Ordinært afdelingsmøde

Transkript

1 Indkaldelse til 29. april 2010 Ordinært afdelingsmøde for alle beboere i Avedøre Stationsby Syd Mandag d. 10. maj 2010 kl i selskabslokalerne Trædrejerporten 4 (ved Ejendomskontoret) Forslag til dagsorden 1. Formalia a. Valg af dirigent b. Valg af referent c. Godkendelse af dagsorden d. Godkendelse af forretningsorden e. Valg af stemmetællere 2. Forelæggelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsens beretning, herunder aktuel orientering 3. Forelæggelse og behandling af afdelingens regnskab for Indkomne forslag 5. Valg af medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen 6. Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet 7. Forelæggelse og godkendelse af Miljørådets beretning 8. Orientering om byggesager, herunder status for inddækning af Hovedstihusenes opgangspartier, forslag til renovering af Bymurens indgangspartier og forsøg med nyt affaldssystem 9. Eventuelt Der skal som adgangsdokumentation medbringes huslejekvittering, pbc-betalingsudskrift, sygesikringskort eller lignende. Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen Denne indkaldelse indeholder Indkaldelse og dagsorden, afdelingens regnskab for 2009 er vedlagt i reduceret form og med kommentarer, oplysning om nye regler for adgang til afdelingsmødet og valgbarhed til afdelingsbestyrelsen og andre udvalg, Miljørådets beretning, indkomne forslag, valg til afdelingsbestyrelsen og valg til Repræsentantskabet. Det fulde regnskab kan afhentes på Ejendomskontoret.

2 Nye regler for adgang til afdelingsmødet og valgbarhed til afdelingsbestyrelsen og Repræsentantskabet mv. Folketinget har vedtaget en ny Styringsreform for det almene boligområde, der trådte i kraft pr. 1. januar Reformen betyder bl.a. ændringer i forhold til hvem, der har adgang til afdelingsmøderne og hvem, der er valgbare til afdelingsbestyrelsen og Repræsentantskabet. De nye regler betyder, at alle, der er fyldt 18 år og er tilmeldt på adresse i boligafdelingen via Folkeregisteret, har adgang til afdelingsmøderne. Hver husstand har fortsat dog kun 2 stemmer uanset husstandsstørrelse. Reglerne betyder også, at alle, der er fyldt 18 år og er tilmeldt på adresse i boligafdelingen via Folkeregisteret kan lade sig opstille til afdelingsbestyrelsen og Repræsentantskabet. Man behøver således ikke længere at stå på huslejekontrakten for at få adgang til afdelingsmøderne eller for at kunne lade sig opstille for valg til afdelingsbestyrelsen og Repræsentantskabet. Adgangen for personer over 18 år, der er tilmeldt adresse i boligafdelingen via Folkeregistreret og som ikke står på lejekontrakten skal medbringe sygesikringskort for adgangsdokumentation. Kontraktindehaver, ægtefælle eller samlever skal medbringe huslejekvittering, pbc-betalingsudskrift eller sygesikringskort som adgangsdokumentation. Punkt 4 - Indkomne forslag Forslag 1 Forslag vedrørende brug af den indvendige vedligeholdelseskontor Stillet af Hanne og Rene Larsen, Rebslagerporten 35 Det foreslås, at brugen af den indvendige vedligeholdelseskonto udvides, således at beboerne fremover kan benytte kontoen til også at udskifte køkkenborde. Begrundelse Den indvendige vedligeholdelseskonto dækker maling, redskaber og lign. og bordplader i køkkenet jo er indendørs. Derudover har vi kendskab til, at mange får bordplader gratis udleveret og oven i købet fået arbejdet udført selv om deres bordplader ikke var i så ringe stand som vores. Forskellen for beboerne er uacceptabel, og det ville derfor være dejligt, at vi alle kunne få samme fordel. Afdelingsbestyrelsens kommentarer Afdelingsbestyrelsen kan ikke støtte forslaget. Vedligeholdelseskontoen er principielt beregnet til at vedligeholde overflader indendørs i lejemålet og afdelingsmøderne har gennem årene fastholdt denne principielle holdning bl.a. ved at fastholde vores relativt lave henlæggelse til indvendig vedligeholdelse, som udgør mindre end halvdelen af det generelt anbefalede niveau. Vi har i afdelingen een generel dispensation, nemlig at væggen over køkkenbordet kan beklædes med fliser mod at man får prisen for en malerbehandling som tilskud. Afdelingen foretager selvfølgelig løbende udskiftning af forskellige inventar-dele i lejemålene når det skønnes nødvendigt. Afdelingsbestyrelsen vil derfor henvise til beboernes ret til at ændre og/eller udskifte med mulighed for at få godskrevet en evt. restværdi ved fraflytning, den såkaldte råderet. Eneste begrænsning i denne ret er at Ejendomskontoret skal kunne lave en teknisk godkendelse af ændringen. Side 2 Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 10. maj 2010

