4. udgave, februar

Transkript

1 Forside 4. udgave, februar

2 Velkommen til Campus Bornholm Med denne håndbog vil vi byde dig velkommen som ny eller nuværende medarbejder på Campus Bornholm og gøre det let og overskueligt for dig at finde retningslinjer og praktiske oplysninger, som har betydning for dit arbejde i hverdagen. Campus Bornholm er kendetegnet ved at have mange forskelligartede uddannelser og mange forskellige medarbejdergrupper. Der ligger en særlig udfordring i at skabe rammer, hvor mangfoldigheden kan udfolde sig med respekt for det særegne. Denne håndbog samler procedurer og retningslinjer, som er ledelsens udmøntning af skolens politikker. Medarbejderhåndbogen beskriver Campus Bornholms forventninger, krav og forpligtelser overfor dig som medarbejder, ligesom den beskriver dine rettigheder, og hvad du kan forvente af skolen. Medarbejderhåndbogen er tænkt som et opslagsværk og indeholder information, procedurer og regler på Campus Bornholms forskellige områder og afdelinger. Har du spørgsmål eller kommentarer til indholdet, er du altid velkommen til at kontakte din nærmeste leder, så vi fortsat kan udvikle medarbejderhåndbogen som et værktøj i det daglige arbejde på Campus Bornholm. Med venlig hilsen Mads Kofod Direktør 4. udgave, februar

3 Index 60 årsreglen (undervisere); 73 adresser; 100 afdelinger; 100 afskedigelser; 62 afspadsering; 78 afspadsering EUD; 71; 75 afspadsering GYM; 68 afspadsering TAP; 78 alkohol; 39 annoncer; 30 ansættelse; 58; 66 ansættelsesbrev; 59 arbejdsmiljøorganisation - AMO; 12; 13 arbejdsmiljøpolitik; 52 arbejdspladsvurdering; 13 arbejdstid EUD; 71 arbejdstid GYM; 68 arbejdsulykke; 55 barns 1. sygedag; 44 barsel; 45; 47 befordringsgodtgørelse; 88 begravelse; 68 benchmarking; 98 bestyrelse; 10 bibliotek; 17 bijob; 79 brochurer; 30 budget; 82 budgetprognose; 82 bygningsleder; 21 bygningspolitik; 93 censorfrokost; 48 censorrejser; 84 computer; 36 CVR; 9 dataindsamling; 98 deltid; 59 designmanual; 28; 93 dialog og møder; 29 digital post; 31 direktør; 15 dødsfald; 45 EAN; 9 ekstern kommunikation; 29 elevklager; 99 elevtilfredshedsundersøgelse - ETU; 96; 97 ; 31 faktura; 92 fakturaflow; 92 fakturahåndtering; 92 ferie; 46 ferie og feriefridage EUD; 72 flytning; 68 forkortelser; 100 forsikring; 55; 57 fratrædelse; 61 fratrædelsessamtale; 67 fridag; 46 fritstillelse; 66 fyringssæson; 94 fødselsdage; 50 gaver; 48; 50 gratiale; 49 graviditet og fødsel; 47 hjemmeside; 29 hovedsamarbejdsudvalg - HSU; 12; 13; 60 hærværk; 55 indkøbspolitik; 90 indkøbsvejledning; 91 intern kommunikation; 28 interne nyhedsbreve; 29 intranet; 29 it; 33 journalisering; 32 jubilæum; 49 kalender; 32 kantine; 23; 38 klager; 99 kommunikation; 28 kompetenceudviklingsfonden; 60 kompetenceudviklingspolitik; 59 kopicenter; 23 krisehjælp; 53 kvalitets- og kommunikationsleder; 20 kvalitetsafdeling; 22 kvalitetssystematik; 95 kørsel; 84 kørsel i egen bil; 88 lager; 23 ledelse; 10 login-konto; 35 lokallønsforhandlinger; 81 lokalt samarbejdsudvalg - LSU; 12; 60 LUU - lokale uddannelsesudvalg; 14 lægebesøg; 42 løn; 81 lønafdeling; 22 lønpolitik; udgave, februar

4 låsning; 93 mail; 35 mail (skolens); 9 medarbejdertilfredshedsundersøgelse - MTU; 95; 97 medarbejderudviklingssamtale - MUS; 60 medier; 30 merarbejde; 78; 79 merarbejde EUD; 71; 75 merarbejde GYM; 69 mobiltelefon; 36 motion; 38 MTU; 52 netværk; 33 netværksdrev; 33 nyhedsbreve; 29 nøgler; 94 omlagt tid EUD; 72 områdemøder; 15 omsorgsdage; 45 opgørelse af tid EUD; 74 organisation; 8 overarbejde EUD; 73 personaleforening; 38 personaleforplejning; 48 personalegoder; 38 personalepolitik; 27 personalepolitikudvalg; 27 PersSys; 33 post; 31; 32 prescriba; 41; 53 presse; 30 printere; 35 professionel kapital; 52 prøvetid; 59 psykisk arbejdsmiljø; 40 psykisk beredskabsplan; 53 pædagogikum; 61 pædagogisk diplomuddannelse; 60 pædagogisk råd; 15 raskmelding; 43 rejseafregning; 86 rejsekort; 85 rejser; 84 rejsetid; 87 rekruttering; 58 repræsentation; 48 rummelighedspolitik; 59 rusmidler; 39 rygning; 39 rådgivning ved personlig krise; 41 samarbejdsudvalg; 14 SDBF-blanketflow; 33 seniorpolitik; 59 serviceleder; 21 skærmbrille; 52 sne; 79; 80 sociale medier; 29 software; 35 sps; 79 stabsenhed; 19 straffeattest; 58 strategi; 25 stress; 41 studierejser; 87 studierejsetelefon; 88 sundhed og trivsel; 38 support; 37 sygdom; 45 sygefravær; 43 sygefraværsblanket; 43 sygemelding; 42 sygepolitik; 42 systemer; 33; 34 telefon; 32 telefoni; 36 tidsregistrering EUD; 71; 75 tidsregistrering GYM; 68 tillidsrepræsentant - TR; 14 tjenestelig samtale; 61 tjenesterejse; 56; 84 tjenesterejseforsikring; 56 transport; 84 uddannelseschef; 16 uddannelsesleder; 17; 18 uddannelsesområder; 15 udligning EUD; 74 undervisningslokaler; 93 varemodtagelse; 92 videokonference; 28 virsomhedstilfredshedsundersøgelse - VTU; 97 virtuel undervisning, sne; 80 vold; 41 ytringsfrihed; 30 økonomi; 82 økonomi- og administrationschef; 20 økonomifunktion; udgave, februar

5 Indhold Velkommen til Campus Bornholm... 2 Index... 3 Læsevejledning... 7 ORGANISATION... 8 Campus Bornholms uddannelser... 8 Campus Bornholms adresser... 9 Bestyrelsen Den øverste ledelse Samarbejdsstruktur Direktørens ansvarsområder Uddannelsesområderne Stabsenheden STRATEGI OG POLITIKKER Om skolens politikker KOMMUNIKATION IT SUNDHED OG TRIVSEL Det psykiske arbejdsmiljø Sygepolitik Ferie Graviditet, fødsel og barsel Retningslinjer for forplejning, repræsentation samt gaver ARBEJDSMILJØ Skærmbrille-politik Aftale med Prescriba udgave, februar

6 FORSIKRING REKRUTTERING, FASTHOLDELSE OG FRATRÆDELSE Rekruttering og ansættelse Fratrædelse ARBEJDSTID Merarbejde, afspadsering og tidsregistrering GYM Merarbejde, overtid, afspadsering og tidsregistrering EUD og VEU Merarbejde, overtid, afspadsering og tidsregistrering Sprogcenter Merarbejde og afspadsering for administrative medarbejdere SPS-arbejde Retningslinjer ved bijob Procedurer ved sne Virtuel undervisning ved snestorm LØN Lønpolitik Ny Løn/Lokallønsforhandlinger ØKONOMISTYRING REJSER OG KØRSEL INDKØB BYGNINGER KVALITETSSYSTEMATIK Procedure ved elevklager ADRESSER, AFDELINGER OG FORKORTELSER BILAG A: LINKS TIL BEKENDTGØRELSER, GYM BILAG B: FORSIKRINGSFORHOLD VEDRØRENDE ELEVER OG KURSISTER udgave, februar

7 BILAG C: CAMPUS BORNHOLMS STUDIE- OG ORDENSREGLER BILAG D: QUICKGUIDE TIL PERSSYS BILAG E: QUICKGUIDE TIL SDBF Læsevejledning Medarbejderhåndbogen er ledelsens udmøntning af skolens samlede personalepolitik og beskriver de underliggende procedurer og retningslinjer på en lang række områder, som man som medarbejder kan støde på i det daglige arbejde. Du kan læse skolens personalepolitik på Campus Bornholms hjemmeside: campusbornholm.dk/politikker Håndbogen er opbygget således: Først beskrives skolens organisationsstruktur, ledelsens ansvarsområder og skolens strategi samt politikker Herefter beskrives skolens procedurer og retningslinjer inden for områderne: o Kommunikation o it o sundhed og trivsel o arbejdsmiljø o forsikring o rekruttering, fastholdelse og fratrædelse o arbejdstid o løn o økonomistyring o rejser og kørsel o indkøb o bygninger o kvalitetssystematik Du kan bruge indekset på side 3 til at finde information om specifikke emner. Skolens forsikringsforhold for elever, studie- og ordensregler samt quickguide til PersSys og SDBF er indsat som bilag sidst i håndbogen. Medarbejderhåndbogen opdateres løbende og revideres gennemgående årligt. Alle væsentlige ændringer meddeles løbende i medarbejdernyhedsbrevet. 4. udgave, februar

8 ORGANISATION Campus Bornholms uddannelser Campus Bornholm udbyder gymnasiale uddannelser, erhvervsuddannelser samt voksen- og efteruddannelser. Erhvervsuddannelser (EUD og EUX) Hovedområde: Fødevarer, Jordbrug og Oplevelser o Fagretning: Mad med oplevelser Uddannelse: Gastronom Uddannelse: Ernæringsassistent Hovedområde: Kontor, Handel og Forretning o Fagretning: Business, Web og Økonomi Uddannelse: Kontor med Specialer Uddannelse: Handel med Specialer Uddannelse: Detail med Specialer Uddannelse: Merkantil Student Hovedområde: Teknologi, Byggeri og Transport o Fagretning: Metalræs Uddannelse: Personvognsmekaniker Uddannelse: Smed o Fagretning: Den smarte Dome Uddannelse: Tømrer Herunder kommer en række uddannelser, hvor skolen udbyder grundforløb 2. Gymnasieuddannelser (GYM) Højere forberedelseseksamen (HF) Merkantilt gymnasium (HHX) Teknisk gymnasium (HTX) Alment gymnasium (STX) Voksen- og efteruddannelser mv. Almen voksenuddannelse (AVU) Forberedende voksenundervisning (FVU) Ordblindeundervisning (OBU) HF enkeltfag Arbejdsmarkedsuddannelser (AMU og VEU) Danskuddannelser (Sprogcentret) Herudover udvikler skolen efteruddannelsesforløb til virksomheder. 8

9 ORGANISATION Campus Bornholms adresser Campus Bornholms hovedadresse er Minervavej 1, 3700 Rønne også under ombygningen i forbindelse med det nye campusbyggeri. Skolens CVR-nummer er: Skolens EAN-nummer er: Skolens mail-adresse er: post@cabh.dk Uddannelser og administration er fordelt på skolens 7 adresser i Rønne: Krystalgade 9 VUC-uddannelserne: Almen Voksenuddannelse (AVU), Forberedende Voksenundervisning (FVU) samt Ordblindeundervisning (OBU) Gymnasieuddannelserne: HF, 2-årig og enkeltfag Erhvervsuddannelserne inden for Handel, Kontor og Forretningsservice Storegade 36 Minervavej 2 Direktion, Økonomi- og administrationsledelse, Løn og bogholderi, Bygningsledelse, Kvalitet og Kommunikation, Elevadministration for EUD, HHX og HTX Erhvervsuddannelser (BYG, AUTO, STRØM-IT, METAL) Voksen- og efteruddannelseskurser Lager IT-afdeling Derudover udlejes lokaler til BornPro og Jobcenteret, projekt Uddannelsesporten Merkurvej 10 Gymnasieuddannelser: HHX og HTX Kursuscenter Campus Bornholm Virksomhedsservice Derudover udlejes lokaler til Jobcenterets UngePorten samt Ungdommens Uddannelsesvejledning Nordre Kystvej 32 Hoffmann Kollegium Sandemandsvej 11 Køkken og kantine, Erhvervsuddannelserne inden for Fødevarer, Jordbrug og Oplevelser Voksen- og efteruddannelseskurser Sprogcentret Søborgstræde 2 Gymnasieuddannelsen: STX Kopicenter Ved Lunden 3 Praktikcenter Voksen- og efteruddannelseskurser (Transportkurser) Serviceassistentuddannelsen 4. udgave, februar

10 ORGANISATION Bestyrelsen Campus Bornholm er en selvejende uddannelsesinstitution, der ledes af en bestyrelse udpeget i overensstemmelse med Undervisningsministeriet "bekendtgørelse om standardvedtægt for institutioner for erhvervsrettet uddannelse". Bestyrelsen udgør den overordnede ledelse af Campus Bornholm. Efter indstilling fra direktøren fastlægger bestyrelsen årligt skolens målsætning og strategi. Bestyrelsen godkender endvidere budget og regnskab. Bestyrelsen skal forvalte skolens midler, så de bliver til størst mulig gavn for skolens formål og kan inden for dette formål disponere frit over anvendelsen af de statslige tilskud og øvrige indtægter under ét. Bestyrelsen er over for undervisningsministeren ansvarlig for skolens drift herunder forvaltningen af de statslige tilskud. Campus Bornholms bestyrelse består af medlemmer udpeget af organisationer med interesse i skolens arbejde samt medlemmer valgt blandt ansatte og elever. Bestyrelsens medlemmer skal tilsammen bidrage til at fremme skolens strategiske virke med deres erfaring og faglige indsigt i uddannelse og i arbejdsmarkedets behov for uddannelse. Du kan se, hvem der sidder i Campus Bornholms bestyrelse via skolens hjemmeside her: Den øverste ledelse Den øverste ledelse på Campus Bornholm består af skolens direktør og to uddannelseschefer; en uddannelseschef for erhvervs, voksen- og efteruddannelserne (EUD/VEU) og en uddannelseschef for de gymnasiale uddannelser (GYM). Direktøren har dertil en stabsenhed under ledelse af økonomi- og administrationschefen. Direktøren har den daglige ledelse af skolen og er ansvarlig over for bestyrelsen. I praksis er den daglige drift uddelegeret til chefer og ledere. Direktøren leder dermed på det strategiske og overordnede skoleniveau, mens cheferne har ansvaret for den strategiske ledelse på deres områder. Lederne refererer til cheferne og udgør skolens operative ledelse med ansvaret for den daglige drift. Direktøren udstikker skolens overordnede kurs og sikrer implementeringen af bestyrelsens strategi. Direktøren indgår endvidere som en samlende figur i skolens liv, ligesom han er skolens ansigt udadtil i diverse sammenhænge. Direktøren leder gennem sine chefer, og som almindelig medarbejder på skolen vil man således ikke have nogen konkret arbejdsmæssig relation til direktøren. I direktørens fravær overgår det overordnede ansvar for skolen til økonomi- og administrationschefen. Direktøren og de to uddannelseschefer udgør tilsammen chefgruppen, som træffer de overordnede, strategiske beslutninger på skolen inden for de af bestyrelsen udstukne rammer. Chefgruppen mødes på ugebasis med deltagelse af stabschefen for økonomi- og administration. Referater fra chefmøderne kan findes på Fronter/Lectio. 4. udgave, februar

11 ORGANISATION Organisationsdiagram pr : Funktionen som uddannelseschef på EUD/VEU varetages pt. af direktør, indtil ansættelsen af ny uddannelsesdirektør/vicedirektør, hvorefter organisationsstrukturen ændres. 4. udgave, februar

12 ORGANISATION Samarbejdsstruktur Samarbejdet mellem skolens ledelse og skolens medarbejdere diskuteres og justeres i en række formelle organer, der tilsammen udgør Campus Bornholms samarbejdsstruktur. Disse organer er: Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) De lokale samarbejdsudvalg (LSU): o o o LSU GYM Gymnasieområdet LSU EUD/VEU - Erhvervsuddannelserne og Voksen-og efteruddannelsesområdet LSU TAP - Økonomi- og administrationsområdet Tillidsrepræsentantstrukturen (TR) Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) Direktøren er formand for HSU. Cheferne er formænd i de respektive lokale samarbejdsudvalg og derudover er der både medarbejder- og lederrepræsentanter som medlemmer af samarbejdsudvalgene. Fra medarbejdersiden er det tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter. Retningslinjer for beføjelser og arbejdet i HSU & LSU følger statens Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner. Retningslinjer for TR-arbejdet følger Cirkulære om tillidsrepræsentanter i staten. Retningslinjer for AMO følger Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed. Hovedsamarbejdsudvalg/Lokalt samarbejdsudvalg Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) og Lokale Samarbejdsudvalg (LSU) er det naturlige forum for drøftelser mellem ledelse og medarbejdere om Campus Bornholms udvikling og fremtid. En lang række af de problemstillinger og spørgsmål, der vedrører organisering, arbejdsforhold og personalepolitik, er formelt henlagt til Lokale Samarbejdsudvalg (LSU) og Hovedsamarbejdsudvalget (HSU). Skolens målsætning, strategier, kompetenceudvikling og sammenhængen til personalepolitikken er kernen i de drøftelser, som skal føres i samarbejdsudvalgene. Samarbejdsudvalgene skal endvidere have fokus på medarbejdernes trivsel og følge op på målinger, evalueringer, indsatsområder og handlingsplaner. For at sikre en effektiv kommunikationsvej gennem systemet lægges LSU-møderne i kalenderen umiddelbart forud for HSU-møderne, så at relevante sager fra LSU kan blive bragt hurtigt videre til HSU. 4. udgave, februar

13 ORGANISATION Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Arbejdsmiljøorganisationen består af ledelses- og medarbejderrepræsentanter fra uddannelses-, tekniske og administrative områder. Skolens direktør er formand for arbejdsmiljøorganisationen, og skolens daglige arbejdsmiljøleder er sekretær og forestår den daglige sparring med arbejdsmiljøorganisationen, myndigheder og skolens ledelse. AMO består af seks arbejdsmiljøgrupper med i alt ni arbejdsmiljørepræsentanter. Repræsentanter fra de seks grupper samarbejder i arbejdsmiljøudvalget. Det består af: Formand Mads Kofod Arbejdsmiljøleder Ledelsesrepræsentant Arbejdsmiljørepræsentant TAP Arbejdsmiljørepræsentant GYM Lars-Ole Andersen Pia Holm-Hansen Anette Vejborg Claus Steenberg Sprogcentret MAD, Køkkener & Rengøring Teknisk Service Arbejdsmiljørepræsentant VEU/ EUD Bo Steen Jensen Administration, mv. Arbejdsmiljøudvalg GYM Teknologi, byggeri og transport AVU-FVU- OBU, Kontor- Handel Arbejdsmiljøorganisationen skal til enhver tid arbejde på at opretholde et sikkert og sundt arbejdsog undervisningsmiljø gennem en forebyggende indsats og efterlevelse af gældende arbejdsmiljøregler. Formålet er, at forebygge arbejdsmiljøskader, herunder arbejdsulykker, erhvervssygdomme og nedslidning, ved at bekæmpe de påvirkninger i arbejdet som virker fysisk eller psykisk skadelige, således at de ansattes sikkerhed og sundhed fremmes. Arbejdsmiljøorganisationen arbejder efter en årsrytme som arbejdsmiljøudvalget har fastsat, og har gennem arbejdsmiljøpolitikken nye fokusområder hvert år. Campus Bornholm gennemfører regelmæssige arbejdspladsvurderinger samt medarbejdertrivselsundersøgelser med det formål at afdække eventuelle problemer i det psykiske og fysiske arbejdsmiljø. Med udgangspunkt i disse undersøgelser drøfter ledelse og HSU generelle og konkrete muligheder for at forebygge stress og mistrivsel. Overtrædelser af virksomhedens sikkerhedsregler og sikkerhedsprocedurer betragtes som en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet. Hvis du er i tvivl om en sikkerhedsprocedure eller har observeret overtrædelser af vores sikkerhedsregler, har du pligt til at henvende dig til din lokale sikkerhedsrepræsentant eller nærmeste leder. Yderligere information om arbejdsmiljøorganisationen kan findes på Fronter/Lectio, hvor organisationens opbygning, procedurer, indsatsområder, mm., er beskrevet. Læs om skolens arbejdsmiljøpolitik andetsteds i medarbejderhåndbogen. 4. udgave, februar

14 ORGANISATION LUU (De lokale uddannelsesudvalg) De lokale uddannelsesudvalgs vigtigste opgave er, i samarbejde med skolen, at fastlægge undervisningens nærmere indhold for de enkelte grunduddannelser, samt følge behovet og komme med forslag til fornyelse af disse. En oversigt over de lokale uddannelsesudvalg kan til enhver tid findes på Campus Bornholms hjemmeside her: Tillidsrepræsentanter Campus Bornholm lægger vægt på et godt samarbejde mellem ledelse og tillidsrepræsentanter (TR). Samarbejdet er funderet på gensidig tillid og med respekt for, at såvel ledelse som medarbejdere arbejder for skolens bedste. TR arbejder inden for aftaleområdet mellem TR og skolens ledelse. Det er f.eks. arbejdstidsaftale, aftale om Ny Løn og lønforhold. Skolens ledelse og tillidsrepræsentanter spiller en meget vigtig rolle i arbejdet med at udbrede en anerkendende kultur på skolen. Alle tillidsrepræsentanter er repræsenteret i ét af skolens lokale samarbejdsudvalg som medarbejderrepræsentanter. Arbejdet med de ansattes trivsel er forankret i samarbejdsudvalgene. Tillidsrepræsentanterne spiller således også en vigtig rolle i arbejdet med at skabe trivsel på skolen i et tæt samarbejde med skolens ledelsesrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter (AMR). Diagram over samarbejdsudvalg: HSU Ledelse: Direktør, 3 chefer, 1 leder Medarbejdere: 1 TR STX, 1 TR HHX og HTX, 1 TR VEU, 1 TR Tekn.pers. 1 TR adm.pers, 1 TR DU, 1 AMR LSU GYM Ledelse: Uddannelseschef 3 udd.ledere Medarbejdere: 1 TR DJØF HHX og HTX 1 TR GL HHX og HTX 1 TR STX 1 AMR STX 1 TR HF 1 Adm. pers. LSU TAP Ledelse: Økonomi- og adm.chef 3 TAP ledere Medarbejdere: 3 TR TAP 4 AMR TAP LSU EUD/VEU Ledelse: Uddannelseschef EUD/VEU 4 udd.ledere Medarbejdere: 2 TR UDF.EUD 1 TR UDF. VEU 1 TR DU. 3 AMR TR-Kontaktudvalg 4. udgave, februar

15 ORGANISATION Pædagogisk Råd På Campus Bornholm er der nedsat tre pædagogiske råd (PR), hvoraf det ene dækker STX og det andet VUC. VUC PR består af AVU og HF-undervisere, og derudover findes et HF PR. De pædagogiske råd består af relevante uddannelsesledere, relevant uddannelseschef samt samtlige undervisere på uddannelsen. Formålet med det pædagogiske råd er at være rådgivende for ledelsen i pædagogiske spørgsmål, og det er uddannelseschefen, der beslutter hvilke spørgsmål, der skal forelægges for det pædagogiske råd, samt hvilke ressourcer der skal afsættes til rådets møder og øvrige arbejde. Der nedsættes et formandskab, der varetager den praktiske afvikling af møderne. Områdemøder På HHX/HTX, Sprogcentret, Håndværkerafdelingen, AVU og KONTOR-HANDEL afholdes områdemøder for samtlige undervisere på uddannelserne og øvrige tilknyttede medarbejdere. Formålet med områdemøderne er gensidig information mellem ledelse og ansatte samt efter behov høringer og beslutninger om fælles anliggender. Dagsorden udarbejdes af uddannelseslederen. Direktørens ansvarsområder Ansvarlig for den daglige og strategiske ledelse af skolen Ansvarlig for implementeringen af bestyrelsens strategiske indsatsområder, herunder: o Sikre kvalitet i alle uddannelser og processer o Øverste chef for økonomi, administration samt udviklingsfunktionerne o Tilvejebringe fundamentet for opfyldelse af 95 %, 60 % og 25 % -målsætningen o Realiseringen af et fælles campusbyggeri o Videreudviklingen og styrkelsen af Campus Bornholms organisatoriske fællesskab o Sikre en sund økonomi o Integrere, understøtte og videreudvikle visionen om Bright Green Island i skolens uddannelsesarbejde Skal over for bestyrelsen afgive skriftlig beretning om skolens virksomhed i det forløbne år, forslag for det kommende års budget og planlægningen af skolens uddannelser og tilknyttede aktiviteter Uddannelsesområderne Uddannelsescheferne er strategiske ledere på deres respektive område. De har hver et antal uddannelsesledere under sig, som de mødes regelmæssigt med til ledermøder, hvor den daglige drift af uddannelserne drøftes og planlægges. Uddannelsescheferne er ansvarlige for kvaliteten og udviklingen af uddannelserne, både fagligt og pædagogisk. I praksis er driften af uddannelserne uddelegeret til de enkelte uddannelsesledere. Uddannelsescheferne kan frit disponere over deres indtægter inden for godkendte budgetter. 4. udgave, februar

16 ORGANISATION Ansvarsområder under uddannelseschefen for GYM Uddannelseschefen skal sikre, at alle elever og kursister i det gymnasiale uddannelsesområde oplever kvalitet i uddannelserne og at der altid er et undervisningstilbud, der tager udgangspunkt i den enkelte elevs behov. Overordnet ledelse af og ansvar for de gymnasiale uddannelser samt drift og udvikling af disse, herunder: Pædagogisk ansvar i forhold til gældende lovgivning. Implementering af nye love og bekendtgørelser Udvikling af uddannelserne, herunder evt. nye uddannelser, nye studieretninger, nye præsentationskurser Samarbejde: Overordnet ansvar for samarbejde med alle eksterne partnere lokalt, nationalt og internationalt inden for det gymnasiale område Udarbejdelse af samarbejdsaftaler med skoler og institutioner Økonomi: Overordnet ansvar for økonomien på de tre afdelinger: HF, HHX/HTX og STX samt de tværgymnasiale undervisningsomkostninger. Sikre at der sker en økonomistyring i uddannelsesområdet og at de enkelte organisatoriske enheder har fokus på tid og ressourceudnyttelse samt deres løbende målopfyldelse Sikre at det samlede driftsområde for GYM er balanceret under hensyntagen til grundlag, økonomi og helhed således at udsving i de enkelte uddannelser kan justeres internt Sikre at der sker en løbende opfølgning af lønsomheden på de enkelte uddannelser Sikre honorering af bestyrelsens resultatkrav Personale: Overordnet personaleansvarlig for de tre afdelinger: HF, HHX/HTX og STX. Overordnet ansvarlig for rekruttering på områderne Overordnet ansvarlig for kompetenceudvikling på områderne Overordnet ansvarlig for fratrædelse på områderne Overordnet ansvarlig for medarbejderudvikling og -trivsel på områderne Uddannelsesprojekter: Overvågning af puljer Udarbejdelse af ansøgninger Projektledelse på uddannelsesprojekter Ansvarlig for projektopfølgning i fht. donor Ansvarlig for evaluering af projekter og endelig projektafrapportering 4. udgave, februar

17 ORGANISATION GYM-uddannelsesledernes funktion Klasserne: Kontakt til teams, studieplaner, toning, store opgaver (som ikke er eksamensopgaver), AT. Eleverne: kontakt til studievejledere og elevkoordinator. Årgangen følges gennem de tre år. Lærerne: Opfølgning på årsplaner og tidsregistrering, MUS, efteruddannelse, elevklager. Læreren refererer til sin uddannelsesleder. Øvrige ansvarsområder: Bibliotek og bogkælder Budget og fagkonti på afdelingen Eksamen De store opgaver: SRP, DHO, AT, SSO, DIO m.m. Juleafslutning Lektiecafeer Optagelsesprøver Semesterplaner Studieretningsudbud Teknik og service Pædagogiske dage, pædagogisk udvikling Kommende elever (Brobygning, præsentationskurser, informationsmøder, BUM-messe/UUkontakt) Medlem af LSU-GYM Talentarbejde Elevaktiviteter afdelingsvis (Idrætsdag, skolebal, elevråd, fri-aktiviteter, fællesmøder, fester) Daglige skemaændringer Opgavefordeling Biblioteker Campus Bornholm har tre uddannelsesbiblioteker, som er målrettet elever og medarbejdere. De tre biblioteker er placeret i den gymnasiale søjle med uddannelseschefen som leder. Der er ansat to bibliotekarer, hvoraf den ene varetager biblioteksbetjeningen for HHX/HTX og EUD. Den anden bibliotekar er ansvarlig for betjeningen på STX og HF. De tre biblioteker er fysisk placeret i Krystalgade 9, på Merkurvej 10 og i Søborgstræde 2. Bibliotekerne fungerer som professionelle biblioteker, der trækker på et bredt netværk af både forsknings- og folkebiblioteker. Bibliotekarerne underviser i informationssøgning og står for indkøb af bøger og licenser (e-bøger og databaser) til de enkelte uddannelser. Derudover foretages research til opgaver og projekter. Ansvarsområder under uddannelseschefen for EUD/VEU Uddannelseschefen skal sikre, at alle elever og kursister i hhv. erhvervs-, voksen- og efteruddannelsesområdet oplever kvalitet i uddannelserne, og at der altid er et tilbud om differentieret undervisning, der er rettet mod den enkelte. Overordnet ledelse af og ansvar for uddannelsesledelse og udvikling af uddannelse: Gældende lovgivning Pædagogik Virksomhedskontakt Nye love og bekendtgørelser Nye uddannelser, nye moduler, nye præsentationskurser Nye kurser 4. udgave, februar

18 ORGANISATION Overordnet ledelse af og ansvar for salg af AMU enkelt kurser og kursuspakker i områderne: Gældende lovgivning Virksomhedskontakt og virksomhedssamarbejde LOP-koordinator (Lære Og Praktikplads) og øvrige LOP-opgaver og LOP-lovgivning Samarbejde med øvrige institutioner og instanser Samarbejde: Overordnet ansvar for samarbejde med alle eksterne partnere lokalt, nationalt og internationalt Udarbejdelse af samarbejdsaftaler med skoler og institutioner Økonomi: Overordnet ansvar for økonomien på EUD og VEU samt de tværgående undervisningsomkostninger for områderne: Sikre at der sker en økonomistyring i uddannelsesområdet og at de enkelte organisatoriske enheder har fokus på tid og ressourceudnyttelse samt deres løbende målopfyldelse Sikre at det samlede driftsområde for EUD og VEU er balanceret under hensyntagen til grundlag, økonomi og helhed således at udsving i de enkelte uddannelser kan justeres internt Sikre at der sker en løbende opfølgning af lønsomheden på de enkelte uddannelser Sikre honorering af bestyrelsens resultatkrav Personale: Overordnet personaleansvarlig for EUD og VEU. Overordnet ansvarlig for rekruttering på områderne Overordnet ansvarlig for kompetenceudvikling på områderne Overordnet ansvarlig for fratrædelse på områderne Overordnet ansvarlig for medarbejderudvikling og -trivsel på områderne Uddannelsesprojekter: Overvågning af puljer Udarbejdelse af ansøgninger Projektledelse på uddannelsesprojekter Ansvarlig for projektopfølgning i fht. donor Ansvarlig for evaluering af projekter og endelig projektafrapportering EUD-uddannelsesledernes funktion Uddannelseslederne skal sikre, at alle elever og kursister oplever kvalitet i uddannelserne, og at der altid er et tilbud om differentieret undervisning, der er rettet mod den enkelte. Uddannelseslederne skal i hovedtræk: Motivere den enkelte underviser således at kompetencerne hos underviseren kommer bedst muligt i spil herunder være opmærksom på og understøtte mulige ressourcer og talenter. Sikre en god dialog mellem alle medarbejdere, samarbejde med teamene om et godt arbejdsmiljø og aktivt forebygge og løse konflikter. Varetage opfølgning på personale (MUS, undervisere i virksomhedspraktik, prøvetidsopfølgning, opfølgning på adfærd m.v.) Indgå i team med skolens øvrige uddannelsesledere med henblik på deling af viden og pædagogisk udvikling, samt udnyttelse af lærerkræfter og øvrige ressourcer. 4. udgave, februar

19 ORGANISATION Planlægge, gennemføre og justere pædagogikken, økonomien og strategien i området i samarbejde med chefgruppen. Pædagogisk ledelse Ansvarlig for at teamene tilrettelægger undervisningen i området således at der er differentierede tilbud til alle elever og kursister Har ansvaret for at kvalitetsmålingerne i området følges op og at der udarbejdelse en handlingsplan både for den enkelte lærer, teamet og afdelingen. Ansvarlig for at studie- og ordensreglement overholdes i tæt samarbejde med teamene. Ansvarlig for afdelingens, teamets og hver enkelt lærers pædagogiske udvikling på kort og lang sigt. Ansvarlig for at al gældende lovgivning på områder er formidlet ud til alle medarbejdere i afdelingen og at det er forstået og implementeret. Administration Ansvar for grovplanlægningen af læringsaktiviteter i området. Opgøre kapacitet og aktivitet i området inden fagfordeling. Ansvar for gennemførelse af fagfordeling. Ansvarlig for områdets økonomi i tæt samarbejde med teamene og administrationen. Skal sikre at lokalerne /faciliteterne udnyttes optimalt. Skal sikre at fraværsregistreringen virker i tæt samarbejde med teamene og administrationen. Skal sikre at teamene har et højt informationsniveau om områdets økonomi ved et tæt samarbejde med administrationen. Udvikling Ansvarlig for at udvikle uddannelserne i området og foretage tiltag i samarbejde med Uddannelseschefen, teamene og kommunikationsteamet. Ansvarlig for at opfange og bearbejde signaler indenfor brancherne og udmønte dem i undervisningen. Ansvarlig for at etablere, vedligeholde et godt samarbejde samt skabe netværk med de eksterne samarbejdspartnere/virksomheder/klynger. Ansvarlig for at etablere nationale og internationale netværk for elev og lærerudveksling. Markedsføring I samarbejde med uddannelseschefen og kommunikationsteamet ansvarlig for at afdelingens informationer på skolens hjemmeside altid er tidssvarende. I samarbejde med uddannelseschefen og kommunikationsteamet ansvarlig for information og markedsføring af relevante tiltag i afdelingen. Stabsenheden Direktøren har en stabsenhed under daglig ledelse af økonomi- og administrationschefen. Denne stabsenhed samler skolens støttefunktioner, herunder løn & bogholderi, lager & kopi, IT, direktionssekretariat, kommunikation og kvalitet, elevadministration for erhvervsrettede uddannelser og AMU, intern og teknisk service samt bygnings- og kantinedrift. Under økonomi- og administrationschefen er der fire ledere med budget- og personaleansvar, nemlig en bygningsleder, kommunikations- og kvalitetsleder, IT-leder samt en kantine- og intern serviceleder. Funktionerne lager og kopi samt bogholderi har hver især en teamkoordinator, der er 4. udgave, februar

