12. Opfølgning repræsentantskabsmødet den 17. juni 2010 (bilag). - Repræsentation i BO-VEST miljøudvalg. - Repræsentation i BO-VEST kursusudvalg

Transkript

1

2 8. Godkendelse af mødekalender for bestyrelsen i Evaluering af kurser i Tranemosegård: - Beboerkurset/aktivkurset den september - Tranemosegårdkurset, den september. 10. Drøftelse af eventuel fusion. 11. Drøftelse af fælles årsberetning. 12. Opfølgning repræsentantskabsmødet den 17. juni 2010 (bilag). - Repræsentation i BO-VEST miljøudvalg. - Repræsentation i BO-VEST kursusudvalg 13. BL s kursus for organisationsbestyrelser. Orientering fra Lars Jensen. 14. Orienteringssager BO-VEST, v/ Dorthe Larsen. - Herunder BO-VESTs repræsentantskab (bilag). 15. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen. 16. Orienteringssager fra BL v/ Allan Nielsen. 17. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge. 18. Orienteringssager fra administrationen. 19. Næste møde. 20. Eventuelt. 1. Godkendelse af dagsordenen Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. Der blev tilføjet følgende punkter til dagsordenen: 6B. Godkendelse af hvorvidt, der skal ydes tilskud fra dispositionsfonden til udskiftning af altaner og anlæg af haver i afd. 12 Gillesager/Lindeager (bilag). 6C. Godkendelse af trækningsretten i Landsbyggefonden til renovering af facader i Afd. 1, Tranevænget. 6D. Drøftelse af bebyggelserne i Brøndbyvester. 2

3 Med de tilføjelser blev dagsordenen godkendt. 2. Godkendelse af Budgetkontrol for perioden til Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetkontrollen. Bestyrelsen godkendte budgetkontrollen. 3. Godkendelse af budgetter for 2011 for afd. 6, Moserne, afd. 12, Gillesager/Lindeager, afd. 13, Silergården Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetter for 2011 for afd. 6 Moserne, afd. 12 Gillesager/Lindeager og afd. 13 Silergården, idet det bemærkes at budgetterne for 2011 er godkendt på afdelingernes afdelingsmøde. Bestyrelsen godkendte budgetterne for 2011 for afd. 6, Moserne og afd. 12 Gillesager/Lindeager. Godkendelse af afd. 13 Silergårdens budget udskydes. Dorthe Larsen, Hugo Thuge og Henrik Pedersen drøfter afd. 13 s budget med økonomiafdelingen. Budgettet vil efterfølgende blive godkendt via mail, med mindre et bestyrelsesmedlem finder det nødvendigt at afholde et bestyrelsesmøde. 4. Godkendelse af kapitalforvaltning for perioden til Det indstilles, at bestyrelsen godkender kapitalforvaltningen for perioden. Bestyrelsen godkendte kapitalforvaltningen for perioden. 5. Godkendelse af omkostninger i forbindelse med Åbent Hus-arrangementet Den september var der åbent hus i Danmarks almene boliger som led i BL s image-kampagne. Afdeling 3, 13 og 15 var med i et fælles initiativ blandt Brøndbys boligselskaber. I Brøndby Strand tog arrangementet afsæt i aktivitets- 3

4 husene Café 13 og Rheumhus, og så kunne man hoppe på et lille tog, der viste boligområdet frem. Der var omkring 100 besøgende i alt i de 9 boligafdelinger i Brøndby Strand. De samlede omkostninger til Åbent Hus-arrangementet i Brøndby Strand den september beløber sig til kr Tranemosegårds andel er kr , svarende til 42,4 % af omkostningerne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at Tranemosegård afholder kr. kr til dækning af Tranemosegårds andel af omkostningerne, og at udgiften finansieres over arbejdskapitalen. Bestyrelsen godkendte, at Tranemosegård afholder kr. kr til dækning af Tranemosegårds andel af omkostningerne til Åbent Hus-arrangementet, og at udgiften finansieres over arbejdskapitalen. 6. 6A Godkendelse af helhedsplan for afd. 12, Gillesager/Lindeager (bilag). På grundlag af bl.a. tekniske undersøgelser af alle væsentlige bygningsdeles tilstand er der udarbejdet ansøgning til Landsbyggefonden om renoveringsstøtte. Bestyrelsen anmodes om at godkende, at ansøgningen sendes. Der henvises til administrationens notat af 7. oktober 2010, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender oplægget til helhedsplan. Projektleder Merete Østergaard Krapper redegjorde for forløbet omkring tilblivelsen af helhedsplanen. Bestyrelsen godkendte oplægget til helhedsplan for afd. 12. Den foreløbige ansøgning sendes også til Brøndby Kommune. 6B Vedrørende TMG afd. Gillesager/Lindeager byggeregnskab for udskiftning af altaner og anlæg af haver. På møde den 4. december 2008, under punkt 10 om orienteringssager fra administrationen, fik bestyrelsen forelagt den kritik af administrationen afdelingsbestyrel- 4

