Månedsløn gns. Årsløn inkl. 17% pension (12*1,17) Overhead (HR,IT, Rådhusservice, adm, feriepenge I alt omkostning/år Løntimer/år (52*37) Effektive timer (60%) Kr./løntime (1924 timer) Kr./Effektive timer (1154 timer) Årsværk, samlet Effekt ved 35 % pr årsværk pr. person Effekt ved 25 % pr årsværk pr. person Effekt ved 20 % pr årsværk pr. person 35 % effekt ved årsværk % effekt ved årsværk 20 % effekt ved årsværk Årsværk 7

8 Digital løsning på puljeansøgninger TEMA: Digitalisering Forslagets navn: Digital løsning på puljeansøgninger SSA 100 0, , ,2 I alt 100 0, , ,2 Det foreslås, at der etableres en digital løsning til puljeansøgninger mv. uden særlige lovkrav. En foreløbig business case viser en effekt på 0,1 mio. kr. Der er ikke forudsat investeringer, da eksisterende it-system forudsættes anvendt (Emply). 8

9 Samarbejde med andre kommuner Effektivisering på uddannelsesadministration TEMA: Samarbejder med andre kommuner Forslagets navn: Effektivisering på uddannelsesadministration KDO I alt Mange kommuner samarbejder om fælles uddannelsesforløb. F.eks. samarbejder Vejle, Kolding og Fredericia om fælles lederuddannelsesforløb. Samarbejdet mellem kommunerne er med til at sikre en række stordriftsfordele for alle tre kommuner. Ligeledes får deltagerne mulighed for at trække på og dele erfaringer fra alle tre kommuner. I Frederiksberg Kommune vil der med fordel kunne tilrettelægges fælles uddannelsesforløb med andre kommuner i relation til diplomuddannelser. Det vurderes, at der kan opnås en effektivisering på kr. herved. 9

10 Fælles indkøbs- og udbudsfunktion TEMA: Samarbejder med andre kommuner Forslagets navn: Fælles indkøbs- og udbudsfunktion BMO BUO SSA SEO KDO I alt Der er i hele landet 13 forskellige indkøbsfællesskaber. De er organiseret som netværk, netværk med fælles sekretariat eller med alle indkøb samlet i en kommune Frederiksberg Kommune deltager i Spar5 samarbejdet (Lyngby-Taarbærk, Gladsaxe, Gentofte og Rudersdal), hvor der indgås aftaler på områder, hvor der er fordele i at udbyde sammen pga. det større volumen. Spar5 er et netværk, hvor kommunerne skiftes til at have tovholderfunktionen i forhold til gennemførelse af konkrete udbud. Da der er forskel på ressourcerne i de enkelte kommuner, varetager Frederiksberg tovholderfunktionen i forholdsvis mange udbud. Frederiksberg Kommune har i øvrigt ikke en repræsentant i styregruppen (kommunaldirektørkredsen). Pt. udbydes ca. 10 pct. af de samlede udbud på Frederiksberg i samarbejde med Spar5. Derudover benyttes SKI-aftaler og gennemføres egne udbud. Muligheder for øget kommunalt samarbejde Forslaget omfatter en udvidelse af Spar5- samarbejdet, således at flere opgaver kan varetages indenfor SPAR5. Det forudsætter, at de involverede kommuner forpligtiger sig stærkere. Samtidigt hermed etableres et samarbejde om udbud på velfærdsområdet med andre kommuner i region Hovedstaden, hvor der er tradition for og politisk interesse i at arbejde med konkurrenceudsættelse. 10

