Daglig ledelse i driftenheden

Transkript

1 Daglig ledelse i driftenheden Når godt nok ikke længere er godt nok Flemming Bentzen - Kontorchef

2 Agenda Præsentation af Arbejdsskadestyrelsen Ledelse i Arbejdsskadestyrelsen Ledelse i driftenheden

3 Præsentation af Arbejdsskadestyrelsen

4 Præsentation af P-kontoret Private Erstatningssager Massiv juridisk og medicinsk xpertise på erstatningsområde Reelt kundeforhold! Forsikringsselskaber Advokater Borgere 4 medarbejdere 8 jurister, 8 HK er, studenter. sager om året Høj faglighed og sagsbehandlingstider! Lidt historie

5 Ledelse i Arbejdsskadestyrelsen Karakteristika Kontraktstyring der er til at få øje på Medstyrende team er grundlæggende form Høj grad af projektorganisering Omfattende procesfokus Funktionsopdelt ledelse Appreciative Inquiry Uformel ledelse Demokratisk ledelse

6 Ledelse i Arbejdsskadestyrelsen Omfattende kontraktstyringskæde DEP DEP ASK ASK Departementet Bo Bo Anne Anne ASK ASK P ASK ASK TEAM TEAM ASK P-kontoret TEAM P & P Anne Anne Flemming ASK ASK TEAM TEAM

7 Ledelse i Arbejdsskadestyrelsen Medstyrende team er det bærende i organiseringen Flemming: Overordnet ledelse Overordnede prioriteringer, f.eks. lean-værktøjer Overordnet ansvar for resultater Opfølgning på individuelle resultater Overordnede indsatser på særlige områder, f.eks. opprioritering af visse sager Udnævnelse af faglige koordinatorer (i samarbejde m. ØPOS og FC). Valg af oplærer Nye medarbejderes placering i team Flytning af medarbejdere mellem team Justering af kompetenceprofiler Ændring/tilpasning af P s organisation, f.eks. antal team Samlet TUS for P eller hvert team for sig Hvilke statistikker har P brug for? Teamet: Tilrettelæggelse af teamets arbejde hvem gør hvad Daglige valg og prioriteringer Fordeling af telefon- og visi-vagter Hvilke sager/lister skal der fokus på Sociale arrangementer Planlægning af teamets dag på TUS Udnævnelse af teamroller som mødeleder og teamekspert Evt. mini-trivselsundersøgelse i teamet Teamets beslutningsprocesser Åbenhed om individuel produktivitet eller ej

8 Ledelse i driftenhederne Ledelsesroller A. Digmanns forskningsprojekt ABS Administrator og Planlægger Fagspecialist Coach og Integrator Strateg

9 Ledelse i P-kontoret Excellence er den universielle ramme for lederskabet Excellence under radaren Håndholdt Excellence Ramme for alle aktiviteter Målene er balance, sammenhæng og overblik Øget brug og synlighed i takt med modenhedsniveau

10 Mission Vision Værdier Årshjul F E R PHE P P CHC Kontrakt Strategi Radar Radar Radar Resultat MTU Brugerundersøgelser Dialogmøder Projektoversigt Statistik procesbilleder

11 Strategisk overblik baseret på Excellence Strategisk fokusområde Politik og Strategi Processer & Indsatser Mål, Resultater & Indikatorer Skab den sunde sagsporteføjle Strategi for LEAN Plan for patina-sager Processer & Indsatser % målopfyldelse på sagstider og produktivitet P Medarbejdere Tilfredshed og udvikling MTU og LVU Fasthold & Rekrut Medstyrende teams Kompetenceudvikling Kommunikation og viden Processer & Indsatser Gode resultater i MTU Gode resultater i LVU Lav personaleomsætning Høj faglighed og kvalitet Faglig videndeling Lean af faglige processer Organisering Eksterne aktiviteter Processer & Indsatser Høje kvalitetsmålinger God brugerundersøgelse Lav omgørelses%

