Boligselskabet Farumsødal Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 28. april 2016 kl. 17,00 På Nordtoft, Farum Hovedgade 54, 3520 Farum

Transkript

1 Boligselskabet Farumsødal Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 28. april 2016 kl. 17,00 På Nordtoft, Farum Hovedgade 54, 3520 Farum Referat: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra administrationen Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsens konstituering Bestyrelsens kontaktoplysninger Bemandingssituationen i driften Opfølgning på retssager Kassebeholdning for afd Økonomi i afdeling 2006 ungdomsboligerne Anvisningsaftale Boligplacering af flygtninge Vejgårdspark Daginstitution Status Eazyproject Økonomisk rådgivning Hesselbækpark udskiftning af vinduere Sejlgården udskiftning af gasfyr Boligorganisationens afdelinger You-See aftaler Vand- og varmeaflæsninger Orientering om afdelingerne Mødeplanlægning Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Henning Thomsen, formand Karin Beyer, næstformand Henning Østerbye Bjarne Kraufeldt Mogens Dalboe Pia Arslev Inge Schmidt- Rasmussen(fraværende) Ursula Sandberg Schmidt Sabine Dedlow Øvrige deltagere: Jacob Olsen, Administrationen Lars Carl Gruby, Administrationen Udsendt den 12. maj 2016

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsorden godkendt. Mogens forespurgte, hvordan han kunne få sine punker behandlet i organisationsbestyrelsen. Punkter der ønskes behandlet skal sendes til formanden som så prioriterer og udarbejder dagsordenen i samarbejde med administrationen. 2 Godkendelse af referat Der er kommet to kommentarer til referatet. Det ene til punkt 3.15 Personaleforhold. På mødet blev der spurgt til lønforskellen imellem en ledende ejendomsmester og en driftsleder. Administrationen svarede, at en driftsleder skal have lidt mere i løn, men skal så til gengæld ikke have overtid for aftenmøder. Det kunne ikke oplyses hvor stor lønforskellen vil blive. Under punkt 5. Mødeplanlægning. Mødet den 15. juni 2016 er et heldagsmøde. Dette er korrekt. Der blev ikke drøftet på møde. Punktet drøftes igen i denne dagsorden. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referatet blev godkendt med de forslåede ændringer. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Henning Thomsen orienterede om, at der havde været afholdt medarbejdermøde på Nordtoft samt møde med Borgmesteren omkring flygtningeplacering. Orienteringen blev taget til efterretning. 3.2 Orientering fra administrationen. Orientering gives på mødet. Referat: Kundechefen er flyttet til Ballerup og er nu ansat i Servicecenter Ballerup. Landskonference Husk at tilmelde jer. Valg til domea.dk bestyrelse er i fuld gang. Husk at stemme Side 2 af 8

3 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Referat: Intet at berette. 3.4 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 15. marts 2016 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Henning Thomsen Formand Repræsentantskabet 2017 Karin Beyer Næstformand Repræsentantskabet 2017 Henning Østerbye Medlem Repræsentantskabet 2017 Bjarne Karufeldt Medlem Repræsentantskabet 2018 Mogens Dalboe Medlem Repræsentantskabet 2018 Pia Arslev Medlem Repræsentantskabet 2017 Inge Schmidt- Medlem Repræsentantskabet 2018 Rasmussen Ursula Sandberg Medlem Furesø Kommune 2017 * Schmidt Sabine Dedlow Medlem Furesø Kommune 2017 * * de kommunalt udpegede skifter efter kommunalvalgets konstituering med udgangen af 2017 Med Domea.dk som forretningsfører. Bestyrelsen har konstitueret sig med Karin Beyer som næstformand. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.5 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som administrationen har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Listen blev gennemgået og vil blive tilrettet og udsendt med dette referat. 3.6 Bemandingssituationen i driften Lukket punkt Side 3 af 8