11 Ledelsesstrukturen Varig decentral SSP indsats i klubberne og ændret funktionsindhold hos klub souschefer TEMA: Forslag s navn: Ledelsesstruktur Varig decentral opgavevaretagelse SSP og samtænkning med stillingsindhold klub souschefer 1000 kr og frem Område Afdeling Beløb Årsværk Beløb Årsværk Beløb Årsværk BUO Klubber og SSP Varig decentral opgavevaretagelse SSP og samtænkning med stillingsindhold klub souschefer 800 0, , ,0 I alt 800 0, , ,0 På SSP-området (samarbejdet mellem skole, socialforvaltning og politi) er der en ny organisationsstruktur under etablering. Konkret placeres flere opgaver og også finansiering heraf decentralt i de enkelte klubber. Opgaver der tidligere er blevet løst i projektform bliver dermed varigt/fast placeret i klubberne. I denne forbindelse vil klubsouschefer blive tildelt et særligt ansvar for en række af SSP-opgaverne. Der vil være synergi i forhold til den opgavevaretagelse, der allerede i dag løftes i klubberne, hvorved det forventes, at der kan frigives i gennemsnit 100 t.kr. pr. klub, i alt 800 t.kr. Omorganiseringen vil samlet set være udgiftsneutral for den enkelte klub, idet den centrale SSP-pulje vil finansiere den nye decentrale SSP-struktur. 11

12 Lønniveau TEMA: Ledelsesstruktur Forslagets navn: Lønniveau Område Beløb ÅV Beløb ÅV Beløb ÅV KDO SEO BMO SSA BUO I alt Der er gennem årene lavet aftaler om tidligere chefers/lederes overgang til andre stillinger i organisationen. I forbindelse med fratrædelse for tidligere chefer sker en justering af lønniveauet til en ordinær stilling. 12

13 Lean/arbejdsgange LEAN/arbejdsgange TEMA: LEAN/arbejdsgange Forslagets navn: Udpegning af arbejdsgange BMO I alt Organisationen har en række opgaver, som er karakteriseret ved, at den samme arbejdsgang gentages hver gang en bestemt hændelse indtræffer. Dette kan være i forbindelse med en borgerhenvendelse om et bestemt emne, behandling af en ansøgning, udarbejdelse af en dagsorden, årligt tilbagevendende aktiviteter som budget, regnskab mv. Karakteristisk for mange af disse opgaver er, at arbejdsgange og hændelsesforløb kan systematiseres og struktureres, således at de kan gentages på samme måde hver gang, men også på en sådan måde, at de elementer, der ikke giver værdi, kan fjernes. I forbindelse med digitaliseringsprojekter (f.eks. indførelse af nye sagshåndteringssystemer, overgang fra papir til elektroniske blanketter osv.), vil der ofte være et potentiale for efterfølgende at optimere de direkte berørte, men også de tilstødende arbejdsgange. Anvendelse af LEAN indeholder en tilgang og nogle metoder til systematisk at gennemgå arbejdsgange i relation til en bestemt opgaveløsning. Systematisk anvendelse af LEAN, herunder fokus på hvilke arbejdsgange, der kan undlades, kunne indeholde et effektiviseringspotentiale ved at se på - hvilke led i de eksisterende arbejdsgange, der ikke giver værdi i forhold til målet, og som derfor kan undlades - hvilke hændelser, der kan imødekommes gennem proaktive arbejdsgange, f.eks. ved at give borgeren en oplysning på forhånd i stedet for at vente på, at borgeren spørger, f.eks. ved at etablere et følg-din-sag -system, eller ved at formulere henvendelser til borgerne så de umiddelbart er forståelige - reducere i antallet af gange man er i kontakt med borgeren i et sagsforløb - sammenlægning af opgaver, hvor en arbejdsgangsanalyse viser, at der er opgave- og videnssammenhæng BMO udpeger et eller flere steder, som kan indfri effektiviseringspotentialet inden for området. 13

