Halsnæs Ny Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 9. maj 2016 kl i fælleslokalet i Møllehaven

Transkript

1 Halsnæs Ny Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 9. maj 2016 kl i fælleslokalet i Møllehaven Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Personaleforhold Generel orientering Økonomisk rådgivning Markedsføring og synlighed Boligsocial medarbejder Boligsocial medarbejder Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Trine Feldstedt, formand Mona Jensen, næstformand Ulla Lundin, Afbud Kirsten Mortensen, Afbud Lise-Lotte Larsen Kirsten Madsen Kaia Bergenhagen Jens Tusgaard, Halsnæs kom., Kim Randrup, Domea.dk Povl Povlsen, suppleant Pernille Boldrup, suppleant Øvrige deltagere: Kundechef Kim Brokmann, Servicecenter Frederikssund Servicekoordinator Britt Vogt, Servicecenter Frederikssund

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 1. marts Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Trine Feldtstedt orienterede om følgende: Trine Feldsted og Mona Jensen har været til BL Kredsvalg den 13/4-16. Både Mona Jensen og Trine Feldstedt stillede op som kandidater til 2. kreds og er begge blevet valgt ind. Der har været afholdt formands- og næstformandsmøde den 18/4-16 i Halsnæs Ny Boligselskab, hvor emnet overordnet var Hvad er behovet for en boligsociale medarbejder. Det blev besluttet at Halsnæs Ny Boligselskab ikke pt. har behov for en boligsocial medarbejder og ikke pt. kan finde emner som en sådan kan tage fat på. Alle afdelinger syntes det var et godt møde og blev enige om, at formand og næstformand fra alle afdelinger mødes et par gange om året, da det giver god erfaringsudveksling. Trine Feldstedt nævnte at girokort og pbs i denne mdr. har været et problem og mange har ikke kunne forstå det. Men det var godt, at det allerede på telefonsvaren i kundeservice blev nævnt. Britt Vogt viste efter ønske fra formandsskabet, de rabatkort der er kommet fra Domea.dk, så bestyrelsen kunne se hvordan de ser ud med brochure og kort. Vi har ikke modtaget til Halsnæs Ny Boligselskab endnu. Der er kun modtaget til Boligselskabet Rosenvænget 800 og det er der vi har eksemplet fra. Men tror at de kommer i nummerorden og Halsnæs Ny Boligselskab hedder Britt Vogt undersøger nærmere om de er på vej. Mona Jensen bemærkede, at det er lidt mærkeligt, at der er en konkurrence med at tilmelde sig nyhedsmail inden 1/5-16 og de så ingen gang er modtaget endnu. Side 2 af 8

3 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. Kim Randrup orienterede om følgende: Der har været bestyrelsesmøde i Domea.dk og der har regnskaberne været gennemgået og vist. Det vil også blive fremlagt på Garantforsamling og repræsentantskabsmødet i Nyborg. Byggepolitikken har bestyrelsen gennemgået og vil også blive præsenteret på Landskonferencen. Næstformandskandidat er valgt til indstilling med Poul Rasmussen. Alle bestyrelsesmedlemmer er på valg og der har været holdt præsentationsmøder rundt i landet. Afstemningen til hvem der indstilles i de forskellige kredse er afgjort. Men det endelige valg er først på repræsentantskabsmødet hvor det er repræsentanterne der stemmer og afgør det. Medarbejderrepræsentanter er det eneste der er endeligt valgt, da det er medarbejderne der afgør det. Det er blevet udvidet til 2 medarbejderrepræsentanter. Den ene fra Domea.dk administrationen og den anden fra driften ude i hele landet. Fra administrationen er det blevet Jakob Rosholm og fra driften er det blevet Britt Vogt der er valgt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Jens Tusgaard orienterede om følgende: Flygtningepolitikken er umiddelbart det der rør sig mest. Man køber nogle bygninger, som man bygger om samt nogle institutioner. Man bruger de 25% anvisningsret til flygtninge fuldt ud i øjeblikket. Kim Brokmann spurgte, om det vil give mening og se hvor man evt. kan bygge noget, som med tiden kan bygges om til noget andet når der ikke længere er behov for det til enlige flygtninge. Jens Tusgaard nævnte, at han gerne vil undersøge lidt og nævne at Halsnæs Ny Boligselskab bestemt er interesseret i noget nybyggeri, hvor man kan bruge det til flygtninge nu og så til familieboliger eller andet senere. Kim Randrup nævnte at det skal være byggegrunde eller muligheder der ikke allerede er afsat til almennyttigt byggeri. Side 3 af 8

