Rapportering / Dokumentation for afvikling af borgerjury

Transkript

1 Rapportering / Dokumentation for afvikling af borgerjury v/ Per Ryolf, Borgmesterens Afdeling. Aarhus Kommunes første forsøg med borgerjury arrangement blev afviklet den 19. oktober 2015 i FO-Byen (Stiften Loungen) Forinden var gået et forarbejde med rekruttering og forberedelse af de i alt otte borgere, der udgjorde juryen. Forarbejdet er dokumenteret i en drejebog, som sammen med dette dokument udgør den samlede dokumentation af metode, eksekvering og evaluering af borgerjury. Evalueringen er delt op i refleksioner over det konkrete arrangement og anbefalinger om brug af metoden som sådan. Det konkrete arrangement Emner til debat Medborgerskabsudvalget besluttede i foråret 2015, at borgerjury skulle afprøves som metode til at skabe en sammenhæng mellem den såkaldte Marselisproces, hvor repræsentanter for borgere, virksomheder og foreninger i 2013 rådgav byrådet ift. fremtidig struktur og samarbejdskultur i Aarhus Kommune, og etablering af Medborgerskabsudvalget er i sig selv en konkret udløber af Marselisprocessen. Rekruttering af borgere og valg af emner er derfor sket med tanke på, at genbesøge Marselisprocessen. Et centralt tema i Marselisprocessen var behovet for at styrke dialog og kommunikation mellem kommune og borger, og derfor er der efterfølgende sat i alt ca. 22 konkrete initiativer i gang på dette område. De er samlet under programmet Styrket borgerdialog. Initiativerne følges tæt af en tværmagistratslig, administrativ styregruppe, som har været inddraget i at finde de initiativer der ville være bedst egnede til at drøfte i borgerjury. Byrådet skal have en afrapportering på initiativerne og input fra borgerjury vil indgå i denne afrapportering. De to emner, der blev udvalgt var Aarhus Kommunes Borgermæglerfunktion samt proceduren for 24-timers kontakt til borgere, der klager i Sociale forhold og Beskæftigelse. Begge initiativer har nået en sådan grad af implementering, at der foreligger konkrete resultater og der er gennemført evaluering hos de borgere, der har brugt tilbuddene. Det bør nævnes, at der oprindeligt var lagt op til et mere omfattende forløb, med flere borgere og et længere tidsforbrug ( seminar over en fredag-lørdag). Af praktiske grunde blev arrangementet skaleret ned til en model med færre borgere og et formøde ca. en uge for gennemførelse af borgerjury som et to-timers arrangement. Valg af facilitator Den røde tråd til Marselisprocessen blev også styrket i, at den konsulent som faciliterede processen dengang (Anders Jacobi, Let s involve ) også blev valgt til opgaven denne gang. i

2 Rekruttering af borgere Det viste sig at være vanskeligere end først antaget at rekruttere borgerne til borgerjury, idet kontaktoplysningerne på deltagerne i Marselisprocessen i mellemtiden var slettet, bortset fra navnelister. De borgere, som entydigt kunne identificeres ud fra navn, og som stadig (ifl. hjemmesider som krak.dk) var bosat i Aarhus Kommune blev kontaktet pr. brev med en beskrivelse af opgaven, og en efterfølgende telefonisk kontakt til alle. Der var generelt meget positiv indstilling til at deltage. Kun en enkelt af de ca. 12 borgere der blev taget kontakt med sagde decideret nej. Andre var forhindrede af forskellige årsager. I alt seks borgere sagde ja til at deltage. De blev suppleret med to af de foreningsrepræsentanter, der også havde medvirket i Marselisprocessen. På trods af de nævnte udfordringer lykkedes det at sammensætte en jury, der spændte vidt; aldersmæssigt fra 21 til 77 år, uddannelsesmæssigt fra faglærte, over personer med mellemlange uddannelser, til akademikere. Formødet Der blev gennemført et formøde med seks af de otte borgere, der udgør juryen. Formålet med at gennemføre et formøde var, at skabe tryghed og opbygge et vidensniveau om de emner, der var valgt ud. På formødet mødte jurymedlemmerne embedsmænd med ansvar for at gennemføre de to valgte initiatver. De blev klædt på med mundtlige oplæg med afsæt i power points, der senere er sendt til juryen pr. mail, og der var mulighed for at stille supplerende spørgsmål. Der stor spørgelyst på formødet, og der var hurtigt en stor tryghed i rummet, så alle ytrede sig, og der blev løbende konkluderet på de væsentligste pointer. Jurymedlemmerne fik klare opgaver med hjem ift. hvordan de skulle reflektere over stoffet, og hvordan de skulle prioritere at have deres væsentligste pointer klar til den 19. oktober, hvor borgerjury fandt sted. De to jurymedlemmer, der ikke deltog, blev efterfølgende briefet pr. telefon af facilitator. Eksekvering De fysiske rammer Borgerjury blev afholdt i Stiften Loungen. Der deltog ca. 40 gæster ved borgerjury, og gæsterne var placeret ved borde, der var opstillet i en halvcirkel foran de to cafeborde, hvor borgerjuryen, stående, præsenterede de iagttagelser og konklusioner den var kommet frem til.