14 Digitalisering af blanketter mv. på løn- og personaleområdet TEMA: LEAN/arbejdsgange Forslagets navn: Digitalisering af blanketter mv. på løn og personaleområdet KDO 13 0,0 13 0,0 7 0,0 SEO 50 0,1 50 0,1 25 0,1 BUO 398 1, , ,5 BMO 58 0,1 58 0,1 29 0,1 SSA 282 0, , ,4 I alt 801 2, , ,0* * når antallet af årsværk falder, skyldes det ikke, at der genansættes, men at det ene bortfaldne årsværk fra 2018 tilskrives digitaliseringsplanen. Der er udarbejdet en analyse af løn- og personaleområdet, som viser, at der udover den forudsatte effektivisering er et potentiale for at opnå en yderligere effektivisering på omlægning af blanketter og arbejdsgange. En effektivisering gennem digitalisering, forventes at give 1,9 årsværk. Dette bygger på dels på oplysninger fra gennemførte workshops på Frederiksberg, dels på KL s erfaringer fra sammenlignelige analyser og gennemførte oplægninger. En del af effektiviseringen vil skulle tilfalde onboarding-projektet i 2015, en anden del digitaliseringsplanen fra 2018, derfor den varierende nettoeffektivisering. Efter reservation til disse effektiviseringsformål forventes at restere et effektiviseringspotentiale på 0,8 mio. kr. i 2016 og 2017 og 0,4 mio. kr. i 2018 og følgende år. 14

15 Bæredygtighed TEMA: LEAN/arbejdsgange Forslagets navn: Bæredygtighed BMO 100 0, , ,0 I alt 100 0, , ,0 By- og Miljøudvalget vedtog i marts 2014 en 2-årig indsatsplan for klima og bæredygtig udvikling. Planen består af: - Strategiske indsatser - Interne indsatser - Eksterne indsatser På bæredygtighedsområdet er en række udgifter, der kan betragtes ud fra, om de giver effekt. Hvis de ikke giver den ønskede effekt, kan de nedlægges. Pulje til grøn omstilling Puljen til grøn omstilling er på kr. og kan søges til initiativer, der f.eks. omhandler energibesparelser, vedvarende energi, genanvendelse og affaldssortering, bæredygtig transport, forbrugsmønstre, biodiversitet og lokal produktion af fødevarer. Midlerne fra puljen til grøn omstilling er i 2014 konverteret til et bybi-projekt, idet der i år kun er anvendt kr. ud af de kr., der er afsat til puljen. 15

16 Budgetomplaceringer TEMA: LEAN/arbejdsgange Forslagets navn: Budgetomplaceringer KDO 50 0,1 50 0,1 50 0,1 I alt 50 0,1 50 0,1 50 0,1 I 2015 åbner Økonomiafdelingen for, at man decentralt i kommunens økonomisystem PRISME (dvs. afdelinger og institutioner), selv kan foretage budgetomplaceringer indenfor kommunens styringsregler. Ændringen betyder, at Økonomiafdelingen ikke længere skal taste/indberette lokale ønsker til budgetomplacering, men alene foretage kontroller af, om kommunens styringsregler er overholdt. Tidsregistrering i Økonomiafdelingen viser, at der i 2013 blev brugt 150 timer på omplaceringsopgaven, hvilket med et effektivt årsværk på timer (kilde Økonomiministeriet) giver en årsværksbesparelse på 0,1 årsværk. Ændringer betyder i princippet også, at der kan spares op til 0,1 årsværk i områdestabene, idet processen har været, at institutionernes omplaceringsønsker har været kvalitetssikret og videreformidlet i områdestabene til Økonomiafdelingen. Denne effekt er ikke medtaget i effektiviseringsopgørelsen. 16

