Principper for organiseringen af arbejdet i FOTdanmark

Transkript

1 FOTdanmark Weidekampsgade København S tlf: Principper for organiseringen af arbejdet i FOTdanmark Direkte: amc@kl.dk ref: AMC Resumé Nærværende notat skitserer de principper, hvorefter arbejdet i foreningen FOTdanmark er organiseret. 21. december 2011 Det beskriver ansvarsfordeling og kompetencer på et overordnet organisatorisk niveau, med henblik på at sikre en både smidig og effektiv organisering af arbejdet i FOTdanmark. Baggrund På bestyrelsesmødet den 23. juni 2011 drøftede bestyrelsen arbejdsformen i foreningen. Der var enighed om, at det er nødvendigt at hæve bestyrelsens fokus fra det operationelle til det mere strategiske niveau. Dette skal sikre, at bestyrelsen udstikker og fastholder en langsigtet strategi for arbejdet i foreningen. Bestyrelsens drøftelse udmøntedes i et ønske om nedsættelse af et sekretariatsudvalg til understøttelse af sekretariatets bestyrelsesbetjening, hvad angår udarbejdelse af sagsfremstillinger. I august 2011 nedsatte sekretariatet en arbejdsgruppe, der har drøftet, hvordan opgaven konkret kan gribes an. Med udgangspunkt i bestyrelsens drøftelse har arbejdsgruppen identificeret en række opgaver, der skal løses, for at et sådant udvalg kan virke efter hensigten: Der er behov for en klar fordeling af ansvar og kompetence mellem denne nye gruppe og de eksisterende fora Der er behov for en styrkelse af processer omkring betjeningen af bestyrelsen Derudover er der behov for at bestyrelsen udarbejder et styrket strategisk grundlag for foreningen.

2 Nærværende notat, der er resultat af arbejdsgruppens drøftelser, beskriver principper for organiseringen af arbejdet i FOTdanmark, herunder ansvars- og kompetencefordelingen i foreningen. Endvidere udarbejdes: et udkast til et kommissorium for FOTdanmarks sekretariatsudvalg en proceslinje vedrørende forberedelse af bestyrelsesmøder en revideret skabelon for sagsfremstillinger en revideret skabelon for projektbeskrivelser Formål Nærværende notat har til formål at skitsere de principper, hvorefter arbejdet i foreningen FOTdanmark bør organiseres. Heri beskrives ansvarsfordeling og kompetencer på et overordnet organisatorisk niveau, mens de enkelte arbejdsgruppers opgaver og ansvar defineres i de respektive kommissorier. Notatet skal tjene til at etablere en klar fordeling af ansvar og kompetencer i foreningen, og her især mellem en ændret sekretariatsmæssig forberedelse understøtte af et sekretariatsudvalg og de eksisterende fora og bestyrelsen. Det er ambitionen med principperne at sikre en både smidig og effektiv organisering af arbejdet i foreningen FOTdanmark og samtidig en organisering hvor ansvar og kompetencer i arbejdsgrupper, følgegrupper, sekretariat og bestyrelse er klar og entydig. Organiseringen sker igennem et projektværktøj, der sikrer en høj grad af autonomi i opgavevaretagelsen via klart formulerede mål og tydelig ansvars- og rollefordeling. Yderligere giver projektorganiseringen bestyrelsen og sekretariatet et overblik over udviklingen via porteføljestyring af opgavevaretagelsen. Organiseringen af arbejdet For at sikre en så konsistent og målrettet indsats, i regi af FOTdanmark, som muligt, skal der være klarhed omkring ansvar og kompetencer for arbejdsgrupper, følgegrupper, sekretariatet og bestyrelse. Repræsentantskabet Repræsentantskabet er FOTdanmarks højeste myndighed. Repræsentantskabet træffer beslutning om forhold af vidtrækkende betydning for FOTdanmark og kan herudover træffe alle beslutninger om ethvert forhold. 2

3 Figur 1. En ramme for, hvorledes arbejdet kan organiseres. Bestyrelsen Bestyrelsen har det overordnede ansvar for FOTdanmark og er repræsentativ sammensat således, at der kan træffes fælles beslutninger om forpligtende samarbejde i FOTdanmark, og aftales rammer for udviklingen af FOT samarbejdet. I foreningens vedtægter er bestyrelsens opgaver og ansvar beskrevet således: FOTdanmarks udvikling og udbredelse Specifikationens udvikling Landsdækkende kvalitet og homogenitet Fælles faciliteter til lagring og distribution En model for fordeling af omkostninger Erfaringsopsamling fra de lokale FOT-samarbejder Bidrage til koordinering og planlægning af dataproduktion Etablering af FOT-sekretariatet. Sekretariatet Sekretariatet er ansvarlig for den daglige drift og for at yde sekretariatsbistand til repræsentantskab og bestyrelse. Sekretariatet refererer til bestyrelsen. I praksis skal sekretariatet således udføre eller få udført de opgaver som bestyrelsen har ansvaret for og som bestyrelsen beslutter. 3

