Ballerup Boligselskab

Transkript

1 Ballerup Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Afholdt tirsdag den 13. maj 2014 Bispevangen 12, st. th., 2750 Ballerup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Ballerup Boligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Opfølgning på temamøde om servicecenter Opfølgning SSG Vagttelefon Fordelingsnøgle ejendomsfunktionærudgifter Gamle sager i regnskaber Succeskriterier for drift og administration af Ballerup Boligselskab Overblik over repræsentantskabet Kollektiv råderet Afdelinger i drift Egebjerggård - Håndtering og konsekvenser af tidligere mangelfuld istandsættelse Egebjerggård - Serviceaftaler Linde Alle Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Lone Thomsen, formand Vinie Larsen, næstformand Conny Gerdes, Annette Birch Keld Lundberg Bjarne Rasmussen, Ballerup Kom. Karin Thomsen, DOMEA Afbud fra kommunalbestyrelsesmedlem, Bjarne Rasmussen, Ballerup Kommune. Øvrige deltagere: Michael H. Jørgensen, DOMEA Susanne Baeré, Domea Udsendt den 19. maj 2014 Side 1 af 10

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: dagsordenen blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af organisationsbestyrelsesmødet d. 25. marts Det indstilles, at referatet fra organisationsbestyrelsesmødet d. 25. marts godkendes. Referat: Referatet blev godkendt. 3 Ballerup Boligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering v/lone Thomsen gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Lone Thomsen oplyste, at der nu er ansat en ejendomsfunktionær, Lars Poulsen, på ejendomskontoret fra den 6. maj 2014 og i 6 måneder. Hun oplyste endvidere, at bestyrelseshonorar til Conny Gerdes for perioden 1/6 til 31/ fejlagtigt ikke er udbetalt. Dette korrigeres, og det er aftalt, at denne udgift afholdes af Ballerup Boligselskabs arbejdskapital. Hun orienterede om at ejendomsmesteren -og assistent havde fået forkerte oplysninger på kurset vedrørende digitalt syn af lejligheder og at brugen af digital syn derfor først nu er igangsat på ejendomskontoret. Det blev drøftet i hvilket omfang, det er nødvendigt, at Domeas regionsledelse skal deltage i bestyrelsesmøderne. Formanden foreslog, at Lars Gruby deltager i organisationsbestyrelsesmøderne, når bestyrelsen har punkter på dagsordenen, hvor de ønsker dennes deltagelse. Formanden bad om, at markedschef Lars Gruby deltager i det førstkommende repræsentantskabsmøde. Hun informerede om, at Bispevangen II efter forhandlinger med direktør Thomas H. Nielsen om tilskud til dækning af lejetab i forbindelse sammenlægning af ungdomsboliger til familieboliger er blevet enige om et tilskud fra Domea svarende til 2 måneders husleje. Formanden opfordrede medlemmerne til at tilmelde sig til Domeas Landskonference den 13. og 14. juni 2014 og til BLs boligdage den 5. og 6. september Tilmelding til Landskonferencen skal ske på Domeas hjemmeside hurtigst muligt. Formand og næstformand deltager. Side 2 af 10

3 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering v/karin Thomsen gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Karin Thomsen havde ikke nogen orientering til mødet. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering v/bjarne Rasmussen gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Ingen orientering, da Bjarne Rasmussen var fraværende. 3.4 Opfølgning på temamøde om servicecenter Den 23. april var der møde i arbejdsgruppen for Ballerup Boligselskabs fremtidige tilslutning til et servicecenter. På mødet deltog Lars Gruby, Per Hellmann og Michael H. Jørgensen fra Domea. Der blev redegjort for, at et selvstændigt servicecenter for Ballerup Boligselskab vil være økonomisk og driftsmæssigt ufordelsagtigt, idet denne rette økonomi og bemanding kræver i omegnen af 1600 boliger. Domea stillede som forslag, at der blev kigget på økonomien i et servicecenter med Ballerup Boligselskab og Farumsødal som omdrejningspunkt og med en række mindre selskaber i bl.a. Lyngby og Virum for yderligere deltagere. Dette vil sikre den rette volumen ift. økonomi og drift. Ifølge de skitserede planer skal servicecenteret ledes af en kundechef, mens driften af Ballerup Boligselskab skal varetages af en driftsleder, der referere til denne kundechef. Det blev aftalt at Domea laver beregninger på økonomien i det skitserede servicecenter og præsenterer dette på et møde i arbejdsgruppen d. 24. juni. Herudover blev det aftalt, at der arrangeres en inspirationstur til et eksisterende servicecenter. Det er blevet aftalt med formandskabet, at denne tur går til Servicecenter Solrød d. 17. juni med afgang fra Ballerup kl. 16. Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Referat: Formanden foreslog, at medlemmer af beboerdemokratiet i Solrød og en ejendomsmester/driftsleder fra Servicecentret deltager, så bestyrelserne har mulighed for at stille spørgsmål til dem. Sidste frist for tilmelding er den 15. maj. Det er aftalt, at Michael sørger for at invitere beboerdemokratiet og ejendomsmesteren, og at han spørger kundechef Bent Michelsen om servicecentret kan stå for forplejning. Organisationsbestyrelsen sørger selv for tranport til Solrød Servicecenter. 3.5 Opfølgning SSG Vagttelefon På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev det besluttet, at Ballerup Boligselskabers afdelinger skal tilknyttes vagtordningen i SSG. Efterfølgende har SSG taget Side 3 af 10