5 sen havde rejst i sagen. Behandlingen skete på grundlag af notat fra administrationen dateret den 28. november 2008, der vedlægges. Bestyrelsen anmodede om, at administrationen tog sagen op med rådgiver for at placere et ansvar for merudgifter. Det forhold, der vedrører et eventuelt rådgiveransvar er alene en ekstraudgift på kr. for ændring af placering af 6 trapper og 3 rækværker. Placering blev i første omgang udført i henhold til projektet. Placering var imidlertid ikke i overensstemmelse med den placering, der efter afdelingsbestyrelsens opfattelse var aftalt med Bascon A/S, der har forestået teknisk rådgivning i sagen. Afdelingsbestyrelsen besluttede, at placering skulle ændres. Den medarbejder fra Bascon, der henvises til forlod på et tidligt tidspunkt i sagen Bascon. Bascon afviser at være ansvarlig for udgifter til ændring. Ingen af de daværende sagsansvarlige i administrationen er længere ansat i BO-VEST og der foreligger ikke referat af den aftale afdelingsbestyrelsen mener, der er indgået. Det har således ikke været muligt for administrationen at dokumentere et ansvar fra Bascons side. Et andet forhold vedrører udgifter til tilpasning af terrasser som følge af skrånende terræn. Der henvises til den nærmere redegørelse i notat af 28. november De samlede merudgifter i denne forbindelse andrager ca kr. samt udgift på kr. til at omgøre arbejdet, så det blev overensstemmende med afdelingsbestyrelsens ønske. Hertil kommer en honorarudgift på kr. Det vil sige en samlet udgift på ca kr. I dette forhold er der ikke tale om eventuelt rådgiveransvar i det beslutningen blev truffet i samråd med administrationen. Som det fremgår af administrationens notat er det administrationens opfattelse, at der blev truffet en kvalificeret beslutning, hvor der blev valgt den udførelse, der efter rådgiver og administrationens opfattelse var den billigste, samtidig med, at det var den mest korrekte ud fra en håndværksmæssig vurdering. På den anden side er det en kendsgerning, at udgiften på de kr. - og dermed også udgiften på de kr. kunne være undgået, hvis forholdet var forelagt afdelingsbestyrelsen og der var valgt en løsning efter deres ønske. Den løsning på problemet afdelingsbestyrelsen ønskede, var i virkeligheden ikke at gøre noget således, at afstandsvariationer mellem terræn og trappe blot blev optaget som varierende trinhøjde på det nederste trin. Denne løsning er fuld anvendelig selvom den er i modstrid med almindelige krav til trapper, der forudsætter, at trinhøjde afpasses så alle trin har samme højde. 5

