Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 1/2014 Onsdag den 5. februar 2014, kl Malervangen 1, Glostrup.

Transkript

1 Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 1/2014 Onsdag den 5. februar 2014, kl Malervangen 1, Glostrup. Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Vibeke Rømming Martin Kristiansen deltog under punkt 2 Erik Cederberg og Kenn E. Hansen deltog under punkt 3, 5, 6, 7, og 9 Tove Lading deltog under punkt 4 Afbud: Lars Jensen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Beretning Periodiseringsfejl i Tranevænget 4. Forslag til dialog med beboerdemokraterne om fremtidssikring 5. Budgetkontrol pr. 31. december Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 7. Oversigt over underskrevne pantebreve 8. Aktionsliste 9. Budget første udkast 10. Afdeling 6 Moserne, nedlæggelse af affaldsskakte 11. Afdeling 13 Silergården, godkendelse af gennemførsel af syn- og skønssag, HP3 12. Afdeling 13 Silergården, fælles projektudvalg for HP4

2 13. Planlægning af repræsentantskabsmøde i Tranemosegård den 21. maj Repræsentantskabsmøde i BO-VEST den 27. maj Henvendelse fra afdeling 12 Gillesager/Lindeager 16. Orienteringssager BO-VEST, v/ Dorthe Larsen 17. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 18. Orienteringssager BL, v/ Allan Nielsen 19. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge 20. Orienteringssager fra administrationen 21. Næste møde 22. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Beretning 2013 Med enkelte rettelser godkendte bestyrelsen Tranemosegårds beretning og tog de andre organisationers beretninger til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender Tranemosegårds beretning og tager beretningerne for VA, AB og BO-VEST, direktørens beretning samt artiklen om kort nyt om afdelingerne til efterretning. Tranemosegårds beretning VAs beretning ABs beretning BO-VESTs beretning Direktørens beretning Kort nyt om afdelingerne 2

3 3. Periodiseringsfejl i Tranevænget Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, men ønsker en diskussion i BO-VESTs bestyrelse om hvor et evt. økonomisk ansvar placeres, når der laves fejl i administrationen, driften eller hos rådgiver. Det indstilles, at bestyrelsen tager indstillingen til efterretning. Beskrivelse: Med henvisning til notat til forrige bestyrelsesmøde gives hermed den lovede redegørelse for den ekstraordinære udgift på 667 t. kr. i Som tidligere oplyst skyldes den opståede fejl, at der i tidligere år ikke har været foretaget korrekt periodisering af posterne el og vand. Udgiften i årsregnskaberne er på medfølgende bilag sammenholdt med det faktiske forbrug ifølge årsopgørelser fra forsyningsselskaberne. Gennem alle årene er der mindre differencer, som primært skyldes, at årsopgørelser kommer senere og at periodisering er sket lidt forskelligt fra år til år. Økonomi og ressourcer: De største afvigelser forekommer i årene 2007 og 2008 og skyldes: 1. Elektricitet er i årsregnskabet 2007 fejlagtigt udgiftsført med 314 t. kr. (a conto) og ikke det faktiske forbrug, som er ca. 660 t. kr. Det efterfølgende år tages der ikke hensyn til differencen på 346 t. kr., som burde have været udgiftsført under korrektioner tidligere år eller alternativt have forhøjet udgiften til el i De forkerte periodiseringer fortsætter i de efterfølgende år og bliver først opdaget i I 2007 opdages, at en vandmåler viser/har vist et for stort beløb, hvorved der er betalt for meget i 2007 og tidligere år. Af forsigtighedshensyn er de for store forbrug (346 t. kr.) indregnet i regnskabet, hvilket der ikke tages korrekt hensyn til det efterfølgende år, hvor der kommer refusion fra Brøndby kommune på 734 t. kr. Disse indtægtsføres under korrektioner tidligere år, men burde have været delvist modregnet i tilgodehavender. Fejlen opdages først i Overordnet set har fejlene kun væsentlig effekt i 2008, hvor vi modtager refusionen fra kommunen, og så i 2013, hvor fejlen opdages. I 2007 udligner fejlene tilfældigvis næsten hinanden og kan være en mulig forklaring på, at de ikke blev opdaget. Vurdering: Som nævnt på møde med afdelingsbestyrelsen og Dorthe Larsen den 20. november er den samlede udgift til el og vand korrekte, men de er forkert fordelt over årene. Øko- 3