4 kontakt til ejendomskontoret og bedt om en række oplysninger for at kunne sammensætte aftalen mest hensigtsmæssigt for afdelingerne. Ejendomskontoret er i gang med at fremskaffe disse oplysninger, og det formodes at vagtordningen vil kunne træde i kraft på denne side af sommerferien. Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Referat: Michael orienterede om, at SSG-vagttelefonordningen formentlig vil kunne træde i kraft fra juni måned Når denne endeligt træder i kraft vil der blive omdelt en pjece til beboere i alle afdelinger med oplysning om telefonordningens indhold. Endvidere skal der udarbejdes et rettelsesblad til de afdelinger, der har modtaget kataloger. 3.6 Fordelingsnøgle ejendomsfunktionærudgifter Ballerup Boligselskabs bestyrelse har bedt Domea at undersøge, hvorledes udgifterne til konto 114 (løn til ejendomspersonalet mv.) er fordelt mellem afdelingerne og komme med et bud på, om denne fordeling er rimelig i forhold til det reelle forbrug i de enkelte afdelinger. Domea har på den baggrund undersøgt regnskaber mv. og drøftet forbruget med ejendomsmester Peter Grønbæk. Den nuværende viden om forbruget på de enkelte afdelinger er skønbaseret. Men det er vurderingen at forbruget svare nogenlunde til antallet af bolig i de enkelte afdelinger. Den nuværende fordeling er som det fremgår af vedlagte bilag noget skæv i forhold hertil. Det er Domeas vurdering, at bestyrelsen bør overveje for budget 2015 at fordele udgifterne efter antal boligkvadratmeter fremfor den nuværende fordeling. Herudover bør det overvejes, at i samarbejde med fagforeningen for ejendomsfunktionærer at lave en opmåling af arbejdsopgaverne for de enkelte afdelinger. Fagforeningen gør dette uden betaling og arbejde udføres konkret af en uvildig 3. part. Beslutter bestyrelsen dette, og foreligger resultaterne af denne undersøgelse inden budgetmøderne med afdelingsbestyrelserne, bør det tillige overvejes om den heraf fremkomne fordelingsnøgle skal anvendes for budget Under alle omstændigheder vil disse oplysninger være yderst brugbare, hvis Ballerup Boligselskab tilslutter sig driftsmodellen i Domea 2015, hvor tanken jo er, at den enkelte afdeling betaler for det faktiske forbrug af ejendomsfunktionærer med udgangspunkt i en timeregistrering. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om udgifterne til konto 114 for budget 2015 skal fordeles efter antal boligkvadratmeter. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om en opmåling af arbejdsopgaver i de enkelte afdelinger skal iværksættes. Referat: Domea v/michael oplyste, at der ovenfor i indstilling til bestyrelsen om at træffe beslutning om udgifterne til konto 114 for budget 2015 osv. rettelig skulle have stået skal fordeles efter antal lejemål og IKKE efter antal boligkvadratmeter. Michael oplyste endvidere om, at fordelingsnøglen er beregnet ud fra den samlet udgift i 2014 på konto 114 baseret på 614 boliger, og at den er ment for en overgangsordning indtil Ballerup Boligselskab efter planen tilsluttes et servicecenter med driftsfælleskab. I denne driftsmodel fordeles udgifterne med udgangspunkt i et årshjul aftalt med de enkelte afde- Side 4 af 10