6 Byggeregnskabet har været gennemgået med afdelingsbestyrelsen, der har fastholdt deres kritik, hvorfor sagen forelægges for bestyrelsen igen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt der skal ydes tilskud fra dispositionsfonden til at dække særlige merudgifter i sagen, der efter afdelingsbestyrelsens opfattelse skyldes forkerte beslutninger i administrationen. Bestyrelsen besluttede, at der ydes tilskud fra dispositionsfonden til at dække de særlige medudgifter, dvs , kr. i sagen. BO-VEST s bestyrelse informeres om denne beslutning og samtidig bemærkes, at administrationen i fremtiden er opmærksom på beboerdemokratiets beslutninger. 6C Godkendelse af trækningsretten i Landsbyggefonden til renovering af facader og tage i Afd. 1, Tranevænget. Projektet fremgår af vedlagte projektmateriale. De samlede anlægsomkostninger udgør kr , heraf udgør lånefinansieringen kr , svarende til en årlig låneydelse på kr Låneydelsen har en m2-påvirkning på kr. 78,00 pr. år, da afdelingen har henlagt kr til arbejderne og ønsker at anvende afdelingen restbeløb på trækningsretten til gennemførelse af sagen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender et tilskud på kr fra trækningsretten i Landsbyggefonden til renovering af tagene og facaderne i Afdeling 1, Tranevænget, herunder at udgifterne til mellemfinansiering for perioden indtil trækningsretten kan udbetale tilskuddet, afholdes over renoveringsprojektet. Bestyrelsen godkendte et tilskud på kr fra trækningsretten i Landsbyggefonden til renovering af tage og facader i afd. 1 Tranevænget, herunder at udgifterne til mellemfinansiering for perioden, indtil trækningsretten kan udbetale tilskuddet over renoveringsprojektet. 6

7 6D Drøftelse af bebyggelserne i Brøndbyvester Stig Rasmussen orienterede om et fællesmøde afholdt blandt de 3 boligafdelinger i Brøndbyvester, hvor der blev drøftet fælles emner. De 3 afdelinger besluttede, at de skal mødes hvert kvartal, og ønskede også et møde med Danny Andersen, Gert Pedersen og en økonomimedarbejder, hvor forskellige emner drøftes. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 7. Godkendelse af tilskud fra arbejdskapitalen til afd. 15, Gurrelund/Bjerrelund. Afdelingen søger om godkendelse af tilskud fra arbejdskapitalen til gennemførelse af følgende projekter: 1. Etablering af elektronisk nøglesystem til vaskeri og containerplads. 2. Beplantning af udearealer og indhegning af minicontainerpladser. Den samlede ansøgning beløber sig til kr ,00. Samlet er afdelingen bevilget kr ,00 fra arbejdskapital/dispositionsfond til bygningsforbedringer, miljøarbejder m.v. i henhold til beslutning på Tranemosegårds repræsentantskabsmøde i Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der ydes tilskud til det ansøgte fra arbejdskapitalen. Bestyrelsen godkendte, at der ydes tilskud til det ansøgte beløb fra arbejdskapitalen. 8. Godkendelse af mødekalender for bestyrelsen i Følgende mødedatoer forslås: 7

8 Organisationsbestyrelsesmøder Torsdag den 10. februar 2011 Torsdag den 7. april 2011 Onsdag den 4. maj 2011 Tirsdag den 17. maj 2011 (efter repræsentantskabsmødet) Torsdag den 18. august 2011 Torsdag den 22. september 2011 Torsdag den 8. december 2011 Repræsentantskabsmøde Tirsdag den 17. maj 2011 BO-VEST holder repræsentantskabsmøde tirsdag den 24. maj 2011 Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslaget til bestyrelsens mødeplan for Bestyrelsen godkendte forslaget til bestyrelsens mødeplan for Dorthe Larsen nævnte, at Tranemosegård har 60 års jubilæum i Bestyrelsen besluttede, at det fejres, ved at repræsentantskabet, formændene fra AB og VA samt få gamle Tranemosegårdmedarbejdere inviteres ud at spise efter repræsentantskabsmødet. 9. Evaluering af efterårets kurser i Tranemosegård. - Beboerkurset/aktivkurset den september - Tranemosegårdkurset den september Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer kurserne. Beboerkurset/aktivkurset Bestyrelsen fandt, at beboerkurset var forløbet godt. Der var kun 11 deltagere på aktivkurset. Bestyrelsen fandt, at det på aktivkurset var et problem, at deltagerne var meget forskellige: nogle var helt nye, mens andre var meget erfarne. Det skal fremover gøres tydeligere, hvem der er målgruppen for kurset. Kursusudvalget arbejder med en ny struktur for forløbet af kurserne i