4 Sekretariatet består af en sekretariatsleder, to konsulenter og et årsværk i KMS til nogle aftalte opgaver omkring specifikationen, samt en studentermedhjælp. Herudover kan der indstationeres personale fra medlemskredsen i det omfang der er behov og økonomisk råderum. Sekretariatet deltager i alle arbejdsgrupper og sekretariatsbetjener desuden FOTdanmarks følgegruppe FOTdanmarks Kontaktforum samt de to faste arbejdsgrupper, Specifikationsforum og FOT2007 Forum. Sekretariatet indstiller til bestyrelsen. FOTdanmarks Kontaktforum FOTdanmarks Kontaktforum har til formål at skabe dialog og kommunikation mellem FOTdanmarks medlemmer. Gruppen fungerer som generel følgegruppe for det arbejde, der varetages i foreningen, dels af løbende arbejdsgrupper, FOTdanmarks sekretariat og de to permanente fora, Specifikationsforum og FOT2007 Forum. FOTdanmarks Kontaktforum skal repræsentere de lokale FOT-samarbejder og Staten. Kontaktforum sammensættes således at hvert geodata/kortsamarbejde er repræsenteret ved et medlem. Disse medlemmer vælges af de enkelte samarbejder. Derudover deltager KL med en repræsentant og KMS med to repræsentanter. KMS udpeger i sin egenskab af Statens Infrastrukturvirksomhed for Kort og Geodata derudover tre repræsentanter udenfor KMS til gruppen. Medlemmer (efterår 2011): Lennart Christoffersen (HRKS) Lasse Kjemtrup (GeoSjælland) Per Hammerholt (GeoMidt) Carsten Bundgaard Jacobsen (GeoNord) Anne Grete Rasmussen (Sydkort) Lee Pointing (Grundkort Fyn) Else Marie Ulvsgaard (Erhvervs- og Byggestyrelsen) Julie Borch Friderichsen (FødevareErhverv) Lise Gerd Pedersen (Vejdirektoratet) Katarina Ritz (Kort- & Matrikelstyrelsen) Jens Hollænder (Kort- & Matrikelstyrelsen) Specifikationsforum Formålet med Specifikationsforum er på bestyrelsens vegne at sikre inddragelse af bred faglig viden i den tekniske vedligeholdelse og udvikling af FOTspecifikationen fra kommunal og statslig side, således at den tidssvarende opfylder brugernes behov for specifikation af det fælles geografiske administrati- 4

5 onsgrundlag og understøtter produktionens behov for specificering i forbindelse med ekstern produktion af FOT-data. FOTdanmarks Specifikationsforum skal repræsentere de væsentlige interessenter i FOT-specifikationen og sammensættes af medarbejdere fra staten og kommunerne med tekniske og faglige kompetencer. FOTdanmarks Specifikationsforum består således af repræsentanter med domænekendskab for konkrete områder: 3-4 repræsentanter udpeget af KL for kommunerne dækkende de kortog GIS faglige miljøer, samt områderne bygning, vej, natur og miljø og teknik 3 repræsentanter udpeget af KMS dækkende de statslige sektorinteresser vej, bygninger og miljø/natur 1 repræsentant for KMS med kompetencer indenfor geografisk infrastruktur 2 repræsentanter for Geoforum dækkende den private sektors interesse Medlemmer (efterår 2011) Inge Flensted (Herning kommune) Hanne Christensen (Hillerød kommune) Brian Hansen Damsgaard (Faaborg-Midtfyn kommune) Per Johannsen (Kolding kommune) Helge Nielsen (Vejdirektoratet) Karen Skjelbo (Erhvervs- og Byggestyrelsen) Åge Nielsen (Kort- & Matrikelstyrelsen) Kurt Toft (Kort- & Matrikelstyrelsen) Brian Skjold Elnegaard (Nyborg Forsyning & Service A/S) Niels Mørck (Grontmij Carl Bro) Specifikationsforum refererer via sekretariatet til bestyrelsen. Bestyrelsen igangsatte i efteråret 2011 en revision af Specifikationforums kommissorium. FOT2007 Forum Formålet med FOT2007 Forum er at sikre en løbende opsamling, dialog og afklaring af spørgsmål vedrørende FOT2007 blandt foreningens medlemmer. Forummet skal støtte FOTdanmarks bestyrelse i spørgsmål, der angår den videre udvikling af FOT2007, og det skal sikre forankring og tilslutning til arbejdet. FOT2007 Forum skal repræsentere medlemmerne i arbejdet omkring FOT2007. Det sammensættes af medarbejdere fra staten og kommunerne med faglige kompetencer og erfaringer i arbejdet med FOT2007 og miljøet omkring den fælles database. 5