3 Begrundelsen for dette er bl.a. at vi mener at beboerne selv skal have mulighed for at bestemme resultatet af f.eks. en udskiftning af køkkenbordpladen og vælge en løsning, der passer beboerne uanset den er billig eller dyr. Hvis forslaget vedtages mener afdelingsbestyrelsen at det vil være nødvendigt at foretage en revurdering af niveauet for henlæggelser til indvendig vedligeholdelse. Afstemningstema Såfremt afdelingsmødet stemmer JA til forslaget vil beboerne fremover kunne benytte den indvendige vedligeholdelseskonto til indkøb af køkkenborde efter nærmere fastsatte procedurer udarbejdet af Ejendomskontoret og revurdering af niveauet for henlæggelser til indvendig vedligeholdelse. Såfremt afdelingsmødet stemmer NEJ til forslaget, vil de nuværende regler fortsat være gældende. Forslag 2 Etablering af ny boldbane ud til Vestvolden ved stien ud fra Bymuren 115 Stillet af Ole Stitz, Bymuren 129, 3. tv. Jeg skal hermed stille forslag til etablering af en ny boldbane i hjørnet ud til Vestvolden og stien ud fra Bymuren 115. Banen skal etableres med hegn hele vejen rundt, og etableres i stedet for den bane, der i dag ligger inden for Bymuren ud for nr Afdelingsbestyrelsens kommentarer Miljørådet er i samarbejde med Ejendomskontoret i gang med at udarbejde konkrete forslag, herunder med økonomi til renovering af de to indhegnede boldgårde ud for Bymuren og Bymuren Forslaget indebærer bl.a. mere støjdæmpende tiltag med etablering af gummibelægning og kraftige ståltråd. For boldbanen ved Bymuren indebærer forslaget også, at denne bliver mindre end den er i dag. Miljørådet og Ejendomskontoret overvejer også placering af en ny boldbane med gummibelægning og kanter på et velegnet areal på græsplænerne ved Bymurens haveside. Afdelingsbetyrelsen anbefaler derfor, at afdelingsmødet tilslutter sig forslag om at renovere de to eksisterende indhegnede boldbaner med støjdæmpende tiltag og afventer konkrete forslag til etablering af boldbane på et velegnet sted bag Bymuren. Afstemningstema Der skal først stemmes om afdelingsbestyrelsens ændringsforslag: Såfremt afdelingsmødet stemmer JA til ændringsforslaget vil de to boldbaner ved Bymuren og Bymuren blive renoveret efter de oplyste principper og stå klar til forår/sommer Forslag fra Ole Stitz vil dermed bortfalde. Såfremt afdelingsmødet stemmer NEJ til ændringsforslaget, vil der skulle stemmes om forslag et fra Ole Stitz. Såfremt afdelingsmødet stemmer JA til forslaget vil der skulle etableres ny boldbane på arealet som angivet og den eksisterende ud for Bymuren vil blive nedlagt. Såfremt afdelingsmødet stemmer NEJ til forslaget, vil boldbanen ikke blive etableret, men der arbejdes videre med etablering/renovering af de eksisterende boldbaner, som skal stå klar til forår/sommeren Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 10. maj 2010 Side 3