4 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.4 Personaleforhold Generel orientering Maiken Rusuunen skal til en sygesamtale, efter hendes sygemelding. Maiken Rusuunen er tilbage på lidt mindre tid og forsøger at se hvor meget hun kan lidt efter lidt. Vi har fået en sprogpraktikant i Servicecenter Frederikssund, som er her i 13 uger. Han er tilknyttet Frederikssund kommune og går i afdelingerne i Frederikssund. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 3.5 Økonomisk rådgivning Hvert år er der personer, som oplever at blive sat ud af deres bolig, fordi de ikke har betalt deres husleje. Erfaringer viser, at mange af tilfældene kunne være undgået, hvis de berørte havde fået hjælp til fx at administrere deres gæld eller søge ydelser, de ikke var klar over, de var berettiget til. Hvis beboeren har svært ved at få økonomien til at hænge sammen og fx er kommet bagud med regningerne og huslejen, så er der hjælp at hente hos organisationer, som giver gratis økonomisk rådgivning. Domea.dk har indgået en aftale med Forbrugerrådet Tænks gældsrådgivning. På Domea.dks hjemmeside har vi samlet en lang række gode råd og vejledninger samt oplysninger om, hvordan den enkelte kan få gratis økonomisk rådgivning af en af de 160 frivillige rådgivere Link til oplysninger om gældsrådgivningen: Forbrugerrådet Tænk er en uafhængig NGO. Gældsrådgivningen åbnede i februar 2010, og flere end borgere har fået rådgivning. Gældsrådgivningen er støttet af Social- og Integrationsministeriet økonomisk. Som en del af satspuljemidlerne afsatte ministeriet 16 mio. kroner i perioden og 40 mio. kroner i perioden til gratis og frivillig gældsrådgivning. Trine Feldstedt undre sig over, at det først kommer frem nu, når det har været startet op fra Trine Feldtstedt spurgte hvad bestyrelsen mener om, hvor meget vi skal gøre ved at oplyse omkring det til alle beboerne. Side 4 af 8

5 Jens Tusgaard foreslog, at medlemmerne her fra org.bestyrelsen tager det med ud i de lokale bestyrelser og orienterer den vej og spreder ringe i vandet. Povl Povlsen snakker med Sofie Damgård Pedersen omkring en lille kort tekst og så sørger han for at få lagt det i en boks på hjemmesiden. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at det skulle spredes via Halsnæs Ny Boligselskabs hjemmeside. 4 Markedsføring og synlighed 4.1 Markedsføring Hvilke former for markedsføring ønsker selskabet at have i fremtiden? Trine Feldstedt og Mona Jensen foreslog, at bestyrelsen laver et lille udvalg, som kan komme med nogle forslag til næste møde. Povl Povlsen, Mona Jensen og Trine Feldstedt laver et udvalg og holder møde mht. forslag til næste organisationsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for markedsføring og i hvilken grad. Bestyrelsen besluttede udvalget og tager punktet med på næste organisationsmøde. 5 Boligsocial medarbejder 5.1 Boligsocial medarbejder Opfølgning på formands/næstformandsmøde omkring behovet for boligsocial medarbejder. Kim Brokmann sagde at punktet er med allerede denne gang, da der først er næste møde i organisationsbestyrelsen den 29/8-16 og det er lidt sent at komme med en udmelding over for den boligsociale medarbejder Sofie Damgaard Pedersen om ikke at skulle forsætte. Samtidig har der været afholdt møde med formænd og næstformænd om emnet hvor det er blevet besluttet at man ikke ønsker at forsætte med en boligsocial medarbejder efter 30/9-16. Jens Tusgaard undre sig over, at der på sidste organisationsmøde blev besluttet at den boligsociale medarbejder selv skulle skaffe sig nogle opgaver og projekter. Derfor syntes Jens Tusgaard, at det er bemærkelsesværdigt at hun ikke har skaffet sig disse opgaver. Kim Brokmann forklarede, at Sofie Damgaard Pedersen har været rundt og præsenterer sig i alle afdelinger og er desværre blevet afvist mange ste- Side 5 af 8