9 Tranemosegårdkurset Der var tilfredshed med kurset, både hvad angår emner og kursussted. Kursusudvalget henvender sig til afdelingsbestyrelserne for at høre deres mening om form og indhold af Tranemosegårdkurset samt forklaringer på det ringe fremmøde. 10. Drøftelse af fusion På BO-VESTs repræsentantskabsmøde den 24. juni 2010 blev det af nogle repræsentantskabsmedlemmer nævnt, at tiden var inde til at undersøge fordele og ulemper ved en fusion mellem AB, Tranemosegård og VA. For at bestyrelsen kan være forberedt til eventuelt kommende drøftelser er emnet på sat på dagsordenen til bestyrelsesmødet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter fordele og ulemper ved en eventuel fusion. Bestyrelsens holdning til fusion var, at det er Tranemosegård endnu ikke moden til Drøftelse af fælles årsberetning BO-VESTs bestyrelse har i foråret drøftet, om det kunne være en idé, at der blev udarbejdet en årsberetning for alle tre boligorganisationer og BO-VEST, i stedet for som nu 4 årsberetninger. For at få et bedre beslutningsgrundlag bad BO-VESTbestyrelsen om at se et eksempel på, hvordan en fælles årsberetning kunne udformes. På BO-VEST-bestyrelsens møde den 26. august præsenterede kommunikationsafdelingen et forslag til en sådan fælles årsberetning. BO-VESTs bestyrelse var positiv over for årsberetningen og besluttede, at udkastet skulle præsenteres for de tre organisationsbestyrelser og eventuelt afdelingsbestyrelsesmedlemmer, inden der tages endelig beslutning. VA og AB havde emnet på deres bestyrelsesmøder i slutningen af september og var begge positivt indstillede for at forsøge med en fælles beretning. Dog ønskedes visse tilretninger i forhold til det layout, der blev præsenteret. Dorthe Larsen præsenterede udkastet til fælles beretning på Tranemosegårdkurset midt i september, og holdningen var også her positiv, men der var enighed om, at der var detaljer, der skulle rettes til. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter udkastet til fælles årsberetning for, AB, Tranemosegård, VA og BO-VEST. 9

10 Bestyrelsens støttede idéen med en fælles årsberetning, men ønskede forskellige ændringer, bl.a.: - Tranemosegård-logo i de blå cirkler - Billeder af afdelingerne i stedet for købebilleder - I Status på alle afdelinger skal afdelingerne bringes i selskabsrækkefølge. 12. Opfølgning på repræsentantskabsmødet den 17. juni 2010 Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig i følgende: - Repræsentation i BO-VEST kursusudvalg - Repræsentation i BO-VEST miljøudvalg BO-VESTs kursusudvalg: Dorthe Larsen og Lars Jensen BO-VESTs miljøudvalg: Hugo Thuge, desuden forsøges det at få et afdelingsbestyrelsesmedlem med. 13. BL s kursus for organisationsbestyrelser - Orientering fra Lars Jensen Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Lars Jensen orienterede om kurset, som han fandt, havde været meget interessant og lærerigt. Bestyrelsens tog Lars Jensens orientering til efterretning. 14. Orienteringssager BO-VEST v/ Dorthe Larsen. - Herunder BO-VESTs repræsentantskabsmøde den 24. juni 2010 Drøftelse af repræsentantskabsmøde den 24. juni 2010 Bestyrelsens holdning var, at det havde været et godt og konstruktivt repræsentantskabsmøde med en positiv stemning. 10

11 15. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog Dorthe Larsens orientering til efterretning. 16. Orienteringssager fra BL v /Allan Nielsen BL afventer afklaringen omkring regeringens boligudspil. Der vil blive holdt et kredsmøde i kreds 9. Bestyrelsen tog Allan Nielsens orientering til efterretning. 17. Oridenteringssager fra Brøndby Fjernvarme v/hugo Thuge Bestyrelsen foreslog, at der indkaldes til et BIB-møde om det fremtidige samarbejde med Brøndby Fjernvarme om energibesparelser. 18. Orienteringssager fra administrationen Afd. 4 Tranehaven udskiftning af altaner - voldgiftssag I Tranehaven er der siden 2002 foregået udskiftning af altaner. Arbejdet er udført over 5 etaper og er udført af firmaet Balco A/S som totalentreprenør. Der blev konstateret problemer med altanbundene på de første 3 etaper. Disse problemer har været forsøgt løst på forskellige måder fra entreprenørernes side dog uden held. På etape 4 og 5 opstod der også problemer af forskellig art. Facadepladerne var forkerte, tidsplaner og aftaler blev ikke overholdt, og der blev forvoldt store skader på udearealerne. På den baggrund blev al betaling standset. Dette har ført til, at Balco indklagede afdelingen for Voldgiftsretten på grund af den manglende betaling. Voldgiftsretten 11