17 Fælles visitationsprocesser og arbejdsgange SSA TEMA: LEAN/arbejdsgange Forslagets navn: Fælles visitationsprocesser og arbejdsgange SSA SSA 700 3, , ,0 I alt 700 3, , ,0 Som led i den fortsatte udvikling af visitation og sagsbehandling sættes der fokus på styrkede arbejdsgange, herunder anvendelse af LEAN. Der er i særlig grad fokus på de områder/målgrupper, som potentielt eller faktisk har flere sagsforløb i og/eller kan visiteres til ydelser flere steder i den samlede organisation. Gennem fælles visitationsprocesser mv. på udvalgte og veldefinerede målgrupper skal opnås en effektiviseringsmulighed. Udgangspunktet er alle tre afdelinger i SSA (Arbejdsmarkedsafdeling, Socialafdeling og Sundheds- og Omsorgafdeling). Indsatserne skal ske balanceret ift. selve ydelses-siden, idet det skal tilstræbes, at de budgetlagte målsætninger ift. rehabilitering, selvforsørgelse mv. skal forsøges fastholdt. Som konsekvens af effektiviseringerne på visitation og sagsbehandling vil de business cases og effektiviseringstiltag, der er besluttet i tidligere års budgetter, under alle omstændigheder blive revurderet frem til budget Der er målsat et samlet budgetmål på 1,4 mio. kr. fra 2017 og frem med halv vægt i Der forudsættes prioriteret midler i budget 2016 og frem til understøttelse af LEANimplementering, kompetenceudvikling mv. Der estimeres et behov på 0,5 mio. kr. i 2016 (ikke budgetlagt). Der arbejdes aktuelt med en yderligere afdækning ift. dels Ungdommens Uddannelsesvejledning (sagsbehandling og myndighed), dels Socialafdelingen (sagsbehandling og myndighed). Her er der ifm. budget 2015 afsat midler til at fastholde nuværende aktivitetsniveau (på UU) samt anmodet om fornyet vurdering ift. normering i Socialafdelingen, jf. også BDO-rapport. 17

18 Færre private leverandører af hjemmepleje TEMA: LEAN/arbejdsgange Forslagets navn: Færre private hjemmeplejeleverandører SSA 500 1, , ,0 I alt 500 1, , ,0 Som følge af færre private leverandører af hjemmepleje forventes opnået en lettelse i administration, borgerkontakt, opfølgning mv. Der er målsat et samlet budgetmål på en nettoeffekt på 0,5 mio. kr. (omfatter Sundheds- og Omsorgsafdeling samt Stab). I et vist omfang mindskes bruttoeffekten af nye leverandører ift. plejecentre samt en generelt intensiveret samarbejdsform, jf. målsætning om partnerskab på området. 18

19 Øget synergi på teleområdet TEMA: LEAN/arbejdsgange Forslagets navn: Øget synergi på teleområdet SEO BMO I alt Teleområdet effektiviseres gennem øget synergi mellem BMO, IT-afdelingen og Rådhusservice. Effektiviseringen er på kr. til hver af de tre parter kr. i alt. Den endelige fordeling mellem parterne kan justeres i forhold til det konkrete effektiviseringsforslag. 19