12 Strategisk fokusområde Politik og Strategi Processer & Indsatser Mål, Resultater & Indikatorer Lean-ledelse Hurtig opfølgning Højt vidensniveau Kommunikation om lean Branding Optimal effekt af lean Skab den sunde sagsportefølje Målstyring Værktøjskassen Nye Leanprocesser Sagsfamilier Kompetenceprofiler P-statistik baseret på KPI Synlige resultater Kaizen og Blitz Flow Gemba Værdistrømsanalyse Lean af sagsfamilier Lean af delprocesser Lean af eksterne processer Produktivitet (>,4) Sagbehandlingstid (<6) -års sager (8% afsluttet) Under 4 aktive sager Fald i sagsalder Alle væsentlige processer trimmet Udvikle Forbedringskultur Åbne fora Tænketid Uddannelse Medarbejderinvolvering Nøglepersoner Flere/antal forbedringsforslag Udvikling af forbedringskultur Flere til at Leane Afvikling af fysiske sager og -års sager Kompetenceprofiler Aldersprioritering Ugehylder Rykkerkoncept Særindsatser Ingen -års sager..7 Ingen fysiske sager.8.7 Fald i antal direktørbreve Fald i antal rykkere

13 Strategisk fokusområde Politik og Strategi Processer & Indsatser Mål, Resultater & Indikatorer Aktiv brug af MTU/LVU Analyse af resultater Valg af indsatser Fastsættelse af nye mål Gode resultater i MTU Gode resultater i LVU Lav personaleomsætning Fastholdelse & Rekruttering ASK fastholdelsesstrategi Proaktiv rekruttering Branding af P Implement af nærværspolitik* Lav personaleomsætning Stor søgning til P Lavt sygefravær* P Medarbejdere Tilfredshed & Udvikling Aktiv deltagelse i tværgående opgaver Medstyrende team Overblik over tværgående Proaktiv ift nye tværgående Fordeling af tværgående Rammer for medstyrende team Afklaring af teamroller Teamudvikling Organisationsdiagram Tilfredshed med variation og udviklingsmuligheder P som en aktiv del af ASK MTU-tilfredshed med teamorganisering Kompetenceudvikling MUS + Mini-MUS Kompetenceregnskab HK-uddannelse MTU-tilfredshed med uddannelse og udvikling Høje kompetencer på alle relevante områder Kommunikation og viden Synlig information Lean af møder P-update MTU-tilfredshed med information Effektive møder

14 Strategisk fokusområde Politik og Strategi Processer & Indsatser Mål, Resultater & Indikatorer Faglig videndeling Sparringscentret Aktiv brug af FK ere AC-møder Faglige Fyrtårnsmøder Professionel oplæring Optimal videndeling Færre fejl Højere kvalitet Større ensartethed Høj faglighed Høj faglighed og kvalitet Procesoptimering Lean af faglige processer Revision og optimering af dokumentstruktur* Skabelon for udtalelser Koncept for kvalitetsmåling Brugervenlig og opdateret faglig dokumentbase Input til ESDH Færre fejl Højere kvalitetsmåling Effektiv organisering af det faglige arbejde Organisationsdiagram Opdaterede stillingsbeskrivelser Effektiv mødestruktur Friske øjne Klagesager Bedre videndeling Større klarhed over roller Færre klagesager Fokus på udadvendte faglige aktiviteter Oplæg - undervisning Dialogmøder* Artikler Interessentanalyse Koncept for brugerundersøgelse Højere faglig profil Større tilfredshed (MTU) Højere brugertilfredshed

15 Strategisk fokusområde Politik/Strategi Proces/indsats Optimering af dokumentstruktur Høj faglighed og kvalitet Procesoptimering Værdier Dialog Samarbejde på tværs Ansvarlig Deltagere Resultater Fremgangsmåde Udbredelse Status Revurdering Baggrund Formål Mål EMR TRB, HGR, PHE I 7 er videndeling på dagsordenen i hele Arbejdsskadestyrelsen. I kontoret for private erstatningssager er der behov for nyt design, revision og optimering af dokumentstrukturen for den faglige videndeling. Projektet indgår som kontraktmål i 7. Projektet skal sikre optimal og brugervenlig adgang til faglige notater mv. Der er også behov for en enkel oversigt over, hvilke faglige notater m.v., der findes og hvornår de er relevante for sagsbehandlingen i de enkelte sagsfamilier. P-kontorets erfaringer med Lean vil blive inddraget, sådan at den nye dokumentstruktur understøtter de nye Lean-sagsgange i kontoret. Det kommende ESDH-system skal også indtænkes i ny dokumentstruktur. I 7 vil alle faglige notater, vejledninger og lignende blive samlet i ASK s infosystem i nyt design og ajourført form. Det nye design af dokumentstrukturen skal understøtte arbejdet med leanprocesser og sagsfamilier og på sigt kunne anvendes i forbindelse med sagsflow i nyt ESDH-system. Den eksisterende arbejdsgruppe.. Ansvarlighed Effektivitet Inden udgangen af 7 har alle medarbejdere i P adgang til den nye dokumentstruktur. De faglige notater m.v. er indsamlet og indscannet. X X