4 Forslag 3 Statistik over tomme lejligheder i afdelingen måned for måned i 2009 Stillet af Lisbeth Holm-Larsen, Bødkerporten 45 Der stilles forslag om statistik over tomme lejeligheder i afdelingen måned for måned i 2009 samt status på aftalen om udlejning af Hvidovre kommune. Begrundelse Der er mange bud på tomme lejligheder blandt beboerne pr. måned og borgmesterens udtalelse i Hvidovre Avis, at der ved årsskiftet kun var 10 ledige lejligheder i afdelingen. Afdelingsbestyrelsens kommentarer Afdelingsbestyrelsen er enig i, at det vil være en god ide, at kunne følge udlejningssituationen nøjere, herunder udviklingen i antallet af ledige lejemål i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen skal oplyse, at der principielt forekommer to situationer for ledige lejemål. Den ene, hvor fraflytter hæfter op til 3 måneder efter opsigelse. Den anden hvor Hvidovre kommune efter aftale om 100% udlejning hæfter for lejemål, der ikke er blevet udlejet efter 3 måneders ledighed efter fraflytning. Antallet af ledige lejemål kan derfor forekomme større, hvis man medtager fraflytters hæftelsesperiode på 3 måneder eller mindre, hvis man kun forholder sig til de lejemål, som kommunen efter 3 måneders ledighed har overtaget forpligtelsen for. Afdelingsbestyrelsen skal oplyse, at der det samlede antal af ledige lejemål aldrig har været i nærheden af 100 i boligafdelingen, men at dette har været i nærheden for alle 3 boligafdelinger tilsammen. Afdelingsbestyrelsen vil forsøge at få statistikgrundlaget for tomme lejligheder oplyst til afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsen skal endvidere oplyse, at man i et konstruktivt samarbejde med afdelingsbestyrelserne i Nord og Store Hus, ejendomskontorerne og KAB er i færd med at udarbejde forslag til indgåelse af ny udlejningsaftale med Hvidovre kommune. Afdelingsbestyrelsen vil orientere nærmere mundtligt herom på afdelingsmødet. Afstemningstema Såfremt afdelingsmødet stemmer JA til forslaget vil der fremover blive udarbejdet en månedlig statistik over ledige lejemål i boligafdelingen, som Hvidovre kommune har overtaget forpligtigelsen over for. Såfremt afdelingsmødet stemmer NEJ til forslaget, vil de bortfalde. Side 4 Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 10. maj 2010