20 ORGANISATION ansvarlig for den daglige drift med reference til økonomi- og administrationschefen. Medarbejderne i direktionssekretariat samt lønafdelingen refererer direkte til økonomi- og administrationschefen. IT-funktionen løftes i det administrative fællesskab, EFIF, med lokal IT-ledelse på skolen. Økonomi- og administrationschefen deltager i chefmøderne som referent. Ansvarsområder under økonomi- og administrationschefen ØA-chefen er ansvarlig for skolens tværgående funktioner: Udarbejdelse af forslag til skolens budget og regnskab i samarbejde med chef- og ledergruppen Udarbejdelse af forslag til udvikling og drift af tværgående effektiviseringer og ressourceanvendelse Udarbejdelse af forslag til skolens politikker og procedurer Udarbejdelse af forslag til strategi og handlingsplaner Løbende budgetopfølgning Økonomien på fællesområdet Skolens IT-udvikling og drift Skolens indkøb Den tværgående udviklingsindsats samt særlige strategiske udviklingsområder Overordnet drift og vedligehold af skolens samlede bygningsmasse Overordnet kantinedrift Overordnet kommunikations- og kvalitetsarbejde Personaleansvarlig for underordnede ledere, medarbejdere i bogholderi-, løn-, indkøbs-, udviklings og sekretærfunktioner, samt overordnet personaleansvarlig for skolens øvrige tekniske- og administrative personale Rekruttering, kompetenceudvikling, medarbejderudvikling og trivsel, tjenestelige samtaler, sygesamtaler og afskedigelser inden for fællesområdet og de tværgående undervisningsfunktioner på skoleniveau Deltagelse i klagesager, tjenestelige samtaler, sygesamtaler, mm. i organisationen generelt i henhold til gældende procedurer. Kvalitets- og kommunikationslederens funktion Daglig ledelse, planlægning, information og opfølgning af kvalitets- og kommunikationsarbejdet Personaleledelse: o Motivere den enkelte medarbejder således at kompetencerne hos medarbejderen kommer bedst muligt i spil. Være opmærksom på og understøtte mulige ressourcer og talenter. o Sikre en god dialog mellem alle medarbejdere. o Samarbejde med medarbejderne om et godt arbejdsmiljø. o Opfølgning på personale (MUS, undervisere i virksomhedspraktik, prøvetidsopfølgning, opfølgning på adfærd m.v.) o Aktivt forebygge og løse konflikter. Opfølgning på iværksatte initiativer indenfor områderne Tovholder på andre relaterede projekter Ansvarlig for facilitering af alle evalueringer, herunder udvikling, koordinering, oprettelse og distribution Superbruger på evalueringssystemerne ESEV og Vis Kvalitet 4. udgave, februar

21 ORGANISATION Ansvarlig for rapportering af kvalitetsparametre til Undervisningsministeriet og andre instanser Ansvarlig for markedsføring, herunder strategi og markedsføringsplan Sparringspartner for ledergruppen i forbindelse af kvalitetsudvikling og markedsføring af uddannelser Ansvarlig for vedligeholdelse af og opfølgning på skolens kvalitetsmanualer, herunder svejse-certificering og SKS-system. Bygningslederens funktion Personaleledelse o Motivere den enkelte underviser således at kompetencerne hos underviseren kommer bedst muligt i spil. Være opmærksom på og understøtte mulige ressourcer og talenter. o Sikre en god dialog mellem alle medarbejdere. o Samarbejde med medarbejderne om et godt arbejdsmiljø. Opfølgning på personale (MUS, undervisere i virksomhedspraktik, prøvetidsopfølgning, opfølgning på adfærd m.v.) o Aktivt forebygge og løse konflikter. Daglig drift og prioritering i forhold til ressourcer Udkast til nye tiltag (tegninger) Beregninger Projektering Byggestyring og -tilsyn Undervisningsopgaver kan forekomme Servicelederens funktion Servicelederen er ansvarlig for Campus Bornholms kantiner og udsalgssteder samt rengøring, herunder: Personaleledelse o Motivere den enkelte medarbejder således at kompetencerne hos medarbejderen kommer bedst muligt i spil. Være opmærksom på og understøtte mulige ressourcer og talenter. o Sikre en god dialog mellem alle medarbejdere. o Samarbejde med medarbejderne om et godt arbejdsmiljø. o Opfølgning på personale (MUS, undervisere i virksomhedspraktik, prøvetidsopfølgning, opfølgning på adfærd m.v.) o Aktivt forebygge og løse konflikter. Sortiment og prisfastsættelse Indkøb Rengøringsstandard Ansvar for indkøb til områderne Ansvarlig for Hoffmann Kollegiet, herunder udlejning og lejekontrakter, samtaler og opsigelse af lejekontrakter, god ro og orden, økonomi IT-lederens funktion Personaleledelse o Motivere den enkelte underviser således at kompetencerne hos underviseren kommer bedst muligt i spil. Være opmærksom på og understøtte mulige ressourcer og talenter. o Sikre en god dialog mellem alle medarbejdere. 4. udgave, februar

22 ORGANISATION o Samarbejde med medarbejderne om et godt arbejdsmiljø. Opfølgning på personale (MUS, undervisere i virksomhedspraktik, prøvetidsopfølgning, opfølgning på adfærd m.v.) o Aktivt forebygge og løse konflikter. Fælles IT-budget og revisionssupport. Indkøb i henhold regler fra staten herom. Daglig drift og prioritering i forhold til ressourcer Driftsansvar for telefoni, UMS, interne websider, print/kopi, videoovervågning, serverapplikationer, videokonferencesystemer DanID LRA administration UNI-login administrator SU-administrator Virk.dk administrator E-boks administrator CUB teknikadministrator (kørekort) Samarbejde med EFIF (drift, planlægning og nye tiltag) Understøtte forretningen med relevante IT-løsninger. Lønafdelingen Lønafdelingen refererer til økonomi- og administrationschefen. Lønafdelingen skal dels sikre, at skolen overholder gældende lovgivning og aftaleret i diverse ansættelsesforhold herunder i forbindelse med rekruttering, fratrædelse, sygefravær, klagesager, mm., og dels sikre en ensartet behandling af HR-forhold i henhold til skolens generelle personalepolitik samt underliggende politikker og procedurer. Lønafdelingen har en dobbeltfunktion i forhold til skolens personaleansvarlige. På den ene side er der tale om en rådgivende og vejledende funktion i forhold til de personelansvarlige og på den anden side er der tale om en kontrolfunktion i forhold til selvsamme med henblik på at sikre overholdelse af gældende lovgivning og aftaleret. Lønafdelingen er ansvarlig for lønudbetaling, ferieplanlægning, registrering af sygefravær, udarbejdelse af ansættelseskontrakter, sindetskrivelser, opsigelser, mm., samt opdatering af personalearkiv. Økonomifunktionen Økonomifunktionen refererer til økonomi- og administrationschefen. Økonomifunktionens har en dobbeltfunktion i forhold til skolens budgetansvarlige. På den ene side er der tale om en rådgivende og vejledende funktion i forhold til de budgetansvarlige med henblik på at sikre en overholdelse af eksisterende budgetter, og på den anden side er der tale om en kontrolfunktion i forhold til sidstnævnte, så økonomiske udfordringer bliver adresseret rettidigt. Økonomifunktionen er meget afhængig af et tæt samarbejde med de budgetansvarlige, da det kun er på baggrund af dialog med og input fra disse, der kan skabes et troværdigt billede af skolens økonomiske udvikling og udfordringer. Økonomifunktionens ansvarsopgaver inkluderer udarbejdelse af måneds-, kvartals- og årsregnskab samt regelmæssig budgetopfølgning med udarbejdelse af kvartalsvise budgetprognoser. Kvalitet og kommunikation Kvalitets- og kommunikationslederen har det daglige ansvar og den praktiske koordinering af kvalitetssystemets opbygning, anvendelse og vedligeholdelse. Kvalitetslederen samarbejder tværorganisatorisk med de øvrige ledere om tilvejebringelse af kvalitetsdokumentationen og opfølgningen af kvalitetsmålinger. 4. udgave, februar

23 ORGANISATION Kvalitets- og kommunikationslederen er sammen med den daglige sikkerhedsleder ansvarlig for, at der regelmæssigt gennemføres arbejdspladsvurderinger, undervisningsmiljøvurderinger mv. Se endvidere særskilt afsnit om kvalitetssystematik andetsteds i medarbejderhåndbogen. Kommunikationsteamet rådgiver ledere og medarbejdere i forhold til intern og ekstern kommunikation. Teamet har desuden ansvaret for at bringe diverse nyheder i relevante fora, såsom hjemmesiden, Facebook, nyhedsbreve og/eller pressemeddelelser. Derudover varetager teamet produktion af skolens informationsmateriale såsom uddannelsesbrochurer, elevhåndbøger, informationsfoldere, nyhedsbreve m.m. Kantiner På adresserne Merkurvej, Søborgstræde, Krystalgade og Sandemandsvej findes kantiner, hvor medarbejderne og elever kan købe mad, drikkevarer og snacks. Der er ligeledes midlertidigt kantineudsalg på den kreative gang/håndværkergangen på Minervavej 2 under byggeperioden. Maden produceres i det store køkken på afdelingen MAD på Sandemandsvej og leveres til kantinen. Som medarbejder kan du købe klippekort og opnå rabat på frokostretter. Kantinen kan også levere take-away på bestilling. Du kan betale kontant og med MobilePay i kantinen. Det er ikke muligt at betale med Dankort. Materialelager Skolen har et materialelager, hvor du kan bestille/hente kontorartikler, materialer til brug i undervisning samt servicearbejde. Lageret er beliggende på Minervavej 2, lokale Såfremt du har nøglekort til adressen, har du adgang til lageret alle døgnets timer og kan benytte dig af selvbetjeningssystemet, introduktion til dette kan ske i åbningstiden eller efter aftale. Du har også mulighed for at afgive din bestilling pr.: Telefon: Mailadresse: logistik@cabh.dk De bestilte varer vil blive sendt med intern post på den rute, der køres hver formiddag, medmindre andet er aftalt. Varerne bliver stillet på det sted, hvor den interne post bliver afleveret. Pakken mærkes med bestillerens initialer og afdeling. Haster leveringen, kan du afhente varerne på lageret. Materialer, som ikke er på lager, skaffes hjem, eller lageret kan anvise, hvor det skal købes. Lageret er bemandet med Tom Nygård Petersen: tnp@cabh.dk / tel I forbindelse med lageret findes en butik, hvor elever kan købe kontorartikler mm. De kan betale kontant eller med MobilePay. Lageret tager ikke imod betalingskort. Ekspeditionstiderne i butikken er: Mandag-fredag kl. 08:00 14:00 Eller efter aftale Kopicenter Skolen har et centralt kopicenter, hvor du som underviser eller administrativt personale kan få printet, kopieret og indbundet materiale, kopieret CD/DVD, indscannet tekster etc. Kopicenteret er beliggende Søborgstræde 2. Åbningstiderne er: Mandag-torsdag kl Fredag kl Du kan henvende dig personligt i kopicenteret og afgive din printordre der, eller du kan afgive din printordre pr. mail til: kopicenter@cabh.dk 4. udgave, februar

24 ORGANISATION For større printopgaver skal kopicenteret have opgaven min. 1 dag forud for, du skal have materialet i hænde. For mindre printopgaver kan du kontakte kopicenteret samme dag, som materialet ønskes parat til afhentning. Hvis du arbejder på en anden adresse end Søborgstræde 2, kan materialet leveres med intern post til den adresse, hvor du arbejder. Udbringning sker hver formiddag, og materialet afleveres på samme sted som den interne post. Materialet mærkes med bestillerens initialer og afdeling. Kopicenteret er bemandet med: Jens E. Holm: kopicenter@cabh.dk tlf udgave, februar

25 STRATEGI OG POLITIKKER Bestyrelsen fastlægger hvert år skolens strategi for en 5-årig periode. Hvert år reviderer bestyrelsen strategien på baggrund af en strategiproces på skolen. Når strategien er fastlagt udarbejder skolens ledelse handleplaner for, hvordan de strategiske mål nås. Skolens direktør, chefer og ledere forpligtes på handleplanerne, da succeskriterierne bliver indskrevet i ledelsens resultatkontrakter. Resultatkontrakterne bliver dermed også et opfølgningsdokument på Campus Bornholms strategi. Den gældende strategi finder du på skolens hjemmeside: DET ER VI Campus Bornholm udbyder det bredest mulige felt af attraktive ungdoms-, voksen- og efteruddannelser af høj kvalitet i et inspirerende, dynamisk og udviklende læringsmiljø, der skaber værdi for mennesker og samfund. DET VIL VI Vi vil med vores undervisning inspirere, motivere og løfte såvel unge som voksne til at yde deres bedste i et udviklende læringsmiljø præget af høj faglighed, hvor der er udfordringer til alle på tværs af fag og uddannelser. Vi vil med vores campus skabe et dynamisk krydsfelt, hvor uddannelserne møder hinanden og giver vores elever en platform for innovation, udsyn og indsigt i at komplekse problemer bedst løses i tværfaglige miljøer. Vi vil gøre vores elever og kursister til aktive samfundsborgere, der står i spidsen for en bæredygtig samfundsudvikling på både det miljømæssige, økonomiske og sociale plan. VORES HANDLINGER 1: Fokus på kerneopgaven Vi vil skabe attraktive rammer for vores elever og kursister. Læringsmiljøet skal understøtte eksperimenterende undervisningsformer med fokus på ny teknologi og digitale muligheder. Vores undervisning skal være afvekslende og udfordrende, og vi skal sikre en høj faglighed i uddannelserne med størst muligt udbytte for eleverne. Vi vil prioritere kompetenceudvikling som et strategisk indsatsområde både for den enkelte medarbejder og på tværs af skolens afdelinger og uddannelser. Vi vil arbejde for en øget elevtilfredshed på tværs af skolen. Vi vil sikre en helhedsorienteret vejlederindsats for at forebygge og nedbringe fravær og frafald, og vi vil sikre, at unge, der falder fra én uddannelse, hurtigt kanaliseres ind i et nyt og mere egnet uddannelsesforløb. Vi vil fastholde Campus Bornholms signifikante løfteevne og arbejde for, at flere får en kompetencegivende uddannelse. Vi vil udvikle vores uddannelser i samarbejde med øens grundskoler, 10. klasser, aftagerinstitutioner, erhvervsliv samt internationale relationer. Vi vil prioritere udvikling af uddannelserne, og vi vil sammentænke funktioner, processer, medarbejder-ressourcer og faciliteter på tværs, så vi kan sikre den bedste undervisning inden for de økonomiske rammer. 25

26 STRATEGI 2: Organisatorisk og bygningsmæssigt fællesskab Vi vil skabe de bedste forudsætninger for et bredt uddannelsesudbud og attraktivt socialt og fagligt miljø for både uddannelsessøgende og ansatte. Vi vil udvikle en fælles kultur med plads til uddannelsernes særlige karakteristika og identitet frem mod indflytningen i vores fælles byggeri. Campus Bornholms uddannelser skal udvikle eksisterende og etablere nye praksisfællesskaber på tværs af afdelinger og uddannelsesretninger med respekt for de enkelte uddannelsers profiler. Vi vil sikre, at campusbyggeriet realiseres inden for den aftalte tid med den aftalte kvalitet og økonomi. 3: Tillid og trivsel Vi vil arbejde mod høj tillid og trivsel på Campus Bornholm. Det kræver et fortsat fokus på medarbejdertrivsel, tillid, medansvar og motivation med forpligtende dialog og meningsudveksling inden for rammerne af Campus Bornholms grundlag og mål. Vi vil videreudvikle et kulturelt og værdimæssigt fællesskab præget af tillid, ansvar og medansvar for fællesskabet. Vi vil sikre, at den organisatoriske udvikling giver det bedst mulige grundlag for et tillidsfuldt samarbejde imellem ledelse og medarbejdere samt imellem de enkelte afdelinger og personalegrupper. Her prioriterer vi og vil styrke samarbejdet i de eksisterende samarbejdsorganer i forhold til samarbejde imellem ledelse og medarbejdersiden, arbejdsmiljø, tillid og trivsel. 4: Fælles bæredygtig profil Vi vil uddanne unge mennesker med vilje til at tage aktivt del i samfundet og stå i front for en bæredygtig udvikling som en del af Bornholms vision, Bright Green Island. Det bæredygtige perspektiv skal indlejres i institutionens grundlæggende værdier, så miljømæssig, økonomisk og social bevidsthed bliver en del af skolens generelle dannelsesideal, undervisning og daglige drift samt i vores netværk og samarbejde med aktører uden for Campus Bornholm. OM CAMPUS BORNHOLMS STRATEGI Campus Bornholms strategi er en rullende 5-årig strategi, som revideres årligt af skolens bestyrelse. 4. udgave, februar

27 POLITIKKER Om skolens politikker Campus Bornholm har en overordnet personalepolitik, som formulerer skolens personalepolitiske visioner og grundprincipper, og fastlægger rammerne for det daglige arbejde for alle ansatte. Personalepolitikken indeholder en række underliggende politikker så som madpolitik, rygepolitik, stresspolitik mv. Hvor personalepolitikken beskriver skolens hensigtserklæringer og målsætninger, er Medarbejderhåndbogen en samling af de faktiske regler og procedurer og mindre politikker (så som indkøbspolitik og rejsepolitik), der danner de praktiske rammer for dit daglige arbejdsliv. Personalepolitik Personalepolitikken skal støtte og fremme den pædagogiske vision om at levere kvalitet i uddannelserne uanset niveau og målgruppe. Personalepolitikken skal endvidere give den enkelte mulighed for faglig og personlig udvikling og derigennem bidrage til Campus Bornholms fortsatte udvikling. Det er politikkens målsætning at forbedre løsningen af den fælles opgave gennem de tre indsatsområder: Identitet og fællesskab Kommunikation og samarbejde Kompetente og engagerede medarbejdere. Politikken evalueres løbende og skal minimum hvert andet år drøftes i HSU. Lønpolitik Lønpolitikken skal skabe grundlag for en målrettet og fleksibel løndannelse, der kan understøtte Campus Bornholms mål og strategier i sammenhæng med skolens personalepolitik. Lønpolitikken er udarbejdet af HSU og revideres hvert andet år i lige år og evalueres senest efter to år i HSU. Du kan læse politikken i sin fulde længde på hjemmesiden. Du kan læse personalepolitikken og lønpolitikken i deres fulde længde på skolens hjemmeside, og du kan læse mere om løn andetsteds i Medarbejderhåndbogen. Personalepolitikudvalg Personalepolitikudvalget er nedsat af skolens hovedsamarbejdsudvalg (HSU) og består af tillidsrepræsentant fra EUD/VEU, tillidsrepræsentant fra TAP, tillidsrepræsentant fra GYM, uddannelseschef for GYM, økonomi- og administrationschef samt direktør. 4. udgave, februar

28 KOMMUNIKATION KOMMUNIKATION Skolens interne kommunikationskanaler Skolen har følgende etablerede kommunikationskanaler for intern kommunikation: Fællesdrevet, hvor diverse referater fra skolens interne samarbejdsorganer er tilgængelige. Nyhedsbrev fra ledelsen som bliver sendt per mail til alle medarbejdere regelmæssigt. Hjemmesiden, hvor de seneste officielle nyheder bliver lagt ind. Her forefindes også referater fra skolens bestyrelsesmøder. Regelmæssige informations- og dialogmøder i relevante fora, f.eks. teammøder, områdemøder, mv. Semesterfoldere og månedsfoldere, hvor der gives rammer for årsplan og månedens aktiviteter. Herudover findes en række lokale kommunikationskanaler, der knytter sig til opgavevaretagelsen på de enkelte adresser, som eksempelvis Lectio og Fronter samt lokale nyhedsbreve. Genkendelighed i formsprog og design En vigtig del af kommunikationen er vores visuelle identitet. En stærk visuel identitet signalerer professionalisme, sammenhængskraft og samhørighed på tværs af skolens afdelinger. Campus Bornholm har en designmanual, som er tilgængelig på fællesdrevet, V:\Fælles Kommunikationsmateriale. Skolens logo skal anvendes korrekt i alle eksterne sammenhænge og i overensstemmelse med designmanualen. Er du i tvivl om, hvordan du skal bruge skolens logo, eller har du brug for grafisk materiale til eksterne sammenhænge, skal du kontakte kommunikationsteamet, som kan vejlede dig og udarbejde materiale. De enkelte afdelinger og den lokale ledelse har ansvar for at sikre, at dokumenter (eksempelvis informationsbreve, brochurer, invitationer mm.) produceres i henhold til skolens designmanual. Grøn kommunikation Campus Bornholm understøtter visionen om Bright Green Island, og det betyder blandt andet, at vi i vores interne og eksterne kommunikation gør os overvejelser om, hvordan vi kan kommunikere på en grøn måde. Undgå unødvendigt papirbrug ved kun at printe og kopiere dokumenter, når det er påkrævet. Brug de elektroniske formularer i videst muligt omfang for at minimere papirbrug. Skolen stiller et mobilt videokonference/skypesystem til rådighed med henblik på, at du som medarbejder kan deltage i møder udenøs via digital og dermed mere ressourceøkonomisk tilstedeværelse. Hvorvidt et givet møde kan afvikles ved digital tilstedeværelse eller ej vurderes af din nærmeste leder i forbindelse med godkendelsen af aktiviteten som en tjenesterejse. 4. udgave, februar

29 KOMMUNIKATION De interne kommunikationsplatforme Dialog og møder Den direkte daglige formelle kommunikation mellem medarbejdere og mellem medarbejdere og ledelse finder sted på områdemøder, teammøder og møder i udvalg og demokratiske organer. Ved dialog på møder har alle parter informations- og initiativpligt. Ved møder i alle relevante udvalg og fora skrives referat, som gøres tilgængeligt for deltagerne og relevante medarbejdere. Intranet Fronter og Lectio anvendes pt. som intranet, hvorfra alle relevante dokumenter kan tilgås. Dette er en midlertidig løsning, da ikke alle medarbejdergrupper bruger Fronter og Lectio i hverdagen. Der arbejdes derfor på at etablere et fælles intranet som på let og overskuelig vis giver adgang til relevant information for alle medarbejdere på Campus Bornholm. Alle trykte materialer, vejledninger mm. skal i videst muligt omfang være tilgængelige på Fronter/Lectio eller på hjemmesiden. Interne nyhedsbreve Der udsendes regelmæssigt et medarbejdernyhedsbrev med informationer fra chefgruppen, som vedrører alle ansatte på Campus Bornholm, såsom organisationsændringer, økonomi, byggeproces, nye tiltag med videre. Skolens afdelinger kan også udsende nyhedsbreve. Disse nyhedsbreve indeholder information, som kun vedrører ansatte i den pågældende afdeling. Sådanne nyhedsbreve tilgår altid kommunikationsteamet, som efter aftale med lederne, kan videreformidle relevant stof. Det er til enhver tid ledelsen af afdelingen, der udgiver lokale nyhedsbreve. De eksterne kommunikationsplatforme Eksternt nyhedsbrev Det udsendes regelmæssigt et eksternt nyhedsbrev fra Campus Bornholm, hvis formål er at skabe opmærksomhed omkring skolen ved at præsentere læserne for de mange aktiviteter og positive historier, der er i og omkring Campus Bornholm. Samtidig er formålet at informere om den løbende byggeproces, så der skabes åbenhed og interesse herfor. Alle ansatte modtager nyhedsbrevet, da det er vigtigt, at du som medarbejder har mulighed for at følge med i nyheder fra skolen rettet mod offentligheden. Hjemmeside Skolens hjemmeside, indeholder informationer om Campus Bornholm som uddannelsesinstitution og skolens uddannelsestilbud inden for ungdomsuddannelserne og kursusudbud inden for voksen- og efteruddannelsesområdet. Hjemmesiden indeholder endvidere en kursusoversigt, hvor virksomheder og kursister kan tilmelde sig. Lederne er ansvarlige for, at hjemmesiden på deres område til en hver tid er opdateret og korrekt. Kommunikationsteamet sørger for opdatering af hjemmesiden i samarbejde med lederne. Sociale medier Campus Bornholm har profiler på facebook ( YouTube ( og Flickr ( Kommunikationsteamet er administrator af facebook-siden og poster nyheder flere gange om ugen (dog ikke i skolens ferier) samt reagerer på eventuelle spørgsmål og henvendelser, der stilles på 4. udgave, februar

30 KOMMUNIKATION siden. Uddannelseslederne er ansvarlige for, at kommunikationsteamet kender til emner, der kan være relevante på Facebook. I det omfang ansatte gør brug af facebook, opfordres de til udelukkende at have kontakt til elever og kursister via en dertil oprettet professionel profil, så at personlige relationer ikke kan få indvirkning i forhold til den professionelle relation til elever og kursister. Presse/medier Vi ønsker, at være proaktive ved at kommunikere relevante historier og fastholde et godt image. Vi ser pressen som en vigtig strategisk samarbejdspartner i at sikre, at Campus Bornholms relevante budskaber når ud til Bornholm og befolkningen i øvrigt. De lokale afdelingers ledelse har ansvaret for, at gode historier kommunikeres til pressen. Kontakt med pressen på institutionens vegne skal kendes af kommunikationsteamet. På denne måde sikres, at nyheder og information bringes i de relevante fora, såsom hjemmesiden, facebook, nyhedsbreve mv. Lederne har ansvaret for at informere kommunikationsteamet om pressekontakt. Det er til enhver tid skolens direktør, der på institutionens vegne udtaler sig om de generelle organisatoriske og uddannelsespolitiske forhold, mens uddannelseschefer udtaler sig om organisatoriske og uddannelsespolitiske forhold inden for deres respektive ansvarsområder. Direktør og chefer kan i enkeltsager uddelegere mediekontakten til relevante ledere eller medarbejdere. Ansattes ret til at ytre sig Der henvises til Justitsministeriets vejledning om offentligt ansattes ytringsfrihed (vejledning nr. 87 af 14. september 2006). Vejledningen indeholder en beskrivelse af gældende ret på området med det formål at skabe klarhed om de overordnede regler og principper for offentligt ansattes ytringsfrihed. Justitsministeriets vejledning om offentligt ansattes ytringsfrihed er gengivet i sin helhed i vejledningen God adfærd i det offentlige som kan findes på nedenstående link. %20Juni%202007/God%20adfaerd%20juni% pdf.ashx Pressemeddelelser Pressemeddelelser udsendes af kommunikationsteamet og arkiveres på fællesdrevet her: V:\BHES fællesdrev\kommunikationsafdelingen\kommafd\pressemeddelelser Hvis du ønsker at udsende en pressemeddelelse, kan du kontakte din nærmeste leder eller kommunikationsteamet, som kan hjælpe med tekstproduktion. Pressemeddelelser, der er relevante for alle ansatte, såsom organisationsændringer, fundraisingog byggerinyheder, udviklingstiltag mv. sendes til medarbejderne til orientering, inden pressemeddelelsen sendes til medierne. Hvis ikke andet aftales, sendes pressemeddelelser til Bornholms Tidende, TV2 Bornholm, Danmarks Radio Bornholm og Bornholm.nu. Annoncer, brochurer, plakater Hvis du har brug for udarbejdelse af annoncer, brochurer eller plakater, skal du kontakte din nærmeste leder eller kommunikationsleder Pia Holm Hansen (phh@cabh.dk). Kommunikationsteamet er ansvarlig for udarbejdelsen af materiale til publicering samt overholdelse af budgettet for annoncering og tryk. Materialet udarbejdes i samarbejde med de enkelte afdelinger. 4. udgave, februar

31 KOMMUNIKATION Kommunikationsteamet varetager den endelige godkendelse af materialet bl.a. for at sikre, at det overholder skolens designmanual. Generelle procedurer for og post Det primære elektroniske kommunikationsmiddel er skolens Outlook/Exchange system. Alle ansatte har en mailkonto, og du har pligt til jævnligt at læse og besvare dine mails i arbejdstiden. Der forefindes i Lectio og Fronter, men til officiel og almindelig brug anvendes Outlook. Når du sender s via skolens mailsystem, betragtes det altid som en officiel henvendelse fra skolen. Derfor skal alle s forsynes med mail-signatur med navn, adresse m.v. Du finder en guide til oprettelse af signatur til Outlook her under Outlook signatur. Autosvar (ikke tilstede) benyttes altid, hvis du ikke har adgang til mail mere end 2 dage. Autosvaret skal indeholde oplysning om, hvornår du er tilbage, samt hvem der kan rettes henvendelse til, såfremt der er tale om en hastesag. Endvidere skal du oplyse om, at den modtagne mail ikke automatisk videresendes. For at undgå, at medarbejdere føler sig spammet eller overinformeret, skal brugen af den overordnede mailgruppe ansatte@cabh.dk begrænses til at omhandle nyhedsbreve og specifik eller generel information fra ledelsen og personaleforening. Hvis du har behov for at udsende en orientering eller meddelelse til alle ansatte, skal det godkendes af din nærmeste leder inden udsendelsen. skal ikke anvendes til f.eks. salg eller udlejning. Af respekt for skolens øvrige ansatte må du ikke videreformidle mails, der skal behandles fortroligt. Adgang til ansattes mailkonto I den ekstraordinære situation, hvor der er begrundet mistanke om, at en ansat har videresendt interne informationer via mail til tredjepart, eller en begrundet mistanke om, at en ansat på anden vis har misbrugt skolens mail, så har ledelsen ret til at indlede en undersøgelse, der involverer en gennemgang af pågældende ansattes mailkonto. Den fratrædende medarbejders mail lukkes på den sidste arbejdsdag, hvis ikke andet er aftalt. Er medarbejderen fritstillet, lukkes mailen på fritstillingsdagen. Det skal understreges, at det ikke er tilladt for en medarbejder uden forudgående aftale med sin leder at formatere sin harddisk, tilintetgøre elektronisk eller skriftligt materiale eller foretage andre ændringer i udleverede effekter og lignende, inden vedkommende fratræder. Post Digital post Skolen sender som udgangspunkt ikke breve med postvæsenet men i stedet kun som elektronisk post til modtagerens digitale postkasse. Det kan være optagelsesbreve, meddelelser om skolestart, informationer mv. til elever så som fraværsmeddelelser, mødeindkaldelser, opfølgningsbreve, information om SU mv. Får du brug for at sende digital post fra skolen, eller ønsker mere info, kan du kontakte: Thorkild Holm, th@cabh.dk, tlf eller Pia Holm Hansen, phh@cabh.dk, tlf Hos Thorkild kan du desuden få en funktionsbeskrivelse/vejledning i brug af post-systemet. 4. udgave, februar

32 KOMMUNIKATION Indkommende post Al indkommende brevpost til Campus Bornholm sendes til Minervavej 1, 3700 Rønne. Posten åbnes i receptionen og journaliseres efter skolens gældende procedure. Det er alene post til tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter samt post, der er sendt Rekommanderet, der fordeles UÅBNET. Eksamensopgaver, mm., kan sendes til medarbejderes privatadresse. Post til skolens forskellige adresser omdeles med intern transport i løbet af formiddagen. Udgående post Når du sender post fra skolens adresser i arbejdsøjemed, skal du sørge for, at posten bliver journaliseret efter skolens gældende procedure. Dette gøres ved at sende en kopi til skolens reception eller at sørge for, at de postansvarlige på de pågældende adresser tager sig af det. Alle breve skal udfærdiges på skolens brevskabeloner og sendes i skolens officielle kuverter med logo. Journalisering Al korrespondance, der på en eller anden måde er en form for aftale, skal journaliseres. Al skriftligt og mundtligt materiale, der giver anledning til sagsbehandling eller som på anden måde dokumenterer skolens virksomhed, herunder alle former for kontrakter og bindende aftaler, skal journaliseres digitalt. Journaliseringsmateriale kan afleveres i fysisk form eller es til direktionssekretariatet, som administrerer skolens journalplan, og som vil sørge for at dokumentet journaliseres. Kalender Campus Bornholm bruger kalendersystemet fra Microsoft Outlook. Der er til enhver tid åbenhed om hvilke aktiviteter medarbejdere og ledere er involveret i på Campus Bornholm, samt hvornår hvem er til stede. Alle ansatte på Campus Bornholm har derfor åben kalender og registrerer møder, fravær og lign. i denne. Kalenderaftaler af privat karakter eller aftaler omfattet af tavshedspligt, kan låses med Privat og er således ikke offentlige. Telefon Åbningstider og telefonnumre til de forskellige afdelinger er beskrevet på hjemmesiden. Telefonsvarer skal slås til uden for åbningstid og informere om åbningstiderne for den pågældende afdeling. 4. udgave, februar

33 IT Organisation Campus Bornholms IT-funktioner varetages af CB IT og IT-fællesskabet EFIF, som består af en række forskellige uddannelsesinstitutioner, gymnasier, handelsskoler mv fordelt over hele landet. Servere er hostet hos EFIF og der abonneres på en administrativ supportpakke. Netværk Alle elever, kursister og ansatte gives adgang til Campus Bornholms netværk og ressourcer heri. Alle har adgang til netværksdrev og printere. Alle er velkomne til at medbringe eget computerudstyr dog kun bærbart. CB IT vil være behjælpelig med opkobling til trådløst netværk, mail o.a. For adgang til trådløst netværk, anvendes udleverede login. Routere og switche administreres af EFIF. Trådløst netværk administreres lokalt sammen med EFIF. Opsatte enheder må ikke frakobles eller slukkes. Fordi det kan forstyrre netværkets drift, må der ikke medbringes og opstilles nogen form for netværksudstyr (trådløse routere o.l.), og smart-phones må ikke sættes op til internetdeling. Netværksdrev Ansatte og elever gives adgang til fælles og personligt netværksdrev, som automatisk tildeles på campus-ejede computere. Udefra kan disse drev tilgås viadirect Access eller Terminalserveropkobling. Med brug af eget login, er der også adgang til Microsofts OneDrive, der kan tilgås overalt af: Windows-computere Mac-computere Tablets og smartphones Der logges på (ligesom for ). Systemer PersSys EFIF s administrationsprogram af ansattes personoplysninger samt login med tilhørende adgangsrettigheder. Alle ansatte oprettes, ajourføres og nedlægges af LØN i PersSys. Ansatte kan selv rette nogle af oplysningerne det sker på: Det er dit ansvar som medarbejder på Campus Bornholm at melde ændringer i dine stamdata i PersSys. Det kan være vigtigt, hvis skolen eksempelvis skal have fat i dine pårørende. Du finder en quickguide til PersSys i bilagene sidst i håndbogen. SBDF Skolernes Digitale Blanketflow Campus Bornholms digitale blanketter administreres gennem Skolernes Digitale Blanket Flow (SDBF). Blanketterne dækker først og fremmest bilag i bogholderiet og lønkontoret, men vil også med fordel blive brugt i andre funktioner. SBDF tilgås via startsiden start.cabh.dk under Digitale blanketter. Vi er tilknyttet et udviklingsteam, som løbende sørger for forbedringer af de blanketter der bruges, samt udvikler nye blanketter efter input fra erfagrupper. 33