5 lingsbestyrelser og med udgangspunkt i en tidsregisterring af ejendomsfunktionærernes arbejde. Bestyrelsen drøftede, hvorledes udgifterne til ejendomsfunktionærer mv. skulle fordeles fra budget Der var flertal for at fordele disse udgifter efter antal lejemål, da der ikke var andre og bedre fordelingsnøgler på nuværende tidspunkt. Keld Lundberg var dog ikke enig. Han mente, at det var en urimelig fordeling, da beboerne i Kildetoften/ Dalvænget ikke får ryddet sne, klippet hæk eller slået græs. Samt at merudgiften på denne konto vil give afdelingen en endnu dårligere økonomi i afdelingen. Der var i bestyrelsen flertal for beslutning om, at fordele udgifterne til ejendomsfunktionærer mv. efter antal lejemål, dog kun i regnskab Herefter skal udgifterne på denne konto fordeles på baggrund af dokumenterede opgørelser over forbrug af medarbejdertimer i de enkelte afdelinger. Disse skal sammenholdes med de udarbejdede oversigter over afdelingsbestyrelsernes ønsker om udførelse af arbejdsopgaver i afdelingerne. Endvidere blev det oplyst, at de afdelinger, der vurderer, at den økonomiske situation gør det nødvendigt med et tilskud fra selskabet kan sende dateret ansøgning ved brug af dertil egnede ansøgningsskema. Bestyrelsen drøftede også indstilling om, at lade fagforeningen opmåle og udregne hvor mange medarbejdertimer der er behov for i Ballerup Boligselskab. Bestyrelsen besluttede, at der ikke skulle foretages en uvildig opmåling af fagforeningen, men at en fremadrette fordelingsnøgle skal udarbejdes på med udgangspunkt i de daglige skriftlige tidsregistreringer af forbrug af medarbejdertimer i de enkelte afdelinger, som ejendomsmesteren er påbegyndt i Gamle sager i regnskaber På mødet d. 17.marts blev der udtryk usikkerhed om der skulle ligge en række gamle sager med mulige økonomiske konsekvenser for afdelinger. På den baggrund blev Domea bedt om at gennemgå afdelingsregnskaberne for risikobehæftet tilgodehavender og forbedringsarbejder, der ikke er finansieret. I undersøgelsen har Domea sammenholdt resultaterne med revisionsprotokollatet. Resultatet af undersøgelsen er: Kildetoften Dalvænget Her er en udgift på kr. som pt. er placeret på en mellemfinansiering. Udgiften er gået til betaling af de sidste ydelser på det oprindelige realkreditlån, som er på 60 år og ikke 65 år som realkreditinstituttet havde baseret ydelsen på Linde Alle I regnskabet fremgår et tilgodehavende fra HMN (naturgas) på Dette er efterfølgende betalt Rugvænget Der er lagt kr kr. ud til helhedsplanen. Disse midler kommer hjem ved den forventede godkendelse af helhedsplanen i Landsbyggefonden Bispevangen I - Der er lagt kr ud til helhedsplanen. Disse midler kommer hjem ved den forventede godkendelse af helhedsplanen i Landsbyggefonden. Herudover er der ingen bemærkelsesværdige sager i de enkelte afdelingers regnskaber. Side 5 af 10

6 Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen vedr. Linde Alle, Rugvænget og Bispevangen 1 til efterretning. Keld Lundberg var ikke helt enig i, at afdeling skulle betale udgiften, da det var realkreditinstituttets fejlberegning af antal år, der gjorde, at afdelingen havde betalt for lidt gennem årene. Bestyrelsen oplyste, at afdelingen kan overveje, at sende en ansøgning til organisationsbestyrelsen om tilskud til dækning af udgiften, hvorefter denne vil blive behandlet med udgangspunkt i afdelingens samlede økonomiske situation. 3.8 Succeskriterier for drift og administration af Ballerup Boligselskab På mødet med BL d. 17. marts og på organisationsbestyrelsesmødet d. 25. marts blev det aftalt, at Domea skulle komme med et bud på succeskriterier for drift og administration af Ballerup Boligselskab i Domeas bud er: 1. Der er lavet økonomisk oplæg til et servicecenter med inddragelse af Ballerup Boligselskab til møde i juni. 2. Der arrangeres et besøg på et servicecenter i juni. 3. Hvis bestyrelsen ønsker at gå videre med planerne efter punkt 1 og 2, laves der beslutningsoplæg til et bestyrelsesmøde i efteråret. 4. Inden årets udgang er der truffet en langsigtet beslutning omkring organisering af driften af Ballerup Boligselskab servicecenter eller anden løsning. 5. Der er fundet en permanent løsning på kundechefposten for Ballerup Boligselskab. 6. Alle DV-planer gennemgås og opkvalificeres i samarbejde med regionsdriftschefen. 7. Alle afdelingerne overholder budgetterne på konto Der er aftalt en fordelingsnøgle for driftsudgifterne med virkning fra budgetår På det sidste bestyrelsesmøde inden jul drøftes tilfredsheden med Domeas indsats, og alle bestyrelsesmedlemmer udtrykker, at Domea har levet op til de aftaler, der blev indgået på mødet med BL i marts. Dette gælder både det specifikke indhold og ånden i aftalen. Det indstilles til bestyrelsen at drøfte ovenstående og i samarbejde med Domea endeligt at fastsætte succeskriterierne. Referat: Bestyrelsen besluttede at det allerede på bestyrelsesmødet den 26. august 2014 skal drøftes, hvordan det går med aftalen mellem Domea og Ballerup Boligselskab omkring driften og administrationen for Med den bemærkning tilsluttede bestyrelsen sig ovenstående succeskriterier. 3.9 Overblik over repræsentantskabet I henhold til vedtægternes 5 stk. 2 består repræsentantskabet af organisationens bestyrelse og repræsentanter for hver afdeling. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. Side 6 af 10