6 FOT2007 Forum består således af repræsentanter med de relevante faglige kompetencer og kendskab til FOT2007: Tre-fire kommunale repræsentanter udpeget af KL Tre-fire statslige repræsentanter udpeget af KMS FOT2007 Forum kan efter behov suppleres med specifik teknisk bistand. Medlemmer (efterår 2011) Peter Schack Madsen (Århus Kommune) Birte Jacobsen (Høje Taastrup Kommune) Jens Braae (Ringkøbing-Skjern Kommune) Jens Ole Back (KL) Brian Pilemann Olsen (Kort- & Matrikelstyrelsen) Sara Bjerre (Kort- & Matrikelstyrelsen) Jørgen Grum (Kort- & Matrikelstyrelsen) Peter Højholt Sørensen (Kort- & Matrikelstyrelsen) FOT2007 Forum refererer via sekretariatet til bestyrelsen. Tidsbegrænsede arbejdsgrupper Arbejdsgrupper kan nedsættes enten som undergrupper under Specifikationsforum respektive FOT2007 Forum, eller under sekretariatet. Arbejdsgrupper har en af bestyrelsen godkendt projektbeskrivelse (et kommissorium). Projektbeskrivelsen beskriver mål, arbejdsopgaver og rammer for arbejdsgruppen. Projektbeskrivelsen skal følge FOTdanmarks projektskabelon (bilag 1). Arbejdsgrupper i regi af FOTdanmark består af repræsentanter fra medlemmerne af foreningen evt. suppleret med andre faglige eksperter. Medlemmerne afholder selv udgifterne til deltagelse i arbejdsgrupper. Sekretariatsudvalget Sekretariatsudvalgets opgave er at understøtte sekretariatets bestyrelsesbetjening ved at sikre at tekniske og/eller økonomiske problemstillinger som har strategisk betydning er afklarede eller belyst inden en sag forelægges bestyrelsen at uoverensstemmelser bag sager der fremlægges for bestyrelsen er afklarede eller belyst Udvalget skal sikres både forankring og mandat fra den øvrige forening, og her især de to faste arbejdsgrupper Specifikationsforum og FOT2007 Forum. 6

7 Sekretariatsudvalget skal dette sammensættes af de siddende formænd for hhv. Specifikationsforum og FOT2007 Forum, samt yderligere kommunale og statslige kompetencepersoner med den fornødne tekniske, organisatoriske og strategiske viden og den nødvendige embedsmandserfaring. Medlemmerne udpeges af bestyrelsen. Sekretariatsudvalget nedsættes i en forsøgsperiode fra og med arbejdet omkring bestyrelsesmødet den 30. november 2011 til udgangen af 2012, hvorefter det evalueres i forhold til disse effektmål: at man oplever en øget kvalitet i sagsfremstillingerne således at tekniske og/eller økonomiske problemstillinger som har strategisk betydning er afklarede eller belyst inden en sag forelægges bestyrelsen at man oplever at uoverensstemmelser bag sager der fremlægges for bestyrelsen i højere grad er afklarede eller belyst at man oplever en øget af forankring af bestyrelsens arbejde i foreningens bagland Projektorganisering og porteføljestyring FOTdanmark arbejder efter et fastlagt arbejdsprogram, der vedtages ved hvert repræsentantskabsmøde. Arbejdsprogrammet tager udgangspunkt i foreningens strategiske situation. Det er inddelt i en række indsatsområder, der udmøntes i en række konkrete opgaver og projekter. For at sikre bestyrelsen, at foreningens ressourcer anvendes mest hensigtsmæssigt og for at have løbende overblik over udviklingen, bør alle opgaver udover driften organiseres som projekter, der definerer leverancer, tid og ressourcer. På denne måde kan foreningens udviklingsaktiviteter kortlægges via porteføljestyring der sikrer den mest optimale udnyttelse af de samlede ressourcer. Til støtte for dette er der udarbejdet skabeloner til udarbejdelse af projektbeskrivelser og milepælsplaner i FOTdanmark (bilag 1). 7