4 nomiafdelingen har som konsekvens af de opståede fejl ændret procedurer for periodisering således, at en lignende fejl ikke kan ske i fremtiden Opgørelse over fejlperiodisering af elektricitet og vand i afd. 1, Tranevænget 4. Forslag til dialog med beboerdemokraterne om fremtidssikring Bestyrelsen godkendte administrationens forslag til dialog med afdelingerne med bemærkning om at oplægget skal være tilrettet den enkelte afdeling når det fremlægges for afdelingsbestyrelserne. De fremviste slides sendes til organisationsbestyrelsen med en tidsplan for det videre forløb med afdelingerne. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender administrationens forslag til dialog med beboerdemokraterne om fremtidssikring. Beskrivelse: Tove Lading, projektleder i BYG, fremlægger administrationens forslag til dialog med beboerdemokraterne om fremtidssikring. 5. Budgetkontrol pr. 31. december 2013 Bestyrelsen tog budgetkontrollen til efterretning. Administrationen har fundet ud af, at budgettet i afdeling 13 Silergården er beregnet efter 1138 lejemål, mens det rigtige antal lejemål er Administrationen kommer med en uddybning til næste møde. Administrationen bedes også undersøge hvad status er for det lejemål, der bruges som TR-kontoret i afdeling 15 Gurrelund / Bjerrelund. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning. Budgetkontrol pr. 31. december

5 6. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Bestyrelsen tog oversigterne til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 7. Oversigt over underskrevne pantebreve Bestyrelsen tog oversigten til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Oversigt over underskrevne pantebreve 8. Aktionsliste Bestyrelsen tog aktionslisten til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Aktionslisten 9. Budget første udkast Bestyrelsen havde enkelte justeringer til budgettet og administrationen kommer med et revideret udkast til næste møde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender budgetudkast 2015 herunder budgetforudsætningerne. 5

6 Budget første udkast Forudsætninger for budget første udkast 10. Afdeling 6 Moserne, nedlæggelse af affaldsskakte Bestyrelsen godkendte at afdeling 6 Moserne nedlægger deres affaldsskakte og etablerer ny affaldsordning, samt godkendte finansieringen af projektet. Administrationen bedes undersøge om projektet kan tilpasses Brøndby Kommunes forsøgsprojekt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender forslag om nedlæggelse af affaldsskakte og etablering af ny affaldsordning i terræn finansiering af projektet Beskrivelse: På beboermødet i september 2013 stemte beboerne for at nedlægge affaldsskaktene i opgangene. I stedet etableres nye delvist nedgravede affaldscontainere neden for blokkene langs fortove og parkeringspladser. Der etableres ca. 15 nye affaldsøer til almindelig dagrenovation. Ved placeringen vil der blive afsat plads til senere udvidelser af kapaciteten, således at der tages hensyn til fremtidige kommunale krav om sortering. For at få tilladelse fra kommunen til nedlæggelse af affaldsskaktene, skal der laves en nødløsning for handicappede og gangbesværede. I dette tilfælde vil det være ejendomsfunktionærerne, som skal hente affaldsposen uden for hoveddørene hos de beboere indenfor et bestemt tidsrum på dagen. Økonomi og ressourcer: Ved nedlæggelse af skaktene opnås store besparelser på driften. Mandskabsmæssigt forventes, at der spares en stilling væk. Derudover kommer mindre omkostninger til service og vedligeholdelse af kraner, komprimator, traktorer, rensning af skakte mv. Den forventede nettobesparelse på driften er ca kr. om året fra Nedlæggelse af skakterne og etablering af nye affaldsøer har en samlet anlægsudgift på ca kr. Arbejderne forventes finansieret ved optagelse af et 3-årigt lån af egne midler med en ydelse på kr. Nettobesparelsen i låneperioden er således kr., hvilket svarer til en besparelse i huslejen på ca. 0,6 %. Når lånet er betalt ud, er besparelsen de kr. om året, hvilket efter de 3 år svarer til en huslejenedsættelse på 2,0 %. 6