3 De to midterste borde var reserveret til Medborgerskabsudvalget, der formelt var værter for arrangementet. Tre medlemmer af udvalget (alle byrådsmedlemmer) kom i sidste øjeblik og var derfor nødt til at sætte sig ved borde med en mere marginal placering i rummet. Gæster Som gæster til borgerjury deltog følgende; foruden Medborgerskabsudvalget: Aarhus Kommunes styregrupper for styrket borgerdialog og for kommunikation, repræsentanter for de to initiativer (herunder den eksterne borgermægler) samt nogle af de foreningsrepræsentanter der sammen med borgerne i juryen tidligere havde deltaget i Aarhus Kommunes såkaldte Marselisproces i Forløb af borgerjury De otte borgere var inddelt i to hold a fire, som hver repræsenterede et af de to tiltag, der var til debat. Alle otte havde forberedt sig på at kunne præsentere begge emner og blev først inddelt i hold på dagen for Borgerjury. Det var undervejs ikke mærkbart, at to jurymedlemmer ikke havde deltaget i formødet, de deltog i dialogen på fuldt lige fod og lige så kvalificeret som de øvrige seks. De to emner, der var til debat blev kort præsenteret af facilitator, som derefter tog afsæt i de drøftelser, der havde været under formødet med borgerne, og sikrede, at de pointer og erkendelser, der var kommet denne dag, også blev præsenteret af juryen, over for publikum. Der var afsat ca. 50 minutter til hvert emne; 30 minutters dialog mellem de fire borgere og facilitator og dernæst spørgsmål fra salen primært medlemmerne af medborgerskabsudvalget. Der var ikke egentlig samtale eller dialog mellem borgerne i selve borgerjury. Det var tydeligt, at substansen i de to emner optog gæsterne, og der blev stillet mange spørgsmål til de konkrete indhold i de to tilbud, fra såvel Medborgerskabsudvalgets borger-repræsentanter som fra politikere. Evaluering af det konkrete arrangement Efter borgerjury var gennemført afholdt Medborgerskabsudvalget sit ordinære møde, og en refleksion over borgerjury var sat på, som mødepunkt. Denne umiddelbare refleksion afslørede nogle opmærksomhedspunkter, som listes nedenfor, suppleret med iagttagelser fra sekretariatet og facilitator. Det ville have haft værdi, hvis alle i rummet vidste, hvem der var til stede og hvorfor. Ikke på personniveau, men en præsentation af de grupperinger der var inviteret, ville have skabt en større tryghed i rummet og forståelse af processen. Præsentationen af de to emner, der var sat til debat blev af nogle anset for sporadisk og mangelfuld, men i en efterfølgende skriftlig evaluering af borgerjury med spørgeskema til gæsterne (excl. medlemmer af Medborgerskabsudvalget) var der dog ingen der så det som et problem for oplevelsen. En interessant iagttagelse er, at borgerne i juryen i høj grad forsøgte at svare på spørgsmål fra salen. Meget tyder på, at de i løbet af deres forberedelse både har opnået en vis faktuel indsigt og en identifikation med de tiltag, de skulle repræsentere. Det vil nok gå for vidt at sige, at der er tale om Stockholmssyndromet hvor gidsler til sidst identificerer sig så meget med deres gidseltagere, at