5 Forslag 4 Principbeslutning om udvidet brug af tv-overvågning på arealer med offentlig adgang for at sikre større tryghed mod kriminalitet og hærværk Stillet af Afdelingsbestyrelsen For at forebygge kriminalitet, hærværk og skabe større tryghed samt bedre muligheder for opklaring foreslås det, at Afdelingsbestyrelsen i samarbejde med Ejendomskontoret får bemyndigelse til at ansøge politimyndighederne om udvidet brug af tv-overvågning på offentligt tilgængelige arealer i boligafdelingen, så snart den nye lovgivning om øget tvovervågning i udsatte boligafdelinger er vedtaget i Folketinget. Begrundelse Afdelingsmødet besluttede den 20. november 2006 et forslag, der tillod opstilling af videokameraer på vaskerierne og ved de dengang planlagte affaldshuse. Begrundelsen for forslaget var, at boligafdelingen igennem de senere år havde oplevet en del indbrud og hærværk på fællesvaskerierne. Man havde desuden oplevet, at en del udefrakommende smed affald i afdelingens storskraldscontainere til stor gene for øvrige beboere og for afdelingens mandskab. Der var også tilbagevendende problemer med enkelte beboeres håndtering af affaldet, idet man ikke sorterede affaldet korrekt. Ligesom der var børn, der fra tid til anden legede med affaldet i og ved storskraldscontainerne, og således spredte det i området. Der blev efterfølgende installeret videokameraer i vaskerierne, men ikke i forhold til affaldshåndteringen, idet man har skullet afvente en ny aftale omkring affaldsbehandlingen og afhentningen med Hvidovre Kommune. Ny lovgivning på vej Efter pres fra mange boligafdelinger landet over behandler Folketinget i øjeblikket forslag om udvidede muligheder for tv-overvågning i udsatte boligområder. Loven forventes at blive vedtaget og træde i kraft lige før Folketingets sommer-ferie, dvs. omkring 1. juli Forslaget indebærer, at (almene) boligforeninger efter ansøgning kan få tilladelse til at tvovervåge arealer, som benyttes til almindelig færdsel. Den udvidede tv-overvågning vil som udgangspunkt skulle rettes mod selve boligområdet, dvs. områder, som boligforeningen ejer eller har rådighed over f.eks. veje, stier, fortove og andre gangarealer, opholdspladser, parkeringspladser samt uaflåste porte, kældre og opgange. Der kan endvidere undtagelsesvis gives tilladelse til tv-overvågning af arealer, som ligger i direkte tilknytning til boligområdet (f.eks langs Hovedstien, Naverporten ved varmecentralen). Tilladelser vil alene kunne gives i forhold til udsatte boligområder og i forhold til en tvovervågning, der tager sigte på og er begrundet med at forebygge og opklare kriminel adfærd, herunder at skabe større tryghed i boligområdet blandt beboerne, dvs. i forhold til hærværk, ildspåsættelser, trusler, vold, overfald, indbrud og tyveri samt vild og uansvarlig kørsel med motorkøretøjer/knallerter. TV-overvågningen skal derfor indrettes på en sådan måde, at der i videst muligt omfang tages hensyn til beboernes privatliv, og der må under ingen omstændigheder være tale om, at personer bliver overvåget, når de befinder sig i deres eget hjem. Dette vil også gælde i forhold til haver og altaner. Det er heller ikke tilladt, at repræsentanter for en afdelingsbestyrelse gennemser optagelser fra en tv-overvågning, uden at det har et sagligt formål f.eks., hvis det bliver brugt til at snage i andre beboeres private forhold. Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 10. maj 2010 Side 5

6 Herudover stiller persondataloven krav til behandlings- og opbevaringssikkerhed, hvorfor de personoplysninger, der indgår i optagelserne skal være beskyttede mod misbrug og mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab. Optagelserne må således kun videregives efter følgende vilkår: - hvis den eller de registrerede har givet sit/deres udtrykkelige samtykke - videregivelse følger af lov - videregivelse sker til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed Endvidere skal optagelserne som udgangspunkt slettes senest 30 dage efter optagelsen. Der stilles endvidere krav til tydelig skiltning, hvor der foretages tv-overvågning. Det vil afhænge af boligområdets størrelse og indretning, hvor mange skilte der i givet fald skal opsættes. Der bør normalt opsættes skilte ved adgangsveje mv. til boligområdet og på parkeringspladser, der overvåges. Ligeledes for opgange, såfremt der etableres tv-overvågning her. Herudover indebærer persondataloven, at boligforeningen forud for iværksættelse af tvovervågning giver særskilt meddelelse herom til beboerne i boligområdet/boligafdelingen og til andre personer, der kommer fast i området f.eks. medarbejdere, håndværkere, postbude, hjemmehjælpere osv. Informationen skal oplyse formålet med overvågningen, mulighed for videregivelse af optagelserne til politiet, opbevaringsperiodens længde, og hvor i området overvågningen foregår. Det er Afdelingsbestyrelsens opfattelse at en udvidet tv-overvågning vil skabe større tryghed blandt beboerne, forebygge kriminalitet og hærværk samt medvirke til en større opklaring. Da det er forholdsvist dyrt at etablere tv-overvågning, vil der derfor kun blive etableret overvågning på særligt udsatte og udvalgte steder i boligafdelingen efter skøn og vurdering fra Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret. Afstemningstema Såfremt afdelingsmødet stemmer JA til forslaget vil Afdelingsbestyrelsen i samarbejde med Ejendomskontoret udarbejde forslag til ansøgning for brug af udvidet tv-overvågning på udvalgte arealer med offentlig adgang i boligafdelingen. Opsætningen vil kun ske efter reglerne i lovgivningen, herunder persondatalovgivningen og efter information til beboerne og efterfølgende skiltning. Såfremt afdelingsmødet stemmer NEJ til forslaget, vil opsætning kun ske efter de nuværende regler og inden for gældende beslutning på afdelingsmødet den 20. november Side 6 Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 10. maj 2010