7 Tidsplan: Projektet er planlagt til udførelse i Forinden skal undersøges præcise placeringer i forhold til ledninger i jord, afstande for beboerne skal fastlægges, adgangsforhold for skraldebilen der skal afhente affaldet sikres, ansøges kommunen om tilladelse til nedlæggelse af skakterne, indhentes bygge-/gravetilladelse, indhentes præcise tilbud Der forventes ibrugtagning af de nye affaldscontainere ultimo Relevant for strategien: Projektet lever op til målsætningen/værdien om ressourcebevidsthed. Miljø: Ved at nedlægge skaktene og få beboerne til at bære affaldet ned i containere i terrænniveau, åbnes op for muligheden for senere at lave en bedre sortering af affaldet. Det vil gøre det muligt at få en bedre genanvendelse af affaldet. Arbejdsmiljøet i afdelingen vil blive stærkt forbedret, da medarbejderne ikke længere vil blive udsat for fysiske arbejdsbelastninger i forbindelse med håndteringen af affaldet. Medarbejderne vil heller ikke blive udsat for mikrobakterier fra madaffald mv. fra ødelagte og manglende poser i affaldsskaktene. 11. Afdeling 13 Silergården, godkendelse af gennemførsel af syn- og skønssag, HP3 Bestyrelsen godkendte at der gennemføres syn- og skønssag i forbindelse med HP3. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at der indledes og gennemføres en syn- og skønssag vedrørende fejl og mangler i forbindelse med helhedsplan 3 i afdeling 13 Silergården, samt at arbejdet bestræbes udført i samarbejde med de øvrige boligorganisationer i bebyggelsen (Lejerbo, FA09 og DAB). Beskrivelse: Der har længe været arbejdet på at få udbedret udestående fejl og mangler i forbindelse med helhedsplan 3 i afdeling 13 Silergården. Projektet vedrører renovering af afdelingens 60 rækkehuse, og arbejdet omfatter blandt andet renovering/udskiftning af facader, etablering af varmegenvinding på mekanisk ventilation, tætning af fuger i betondæk, nye terrasser, hegn mv. Udvikling og gennemførelse af projektet er sket i tæt samarbejde med de 3 øvrige boligorganisationer i Brøndby Strand bebyggelsen. 7

8 Renoveringsarbejderne i afdelingen pågik i perioden , med afholdt afleveringsforretning den 14. maj Arbejderne er udført i hovedentreprise af entreprenør Enemærke Petersen A/S, og den tekniske rådgivning er bistået af Witraz Arkitekter (nu Rambøll) som totalrådgiver med det rådgivende ingeniørfirma Esben Kirkegaard A/S som underrådgiver. Allerede inden afleveringen var det konstateret, at der var utætheder i de udførte tætninger i fuger i betondækket på rækkehusenes sydside. Ved afleveringen er fejlen noteret, og der blev efter aftale med parterne tilbageholdt et beløb på kr. ekskl. moms som følge af forholdet. Det bemærkes i øvrigt, at der fortsat er en garanti på 10 % af entreprisesummen. Det er bygherrens opfattelse, at udbedringen af arbejderne i værste fald kan beløbe sig til flere millioner kr. afhængig af omfanget af følgearbejder på terrasser, hegn, opfugtet efterisolering under betondæk m.v. Der er siden afleveringen arbejdet på at få entreprenøren til at udbedre fejlen, og der er i samarbejde med de øvrige boligselskaber bl.a. udført destruktive undersøgelser for at afklare, hvad problemet består i og placere ansvar. Muligvis kan der også være tale om rådgiveransvar. Efter anbefaling fra den juridiske rådgiver Kammeradvokaten indstilles det, at der igangsættes syn- og skønsforretning, idet det ikke har været muligt at finde en løsning i mindelighed indtil videre, og at det er tvivlsomt at yderligere undersøgelser vil kunne bringe enighed mellem sagens parter. Det er endvidere advokatens anbefaling, at øvrige relevante udeståender i byggeriet også inddrages i syn- og skønssagen. På grund af de mange reklamationer fra beboere og drift blev der i forbindelse med 1- års gennemgangen i foråret 2013 gennemført et supplerende eftersyn ved Wissenberg Rådgivende Ingeniører. I løbet af efteråret 2013 er der er holdt flere møder med Rambøll og Administrationen, hvor der er rettet fokus på en række forhold, der fortsat er uafklarede i sagen bl.a. vedrørende ventilationsanlæg og gennemføringer i betondæk på nordside. Det vil formentlig være relevant at inddrage forholdene i en kommende syn- og skønssag. Gennemførelse af syn- og skønssagen anbefales at ske i samarbejde med de øvrige boligorganisationer i bebyggelsen efter nærmere aftale med parterne. Problemet med fuger i dæk er drøftet med repræsentanter fra administrationerne i FA09 og Lejerbo, som begge har været umiddelbart positive i forhold til at igangsætte en fælles syn- og skønssag. Endvidere er der rettet henvendelse vedrørende sagen til den sidste administrator i bebyggelsen DAB. 8