34 IT Du finder en quickguide til SBDF i bilagene sidst i håndbogen. UMS Automatisk brugervedligeholdelsessystem for elever. Gæstebrugere og massebruger oprettes heri. Lectio Det studieadministrative system for GYM men snart også for EUD. Ud over lærer- og elevadministration indeholder Lectio også elektroniske klasserum. EASY Det studieadministrative system for EUD. FLEX Skemalægning og ressourcestyring for EUD. Fronter Elektronisk klasserum for EUD. Fjernadgang Fjernskrivebordsadgang kan opnås på følgende terminalservere: Undervisningsnet: Administrationsnet: Direct Access CB ejede computer kan nå alle ressourcer (netværksdrev o.a.) alle vegne fra. Software Center Ansatte kan selv installere CB s anvendte programmer via Software Centeret. IMS arkiv Elektronisk dokumentarkiv med adgang til e-boks og afsendelse af digital post. Navision STAT Bogholderiprogram IMS Fakturaflow Elektronisk styring og godkendelse af fakturaer. SLS Lønsystem OfficeLink Budget- og udgiftsstyring. Statens e-rekruttering Styring af stillingsopslag, ansøgning og svar. Hjemmesider Links til de mest benyttede systemer. IT vejledninger, policies og downloads. Online opgavesamling. 4. udgave, februar

35 IT Online eksamensopgaver og elektronisk opgaveaflevering. Kollegium Hoffmann bookingsystem. Online- og offline-formularer Oversigt og registrering af CB s computere. Printere Alle ansatte og elever har adgang til de fleste campus-printere. For campus-ejede computere, kan brugerne selv vælge ønskede printer via ikon på computerens skrivebord. For brugere, der anvender eget udstyr, opnås der printeradgang for Windows- og Mac-computere jf. følgende vejledning: Mail Alle med loginkonto har egen mailboks. Mailadresse = <brugernavn (uden.cb)>@cabh.dk Mailboksen er beregnet til arbejdsrelaterede formål. Når man ikke længere er ansat eller elev, lukkes mailboksen. Der kan med fordel sættes autosvar på i den sidste tid af ens ansættelse om, at man stopper, og at mail fremover kan sendes til nærmere anførte modtager(e). Der kan opstå situationer hvor en mailboks må åbnes og gennemses eller viderestilles fra centralt hold. Det sker kun på ordre fra direktør/chef. Login-konto UMS Alle elever oprettes, ajourføres og nedlægges automatisk, ud fra oplysningerne i EASY og Lectio. Dette styres af UMS (User Management System). UMS stiller en administrations-webside til rådighed, til hvilken alle ansatte har adgang. Her kan brugeres login slås op, og adgangskoder nulstilles. LØN og elevadministratorerne har udvidet adgang. Efter oprettelse udskrives et velkomstbrev, der indeholder alle relevante oplysninger. Velkomstbrevet udleveres til eleven ved skolestart. Adgangskoden holder hele skoleforløbet ud. Gæstebrugere Til brug for gæster (enkeltpersoner), kan der oprettes gæstelogin, som sættes til at udløbe på specifik dato. Gæstelogin s levetid er max. 90 dage. Gæstebrugere oprettes af LØN og kursus- /elevadministrationerne samt IT i UMS. Massebrugere Anvendes fx til hold på IDV-kurser, hvor kursisterne ikke er oprettet som kursist i EASY. Login s til massebrugere har max. levetid på 1 år. Massebrugere oprettes primært af CB IT, men kan også foretages af elevadministrationerne og kursusadministrationen i UMS. Login syntax Ansatte oprettes med <initialer>.cb og elever med UNI-login. Software Campus Microsoft-licens giver tilladelse til at køre med sidste nye Windows- og Office-version. Det tilstræbes at køre på sidste nye version. Ansatte og elever kan frit downloade og installere nyeste Office fra (MS Office) på egne computere, der anvendes i campus regi. Licensnøgle indtastes af CB IT. Al software indkøbes og administreres af IT-sekretariatet. 4. udgave, februar

36 IT Computere Indkøb Al indkøb af computere, ipads, tablets og. lign. samt tilbehør foretages af CB IT. Større indkøb foretages gennem indkøbsorganisation (vi benytter IFIRS) eller Finansministeriet. Leveringstiden er ca. 3 uger eller mere. Indkøb, der ikke forhandles af indkøbsorganisationen, handles gennem andre leverandører, under afvejning af pris/kvalitet/leverancepålidelighed. Indkøb skal godkendes af nærmeste leder. Modeludvalg Udvalget af de forskellige computere, er stærkt begrænset, da det giver meget lavere priser. Til gengæld er bestykningen helt i top. Der kan i det store og hele kun vælges blandt følgende: Underviser-/Elevbærbar med 15 skærm Underviserbærbar med 12 skærm Underviser Multimedie-/AutoCad-bærbar med 15 skærm Stationær PC Registrering Alle computere registreres med tilhørsforhold og brugere. Personligt udleveret udstyr udleveres af CB IT mod kvittering. Personligt udleveret udstyr må ikke overdrages til andre, men skal afleveres til CB IT. Efter ansættelsens ophør skal udstyret afleveres. CB IT flytter faste installationer. Tildeling Chefer/ledere: Fastansatte undervisere: Årsvikarer og timelærere: Øvrige ansatte: Tildeles bærbar computer i dockingstation, og ipad. Efter aftale Tildeles ny bærbar computer. Tildeles nyere brugt bærbar Levetid For fastansatte medarbejdere udskiftes bærbare computere efter 5 år. Vurdering foretages i hvert enkelt tilfælde. Telefoni Fastnet Fastnettelefoner er IP-telefoner, og opsættes kun på administrative kontorer og enkelte fællesområder. Mobiltelefoner For alle medarbejdere med udleveret mobiltelefon eller SIM-kort, må der mellem skolen og brugeren herske et tillidsforhold, hvorunder fornuftig brug efterleves. Brugeren skal drage omsorg for, at beskytte telefonen mod fysisk overlast og mod at den mistes (ved tab eller tyveri). Opkald og samtale mellem skolens mobiltelefonbrugere er gratis, og der er ingen restriktioner forbundet her med. 4. udgave, februar

37 IT Skolen accepterer private samtaler i mindre omfang. Telefonen er personlig, og må ikke udleveres eller udlånes til andre. Indkøb, reparation og udlån sker gennem CB IT. Kategorier og begreber Kategori Telefon Bæringspligt Gruppe Type 1 Udleveret Altid Ansatte, med funktioner hvortil kontakt er påkrævet uden for normal arbejdstid, og/eller ansatte, der rejser meget. iphone 6 (+) Chefer Ledere 2 Udleveret Altid Ansatte, der skal kunne læse på farten. Anden SmartPhone Pedeller Arbejdssikkerhedsleder Lærere TUC 2 Udleveret På arbejde Ansatte, hvortil der ønskes at kunne opnå telefonkontakt til inden for kort tid. Almindelig Alle øvrige med udleveret telefon. 3 Udlån Når udleveret Ansatte eller gæster, for hvem det er vigtigt at kunne etablere kontakt til under visse forhold. - Udlån efter behov. Eksamensvagter Lærere under rejser Andet Fri mobiltelefon skal beskattes. Bruger du alene din arbejdstelefon i arbejdsøjemed, skal du give besked til Løn & Bogholderi, så du kan blive fritaget for beskatning. Hjælp og support CB IT forestår al lokal support og al henvendelse skal ske hertil. For brugere af kerne-administrative systemer (Navision, EASY, FLEX, m.fl.) er der direkte supportaftale med EFIF. IT-vejledninger og oplysninger er samlet på: it@cabh.dk CB IT it@cabh.dk Tlf.: , , , Direkte henvendelse, åbningstider og tilstedeværelse: Se nærmere på EFIF admsupport@efif.dk Tlf.: udgave, februar

38 SUNDHED OG TRIVSEL Kantinesortimentet Som udgangspunkt skal kantines sortiment følge Fødevarestyrelsens officielle kostråd, som kan læses på styrelsens hjemmeside her: Sortimentet skal leve op til de rammer, der er stillet for fedtprocenter og fibre i brødet. Brød, boller og kager produceres i skolens eget køkken. Der sælges sundt slik, såsom nødder, frugt, fedtfattige bars m.m. samt light produkter. I skolens kantiner arbejder man på at have et så stort udvalg af lokale økologiske produkter som muligt, og som minimum skal det sikres, at basisprodukterne i madproduktionen og færdigvaresortimentet er økologiske. Ved møder og lign. kan der bestilles anretninger, som forefindes på tilbudslisten over mødeanretninger. Motion Skolen har et trim-rum i Søborgstræde over pigeidrætssalen med adgang fra Rosenhaven. I perioden fra 1. september til 1. maj er det åbent for alle medarbejdere på skoledage indtil kl. 22, hvor pedellerne lukker. Brug af trim-rummet forudsætter et introkursus hos en af STX idrætslærerne, så vi undgår ulykker og fejlbrug af maskinerne. Ønsker du at bruge trim-rummet, skal du kontakte idrætslærer Ole Nisbeth, on@cabh.dk. Personaleforeningen Personaleforeningen er en medarbejderforening med det formål at iværksætte aktiviteter, som kan virke inspirerende, adspredende og samlende og dermed underbygge det sociale miljø via andre samværsformer, end den normale jobsituation byder på. Personaleforeningen er frivillig og uafhængig af skolen og skolens ledelse, men får tilskud til aktiviteter fra skolen i form af en fordobling af medlemmernes kontingent + et nærmere aftalt beløb til sportsaktiviteter. Det er en demokratisk forening med en bestyrelse og repræsentanter fra alle afdelinger på Campus Bornholm. Som medlem af personaleforeningen får du i løbet af året en lang række tilbud om at deltage i aktiviteter og arrangementer på tværs af Campus: sport, kultur og oplevelser. Tilbuddene bliver sendt ud på mail til samtlige ansatte. Det koster 25 kr. om måneden at være medlem af personaleforeningen. Pengene trækkes over lønnen, og skolen betaler et tilsvarende beløb. Hvis du vil være medlem, skal du henvende dig til Susanne Marcher sm@cabh.dk eller til et af bestyrelsesmedlemmerne. Personalegoder Campus Bornholm tilbyder alle medarbejdere: medlemskab af Personaleforeningen til en fordelagtig pris. Medlemskabet giver mulighed for deltagelse i en lang række arrangementer til særpris/med rabat. adgang til gratis kaffe og te fri adgang til motionsrum (trim-rum) i Søborgstræde 38

39 SUNDHED OG TRIVSEL mulighed for at købe varer, som er på lager på Materialelageret til kostpris. mulighed for at købe take-away -måltider fra kantinen Årlig julefrokost for alle skolens medarbejdere Rygepolitik Campus Bornholm er en røgfri skole og dermed en røgfri arbejdsplads for alle ansatte. Med rygning forstås alle former for rygning, inkl. elektroniske cigaretter. Det er håbet, at skolen som en røgfri arbejdsplads vil bidrage til, at færre medarbejdere vælger at ryge samt, at de, der ryger, vælger at ryge mindre. Rygeforbuddet omfatter alle indendørs lokaliteter på skolen samt alle udendørs områder på skolens matrikler. Den eneste undtagelse fra dette generelle rygeforbud er skolens kollegieværelser, hvor de logerende forsat har ret til selv at træffe beslutning om, hvorvidt der må ryges på værelset. Rygeforbuddet gælder for alle medarbejdere og kan ikke fraviges ved enkeltstående lejligheder. Det er ikke tilladt for ansatte at ryge i betalte pauser. Formålet hermed er at undgå, at ansatte forlader skolens matrikler i betalte pauser for at ryge og dermed danner dårlige rollemodeller for elever og kursister. Formålet er ligeledes at undgå eventuelle gener for naboer til Campus Bornholms matrikler. Der henstilles til, at eventuelle rygere betænker skolens image og ansvar og ryger i behørig afstand fra skolens ind-og udgange. Med røgfri betalte pauser håber skolen endvidere at forbedre kulturen og det sociale samvær på arbejdspladsen. Det er en fælles opgave at hjælpe hinanden til at indfri løftet om en røgfri skole og dermed en røgfri arbejdsplads. En overtrædelse af rygeforbuddet er en misligholdelse af ansættelsesforholdet, der kan medføre en skriftlig advarsel, og som i gentagelsestilfælde efter omstændighederne kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet. Skolen tilbyder at betale rygestopkursus for interesserede medarbejdere. Alkohol- og øvrige rusmidler Skolen forventer, at alle, der har deres gang på Campus, viser omsorg og griber ind i tilfælde af problemer med rusmidler eller får kendskab til, at andre har problemer med rusmidler. Brug af ulovlige rusmidler er ikke accepteret, og det er ikke accepteret at møde påvirket eller at indtage rusmidler på Campus. Hvis du har kendskab til en kollega med et rusmiddelproblem, kan du: Tale med vedkommende Tage kontakt til din nærmeste leder Opfordre den pågældende til at tage kontakt til en ansat, som vedkommende har tillid til Alle arrangementer i arbejdstiden er alkoholfri, og det er ikke tilladt at indtage eller være påvirket af alkohol i arbejdstiden. Det gælder også uden for skolens område i arbejdstiden. Uden for arbejdstiden kan der lejlighedsvis forekomme Campus-arrangementer, hvor der serveres alkohol. Ved disse arrangementer skal der altid tilbydes alkoholfri drikke. I forbindelse med arrangementer som involverer skolens elever, opfordres alle ansatte til at være sig deres ansvar som rollemodel bevidst og justere deres adfærd derefter. Overtrædelse af alkoholreglerne betragtes som en misligholdelse af ansættelsesforholdet, der kan medføre en skriftlig advarsel, og som i gentagelsestilfælde efter omstændighederne kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet. 4. udgave, februar

40 SUNDHED OG TRIVSEL Enhver form for besiddelse eller indtagelse af euforiserende stoffer i arbejdstiden vil få konsekvenser for ansættelsesforholdet. Overtrædelse af alkoholreglerne betragtes ligeledes som en misligholdelse af ansættelsesforholdet, der kan medføre en skriftlig advarsel, og som i gentagelsestilfælde efter omstændighederne kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet. Se endvidere Campus Bornholms personalepolitik på Det psykiske arbejdsmiljø På Campus Bornholm ønsker vi at fremme en positiv, anerkendende og udviklende kultur, hvor den enkelte, teamet og lederen tager ansvar og medansvar for hinanden. Vi forventer, at alle medarbejdere som ledere tager ansvar for og er opmærksomme på det psykiske arbejdsmiljø. Lederen skal tage medansvar for medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø ved at: skabe klarhed om roller og ansvar skabe balance mellem krav og ressourcer give medarbejderne feedback sikre medarbejderne medindflydelse og medbestemmelse gennem dialog, information og inddragelse være klar og realistisk i forventningerne til medarbejderne ift. mål, opgaver, ansvar og samarbejde prioritere opgaverne i tvivlstilfælde være lyttende og handlende ift. medarbejderproblematikker både i forhold til arbejdspladsen og privatlivet Medarbejdergruppen skal tage medansvar for det psykiske arbejdsmiljø ved at: skabe klarhed om roller og ansvar i dialog med hinanden og nærmeste leder give hinanden feedback til sikring af trivsel i dagligdagen arbejde på en konstruktiv dialog og videndeling om succeser og problematikker i dagligdagen indgå i en løbende dialog om forventninger til hinanden bidrage til, at der sikres en god planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet for gruppen og for den enkelte udfærdige præcise handlereferater ved alle møder aktivt opsøge relevant information Den enkelte medarbejder skal tage medansvar for det psykiske arbejdsmiljø ved at: sikre sig klarhed over egen rolle og ansvar i dialog med kolleger og nærmeste leder melde uklarheder og konflikter ud i tide deltage aktivt i en konstruktiv dialog om succeser og problematikker i dagligdagen sikre klarhed over forventninger til egen arbejdsindsats og samarbejde være klar i forventninger til kolleger mht. samarbejde og kommunikation sikre en god planlægning og tilrettelæggelse af eget arbejde aktivt opsøge relevant information 4. udgave, februar

41 SUNDHED OG TRIVSEL Stress På Campus Bornholm ønsker vi en arbejdsplads, hvor vi er gode til at forebygge stress. Nedenfor beskrives hovedtrækkene fra skolens underliggende procedurer, hvis en medarbejder rammes af stress Se endvidere skolens personalepolitik ( om håndtering af stress og ledelsens ansvar og opgaver i den forbindelse. En god tommelfingerregel er, at ændret adfærd hos dig selv eller andre kræver opmærksomhed og dialog. Hvis en leder bliver opmærksom på stress hos medarbejdere i andres afdelinger, tages der kontakt til den pågældendes chef. Det er ØA-chefens/personaleafdelingens ansvar at være sparringspartner for ledelsen i dialogen med medarbejderen. Men personaleansvaret er lederens, og det er lederen, der er ansvarlig for, at der bliver udarbejdet en handlingsplan. Det er tillidsrepræsentantens ansvar at være til rådighed som fortrolig samtalepartner for medarbejdere, som har observeret tegn på stress hos sig selv eller andre. Det er ikke tillidsrepræsentantens rolle at indgå i et egentligt coaching eller rådgivningsforløb med den pågældende medarbejder eller aktivt at bidrage til problemløsning. Det er en medarbejders ansvar at interessere sig for sine kolleger og reagere på tidlige tegn på stress. Hvis du bliver sygemeldt med stress, vil du blive kontaktet af din nærmeste leder og en medarbejder fra lønafdelingen i sygefraværsperioden. Se endvidere skolens stresspolitik og politik mod vold og trusler i personalepolitikken på Campus Bornholms hjemmeside. Rådgivning ved personlig krise Campus Bornholm har indgået aftale med Prescriba, hvor alle ansatte anonymt kan få psykologisk, juridisk eller økonomisk rådgivning ved personlige kriser. Prescriba tilbyder problemafdækkende og visiterende bistand og råder over et netværk af psykologer, misbrugskonsulenter, socialrådgivere, revisorer og jurister. Du kan ringe døgnet rundt til Prescriba for vejledning og bistand på telefon Se nærmere beskrivelse af aftalen i afsnittet Aftale med Prescriba andetsteds i håndbogen. Hvis du oplever vold og trusler Hvis du bliver udsat for trusler pr. telefon, mail, sms, eller andet så tal med din nærmeste overordnet eller tillidsrepræsentant derom. Hvis volden er sket eller hvis den truende ikke kan tales til fornuft så kontakt politiet på tlf eller Det er en politiopgave og altså ikke Campus Bornholms medarbejderes opgave at effektuere fjernelse af truende og voldelige personer. Straks efter episoden tages kontakt til din nærmeste overordnede og/eller din tillidsrepræsentant / arbejdsmiljørepræsentant, der har pligt til at sørge for at hændelsen bliver bearbejdet af den enkelte arbejdsmiljøgruppe. Efter episoden udfyldes en intern undersøgelse af arbejdsulykken sammen med arbejdsmiljørepræsentanten. Denne sendes efterfølgende til skolens arbejdsmiljøleder. Skolen stiller psykologbistand til rådighed via en aftale med Prescriba. Det anbefales, at gøre brug af tilbuddet om psykologbistand. 4. udgave, februar

42 SUNDHED OG TRIVSEL Hvis der finder vold eller trusler sted kollegaer imellem, så er det ledelsens opgave at vurdere eventuelle ansættelsesmæssige konsekvenser heraf. Herunder skal det vurderes, om der skal iværksættes tjenstlige undersøgelser, gives advarsler, eller lign. Sygepolitik Retningslinjerne for sygefravær er gældende for alle medarbejdere på Campus Bornholm. Retningslinjerne skal sikre opfølgning og forebyggelse af sygefraværet, samt sikre at den enkelte medarbejder forsøges fastholdt i jobbet i forbindelse med sygdom. Uanset sygefraværets årsag og omfang følger Campus Bornholm altid centralt fastlagte regler og procedurer på området. Du kan læse mere udførligt om skolens sygepolitik i skolens personalepolitik på hjemmesiden her: Campus Bornholm er forpligtet til at registrere sygdom for alle medarbejdere, der: er fraværende pga. egen sygdom er fraværende pga. barns første og anden sygedag er delvist sygemeldt i form af nedsat tid er delvist sygemeldt i form af fritagelse for særlige opgaver Sygemelding Det er et krav fra Moderniseringsstyrelsen, at skolen skal indrapportere både sygedage og sygetimer. Hvis du bliver syg, skal du give skolen besked på den første fraværsdag inden normal arbejdstids begyndelse. Hvis du bliver syg, efter du er mødt på arbejde, skal du oplyse dine sygetimer. Du kan kun registrere 7,4 timer i alt pr. dag som fuldtidsansat. Hvis du bliver kaldt hjem til et sygt barn i løbet af en arbejdsdag, vil dette være barnets første sygedag. De første fem arbejdsdage, du er syg, har du pligt til at ringe ind hver dag, med mindre andet er aftalt. Du skal melde fravær til nærmeste leder eller til kontoret på den adresse, hvor du har den primære tilknytning. Som underviser skal du melde fravær på kontoret på den adresse, hvor din første lektion læses. Den, som modtager din sygemelding (din nærmeste leder eller kontoret), skal udfylde en sygemeldingsblanket, som straks sendes til lønkontoret. Har du ikke modtaget en blanket, har du selv pligt til at udfylde blanketten. Blanketten findes på Fronter, Lectio og på under Formularer. Ved en sygdomsperiode op mod en ferieperiode skal du kontakte din nærmeste leder eller kontoret og oplyse om ferien afholdes. Manglende rettidig meddelelse om sygdom kan medføre bortfald af retten til løn eller kompensation i perioden indtil korrekt meddelelse er givet, jævnfør centralt bestemte regler på området. Manglende meddelelse om sygdom eller andet fravær kan endvidere betragtes som en grov misligholdelse af ansættelsesforholdet. Du bør som udgangspunkt afvikle alle rutinemæssige eller enkeltstående lægebesøg, tandlægebesøg og fysioterapeutbesøg m.m. udenfor arbejdstiden og som underviser uden for undervisningstiden. Dog kan der være tilfælde i forbindelse med undersøgelser, der indgår i et længerevarende behandlings- og genoptræningsforløb hos praktiserende læge, speciallæge eller 4. udgave, februar

43 SUNDHED OG TRIVSEL lignende, hvor fraværet kan betragtes som sygefravær. Hvis du er i regelmæssig ambulant behandling, betragtes dette dog ikke som sygefravær. Du kan finde telefonnumre på nærmeste leder og primære kontor nedenfor: Afdeling Leder Tlf. leder Kontor/kontakt Tlf. kontor HF+HFe Pia Koefoed Nielsen Kontor, K AVU, FVU, OBU, Bjarne Bech Kontor, K KONTOR- HANDEL & Service HHX/HTX Ann Due Kontor, M Håndværkerafd.+ John Anker Kontor, M TUC MAD Kirsten Munch Kontor, S STX Torben Lassen Kontor, S Kurt Rønne Sprogcenter Cathie Folman Westh Kontor, S Komm., elevadm. Pia Holm Hansen Kontor, S Teknisk Service Dennis Gullmann Falk Kontor, S Raskmelding Når du genoptager arbejdet efter sygdom, skal du udfylde en sygeerklæring. Den findes på den nederste del af sygemeldingsblanketten. Sygeerklæringen skal indsendes til lønkontoret straks efter genoptagelse af arbejdet. Blanketten findes på Fronter, Lectio og på under Formularer. Dokumentation Som medarbejder har du pligt til under sygdom at medvirke til kommunens opfølgning og efterleve pligter i Sygedagpengeloven. Såfremt dine forhold eller undladelser medfører, at skolen mister retten til refusion af dagpenge, modregnes et beløb svarende til den manglende refusion i din løn, med mindre skolen er skyld i forholdene. Manglende efterlevelse af pligter i henhold til Sygedagpengeloven betragtes endvidere som en grov misligholdelse af ansættelsesforholdet. Den som modtager din sygemelding udfylder en sygefraværsblanket. Du har pligt til selv at hente og udfylde en sygefraværsblanket, så snart at du er tilbage på arbejde, såfremt du ikke allerede har modtaget en blanket. Blanketten kan hentes i administrationen på den lokale afdeling. Du har pligt til at notere datoen for din sidste fraværsdag på sygefraværsblanketten samt underskrive den og aflevere den til kontoret, som sørger for, at den sendes til lønkontoret, som registrerer din sygdom i systemet. Du bekræfter din uarbejdsdygtighed med din underskrift på sygefraværsblanketten. Ved længerevarende sygdom det vil sige mere end 1 uge kan Campus Borholm anmode om lægelig friattest eller mulighedserklæring. Campus Bornholm afholder udgiften til denne. Sygefraværssamtaler Campus Bornholm er lovmæssigt forpligtet til at afholde en samtale med en sygemeldt medarbejder senest fire uger efter den første sygedag. Nærmeste leder vil normalt kontakte dig på 4. fraværsdag for at følge op på, om der er tiltag, der kan tages, som vil lette din tilbagevenden til arbejdet. Formålet med samtalen er at drage omsorg for medarbejderen, at afdække eventuelle arbejdsmiljømæssige årsager til fraværet samt at afdække, hvornår den sygemeldte medarbejder forventes at kunne vende tilbage på arbejde. Den sygemeldte medarbejder er ikke forpligtiget til at 4. udgave, februar

44 SUNDHED OG TRIVSEL oplyse om sygdommens art, og arbejdsgiver må ikke under samtalen stille spørgsmål til sygdommens art, medmindre den sygemeldte medarbejder selv bringer det på banen. Du kan blive indkaldt til en sygefraværssamtale, hvis du har 3 fraværsperioder på grund af eget sygefravær indenfor 6 sammenhængende måneder (en fraværsperiode defineres som et sammenhængende sygefravær på 1 dag eller mere) Du vil blive indkaldt til en sygefraværssamtale, hvis du er sygemeldt i mere end 3 uger. Det er din leder, der har ansvaret for med rimelig varsel at indkalde til samtalen, som du har pligt til at deltage i. Evt. udeblivelse fra samtalen, uden at der foreligger lægelig dokumentation herfor, kan få ansættelsesretlige konsekvenser. Samtalerne finder sted for at sikre, at du hurtigst muligt kommer tilbage i arbejde under hensyntagen til din sygdom uanset om der er tale om flere kortere sygefraværsperioder eller en langtidssygemelding. Gennemførslen af sygfraværssamtalerne skal resultere i en fastholdelse-/handleplan, som giver dig og din leder mulighed for at komme i dialog, afstemme forventninger og skabe tryghed omkring din fremtid på Campus Bornholm. I samtalen deltager medarbejderen, nærmeste leder og eventuelt chefen for området og i særlige tilfælde ØA-chefen. Medarbejderen kan vælge at medbringe tillidsrepræsentanten eller anden bisidder. Lederen tager referat af samtalen, som afleveres til lønkontoret, der lægger den i personalemappen. Ved langtidssygdom skal medarbejderen deltage i sygefraværssamtaler hver fjerde uge. Hvis du har mere end 20 sammenhængende sygedage, skal du og din nærmeste leder udfylde en mulighedserklæring. Formålet med mulighedserklæring er, at man bedst muligt kan fastholde en sygemeldt på arbejdsmarkedet. Det er vigtigt, at din nærmeste leder konstaterer, hvad grunden kan være til et forhøjet fravær og drøfter med den pågældende, om arbejdspladsen kan bidrage til at bedre situationen, så fraværet igen kan nedbringes. Sygefravær kan medføre: skriftlig henstilling skriftlig advarsel afsked Barns 1. sygedag og barns 2. sygedag Der er hel/delvis mulighed for tjenestefri med løn på barns 1. og 2. sygedag, hvis hensynet til barnets forhold gør dette nødvendigt forholdene på tjenestestedet tillader det barnet er under 18 år barnet er hjemmeboende Sygemelding i forbindelse med barnets 1. og 2. sygedag skal godkendes af nærmeste leder. Barnets 2. sygedag skal ligge i umiddelbar forlængelse af 1. sygedag, hvilket betyder, at der kan holdes barns sygedag for eksempel mandag og tirsdag. Derimod kan der ikke holdes barns 1. og 2. sygedag fredag og mandag, da disse to dage ikke ligger i umiddelbar forlængelse af hinanden. Er begge forældre omfattet af reglerne om tjenestefrihed i forbindelse med barn syg, kan de dele de 2 dage mellem sig dagene kan holdes uafhængigt af hinanden, dvs. ansatte kan holde barnets 2. sygedag, selv om 1. sygedag ikke er anvendt. Såfremt man er forhindret i at møde på arbejdet på grund af barn syg, meddeles det efter samme procedure som ved almindelig sygdom. 4. udgave, februar

45 SUNDHED OG TRIVSEL Hvis man bliver kaldt hjem til et sygt barn i løbet af en arbejdsdag, vil dette være den første sygedag. Ellers er det den dag, hvor man om morgenen første gang konstaterer barnets sygdom. Alvorlig sygdom og ulykke i familien Som ansat har du ret til tjenestefrihed uden løn, hvis tvingende årsager som sygdom eller ulykke i familien, kræver din tilstedeværelse. Endvidere har du ret til tjenestefrihed uden løn, hvis du er ansat af kommunen efter bestemmelserne i lov om social service til at passe en nærtstående med betydeligt og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller indgribende kronisk eller langvarig lidelse. Hvis du ønsker at udnytte retten til fravær ved pasning af en nærtstående, skal du senest seks uger før ansættelsen ved kommunen give skolen meddelelse om tidspunktet for fraværets påbegyndelse og længden heraf. Som forælder til børn under 14 år har du ret til tjenestefrihed med sædvanlig løn i op til fem arbejdsdage pr. barn indenfor 12 på hinanden følgende måneder ved barnets hospitalsindlæggelse, herunder hvis barnet under indlæggelsen opholder sig i hjemmet. Hvis begge forældre er omfattet af aftalen, udgør den samlede tjenestefrihed maksimalt 5 dage for forældrene tilsammen. Som forælder til alvorligt syge børn under 18 år, har du ret til hel eller delvis tjenestefrihed med sædvanlig løn, når betingelserne for at få dagpenge efter paragraf 26 i barselsloven er opfyldt. Denne ret til tjenestefrihed med løn er dog begrænset til maksimalt en måned pr. år pr. barn. Der kan herudover med nærmeste leder aftales yderligere tjenestefrihed uden løn. Du kan læse barselsloven her: Omsorgsdage Begge forældre har ret til to omsorgsdage pr. barn pr. år til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år., dvs. i alt 16 dage i barnets 8 første leveår. Retten til omsorgsdage gælder uanset, hvornår i kalenderåret den ansatte er blevet ansat. Omsorgsdage er fraværsdage med løn. Omsorgsdage kan ikke opspares, og dagene bortfalder som udgangspunkt ved kalenderårets udløb. Dog er der mulighed for at overføre ubrugte omsorgsdage fra det kalenderår, hvor barnet er født til det efterfølgende, hvis den ansatte har været forhindret i at afholde dem, fordi pågældende holder barsels-, adoptions- eller børnepasningsorlov i et helt kalenderår. Omsorgsdage skal varsles så tidligt som muligt, og der skal ved afholdelsen tages hensyn til arbejdets tilrettelæggelse og afvikling. Omsorgsdage kan afholdes som hele eller halve dage. Hvis du har ret til omsorgsdage, skal disse være afholdt inden den pålagte juleferie påbegyndes. Campus Bornholm holder lukket i mellem jul og nytår og har derved planlagt feriedage for dig. Feriedagene kan derfor ikke ombyttes til omsorgsdage, men skal forblive som feriedage. Dødsfald Hvis institutionen mister en medarbejder I den ulykkelige situation, hvor institutionen mister en medarbejder, skal ledelsen hurtigst muligt orientere skolens ansatte. De berørte ansatte skal have mulighed for at samles og tale sammen, og dette kan indebære at elever må sendes hjem fra skole. Der skal drages omsorg for eventuelt berørte klasser. Dette kan gøres i form af en omsorgstime med klassen, en aftale om fælles deltagelse i begravelse, eller lignende. Sker et dødsfald i en ferie kontaktes kollegaerne så vidt muligt, så de har lejlighed til at deltage i begravelsen. Institutionens elever orienteres, når institutionen starter igen. Ved begravelsen sørger institutionens ledelse for blomster, ligesom ledelsen er repræsenteret ved begravelsen. På dagen for dødsfaldet samt på dagen for begravelsen flager skolen på halv. 4. udgave, februar

46 SUNDHED OG TRIVSEL Det er vigtigt, at alle i tiden efter dødsfaldet er opmærksomme på berørte kollegaers og elevers trivsel. Det værste for en sørgende kan være, at alle andre blot lader som ingenting. Hvis en medarbejder mister en pårørende Ved en pårørendes dødsfald orienteres nærmeste leder. Det er vigtigt, at alle kollegaer i tiden efter tager hånd om den berørte medarbejder og er opmærksomme på, hvorvidt medarbejderen trives. Det er nærmeste leders opgave at tale med den berørte medarbejder i forbindelse med dødsfaldet, herunder orientere den berørte medarbejder om den krisehjælp, som skolen tilbyder. En medarbejder har ret til en fridag i forbindelse med et dødsfald blandt de nærmeste pårørende. Nærmeste pårørende er defineret som bedsteforældre, forældre, børn, børnebørn, ægtefælle, samlever, bonusbørn, svigersøn og svigerdatter. I de særligt ulykkelige tilfælde, hvor en medarbejder mister et barn, barnebarn eller ægtefælle/samlever, skal der fra ledelsens side udvises særskilt opmærksomhed på og hensyntagen til medarbejderens situation. I disse tilfælde er ledelsen forpligtet til at udvise fleksibilitet i tilrettelæggelsen af arbejdet. Eksempler kan være: at aftale at ændre på arbejdstilrettelæggelsen og/eller arbejdstiden køb af ekstra frihed mulighed for ændret jobfunktion midlertidig orlov eller reduceret arbejdstid uden løn Pasning af døende i hjemmet Ansatte kan få bevilget plejevederlag i henhold til paragraf 119 i lov om social service for at passe en nærtstående, der ønsker at dø i eget hjem. Såfremt der bevilges plejevederlag, har den ansatte ret til hel eller delvis tjenestefrihed med sædvanlig løn. Skolen er i henhold til lov om social service berettiget til at få udbetalt det beløb, som den ansatte ellers ville være berettiget til i plejevederlag, når der udbetales løn. Ønsker du at udnytte retten til tjenestefrihed med løn i forbindelse med pasning af døende i hjemmet, skal du senest samtidig med indgivelse af ansøgning om plejevederlag til kommunen give skolen meddelelse om det forventede tidspunkt for plejeorlovens påbegyndelse og så vidt muligt om den forventede varighed af plejeorloven. Ferie Du har som ansat på Campus Bornholm mulighed for at afholde 5 ugers ferie og 1 uges særlig feriedage, i perioden 1. maj til 30.april. Undervisernes ferie skal som udgangspunkt afvikles i elevfri perioder. Teknisk-administrativt personale samt ledelse holder sommerferie de to sidste uger i juli. Skolen holder lukket mellem jul og nytår. Ved aflevering af ferieseddel bedes du have planlagt alle 6 uger. Sker der ændringer, og du ikke får afholdt de planlagte feriedage, bedes du inden den 1. februar i ferieåret planlægge den ikke afholdte ferie med din nærmeste leder. Sker dette ikke har ledelsen mulighed for at pålægge dig at afholde feriedagene, da det på Campus Bornholm principielt ikke er muligt at overføre ferie fra et ferieår til et andet ferieår. 4. udgave, februar