7 fra 0 til 100 lejemålsenheder 3 repræsentanter i alt 3 repræsentanter fra 101 til 300 lejemålsenheder +1 repræsentant i alt 4 repræsentanter fra 301 til max. Lejemålsenheder + 1 repræsentant i alt 5 repræsentanter dvs. at der i alt er maksimalt 28 repræsentantskabsmedlemmer fordel på: Afdeling Boliger repræsentanter 10-2 Bispevangen 2. afsnit Kildetoften/Dalvænget Linde Allé Rugvænget Bispevangen 1. afsnit/parkbo Egebjerggård Bestyrelsen 7 I alt Domeas registrering af hvem der er repræsentantskabsmedlemmer fremgår af vedlagt bilag. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter DOMEAs oversigt. Referat: Bestyrelsen nævnte, at listen over repræsentantskabsmedlemmer ikke er opdateret. Bestyrelsen oplyste, hvilke ændringerne der var, og listen over repræsentantskabsmedlemmer bliver hurtigst muligt opdateret af Domea Kollektiv råderet Domea har modtaget svar fra Ballerup Kommune, der finder den forslåede fremgangsmåde vedrørende kollektiv råderet for henholdsvis køkkener og badeværelser i afdelingerne under Ballerup Boligselskab, i orden. Dette bevirker at hidtidige aftaler om kollektiv råderet er administrativt forlænget. Afdelingsbestyrelserne bedes derfor, som tidligere aftalt, fremlægge oplæg til beboerne om evt. forlængelse af hidtidige aftaler om kollektiv råderet eller evt. udvi delse/ændring af disse på afdelingsmøderne i september2014, hvorefter Domea vil samle disse beslutninger og ansøge Ballerup Kommune samlet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Afdelingsbestyrelserne i den enkelte afdeling, bedes drøfte den enkelte afdelings behov for evt. at ændre, tilføje, forhøje max.beløb, m.m. i dennes råderetsregler. Forslag om afdelingens regler skal, uanset om der er ændringer m.m., forelægges på afdelingsmødet i september 2014 til godkendelse. Ejendomsmesteren har foreslået, at max. beløbene vedr. råderetsregler i forbindelse med udskiftning af køkkener og badeværelser forhøjes, idet udgifterne til udskiftninger af køkkener og badeværelser er steget. Endvidere at det afgøres af afdelingsbestyrelsen, hvordan den kollektive råderet i den enkelte afdeling, skal ske i forbindelse med fraflytninger. Side 7 af 10