9 Som det ser ud nu, forventes den juridiske bistand i forbindelse med sagen at blive ydet af BO-VESTs juridiske rådgiver Kammeradvokaten. Nærmere aftaler omkring organisering, fordeling af udgifter mv. skal indgås mellem parterne, hvis en fælles syn- og skønssag gennemføres. Hvis det imod forventning ikke bliver til noget med en fælles sag, er det administrationens indstilling, at syn- skønssagen alligevel gennemføres for Tranemosegårds afdeling alene. På grund af de udestående forhold, er byggeregnskabet for helhedsplanen holdt åbent indtil videre. Udgifter til gennemførelse af syn- og skønssag vil således kunne afholdes i byggesagen, indtil sagen er afgjort. Det er administrationens forventning at orientere Landsbyggefonden om status på sagen, herunder forholdet omkring de utætte fuger, ved først givne lejlighed. 12. Afdeling 13 Silergården, fælles projektudvalg for HP4 Bestyrelsen godkendte, at Hugo Thuge, Bitten Skotte, Dorthe Larsen og Karin Engraff deltager i det fælles projektudvalg i HP4. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender de af projektgruppen og afdelingsbestyrelsen indstillede personer, Dorthe Larsen og Karin Engraff, til deltagelse i det fælles projektudvalg i Helhedsplan - HP 4. Beskrivelse: Der er aftalt en sammensætning af det fælles projektudvalg, hvor deltagerantallet er for henholdsvis BAB, PAB, T13 og BB. Deltagerne i det fælles projektudvalg er som følger: - Fra BAB deltager Ole F. Larsen og Jørgen Steen Jeppesen - Fra PAB deltager Ole Larsen og Kai Dinesen - Fra T13 deltager Hugo Thuge og Bitten Skotte (de sidste to deltagere afklares af Tranemosegårds organisationsbestyrelse) - Fra BB deltager afd. 605 Lizzi Jeppesen, afd. 606 Michael Buch Barnes, afd. 607 Annette Jonsson og afd. 608 Ramadan Nuredini. SBS har udarbejdet en skitse til en plan for igangsættelse af det fælles projektudvalg, herunder mødedatoer, dagsordenener og arrangementer for de første 3-4 møder. Desuden er der blevet udleveret en skitse til et idékatalog med idéer til fælles kompetenceog holdskabende aktiviteter i det fælles projektudvalg. 9

10 Da arbejdet i det fælles projektudvalg er nært forestående er det ønskeligt, at Tranemosegårds samlede 4 pladser i dette fælles projektudvalg besættes. Projektgruppen og afdelingsbestyrelsen i T13 Silergården har indstillet yderligere to personer, Dorthe Larsen og Karin Engraff til deltagelse i det fælles projektudvalg i Helhedsplan Planlægning af repræsentantskabsmøde i Tranemosegård den 21. maj 2014 Bestyrelsen diskuterede planlægningen af repræsentantskabsmødet den 21. maj Dorthe Larsen laver en mundtlig beretning og sender den ud til resten af bestyrelsen for at få input. Allan Nielsen stiller op til bestyrelsen og Hanne Schiøler stiller op som suppleant. Dorthe Larsen finder ud af, om de andre der er på genvalg, ønsker at stille op igen. Stig Rasmussen stiller op som medlem i kursusudvalget. Allan Nielsen spørger Jens Frid, om han fortsat vil være kritisk revisor. Torben Saxtorff foreslås igen som dirigent. Bestyrelsen besluttede at afholde et temamøde om LAR efter repræsentantskabsmødet. Administrationen bedes finde ud af hvad status er for LAR/COWI-projektet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer afholdelsen af repræsentantskabsmødet den 21. maj 2014 og om formen evt. skal ændres. Beskrivelse: På organisationsbestyrelsesmødet den 28. august 2013, evaluerede bestyrelsen afholdelsen af årets repræsentantskabsmøde. Der blev her drøftet om det kunne være en idé, at afholde repræsentantskabsmødet som et temamøde, for at gøre det mere interessant. På valg til bestyrelsen er Allan Nielsen og Lars Jensen. Suppleanter på valg er Hanne Schiøler afdeling 4 og Birgitte Mortensen afdeling 12. Referat af repræsentantskabsmødet den 21. maj Repræsentantskabsmøde i BO-VEST den 27. maj 2014 Bestyrelsen diskuterede afholdelsen af repræsentantskabsmødet i BO-VEST den 27. maj 2014 og indstillede Allan Nielsen til genvalg. Stig Rasmussen spørger Helle Winkel om hun igen ønsker at stille op som suppleant. 10