47 SUNDHED OG TRIVSEL Er du underviser på STX og/eller HF, bliver den 6. ferieuge lagt i vinterferien, hvis du ikke har afholdt ferieugen, eller aftalt at den afholdes på et andet tidspunkt. Graviditet, fødsel og barsel Der skelnes i barselsaftalen mellem graviditetsorlov, barselsorlov, fædreorlov og forældreorlov. Planlægningen af orlov aftales indbyrdes mellem dig og din nærmeste leder, som har ansvar for, at det aftalte skriftliggøres og underretning af lønkontoret. Graviditetsorlov: Moderen har ret til graviditetsorlov med løn fra op til 6. uge før forventet fødsel. Moderen skal senest tre måneder før det forventede fødselstidspunkt underrette nærmeste leder om tidspunktet for den forventede fødsel samt om, i hvilket omfang hun vil afholde graviditetsorlov. Barselsorlov: Moderen har ret til barselsorlov med løn i op til 14 uger efter fødslen. Med mindre andet aftales, skal moderen inden otte uger efter fødslen underrette sin nærmeste leder om, hvornår hun ønsker at genoptage arbejdet. Fædreorlov: Faderen har ret til at holde to ugers fædreorlov med løn i tilknytning til fødslen eller barnets hjemkomst. Efter skriftlig aftale med nærmeste leder kan faderen vælge at afholde fædreorloven på et andet tidspunkt inden for de første 14 uger efter fødslen. Fædreorloven skal afholdes i sammenhæng. Afholdelse af fædreorloven skal varsles af den ansatte seneste 4 uger før orlovens forventede begyndelse. Forældreorlov: Efter den 14. uge efter fødslen har hver af forældrene ret til 32 ugers forældreorlov med ret til at udstrække de 32 uger til enten 40 eller 46 uger. Af denne forældreorlov har den ansatte ret til 12 ugers lønnet fravær, dog med den undtagelse, at hvis begge forældre er underlagt barselsaftalen, har de tilsammen kun ret til i alt 18 ugers lønnet forældreorlov. Dagpengeretten er på i alt 32 uger uafhængigt af, om forældreorloven udstrækkes. En udstrækning af forældreorloven medfører således, at dagpengene i den resterende del af perioden nedsættes forholdsmæssigt. En ansat der ønsker at udnytte sin ret til forældreorlov skal inden otte uger efter fødslen underrette sin nærmeste leder om tidpunktet for orlovens begyndelse samt om længden heraf. Er du gravid, har du ret til fravær fra din arbejdsplads til at få foretaget graviditetsundersøgelse, når fraværet er foreneligt med forholdene på arbejdspladsen. Fravær på grund af behandling for barnløshed betragtes som almindeligt sygefravær, og der udbetales sædvanlig løn. Modtager din partner fertilitetsbehandling, har du ikke ret til fravær i den anledning, men må bruge ferie, afspadsering eller lignende. Skolen vil søge at fjerne eventuelle påvirkninger af fysisk, kemisk eller biologisk art, som efter en konkret vurdering indebærer en fare for en ansats graviditet. Er det ikke muligt at fjerne disse påvirkninger ved hjælp af arbejdsmiljøforanstaltninger eller ved at flytte den gravide til andet passende arbejde, har den gravide ret til fravær med løn på grund af arbejdets særlige karakter. De gældende regler vedrørende graviditet og barsel er komplicerede. Ønsker du yderliggere information om reglernes indhold og fleksibilitet, kan du henvende dig til lønafdelingen, som efter aftale vil gennemgå reglerne med dig og hjælpe dig med at planlægge dit orlovsforløb. 4. udgave, februar

48 SUNDHED OG TRIVSEL Retningslinjer for forplejning, repræsentation samt gaver Nærværende tekst tager udgangspunkt i Undervisningsministeriets hyrdebreve med vejledende retningslinjer og takster for repræsentation, personaleforplejning samt løb og modtagelse af gaver. Hyrdebrevene er henvendt til alle selvejende institutioner på ministeriets område. Hyrdebrevene kan findes på Undervisningsministeriets hjemmeside her. Relevans, rimelighed og sparsommelighed Udgangspunktet for al repræsentation, personaleforplejning samt gaver er, at udgifterne har baggrund i en relevant anledning eller et relevant fagligt eller administrativt formål. Derudover bør der være et rimeligt og passende forhold mellem anledning / formål og udgiftsniveau. Endelig bør udgiftsniveauet afspejle den restriktive praksis og sparsommelighed, som alle institutioner og virksomheder i staten er underlagt. Personaleforplejning Ved personaleforplejning forstås bespisning, seminardeltagelse og lignende, hvor såvel anledningen som målgruppen er intern. Personaleforplejning må kun ydes i anledninger med et fagligt formål som eksempelvis: Bespisning ved over / merarbejde Arbejdsmøder med deltagelse af eksterne Receptioner Blomster til medarbejdere Udgifter til afholdelse af personaleforplejning skal godkendes af nærmeste leder, inde arrangementet gennemføres. Der kan ikke afholdes udgifter til fødselsdage. Et internt arbejdsmøde med ekstern deltagelse tæller som personaleforplejning (og ikke som repræsentation), da målgruppen er overvejende intern. Takster for personaleforplejning Nedenstående takster for personaleforplejning er fastsat af Undervisningsministeriet som maksimumbeløb. Arrangement afholdt på CB Arrangement afholdt eksternt Middag inkl. drikkevarer 200 kr. per kuvert 350 kr. per kuvert Frokost inkl. drikkevarer 150 kr. per kuvert 200 kr. per kuvert Receptioner / møder 75 kr. per kuvert 75 kr. per kuvert Alle beløb er inkl. moms Censorfrokost Ved censorfrokoster er maksimumbeløbet for bespisning inkl. drikkevarer kr. 150 per kuvert. Skolens kantine Ved alle arrangementer, der afholdes på skolen, og hvor skolen afholder udgifterne, skal evt. forplejning bestilles fra skolens kantine via webformular. Ved arrangementer på skolen må der således ikke indkøbes forplejning udefra på skolens regning. Kantinen tilbyder forskellige og skiftende menumuligheder. Der kan ikke bestilles custom-made menuer fra kantinen på skolens regning. 4. udgave, februar

49 SUNDHED OG TRIVSEL Kaffe, te og drikkevand Skolen tilbyder gratis kaffe, te og drikkevand til alle ansatte i arbejdstiden. Der er tale om et personalegode, som ansatte dog ikke skal beskattes af. I forbindelse med mødeafholdelse, kan der bestilles forplejning i form af kaffe, te og drikkevand. Dette er især praktisk ved større møder, lange møder, samt møder, der ikke afholdes i nærhed til skolens tekøkkener / kaffemaskiner. Repræsentation Repræsentationsudgifter omfatter udgifter til måltider, restaurationsbesøg, drikkevarer, gaver eller opmærksomheder overfor eksterne parter. Der er tale om repræsentationsudgifter også selvom udgifter afholdes til ovenstående ifm. en rejseaktivitet. Takster for repræsentation Nedenstående takster for repræsentation er fastsat af Undervisningsministeriet som maksimumbeløb. Begivenhed Maks. kr. per kuvert Middag inkl. drikkevarer 475 Frokost inkl. drikkevarer 300 Reception inkl. drikkevarer 75 Gaver, blomster, kranse og lignende 300 Alle beløb er inkl. moms. Gaver / blomster Der kan som udgangspunkt ikke afholdes gaver til skolens medarbejdere af skolens budget. Der kan dog, på skolens vegne, gives en mindre gave ved afskedsreceptioner for medarbejdere samt ved receptioner for udlærte elever. Der kan indkøbes buketter til: Nyansatte medarbejdere Medarbejdere som er langvarigt syge eller hospitalsindlagte Medarbejdere, der har jubilæum Ved begravelser af medarbejdere eller tidligere medarbejdere. Der kan, på vegne af skolen, gives en gave til eksterne samarbejdspartnere ifm. afskedsreception, jubilæum o.l. uden for institutionen. Gaver til eksterne parter bestilles fra lageret på M2. Her er indkøbt forskellige gavemuligheder, som alle ligger inden for de af ministeriet fastlagte maksimumtakster. Jubilæer Som jubilæumsdag regnes den dag, hvor den ansatte har gjort 25, 40 eller 50 års tjeneste i statslige institutioner. Gratialer udgør pr. 1. april kr. ved 25 års tjeneste, kr. ved 40 års tjeneste og kr. ved 50 års tjeneste. I anledning af jubilæet kan der gives den ansatte en fridag med løn. Skolen kan desuden gives et tilskud til afholdelse af reception eller anden festligholdelse på jubilæumsdagen på op til kr Dispensation Ved særlige repræsentative formål kan et højere udgiftsniveau godkendes af ØA-chefen inden arrangementet afholdes. I dette tilfælde skal godkendelsen ske skriftligt og den skal indeholde en begrundelse for, hvorfor samt hvor meget at beløbsgrænserne må fraviges. Den skriftlige godkendelse indscannes og vedhæftes e-fakturaen. 4. udgave, februar

50 SUNDHED OG TRIVSEL Dokumentation Ifm. udgifter til repræsentation, forplejning samt gaver skal der sikres følgende dokumentation: Faktura / omkostningsbilag (hvoraf dato og ydelsernes art fremgår) Anledning (gerne med indkaldelse / invitation/ dagorden / program) Deltagernes navne. Ved større arrangementer, som jubilæer og receptioner kan invitationslisten vedlægges bilaget. Gaver Nedenstående retningslinjer følger Undervisningsministeriets vejledende retningslinjer for køb og modtagelse af gaver for selvejende institutioner. Modtagelse af gaver Principperne for modtagelse af gaver eller andre fordele har nær sammenhæng med reglerne om habilitet. I begge tilfælde er formålet at forebygge, at der opstår situationer, som kan rejse tvivl om de ansattes upartiskhed. Principperne for modtagelse af gaver m.m. er beskrevet i God adfærd i det Offentlige. Gaver fra eksterne Fra forretningsforbindelser Institutionens medarbejdere kan komme til at skulle tage stilling til, om en gave fra en leverandør har en sådan karakter, at den bør returneres. Afgørelsen kan være svær, men det er uproblematisk at modtage beskedne gaver fra forretningsforbindelser fx ved højtider i form af: Kuglepenne, usb-stik, kalendere, slik, chokolade m.m. Fra udenlandske gæster Det er almindelig kutyme, at medarbejdere kan modtage mindre gaver fra for eksempel udenlandske gæster, (værtsgaver), ligesom der kan modtages tilsvarende gaver fra værtslandet i forbindelse med medarbejderes tjenstlige besøg i udlandet. Ved jubilæer Ved jubilæer, runde fødselsdagejubilæum, udnævnelse, til- og fratrædelse kan man modtage gaver, der er sædvanlige i forbindelse med sådanne mærkedage fx en buket blomster eller 2-3 flasker vin. Ved foredragsvirksomhed Som foredragsholder, mødeleder og medvirkende i kursusvirksomhed kan der ligeledes modtages mindre gaver som fx 2-3 flasker vin. Hvis der er tvivl om, hvorvidt modtagelse af en konkret gave er passende, bør det drøftes med nærmeste leder. Det bør du ikke modtage fra eksterne Gaver eller fordele af større værdi bør returneres til afsenderen med venlig hilsen og oplysning om, at institutionens politik ikke tillader, at medarbejdere beholder sådanne gaver. Som eksempler på gaver af denne type kan nævnes: Dyre vine og spiritus Originalt kunstværk Teaterbilletter, fodboldbilletter m.v. Restaurationsbesøg med leverandører Hvis der er tvivl om, hvorvidt modtagelse af en konkret gave er passende, drøftes dette med nærmeste leder. 4. udgave, februar

51 SUNDHED OG TRIVSEL Køb af gaver til eksterne og medarbejdere Det fremgår af Retningslinjer og takster for repræsentation for selvejende institutioner, at der ikke bør afholdes udgifter til gavekøb til eksterne for mere end 300 kr. I tvivlstilfælde kan det afklares med nærmeste leder. Hvornår kan der gives gaver til eksterne på vegne af institutionen? En medarbejder kan, på vegne af institutionen, give en gave ved afskedsreception, jubilæum o.l. uden for institutionen, når gavemodtageren er en person, man overvejende har et arbejdsrelateret forhold til. Hvad er en passende gave til eksterne? En passende gave vil sædvanligvis være 2-3 flasker vin, en buket blomster eller en anden gave på samme udgiftsniveau. Gaven afleveres eller sendes i institutionens navn. Ved receptioner m.v. uden for institutionen, hvor flere personer fra institutionen deltager, bør der kun gives én gave finansieret af institutionen. Ønsker man at give gaver som privatperson, bør det ske for egen regning og på en måde, så institutionen ikke fremstår som afsender/giver. Køb af gaver og blomster til medarbejdere i institutionen Som hovedregel bør der ikke afholdes udgifter til gaver til institutionens medarbejdere af institutionens budget. Der kan dog indkøbes blomsterbuketter: til nyansatte medarbejdere til medarbejdere, som er langvarigt syge eller hospitalsindlagte til medarbejdere, der har jubilæum ved begravelser af medarbejdere og tidligere medarbejdere Der kan endvidere gives en mindre gave, fx et par flasker vin fra institutionen, ved afskedsreceptioner for medarbejdere eller lignende. 4. udgave, februar

52 ARBEJDSMILJØ Campus Bornholm har en arbejdsmiljøpolitik, som du kan finde på skolens hjemmeside i personalepolitikken Formålet med arbejdsmiljøpolitikken er at forebygge arbejdsmiljøskader, herunder arbejdsulykker, erhvervssygdomme og nedslidning, ved at bekæmpe de påvirkninger i arbejdet som virker fysisk eller psykisk skadelige, således medarbejdernes sikkerhed og sundhed fremmes. Politikken arbejder med forskellige fokusområder fra år til år. Der udarbejdes ArbejdsPladsVurdering (APV) hvert 2. år med dialogmøde/handlingsplan mellem det enkelte team og sikkerhedsgruppe. Der udarbejdes en afdækning af skolens Professionelle Kapital hvert 2. år med en efterfølgende prioritering af indsatser. Professionel Kapital er et samarbejdsværktøj som består af en afdækning af professionel kapital og en efterfølgende opfølgning og evaluering. Værktøjet erstatter den tidligere Medarbejdertilfredshedsundersøgelse (MTU). Opfølgningen på afdækningen sker i de enkelte områder/teams, og sker i et samarbejde mellem ledelsen og medarbejdere. Du kan læse mere om Professionel Kapital via linket her: Du kan endvidere læse mere om APV i afsnittet om kvalitetssystematik andetsteds i medarbejderhåndbogen. Skærmbrille-politik Det fremgår af Arbejdstilsynets At-vejledning Arbejdes udførelse D. 2.3 juni 2009 om skærmbriller, at ansatte, der i en ikke ubetydelig del af arbejdstiden arbejder ved en skærm, har ret til en passende undersøgelse af øjne og syn. Øjengener ved skærmarbejdet kan skyldes en uhensigtsmæssigt indrettet skærmarbejdsplads og/eller dårlig belysning. Arbejdsbord, arbejdsstol og belysning skal derfor være indstillet, så den ansatte kan indtage hensigtsmæssige arbejdsstillinger med hensigtsmæssige belysningsforhold. Den ansatte skal have udleveret briller, som er beregnet til det pågældende arbejde, hvis den ansattes egne briller eller kontaktlinser ikke kan bruges og hvis en synsundersøgelse viser, at det er nødvendigt. Undersøgelsen skal foretages af en optiker eller en øjenlæge. Undersøgelsen betales af arbejdsgiveren og skal så vidt muligt foregå inden for normal arbejdstid. Procedure ved behov for Skærmbriller Hvis der opleves synsproblemer i forbindelse med skærmarbejde skal du gøre følgende: 1. Kontakt skolens arbejdsmiljøleder for vurdering af din arbejdsplads. 52

53 ARBEJDSMILJØ 2. Arbejdspladsen vurderes med henblik på en konstatering af, om den er hensigtsmæssigt indrettet, og om belysningen er god. Eventuelle fejl rettes. 3. Er der stadig synsproblemer, efter at arbejdspladsen er justeret, udfyldes en rekvisition med henblik på en synsundersøgelse hos en sagkyndig. Der skal tages stilling til, om den ansatte har behov for at se til arbejdssituation 1, 2 eller 3. Rekvisitionen underskrives af arbejdsmiljøleder og økonomichef. 4. Medarbejderen tilbydes det billigste stel. Ønsker man et dyrere stel betaler medarbejderen selv differencen ved afhentning af brillen. Der er mulighed for at vælge mellem de optikere der er med på Dansk Erhvervs Optik medlemsliste. Som udgangspunkt entrerer Campus Bornholm med Louis Nielsen 5. Den sagkyndige optiker afgør efter en konkret vurdering, om den ansatte har behov for en skærmbrille, eller alene en justering af egne briller eller kontaktlinser. Såfremt der er behov for en mere tilbundsgående viden om skærmbriller også i relation til den lovpligtige arbejdspladsvurdering anbefaler vi, at du kontakter Dansk Erhvervs Optik. Se At-vejledning Arbejdets Udførelse D.2.3 Juni 2009 på Aftale med Prescriba Psykisk beredskabsplan Campus Bornholm har indgået aftale med Prescriba, hvor alle ansatte anonymt kan få psykologisk, juridisk eller økonomisk rådgivning ved personlige kriser. I aftalen indgår også at ved voldsomme hændelser eller ulykker på arbejdspladsen ydes bistand til den ramte ledelse i forbindelse med krisestyring, samt akut krisehjælp til de implicerede medarbejdere. Alle medarbejderne dækkes i tilfælde af: Ulykker Vold og trusler om vold, herunder røveri og røveriforsøg Psykiske / følelsesmæssige problemer Depression, angst Stress og udbrændthed Mobning og chikane Omstrukturering og fyring Skilsmisse samt andre samlivs- og familerelationsproblemer Sociale problemer Misbrug (alkohol, medicin og ludomani) Juridiske og økonomiske problemer I tilfælde af afskedigelse dækkes ét sagsforløb i op til en måned efter fratrædelse. 4. udgave, februar

54 ARBEJDSMILJØ Hvad skal du gøre? Når du ønsker bistand, skal du oplyse: Dit fulde navn Hvor du arbejder (navn på afdeling/ institution) Hvad er problemet/behovet Navn, opholdssted og telefonnummer de næste 12 timer. Du kan ringe døgnet rundt til Prescriba for vejledning og bistand på telefon: Hvad sker der, når du har bedt om hjælp? Drejer det sig om akut telefonisk døgnrådgivning, bliver den ramte senest en time efter henvendelsen ringet op af vagthavende psykolog. Drejer det sig om psykologsamtaler, kontakter rådgivningscentret snarest Prescribas nærmeste disponible specialuddannede psykolog, som kontakter dig. Ved ulykkestilfælde og pludselige dødsfald tilbydes en tid til samtale indenfor de næste 24 timer. Hvis du føler at kemien mellem dig og psykolog ikke er god, er der mulighed for at bede om en anden psykolog. Ved første møde bedes du medbringe kopi af seneste lønseddel, alene for at sikre at henvendelsen kommer fra en ansat på Campus Bornholm. Alle henvendelser er anonyme, men indgår i anonyme halvårlige rapporter, hvor antal henvendelser samt hvilke slags ydelser der er rekvireret fremgår. 4. udgave, februar

55 FORSIKRING Nedenfor kan du læse, hvad du som ansat ved Campus Bornholm bør vide om forsikring. Forsikringsforhold vedrørende elever/kursister er indsat som bilag i medarbejderhåndbogen til orientering. Personskade af ansatte Ansatte, der kommer til skade i arbejdstiden kan søge erstatning. Hvad gør du når en skade er opstået? Har du været ude for en arbejdsulykke, er det vigtigt, at der bliver foretaget en Intern undersøgelse af ulykke. Det er din arbejdsmiljørepræsentant, der skal foretage den sammen med dig. Hvis ulykken er forbundet med mere end én fraværsdag, skal ulykken anmeldes til Arbejdsskadestyrelsen, Arbejdstilsynet og Statens Selvforsikring. Dette gøres af sikkerhedslederen, og du vil modtage en kopi af anmeldelsen. Det kan godt være, at en skade ikke er erstatningspligtig nu, men en skade kan måske efter nogle år give mén, og derfor er det vigtigt, at alle ulykker store som små, bliver registreret. Hvis du har været på skadestue i forbindelse med en skade, skal du bede om at få en journaludskrift med hjem. En kopi af denne skal afleveres til arbejdsmiljørepræsentanten, som du har udfyldt blanketten Intern undersøgelse af ulykke med. Tingskade Private løsøre, der bortkommer eller ødelægges på institutionen: Ansattes private genstande, der bortkommer eller ødelægges ved hændelige begivenheder på institutionen, eksempelvis tyveri eller brand, er ikke omfattet af statens selvforsikringsordning. Ansattes genstande vil afhængig af de konkrete omstændigheder kunne være omfattet af de pågældendes private indboforsikringer. Hvis man som ansat kommer til at ødelægge en elevs ejendele, dækkes dette af skolen. Skolefester Der kan i forbindelse med fester og lignende være foranstaltet garderobe til opbevaring af overtøj mv. Hvis der kræves betaling for opbevaringen i garderoben, vil der efter omstændighederne, kunne kræves erstatning af institutionen, hvis overtøjet bortkommer fra garderoben. Undervisningsministeriet fraråder således institutionerne at arrangere betalingsgarderober. Hvis sådanne arrangeres af eksempelvis foreninger i forbindelse med fester og lignende, bør institutionen gøre det klart, at et eventuelt erstatningskrav må rettes mod foreningen. Hærværk Udgifter i forbindelse med hærværk i form af eksempelvis rudeknusning og ødelæggelse af inventar er ikke omfattet af statens selvforsikringsordning, og skal alene dækkes af gerningsmand. Episoder som hærværk vil blive politianmeldt. Brilleskade/linser Der kan søges erstatning af briller eller linser, der ødelægges eller beskadiges i forbindelse med arbejdets udførelse. Hvad gør du når en skade er opstået? 55

56 FORSIKRING Du kontakter daglig sikkerhedsleder, som anmelder skaden. HUSK at medbringe kvittering for købet af de nu ødelagte briller samt kvittering for reparation eller køb af nye briller. Kørsel i skolens biler/ egen bil Hvis føreren er ansat ved institutionen, og personskade opstår i forbindelse med tjenstlig kørsel, vil personskaden kunne anmeldes som en arbejdsskade. Elever der er passagerer i institutionens køretøj er omfattet af forsikring, og kan søge erstatning. Særligt om brug af ansattes motorkøretøjer til tjenstlige formål I det omfang de ansatte bruger egne motorkøretøjer til tjenstlige formål, er det den ansattes motorkøretøjsforsikring, der skal betale for eventuelle skader. Den ansattes eventuelle selvrisiko eller bonustab er institutionen uvedkommende. Tjenesterejser Finansministeriet, Personalestyrelsen og Europæiske Rejseforsikring har indgået en aftale om administration af en tjenesterejseforsikring. Cirkulæret ligger i og hedder CIR1H nr af 18/12/2015. Forsikringen dækker kun de ansatte på skolen. Dvs. at skolens elever ikke er dækket. Eleverne skal selv have en rejseforsikring. Skolen må gerne være behjælpelig med at finde den bedste forsikring fx gruppeforsikring, men det skal være eleverne selv der betaler forsikringen. Hvis uheldet er ude, skal den skadelidte kontakte Europæiske Rejseforsikring, som vil være behjælpelig med administration. Ekskursioner og studieture I forbindelse med ekskursioner og studieture som led i undervisningen har de deltagende lærere sædvanligvis tilsynspligt med eleverne. Hvis der opstår skader, der kan tilskrives tilsidesættelse af tilsynspligten vil institutionen efter omstændighederne kunne ifalde et erstatningsansvar. Hvis der er tale om en privat ekskursion, der ikke er arrangeret af institutionen, men eksempelvis af en personaleforening eller lignende, vil institutionen dog næppe kunne ifalde erstatningsansvar. I forbindelse med udlandsrejser bør institutionen sikre sig, at eleverne er omfattet af den offentlige sygesikring - rejsesygesikring, eller at der er tegnet en syge- og hjemtransportforsikring. Fra 2008 dækker den offentlige sygesikring ikke hjemtransport. Læs mere om Rejsesygesikring og EUsygesikringskort på nedenstående link: Institutionen kan, hvis det vurderes hensigtsmæssigt, tilbyde eleverne at formidle tegningen af en kollektiv rejseforsikring, som eleverne selv skal betale som en del af udgifterne til udlandsrejsen. Institutionen må ikke selv forsikre eleverne. Hvis eleven er under 18 år, og familien har en årsrejseforsikring, vil denne som udgangspunkt dække. Årsrejseforsikringen er i mange tilfælde indeholdt i familieforsikringen. Ved tvivlspørgsmål kontaktes forsikringsselskabet, hvor de private forsikringer er tegnet. Instruktion og tilsyn ved elevers brug af maskiner Som led i uddannelserne på tekniske skoler og AMU-centrene modtager eleverne ofte undervisning under arbejdspladslignende forhold i værksteder og lignende. I forbindelse med undervisning under arbejdspladslignende forhold er elevernes manglende rutine og overblik et særligt risikomoment, der kan medføre farlige situationer. Lærerne skal derfor være opmærksomme på eleverne og gribe ind, inden der eventuelt opstår en farlig situation. Det er yderligere vigtigt, at de anvendte lokaler og udstyret er i orden, samt at den sikkerhedsmæssige 4. udgave, februar

57 FORSIKRING tilrettelæggelse er korrekt. Hvis der opstår en skade og et af disse forhold svigtede, vil institutionen kunne blive pålagt et erstatningsansvar. Ansvar for elevernes adfærd Eleverne er i forbindelse med deres modtagelse af undervisning ikke i institutionens tjeneste, og omfattes således ikke af arbejdsgiveransvaret. Således er eleverne erstatningsansvarlige for egne skadevoldende handlinger og undladelser. Det gælder også de tilfælde, hvor de volder skade på andre elever, hvad enten det sker i frikvarterer eller i undervisningstiden. Hvis skaden skyldes svigtende tilsyn eller manglende instruktion fra institutionens side, vil institutionen efter omstændighederne kunne drages til ansvar. Forsikring af elever i praktik (VFU, SKP-udlån) Dele af skoleundervisningen foregå i en virksomhed på grundlag af aftale mellem skole og virksomheder. Der er i disse tilfælde tale om virksomhedsforlagt undervisning, der foregår i virksomhedslokaler med anvendelse af virksomhedens udstyr, men undervisningen gennemføres på institutionens vegne og dens ansvar. Statens erstatningsordning sikrer, at elever der deltager i praktik, får samme erstatningsmæssige vilkår som de egentlige arbejdstagere i en praktikvirksomhed, med hvem den enkelte praktikant ofte skal samarbejde og dele vilkår. Statens erstatningsordning for deltagere i praktisk erhvervsorientering omfatter også tingskader på ting forvoldt af praktikanten. Når der indtræffer en skade for en deltager i praktisk erhvervsorientering (praktik), er det skolens arbejdsmiljøleder der skal indberette skaden. Særligt ved virksomhedsforlagt undervisning I lovbemærkningerne nævnes som eksempler på virksomhedsforlagt undervisning: orienterende virksomhedsbesøg, undervisning i virksomhedslokaler med anvendelse af virksomhedens udstyr, og korterevarende praktikarrangementer under skolens ansvar. Skolen skal føre tilsyn med den virksomhedsforlagte undervisning, typisk flere gange om ugen. Telefoniske henvendelser til virksomheden om undervisningen vil normalt ikke kunne opfylde tilsynspligten. Hvis eleven under virksomhedsforlagt undervisning forvolder en materiel skade på praktikstedet, er eleven som udgangspunkt selv erstatningsansvarlig. Virksomheden vil dog sædvanligvis have en tingsskadeforsikring, der dækker, hvis skaden er sket ved udvisning af simpel uagtsomhed. Er dette ikke tilfældet, dækker statens selvforsikring skaden i samme omfang, som hvis der var tegnet tingsforsikring. Eleverne er erstatningsansvarlige for egne skadevoldende handlinger og undladelser for så vidt angår personskade på andre. Elever kan gøres ansvarlige for deres skadevoldende handlinger eller undladelser, hvis der er tale om forsæt eller uagtsomhed, men ikke ved hændelige skader. Med hensyn til elevens eventuelle egen personskade vil det bero på de konkrete omstændigheder, om institutionen kan ifalde ansvar. Såfremt skaden er sket under arbejdspladslignende forhold, vil eleven være direkte forsikret. Ved virksomhedsforlagt undervisning skal skolen i den lokale undervisningsplan beskrive nærmere, hvordan den virksomhedsforlagte undervisning bidrager til at opfylde delmål og læringsaktiviteter i den relevante del af undervisningen. Skolen skal i bedømmelsesplanen have procedurer for vurdering af, om eleven har nået målene for den virksomhedsforlagte undervisning. Endeligt skal den virksomhedsforlagte undervisning fremgå af elevens personlige uddannelsesplan. 4. udgave, februar

58 REKRUTTERING, FASTHOLDELSE OG FRATRÆDELSE Campus Bornholm ønsker at fastholde kompetente og motiverede medarbejdere og ledere og tiltrække ansøgere med de rette kompetencer uafhængigt af alder, køn, seksuel observans, etnisk oprindelse, religion eller politisk orientering. Målet er en attraktiv og rummelig arbejdsplads, der tiltrækker, udvikler og fastholder medarbejdere og ledere med de bedste faglige og personlige kompetencer. Rekruttering og ansættelse Annoncering Ledige stillinger skal normalt besættes efter offentligt opslag. I praksis kan opslag undlades ved kortvarige vikariater, ferieafløsning eller tilsvarende kortvarig beskæftigelse. Alle stillingsopslag skal godkendes af lønafdelingen/øa-chefen før de offentligøres. Dette sker for at sikre, at stillingsopslaget overholder gældende lovgivning og aftaleret. Ledige stillinger opslås altid på skolens hjemmeside, Om Campus Bornholm/ledige stillinger samt Jobnet. Den ansættende leder kan derudover vælge at annoncere i den lokale og nationale dagspresse, i relevante fagblade m.m. Der henvises til skolens hjemmeside i alle stillingsopslag. Ansøgningsfristen i stillingsopslaget må ikke være mindre end 14 dage. I jobannoncen kan der opfordres til, at alle kvalificerede ansøgere uanset køn, alder, fysisk formåen, religiøs og etnisk baggrund søger stillingen. Mangfoldighed handler bl.a. om faglige kompetencer, uddannelse, alder, køn, fysisk formåen samt etnisk baggrund, hvor vi i så vid udstrækning som muligt ønsker at have en medarbejdersammensætning, der afspejler det omgivende samfund. Straffeattest / børneattest Skolen forbeholder sig ret til at kræve en straffeattest i forbindelse med en ansættelse; det kan være i form af straffeattest til offentligt brug eller i form af en børneattest. En børneattest er en særlig form for straffeattest, som giver oplysninger om, hvorvidt en person er straffet efter de bestemmelser i straffeloven, som vedrører seksuelle forhold til børn under 15 år. Endvidere gælder der ikke forældelsesregler for børneattester, og det betyder, at evt. domme vil fremgå af attesten uanset, hvornår de er afgivet. Straffeattesterne kan kun udleveres af politiet til skolen efter samtykke fra ansøgeren. Oplysninger om strafbare forhold er fortrolige, og skolen må således kun bede om en straffeattest / børneattest, hvis det er sagligt og nødvendigt. I ansættelser, hvor der kræves en straffeattest / børneattest, skal dette fremgå af stillingsopslaget, ligesom det skal nævnes under ansættelsessamtalerne. Det er ikke lovligt, på forhånd at udelukke en tidligere straffet fra en stilling, og der skal således altid foretages en konkret vurdering af, hvorvidt en evt. lovovertrædelse er til hinder for en ansættelse. 58

59 REKRUTTERING, FASTHOLDELSE OG FRATRÆDELSE Det er den ansættende chef / leders ansvar, at al korrespondance med Rigspolitiet og stillingsansøgere i forbindelse straffeattester / børneattester journaliseres. Ansættelsesbrev Der gælder forskellige regler for, hvem der er forhandlingsberettiget ved en given stilling. Såfremt du er tvivl eller har brug for afklaring, kan du kontakte lønafdelingen. Ansættelsesbrevet skal være underskrevet før ansættelsen er endeligt aftalt. For fastansatte gælder, at ansættelsesbrevet skal være udfærdiget og underskrevet senest dagen inden, at stillingen planlægges tiltrådt. Alle ansættelseskontrakter udarbejdes af lønafdelingen og skal underskrives af skolens direktør. Der kan efter lov om tidsbegrænset ansættelse højst ske 2 forlængelser af en tidsbegrænset ansættelse. Herefter har du som medarbejder krav på fastansættelse. Prøvetid For alle ansættelser gælder, at skolen anvender de til enhver tid gældende regler for prøvetid jvf. funktionærloven samt ansættelsesbekendtgørelsen. For ansatte med 3 måneders prøvetid skal der senest 1 måned før prøvetidens udløb foretages en skriftlig bedømmelse af den nyansatte af nærmeste leder. For ansatte med 2 års prøvetid skal der senest et 1/2 år før prøvetidens udløb foretages en skriftlig bedømmelse af den nyansatte af nærmeste leder. Der er ved fravær mulighed for at forlænge prøvetiden. Deltidsansættelse Under ansættelsen har medarbejder og arbejdsgiver ret til at indgå aftale om deltidsbeskæftigelse. Forud for indgåelse af aftalen rettes en ansøgning til nærmeste leder. Som minimum skal aftalen indeholde oplysninger om eventuelle nye vilkår for arbejds- og mødetid, samt fra hvilket tidspunkt aftalen er gældende. Nærmeste leder og chef skal sikre, at der tilgår lønafdelingen besked om enten tiltrædelse eller afslag på ansøgningen. Aftale om deltid skal være skriftlig. Rummelighedspolitik Skolen har en rummelighedspolitik med et mål at sikre at mindst 3,5 % af årsværkene er ansat på særlige vilkår. Du kan læse politikken i skolens personalepolitik hjemmesiden, Seniorpolitik Skolen har en seniorpolitik, som er beskrevet i personalepolitikken, som findes på skolens hjemmeside. Seniorpolitikken giver den enkelte medarbejder mulighed for i samarbejde med ledelsen at planlægge tiden inden og efter tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet og dermed skabe en positiv overgang fra arbejdsliv til pension. Kompetenceudviklingspolitik Campus Bornholm har en kompetenceudviklingspolitik, som du finder i skolens personalepolitik på hjemmesiden, Kompetenceudviklingspolitikken fastlægger skolens principper og retningslinjer for den samlede kompetenceudviklingsindsats. 4. udgave, februar