7 Punkt 5- Valg af medlemmer og suppleanter til Afdelingsbestyrelsen Der skal vælges 3 medlemmer for 2 år og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. Følgende, som er på valg, ønsker genvalg: Jes Rønving og Susanne Johansson. Punkt 6 Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet sker for 1 år ad gangen. Derfor er alle 4 af forsamlingen valgte repræsentanter på valg: Det gælder Solveig Isbrand, Lisbeth Andersen, Søren Østergård og Niels Tøstensen. Punkt 7 - Beretning for Miljørådet 2009/2010 Årets budgetramme på kr er indgået i det samlede budget for Miljøfremmende tiltag. Vi må konstatere, at trods rådgivning og udarbejdelse af plejeplaner er plejen af de grønne områder ikke på det niveau, som vi kunne ønske os. Pleje af følgende grønne områder: folkets Plads, Lille legeplads Bymuren nr , Lille legeplads Bymuren nr. 175, Vaskeriplads 1, Naturlegeplads, Karetmagerporten Bymuren 171 og Materialepladsen fortsætter med at blive udført af anlægsgartnerfirma Ingemann Hansens eftf. Aps. Året er forløbet meget tilfredsstillende. Plejen af førnævnte er på det niveau, som vi finder lever op til de krav og forventninger, der blev stillet. Endvidere er der foretaget renovering langs Naverporten. Området vil blive plejet/ vedligeholdt i en 3 års periode af anlægsfirmaet. Der er blevet arbejdet ihærdigt med renoveringen af både bede og gangarealer langs Bymuren. Projektet er det største i afdelingens historie og meget tiltrængt. Planen er super gedigen, holdbar både plejemæssigt og angående valg af materialer. Der er udarbejdet både trykt og elektronisk materiale om projektet. Det er endnu ikke afklaret, hvorledes det kan gennemføres både mht. økonomien og tidsrammen. Renoveringen af parkeringsarealerne mellem rækkehusene foregår, og vil fortsætte med 2-3 gårde om året indtil samtlige gårde er renoveret. Der er løbende blevet justeret på projektet, således at vi får de helt rigtige løsninger vedr. farver på belægningerne og kanterne samt kloakering osv. Der er blevet arbejdet med at finde en brugbar løsning i forhold til nye boldgårde. Fabrikanten er i gang med at udvikle nogle løsninger i forhold til fastgørelse af hegnet til stolperne, således at de ikke laver unødigt støj, når boldene rammer hegnet. Selve hegnet vil blive fabrikeret af en yderst holdbar hegnstype. Boldgårdene vil blive overdækkede for at forhindre vildfarne bolde samt støbt gummibelægning for at mindske støjen fra boldspil. Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 10. maj 2010 Side 7

8 Forud har Miljørådet og Afdelingsbestyrelsen været på rundtur for at se på boldgårde forskellige steder i byen. Det er vores forventninger til de nye boldgårde at generne ved boldspil vil blive minimerede. De to boldgårde, som er på tale ligger som de nuværende udfor Bymuren 35 og Bymuren 127. Udover ovennævnte er der mindre projekter på tegnebordet. Det gælder skråningen ved den gamle Ternen og beplantning omkring nogle parkeringspladser samt containerpladsen udfor Bymuren 15. Der arbejdes fortsat på at få depotpladsen ved varmecentralen færdigprojekteret og udført. Der er ikke endnu ansat en leder af Materielgården, men det forventes at ville finde sted i første halvdel af Vi opfordrer fortsat beboerne at værne om udearealerne. Det er os selv som skal betale når ting bliver ødelagt. 5. marts 2010 Solveig Isbrand Side 8 Ordinært afdelingsmøde i Avedøre Stationsby Syd, 10. maj 2010