4 3.7 Opfølgning på retssager Lukket punkt 3.8 Kassebeholdning for afd For at begrænse mængden af udlæg, er der et ønske om at vi får oprettet en kassebeholdning på kr ,- Det indstilles, at bestyrelsen beslutter at etablere en kassebeholdning på kr ,- Referat: Bestyrelsen besluttede, at etablere en kassebeholdning på kr ,- 3.9 Økonomi i afdeling 2006 ungdomsboligerne På bestyrelsesmødet den 18. januar 2016 blev der nedsat en arbejdsgruppe bestående af Henning Thomsen, Bjarne Kraufeldt, Henning Østerbye samt Jacob Olsen. Arbejdsgruppe skal besigtige afdelingen og se på de tidligere udarbejdede forslag til ombygning. Status på arbejdsgruppens arbejde gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Det blev aftalt, at Jacob indkalder til et møde i gruppen. Hvor vi vil se på afdelingen og forhåbentligt se en lejlighed. Henning Østerby tager det tidligere udarbejder renoveringsmateriale med til mødet. Jacob spørger om Karsten Petersen fra Domea.dk byggeafdeling har mulighed for at deltage Anvisningsaftale. Da der er et ønske i bestyrelsen om, at der skabes større klarhed om, hvad der er aftalt med kommunen og om hvordan anvisningsaftalens administreres i praksis blev der på bestyrelsesmødet den 18. januar 2016 nedsat en arbejdsgruppe bestående af Karin Beyer, Henning Thomsen, Pia Arselv og Jacob Olsen. Arbejdsgruppen skal afdække hvilke ønsker der i bestyrelsen til den fremtidige anvisning. Status på arbejdsgruppens arbejde gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Jacob indkalder til møde i gruppen, målet er at få fuld forståelse af den gældende aftale og lave oplæg til bestyrelsens beslutning om den ønskede nye anvisningsaftale. Side 4 af 8

5 3.11 Boligplacering af flygtninge. Der er blevet afholdt endnu et møde med borgmesteren. Dette møde var meget konstruktivt og vi oplevede stor imødekommenhed fra borgmesteren og hans medarbejder. Vedlagt er aftalen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver aftalen. Referat: Bjarne og Mogens var imod indgåelse af aftalen. Resten at bestyrelsen var positive overfor aftalen. Jacob kontakter Kommunen og meddeler, at Farumsødal ønsker at tiltræde aftalen Vejgårdspark Daginstitution Status gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Intet nyt Status Eazyproject. Bestyrelsen gav på mødet den 18. januar 2016 udtryk for, at de ønskede en status redegørelse for Eazyproject. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Der er siden opstart blevet udført 662 service opgaver via easy. Når den ny driftsleder kommer, bliver en af de første opgaver at få årshjulet lagt ind i easy. Når dette er klart og i drift overgår vi til forbrugsafregning Økonomisk rådgivning Hvert år er der personer, som oplever at blive sat ud af deres bolig, fordi de ikke har betalt deres husleje. Erfaringer viser, at mange af tilfældene kunne være undgået, hvis de berørte havde fået hjælp til fx at administrere deres gæld eller søge ydelser, de ikke var klar over, de var berettiget til. Hvis beboeren har svært ved at få økonomien til at hænge sammen og fx er kommet bagud med regningerne og huslejen, så er der hjælp at hente hos organisationer, som giver gratis økonomisk rådgivning. Domea.dk har indgået en aftale med Forbrugerrådet Tænks gældsrådgivning. På Domea.dks hjemmeside har vi samlet en lang række gode råd og vejledninger samt oplysninger om, hvordan den enkelte kan få gratis økonomisk rådgivning af en af de 160 frivillige rådgivere Link til oplysninger om gældsrådgivningen: Forbrugerrådet Tænk er en uafhængig NGO. Gældsrådgivningen åbnede i februar 2010, og flere end borgere har fået rådgivning. Side 5 af 8

6 Gældsrådgivningen er støttet af Social- og Integrationsministeriet økonomisk. Som en del af satspuljemidlerne afsatte ministeriet 16 mio. kroner i perioden og 40 mio. kroner i perioden til gratis og frivillig gældsrådgivning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Men drøftede hvordan vi husker at bruge disse gode tiltag samt hvordan vi får informeret alle beboerne om muligheden Hesselbækpark udskiftning af vinduere. Hesselbækpark står foran et stort projekt med udskiftning af døre og vinduer. Byggerådgiveren vurdere at det er sandsynligt at den kommende helhedsplan vil betale ca. 20% af denne udskiftning. Den samlede udskiftnings pris er efter licitation landet på ca. 14 mio. For at kunne gennemføre projektet med en rimelig huslejestigning, er der behov for at dispositionsfonden bidrager til financieringen. Vores boligøkonom har opstillet en beregning hvor dispositionsfonden bidrager med tilskud på 10% og et lån på 40% ved etablering. Herudover tildeles et årligt tilskud på kr. i 10 år. Hvis denne finansiering godkendes vil projektet kunne gennemføres med en huslejestigning på ca. 2%. Udvikling i dispositionsfonden hvis tilskuddene besluttes fremgår af vedlagte bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender finansieringsforslaget for vindues udskiftningen i Hesselbækpark. Referat: Bestyrelsen besluttede at yde lån på 40%, samt etableringstilskud på 10%. Herudover besluttede bestyrelsen, at yde tilskud til afdelingen på kr ,- i 5 år. Mogens Dalboe var kun enig i at lånet skulle ydes. Han savnede en samlet behovsanalyse for alle afdelinger i Farumsødal inden tilskuddet burde kunne ydes. Der var generelt et ønske om en mere klar sagsfremstilling Sejlgården udskiftning af gasfyr Sejlgården står foran at skulle have udskiftet gasfyr i 11 lejemål. Samlet pris er anslået til kr ,- For at sikre den mest optimale finansiering, ønsker afdelingen at låne midlerne i dispositionsfonden. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at Sejlgården låner til udskiftning af gasfyrer i dispositionsfonden. Referat: Bestyrelsen godkendte lånet som afvikles over 10 år 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 You-See aftaler. På mødet den 18. januar 2016 ønskede bestyrelsen at få afklaret, hvilke aftaler der er indgået med You-See, hvad er omfattet og hvad er opsigelsesvarslerne. Side 6 af 8