60 REKRUTTERING, FASTHOLDELSE OG FRATRÆDELSE Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Personlige medarbejderudviklingssamtaler (MUS) afholdes hvert år i begyndelsen af skoleåret og ikke senere end efterårsferien med det formål, at du som medarbejder sammen med din nærmeste leder kan have en dialog om trivsel, arbejdsindsats og faglige resultater og generel indsats, herunder ønsker om efteruddannelse og udvikling i såvel arbejdsområder som kompetencer. Medarbejderudviklingssamtalen er en fortrolig, forberedt, struktureret og fremadrettet samtale. Samtalen er ikke en lønsamtale eller en forhandling. På baggrund af skolens generelle målsætninger, strategi og pædagogiske indsatsområder samt medarbejdernes ønsker til faglige, pædagogiske og personlige kompetencer, aftales en målrettet efteruddannelse, der kan øge både den enkelte medarbejders og den samlede medarbejdergruppes kvalifikationer og kompetencer. Det er lederens ansvar, at alle særlige kompetenceudviklingsaftaler budgetteres. På Campus Bornholm afholdes MUS-samtalerne efter det såkaldte kaskadeprincip. Det vil sige, at direktøren først afholder MUS med cheferne, cheferne holder MUS med lederne og medarbejdere. Efter at lederne selv har været til MUS, afholder de samtaler med deres medarbejdere Før, under og efter samtalen En MUS-samtale varer ½-1 time. Du indkaldes til MUS af din nærmeste leder. Sammen med indkaldelsen modtager du et MUS-forberedelsesskema. Forberedelsesskemaet er et hjælpeværktøj, som bruges dels til forberedelse, dels under selve samtalen og dels til opfølgning. Skemaet er et dokument som deles mellem medarbejder og leder. Emner, der ikke er berørt i forberedelsesskemaet, men som er relevant ved MUS-samtalen kan naturligvis også drøftes. Efter samtalen uploader lederen skemaet i PersSys, og det vil være tilgængeligt for dig og din leder. Kompetenceudviklingsfonden En gang årligt (dog to gange årligt i overenskomstår) er der mulighed for at søge om tilskud til kompetenceudvikling fra Kompetenceudviklingsfonden, som støtter kompetenceudvikling i staten. Midlerne fra Kompetenceudviklingsfonden kan bruges til betaling af kursus- og uddannelsesafgifter, vikarlønninger, undervisningsmaterialer og honorarer til eksterne undervisere. Midlerne kan ikke anvendes til at dække lønudgifter i forbindelse med kompetenceudviklingsforløb. Midlerne fra Kompetenceudviklingsfonden er endvidere alene at betragte som et supplement til de midler, som Campus Bornholm allerede anvender til kompetenceudvikling. Både LSU og HSU skal som en del af udvalgenes årlige kordinerede arbejdsrytme drøfte, hvordan skolen vil gøre brug af Kompetenceudviklingsfonden, herunder hvilke indsatsområder, der skal prioriteres i kompetenceudviklingsarbejdet. PD i erhvervspædagogik for EUD og AMU Lærere skal som hovedregel erhverve sig en Pædagogisk Diplomuddannelse (PD) i erhvervspædagogik. I særlige tilfælde kan kravet om en diplomuddannelses nedsættes til en videregående voksenuddannelse (VVU) i pædagogik med en erhvervspædagogisk toning. Campus Bornholm samarbejder med professionshøjskolen Metropol - Nationalt Center for Erhvervspædagogik om at gennemføre uddannelsen på Bornholm med virtuel undervisning. Der er tilknyttet en underviser fra Metropol, der dels er til stede ved undervisningsdage på Bornholm og dels sørger for den virtuelle undervisning. Desuden er der en pædagogisk praktisk vejleder fra Campus Bornholm, der varetager vejledningen i de enkelte moduler. Diplomuddannelse i Erhvervspædagogik består af tre obligatoriske moduler, valgmoduler og et afgangsprojekt. 4. udgave, februar

61 REKRUTTERING, FASTHOLDELSE OG FRATRÆDELSE Uddannelsen skal være påbegyndt inden et år og afsluttet senest 6 år efter, at den studerende er blevet ansat. Pædagogikum for GYM Når en lærer fastansættes på de gymnasiale uddannelser, kræver det at vedkommende har faglig kompetence i et eller flere gymnasiale fag. Ansættelsen vil normalt være betinget af, at pædagogikum bestås inden for de to første ansættelsesår. Formålet med pædagogikum er, at pædagogikumkandidaterne opnår pædagogisk kompetence til at undervise i de gymnasiale uddannelser. Kandidaterne skal opnå undervisningsfærdighed, viden om de gymnasiale uddannelsers skoleformer og skolen som organisation, viden om teoretisk pædagogik samt indsigt i uddannelsernes samspil med det omgivende samfund. Bekendtgørelsen om pædagogikum kan læses her: Fratrædelse På Campus Bornholm vil vi arbejde ud fra princippet om at sikre den enkelte medarbejder størst mulig tryghed i ansættelsen. Ved uansøgt fratrædelse er det skolens ønske, at medarbejderen / lederen skal opleve klarhed omkring grundlaget for afskedigelsen og forlade Campus Bornholm på en ordentlig måde. Ansøgt fratrædelse Ønsker du at fratræde din stilling, skal du meddele dette skriftligt med det varsel, der fremgår af ansættelsesbrevet eller overenskomsten. Opsigelsen sendes til nærmeste leder, som orienterer relevante parter. Tjenestelig samtale En tjenstlig samtale er en samtale, som ledelsen kan indkalde en medarbejder til, hvis den ønsker at drøfte eller præcisere nogle forhold om medarbejderens udførelse af arbejde eller andre forhold i medarbejderens adfærd. Medarbejderen har ret til at have en bisidder med til samtalen, ligesom den pågældende har ret som forberedelse til samtalen på forhånd at få at vide, hvad samtalen skal dreje sig om. Bisidderen er normalt tillidsrepræsentanten, men medarbejderen kan også vælge en anden bisidder. Ledelsen laver et referat af samtalen, som de beder medarbejderen om at underskrive. Underskrift af referatet er ikke et udtryk for, at medarbejderen eller bisidderen er enig i, hvad ledelsen har sagt. Med underskriften bekræfter medarbejderen blot, hvad der er blevet sagt under samtalen. Lederen har ansvaret for, at referatet sendes til lønafdelingen, der sikrer, at det bliver lagt i medarbejderens personalemappe. Medarbejderen har ret til at blive hørt, dvs. fremlægge sin egen version af det, der bliver påtalt. Medarbejderen kan opleve ikke at føle sig hørt under samtalen. Medarbejderen kan efterfølgende lave sine egne skriftlige kommentarer til de forhold, som er blevet rejst. Både TR og medarbejder kan bede om at få lagt bemærkningerne i personalemappen sammen med referatet. Før Campus Bornholm når frem til at overveje afskedigelse af en ansat, vil den daglige leder have holdt en eller flere tjenestelige samtaler med medarbejderen. Det er vigtigt at bemærke, at lederne dertil har ret til at holde uformelle samtaler med deres medarbejdere uden inddragelse af tillidsrepræsentanten. Sådanne uformelle samtaler kan ikke munde ud i en skriftlig advarsel. Når en skriftlig advarsel afgives, skal dette ske med en sådan tydelighed, at modtageren ikke er i tvivl om, 4. udgave, februar

62 REKRUTTERING, FASTHOLDELSE OG FRATRÆDELSE at der er afgivet en skriftlig advarsel. Yderligere skal tillidsrepræsentanten orienteres. En skriftlig advarsel er desuden underlagt bestemmelserne i forvaltningsloven. Retningslinjer ved afskedigelser Formålet med disse retningslinjer Afskedigelsessager er ofte følelsesmæssigt komplicerede og ressourcekrævende processer. Først og fremmest for den afskedigede selv. Men også for ledelsen, for administrationen, og for de øvrige ansatte. Opsigelser skaber rystelser i huset og bemærkes eksternt. For den afskedigede medarbejder kan en afskedigelse være starten på noget nyt og bedre i et andet regi, men det kan også være starten på en personlig deroute. Erfaringer viser, at måden, som en medarbejder opsiges på, er vigtig, og huskes for evigt. Dertil er der en række formelle procedurer, som skolen skal efterleve. Dette sæt af retningslinjer er udarbejdet for at sikre et velorganiseret afskedigelsesforløb. Retningslinjerne gør det transparent for alle, hvordan at vi her på skolen håndterer afskedigelsessager. Retningslinjerne kan bruges som huskeliste til chefer, ledere og administrative medarbejdere i den konkrete sagsbehandling. Retningslinjerne kan også bruges til at skabe overblik over processen for den afskedigede, for medarbejdere i tillidshverv samt for kollegaerne generelt. Retningslinjerne er udarbejdet af personalepolitikudvalget, og vedtaget af HSU. Om afskedigelser Det er god forvaltningsskik at inddrage medarbejderen i beslutningsprocessen om afskedigelse, orientere om sagens gang og vejlede medarbejderen i pågældendes retsstilling. Sagsbehandlingen må ikke trække unødigt ud. Afskedigelse kan ske med begrundelse i institutionens forhold eller i medarbejderens forhold. Afskedigelser begrundet i medarbejderens forhold En almindelig saglig opsigelse begrundet i medarbejderens forhold kræver en forudgående skriftlig advarsel. Advarslen skal indeholde en klar og præcis angivelse af, hvori problemerne består. Det kan være Samarbejdsvanskeligheder Lydighedsnægtelse Manglende performance Manglende iagttagelse af personalepolitikken Sygdom Advarslen skal beskrive hvilken adfærd chefen / lederen er utilfreds med, advarslen skal beskrive kravene til medarbejderens fremadrettede adfærd samt angive hvilken konsekvens, der vil være ved manglende efterlevelse af advarslen. Medarbejderen skal kvittere skriftligt for modtagelsen af advarslen, uanset at medarbejderen ikke er enig i indholdet. I tilfælde af grov misligholdelse af ansættelsesforholdet, er der Ikke krav om en forudgående advarsel. Tilfælde af grov misligholdelse kan være: Arbejdsvægring Illoyalitet Voldelig adfærd Tyveri Beruselse Udeblivelse 4. udgave, februar

63 REKRUTTERING, FASTHOLDELSE OG FRATRÆDELSE I ovenstående tilfælde kan bortvisning overvejes. Ledelse og TR skal værne om fortroligheden og vise respekt for medarbejderens ønske om at gå med æren i behold, hvis der f.eks. er lavet aftale om frivillig opsigelse i stedet for afskedigelse. Afskedigelser begrundet i institutionens forhold Ledelsen har pligt til at informere samarbejdsudvalgene (LSU/HSU) om besparelser, rationaliseringer, udlicitering eller outsourcing, som kan føre til afskedigelser. Dette skal ske i så god tid, at samarbejdsudvalgene kan drøfte situationen og medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i ledelsens endelige beslutning. Inden afskedigelsesprocessen begynder, skal chefer/ledere i samarbejde med relevant TR afsøge mulighederne, eventuelt frivillig fratrædelse og/eller deltidsansættelser. Ledelsen skal undgå udmeldinger, der kan skabe utryghed før den endelige beslutning om, hvem der skal afskediges. Dette gælder især i mindre afdelinger. Saglige opsigelsesgrunde begrundet i institutionens forhold kan være: Arbejdsmangel (fald i aktivitet) Stillingsbortfald Nedskæringer (grundet eks. besparelser på taxametre, fald i aktivitet) Omstruktureringer Hvis der er flere medarbejdere i samme type stillinger, må skolens ledelse foretage en vurdering af hvem der bedst kan undværes. Denne vurdering kan ske på baggrund af parametre som: Uddannelse Erfaring Særlige egenskaber (f.eks. IT, sprog osv.) Afskedigelse begrundet i sygefravær Sygdom er lovligt forfald, hvilket betyder, at alle medarbejdere har ret til at være fraværende fra arbejdet på grund af sygdom. Der er dog ikke en ubegrænset ret til fravær. Hvis en medarbejder har et meget stort sygefravær, kan det i sig selv være en saglig grund til en afskedigelse. Det gælder både ved langtidssygemeldinger og ved mindre sygemeldinger, samt såkaldt "mandags"-/"fredagssyge". Hvis fraværet bliver så højt, at medarbejderen ikke kan varetage det arbejde, som vedkommende er ansat til, så kan det få konsekvenser for vedkommendes ansættelse. Sygefravær kan dermed i nogle tilfælde være en rimelig begrundelse for en opsigelse. F.eks. hvis sygefraværet belaster opgaveudførelsen uforholdsmæssigt. Ved afskedigelse begrundet i sygdom vil der altid være tale om en konkret vurdering. Læs mere om regler ifm. med sygdom i skolens Medarbejderhåndbog. Procedurer ved afskedigelser 1. Beslutning Det er chefen for området (uddannelseschef eller økonomi- og administrationschef), der har såvel ansættelses- som afskedigelseskompetencen. Ifm. en afskedigelse vil det dog ofte være den leder, der har personaleansvaret for og den daglige kontakt med medarbejderne, der indstiller en eller flere navngive medarbejdere til afskedigelse. Det er direktøren, der har ansættelses- og afskedigelseskompetencen i forhold til cheferne. 4. udgave, februar

64 REKRUTTERING, FASTHOLDELSE OG FRATRÆDELSE 2. Høringsbrev (sindetskrivelse) Med udgangspunkt i Moderniseringsstyrelsens skabeloner (se her) udarbejder lønafdelingen et høringsbrev (herefter sindetskrivelse) i to eksemplarer. Chefen for området formulerer begrundelsen for den påtænkte afskedigelse. a. Der gives altid en partshøringsperiode i henhold til gældende overenskomst dog minimum 10 arbejdsdage. I denne periode har medarbejderen og dennes forhandlingsberettigede centralorganisation ret til at komme med indsigelser. b. Sindetskrivelsen skal godkendes af økonomi- og administrationschefen før, at den gives til den pågældende medarbejder for at sikre, at regler og procedurer overholdes. c. Sindetskrivelsen underskrives af chefen på området. d. Med sindetskrivelsen vedlægges også nærværende Retningslinjer ved afskedigelser. 3. Orientering af tillidsrepræsentant Den lokale TR orienteres om den påtænkte afskedigelse af chefen og / eller lederen. Denne orientering sker mundtligt og i fortrolighed. 4. Overbringelse af sindetskrivelse til medarbejder a. Chef og / eller leder overbringer sindetskrivelsen personligt til medarbejderen på et dertil planlagt møde. Ved sygdom fremsendes sindetskrivelsen til medarbejderen med anbefalet post. b. Sindetskrivelsen gives på et rimeligt tidspunkt. Sidste dag før en fridag eller ferie anses ikke for at være et rimeligt tidspunkt. c. Hvis der skal gives flere sindetskrivelser, bør det ske i forlængelse af hinanden og ikke over en længere periode. d. Chefen/lederen indkalder pågældende medarbejder til et møde per mail med en dags varsel. Det må ikke fremgå af mødeindkaldelsen, at der på mødet vil blive overbragt en sindetskrivelse. Dette for at undgå tidlig panik hos medarbejderen. e. I mødeindkaldelsen inviteres som udgangspunkt altid TR med som bisidder. Ved mødets start gør chef / leder opmærksom på, at TR er med som bisidder, og at det er medarbejderens valg, hvorvidt at medarbejderen ønsker bisidder til samtalen. f. For at undgå sladder og unødvendig uro blandt kollegaerne ligges der ikke et møde i kalenderen. g. Chef og / eller leder stræber efter at gøre mødet kort og informativt med henblik på, at medarbejderen kan få ro til at fordøje sindetskrivelsen i sit eget tempo og i selvvalgt selskab. h. Chefen sikrer, at medarbejderen underskriver begge eksemplarer af sindetskrivelsen på mødet. Det ene eksemplar er medarbejderens, det andet eksemplar er til skolens personalearkiv. Medarbejderen bekræfter med sin underskrift, at medarbejderen har modtaget sindetskrivelsen. At medarbejderen underskriver sindetskrivelsen betyder ikke, at vedkommende samtykker med baggrunden for sindetskrivelsen. i. Chefen er ansvarlig for, at skolens underskrevne eksemplar af sindetskrivelsen tilgår lønkontoret til journalisering i personalearkivet. j. Chefen / lederen oplyser på mødet om medarbejderens mulighed for at gøre brug af skolens aftale om juridisk, psykologisk, økonomisk rådgivning til medarbejdere, der ønsker dette. k. Medarbejderen tilbydes en opfølgende samtale med chef og / eller leder, når medarbejderen har haft mulighed for at fordøje informationen. l. Medarbejderen får fri resten af dagen. Dette oplyses på mødet af chef og / eller leder. Orientering af faglig organisation samt TR 4. udgave, februar

65 REKRUTTERING, FASTHOLDELSE OG FRATRÆDELSE Lønkontoret fremsender kopi af den underskrevne sindetskrivelse til relevante faglige organisationer + TR. Parthøringsperiode I denne periode har medarbejderen og dennes forhandlingsberettigede centralorganisation ret til at komme med indsigelser. Der gives altid en partshøringsperiode på minimum 10 arbejdsdage. 5. Afskedigelsesbrev (hvis partshøringen ikke har ændret situationen) Opsigelsen skal altid ske skriftligt. Med udgangspunkt i Moderniseringsstyrelsens skabeloner (se her) udarbejder lønafdelingen et afskedigelsesbrev i to eksemplarer. a. Opsigelsesvarslet afhænger af overenskomst og ansættelsestid. b. Forhold om afholdelse af ferie/særlig ferie beskrives i opsigelsesbrevet afhængig af ansættelsesforholdet. c. Chefen for området formulerer begrundelsen for afskedigelsen. d. Afskedigelsesbrevet skal godkendes af økonomi- og administrationschefen før, at den gives til den pågældende medarbejder for at sikre, at regler og procedurer overholdes. e. Afskedigelsesbrevet underskrives af chefen på området. f. Afskedigelsesbrevet overbringes til medarbejderen eller sendes med anbefalet post. g. I afskedigelsesbrevet fremgår det, hvornår at medarbejderens mailkonto vil blive lukket. Orientering af faglig organisation samt TR Lønkontoret fremsender kopi af det underskrevne afskedigelsesbrev til relevante faglige organisationer + TR. Aflevering af udstyr Nærmeste leder er ansvarlig for, at medarbejderen afleverer udlånt udstyr på fratrædelsesdagen eller på dagen for evt. fritstillelse. Der kan være tale om: a. Bærbar pc b. Tablet c. Mobiltelefon d. Udstyr ifm. hjemmearbejdsplads. e. Personalekort f. Nøgler / nøglekort g. Bøger h. Andet Sletning af IT-rettigheder Lønkontoret informerer IT om fratrædelsen, så at IT kan slette alle medarbejderens IT-rettigheder. Lukning af mailkonto Mailkontoen lukkes på fratrædelsesdagen eller dagen for fritstillelse, og medarbejderen orienteres herom. IT sætter autosvar på den pågældende mail. Når afskedigelsesbrevet er overbragt orienterer chefen og / eller lederen den relevante afdeling om afskedigelsen. 4. udgave, februar

66 REKRUTTERING, FASTHOLDELSE OG FRATRÆDELSE Fritstillelse Chefer og ledere kan fritstilles, hvis det skønnes, at deres fortsatte aktivitet på arbejdspladsen kan virke uhensigtsmæssig. Direktøren har kompetencen til at fritstille cheferne, mens cheferne har kompetencen til at fritstille deres respektive ledere. Øvrige medarbejde fritstilles som udgangspunkt ikke. Hvis medarbejderen fritstilles, så skal opsigelsen indeholde en skriftlig aftale for afholdelse af ferie, modregning af indtægter fra evt. nyt job samt information om, at medarbejderens mailboks lukkes på fritstillelsesdatoen, og at medarbejderen således fra denne dato af ikke længere vil have adgang til sin mailboks. Ved fritstillelse skal al ferie/særlig ferie, som kan afholdes, afholdes i fristillingsperioden. Den fritstillede chef/leder/medarbejder er forpligtet til aktivt at søge ny beskæftigelse, og orientere Campus Bornholm herom, såfremt man får ny beskæftigelse. Får en fritstillet chef/leder/medarbejder nyt job i opsigelsesperioden, modregner skolen altid indtægter herfra i lønnen i henhold til gældende regler herom. Chefen skal lægge en plan før, under og efter opsigelsen. Hvordan sikres den nødvendige vidensoverdragelse? Hvad bliver der meldt ud? Hvad skal medarbejderen foretage sig i opsigelsesperioden? Kollegial støtte noget af det vigtigste Det kan være meget værdifuldt med gode kollegaer i opsigelsesperioden. Den afskedigede kan have brug for en anerkendelse af, at det er en svær situation, og at det ikke bare er noget, man lige klarer ved at tage sig sammen. Den afskedigede kan også have brug for kollegial opmærksomhed for ikke at føle sig alene og ensom. Herunder er opstillet en række gode råd til, hvordan man som kollega til den afskedigede medarbejder kan være en god kollegial støtte: Tag kontakt til den afskedigede og reager passende, dvs. med situationsfornemmelse. Lyt til den afskedigede og vis indlevelse. Vis respekt og forståelse for den afskedigede. Lav praktiske aftaler med den afskedigede. Læs mere her Moderniseringsstyrelsen, spørgsmål og svar om afsked Personalestyrelsen, personaletilpasninger i staten Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i staten Ændringer i ansættelsesforholdet Der sondres mellem væsentlige og mindre væsentlige ændringer i et ansættelsesforhold. Alle væsentlige vilkårsændringer skal som udgangspunkt sidestilles med en opsigelse og dermed varsles med det individuelle opsigelsesvarsel. Ved vilkårsændringer som f.eks. nedsat tid, hvor medarbejderen selv har ansøgt om det, og fået det bevilget, skal nærmeste leder meddele ændringen skriftligt til medarbejderen hurtigst muligt. Det kan gøres ved brev til medarbejderen som et tillæg til ansættelsesbrevet. Fratrædelsesgodtgørelse En medarbejder med mindst 12 års ansættelse får udover det almindelige opsigelsesvarsel også en såkaldt fratrædelsesgodtgørelse. Ved ansættelse i 12 år modtager medarbejder en godtgørelse svarende til en månedsløn Ved ansættelse i 17 år modtager medarbejder en godtgørelse svarende til 3 måneders løn Godtgørelsen bliver udbetalt ved fratrædelsen. 4. udgave, februar

67 REKRUTTERING, FASTHOLDELSE OG FRATRÆDELSE TR informeres om opsigelsesvarslet er korrekt, og herunder om medarbejderen har krav på fratrædelsesgodtgørelse. Det er en forudsætning for udbetaling af fratrædelsesgodtgørelse, at der er tale om ubrudt ansættelse. "Huller" i ansættelsen, der alene skyldes ferieperioder, kan efter konkret vurdering betragtes som ubrudt ansættelse. Fratrædelsessamtaler I forbindelse med en medarbejders fratrædelse fra Campus Bornholm skal den pågældende medarbejder tilbydes, at der afholdes en fratrædelsessamtale med den daglige leder. Formålet med en fratrædelsessamtale er først og fremmest at give medarbejderen mulighed for at fortælle om sin opfattelse af ansættelsesforholdet. I forbindelse med en fratrædelsessamtale vil det ligeledes være muligt at få klarlagt, hvorvidt der har været overensstemmelse mellem medarbejderens henholdsvis ledelsens forventninger. Samtalen er tænkt som en åben og uformel dialog, og deltagelse i en fratrædelsessamtale er frivillig. 4. udgave, februar

68 ARBEJDSTID Alle medarbejdere på Campus Bornholm har som udgangspunkt ret til at afspadsere en dag i forbindelse med egen flytning, eget bryllup og begravelse af nært familiemedlem. Nedenfor følger specifikke retningslinjer for GYM, EUD/VEU, Danskuddannelserne og TAP i forbindelse med merarbejde, afspadsering og tidsregistrering. Merarbejde, afspadsering og tidsregistrering GYM Hvorfor tidsregistrering? Campus Bornholm er i henhold til den nye overenskomst (OK13) forpligtet til at indføre et tidsregistreringssystem På Campus Bornholm har vi valgt at denne tidsregistrering skal foregå i Lectio. Vi ser tidsregistreringen som et værktøj, til at understøtte dialogen mellem lærer og ledelse om den løbende prioritering af arbejdsopgaverne. Derudover er tidsregistrering en nødvendig forudsætning for at kunne opgøre den samlede arbejdstid ved årets afslutning og derved danne grundlag for at opgøre eventuelt merarbejde. Hvordan tidsregistreres? Vi forvalter tidsregistreringen som følger: Underviserne registrerer deres faktiske arbejdstid. Der skal ikke tidsregistreres ferie, og det er således normperiodens nettotimetal der registreres op imod (ca timer alt efter hvordan de skæve helligdage er placeret) Underviserne tidsregistrerer alle arbejdsdage. Det betyder, at du også skal tidsregistrere i de undervisningsfri perioder, hvis der arbejdes i disse perioder (f.eks. skemafri dage, weekender, ferier). Tidsregistreringen ajourføres dagligt. Studieadministrationen lægger sygdom ind i tidsregistreringssystemet i Lectio. Disse dage registreres med 7,4 timer for fuldtidsansatte. Der skal også meldes sygdom på skemafri dage og undervisningsfri perioder. Rejsetid registreres af den ansatte som en del af arbejdstiden. Bliver man syg i løbet af en arbejdsdag, melder man sig syg på kontoret inden man går hjem. Dagen registreres som en delvis sygedag med fx 3,7 timers arbejde og 3,7 timers sygdom alt efter hvornår man går hjem, således at summen bliver 7,4 timer. Derfor angives tidspunktet på en sådan sygemelding. Tidsregistreringen af både sygdom og arbejde foretages i disse tilfælde af kontoret. Har man timer fra sidste normperiode som er overført til afspadsering, skal denne registreres som afspadsering i tidsregistreringen - afspadseringen planlægges sammen med nærmeste leder Uddannelseslederen vil på månedsbasis kontrollere tidsregistreringen. Hvis der er for store afvigelser fra det forventede, indkalder uddannelseslederen medarbejderen til en samtale Den månedlige godkendelse af tidsregisteringen, er alene en godkendelse af registreringen af tidsforbruget. Der er således ikke taget stilling til, hvorvidt der er timer, der honoreres efter 68

69 ARBEJDSTID merarbejdsreglerne, men alle registrerede timer vil blive honoreret, med mindre andet er aftalt (planlagt med potentielt merarbejde). Hvad skal tidsregistreres? Undervisningen skal selvfølgelig planlægges, gennemføres og evalueres, så målene for uddannelserne og for de enkelte fag opfyldes, og der skal tidsregistreres, når ens arbejde er rettet imod dette. Det er først i det øjeblik der er tale om, at en aktivitet anvendes i en arbejdssituation, at der skal tidsregistreres. Lærernes ansvar Den enkelte underviser er i udgangspunktet selv indenfor de givne rammer - ansvarlig for prioriteringen af sin tid. Opstår der problemer med at få tid og opgaver til at hænge sammen skal det meddeles til ledelsen. Dette kan være relevant i tilfælde af både for høj eller for lav arbejdsbelastning. På dette grundlag drøfter underviser og uddannelsesleder situationen, så der kan udarbejdes en plan for arbejdets tilrettelæggelse, herunder eventuelt en ændret årsplan. Uddannelsesledernes ansvar Det er uddannelsesledernes ansvar løbende at vurdere, om den enkelte lærer har en passende arbejdsbelastning. Lærernes tidsregistrering er et vigtigt redskab til at foretage denne vurdering. Det er også uddannelsesledernes ansvar at sikre en løbende opfølgning på opgavevaretagelsen og tidsregistreringen, så der ikke utilsigtet udløses merarbejde. Undervisere, der underviser på flere adresser For undervisere der underviser på flere uddannelsesområder, gælder det, at uddannelseslederen på det område, hvor underviseren har sit primære ansættelsesforhold, er ansvarlig for den løbende dialog med underviseren om opgaverne samt godkendelse af tidsregistreringen. Merarbejde De nye arbejdstidsregler indeholder ikke regler om overtidsbetaling. Derimod er der regler om godtgørelse for merarbejde. Merarbejde adskiller sig fra overtid ved, at skolens ledelse har mulighed for at vurdere merarbejdet omfang. Ledelsen er derfor ikke forpligtet til at godtgøre merarbejdet automatisk, som det er tilfældet med overtid. Godtgørelse ydes for merarbejde hvis der er tale om: Arbejde der er pålagt den enkelte underviser Arbejde der er nødvendigt for at varetage arbejdsopgaverne ansvarligt Merarbejde skal altid aftales forlods med nærmeste leder. Medarbejderen skal altid gå i dialog med lederen, så vidt muligt inden der påbegyndes og efterfølgende registreres tid for en opgave, hvor det forventede tidsforbrug betyder, at den samlede arbejdstid vil afvige markant fra en gennemsnitlig arbejdstid på 37 timer pr. uge på årsbasis. Ændringer i årsplanen indskrives på lærernes årsplan af uddannelseschefen eller uddannelseslederne i løbet af en uge efter at ændringen er aftalt. Det angives hvilke ændringer der er foretaget og datoen for ændringen. Pålæggelse af arbejdsopgaver vil udløse mertid hvis det har været forudset i den estimerede årsplan, og den endelige opgørelse af lærerens arbejdstid overskrider 1924 timer inkl. ferier og helligdage. Studierejser, ekskursioner og andre ture Rejsetid registreres efter de gældende regler (max. 13 timer pr. døgn). Derefter registreres arbejdstid i den programlagte tid (inklusive diverse forsinkelser mv.). 4. udgave, februar

70 ARBEJDSTID Der planlægges med gennemsnitligt 8 timers arbejdstid pr. dag på destinationen. Der afvikles typisk også almindelig undervisning i fagene på studieture (for STX i størrelsesordenen 14 moduler i alt for en 5 dages tur). På ekskursioner afvikles 3-4 lektioner pr. dag. Forberedelsen af studieture mv. indgår i den almindelige tidsregistrering hjemmefra. Hændelser der udløser, at lærerne skal på arbejde udenfor den programsatte tid, registreres som arbejdstid. Hytteture med overnatning Der planlægges normalt med program op til 15 timer den ene dag og 6 timer den anden dag. Der afvikles undervisning på hytteturen svarende til 9 moduler. Tidsregistreringen følger programmets afvikling med oprydning. Mindst en lærer er hele tiden til rådighed for eleverne. Hændelser der udløser at lærerne udenfor den programsatte tid skal stå til rådighed registreres som arbejdstid. Øvrigt om tidsregistrering Vi henviser derudover til nogle svar fra GL s sekretariat i Gymnasieskolen # : Er det arbejde, når jeg som samfundsfagslærer ser nyheder eller læser avis? Udgangspunktet er, at man skal registrere sin arbejdstid, men det indebærer ikke, at alt, der har en forbindelse til arbejdet, kan registreres. For at man kan kategorisere noget som registrerbart arbejde, skal aktiviteten have en direkte tilknytning til arbejdet. At holde sig opdateret på et mere generelt plan kan ikke siges at være egentligt arbejde. Skal jeg registrere min frokostpause? Arbejdstiden skal som udgangspunkt planlægges i sammenhæng. Det indebærer, at de pauser, der holdes i løbet af dagen, er en del af arbejdstiden. I pauserne står man til rådighed for arbejdsgiveren. Når jeg er syg eller har barn syg og arbejder om aftenen, skal jeg så tidsregistrere det arbejde ud over den tid, jeg får lagt ind som følge af sygefraværet? Når man som gymnasielærer er uarbejdsdygtig grundet sygdom/barns sygdom, så har man ret til fravær, og man får løn under fraværet ved, at der tidsregistreres timer svarende til en dags arbejde. Fuld løn under sygdom er betinget af, at man også er uarbejdsdygtig, så i det omfang man under sygdommen er i stand til at arbejde, skal man gøre det. Har man således arbejdet, fordi det trods sygdom var muligt, skal der altså kun registreres arbejdstid, hvis man rent faktisk har arbejdet mere end sin dagsnorm. 4. udgave, februar

71 ARBEJDSTID Merarbejde, overtid, afspadsering og tidsregistrering EUD og VEU På hele EUD og VEU-området (AVU, FVU og OBU) arbejder vi med skoleår som normperiode. Det vil sige fra 1/8 i et år til 31/7 i det efterfølgende år. Arbejdstid (komme- og gå-hjem-tid) Lærerne er som udgangspunkt på skolen i arbejdstiden gennemsnitligt 37 timer om ugen for en fuldtidsmedarbejder. Uddannelseslederen kan aftale med den enkelte medarbejder og teamet, at en mindre del af arbejdstiden foregår hjemme. Der arbejdes med hjemmeforberedelse, når det giver mening. Det skal være konkrete arbejdsopgaver. Hjemmeforberedelse skal indføres i Outlook. Vejledende komme- og gå-hjem-tid: Område Mandag-torsdag Fredag STRØM-IT, METAL, BYG, Mødetid 7.50 eller8.10 Mødetid 7.50 eller 8.10 AUTO Gå hjem eller Gå hjem eller AVU/DU (dagundervisning) Mødetid Gå hjem Mødetid Gå hjem AVU/DU (aftenundervisning) Kl KONTOR-HANDEL MAD Mødetid 7.30 eller 8.00 Gå hjem eller Mødetid 7.30 eller 8.00 Gå hjem eller Herudover kan der ligge der 14,8 timer over skoleåret til møder uden for ovenstående arbejdstid. Uddannelseslederen fastlægger møderne på en mødeplan inden skoleårets start. Disse timer tæller derfor med i tjenesteplanens komme- og gå hjem-tid. Se i øvrigt afsnit om udligning. Belastning over året Der tilstræbes en jævn belastning over året. Det er lederens ansvar at tilrettelægge arbejdet for den enkelte underviser i dialog med denne, så der opstår en rimelig belastning set over en periode. Ulempegodtgørelse Der kan forekomme arrangementer udenfor 7 17: aftenundervisning, aftenarrangementer og arrangementer om lørdagen. I disse tilfælde ydes læreren et tillæg på 25 % af timebetalingen ift. Tjenestemændenes arbejdstidsaftale 13. I weekender og på søgnehelligdage (dvs. mistede fridage) gives derudover overtidshonorering timerne afregnes særskilt og indgår ikke i den almindelige arbejdstidsopgørelse. Delt tjeneste: der ydes tillæg pr. time ud over 11 timer + tillæg pr. dag for evt. 3 delt tjeneste. Årsnormen Vi arbejder i skoleår. Årsnormen beregnes som Antallet af kalenderdage Minus 2 fridage om ugen og minus søgne-helligdage, der er skærtorsdag, langfredag, påskedag, 2. påskedag, St. bededag, Kristi himmelfartsdag, pinsedag, 2. pinsedag, juledag, 2. juledag og nytårsdag. Ganget med 7,4 timer. 4. udgave, februar