12 har gennemført syn og skøn. Den 30. september 2010 er der modtaget skønserklæring. Skønsmanden giver bygherre medhold i, at der er fejl og mangler ved arbejdet. Udgifter til afhjælpning opgøres til kr. Hertil skal lægges værdien af andre fejl og mangler, der ikke har indgået i voldgiftssagen, herunder erstatning for skader på græsplæner, fliser og asfalt. Endvidere mangler der at blive monteret tre altaner. Efter administrationens opfattelse er der således god overensstemmelse mellem Tranehavens erstatningskrav og det i alt tilbageholdte beløb på kr. i Balcos tilgodehavende. I dialog med advokaten overvejes om der på bygherrens vegne skal tilbydes en forligsmæssig løsning så yderlige udgifter til Voldgiftsretten kan undgås. I disse overvejelser indgår, at der indhentes tilbud på afhjælpningen af manglerne fra anden side, så der opnås sikkerhed for, at skønsmandens vurdering af erstatning kan dække de reelle udgifter. Besøg af Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har været på besøg i BO-VEST den 10. august Årsagen til besøget var, at Arbejdstilsynet har valgt at rette deres fokus på de almene boligorganisationer, ejendomsadministrationer og udlejningsvirksomheder. Først var Arbejdstilsynet til møde på Malervangen 1, og derefter gik turen til Tranemosegårds afdeling 1, Tranevænget. Arbejdstilsynets folk fik her set på en del forskellige arbejdsmiljørelaterede emner, herunder ejendomskontoret, mandskabsfaciliteterne, varmecentralen, vaskeriet, maskinparken og materialegården. Der var kommentarer til enkelte ting, som blev rettet med det samme. Arbejdstilsynet vil i løbet af den kommende tid besøge vores boligafdelinger. Trussel mod medarbejder En medarbejder i afd.13 blev den 12. august udsat for en voldsom trussel fra en beboer og beboerens bror. Politiet blev straks kontaktet, og medarbejderen fik psykologhjælp i en periode efter hændelsen. Medarbejderen var tilbage på arbejde allerede dagen efter og har været det siden. Informationsmøder om budget- og regnskabsproces Den 14. juni blev der holdt et informationsmøde om budgetprocessen. Kenn E. Hansen gennemgik her forløbet i forbindelse med udarbejdelsen af det kommende budget for ca. 40 afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Den 6. oktober blev den kommende regnskabsproces gennemgået for 55 afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Desuden var der en evaluering af budgetprocessen på dagsordenen. Mødet var præget af stor spørgelyst og en god dialog om den kommende meget stramme regnskabsproces. 12

13 Henvendelse om profilbrochure for Brøndby Kommune Der er modtaget en henvendelse fra Brøndby Kommune om en profilbrochure, som kommunen påtænker at udarbejde. Det er hensigten, at brochuren skal indeholde annoncer fra leverandører, boligselskaber og andre af Kommunens samarbejdspartnere. Administrationen har den holdning, at der ikke annonceres i sådanne profilmagasiner, så vi vil venligt afslå tilbuddet, når annoncekonsulenten kontakter os. Der er i de senere år kommet flere henvendelser om annoncering i præcis den type profilbrochurer. Brevet fra kommunen er vedlagt som bilag. Til- og fratrædelser Tiltrædelser Tranemosegård: Pia Lydia Simonsen, ejendomsfunktionær, Afd. 13, 1. juni Wali Abdulkarim Karim, ejendomsfunktionær, Afd. 1, 1. sept. Michael Mench, ejendomsfunktionær, Afd. 15, 15. sept. Administrationen: Vibeke Kofoed, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen, 1. juni Ulla Rønnov Torp, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen, 1. sept. Fratrædelser Tranemosegård: Vita Chmielowski, ejendomsfunktionær, Afd. 6, 31. maj Jes Marko Frederiksen, Afd. 1, 30. sept. Administrationen: Christina Holst Nielsen, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen, 30. sept. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen fra administrationen til efterretning. Danny Andersen tilføjede følgende til beretningen: - Ønsket om at ændre udlejningsreglerne samt Tranemosegårds vedtægter er godkendt af Brøndby Kommune. 13

14