16 Eksemplet P-statistikken Ledelse gennem data (fundamentals) Etablering af ny samlet statistik baseret på KPI Ugentlig monitorering Synliggørelse af resultater på dag, uge og månedsbasis Simulering af fremtidsscenarier Bedre styring af indsatser og ressourceallokering Ledelses- og teambeslutninger på oplyst grundlag Øget ansvarlighed i teamene Bedre svar til opdragsgivere Udfordring er ejerskab hos medarbejdere

17 Eksemplet P-statistikken uge uge uge 4 uge 6 uge 8 uge uge uge 4 uge 6 uge 8 uge uge uge 4 uge 6 uge 8 uge uge uge 4 uge 6 uge 8 uge 4 uge 4 uge 44

18 Eksemplet P-statistikken uge 9 uge uge uge 8 uge 4 uge 44 uge 47 uge Uge Uge Uge 8 Uge Uge 4 Uge 7 Uge Uge Uge 6 Uge 9 Uge Uge uge 8 uge 4 uge 44

19 Eksemplet værdistrømsanalyse (Lean)

20 Eksemplet - Kaizen Løbende forbedringer Forandringskultur (PDCA) Stående møder Ejerskab Fokus på spild Lean i dagligdagen IDEKASSEN PRIORITERING Kaizen-tavle vle FORBEDRINGSHJULET AKTIVITETSTAVLE HØJ Nye projekter Quick hits Tiltag evalueret Tiltaget er afsluttet, og der evalueret er gennemført evaluering Tiltaget med henblik er afsluttet, på at teste og der om er forventet gennemført resultat evaluering er opnået med samt henblik give mulighed på at teste for om ny forventet idégenerering resultat er opnået samt give mulighed for ny idégenerering Tiltag prioriteret Ideer fra idekassen er gennemgået og prioriteret for at vurdere potentialet Effekt i Projektet Problemer og løsninger, som kræver specifikke kompetencer involveret, og som ofte har et længere tidsperspektiv Spring over Aktiviteter, som kan igangsættes umiddelbart "-dages plan" LAV Problemer med forholdsvis lette løsninger, som kan samles i én eller Tunge problemstillinger, hvor indsatsen ikke kan retfærdiggøre resultatet flere -dages planer - afhængigt af antallet LAV Vores evne til at gennemføre tiltag nu HØJ Tiltag begyndt Tiltaget er påbegyndt og under implementering Tiltaget er påbegyndt og under implementering Tiltag planlagt Tiltaget er beskrevet i "bulletform" - nødvendige aktiviteter er identificeret

21 Væk fra en Godt nok kultur Godt nok kultur Nu må det da være godt nok Excellence PDCA Forbedrings sløjfen Blitz kaizen Kaizen Lean

22 ,4 4,,8,,, , Skønnet 98,6,6,7,7,6,8,9 4 49,4 Gennemsnit I alt for P 7, , I alt Birte Eyrit Pammy, Kirsten, 4 Qaisarah, Camilla, 4 4 Anne-Mette, Palle 4, 7 Mogens 6 8, Marie Kirstine, Mona Hanne 6, 6 7 Anders, Vibeke Steen Nicolas 6, 6 7 Trine Belastning Sager i alt Image ialt år/ Fys AA Vold Revisor Patient Retssag Tung Let Men Timer Navn Eksemplet kompetenceprofiler

23 Ups det virker!

24 Medarbejdernes målstyring P Uge 4 Type Mén Lette Svære Retssag Patient Revisor Vold GEN års/fys AA Vægt,,,,8,,,, Medarbejdernes daglige indtastninger Udtalelser i alt Profil i alt pr. uge 6 4 Difference pr. uge - - Akkumuleret produktion Krav til dato Difference til dato

25 Videre med Excellence? Fortsat egen ledelsesmæssige ramme Øget brug i takt med modenhedsniveau Kvik-evaluering i 8 Ambassadører i kontoret Øget tværgående anvendelse