7 Hvilke fællesaftaler/ordninger er der indgået. Hvilke individuelle aftaler indgås med de enkelte afdelinger. Hvordan prissættes der. Referat: Jacob har taget kontakt til YouSee og bedt dem sende kopi at de aftaler vi har. De bliver rundt sendt når vi modtager dem. 4.2 Vand- og varmeaflæsninger. Der er generelt usikkerhed om kvaliteten i varme- og vandaflæsninger og varmeog vandregnskaber uanset om det er Brunata eller Techem, der er aflæsningsselskab. Der er et ønske om, at kvaliteten og gennemsigtigheden af disse ydelser højnes. Herunder er der et ønske om, at bestyrelserne kan følge afregningerne på nettet. Domea.dk undersøger muligheder, og melder tilbage til bestyrelsen Referat: Bestyrelsen ønsker at få større indsigt i dataene bag fordelingsregnskaberne så unormalt forbrugsmønster vil blive synligt tidligere end nu. Jacob tjekker om det er muligt. 4.3 Orientering om afdelingerne 2001 Vejgårdspark Der arbejdes på at få forbedret forbrugsmåler systemet Hesselbækpark Der bliver afholdt et ekstraordinært afdelingsmøde omkring udskiftning af vinduer. Der har været en del skimmelsager og vandskader Æblelunden. Varmeforbrugsmåler systemet er udtjent og der arbejdes på at få det opdateret Akaciepark. Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde omkring etablering af randbeplantning. Furesø kommune har en strategi om, at konvertere beplantning til græs idet det er billigere at drifte. Det giver så nogle udfordringer hos naboerne. Vaskeriet i Akaciepark har hidtil været gratis at bruge. Det benyttes dog primært af ungdomsboligerne så der arbejdes på at etablere en betalingsløsning Ungdomsboligerne i hovedgaden Der er blevet udskiftet 8-10 vinduer. Der mangler nu at blive skiftet ca. 70% Sejlgården. Udskiftning af gasfyr og ventilationsanlæg er besluttet på et afdelingsmøde og vil snarest påbegyndes. En energikonsulent hjælper med udbudsmaterialet Plejeboliger på Lillevang Den tidligere vandskade i køkken er næsten færdig Lillevangspark P-pladser er blevet opmærket. Store træer er blevet fældet Fredtofteparken. Intet nyt Side 7 af 8

8 2011 Gammelgårdsvej. Vi er blevet indkaldt til hegnssyn. Jeg har i skrivende stund ikke set indkaldelsen Servicecenter på Lillevang. Der er problemer med de automatiske døre som lige er blevet installeret i forbindelse med ombygningen. Jacob holder rådgiveren på opgaven til en løsning er fundet. Det indstilles til bestyrelsen, at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Mødeplanlægning I henhold til boligorganisationens vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligorganisationens bestyrelse skal godkende budgetter for boligorganisation og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Næste møde afholdes den 15. juni Strategidag forslås rykket til en dag sidst i august. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Næste møde afholdes den 15. juni 2016 kl Strategidag: Vi arbejder med to forslag. Enten d. 30/8 eller d. 2/9. Det bliver et heldags program. Primært med fokus på brug af dispositionsfonden og Farumsødal efter Jacob kontakter BL og får dato bekræftet. 6 Eventuelt Referat: Bliver referater lagt på hjemmeside? Jacob beder Tina Tødten tjekke. Mogens forslår, at vi overvejer at sammenlægge nogle afdelinger. Gerne Fredstofteparken med Gammelgårdsvej. Punktet drøftes senere. Side 8 af 8