20 Samling af økonomiske funktioner Mere strøm på bogføringerne TEMA: Samling af økonomifunktioner Forslagets navn: Mere strøm på bogføringerne BMO 41 0,1 41 0,1 41 0,1 BUO 295 0, , ,7 KDO 38 0,1 38 0,1 38 0,1 SEO 54 0,1 54 0, ,1 SSA 271 0, , ,6 I alt 699 1, , ,6 Der er et effektiviseringspotentiale på institutionerne og på rådhuset ved at sætte yderligere strøm til bogføringsprocessen. Konkret vil bogføringsprocessen kunne optimeres yderligere, hvis der allerede i bestillingsprocessen påføres relevant kontonummer hos leverandøren. Når fakturaen efterfølgende modtages i kommunen, bogføres den automatisk i PRISME. Herved bortfalder den manuelle bogføringsproces. Idet processen vedr. den lokale varemodtagelse, kontrol af faktura og opslag i kontoplan ikke indgår i beregningsgrundlaget for effektiviseringen, fastholdes disse ressourcer lokalt hos bestiller. En automatisk bogføringsproces vil nødvendiggøre en hyppigere stikprøvekontrol af fakturaer i forbindelse med ledelsestilsynet, og da ressourcen hertil netop er fastholdt lokalt i effektiviseringsberegningen påvirker dette ikke nettoresultatet. Der findes to måder at understøtte den foreslåede proces på teknisk set. Enten skal flere indkøb foregå gennem den nuværende indkøbsportal i PRISME, eller også skal der laves et teknisk set-up med leverandørerne om, at kommunens afdelinger og institutioner kan benytte specielle indkøbsrum på leverandørernes hjemmesider. BouBuo's e-shop skulle understøtte dette i dag, ligesom Økonomiafdelingen forventer, at det kommende økonomi/koncernsystem i 2017 vil understøtte effektiviseringskonceptet. Hvis op til 60 pct. af kommunens årlige fakturaer (eksklusiv de mellemkommunale) kan indgå i ovennævnte tekniske set-up, vil der kunne frigives 1,6 "rå" bogføringsårsværk i kommunen, svarende til ca kr. Effektiviseringspotentialet løftes endvidere ved stigende compliance i organisationen, og giver den enkelte budgetenhed et incitament til at følge indkøbsaftalerne. Fordelingen af årsværk/kroner er baseret på fordelingen af fakturaer ( ) i 2013/2014 i kommunen. Endelig vil mere strøm på bogføringen betyde, at kommunen vil betale flere regninger til tiden. Den automatiske bogføring kan også betyde, at der vil blive betalt for varer, der enten ikke er modtaget eller fejlagtige beløb, men da set-uppet laves indenfor leverandører, kommunen har indgået indkøbsaftale med, vurderes risikoen for manglende berigtigelse heraf (regres) at være begrænset, specielt hvis de problematiske leverandører ikke indgår i løsningen i starten. 20

21 Sekretariatsbistand Sekretariatsbistand TEMA: Sekretariatsbistand Forslagets navn: Sekretariatsbistand SEO 435 1, , ,0 I alt 435 1, , ,0 Den generelle udvikling både hvad angår IT og arbejdstilrettelæggelse, hvor hver enkelt leder og medarbejder selv i stort omfang søger for alle arbejdsfunktioner, der er knyttet til opgaven - har gjort, at behovet for sekretariatsfunktioner i klassisk forstand er faldet og nu er beskedent. Det vurderes, at det på denne baggrund er muligt at hente et årsværk. 21

22 Administrative centre Samorganisering af adm. opgaver mellem Dagtilbudsafdelingen, Skoleafdelingen, Børne- og Ungestaben, samt Familieafdelingen Tema: Administrative centre Forslags navn: Samorganisering af administrative opgaver i Børne- og Ungeområde forvaltning kr og frem Område Afdeling BUO Børne- og Ungeområde forvaltning Beløb Årsværk Beløb Årsv ærk Beløb Årsværk Samorganisering af administrative opgaver i Børneog Ungeområde forvaltning 350 1, , ,0 I alt 350 1, , ,0 Effektiviseringsforslaget indebærer en samorganisering af administrative opgaver mellem Dagtilbudsafdelingen, Skoleafdelingen, Familieafdelingen og Børne- og Ungestaben, inklusive en udvidelse af det administrativ center, der allerede idag er etableret i Børne- og Ungestaben. Børne- og Ungestaben er allerede i dag et administrativt center, der bl.a. varetager de administrative opgaver for de kommunale daginstitutioner gennem et udgående cykelteam samt dialogen med de selvejende daginstitutioners administratorer (paraplyer). Der forventes en effektiviseringsgevinst på 2,0 stillinger svarende til 0,7 mio. kr. fra og med delårsvirkning i

23 Administrativt center SSA TEMA: Administrative centre Forslagets navn: Administrativt center SSA SSA 100 0, , ,2 I alt 100 0, , ,2 SSA etablerede et administrationscenter i og har løbet udviklet opgavevaretagelsen der. Med en yderligere konsolidering af opgaveløsningen skal opnås en fornyet effektivisering på 0,1 mio. kr. årligt. 23