11 Såfremt de andre, der er på valg ønsker genvalg, anbefales det at stemme på dem. Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer afholdelsen af repræsentantskabsmødet den 27. maj På valg er: Formand, Vinie Hansen Bestyrelsesmedlemmer, Allan Nielsen, Biba Schwoon og Per Mogensen Suppleanter, Helle Winkel og Jeannette Nauta-Ridderstrøm Referat af repræsentantskabsmøde den 27. maj Henvendelse fra afdeling 12 Gillesager/Lindeager Dorthe Larsen kontakter formanden for afdeling 12 Gillesager/Lindeager for at diskutere problemstillingen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer henvendelsen fra afdeling 12 Gilleager/Lindeager. Beskrivelse: Afdeling 12 Gillesager/Lindeager har henvendt sig til bestyrelsen omkring indførelse af nultolerance i afdelingen. Administrationen har gennemgået materialet og har lavet en orientering om hvad nultolerance er, samt hvilke regler der er for indførelse af nultolerance i en afdeling. Administrationen har derudover lavet et nyt udkast til vedtagelse af nultolerance i afdeling 12 Gillesager/Lindeager. Brev til organisationsbestyrelsen fra afd. 12 Gillesager/Lindeager Forslag til tekst omkring nultolerance Velkomstbrev til nye beboere inkl. afdelingens husorden Administrationens orientering om nultolerance Regler for vedtagelse af nultolerance og gennemførelse af denne Administrationens udkast til vedtagelse af nultolerance i afd. 12 Gillesager/Lindeager 16. Orienteringssager BO-VEST v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11

12 Dorthe Larsen refererede fra BO-VESTs bestyrelsesmøde den 4. februar Der afholdes NBO-konference på Island den september 2014, Hugo Thuge og Allan Nielsen deltager fra Tranemosegårds bestyrelse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Orienteringssager BL v/ Allan Nielsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Allan Nielsen fortalte, at der på valgmødet vil være en temadebat om udsættelser. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kredsvalg i BL's 9. kreds BL har udsendt indkaldelse samt information omkring valgmøde i 9. kredsen. Valgmødet afholdes onsdag den 2. april Kandidater offentliggøres på BL's hjemmeside når de er godkendt af organisationen. Ønsker man sit navn og organisation trykt på fortrykte stemmesedler, skal opstilling være BL i hænde senest 7 dage før valget. Kredsvalget vil desuden blive drøftet på Boligpolitisk Forum den 27. januar Indkaldelse og information om kredsvalg i 9. kredsen Weekendkonference i 9. kreds Der afholdes weekendkonference i BL's 9. kreds den marts 2014 på Konventum i Helsingør. 12

13 Indbydelse og program til 9. kredsens weekendkonference 19. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Hugo Thuge kunne fortælle at Brøndby Fjernvarme har fået ny formand, Vagn Mølgaard. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Orienteringssager fra administrationen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Elever Bestyrelsen ønsker, at den ejendomsserviceteknikerelev der er ansat i T13 også kommer rundt i nogle andre Tranemosegård afdelinger. De ønsker indskrevet i elevpolitikken at fremtidige elever sikres at komme i turnus i flere afdelinger. Vindmøller i afdeling 3 Maglelund - henvendelse fra kommunen Da det ikke er nødvendigt at svare på kommunens henvendelse, skal administrationens forslag til svar ikke sendes. Tranehaven - status på altaner Administrationen bedes finde ud af hvem der skal dække de resterende udgifter, hvis den kompensation man får, ikke dækker alle udgifter til renovering. Udbud af lejemål - Maglelund Administrationen bedes sende beboeren en undskyldning, samt medsende det notat, der blev omdelt på mødet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13

14 Rekruttering af elever med Søg mod Vest-annoncer BO-VEST har iværksat en rekrutteringskampagne i forbindelse med rekruttering af en række elever til Malervangen og afdelingerne. I rekrutteringskampagnen anvendes det oplæg, som Mensch har udarbejdet med Søg mod Vest-tegnet. Lanceringen af branding-kampagnen vinter til foråret, hvor det er muligt at tage gode billeder i boligområderne, og hvor vi kan have en større plan for lancering klar. I løbet af efteråret har der været gang i rekrutteringen af elever til både ejendomskontorerne og Malervangen. I løbet af januar er der ansat fire ejendomsserviceteknikerelever (Moserne, T13, AB Syd og VA 4 Syd) samt en IT-supportelev og en administrationselev på Malervangen. Derudover ansættes en økonomielev den 1. august rekrutteringen er i gang. Ejendomsserviceteknikerelever i Tranemosegård Der er pr. 1. januar 2014 ansat 2 ejendomsserviceteknikerelever i Tranemosegård. Den ene af eleverne er fast tilknyttet afd. 13 Silergården i hele praktikperioden. Den anden elevs praktikperiode er fordelt mellem flere afdelinger, første praktikperiode afholdes i afd. 6 Moserne, anden praktikperiode afholdes i afd. 13 Silergården, tredje praktikperiode afholdes i afd. 3 Maglelund, mens fjerde og femte praktikperioder endnu ikke er planlagt. Etablering af vand- og varmemålere Administrationen blev på bestyrelsesmødet den 5. december 2013 bedt om at undersøge, om det er lovligt at installere vandmålere uden at de bliver brugt. Målere der installeres skal anvendes til afregning af det registrerede forbrug. Dette fremgår af Vejledning om individuel måling af el, gas, vand og varme nr af 31/07/1997 (gældende) afsnit 2, pkt Boligstøtteansøgning Administrationen blev på bestyrelsesmødet den 5. december 2013, på baggrund af en artikel i Beboerbladet, bedt om at finde ud af hvad fjernvarme har af betydning for ansøgning af boligstøtte. Boligsikring beregnes som udgangspunkt af den leje, der betales for boligen. Der ydes ikke boligsikring til udgifter, der betales ved siden af lejen, som for eksempel varme- eller antennebidrag. Huslejen skal dog forhøjes med særlige beløb pr. m², hvis: Boligen opvarmes fra et kollektivt varmeforsyningsanlæg (fjernvarme, naturgas m.v.). Administrationen vil markere i boligstøtteansøgningens punkt B hvis der opvarmes med fjernvarme. Administrationen blev også bedt om at finde ud af om beboere i afd. 15 Gurrelund/Bjerrelund overser afdelingens særlige "særskat", når de ansøger om boligstøtte. 14