72 ARBEJDSTID Ferie og særlige feriedage Følgende dage indgår som ferie og feriefridage: 4 uger i sommerferien (uge 28, 29, 30 og enten 27 eller 31) 1 uge i juleferien. sammen med uddannelseslederen fastlægger medarbejderen de 5 særlige feriedage. Medarbejderens ønske om placering af særlige feriedage skal så vidt muligt imødekommes. Det er dog en forudsætning, at afholdelsen er forenelig med arbejdet. Hvis der ikke aftales noget varsler lederen efter den 1. januar i ferieåret dagene til afholdelse i ferieåret med et varsel på én måned. På nogle af uddannelserne kan lærerne være i undervisning i de nævnte uger. Så holder de ferie på andre tidspunkter. I tilfælde af dette varsles de pågældende af uddannelseslederen. Undtagelser fra disse retningslinjer skal godkendes af uddannelseschefen med henblik på at sikre ensartethed. Omlagt tid, hvor aktiviteter kan udføres på et andet tidspunkt Skolen omlægger arbejdstiden i nedenstående perioder: Skolernes efterårsferie i uge 42 (37 timer) Påskedage (22,2 timer mandag-onsdag) Fredag efter Kristi himmelfartsdag (7,4 timer). I alt 9 arbejdsdage (66,6 timer), hvor der ikke er undervisning. Heraf omlægges 14,8 timer til møder i løbet af skoleåret. I forbindelse med skoleårets planlægning fremlægger uddannelseslederen en plan for hvornår disse timer afvikles. Det kan være teammøder eller andre aktiviteter der er udenfor normal arbejdstid. Det betyder at der i enkelte uger er tale om mere end 37 timers arbejdsuge. Lægges der et møde på 1,5 time ind af denne omlagte tid er arbejdstiden i den pågældende uge således 38,5 timer. Resten af timerne (51,8 timer) kan du frit disponere over, således at du forbereder dig på skolen eller hjemme eller forbereder dig i løbet af skoleåret på andre tidspunkter. Hvis der er planlagt undervisning på de pågældende tidspunkter, aftaler du med din uddannelsesleder, hvornår den omlagte tid så skal lægges. 4. udgave, februar

73 ARBEJDSTID Lektionstal På EUD læses der lektioner i 40 uger. På AVU læses der lektioner i 33 uger. Der er 7 uger med eksamen. Her afholder underviseren bl.a. eksamen og censorater og forbereder undervisning. Det vejledende max. tal for antal lektioner pr. år for en fuldtidslærer er 1000 lektioner, svarende til 750 timer. Pauser Pauser er indeholdt i arbejdsdagen. Læreren står til rådighed i hele arbejdstiden. Den præsterede arbejdstid Hvad tæller med i arbejdstidsopgørelsen? De præsterede timer og pauser Fraværsdage med løn Rejsetid dog max. 13 timer i døgnet Rådighedstjeneste 3/4 på arbejdsstedet ellers 1/3) (Tilkald min. 3 timer) Overarbejde Vi har en målsætning om, at der ikke skal være overarbejde i området. Der kan dog være særlige omstændigheder, hvor uddannelseschefen kan godkende overarbejde. Gøres op ved normperiodens udløb Beordret eller nødvendigt for forsvarlig varetagelse af tjenesten 50 % tillæg som enten afspadsering eller timeløn (ledelsen afgør) Afspadsering skal ske i den efterfølgende normperiode (skoleår). Ledelsen fastsætter afviklingstidspunktet varsel 80 timer Sker afspadsering ikke, har medarbejderen ret til konvertering til omsorgstimer eller udbetaling Ledelsen kan også inden for den efterfølgende normperiode konvertere afspadsering til betaling Udfasning af den særlige 60 årsregel Lærere, der pr. 31. juli 2013 er fyldt 57 år, er omfattet af 60 årsreglen, som vi kender den i dag. Som kompensation for bortfald af 60 årsreglen ydes et tillæg på kr. i årligt grundbeløb (niveau 31. marts 2012) til alle lærere omfattet af overenskomsten Ret til nedsat arbejdstid for ansatte, der er fyldt 50 år: Ansatte, der pr. 31. juli 2013 er fyldt 50 år, men ikke 57 år, har når de fylder 60 år ret til nedsat arbejdstid med op til 175 timer årligt mod tilsvarende lønnedgang. Ansatte med nedsat arbejdstid efter denne ordning optjener fortsat fuld pensionsret I forhold til aldersreduktion, så kan læreren frit disponere over, hvad timerne skal bruges til. Lærerne kan således vælge at bruge timerne på arbejdsopgaver eller fritidsaktiviteter. Derimod er det ledelsen, der afgør, hvornår timerne afvikles. Skolen kan således vælge at fratrække timetallet i årsnormen eller bede læreren afvikle timerne på udvalgte tidspunkter. Ved planlægningen af skoleåret fastlægger uddannelseslederen og medarbejderen på et møde, hvordan den nedsatte arbejdstid skal planlægges. Uddannelseslederen meddeler medarbejderen skriftligt, hvordan den nedsatte tid tænkes planlagt. Kun ved særlige omstændigheder (f.eks. sygdom i teamet) ændres planlægningen. 4. udgave, februar

74 ARBEJDSTID Det kan eksempelvis være en ugentlig personlig dag, som kan finde sted på skolen eller hjemme uden lektioner. Det kan være en periode, hvor der ikke lægges lektioner eller det kan være dage, hvor medarbejderen møder senere eller går tidligere hjem. Andre modeller, som passer medarbejderen i samarbejde med teamet og uddannelseslederen kan anvendes. Uddannelseschefen skal altid orienteres skriftligt om planlægningen af timer. Værnsregler Arbejdet tilrettelægges normalt fra mandag til fredag i dagtimerne. Den daglige arbejdstid skal så vidt muligt være samlet. Forud for hver normperiode udarbejder ledelsen en opgaveoversigt. Dette skal ske i dialog med læreren. Hvis der er behov for at ændre væsentligt på indhold eller omfang af arbejdsopgaver, drøftes dette med læreren. Studieture Studieture er en arbejdsopgave, som alle andre arbejdsopgaver. De nye arbejdsregler angiver alene den overordnede ramme, som skal udfyldes lokalt på skolen. Det gælder også i forbindelse med studieture. En studietur kan have meget forskellige karakter, med hensyn til fx varighed, destination, begivenhedsforløb og om eleverne er over eller under 18 år. Ledelsen har mulighed for at tilrettelægge arbejdet på studieture efter de faktiske forhold. Dermed skal der tages stilling til, hvornår læreren er på arbejde, hvornår læreren står til rådighed, samt hvornår læreren har fri. Studieture adskiller sig således ikke fra andre opgaver. Udvalgte bestemmelser der videreføres på de forskellige områder EUD: Tillæg for undervisning udover 70,5 timer i en periode på tre sammenhængende uger opretholdes AVU: Godtgørelse for undervisning udover 750 timer opretholdes Opgørelse af tid Da arbejdsugen er på gennemsnitligt 37 timer skal der ikke registreres tid. Der er dog undtagelser: projekter og lignende, hvor der er et overordnet krav om tidsregistrering, f.eks. i forbindelse med medfinansiering. (registrering aftales med lederen og administrationen) fravær og sygdom rejsetid eksamen og censorater Udligning af tid ud over 5 timer/uge Vi bruger OUTLOOK som kalenderværktøj og værktøj til dialog mellem leder og medarbejder omkring tid til opgaverne. Virtuel forberedelsestid, aftalt med uddannelseslederen, skal anføres i OUTLOOK som Hjemmeforberedelse, så teamet kan se hvor læreren er. Der skal ikke afleveres ugesedler. Det præsterede timetal er gennemsnitligt 37 timer pr. uge. Tid til udligning placeres af uddannelseslederen i dialog med medarbejderen Hjemmeforberedelsestid, aftalt med uddannelseslederen, skal anføres i OUTLOOK som Hjemmeforberedelse, så teamet kan se hvor læreren er. Administrationen holder regnskab med timetallet for den enkelte lærer på ugebasis, så der kan ske eventuel udligning ved afvigelse fra den normale 37 timers arbejdsuge. Udligning Der skelnes mellem to former for udligning af tid. Udligning indenfor en bagatelgrænse på 5 timer/uge. Uddannelseslederen har mulighed for at lade et team administrere en bagatelgrænse på op til 5 timer på en uge. Der er som hovedregel 4. udgave, februar

75 ARBEJDSTID tale om mindre udsving under 1 time ad gangen, som medarbejderen selv administrerer. Der kan ikke samles op af tid over flere uger. Som hovedregel kan bagatelgrænsen anvendes uden for tidsrummet Uddannelseslederen afgør om underviserne skal indføre udligningstiden i Outlook. Udligning af mere end 5 timer/uge. Hvis der er tale om mere end 5 timer på en uge skal udligningstiden aftales mellem underviseren og uddannelseslederen og der skal ske en registrering. Udligning kan ske over skoleåret. Medarbejderen har mulighed for at få indflydelse på, hvornår udligningen skal ske. Der udarbejdes en ny forenklet blanket, der skal benyttes ved udligning. Mulighed for forberedelse Alle lærere har egen arbejdsplads og en computer, således at forberedelse kan foregå på skolen. Det er uddannelseslederens ansvar at have dialog med den enkelte medarbejder omkring dennes arbejdsplads, så forholdene er i orden. Dette indebærer f.eks. tilbud om lille hæve-- /sænkebord til enkelte undervisere og mulighed for at aflåse et skab for den enkelte underviser i miljøer, der også anvendes til andre formål. Overtid En lærer kan ikke have overtid. Kun i helt særlige tilfælde kan der aftales overtid. Uddannelseschefen skal altid godkende en aftale om overtid. Merarbejde, overtid, afspadsering og tidsregistrering Sprogcenter Årsnorm På Sprogcentret arbejder vi med kalenderår som normperiode. Det vil sige fra 1/1 til 31/12 i det samme år. Årsnormen beregnes som: Antallet af kalenderdage Minus 2 fridage om ugen og minus søgne- helligdage, der er juledag, nytårsdag, skærtorsdag, langfredag og 2. Påskedag, st. Bededag. Kr. Himmelfartsdag og 2. Pinsedag. Ganget med 7,4 timer Jan. Feb. Mar. Apr. Maj Jun. Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dec. Kalenderdage eks. Lø/sø dage 1864,0 timer Søgnehelligdage dage 59,2 timer Ferie og feriedage Følgende dage indgår som ferie og feriedage: o 3 sammenhængende uger i perioden fra 1. maj til 30. september. 4. udgave, februar

76 ARBEJDSTID o o o 1 uge i juleferien. Hvis den 24/12 og 31/12 falder på hverdage omlægges tiden 1 uges vinterferie (indtil 1. maj). sammen med lederen fastlægger medarbejderen de 5 særlige feriedage. Medarbejderens ønske om placering af særlige feriedage skal så vidt muligt imødekommes. Det er dog en forudsætning, at afholdelsen er forenelig med arbejdet. Hvis der ikke aftales noget varsler lederen efter den 1. januar i ferieåret dagene til afholdelse i ferieåret med et varsel på én måned Da Sprogcentret har helårsåbent aftales ferie mellem leder, teamet og den enkelte lærer. Helårsundervisning Der er undervisningsaktiviteter på Sprogcentret hele året, i alt 48,3 uger. Det gælder også 5 dage i skolernes vinterferie (uge 7) Påskedage (3 dage) 30 dage i sommerferien (27-32) 5 dage i skolernes efterårsferie (uge 42) Sprogcentret holder lukket i en uge omkring jul. Lukkedage: Det er aftalt med Bornholms Regionskommune at der kan forekomme 3 lukkedage på et skoleår, således at Sprogcentrets medarbejdere kan deltage i fælles kompetenceudvikling eller andre arrangementer. Den ene lukkedag er fastsat til fredag efter Kristi Himmelfart (7 timer). Disse timer omlægges til mødeaktivitet. Lederen angiver tidsplan for dette. Arbejdstid Vi har komme- og gå tid. En fuldtids lærer er minimum 32 timer på skolen og har mulighed for at forberede sig 5 timer om ugen derhjemme efter aftale med lederen og teamet. Hjemmeforberedelse skal indføres i Outlook, så alle kan se, at læreren ikke kan træffes på Sprogcentret. Vejledende komme og gå-hjem tid: Mandag-torsdag Fredag Lørdag Dagundervisning Mødetid 8.15 Mødetid 8.15 Mødetid 8.15 Gå hjem Gå hjem Gå hjem Aftenundervisning Kl Kl Ændring i arbejdstider varsles i god tid, minimum 4 uger forinden (gælder ikke ved vikariering). 4. udgave, februar

77 ARBEJDSTID Herudover kan der ligge omlagte timer over skoleåret til møder mv. uden for ovenstående arbejdstid. Lederen fastlægger møder mv. på en mødeplan inden skoleårets start. Disse timer tæller derfor med i tjenesteplanens komme- og gå-hjemtid. Se i øvrigt afsnit om omlagt tid og afsnit om udligning. Overarbejde Vi har en målsætning om, at der ikke skal være overarbejde i området. Der kan dog være særlige omstændigheder hvor uddannelseschefen kan godkende overskridelse af årsnormen. Overarbejde opstår, når læreren arbejder mere end den fastlagte årsnorm for perioden. Gøres op ved normperiodens udløb opgøres halvårligt. Beordret eller nødvendigt for forsvarlig varetagelse af tjenesten 50% tillæg som enten afspadsering eller timeløn (ledelsen afgør) Afspadsering skal ske i den efterfølgende normperiode (skoleår). Ledelsen fastsætter afviklingstidspunktet varsel 80 timer Sker afspadsering ikke, har medarbejderen ret til konvertering til omsorgstimer eller udbetaling Ledelsen kan også inden for den efterfølgende normperiode konvertere afspadsering til betaling Ved overskridelse af lektionsnormen (fuldtidsmedarbejder 1000 lektioner) udløses et undervisningstillæg pr. time. Registrering Da arbejdsugen er på gennemsnitligt 37 timer, og da vi arbejder med komme og gå tid, skal der ikke registreres tid. Vi bruger Outlook som kalenderværktøj og værktøj til dialog mellem leder og medarbejder omkring tid til opgaverne. Forberedelsestid hjemme, aftalt med lederen, skal anføres i Outlook, så teamet kan se hvor læreren er. Det præsterede timetal er gennemsnitligt 37 timer pr. uge. Tid til udligning ud over bagatelgrænsen placeres af lederen i dialog med medarbejderen. Læreren holder selv øje med timetallet på ugebasis, så der kan ske drøftelse med lederen om eventuel udligning ved afvigelse fra den normale 37 timers arbejdsuge. (se udligning herunder). Udligning Hvis det aftales at en lærer arbejder mere end 37 timer i en uge skal der ske udligning af tiden ud over de 37 timer. Der skelnes mellem to former for udligning af tid. Udligning inden for en bagatelgrænse på 5 timer/uge. Lederen har mulighed for at lade et team administrere en bagatelgrænse på op til 5 timer på en uge. Der er som hovedregel tale om mindre udsving under 1 time ad gangen, som medarbejderen selv administrerer. Der kan ikke samles op af tid over flere uger. Som hovedregel kan bagatelgrænsen anvendes uden for tidsrummet Lederen afgør om underviserne skal indføre udligningstiden i Outlook. Udligning af mere end 5 timer/uge. Hvis der er tale om mere end 5 timer på en uge skal udligningstiden aftales mellem underviseren og lederen og der skal træffes en skriftlig aftale. En mail er ok som dokumentation. Udligning kan ske over skoleåret. Medarbejderen har mulighed for at få indflydelse på, hvornår udligningen skal ske. 4. udgave, februar

78 ARBEJDSTID Omlagt tid, hvor aktiviteter kan udføres på et andet tidspunkt Omlagt tid er arbejdsdage, hvor der normalt ikke er undervisning på skolen. Uddannelseslederen kan vælge at disponere tiden på følgende måde: Tiden i dele af de definerede perioder eller i alle de definerede perioder (se listen herunder) omlægges således at arbejdstiden lægges oven i de normale 37 timer i løbet af skoleåret. Hvis dette benyttes skal ledelsen fremlægge en plan for disse perioder inden normperioden påbegyndes. Planen kan dog tilpasses i løbet af skoleåret. Lederen, teamet og lærer kan aftale at: 1. Læreren er på skolen og forbereder sig (Så omlægges tiden ikke) 2. Læreren er ikke på skolen og selv sørger for at forberede sig på et tidspunkt, der passer læreren. I dette eksempel er der ikke noget i vejen for at læreren holder fri den pågældende dag Skolen omlægger arbejdstiden i nedenstående perioder. Fredag efter Kristi Himmelfart (7,4 timer) Den 24/12 og 31/12 (dog ikke når de falder i weekenden) 2-4 aftalte omlagte dage afhængig af ½ pædagogiske dage og øvrige møder Lederen har ret til at omlægge 14,8 timer til møder i løbet af skoleåret. I forbindelse med skoleårets planlægning fremlægger uddannelseslederen en plan for hvornår omlagte timer afvikles. Det kan være teammøder eller andre aktiviteter der er uden for normal arbejdstid. Det betyder at der i enkelte uger er tale om mere end 37 timers arbejdsuge. Lægges der et møde på 1,5 time ind af denne omlagte tid er arbejdstiden i den pågældende uge således 38,5 timer. Den præsterede arbejdstid Læreren kan få kendskab til den præsterede arbejdstid, herunder det præsterede lektionstal. De præsterede timer og pauser Fraværsdage med løn Rejsetid dog max. 13 timer i døgnet (Rådighedstjeneste 3/4 på arbejdsstedet ellers 1/3) (Tilkald min. 3 timer) Merarbejde og afspadsering for administrative medarbejdere Merarbejde og afspadsering skal registreres på en dertilhørende afspadseringsblanket, som kan findes på Fronter/Lectio. Blanketten udfyldes med tidspunktet for eventuelt merarbejde samt beskrivelse af den arbejdsopgave, man har udført. Timerne, som man påfører blanketten, bliver betragtet som merarbejde 1:1. Hvis man i særlige situationer bliver beordret arbejde fra chefer/ledere afregnes timerne som overtid 1:1,5. I disse tilfælde skal timerne godkendes skriftligt af chef / leder forud for arbejdets påbegyndelse. Din afspadseringssaldo skal så vidt muligt ikke overskride 37 timer. Hvis din afspadseringstid når 37 timer, skal du skal du tage kontakt til din leder med henblik på en drøftelse af dine arbejdsopgaver. 4. udgave, februar

79 ARBEJDSTID Timer som du optjener ved rejsetid, skal som udgangspunkt afspadseres indenfor 14 dage. Det er tilladt at have op til 20 timer i undertid. Alle administrative medarbejdere skal som udgangspunkt have afspadseret alt merarbejde inden finansårets udgang. Der udbetales som udgangspunkt ikke afspadseringstimer ved udgangen af året. Vedrørende fratrædelse skal timerne afspadseres. SPS-arbejde Specialpædagogisk Støtte (SPS) er en støtteordning, der skal sikre, at studerende med en fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse kan gennemføre en uddannelse på lige fod med andre. Hvis du har udført studiestøttetimer under støtteordningen Specialpædagogisk Støtte (SPS), skal du hver måned udfylde blanketten Indmelding af SPS timer. Her skal du registrere de aktiviteter og de timer, du har anvendt som SPS-mentor. Blanketten kan findes på Fronter/Lectio eller hentes hos SPS-vejlederen. Den udfyldte blanket skal hver måned underskrives af din uddannelsesleder og derefter afleveres til Løn & Bogholderi. Det er vigtigt, at du registrerer dine SPS-timer, da det er skolens dokumentation for, at eleven i praksis får den SPS-støtte, som skolen har ansøgt om midler til. Retningslinjer ved bijob Som medarbejder har du pligt til at meddele skolen, hvis du har et bijob. Til dette formål har skolen en blanket, som kan findes på Fronter/Lectio. Blanketten skal underskrives af din nærmeste leder, som vurderer, hvorvidt den oplyste bi-ansættelse er forenelig med din ansættelse på Campus Bornholm. Beroende af de konkrete omstændigheder kan der således være tilfælde, hvor lederen vurderer, at en given bi-ansættelse ikke er forenelig med medarbejderens ansættelse på skolen. Procedurer ved sne Følgende procedurer er gældende ved snestorm: 1. Hvis politiet fraråder al udkørsel, omlægges undervisningen. Undervisere på gymnasieafdelingen skal således levere undervisningen på et andet tidspunkt. For øvrige ansatte gælder det, at man kan tage en feriedag, afspadsere eller blive trukket i løn. Hvis arbejdet egner sig herfor, kan det aftales med nærmeste leder, at arbejdsdagen afvikles som en hjemmearbejdsdag. 2. Hvis politiet fraråder al unødig udkørsel (at tage på arbejde er jo som sådan ikke unødigt!), så gennemføres undervisningen. Alle skemalagte undervisere skal således møde på arbejde. Kan dette ikke lade sig gøre, kan underviseren vælge at tage en feriedag eller blive trukket i løn. For øvrige ansatte gælder det, at man, såfremt man ikke kan komme på arbejde, kan tage en feriefridag, afspadsere eller blive trukket i løn. Hvis arbejdet egner sig herfor, kan det aftales med nærmeste leder, at arbejdsdagen afvikles som en hjemmearbejdsdag. 3. Hvis myndighederne meddeler, at snerydning indstilles i løbet af arbejdsdagen, omlægges undervisningen. Undervisere skal således levere undervisningen på et andet tidspunkt. For øvrige ansatte gælder det, at de kan tage feriefritimer, afspadsere eller blive trukket i løn. Ved omlægning af undervisningen melder uddannelsescheferne ud internt for deres respektive område og informerer hertil kommunikationslederen, som melder ud eksternt. 4. udgave, februar

80 ARBEJDSTID Virtuel undervisning ved snestorm Disse retningslinjer gælder, når øen er lukket af længerevarende snestorm, som vi fx oplevede i Princippet er, at skolen aldrig lukker, og at (det meste af) undervisningen gennemføres virtuelt, hvis vejret gør det umuligt at nå frem til skolen. Formål: At få afviklet mest muligt undervisning selv om mange ikke kan komme frem til skolen pga. vejret. At høste erfaringer med virtuel undervisning. Hvornår: Ledelsen beslutter senest dagen før kl. 16 om næste dags undervisning skal afvikles virtuelt. Der meldes fælles ud for de gymnasiale uddannelser. Man bør tænke den virtuelle mulighed ind i sin planlægning, når undervisningen forberedes, og vejrudsigten ser truende ud. Man skal gøre det, man alligevel havde tænkt sig bare virtuelt. Det kan selvfølgelig ikke lade sig gøre i alle tilfælde, men i de fleste tilfælde vil det være den praktiske tilrettelæggelse ikke forberedelsen som skal ændres. Hvordan: Det er selvfølgelig vigtigt, at elever og lærer er online samtidig altså mens lektionen foregår. Ved virtuel undervisning kræves som minimum et sted, hvor man kan dele filer, og en mulighed for at kommunikere rimeligt hurtigt (real time, som i chat rooms, eller med lidt forsinkelse som i konferencesystemer, fx Lectios besked-værktøj). Andre platforme kan også anvendes. Hvordan informeres eleverne? Eleverne informeres via Lectio om, at undervisningen den pågældende dag afvikles virtuelt. Læreren informerer i Lectio på lektionen om, hvad de skal foretage sig for at deltage i undervisningen. Fravær? Hvis en elev ikke er der, er vedkommende fraværende. Også ved virtuel undervisning. Men hvordan ved man det? Fx hvis eleven ikke leverer et produkt som er forudsat, eller ikke giver sig til kende i en diskussion eller et gruppearbejde? Også her må vi høste erfaringer. Der vil sikkert være mange forklaringer om, at computeren er gået ned eller lignende. Det er ikke så afgørende om en enkelt elev ikke bliver registreret fraværende fokus bør være på dem som er med. Men fravær registreres altså i Lectio som normalt. Hvad hvis man ikke kan? Der kan være enkelte lektioner, som af den ene eller anden årsag ikke kan afvikles virtuelt. Det meddeles til kontoret, som aflyser lektionen. Lektionen læses så på et senere tidspunkt. Adgang til computere på skolen? Skolen vil i langt de fleste tilfælde være åben, så det vil være muligt for elever som evt. ikke har adgang til computere at benytte skolens studiemiljø. 4. udgave, februar

81 LØN Lønpolitik Lønpolitikken omfatter alle medarbejdere på Campus Bornholm og skal skabe grundlag for en målrettet og fleksibel løndannelse, der kan understøtte Campus Bornholms mål og strategier i sammenhæng med skolens personalepolitik. Lønpolitikken skal være med til at sikre, at ledelsen informerer medarbejderne om, hvordan og hvornår lønforhandlinger foregår, og hvilke kvalifikationer, indsatser og resultater der honoreres på skolen. En lønpolitik beskriver de overordnede retningslinjer for, hvordan løn anvendes. Lønpolitik er ikke en aftale om den konkrete udmøntning af løn. Der udarbejdes lønaftaler på de enkelte overenskomstområder efterfølgende. Disse udarbejdes efter forhandling mellem ledelse og de enkelte tillidsrepræsentanter. Du kan læse lønpolitikken på skolens hjemmeside. Ny Løn/Lokallønsforhandlinger Det er ledelsen, der prioriterer og beslutter, hvor mange midler der inden for institutionens økonomiske rammer kan udmøntes i de årlige lokallønsforhandlinger. Ledelsen skal hverken forhandle eller aftale en pulje til lokale tillæg. Men ledelsen kan vælge at orientere tillidsrepræsentanterne om, hvilke midler der omtrentligt er til rådighed til forhandlingerne. Ny løns-puljen er opdelt på de 3 områder, nemlig: EUD/VEU GYM TAP Puljerne administreres af de pågældende chefer. På arbejdsgiversiden indstiller lederne relevante medarbejdere til tillæg. På lønmodtagersiden indstiller tillidsrepræsentanterne. Derefter forhandler chefen og tillidsrepræsentanterne på området. Forhandlingerne påbegyndes i august og afsluttes hurtigst muligt derefter og senest i september. Cheferne afgør i dialog med TR, hvorvidt at løntillæg og de dertil hørende begrundelser skal offentliggøres i de pågældende medarbejdergrupper. Disse medarbejdergrupper er ikke nødvendigvis sammenfaldende med chefens ledelsesområde. Det er derfor chefernes ansvar at sikre, at de ledere, hvis medarbejdere er berørte af forhandlingerne, bliver grundigt orienteret om forhandlingsresultatet og begrundelserne herfor. Det er derefter nærmeste leders ansvar at tage en snak med de relevante medarbejdere og oplyse om et evt. løntillæg, herunder at begrunde løntillægget og gøre dette loyalt i forhold til forhandlingsresultatet. Nærmeste leder skal således sikre, at der finder en god dialog sted med relevante medarbejdere, så at intentionerne med et givet løntillæg formidles. Lederen skal i denne dialog formidle sammenhængen til institutionens strategi, udviklingsbehov og lønpolitik samt til medarbejderens nuværende opgaveløsning og resultater. 81

82 ØKONOMISTYRING Budget Skolens budget er udtryk for ledelsens økonomiske forventninger og planer for det kommende år. Arbejdet med det kommende års budget begynder i august, hvor regeringens forslag til finansloven bliver fremlagt. Bestyrelsen beslutter et resultatkrav på XX % af omsætningen. Udarbejdelsen af budgettet for det kommende år bliver indledt med et chefmøde, hvor de overordnede rammer og principper blev fastlagt. I første omgang er der behov for at indhente en lang række informationer, der skal danne grundlag for udarbejdelsen af budgettet. Så afholdes en budgetdag - hvor chef, leder og økonomifunktion deltager. Der foretages en lang række af valg af forudsætninger som: Forventninger til aktiviteter og elevtal Uddannelsesønsker af personale som pædagogikum / eller længere varende kursusforløb Småanskaffelser, som IT-udstyr, kopimaskiner, inventar Indkøb af udstyr med en kostpris på kr eller derover Tilsvarende valg af forudsætninger på fællesområdet. Delbudgetterne bliver samlet i et første budgetudkast, som herefter bliver behandlet i chefgruppen. Udkastet bliver drøftet i november på et møde mellem tillidsfolk og ledelse. LSU/HSU bliver herefter orienteret og har her mulighed for at drøfte 2. udkast af budget. Budgettet behandles og godkendes på bestyrelsesmøde primo december. Der udarbejdes et budget for følgende uddannelsesområder: BYG, AUTO, METAL og STRØM-IT MAD KONTOR-HANDEL, AVU, FVU, OBU Sprogcentret HF og STX HHX/HTX Der udarbejdes desuden et budget for fællesområdet, der indeholder omkostninger til markedsføring, institutionsledelse, administration og bygnings- og kantinedrift. Budgettet benyttes gennem året som et styringsværktøj. Budgetopfølgning Der udarbejdes perioderegnskaber med en budgetopfølgning hvert kvartal. Dette er et tilbageblik på, hvordan det så gik, og omfatter en løbende aktivitetsopfølgning og opfølgning i forhold til forbruget på de enkelte budgetposter. Kvartalsopfølgningen behandles i skolens bestyrelse, i LSU og HSU. På HSU behandles budgettet / regnskabet på skoleniveau, mens det på LSU behandles på søjle- og uddannelsesniveau. Dertil har man altid mulighed for at gå til sin nærmeste leder, hvis man har spørgsmål. Budgetprognose Der udarbejdes en budgetprognose 3 gange årligt efter 1. kvartal, 2. kvartal og 3. kvartal. Disse budgetprognoser er et estimat på det forventede årsresultat. 82

83 ØKONOMISTYRING De budgetansvarlige blive inddraget i arbejdet med budgetprognoserne ved de opfølgningsmøder, der vil blive afholdt efter udsendelsen af kvartalsregnskaberne eller ved individuelle møder. Aktivitetsændringer I budgetprognosen indarbejdes de aktivitetsændringer, der har været i det forgangne kvartal, i forhold til de budgetterede aktiviteter. Kendte aktivitets-ændringer, der har betydningen for kommende kvartaler indarbejdes ligeledes i budgetprognosen. Øvrige budgetændringer Væsentlige budgetændringer indarbejdes i budgetprognosen på grundlag af input fra de budgetansvarlige. Udsendelse af budgetprognoser P1: medio maj måned P2: medio august måned P3: medio november 4. udgave, februar

84 REJSER OG KØRSEL Hvad er en tjenesterejse? En tjenesterejse er defineret som en rejse, der er et nødvendigt led i dit arbejde. Rejsens formål kan være studieture, censorrejser, møder, kurser, konferencer, rejser i forbindelse med projekter, m.m. Alle tjenesterejser er omfattet af finansministeriets Personale Administrativ Vejledning PAV kap. 21 og Cirkulære om Tjenesterejseaftalen samt Cirkulære om satsregulering for tjenesterejser. Tjenesterejser gennemføres i overensstemmelse med disse procedurer. Hvis du har et ønske om at deltage i et møde, seminar eller lignende, som ikke af nærmeste leder vurderes som en tjenesterejse, kan der være mulighed for at yde dig tjenestefrihed uden løn efter de almindelige regler herom. Dette aftales med nærmeste leder, som vurderer, om det kan passes ind med arbejdsgangen generelt. Se endvidere afsnit om forsikring på tjenesterejser andetsteds i håndbogen. Principper for gennemførelsen af tjenesterejser Du bestiller selv din tjenesterejse i henhold til nedenstående retningslinjer. Rejsen tilrettelægges på en sådan måde, at de til tjenesterejsens forbundne merudgifter, herunder din optjening af transporttid som arbejdstid, begrænses mest muligt. Som udgangspunkt benyttes altid den billigste transport set i forhold til pris og arbejdstid. Du er velkommen til at vælge en dyrere transportform og / eller en dyrere overnatningsmulighed under den forudsætning, at du betaler differencen mellem udgiften til billigste transport og / eller differencen til gældende overnatningssats. Før du bestiller rejsen, skal du have din leders godkendelse af, at der er tale om en tjenesterejse. Særligt ved censorrejser Censorrejser er altid tjenesterejser, og du behøver derfor ikke indhente en særlig godkendelse af rejsen fra nærmeste leder. Du kan dermed booke din rejse, så snart at eksamensplanen er offentliggjort. Tilrettelæggelse af rejsen Generelt om transporten En tjenesterejse begynder og slutter som udgangspunkt på tjenestestedet. For flyrejser vil det sige, at tjenesterejsen begynder 50 min. før flyets afgang og slutter 30 min. efter flyets ankomst. For færgerejser gælder det, at tjenesterejsen begynder 30 min. før afgang og slutter 30 min. efter ankomst. Der skelnes mellem på den ene side henrejsen til og tilbagerejsen fra bestemmelsesstedet, og på den anden side transporten på selve bestemmelsesstedet. Du kan få refunderet transportudgifter til offentlig transport på hen- og tilbagerejsen i henhold til procedurerne for rejseafregning, som beskrevet nedenfor. Transportudgifter på bestemmelsesstedet, dvs. mellem overnatningsstedet og det midlertidige tjenestested, bør som udgangspunkt ved rejser på 24 timer eller derover afholdes af time- og dagpengene. 84