6 der. Derfor har det været svært at udvikle noget. Til det fælles formands/næstformandsmøde, der har været afholdt i selskabet har Sofie Damgaard Pedersen haft afleveret en oversigt over de projekter som hun har lavet til dato. Men bestyrelserne i afdelingerne samt organisationsbestyrelsen har generelt kigget mere på den økonomiske side i stedet for den sociale side ved at have en boligsocial medarbejder ansat. Kim Randrup nævnte at Boligselskabet Rosenvænget har været meget glade for Sofie Damgaard Pedersen og hun er fagligt dygtig og gjort et kæmpe stykke arbejde, som barselsvikar for Ida Holgersen i deres selskab gennem det sidste år. Kim Brokmann fortalte, at den boligsociale medarbejder i Boligselskabet Rosenvænget nu også tager sig af klagesager, hvor der er konflikter og prøver at lave nogle mæglingsmøder mellem de involverede parter. Der er et positivt eksempel fra en afdeling i Boligselskabet Rosenvænget og dette skal også afprøves i en afdeling i Halsnæs Ny Boligselskab. Dette retfærdiggør selvfølgelig ikke, at selskabet skal have en boligsocial medarbejder, men et spændende projekt. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter hvorvidt der er et behov for en boligsocial medarbejder efter 30/9-16. Bestyrelsen besluttede at der ikke er behov for en boligsocial medarbejder i Halsnæs Ny Boligselskab efter 30/ Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for Fredag/lørdag 20/ (uge 20) Landskonference Torsdag/lørdag 18/ (uge 33) Studietur Mandag , kl i Møllehaven (uge 35) Organisationsbestyrelsesmøde Mandag , kl i Møllehaven (uge 45) Organisationsbestyrelsesmøde Status for Seminar omkring sammenlægninger: Af hensyn til administrationen vil vi gerne undgå, at seminaret afholdes en lørdag. Det foreslås derfor, at det afholdes fredag den 16/9-16 fra kl Meget gerne tidligere, såfremt medlemmer med arbejde har mulighed for at starte tidligere på dagen. Britt Vogt fortalte at der kommer en forhåndstilmelding til studieturen her inden for et par dage. Det bliver en bustur i lighed med sidste år til et sted i Tyskland. Det er endnu hemmeligt hvor stedet bliver. Kim Brokmann foreslog, at man tager punktet omkring sammenlægninger med på de næste org.møder, da der ikke er så mange andre store emner at tage op, og det vil være godt at snakke det grundigt igennem i bestyrelsen. Seminar omkring sammenlægninger blev vedtaget til at blive den 30/9-16 fra kl et sted ude i byen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 6 af 8

7 7 Eventuelt Kim Randrup spurgte til org.bestyrelsens nuværende holdning til sammenlægninger. Mona Jensen sagde, at hun er fortaler for sammenlægninger alene pga. den økonomiske besparelse for selskabet. Jens Tusgaard spurgte, hvordan Domea.dk kan gøre det så meget billigere ved sammenlægninger. Kim Randrup nævnte, at det blandt andet er på antallet af regnskaber og revisionen af regnskaberne, der bliver et mindre antal. Trine Feldstedt tror at mange har rykket sig siden debatten i Halsnæs Ny Boligselskab startede. Helt klart på baggrund af de erfaringer som Boligselskabet Rosenvænget allerede har fået. Kim Brokmann fortalte at Carl Peter Skytte fra den største af de nye sammenlagte afdelinger i Boligselskabet Rosenvænget, gerne vil komme og fortælle, hvordan det har foregået og været hos dem fra start og til nu. Jens Tusgaard, sagde at han godt kunne tænke sig at til næste møde, at kunne få en oversigt over hvad m2 huslejen er og hvad der ligger af projekter/helhedsplaner i de forskellige afdelinger. Kim Brokmann beder regnskabsafdelingen, om at lave en økonomisk oversigt med 2 forskellige scenarier over sammenlægningerne og en oversigt over huslejeudlejningen over de næste 10 år, ud fra scenarierne. Kim Brokmann nævnte at man skal lave en beslutning, om hvem der skal være med til at beslutte en helhedsplan da der er nogle i gang, som ikke er besluttet af beboerne endnu. Skal matriklerne eller den nye afdeling det. Kim Brokmann forklarede kort hvordan det hænger sammen med en helhedsplan og hvordan man kan søge Landsbyggefonden og hvordan man hjemtager de forskellige lån. Kim Brokmann fortalte også at man skal kigge på om man skal medtage nettokapitaludgifterne eller ej ved sammenlægning. Kim Brokmann nævnte, at man skal huske at informerer beboerne til den tid om at beboerdemokratiet stadig kan leve i den enkelte afdeling og husordenerne kan indeholde forskellige ting for de forskellige matrikler. Kim Randrup nævnte, at man skal huske at informerer om at det bliver svære at komme ind i en sammenlægning efterfølgende. Første gang er det dem der beslutter at sammenlægge sig, der gør det. Men hvis en afdeling først har sagt nej og så et par år senere eks. gerne vil slås sammen med nogle andre eller den tidligere sammenlagte afdeling, så skal den anden afdeling også godkende det. Og derfor kan det blive sværer at komme ind i fællesskabet efterfølgende. Side 7 af 8

8 Mona Jensen foreslog, at afbud fremover meldes til Mona Jensen da det er hende der står for bestilling af maden. Trine Feldstedt spurgte, om den grønne formand skal/kan deltage i Landskonferencen. Han deltog sidste år og der var han blevet inviteret af Kim Brokmann sagde, at det ikke normalt var kutyme at de grønne formænd deltager i Landskonferencen. Det er kundechefen, driftslederne og servicekoordinator Britt Vogt. Povl Povlsen spurgte, hvorfor den fine nye maskine, der kan feje også fejer på nogle arealer/stier i 2502, når det er kommunens arealer/stier. Povl Povlsen spurgte til et bestemt område, og om hvem der har pligten til at rydde den. Povl Povlsen kontakter driftsleder Jesper Kristensen for at få opklaret sagen. Formanden takkede for god ro og orden og mødet blev hævet. Referent: Britt Vogt, den Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Trine Feldstedt Side 8 af 8