15 Administrationen er opmærksomme på det ekstra beløb, som tillægges huslejebeløbet og således bliver boligstøtteberettiget. Når administrationen udfylder punkt B i boligstøtteansøgningen, vil den husleje vi opgiver således være inklusiv dette beløb. Orientering om processen i Byggeadministrationen BO-VEST bestyrelsen anmodede på bestyrelsesmødet den 4. september 2013 om, at administrationen igangsatte en proces, der udviklede BO-VESTs byggeadministration, så den bliver rustet til at håndtere de kommende års mange og meget omfattende helhedsplaner og øvrige renoveringsopgaver. Der er i november måned indgået aftale med konsulentfirmaet Implement om at bidrage til en proces, der allerede var sat i gang. Implement vil fokusere på projektledernes måde at samarbejde og videndele på, i forhold til at sikre løbende kompetenceudvikling og i forhold til den ledelsesmæssige opgave af stadigt flere medarbejdere. Processen er sat i gang ved en indledende drøftelse mellem direktør Ulrik Brock Hoffmeyer, byggechef Jesper Rasmussen og to konsulenter fra Implement. På den baggrund har konsulenterne derefter gennemført en første runde med interview af hver af de otte projektledere i BYG. Ud fra disse interviews har Implement identificeret tre overordnede indsatsområder, som er: Procedurer og værktøjer for projektledelse, porteføljestyring og kvalitet i projektledelsen Kompetenceudvikling Skabe et miljø, der understøtter målet med fremadrettet at tiltrække de rigtige kandidater til ledige jobs Konsulenterne har interviewet de tre organisationsformænd samt andre nøglepersoner i administrationen i uge 49. Implement har fremlagt en overordnet tidsplan, der indebærer, at deres indsats som konsulenter vil forløbe indtil udgangen af februar Beboerklagenævnssager BO-VEST bestyrelsen anmodede på bestyrelsesmødet i oktober om at få en opgørelse over beboerklagenævnssager i 2013 inklusive en nærmere gennemgang af eventuelt kontroversielle sager. Samlet set er der 28 afgjorte sager i , hvor BO-VEST har fået medhold, og 4, hvor lejer har fået medhold. Sagerne er fordelt som følger: Forbrugsregnskaber 8 Alle med medhold til BO-VEST Fraflytninger: 5 4 medhold til BO-VEST / 1 medhold til lejer Husordenssager: 7 5 medhold til BO-VEST / 2 medhold til indklagede 15

16 Indflytning: 3 2 medhold til BO-VEST / 1 medhold til indflytter Andet 5 Alle medhold til BO-VEST Tranemosegård Medhold Helt eller delvist tabt I alt 3 Forbrugsregnskaber Fraflytning 1 Husordenssager 2 Andet AB Medhold Helt eller delvist tabt I alt 2 1 Forbrugsregnskaber Fraflytning 1 Husordenssager 1 Andet * 1 * Indflytning VA Medhold Helt eller delvist tabt I alt 19 3 Forbrugsregnskaber 8 Fraflytning 2 1 Husordenssager 3 1 Andet * 6 1 * 1 Indflytningssag vundet og 1 tabt. To kontroversielle afgørelser: Hegnet kunne jfr. gældende husorden flyttes efter aftale mellem lejerne. Indklagede lejer havde igennem mange år haft løbende aftaler med sine naboer om flytning af hegnet. Klager ønskede ikke at indgå en sådan aftale og ville have hegnet flyttet, således at indklagede have blev begrænset og klagers have blev større. Beboerklagenævnet fandt, at indklagede ikke kunne pålægges at opgive sin have, da indklagede igennem mange år havde indrettet sig med den større have. (Der er efterfølgende i en anden 16