24 Samling af økonomiopgaver i BMO TEMA: Administrative centre Forslagets navn: Samling af økonomiopgaver i BMO BMO By-og 200 0, , ,4 Miljøstaben I alt 200 0, , ,4 I forbindelse med at By- og Miljøområdet har samlet bogføring, afstemning af statuskonti, økonomiopfølgning, ledelsessupport, regnskabs- og budgetopgaver, er der opnået en effektiviseringsgevinst. Tidligere har opgaverne været udført meget forskelligt i de enkelte afdelinger, og der har ikke altid nødvendigvis været den tilstrækkelige ledelsesmæssige sparring og support til udførelse af bogføringer og statusafstemninger. Ved at samle opgaverne i By- og Miljøstaben, hvor der er ledelsesmæssig fokus på økonomifagligheden er der opnået en forbedring af bogføringspraksis gennem best praksis. Det har medført, at kvaliteten i bogføringen er hævet væsentlig, hvilket betyder, at blandt andet afstemning af statuskonti er langt lettere og hurtigere at udføre nu i forhold til tidligere. Det betyder også, at økonomiopfølgningen er forbedret samtidig med, at der er skabt et bedre grundlag for, at lederne kan styre deres økonomi og leve op til deres budgetansvar. Parallelt med kvalitetsløftet har det været muligt at effektivisere med knap et halv årsværk på sammenlægningen af økonomiopgaverne. Denne effektiviseringsgevinst har været brugt til at håndtere midlertidige udfordringer andre steder i By- og Miljøområdet og er fortsat disponeret til det i Fra 2016 er det muligt at høste effektiviseringen på de kr. 24

25 Udbud Realisering af effekter i forbindelse med lønadministration - Visma TEMA: Udbud Forslagets navn: Realisering af effekter i forbindelse med lønadministration Visma KDO HR I alt Såfremt der gennemføres genudbud af lønadministrationen vurderes der på baggrund af samtaler med leverandøren at være effektiviseringspotentiale i størrelsesorden 300 t. kr. Der pågår dog en række øvrige indsatser i forhold til lønadministrationen, herunder en undersøgelse af hensigtsmæssigheden i at hjemtage opgaven, som siden 2003 er blevet leveret i privat regi. Bliver vurderingen, at der ikke synes at være fordele ved hjemtagelse af opgaven, skønnes der, jf. ovennævnte, at være effekter i størrelsesorden 300 t. kr. ved genudbud af opgaven. 25

26 Fælles puljer Fællesudgifter TEMA: Fælles puljer Forslagets navn: Fællesudgifter KDO Alle 575 0, , ,5 SEO IT, BSC 400 0, , ,0 og K&F I alt 975 0, , ,5 En opgørelse over administrative fællesudgifter i kommunen viser, at KDO og SEO har den største andel af de samlede fællesudgifter. En systematisk gennemgang af KDO's og SEO's administrative fællesudgifter viser, at det er muligt at reducere fællesudgifterne med knap 1 mio. kr., uden at det bør påvirke serviceniveauet. Effektiviseringen sker med kr. i KDO og kr. i SEO. 26

27 Personalepolitisk konference uden overnatning TEMA: Andet Forslagets navn: Personalepolitisk konference uden overnatning KDO 150 0, , ,0 Investering I alt 150 0, , ,0 Frederiksberg Kommune holder hvert år en personalepolitisk konference med deltagelse af Hovedudvalget samt Område-MED. Arrangementet holdes på et kursussted fra kl. 12 til kl. 12, dvs. med overnatning. Det vurderes, at der ved at undlade overnatning, og ved at arrangementet i stedet placeres på Frederiksberg, kan hentes kr. i sparede udgifter. 27