8 Afdelingsformændene vil gerne have oplyst, hvilke køkkenfirmaer Domea har indgået særlige prisaftaler med om opsætning af køkkener og evt. badeværelser. Og hvor meget huslejen maksimalt må stige, når reglerne om kollektiv råderet anvendes? Domea meddeler svar på spørgsmålene hurtigst muligt. 4 Afdelinger i drift Egebjerggård - Håndtering og konsekvenser af tidligere mangelfuld istandsættelse I Egebjerggård har man tidligere valgt en meget sporadisk istandsættelse ved fraflytninger. I henhold til almenboligloven kan man ikke forlange, at en lejer skal aflevere en bolig i bedre stand end ved indflytning. Ejendomskontoret har for at sikre, at boligerne fremadrettet overdrages i en standard, der lever op til et tidssvarende niveau og for at understøtte boligernes generelle vedligeholdelsesniveau bragt boligerne op på dette niveau ved fraflytning. Efter at dette initiativ er blevet iværksat, er i alt ca. 20 boliger blevet fraflyttet, og der er blevet brugt ca. kr på istandsættelse heraf. Generelt er der sket en forøgelse af udgifterne hertil, men niveauet ligger ikke langt over det normale niveau for istandsættelse ved fraflytninger for almene boliger. Herudover kan det nævnes, at afdelingen har en sund økonomi. Afdelingen har henlagte midler på i alt 2.9 mio. kr. og har et opsamlet overskud på 2,1 mio. kr., hvorfor at det beskrevne løft af vedligeholdelsesniveauet ikke forventes at få konsekvenser for afdelingens huslejeniveau. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Bestyrelsen tog orientering til efterretning Egebjerggård - Serviceaftaler Serviceaftaler i afdelingen af ved en fejl blevet omsagt. Ejendomsmester Peter Grønbæk har gennemgået de gamle aftaler og sikret et overblik over hvilke aftaler at afdelingen har brug. Peter Grønbæk er i gang med at tegne de nødvendige aftaler og er stor set i mål. Der eftersendes en oversigt over hvilke aftaler det drejer sig om. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Michael oplyste i forlængelse af ovenstående, at serviceaftalerne drejer sig om ventilation, vaskemaskiner og varmecentral. Referat: Bestyrelsen besluttede, at Domea skulle tjekke om der i afdeling Rugvænget og afdeling Kildetoften/Dalvænget samt afdeling Linde Allé 7 eksisterer serviceaftaler på disse områder Linde Alle Der har rejst sig en usikkerhed omkring ejerforholdet af Linde Alle. Linde Alle består af et kommunalt areal i stueetagen og boliger på 1. og 2. sal, som tilhører Ballerup Boligselskab. Dette fremgår af den oprindelige tinglysning, og det er kommunens og Domeas opfattelse at det også er tilfældet. I en efterfølgende tinglysning fra 1998 fremstår det i modsætning hertil som om kommunen også er ejer af boligerne. Der formodes at være tale om en simpel skrivefejl. Side 8 af 10

9 Følger bestyrelsen nedenstående indstilling vil Domea herefter med juridisk bistand udforme en skrivelse til kommunens underskrift, der bekræfter at kommunen er af samme opfattelse. Det indstilles til bestyrelsen at bekræfte, at den også er af den overbevisning af 1006 Linde Alle er en afdeling under Ballerup Boligselskab. Referat: Bestyrelsen bekræftede at afdelingen Linde Allé 7, er en afdeling under Ballerup Boligselskab. Formanden ville gerne vide hvem der ejer arealerne i kælderen. Beboernes el-knallerter må, efter brandmesterens besøg, ikke længere må stå på gangen udenfor boligen. Og disse kunne evt. placeres i kælderen. Domea undersøger dette. 5 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med det ordinære repræsentantskabsmøde i juni 2014 Bestyrelsesmøde (Regnskabsmøde) kl juni Ordinært repræsentationsmøde - tidspunkt og mødested ikke fastlagt Herudover skal mødekalender frem til næste repræsentantskabsmøde planlægges. Domea har følgende forslag: 24. juni møde i arbejdsgruppen for servicecentertilslutning 26. august - bestyrelsesmøde 26. og 27. september bestyrelseskursus med BL 18. november - bestyrelsesmøde 4. februar - bestyrelsesmøde 5. maj - bestyrelsesmøde 19. juni - repræsentantskabsmøde Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødekalender for det følgende år Referat: Bestyrelsen foreslår ændringer til mødekalender: 24. juni 2014 møde i arbejdsgruppen for servicecentertilslutning 26. august bestyrelsesmøde afholdes i Egebjerggård. 26. og 27. september bestyrelseskursus med BL med mulighed for overnatning, hvis dette ønskes. 18. november bestyrelsesmøde afholdes i Rugvænget 4. februar 2015 bestyrelsesmødeafholdes i Bispevangen maj bestyrelsesmøde afholdes i Bispevangen juni repræsentantskabs -og organisationsbestyrelsesmøde, afholdes eksternt. Om afholdelse af budget og regnskabsmøder er det aftalt, at afdelingsbestyrelsesformændene snarest muligt meddeler Michael i Domea nogle mødeforslag med tidspunkt, indenfor perioden 11/8 til 22/8, dog ikke den 21/8. Side 9 af 10

10 Om afholdelse af afdelingsmøder i Ballerup Boligselskab er det aftalt, at disse afholdes i perioden 8. september til 19. september Forslag om dato for afholdelse af afdelingsmøder, meldes ligeledes til Michael, snarest muligt. 6 Eventuelt Referat: Der var ingen punkter under eventuelt. Side 10 af 10