4 de begynder at forsvare gidselstagernes synspunkter over for andre men det er et opmærksomhedspunkt, at der er en balance mellem at forberede en jury så grundigt, at den kan forholde sig sagligt og kritisk til en sag, uden at den kritiske distance, juryen forudsættes af have, bliver sat over styr. Noget af den energi og spontanitet, der var til stede under formødet med borgerne gik tabt inden selve gennemførelsen af borgerjury. Relevante pointer blev præsenteret, takket være en sikker og loyal opsamling af pointerne fra formødet, men for et publikum kunne det måske komme til at se lidt indstuderet ud, når konklusioner blev leveret uden at de processer der havde ført til dem, var synlige. I en efterfølgende evalueringssamtale med facilitator er det drøftet, og borgerjury i stedet kan gennemføres uden formøde med længere varighed og i en form hvor såvel jury som publikum får præcis de samme input fra eksperterne og dermed er på lige fod, rent vidensmæssigt. Det kunne muligvis fjerne den tilbøjelighed vi oplevede hos juryen til at forsvare / forklare kommunens bevæggrunde over for publikum i salen. Til gengæld er det vurderet, at formødet er nødvendigt af hensyn til jurymedlemmernes tryghed nogle ville have svært ved at levere i rollen uden forberedelse. Umiddelbart efter borgerjury blev flere medlemmer af juryen interviewet (senere bearbejdet til videoklip) og der var stor anerkendelse til Aarhus Kommune for arrangementet, som et oprigtigt forsøg på inddragelse, og ligefrem en følelse af stolthed over at være borger i Aarhus Kommune. Trods intention om det modsatte, fandt direkte dialog mellem juryen og medlemmer af byrådet (primært borgmester og ansvarlig rådmand) stort set ikke sted. En mere systematisk forberedelse af politiske nøglepersoner med et separat formøde kunne sikre et større ejerskab, og skabe en bedre forudsætninger for denne dialog. I Medborgerskabsudvalget var der efterfølgende en diskussion om sammensætningen af borgerjury, med det synspunkt, at et arrangement ville være mere nærværende, hvis juryens medlemmer selv havde noget på spil - altså fx selv havde benyttet borgermægler eller fået en klage behandlet efter metoden i 24-timers klagebehandling. Synspunktet blev dog også imødegået med begrundelsen at man som jurymedlem sikkert kunne have svært ved at se generelle perspektiver, når man selv havde havde noget på spil. Den efterfølgende diskussion i Medborgerskabsudvalget understregede det vanskelige i, at forholde sig reflekteret til en metode, som foldes ud med relevante og vedkommende emner. Det faktuelle indhold vandt klart over metodeobservationerne, i dette tilfælde. Dilemmaet med at forholde sig til metode og konkret indhold på samme tid er først og fremmest et issue i dette pilotforsøg. Ved fremtidig brug af metoden, vil det konkrete indhold naturligvis være i fokus for alle, måske bortset fra en snæver kreds af personer med ansvar for planlægning og gennemførelse. En stor del af publikum var jo også alene inviteret med det formål at forholde sig til det konkrete indhold. For et få en fuldstændig evaluering af arrangementet bør blev publikums erfaringer indhentet i form af et kortfattet spørgeskema pr. mail. Både borgere og kommunale medarbejdere udtrykte generelt meget stor tilfredshed med arrangementet og den læring, som det bidrog med, både ift. form og fagligt indhold. Økonomi og tidsforbrug Borgerjury er gennemført med en ekstern konsulent som den gennemgående figur ift. metodevalg, forberedelse af borgere og gennemførelse af selve juryen. Øvrige opgaver: rekruttering af borgere, løbende dialog

5 om praktiske forhold, invitationer m.m. er gennemført med egen arbejdskraft. Lokalet (Stiften loungen) blev stillet gratis til rådighed af FO. Der har været udgifter til konsulent, mødeforplejning, transport m.m. i størrelsesordenen ,- kr. En del af udgiften er gået til at udarbejde en drejebog, som kan anvendes ved fremtidige borgerjury-arrangementer, og det må derfor forventes, at evt, kommende arrangementer kan gennemføres til en noget lavere pris, eventuelt endda med interne konsulenter til at gennemføre arrangementet. Internt i Borgmesterens Afdeling har primært tre medarbejdere været involveret i forberedelse og evaluering. En kontorchef, en seniorkonsulent og en kontorelev. Ligeledes er der gået medarbejdertimer til at forberede præsentation og efterfølgende opfølgning for de to emner, der er sat til debat i borgerjury. Da der ikke føres timeregnskab i Borgmesterens Afdeling (Aarhus Kommune??) er det ikke muligt at give et præcist tal for timeforbrug på opgaven, men en realistisk anslået timetal vil være ca. 100 arbejdstimer (eksl. medgået tid hos de, der har ansvar for de emner, der var til debat.) Konklusion Der har været en stor læring af at planlægge og gennemføre en borgerjury. Den valgte form er langt mere uformel end det, der i den indledende planlægning var lagt op til (flere borgere, længere tidsforbrug). Den vil være lettere og mere realistisk at gennemføre som evalueringsform i Aarhus Kommune, eventuelt med egne konsulenter som facilitatorer. Borgerjuryarrangementet burde måske fra start af, være beskrevet som et pilotprojekt. Det anbefales som relevant at gennemføre minimum yderligere én borgerjury, hvor der tages højde for de læringspunkter, der er samlet op denne gang, for at kunne vurdere, om formen giver tilstrækkelig værdi til at kunne indgå som et element i Medborgerskabsudvalgets metodekatalog- herunder vurdering af skalerbarheden i borgerjurymetoden. De vigtigste, generelle læringspunkter fra borgerjury er: Brug en facilitator som er tryg ved metoden Skab et trygt rum for de borgere, der deltager i borgerjury. Tryghed skabes gennem god forberedelse (dialog med eksperter, formøde, skriftligt materiale m.m.) Sørg for en klar præsentation af de, der er i rummet som publikum Sørg for en grundig præsentation af de emner, der er til debat. Nøglepersoner i og uden for jury skal være forberedt på deres roller på forhånd og der skal være en klar forventningsafstemning.

6 i I 2013 var AJ ansat hos Teknologirådet, som var Aarhus Kommunes samarbejdspartner på hele opgaven, herunder også rekruttering af borgere. AJ har efterfølgende startet egen virksomhed.