85 REJSER OG KØRSEL Skolen kan ekstraordinært refundere udgifter til taxakørsel mellem destination og hotel/station/lufthavn i situationer, hvor offentlig transport ikke er en mulighed eller, hvor antallet af rejsedeltagere gør taxakørsel til den billigste rejseform. Bestilling af flybilletter/færgebilleter Skolen har en firmaaftale med Danish Air Transport (DAT), og dette betyder, at alle tjenesterejser på ruten til og fra Bornholm som udgangspunkt sker med DAT-fly. Der kan dog være situationer, hvor det af den ene eller anden grund er mere hensigtsmæssigt at rejse med Færgen. DAT fakturerer Campus Bornholm direkte for flybilletter, som bestilles på firmaaftalen, og derfor har du som ansat ikke noget udlæg forbundet med at bestille en DAT-flybillet til og fra Bornholm. For alle andre flyafgange, og for bestillinger hos alle andre flyselskaber samt for bestillinger med Færgen gælder det, at du skal bestille på almindelig vis som enhver anden passager, og du vil således have et udlæg i forbindelse hermed. Bestilling af DAT-billetter skal ske senest 5 dage før afrejse. Du skal ikke bestille billetter, førend du er sikker på, at du skal afsted på rejsen. Du bestiller billigste billet inden for den kategori, som du kan rejse på ( economy, ungdom og student DK eller honnør/senior ). En trinvis guide er under udarbejdelse. Det vil normalt ikke være muligt at ændre din rejse, når flyrejsen først er booket. Bliver du forhindret i at rejse, skal rejsen afbestilles så hurtigt som muligt og før afgang, da Campus Bornholm derved kan få skatter og afgifter refunderet. Skolen bliver faktureret for alle DAT-billetter. Det er i den forbindelse vigtigt, at du, når du booker din billet, skriver din leders navn og rejsens formål i kommentarfeltet ( comment ), da bogholderiet på den måde nemt kan kontere rejsen korrekt. Bestilling af togbilletter Du kan købe DSB billetter på rejseplanen.dk. eller ved at gøre brug af dit rejsekort. Du kan bestille et rejsekort hos DSB på hjemmesiden, her. Du kan efter rejsen få refunderet udlæg til togbilletter ved at udfylde en rejseafregningsblanket. Skolen dækker gebyret for bestilling af Rejsekort i forbindelse med tjenesterejser. Bestilling af hotel Du vælger og bestiller selv dit ønskede overnatningssted ud fra listen af hoteller på Statsaftalen ( Danmark). Såfremt der ikke er et hotel i området, som er på Statsaftalen, står det dig frit at booke et andet hotel, så længe du holder dig inden for den sats, som er angivet i det til enhver tid gældende Satscirkulære. Satscirkulæret findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside under Regler/aftaler/cirkulærer her. Når du bestiller hotellet, skal det ske på vegne af Campus Bornholm, så hotellet fakturerer skolen direkte for din overnatning. Husk at oplyse, at der er tale om en statsaftale samt skolens EAN-nummer til hotellet (EAN: ). Husk endvidere at bede hotellet skrive dit navn som reference på fakturaen, så bogholderiet ved, hvilken tjenesterejse overnatningen vedrører. Privat overnatning Det er muligt at planlægge privat overnatning, som refunderes efter gældende sats. Hvis du har gjort brug af privat overnatning, anføres dette på din rejseafregning. 4. udgave, februar

86 REJSER OG KØRSEL Rejser under 24 timer Når din rejse er under 24 timers varighed, kan du få godtgjort rimelige udgifter til måltider. Du skal altid vedlægge dokumentation for din udgift. Campus Bornholm kan ikke godtgøre udgifter, der ikke kan dokumenteres med kvittering eller bon. Vær opmærksom på, at en Dankort-bon ikke er tilstrækkelig dokumentation, da det af denne ikke fremgår, hvad der er købt, om der er hævet penge i forbindelse med købet m.m. Godtgørelsen kan som udgangspunkt ikke overstige satserne som fastsat i Cirkulære om satsregulering for tjenesterejser. Rejser på 24 timer eller derover Når din rejse er på 24 timer eller derover, har du ret til time- og dagpenge. Satser vil fremgå af rejseafregningen, og er bestemt af Cirkulære om satsregulering for tjenesterejser. Time- og dagpengene skal dække de merudgifter, som du har til måltider, småfornødenheder, transport på bestemmelsesstedet mm. Du skal på din rejseafregning fratrække værdien af tilbudte måltider, f.eks. morgenmad på hotellet, censorfrokoster mm. Af time-og dagpengene er 15 % afsat til morgenmad, 30 % til frokost og 30 % til aftensmad, mens de resterende 25 % skal dække småfornødenheder og lokaltransport. I særlige tilfælde, hvor afstanden mellem det midlertidige tjenestested og overnatningsstedet betyder, at lokaltransporten ikke kan dækkes af 25 % af time- og dagpengene, tilbyder Campus Bornholm at refundere dokumenterede lokaltransportudgifter ud over de 25 %. I sådanne tilfælde refunderer Campus Bornholm også evt. udgifter til småfornødenheder. Der kræves ikke nogen dokumentation for afholdte udgifter i forbindelse med udbetaling af time- og dagpenge, med mindre der søges refusion af meromkostninger til lokaltransporten og evt. udgifter til småfornødenheder. Rejseafregning Umiddelbart efter hjemkomsten udfyldes en digital rejseafregningsblanket i SDBF (Skolernes Digitale blanketflow). Samtlige omkostningsbilag vedhæftes blanketten som en fil. Husk, at du også skal vedhæfte brugte/stemplede billetter. Ved togrejser der er foretaget via rejsekort, vedhæfter du udskrift fra rejsekortet. Ved flyrejser, som ikke sker med DAT, vedhæftes billet og boardingkort. Dette betyder, at det kan være nødvendigt at indscanne eller tage et foto af relevante bilag. Tjek gerne, at de vedhæftede filer er læselige før, at du fremsender, og gem alle dine omkostningsbilag, indtil du har fået dine udlæg refunderet. Rejseafregningen fremsendes i SDBF, hvor den automatisk kommer til godkendelse hos nærmeste leder og derefter når lederen har godkendt rejseafregningen automatisk videresendes til Løn og Bogholderi. Rejseafregningsblanketten finder du på skolens startside under Digitale blanketter Eventuelle udlæg til forplejning, ophold og transport indsættes på din Nemkonto, senest 14 dage efter fremsendelsen af rejseafregningen. Time-/dagpenge, udokumenterede nattillæg og kilometerpenge (indberetningspligtige beløb) overføres via lønnen. Hvis du finder det hensigtsmæssigt, har du mulighed for at få et rejseforskud indsat på din Nemkonto, så du ikke belastes af større udlæg. Du kan søge om rejseforskud via SDBF. Ved hjemkomst udarbejder du en rejseafregning på normal vis, og du får refunderet dine udgifter på normal vis på baggrund af rejseafregningen. Du skal i rejseafregningen ikke anføre, at du har modtaget et forskud og modregne heri, da forskuddet automatisk fratrækkes din løn ca. 3 uger efter rejsens afslutning. Husk altid at påføre eventuelle særlige forhold, der måtte gøre sig gældende ifm. din rejse. 4. udgave, februar

87 REJSER OG KØRSEL Hvis du har valgt at rejse med en dyrere transportform end billigste offentlige transport, skal du vedlægge relevante omkostningsbilag, som dokumentation for at rejsen er foretaget, også selvom dine udgifter i forbindelse med transporten overstiger det, som du kan få godtgjort. Ekskursioner og studierejser For ekskursioner og studierejser gælder, at de enkelte lærere administrerer opkrævning af elevernes egenbetaling og betaling af udgifter mv. Undervisernes udlæg afregnes med bogholderiet. Du skal dokumentere dine udlæg i form af billetter, betalingsdokumentation eller lignende. Udregning bedes vedlagt, så at det af købet fremgår, hvor mange personer, der er købt billetter til. Dokumentation for udlæg i fremmed valuta refunderes på baggrund af betalingsdokumentation eller hvis dette ikke er vedlagt - gældende kurs fra valutakurser.dk. Se endvidere særligt afsnit om forsikringsforhold i forbindelse med ekskursioner og studieture. Privat overnatning Det vil være muligt, at planlægge privat overnatning, som refunderes efter gældende sats. Hvis du ønsker dette, angives det på din rejsebestilling, og efterfølgende på din rejseafregning. Grupperejser Ved grupperejser o.l. kan skolens minibus anvendes. Ved lån af minibus skal du booke bussen i Outlook, hvor bussen har sin egen kalender. Du finder kalenderen som følger; gå til åben kalender vælg Campus Bornholm ressourcer i scroll down-menuen, herefter dobbeltklikkes på CBbilbooking. I kalenderen booker du tidspunkt samt skriver formålet med lån af bussen. Nøgler til bussen afhentes på lageret. Bizz til bus og bro kan også lånes på lageret. Ved lån af minibus til rejser bestilles rejsen af bogholderiet. Rejsetid Campus Bornholm følger gældende overenskomster på områderne. Du finder den gældende tjenesterejseaftale her på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside under regler, aftaler og cirkulærer. For undervisere gælder følgende: Der tildeles rejsetid i forbindelse med censorrejser i henhold til gældende overenskomst. Ved ekskursioner og studierejser, hvor elever deltager, kan der på de enkelte afdelinger indgås akkorder. Øvrige tjenesterejser medregnes i arbejdstidsopgørelsen dog med maksimalt 13 timer per døgn. For teknisk-administrativt personale gælder at: Alle tjenesterejser medregnes i arbejdstidsopgørelsen, dog medregnes der samlet set maksimalt 13 timer per døgn. Tillidsrepræsentanter kan få tjenestefrihed til deltagelse i faglige kurser mv. Dette gælder også suppleanter for tillidsrepræsentanter, selv om de pågældende ikke fungerer som tillidsrepræsentant. Tillidsrepræsentanter og suppleanter gives tjenestefrihed uden fradrag i lønnen i forbindelse med deltagelse i grunduddannelse for tillidsrepræsentanter. Forlængelse af rejsen til private formål Det er muligt at forlænge din tjenesterejse med private formål. Rejseafregningsblanketten giver imidlertid ikke mulighed for at registrere ophold i rejsen til private formål. Derfor skal du på rejseafregningsblanketten anfører rejsen, som den ville have forløbet under normale 4. udgave, februar

88 REJSER OG KØRSEL omstændigheder, dvs. uden ophold til private formål. I notefeltet på rejseafregningsblanketten skal du anføre, at rejsen er afbrudt af ophold til privat formål i et nærmere defineret tidsrum. Rejser i udlandet Hvis du har brug for at rejse til udlandet, er det samme regler som ovenfor, der er gældende. Når du udfylde rejseafregningsblanketten i SDBF, skal du huske i drop down-menuen at vælge det land, som du har opholdt dig i, da time/dagpengesatserne varierer fra land til land. Du skal være opmærksom på, at du forsikringsmæssigt er dækket af Campus Bornholms selvforsikring. Du skal have et forsikringskort med på din rejse, som dokumenterer, at du har ret til at din skade bliver behandlet hos Europæiske Rejseforsikring. Du bestiller dit forsikringskort via SDBF, som du tilgår via start.cabh.dk under Digitale blanketter eller via skolens intranet. Studierejsetelefon IT råder over to mobiltelefoner, som kan udleveres i forbindelse med studierejser (også til udlandet). Kontakt IT, hvis du får brug for at låne en studierejsetelefon. Kørsel i egen bil Hvis du benytter dit private køretøj i embedsøjemed kan du få kilometergodtgørelse /befordringsgodtgørelse. For at få kilometergodtgørelse, skal du udfylde blanketten Kørsel i egen bil, som du finder i SDBF. Du kan tilgå SDBF via start.cabh.dk under Digitale blanketter eller via skolens intranet. På blanketten skal du skrive startsted, destination og slutsted for din kørsel. Startsted er som udgangspunkt en af skolens adresser, med mindre du kører fra din bopæl, og denne er tættere på destinationen. Der findes to takster for kilometergodtgørelse: En lav sats der benyttes ved almindelig kørsel i embedsøjemed samt ved kørsel i udlandet. En høj sats, der benyttes hvis det forudsættes at en ansat stiller egen bil til rådighed for deres arbejde eller hvis arbejdet ikke kan udføres, hvis den ansatte ikke har et privat køretøj. Hvis du som medarbejder benytter dit private køretøj i tjenesteøjemed, vil du som udgangspunkt få kilometergodtgørelse i henhold til den lave sats. Den høje sats er forbeholdt medarbejdere, som ikke kan udføre deres arbejde uden brug af eget køretøj. Hvis du mener dig berettiget til kilometergodtgørelse efter den høje sats, kan du anmode nærmeste leder om en kørselsbemyndigelse. Kørselsbemyndigelsen giver dig ret til kilometergodtgørelse i henhold til den høje sats, og bemyndigelsen skal underskrives af økonomi- og administrationschefen. Ved kørsel i udlandet gives kun kilometergodtgørelse til lav sats. Benyttelse af privat transportmiddel på tjenesterejser kræver altid skolens forudgående godkendelse. Der vil i sådanne tilfælde normalt være tale om en aftale, hvor skolen betaler kilometergodtgørelse svarende til billigste offentlige transportmulighed. Se endvidere særskilt afsnit om forsikring i forbindelse med kørsel i egen bil. Kørsel i skolens biler Hvis du i tjenesteligt øjemed skal have transporteret udstyr, kan du låne en af skolens køretøjer. Skolen har ligeledes en minibus, der kan lånes i forbindelse med ekskursioner med elever, besøg fra andre skoler og lignende arrangementer. Skolens køretøjer må ikke anvendes til private formål. Bemærk tillige, at skolens køretøjer, herunder minibussen, ikke må benyttes alene til transport af medarbejdere mellem adresserne. Såfremt du ønsker at låne et af skolens køretøjer, skal du kontakte skolens Teknisk Serviceteam og koordinere brugen af køretøjet med dem. Ved brug af skolens køretøjer skal der altid føres en 4. udgave, februar

89 REJSER OG KØRSEL kørselslogbog. Det er chaufførens ansvar at udfylde denne kørelogbog før start og igen efter endt brug af køretøjet. Kørelogbog og nøgler udleveres og afleveres på lageret. Brændstofkort kan lånes på lageret ved længerevarende lån af køretøjet. Afleveres køretøjet med lav brændstofstand, anføres dette under bemærkninger i kørelogbogen. Tjek køretøjet for synlige skader, før du påbegynder kørslen. Hvis der er skader, så noteres dette under bemærkninger i kørelogbogen. Mekaniske eller tekniske fejl og mangler, noteres ligeledes i kørelogbogen, for herved at sikrer udbedring af fejlen. Det er kun skolens personale, der må føre køretøjet. Låner du minibussen for første gang, anbefales det at få en halv times køretime sammen med en kollega, der har rutine i at føre køretøjet (spørg Teknisk Serviceteamet). 4. udgave, februar

90 INDKØB Vi er en offentlig institution og er forpligtet til at overholde de regler, der er for indkøb, herunder EU s lovgivning. Det betyder, at vi er forpligtet til at bruge de leverandører, der har vundet udbuddet på de varegrupper, hvor vi køber ind for mere end angivet i EU s regler. Se nærmere om dette i skolens indkøbspolitik, som kan findes på skolens hjemmeside: Organisering Kun personer, der af direktøren er bemyndiget til det, kan foretage indkøb på vegne af Campus Bornholm. De bemyndigede indkøbere er chefgruppen, mellemlederne samt personer med specielle indkøbsopgaver. De bemyndigede indkøbere skal sikre, at alle indkøb og disponeringer foretages inden for indkøbspolitikkens rammer. Vi skelner mellem fire funktioner i forhold til skolens indkøb: Øverste indkøbsansvarlige Indkøbsfunktionen, som varetager det strategiske indkøb. Indkøbsfunktionen består af økonomi- og administrationschefen og indkøbskoordinatoren. Primære indkøbere som er de indkøbere der har ansvar for varekategorier med volumen, der falder ind under reglerne om EU udbud. Operative indkøbere som er en fællesbetegnelse for alle bemyndigede indkøbere. Alle forbrugsvarer indkøbes centralt. Forbrugsvarer er varer, der løbende købes ind til brug i undervisningen samt til den daglige drift af bygninger, inventar mm. Ansvaret for indkøb af forbrugsvarer kan uddelegeres. Indkøbets organisering tilpasses løbende. Tilbudsindhentning Det overordnede princip er, at der skal være gennemsigtighed, og at ingen leverandører må forskelsbehandles. Såfremt der ikke er en rammeaftale eller kontrakt, som dækker det nødvendige indkøb, skal der i videst muligt omfang indhentes 2 på hinanden uafhængige tilbud eller tilbudsindhentning gennem underhåndsbud (Flere end 2 tilbudsgivere). Leasing Leasingaftaler kan kun indgås efter aftale med Indkøbsfunktionen. Journalisering Alle kontrakter og aftaler der indgås på vegne af Campus Bornholm skal journaliseres i skolens journalsystem. Alle referencetilbud skal ligeledes journaliseres. God skik ved indkøb Samarbejdet med Campus Borholms leverandører betragtes som et strategisk samarbejde, hvor vi ønsker at opbygge gode, dynamiske relationer til leverandørerne. Får en indkøber tilbudt en vare eller et vareområde på mere fordelagtige vilkår end de eksisterende aftaler, berettiger dette ikke til køb uden om skolens aftaler. Hvis en indkøber får et godt tilbud fra en leverandør, skal det straks sendes til indkøbsfunktionen med henblik på afklaring og koordinering. Kontakt indkøbskoordinator Thorkild Holm (th@cabh.dk). 90

91 INDKØB Aftaler og kontrakter er fortrolige og må ikke videregives til tredjemand. Campus Bornholms indkøbere skal overholde de almindelige habilitetsregler i forbindelse med indkøb. For at undgå sammenblanding af interesser, må der ikke købes noget til private formål hos Campus Bornholms leverandører til bedre priser og/eller vilkår end de, der gælder for Campus Bornholm. Hvis du indkøber på vegne af skolen, skal du orientere indkøbsfunktionen om dine eventuelle kundegoder så som bonuspoint mv. i forbindelse med indkøbet. Får du tilbudt en vare eller en varegruppe til en særlig favorabel pris, skal du henvende dig til indkøbsfunktionen, for at det kan blive afklaret, om det reelt er et godt tilbud, og at det kan blive udnyttet til gavn for hele Campus Bornholm. Indkøbsvejledning Indkøb er et af de områder, hvor vi kan finde besparelser uden, at det umiddelbart betyder færre varer eller tjenesteydelser. For at kunne høste disse besparelser er det helt nødvendigt med en koordinering af indkøbet. Dels for at opnå storkunderabat med udvalgte leverandører. Dels for at begrænse fragt- og ekspeditionsomkostninger. Da vi er en offentlig institution, er det ikke lovligt at købe noget til privat brug i skolens navn. Bemyndiget indkøb For at foretage indkøb på skolens vegne, skal du være bemyndiget. Kun de af Campus Bornholm bemyndigede personer kan afgive bindende ordrer. De bemyndigede medarbejdere kan uddelegere indkøbet til et konkret køb eller et specifikt område. Er du bemyndiget til at købe en konkret vare, eller varetage et specifikt område, skal du benytte de leverandører, som skolen har aftaler med. Er du bemyndiget til at købe varer og tjenesteydelser, er du forpligtiget til at kende de juriske regler, der gælder for indkøb, samt følge de anvisninger, der er i indkøbspolitikken. Alle bestillinger afgives elektronisk eller skriftligt for at undgå misforståelser. Ordren skal nøje mærkes med navn samt information om, hvilket område det skal bruges på, formåls kontonummer eller anden klar indikation på, hvor det skal konteres. Dette er vigtigt for at bogholderiet, når de modtager den elektroniske faktura, kan se, hvem der har bestilt varen, og hvilken konto, der skal bruges. Hvis du mangler: Bøger: o HF og STX: Fagforvalterne bestiller bøger på faggruppens vegne hos bibliotekaren på S2 og K9. o AVU, DU, FVU, M10: Nærmeste leder skal godkende indkøbet. Bøger bestilles herefter hos bibliotekaren på M10. o EUD: Nærmeste leder skal godkende indkøbet. Bøger bestilles herefter på lageret M2. Computer/telefon: Nærmeste leder udsteder en rekvisition. Man henvender sig derefter til IT-sekretariatet, der skaffer/udleverer det, som fremgår af rekvisition. Materialer: Mangler du materialer, kontorartikler, forbrugsstoffer til printere eller noget andet du har brug for i forbindelse med undervisning eller servicearbejde, henvender du dig på lageret, som ligger på Minervavej udgave, februar

92 INDKØB Håndtering af faktura Skolen modtager ikke papirfakturaer. Alle indkøbere skal oplyse leverandører om, at fakturaer skal sendes elektronisk til EAN nr og anføre, hvem der har indkøbt varen samt oplyse skolens CVR nummer Skolen benytter et fakturaflow-system. Når en faktura er modtaget i Fakturaflow, sender bogholderiet fakturaen videre til de relevante fakturaflowbrugere. Fakturaen gennemgår herefter en fast procedure med godkendelse af indkøbet, modtagerkontrol og budgetgodkendelse. Skolen kan ikke udbetale kontanter. Hvis det undtagelsesvist er nødvendigt i forbindelse med indkøb mv. skal der afleveres bilagsdokumentation på kontoret, hvorefter det tilgodehavende beløb vil blive overført til medarbejderens bankkonto. Ved indkøb på nettet på skolens vegne følges samme procedure som beskrevet ovenfor: skolens EAN-nummer oplyses til netbutikken sammen med navnet på den relevante afdeling. I visse tilfælde forudsætter handel på nettet anvendelse af betalingskort. Sådanne nethandler kan gennemføres på skolens lager, der har et Mastercard til dette formål. Ud over personligt at hente varer / materialer på lageret er det muligt at afgive bestilling både pr. telefon og pr. mail. De bestilte varer vil blive sendt med intern post på den rute, der køres hver formiddag, medmindre andet er aftalt. Varerne bliver stillet på det sted, hvor den interne post bliver afleveret. Pakken mærkes med initialer og afdeling. Er der tale om materialer som ikke er på lager, skaffer indkøbsfunktionen det ønskede, eller anviser hvor det skal købes. Krav til fakturaflowbrugere En af de store udfordringer ved modtagelse af elektroniske faktura er, at de ofte modtages før varen fysisk er modtaget. Desværre sker det, at en vare ikke når frem, eller ikke er i den kvalitet og mængde, som forventet. Har man først godkendt en faktura, går den til udbetaling, og vi kan risikere at betale for en vare, som vi ikke har modtaget. Derfor er det vigtigt, at have en procedure så vi undgår denne situation. Det påhviler derfor indkøbsgodkender/budgetansvarlig at udforme en arbejdsgang, der sikrer, at varen/tjenesteydelsen er modtaget inden faktura godkendes i Fakturaflow. Her er følgeseddel en rigtig god hjælp til at sikre sig, at varen er modtaget. Er man ikke selv indkøbsgodkender i Fakturaflow leveres følgeseddel videre til den budgetansvarlige, påført dato og initialer, så at den budgetansvarlige har sikkerhed for varens modtagelse. Varemodtagelse Modtager du varer, er du forpligtiget til at udføre en kvalificeret varemodtagelse. Det skal kontrolleres, om der er den rette mængde til stede, og at varen har den kvalitet, som er bestilt. Er man ikke bemyndiget indkøber, afleveres følgeseddel til den, der har ansvar for indkøbet. Følgeseddel mærkes med initialer, samt dato for modtagelse. Nyttig info Bestilling pr. telefon: Mail bestilling: logistik@cabh.dk Personlig afhentning kan ske på lageret på Minervavej udgave, februar

93 BYGNINGER Indretning og inventar På Campus Bornholm har vi retningslinjer for indretning, møbler og generelt bygningsinventar. Formålet er at sikre fælles høje standarder for funktionalitet og æstetisk i alle vores forskelligartede miljøer. Skolen har mange forskelligartede bygninger og frekvensen med hvilke disse bliver renoveret kan være mellem 15 og 20 år. Det er derfor vigtigt, at der vælges farver og udtryk, der ikke er styret af hurtigt skiftende trends, men har potentiale til at fremstå præsentable i så mange år som muligt. Alt indkøb af møbler og inventar går gennem skolens bygningsleder. På den måde sikres der fælles standarder for indkøbet. En fælles standard for møbler og inventar betyder endvidere, at møbler og inventar kan anvendes fleksibelt på tværs af skolens adresser og afdelinger. Da skolen planlægger indflytning i et nyt fælles campusbyggeri i 2018, er det endvidere vigtigt, at alt indkøb er standardiseret, så at inventaret kan anvendes samlet, når alle skolens afdelinger er samlet under et tag. Alle ommøbleringer skal ske i samarbejde med skolens bygningsleder. Der må ikke ændres på stationære elemeter uden forudgående tilladelse fra skolens bygningsleder. Energibevidst adfærd Det forventes at man som medarbejder er energibevidst og med sin adfærd er en god rollemodel for vores elever og kursister. Vi forsøger på driftssiden hele tiden at forbedre vores energiforbrug, men det kan ikke lade sig gøre hvis bygningens brugere ikke er med. Derfor er det vigtigt, at underviserne vejleder eleverne i en hensigtsmæssig adfærd. Når man forlader et lokale, sørger man for, at vinduer er lukket, lyset slukket og døren til undervisningslokaler bliver låst. Energibevist adfærd er et fælles anliggende. Undervisningslokaler skik og brug ET godt indeklima og pæne klasselokaler og værksteder er vigtigt for både ansattes og elevers trivsel. Det er skik og brug at underviseren sørger for at: Tavlen viskes ren, så at den er klar til næste time Papir og affald samles op fra gulvet og smides i papirkurven Borde og stole sættes på plads Stole sættes op Flasker, engangskrus mv. fjernes Lokalet luftes ud. Låsning Skolens pedelteam sørger for låsning af skolens adresser på faste tidspunkter alle skoledage. Låsetidspunkterne er: Søborgstræde 2: kl. 17 Minervavej 2: kl. 16 Merkurvej 10: kl

94 BYGNINGER Sandemandsvej 11: kl. 16:30 Krystalgade 9-11: kl. 17 Bygningslederen orienterer per mail om låserunder uden for skolekalenderen. Efter disse låserunder er alle medarbejdere forpligtet til at låse op og i efter sig selv. Derudover gælder følgende generelle regler: Underviserne skal sikre at vinduer er lukket, lyset slukket og døren låst, når de forlader et undervisningslokale. Øvrige medarbejdere skal sikre at vinduer er lukket og lyset slukket, når de forlader et lokale. Der henvises i øvrigt til ovenstående afsnit om energibevidst adfærd. Nøgler / Nøglekort Medarbejdere, der mister deres nøgler/nøglekort, skal hurtigst muligt infomere nærmeste leder, som er ansvarlig for at underrette skolens bygningsleder herom. Medarbejdere, der afslutter deres ansættelsesforhold skal senest på den sidste arbejdsdag aflevere nøgler / nøglekort til nærmeste leder. Medarbejdere, der flytter afdeling indenfor skolen, skal aflevere nøgler / nøglekort til den afdeling, de ikke længere er beskæftiget ved, til deres nærmeste leder. Fyringssæson På Campus Bornholm refererer vi til fyringsvejledningen udarbejdet af Teknologisk Institut. Denne vejledning opererer med en fyringssæson fra 1. okt. og til 30. april med det forbehold, at hvis der i 3 sammenhængende døgn forekommer en døgnmiddeltemperatur under 12 grader C. bør der fyres. 4. udgave, februar

95 KVALITETSSYSTEMATIK Et struktureret og forankret kvalitetsarbejde er strategisk vigtigt for organisationen, da der forventeligt er sammenhænge mellem medarbejdertrivsel, elevtrivsel og virksomhedstilfredshed og kvaliteten af undervisningen. Endvidere er det vigtigt for Campus Bornholm, at evalueringer og målinger ikke står alene, men at resultater og indikatorer i form af elevfastholdelse, karakterer, gennemførselsprocenter, medarbejderomsætningshastighed og sygefravær ligeledes er vigtige parametre i vurderingen af kvaliteten i undervisningen og andre ydelser. Kvalitetsarbejdet på Campus Bornholms har direkte sammenhæng til og støtter op om - skolens vision, mission og strategiske mål. Formålet med kvalitetsarbejdet Formålet med kvalitetsarbejdet på Campus Bornholm er at bidrage til den systematiske, kontinuerlige kvalitetssikring og udvikling af uddannelserne og undervisningen samt Campus Bornholms organisation og medarbejdere. Derudover skal kvalitetsarbejdet også medvirke til en større trivsel blandt skolens elever, kursister og medarbejdere. Centrale krav Kvalitetsarbejde er påvirket af centrale bekendtgørelser og love, hvoraf de væsentligste er: Lov om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne Hovedbekendtgørelsen for erhvervsuddannelser Gymnasieuddannelsesbekendtgørelsen (se endvidere bilag B med relevante links for GYM) Loven om elevers og studerendes undervisningsmiljø Tilrettelæggelse af kvalitetsarbejdet Tilrettelæggelsen af kvalitetsarbejdet foregår primært på 3 niveauer: skole-/organisationsniveau uddannelsesniveau klasse-/holdniveau Skole- /institutionsniveau Aktivitet Hyppighed Involverede Opfølgning Anvendt Afdækning af skolens professionelle kapital Hvert andet år Alle medarbejdere Kvalitetsleder, direktion, ledere, LSU, HSU system Munintech Strategiopfølgning Halvårligt Chefer, kvalitetsleder Arbejdspladsvurdering Hvert andet år ulige år Alle medarbejdere Målsætninger og strategier suppleres med handlingsplaner på et strategichefmøde. Arbejdsmiljøgruppern e udarbejder handleplaner. Internt APV+ 95

96 KVALITETSSYSTEMATIK Arbejdsmiljøudvalget følger. Kvalitetsmanual elsikkerhed Løbende samt årlige interne og eksterne audits Autoriseret elinstallatør, bygningsleder, intern auditor, kvalitetsleder Manualen justeres løbende og ved interne eller eksterne audits. Afvigelser beskrives og behandles. Manual Uddannelsesniveau Aktivitet Hyppighed Involverede Opfølgning Anvendt system Elevtrivselsundersøgelse ETU Virksomhedstilfredshedsu ndersøgelse VTU Kvalitetsmanual for certificering af svejsere, SBC 244 samt PED Årligt Hvert andet år lige år Løbende samt årlige interne og eksterne audits Elever og kursister på GYM, EUD grundforløb og AVU/FVU Virksomheder, hvis elever eller lærlinge følger hovedforløb på CB Ansvarlig svejsekoordina tor, uddannelsesleder, kvalitetsleder, intern auditor Statistisk materiale Løbende Kvalitetsleder, øvrig ledelse Uddannelseslederne udarbejder handleplan. Uddannelseslederne udarbejder handleplan. Manualen justeres løbende og ved interne eller eksterne audits. Afvigelser beskrives og behandles. Ad hoc Ennova BM med ESB skoler Ennova BM med ESB skoler Manual Klasse- /holdniveau Aktivitet Hyppighed Involverede Opfølgning Anvendt Klasseevaluering Årligt Elever og kursister på GYM Uddannelsesleder og klasselærer/kontaktlæ rer følger op med klassen system Ennova, som en del af ETU AMU-kursusevaluering Hovedforløbsevaluering incl. Ved hvert kursus Ved hvert hovedforløb AMU-kursister Elever på hovedforløb Uddannelsesledere og lærere følger op på evalueringerne Uddannelsesledere og lærere følger op på evalueringerne VisKvalitet - online Survey Exact 4. udgave, februar

97 KVALITETSSYSTEMATIK Individuelle undervisningsevaluering er Undervisningsevaluering er EUD Årligt samtidig med ETU EUD grundforløbsevaluering Uddannelsesledere følger op på evalueringerne. Undervisningsevalueri ngen gen-drøftes ved MUS Survey Exact Undervisningsevaluering er GYM Øvrige evalueringer Brobygning, introforløb, særlige forløb, IDVkurser, Akademimerkonom Årligt GYM elever Uddannelsesledere følger op på evalueringerne. Undervisningsevalueri ngen indgår ved MUS Løbende Elever og kursister på øvrige forløb Uddannelsesledere, lærer, UU, Jobcenteret følger op på evalueringerne. På HHX- HTX: Survey Exact STX-HF: papir/mundtli gt Survey Exact Skolepraktik VFU eller delaftale Ved SKP elevers VFU-aftale Virksomheder, der har SKP elever i VFU eller delaftale. Eleven, uddannelsesle der, LOP Uddannelsesleder og LOPkonsulent følger op på virksomhedens evaluering. Survey Exact Organisering af kvalitetsarbejdet Campus Bornholms kvalitetsarbejde er forankret i yderste led af organisationen, og involverer ledere og medarbejdere på alle niveauer: Økonomi- og administrationschef Økonomi- og administrationschefen har det overordnede ansvar for at kvalitetsarbejdet opbygges og forankres i organisationen. Kvalitets- og kommunikationsleder Kvalitets- og kommunikationslederen har det daglige ansvar og den praktiske koordinering af kvalitetssystemets opbygning, anvendelse og vedligeholdelse. Kvalitetslederen samarbejder tværorganisatorisk med de øvrige ledere om tilvejebringelse af kvalitetsdokumentationen og opfølgningen af kvalitetsmålinger. Uddannelsescheferne Uddannelsescheferne er en del af den strategiske ledelse og har ansvaret for at kvalitetsarbejdet forankres og følges op på i egne områder. Uddannelsesledere og TAP-ledere De daglige ledere har ansvaret for, at kvalitetsarbejdet bliver udført og fulgt op på i eget område bl.a med de løbende evalueringer, ETU-Professionel Kapital-VTU etc. 4. udgave, februar

98 KVALITETSSYSTEMATIK Opfølgning på trivselsmålinger og evalueringer sker ved hjælp af standardiserede opfølgningsplaner, hvis indsatsområder og handlepunkter aftales efter dialog med medarbejderne (og elever) i området. Dette sker i samarbejde med kvalitetslederen, og der holdes jævnlige møder for at sikre opfølgningen i området. Lærere Lærerne vurderer hvordan undervisningen og de valgte arbejdsformer kan understøtte uddannelsens formål og undervisningens mål og sørger for løbende dialog op opfølgning med eleverne/kursisterne for at sikre kvaliteten og øge fastholdelsen. Kontaktlærere/klasselærere vurderer og følger op på holdets/klassens trivsel. Benchmarking og dataindsamlingssystemer Campus Bornholm er medlem af 2 benchmarkingnetværk: Uddannelsesbenchmark og ESBnetværk. Netværkene bistår med at udvikle kvalitetsarbejdet. Campus Bornholm sammenligner sine resultater i ETU og VTU med de deltagende skoler fra ESBnetværket. Til udarbejdelse af ETU, og VTU rapporter samarbejdes med analysefirmaet Ennova. Målinger og evalueringer, der ikke benchmarkes, gennemføres som udgangspunkt i Survey Exact. Alternativt kan Lectio benyttes. 4. udgave, februar