17 men nogenlunde tilsvarende sag truffet en anden afgørelse, her lagde Beboerklagenævnet vægt på, at indklagede ikke havde en lang lejeperiode bag sig, hvorfor hensynet til klager og gældende husorden vægtede højere end indklagedes indretning.) BO- VEST vil derfor i fremtidige sager vurdere forholdet ud fra indklagede lejers lejeperiode og indretning. Sag vedr. støjende adfærd, hvor støjen desuden havde et chikanøst islæt. Samtlige(2) omkringboende, der delte væg med indklagede, havde ved flere lejligheder klaget til BO-VEST vedr. meget støjende menneskelig adfærd herunder støj der virkede som beviste provokationer. (Potter og pander der blev slået i gulvet jfr. klagerne.) Beboerklagenævnet fandt, at støjen var almindelig brug af det lejde, da der var tale om en stor familie. Beboerklagenævnet lagde yderligere vægt på, at der kun var to klagere. BO-VEST forventede at de to klagere var tilstrækkeligt, da der ikke fandtes andre lejere der delte væg med indklagede, hvorfor krav om en tredje klager virker voldsomt. BO- VEST har ikke i sinde at ændre praksis på baggrund af denne sag, da den p.t. står alene. Bestyrelsesworkshop Der afholdes en Bestyrelsesworkshop for alle organisationsbestyrelser i BO-VEST fredag den 7. februar 2014 kl på Glostrup Park Hotel. Invitationen er udsendt i uge 4. Henvendelse fra Brøndby Kommune vedr. forslag til lokalplan i afdeling 3 Maglelund Administrationen har gennemlæst Brøndby Kommunes forslag til Lokalplan 501 om mikro-, mini- og husstandsvindmøller. Lokalplanforslaget er en temalokalplan, der skal regulere mulighederne for opstilling/opsætning af vindmøller. Forslaget giver ikke adgang til at opsætte vindmøller i Tranemosegårds afdelinger, dog undtagen T13, hvor der er mulighed for at opstille mikro- og minivindmøller på bygninger. Dette vil kun kunne ske efter afdelingens godkendelse. Brev fra Brøndby Kommune om forslag til Lokalplan 501 Administrationens notat vedr. Brøndby Kommunes forslag til Lokalplan 501 Administrationens udkast til besvarelse til Brøndby Kommune Tranehaven - status på altaner Der blev den 19. december 2013 afholdt planlægningsmøde med syn og skønsmanden og sagens modpart. På mødet aftaltes procedure og tidsplan for besigtigelse af samtlige altaner i afdelingen. 17

18 Besigtigelsen blev planlagt udført fra lift i perioden 3. til 7. februar Syn og skønsmanden meddelte imidlertid den 28. januar 2014, at besigtigelsen blev udskudt på grund af vejrliget. Altanerne kan ikke besigtiges, når der ligger sne på altanen. Det er uvist hvornår besigtigelsen så vil blive gennemført. Udbud af lejemål Når et lejemål sendes i udbud i Tranemosegård efter ventelisteprincippet, sker det med følgende prioritet: 1. Prioritet Interne ansøgere i afdelingen 2. Prioritet Interne ansøgere i boligselskabet 3. Prioritet Eksterne ansøgere Hvis ansøgere fra 1. prioritetsfelt ikke svarer, eller svarer nej til boligtilbuddet, går vi videre på listen og ser om der er ansøgere fra 2. prioritet, der har svaret ja, hvorefter de tilbydes boligen i prioriteret rækkefølge. Hvis ansøgere fra 2. prioritetsfelt ikke svarer, eller svarer nej til boligtilbuddet, går vi igen videre på listen, og ser om der er ansøgere fra 3. prioritet, der har svaret ja, hvorefter de tilbydes boligen, ligeledes i prioriteret rækkefølge. Hvis ingen på listen svarer, eller alle svarer nej, laves ny tilbudsrunde. Hovedreglen er, at tilbud sendes pr. brev, med mindre ansøger har meddelt administrationen, at tilbud ønskes tilsendt pr. mail. Udbud af lejemål adresse: Maglelund 4, st.th., 2660 Brøndby Strand Lejemålet Maglelund 4, st.th., bliver i december måned 2013 sendt i udbud efter ovenstående retningslinjer, med svarfrist 02/ Da svarfristen er udløbet, er der ingen interne ansøgere med 1. prioritet der har svaret ja til at de ønsker boligen, hvorfor administrationen, samme dag svarfristen udløber, ser om der er ansøgere fra 2. prioritet, der har svaret ja. Det er en fast procedure, at administrationen reagerer hurtigt ved udbud, så afdelingen så vidt muligt, undgår tomme lejemål. Den 03/ indstilles en ansøger fra 2. prioritetsfelt til lejemålet, med forbehold for godkendelse af Brøndby kommune, som det er sædvanlig procedure. Den 08/ godkendes ansøgeren, hvorefter administrationen laver den fornødne sagsbehandling. Den 09/ henvender en ansøger fra 1. prioritet sig til BO-VEST og beklager at hans pc har været i stykker og han derfor ikke har læst tilbuddet. Han ønsker fremadrettet at modtage tilbud pr. brev, hvilket ændres i boligsystemet samme dag. 18