99 KVALITETSSYSTEMATIK Procedure ved elevklager Sagsflow 1. - Skriftlig klage med konkret klageområde og hvem klagen rettes til skal angives. Kopi af klagen sendes til den ansatte og til tillidsrepræsentanten inden for en uge efter modtagelsen. Der afholdes et internt opklaringsmøde senest en kalenderuge efter klagens modtagelse mellem uddannelsesleder, den ansatte og tillidsrepræsentanten. Efterfølgende i samme kalenderuge, afholder uddannelseslederen et møde med klageren. 2a. Afvises klagen sendes en skriftlig begrundelse til den ansatte, til tillidsrepræsentanten og til klageren senest en kalenderuge efter klagens modtagelse. Klageren har en uges frist til at opretholde klagen og den videre klageinstans er skolens direktør. 2b. Opretholdes klagen afholdes et opklarings-møde senest en kalenderuge efter mødet med klageren. På mødet deltager uddannelsesleder, den ansatte, tillidsrepræsentanten, klageren med en bisidder f.eks. elevrådsrepræsentant eller forældre. Uddannelseslederen skal forud for mødet indhente relevante oplysninger, som skal foreligge i form af et notat. Den ansatte har desuden ret til at indgive en skriftlig redegørelse. Uddannelseslederen udarbejder et referat fra mødet, hvoraf konklusionerne tydeligt fremgår. Referatet underskrives af uddannelseslederen, den ansatte og tillidsrepræsentanten. 3. Uddannelseslederen meddeler partnerne senest en kalenderuge efter opklaringsmødet om klagen afvises eller opretholdes. 4a. Afvises klagen skal afvisningen tillige skriftligt tilgå klageren. 4b. Viderebehandles klagen skal uddannelses-lederen udarbejde en samlet sagsfremstilling med begrundelse for viderebehandling og med kopi til alle sagens parter. 8. Sagens parter skal efter klagebehandlingen have udleveret ledelsens skriftlige konklusioner med anvisning på, hvorledes ledelsen forventer at den/de pågældende kan forbedre det/de forhold. 7. Skolens ledelse træffer herefter sin afgørelse senest inden for en kalenderuge. Der må ikke indgå oplysninger, som er den ansatte og tillidsrepræsentanten ubekendte. 6. Skolens ledelse kan herefter vælge at lade proceduren i punkterne 2b, 3, 4 og 5 gentage eller kan vælge at afslutte sagen på anden måde evt. ved at iværksætte. proceduren for påtaler.. 5. Den ansatte har ret til inden for en uge at indgive en skriftlig kommentar til sagsfremstillingen. 4. udgave, februar

100 ADRESSER, AFDELINGER OG FORKORTELSER Skolens navn er: Campus Bornholm. De tidligere institutions- og afdelingsbetegnelser (Bornholms Gymnasium, Bornholms Erhvervsskole, VUC Bornholm) udgår og benyttes ikke længere. Hvis flere afdelinger nævnes i sammenhæng, optræder disse i alfabetisk orden. Skolen omfatter en række afdelinger, hvis afdelings- og underbetegnelser er: ERHVERVSUDDANNELSER Afdelingsbetegnelse Uddannelse/Indgang/Område Adresse (alle i Rønne) KONTOR-HANDEL Campus Bornholm KONTOR-HANDEL Krystalgade 9 MAD Campus Bornholm Mad med Oplevelser, grundforløb 2, hovedforløb BYG Campus Bornholm Den Smarte Dome, grundforløb 2, hovedforløb Sandemandsvej 11 Minervavej 2 AUTO Campus Bornholm Metalræs, grundforløb 2, hovedforløb Minervavej 2/Ved Lunden 3 METAL Campus Bornholm STRØM-IT Campus Bornholm Håndværkerafdelingen Campus Bornholm Praktikcenter Campus Bornholm GYMNASIALE UDDANNELSER Metalræs, grundforløb 2, hovedforløb Minervavej 2 Den Smarte Dome, grundforløb 2, hovedforløb Samlebetegnelse for alle indgange på M2 Minervavej 2 Minervavej 2 Erhvervsuddannelser Ved Lunden 3 Afdelingsbetegnelse Uddannelse/Indgang/Område Adresse HHX Campus Bornholm HTX Campus Bornholm STX Campus Bornholm HF Campus Bornholm HHX Merkantilt Gymnasium /Handelsstudentereksamen HTX - Teknisk Gymnasium / Teknisk studentereksamen STX - Alment Gymnasium / Almen studentereksamen HFe (enkeltfag)og HF2 (2-årig) /Højere forberedelseseksamen Merkurvej 10 Merkurvej 10 Søborgstræde 2 Krystalgade 9 100

101 ADRESSER, AFDELINGER OG FORKORTELSER VOKSEN- OG EFTERUDDANNELSER Afdelingsbetegnelse Uddannelse/Indgang/ Område Adresse Virksomhedsservice Campus Bornholm Serviceuddannelser Campus Bornholm AVU Campus Bornholm FVU Campus Bornholm OBU Campus Bornholm Sprogcenter Campus Bornholm VUC Campus Bornholm ØKONOMI OG ADMINISTRATION Efteruddannelse Merkurvej 10 Serviceuddannelser Ved Lunden 3 AVU Almen Voksen Uddannelse Krystalgade 9 FVU Forberedende Voksenundervisning Krystalgade 9 OBU Ordblindeundervisning Krystalgade 9 DU - Danskuddannelserne Sandemandsvej 11 Samlet betegnelse for uddannelserne på VUC Afdelingsbetegnelse Krystalgade 9 Adresse Direktionen Storegade 36 Elevadministration - VUC Krystalgade 9 Elevadministration - HHX & HTX Merkurvej 10 Elevadministration - STX Søborgstræde 2 Elevadministration EUD Minervavej 2, Sandemandsvej 11, Krystalgade 9 Hoffmann Kollegium Ndr. Kystvej 32 Intern Service Kommunikation og kvalitet Storegade 36 Kopicenter Søborgstræde 2 Lager & Indkøb Minervavej 2 Løn & Personaleafdeling Storegade 36 Økonomi & Bogholderi Storegade 36 Teknisk Service De tre uddannelsesområder forkortes: GYM Gymnasiale uddannelser EUD Erhvervsuddannelser VEU Voksen- og Efteruddannelse Sandemandsvej 11 + øvrige adr. Minervavej 2+ øvrige adr. 4. udgave, februar

102 ADRESSER, AFDELINGER OG FORKORTELSER I daglig tale forkortes skolens afdelinger således: Adresse Forkortelse Krystalgade 9-11 K9 Merkurvej 10 M10 Minervavej 1 M1 Minervavej 2 M2 Sandemandsvej 11 S11 Søborgstræde 2 S2 Hoffmann Kollegium K32 Det skal tilstræbes, at forkortelser kun benyttes i kommunikation, hvor der er sikkerhed for at målgruppen kender forkortelsens betydning. 4. udgave, februar

103 BILAG A: LINKS TIL BEKENDTGØRELSER, GYM Nedenfor findes en række links til bekendtgørelser de gymnasiale fags læreplaner, som er regelgrundlaget for undervisningen på GYM: Bekendtgørelse om prøver og eksamen i de almene og studieforberedende ungdoms- og voksenuddannelser: Bekendtgørelse om karakterskala og anden bedømmelse: Undervisningsministeriets læreplaner og fag: Uddannelsesbekendtgørelser for de gymnasiale uddannelser: 103

104 BILAG B: FORSIKRINGSFORHOLD VEDRØRENDE ELEVER OG KURSISTER Hvad du bør vide om forsikring som elev ved Campus Bornholm. Personskade af elever/ kursister Uddannelsessøgende, der er kommet til skade ved undervisning under arbejdspladslignende forhold, kan søge en erstatning. Hvad gør du når en skade er opstået? Har du været ude for en arbejdsulykke, er det vigtigt at der bliver foretaget en Intern undersøgelse af ulykke som områdets arbejdsmiljørepræsentant skal foretage sammen med dig. Hvis ulykken er forbundet med mere end en fraværsdag skal ulykken anmeldes til Arbejdsskadestyrelsen, Arbejdstilsynet og Statens Selvforsikring. Dette gøres af sikkerhedslederen og du vil modtage en kopi af anmeldelsen. Det kan godt være at skaden ikke er erstatningspligtig nu, men din skade kan måske efter nogle år give mén og derfor er det vigtigt at alle ulykker, store som små, bliver registreret. Hvis du har været på skadestue i forbindelse med skaden, skal du bede om at få en journaludskrift med hjem. En kopi af denne skal afleveres til arbejdsmiljørepræsentanten som du har udfyldt blanketten Intern undersøgelse af ulykke med. Tingskade Privat løsøre, der bortkommer eller ødelægges på institutionen Elevers private genstande, der bortkommer eller ødelægges ved hændelige begivenheder på institutionen, eksempelvis tyveri eller brand, er ikke omfattet af statens selvforsikringsordning. Undersøg om du har en indboforsikring eller er dækket af dine forældres indboforsikring Hærværk Udgifter i forbindelse med hærværk i form af eksempelvis rudeknusning og ødelæggelse af inventar skal alene dækkes af gerningsmand. Undersøg om du har en ansvarsforsikring eller er dækket af dine forældres ansvarsforsikring. Episoder som hærværk vil blive politianmeldt. Brilleskade/ linser Der kan søges erstatning af briller eller linser, der ødelægges eller beskadiges i forbindelse med en elevs uheld under arbejdspladslignende forhold. Hvad gør du når en skade er opstået? Du kontakter daglig sikkerhedsleder, som anmelder skaden. HUSK at medbringe kvittering for købet af de nu ødelagte briller samt kvittering for reparation eller køb af nye briller. 104

105 BILAG B: FORSIKRINGSFORHOLD, ELEVER OG KURSISTER Kørsel i skolens biler/ egen bil Hvis eleven er passager i en af institutionens køretøjer er eleven dækket af køretøjets ansvarsforsikring. Hvis en elev benytter eget køretøj til transport i skoleregi, er det køretøjets egen forsikring der dækker, og institutionen er ikke erstatningspligtig. Ekskursioner og studieture Institutionen kan, hvis det vurderes hensigtsmæssigt, tilbyde eleverne at formidle tegningen af en kollektiv rejseforsikring, som eleverne selv skal betale som en del af udgifterne til udlandsrejsen. Institutionen må ikke selv forsikre eleverne. Hvis eleven er under 18 år, og familien har en årsrejseforsikring, vil denne som udgangspunkt dække. Årsrejseforsikringen er i mange tilfælde indeholdt i familieforsikringen. Ved tvivlspørgsmål kontaktes forsikringsselskabet, hvor de private forsikringer er tegnet. I forbindelse med ekskursioner og studieture som led i undervisningen har de deltagende lærere sædvanligvis tilsynspligt med eleverne. Hvis der opstår skader, der kan tilskrives tilsidesættelse af tilsynspligten vil institutionen efter omstændighederne kunne ifalde et erstatningsansvar. Ansvar for elevernes adfærd Eleverne er i forbindelse med deres modtagelse af undervisning ikke i institutionens tjeneste, og omfattes således ikke af arbejdsgiveransvaret. Således er eleverne erstatningsansvarlige for egne skadevoldende handlinger og undladelser. Det gælder også de tilfælde, hvor de volder skade på andre elever, hvad enten det sker i frikvarterer eller i undervisningstiden. 4. udgave, februar

106 BILAG C: STUDIE- OG ORDENSREGLER BILAG C: CAMPUS BORNHOLMS STUDIE- OG ORDENSREGLER Formålet med regelsættet Studie- og ordensreglerne skal medvirke til at opfylde de enkelte uddannelsers formål og bidrage til et godt undervisningsmiljø for elever og kursister. Regelsættet omfatter alle elever og kursister, og i regelsættet bruges elev som fællesbetegnelse. Alle ansatte og elever er ansvarlige for, at regelsættet overholdes. Almindelige ordensregler På Campus Bornholm forventer vi, at du viser hensyn til og respekt for andre mennesker overholder gældende lovgivning følger lærernes såvel som øvrige ansattes anvisninger. Du har pligt til at være bekendt med og følge de anvisninger, der meddeles via skolen. Det betyder, at du løbende skal holde dig orienteret om den information, som meddeles på fællesmøder, i månedsfoldere, via opslag, via de enkelte uddannelsers studieadministrative systemer (fx Lectio), mm. Regler for deltagelse i undervisningen Du har pligt til at deltage aktivt i undervisningen. Det betyder, at du skal: møde frem til undervisningen aflevere alle skriftlige opgaver, som stilles i forbindelse med undervisningen til tiden deltage i terminsprøver, årsprøver og lign. deltage i ekskursioner og andre planlagte undervisningsaktiviteter deltage i anden undervisning fx virtuel undervisning eller selvstændigt arbejde der er planlagt som en del af undervisningen. Det forventes, at du møder til undervisningen velforberedt og til tiden. Mobiltelefoner skal altid være på lydløs og må ikke benyttes i undervisningstiden, med mindre læreren giver tilladelse til brug i forbindelse med undervisningen. Det er elevens eget ansvar at holde sig orienteret om udleveret materiale, lektier, afleveringer og lignende, når man er fraværende. Ødelagte eller bortkomne bøger skal erstattes. Fravær og forsømmelser Du har mødepligt til undervisningen. Alle former for fravær, herunder fravær fra enkelte timer, medregnes som fravær. Det gælder uanset om fraværet er velbegrundet. 4. udgave, februar

107 BILAG C: STUDIE- OG ORDENSREGLER Uddannelseslederen har ret til at få oplyst årsagen til fravær fra undervisningen i forbindelse med sygdom og kan kræve dokumentation i form af en lægeerklæring. Udgiften til lægeattesten afholdes af skolen. Uddannelseslederen skal sikre sig, at eleven har mulighed for at gøre indsigelse ved registrering af forsømmelsen, og at sanktioner normalt først iværksættes, når eleven er orienteret om den påtænkte sanktion. Ved forsømmelser vil du blive kontaktet af din studievejleder. Efterkommer du ikke studievejlederens henstilling til at overholde skolens regler om bl.a. fravær, vil du få en skriftlig advarsel. Fortsættes fraværet herefter, kan du blive frataget retten til SU og eksamen, eller komme på særlige vilkår. De forskellige uddannelser har specifikke procedurer for forsømmelse. Studievejlederen har pligt til at sikre, at du har kendskab til den procedure, der er gældende for din uddannelse. Se endvidere afsnittet om sanktioner. Skriftligt arbejde Skolen registrerer din deltagelse i undervisningen herunder aflevering af skriftlige opgaver. Du har pligt til at aflevere hjemmeopgaver til tiden, ellers registreres opgaven som manglende, og de øvrige sanktioner kan træde i kraft. Opgaver, der afleveres senere, bedømmes, men manglende afleveringer kan afspejles i karaktererne, ved at lærerne mangler et vurderingsgrundlag. I særlige tilfælde eller ved sygdom kan du på forhånd lave en aftale med læreren om at aflevere en opgave senere. Du skal bestræbe dig på at leve op til de stillede kvalitetskrav i forhold til elevtid og faglige mål. En aflevering, som er afskrift, tom eller indeholder kopierede tekster uden angivelse af kilder, anses for snyd, og sanktioner vil kunne komme på tale, i værste fald kan du miste eksamensretten og må tage faget/opgaven om året efter. Du skal opfylde de kvalitative og kvantitative mål, der er fastsat ved større skriftlige opgaver. En aflevering, der ikke opfylder disse mål, kan i alvorlige tilfælde afvises som ikke afleveret. Manglende aflevering udløser sanktioner som øvrige ikke-afleverede opgaver. Opgaver skal altid være udarbejdet af eleven selv. Fritagelse for idræt Uddannelseslederen kan helt eller delvis fritage en elev for at deltage i den fysiske aktivitet i idrætsundervisningen, hvis hindringen er umiddelbart synlig, eller hvis hindringen er sygdom, ulykkestilfælde eller graviditet dokumenteret ved en lægeattest. Lægeattesten skal angive fritagelsens varighed og omfang. Udgiften til lægeattesten afholdes af skolen. Bygninger, inventar og udstyr Når du opholder dig i skolens bygninger og bruger skolens faciliteter, skal du følge disse regler: Skolens bygninger, inventar og udstyr skal behandles ordentligt. Du er ansvarlig for at rydde op i klasseværelset / faglokalet/ værkstedet / køkkenet i henhold til lærerens anvisninger. Før du forlader klasseværelset / faglokalet, skal du sætte stolen op og fjerne evt. efterladt affald. Hvis du forlader klasseværelset / faglokalet / værkstedet / køkkenet som den sidste, skal du huske at lukke vinduerne og slukke lyset. Du er ansvarlig for at rydde op efter dig selv i fællesarealerne. Brug affaldsspandene. 4. udgave, februar

108 BILAG C: STUDIE- OG ORDENSREGLER Hvis du vil bruge skolens bygninger, udstyr eller materiel (fx projektor eller andet teknisk udstyr) til andre formål end undervisning, skal du have tilladelse fra din uddannelsesleder først. Rygning Campus Bornholm er en røgfri skole, og derfor er rygning totalt forbudt i alle sammenhænge både ude og inde på alle Campus Bornholms adresser. E-cigaretter sidestilles med almindelige cigaretter. Hvis du vil ryge, henvises du til at ryge uden for skolens område, og følge skolens anvisninger, så du dermed også tager hensyn til andre elever, kursister, trafikanter og skolens naboer. Overtrædelse af anvisninger kan medføre sanktioner. Alkohol, euforiserende stoffer og øvrige rusmidler Det er forbudt at indtage eller være påvirket af alkohol og øvrige rusmidler i undervisningstiden eller i forbindelse med undervisningsrelaterede arrangementer. Der kan ved særlige lejligheder gives tilladelse af uddannelseslederen til indtagelse af alkohol på skolen i forbindelse med arrangementer, der ikke er relateret til undervisningen. For elevfester gælder følgende: Tydeligt berusede elever nægtes adgang til festen. Det er ikke tilladt at medtage alkohol til festen. Elever der er adgang til serveringsområdet i baren, skal være ædru. Der må ikke serveres alkohol til stærkt berusede elever. Stærkt berusede elever sendes hjem fra festen. Elever, der kaster op eller sendes til udpumpning får karantæne; i første omgang til den efterfølgende fest, og i gentagelsestilfælde til alle de resterende elevfester i skoleåret. Kun elever med billet og gyldigt studiekort har adgang til festen. Disse regler håndhæves af registrerede dørmænd/skolens personale. Fredagscafeer og lignende er eftermiddagssammenkomster på skolen med vægt på forskellige former for sociale eller kulturelle aktiviteter. Til caféer og fester er det tilladt at drikke alkohol op til en spiritusprocent på 5%. Det er ikke tilladt at være påvirket af eller være i besiddelse af øvrige rusmidler eller euforiserende stoffer. Dette gælder alle sammenhænge såvel undervisnings- som ikke undervisningsrelaterede. Et brud på dette forbud vil medføre øjeblikkelig bortvisning fra skolen. Campus Bornholm kan kontakte politiet, hvis der er mistanke om kriminelle handlinger, herunder omgang med rusmidler og euforiserende stoffer, hærværk, tyveri, hæleri og ulovlig besiddelse. Mobning og anvendelse af sociale medier Et trygt læringsmiljø er afgørende for at læring kan finde sted. Vi tolererer derfor ikke mobning eller chikane. Hverken mod elever, lærere eller andre ansatte på skolen. Ved mobning forstås at én eller flere systematisk forfølger en anden ved for eksempel ondsindet drilleri over en periode, trusler, nedgørelse, bagtaleri eller vold. Mobning er uacceptabelt både hvis det finder sted på skolens område, og hvis det viser sig via sociale medier såsom Facebook. Det er ikke tilladt at optage lyd og/eller billeder i undervisningen uden tilladelse fra dem der optræder eller fra læreren 4. udgave, februar

109 BILAG C: STUDIE- OG ORDENSREGLER Det er ikke tilladt at videregive mediefiler af privat/intim karakter hverken til enkeltpersoner eller via sociale medier. Sanktioner for overtrædelse af skolens fraværsregler Tilsidesættelse af skolens studie- og ordensregler kan medføre følgende sanktioner efter uddannelseslederens vurdering: Advarsel Henvisning til at aflægge prøve i alle fag på det aktuelle klassetrin Fortabelse af retten til at blive indstillet til prøve i et eller flere fag på det aktuelle klassetrin Permanent bortvisning Sanktioner iværksættes efter forudgående skriftlig advarsel. En advarsel bortfalder normalt ved et nyt skoleårs begyndelse. Det er en betingelse for at kunne få Statens Uddannelsesstøtte (SU), at du er studieaktiv. En tilsidesættelse af skolens studie- og ordensregler kan efter uddannelseslederens vurdering medføre, at din ret til SU bortfalder. Overtrædelse af reglerne om almindelig adfærd Følgende sanktioner kan iværksættes ved overtrædelse af almindelig adfærd: Midlertidig udelukkelse fra undervisningen i en periode på indtil 10 skoledage. I bortvisningsperioden registreres man som fraværende, og almindelige fraværsregler gælder. I særligt grove tilfælde af overtrædelse eller ved gentagelse kan bortvisningen være permanent. Der kan dispenseres fra reglerne i tilfælde med særlige omstændigheder. Udelukkelse fra konkrete aktiviteter (fx fester) Fratagelse af karakterer for opgaver, hvor der efterfølgende opdages snyd. Snyd: ved snyd med almindelige opgaver kan skolen sanktionere på følgende måde: 1. gang: Opgaven registreres af læreren som forsømt, eleven pålægges at skrive en ny opgave, og du varsles mundtligt af ledelsen, der ligeledes noterer episoden i Lectio/det studieadministrative system. 2. gang: Opgaven registreres som fraværende og du pålægges at skrive en ny opgave. Yderligere får du et skriftligt varsel af skolens ledelse om konsekvensen af gentagelse. 3. gang: Du udskrives permanent fra skolen. Det anses for en skærpende omstændighed, hvis opgaven har eksamenslignende karakter eller der snydes flere gange med samme opgave. Hvis der er tale om snyd med en egentlig eksamensopgave, bortvises du fra prøven uden forudgående varsel. Oprykning Oprykning fra et klassetrin til næste er betinget af, at skolen vurderer, du har haft tilstrækkeligt udbytte af undervisningen. Skolen kan nægte dig oprykning til næste klasse, hvis dit standpunkt eller opnåede gennemsnit ved skoleårets afslutning er under 2,0, og hvis det på baggrund af den løbende evaluering vurderes, at dit udbytte af undervisningen ikke har været tilstrækkelig. Hvis du er blevet nægtet oprykning til næste klassetrin, kan du gå om én gang. En elev, der er nægtet oprykning til næste klassetrin, kan efter skolelederens godkendelse få ret til at gå det pågældende klassetrin om én gang, dog således, at en elev i en 3-årig uddannelse senest 5 år efter påbegyndt uddannelse og i en 2-årig uddannelse senest 4 år efter påbegyndt uddannelse skal have fuldført denne. Hvis en elev nægtes oprykning for anden gang på samme klassetrin, udskrives eleven af skolen. 4. udgave, februar

110 BILAG C: STUDIE- OG ORDENSREGLER Om Studie- og ordensreglementet Studie- og ordensreglerne er udarbejdet efter gældende lovgivning. Bekendtgørelse om studie- og ordensregler i de gymnasiale uddannelser: Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser: Regelsættet evalueres løbende og skal minimum hvert 3. år drøftes i skolens pædagogiske råd / områdemøder, i skolens elevråd samt godkendes i HSU. Studie- og ordensreglerne kan findes på skolens hjemmeside Version Juni 2016 Godkendt af HSU 9/ udgave, februar

111 BILAG D: QUICKGUIDE TIL PERSSYS PersSys er Campus Bornholms administrative HR-system. PersSys erstatter det tidligere system, Medarbejderplan. Det er dit ansvar som medarbejder på Campus Bornholm at melde ændringer i dine stamdata i PersSys. Det kan være vigtigt, hvis skolen eksempelvis skal have fat i dine pårørende. Sådan ændrer du i dine stamdata: Du tilgår PersSys via startsiden, Klik på PersSys I PersSys klikker du på Mit PersSys og herefter rediger profil Du må ikke redigere i Vist fornavn, Vist efternavn og Adresse, da disse trækkes automatisk fra Folkeregisteret. Du kan redigere på synlighed. Her kan du vælge, hvem der skal have mulighed for at kunne se dine adresseoplysninger, private telefonnumre, adresse. Vi anbefaler, at du vælger dine private telefonnumre Synlig for skolen. Nærmeste leder, chef samt lønkontoret vil altid have adgang til oplysningerne i PersSys. 111

112 BILAG D: Quickguide PersSys Indsæt privat telefonnummer. Du vælger selv, om du vil oplyse privat . Fødselsdag og alder trækkes automatisk fra Statens Lønsystem (SLS), men du kan vælge, hvorvidt oplysningerne skal være synlige for afdelingen. Kategorien Om medarbejderen bruges ikke pt. Det er vigtigt, at du udfylder feltet nærmeste pårørende. Her oplyser du både navn og telefonnummer (evt. også arbejdstelefonnummer). Dette er den person, som skolen vil kontakte i tilfælde af akut opstået sygdom eller et ulykkestilfælde i på arbejdspladsen/i arbejdstiden. Skriv gerne mere end én nærmeste pårørende, i fald at skolen ikke kan få fat på vedkommende. Vi anbefaler, at du vælger Synlig for skolen. Klik på Udfør for at gemme ændringerne. Hvis du er utryg ved at bruge Persys eller i øvrigt har brug for hjælp, så hjælper Susanne og Jytte fra Lønkontoret gerne. - Susanne Dahl Marcher (sm@cabh.dk, ) - Jytte Møller (jm@cabh.dk, ) Januar udgave, februar

113 BILAG E: QUICKGUIDE TIL SDBF Dette er en quickguide til Skolernes Digitale Blanketflow (SDBF) for medarbejdere på Campus Bornholm. Støder du på problemer undervejs, når du skal bruge systemet, kan du kontakte din nærmeste leder eller en af superbrugerne i Løn & Bogholderi: Susanne Dahl Marcher (sm@cabh.dk, ) Jytte Møller (jm@cabh.dk, ) Lene Jensen (lej@cabh.dk, ) Karin Møller (kam@cabh.dk, ) Læs også afsnittet Hjælp på side 10. Campus Bornholms digitale blanketter er organiseret i de nedenstående kategorier. Der vil løbende blive oprettet flere kategorier, efterhånden som systemet udrulles. Login Du finder blanketterne via startsiden, Klik på digitale blanketter. Klik på Skift logintype og vælg Windows login. 113

114 BILAG E: Quickguide SDBF Herefter taster du dit brugernavn som er dine initialer efterfulgt af.cb. SDBF er en webbaseret løsning, som du kan tilgå fra alle kendte browsere (Internet Explorer skal dog være version 10 eller nyere). Hvis du logger ind fra andre steder, end fra skolens netværk (f.eks. hjemmefra), kan du logge ind via dit Windows login på samme måde som til WebAccess. Du kan desuden logge ind med: NemID (for eksterne brugere, fx censorer, elever, eksamensvagter mv.) og adgangskode (ansatte på Campus Bornholm). Ønsker du at logge ind via + Adgangskode, skal du, første gang du logger på, vælge Send ny adgangskode øverst i skærmbilledet. Du får herefter tilsendt en mail med adgangskode og beskrivelse af, hvor du kan ændre koden. Dine muligheder Når du er logget ind, vises siden Mine blanketter. Her får du overblik over de blanketter, du endnu ikke har behandlet, eller som kræver din godkendelse. Herfra har du følgende muligheder via menulinjen i toppen af skærmbilledet: 4. udgave, februar

115 BILAG E: Quickguide SDBF Ny blanket: Vælges hvis du ønsker at udfylde en ny blanket Søgning: Søg efter bestemte blanketter, bestemte arbejdsgange eller bestemte sagsbehandlere Funktioner: Her har du mulighed for at skifte password, tilføje mailadresser til filboks, se Mine oplysninger samt logge af systemet Hjælp: Indeholder beskeder fra administrationen, hjælpe-dokumenter samt oversigt over genvejstaster I søgefelter kan du søge blandt de eksisterende blanketter, ved at søge på titel. Har du blanketter, som du ofte bruger, kan du gøre disse blanketter til dine favoritter ved at klikke på stjernen til venstre for blanketnavn samt taste F5 for opdatering. Blanketten vises nu øverst i skærmbilledet. Du kan altid tilføje og fjerne favoritter. Hvordan virker SDBF som flow? Når du klikker på Vis blanketoverblik øverst i blanketten, får du vist flowet i den aktuelle blanket. Den grønne farve indikerer, hvor blanketten befinder sig i flowet. Når du har udfyldt de påkrævede felter i en blanket, har du følgende valgmuligheder: 4. udgave, februar

116 BILAG E: Quickguide SDBF Send blanket: Annuller blanket: Andre muligheder: Sender blanketten videre i flowet f.eks. videre til en leder eller lønteamet. Ved de fleste blanketter, skal du vælge én specifik modtager f.eks. din leder. Modtageren vælges via pop-up vindue, når du trykker på Send blanket. Annulleret blanket betyder, at du stopper arbejdsgangen og sletter blanketten. Blanketten forsvinder herefter i din SDBF-indbakke (bruges f.eks., hvis du har en kladde, du ikke længere vil anvende). Parkér blanket: Du kan parkere en blanket i et givent tidsrum, som du definerer. En parkeret blanket vil ikke blive registreret af opsamlingsmailen i det tidsrum, ligesom blanketten heller ikke forsøger at aflevere data videre i systemet. Når du parkerer en blanket, har du mulighed for at tilføje en note. Noten kan du se direkte i din indbakke. Det betyder, at du kan se, hvad blanketten omhandler, uden du behøver at åbne den. En parkeret blanket vil altid være synlig i din SDBF-indbakke, og du kan til enhver tid fjerne parkeringen igen. Hent PDF og filer: PDF-knappen konverterer blanketten til en pdf, som indeholder de oplysninger, du har indtastet i blanketten samt de filer, som er vedhæftet undervejs i blanketten. Kopier blanket: Funktionen kan bruges, hvis du ønsker, at starte en ny blanket, hvor indholdet fra en tidligere udfyldt blanket skal anvendes. Funktionen kopierer indholdet fra alle felterne, som udfylderen har udfyldt i den tidligere blanket. Funktionen kan også anvendes fra en afsluttet blanket se længere fremme i vejledningen. Gem kladde: Gemmer blanketten med de oplysninger, du har indtastet. Når du vil arbejde videre med din blanket, finder du blanketten i din SDBFindbakke. Når du har sendt blanketten videre til din leder, får lederen følgende valgmuligheder: 4. udgave, februar

117 BILAG E: Quickguide SDBF Godkend: Afvis: Andre muligheder: Sender blanketten videre i flowet Afviser blanketten, så den ryger tilbage til Mine blanketter hos udfylderen. Lederen vil altid skulle begrunde i en tekstboks, hvorfor blanketten er blevet afvist. Afvis til: Her har lederen mulighed for at afvise til en person, som har været involveret i flowet. Lederen vil altid skulle begrunde i en tekstboks, hvor blanketten er blevet afvist. Mine blanketter Under dette punkt kan du se status på dine blanketter. Øverst kan du se de blanketter, der afventer din behandling. De forskellige kolonner i Mine blanketter informerer dig om, hvor blanketten kommer fra, hvem der sidst har behandlet den samt status og nummer på blanketten. 4. udgave, februar

118 BILAG E: Quickguide SDBF Kopiér en afsluttet blanket Kopier blanket kan bruges, hvis du ønsker at starte en ny blanket, hvor indholdet fra en tidligere udfyldt blanket skal anvendes. Det er kun muligt, at kopiere egne blanketter. Den afsluttede blanket søges via søgefunktionen. Den ønskede blanket vælges og nederst i blanketten, har du mulighed for at trykke på Kopier blanket. Vedhæftning af filer og billeder til en blanket I mange af blanketterne er det muligt, at vedhæfte en fil. Når der klikkes på Vedhæft, fremkommer følgende skærmbillede. Ved at klikke på Browse, er det muligt, at vedhæfte en fil fra computeren. Der er også mulighed for, at vedhæfte billeder sendt fra en mobiltelefon via filboks. 4. udgave, februar

119 BILAG E: Quickguide SDBF Billedet sendes direkte fra mobiltelefonen via mail til mailadressen Det kræver dog, at afsender mailadressen er den samme, som du er oprettet med i SDBF. Din i SDBF kan ses under Mine oplysninger under Funktioner. Hvis du fra din mobiltelefon sender fra en anden mailadresse, end den der fremgår af Mine oplysninger, er det muligt at tilføje alternative mailadresser. Dette kan gøres under Funktioner Filboks i feltet Alternative adresser. Tryk på knappen +, indtast mailadressen og tryk Gem. Hvis du ønsker flere alternative mailadresser gentages ovenstående. Under Filboks kan de fremsendte filer til filboks@sdbf.dk ses. De fremsendte filer slettes automatisk efter 60 dage. Når der er fremsendt filer til filboks@sdbf.dk modtages følgende kvitteringsmail: Hvis du har filer i Filboks, fremkommer følgende muligheder, når du klikker på Vedhæft i en blanket: 4. udgave, februar

120 BILAG E: Quickguide SDBF Hvis der klikkes på Vedhæft fra Filboks, har du mulighed for at vedhæfte filer fra filboksen. Søgning Du kan fremsøge specifikke blanketter ved at bruge søgefunktionen. Her kan søge i fritest eller modificere din søgning efter: Blanket udfyldt for, Godkender/afviser, Intern/ekstern starter, Blanket status, Hvilken periode den er oprettet i, Hvilken periode den er afsluttet i og Blankettype. De senest udfyldte blanketter kan hentes under Prædefinerede søgninger, hvor der kan vælges mellem Mine blanketter eller Mine involveringer. Udfyld en blanket på vegne af en anden Du har mulighed for at udfylde en blanket på vegne af en anden. Du udfylder en blanket på vegne af en anden ved at klikke på ikonet med pile til højre for den blanket, som du vil udfylde. 4. udgave, februar

121 BILAG E: Quickguide SDBF Når du har klikket på ikonet, får du mulighed for enten at sende blanketten til en anden bruger, eller udfylde den på vegne af en anden. Hvis du vælger at udfylde den for en anden, får du direkte adgang til blanketten. Det fremgår af blanketten, hvem der udfylder den, og hvem den bliver udfyldt for. Hvis du vælger at sende den videre til en bruger, modtager den valgte person blanketten i sin SDBF-indbakke. Søgefunktion i drop-downs I felter med drop-downs har du mulighed for, at søge på enten tal eller ord. Hvis du fortryder det valgte, kan du trykke på krydset og det udfyldte vil nu blive erstattet af Vælg fra liste. 4. udgave, februar

122 BILAG E: Quickguide SDBF Statusmail Hvis der er blanketter, som venter på dig i SDBF, modtager du en statusmail i din mailboks. I statusmailen er der vedhæftet et link direkte til Hjælp Der er oprettet en hjælpeside, hvor du har adgang til forskellige dokumenter f.eks. vejledninger. Du kan få adgang til to forskellige udgaver af Hjælp afhængig af, om du er logget ind eller ikke er logget ind: 1. Hvis du ikke er logget ind, kan du få adgang til en liste over dokumenter. Dog kun de dokumenter, hvor der er givet adgang til alle. Man kan tilgå denne liste fra siden med organisationsvalg og fra login siden. 2. Hvis du er logget ind, kan du klikke på Hjælp i øverste højre hjørne, her kan du vælge at se enten Beskeder fra administrationen eller Hjælpe-dokumenter eksempelvis en opdateret Quick guide. Version 1 3. november udgave, februar