19 Det aktuelle tilbud kan imidlertid ikke ændres, da en ansøger allerede har accepteret lejemålet. Beboeren udtrykker sin utilfredshed, da han informeres om dette. Administrationen har naturligvis forståelse for at ansøger ærgrer sig, men kan ikke ændre på tildelingen af boligen, da en anden ansøger, efter hel normal venteliste procedure, har fået lejekontrakt på lejemålet. Status på udsættelser på grund af manglende huslejeindbetalinger i december 2013 Som status på projektet Orden i økonomien, giver ro i sindet vil bestyrelsen fremadrettet få en status over udsættelser måned for måned fordelt på afdelinger og organisationer. Herunder præsenteres antallet af udsatte i december måned. VA: 5 udsættelser Tranemosegård: 1 udsættelse AB: 0 udsættelser Askerød: Gadekæret: Galgebakken: Syd: Gillesager/Lindeager: 1 Status på ledige lejemål i Tranemosegård pr. 31. december 2013 Antal ledige lejemål Boliger: 1 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Kommentarer til lejemål: Følgende lejemål giver lejetab pga. udlejningsproblemer. Kisumparken 66, 3.tv. Lejetab: 1. december 31. december 2013 kr ,00 19

20 Kisumparken 83, 3.tv. Lejetab: 1. november 31. december 2013 kr ,00 Kisumparken 96, 2.tv. Lejetab: 1. oktober 15. oktober 2013 kr ,00 Ulsøparken 22, 2.tv. Lejetab: 1. sept sept kr ,00 Kisumparken 75, 1.tv. Lejetab: 1. juli juli 2013 kr ,00 Tranumparken Lejetab: 1. maj juni 2013 kr ,50 Ulsøparken 20. st.tv. Lejetab: 1. marts marts 2013 kr ,00 Ulsøparken Lejetab: 1. februar februar 2013 kr ,50 Ulsøparken Lejetab: 1. januar juli 2013: kr ,00 Maglelund 22, 2.tv. Lejetab: 1. januar januar 2013: kr ,50 Erhverv: Gillesager 280, st. (Kiosken) Lejetab: 1. februar marts 2013 kr ,00 Dette lejemål er udlejet som frisørsalon fra 1. april 2013 Opsigelses- og fraflytningsstatistik Statistik for januar - december er vedlagt som bilag. Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Seren Bardak, Administrationselev, Brian Andersen, IT-elev, Lise Byrn-Kirketerp, HR-medarbejder,

21 Michael Skovenboe, Finansmedarbejder, Christina Ørding-Thomsen, Administrativ sagsbehandler i driften, Kikki K. Nielsen, Sagsbehandler i boliggruppen, Aage Wager, timelønnet medarbejder, Boligafdelingerne: Casper Parsbæk, ejendomsserviceteknikerelev i Silergården, Morten Gullaksen, ejendomsserviceteknikerelev med start i Moserne, Charlotte Andreassen, fastansat som driftssekretær i Tranehaven, Fratrædelser Administrationen: Vibeke Bach Kristensen, finansmedarbejder, Lene Bjelkov Eskildsen, økonomimedarbejder, Aage Wager, inspektør, Ole Thorbek, kommunikation og udvikling, Boligafdelingerne: Marian Jørgensen, rengøringsmedarbejder i Tranehaven, Flytninger Kim Corlin, ejendomsfunktionær, flytter fra Tranehaven til VA afd. 4 Nord, Det indstilles, at bestyrelsen tager administrationens beretning til efterretning. 21. Næste møde Næste møde i organisationsbestyrelsen er tirsdag den 8. april Eventuelt Hugo Thuge orienterede om status på p-pladser i afdeling 13 Silergården. Afdelingen sender et brev til kommunen om at det vil blive for dyrt samt at det vil ødelægge beboernes haver. Glostrup den 12. februar 2014 Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen 21