REFERAT KVALITETSSTYRINGSUDVALG. 27. april 2012, Kl. 08:00. Henrik Boesens kontor - Ledelsens gennemgang

Transkript

1 REFERAT KVALITETSSTYRINGSUDVALG, Kl. 08:00 Henrik Boesens kontor - Ledelsens gennemgang

2 Medlemmer Henrik Boesen Jacob Preil Andersen Katrine Yde Thomsen Fraværende Side 183

3 Indholdsfortegnelse 120. Gennemgang af kvalitetskoordinatorens analyserapport Åbent Gennemgang af Natur- og Miljøchefens statusnotat inkl. målopfølgning på lokale gruppemål Åbent Gennemgang af indsatsområder i forhold til planstrategien udpeget af Teknik- og Miljøudvalget Åbent Økonomisk status for kvalitetsstyringen Åbent Opfølgning på og evaluering af overordnede mål og indikatorer Åbent Status på de nye mål, indikatorer og gruppemål Åbent Revision af kvalitetsstyringshåndbogen herunder politik og mål Åbent Eventuelt Åbent Underskriftsark Side 184

4 120. Gennemgang af kvalitetskoordinatorens analyserapport Åbent Sagsnr Dok.nr Kvalitetskoordinatoren har udarbejdet analyserapport for kvalitetsstyringssystemet. Rapporten beskriver systemets funktion i administrationen, herunder de fordele og ulemper systemet giver, samt forslag til ændringer og forbedringer. Rapporten peger på følgende væsentlige fordele: Intern audit er et stærkt værktøj til at få sat fokus på arbejdsgange og forbedringer i det daglige. Audit giver allerede nu værdi udover grænserne af det certificerede system, idet informationer hjælpes rundt, og barrierer mellem afdelingerne synliggøres og/eller fjernes. Med den ny håndbog, fokusområder, mål og faggruppemål er der en god platform at arbejde med løbende forbedringer fra. Væsentlige ulemper: Vedligehold og opdatering af procedurer halter noget. Opgaven er svær at få prioriteret i en travl hverdag. Ikke alle kigger i deres procedurer og instruktioner i dagligdagen, så værdien i at holde dem opdateret, så længe opgaverne udføres korrekt, kan være svær at få øje på. Afvigelser og forbedringsforslag kan desuden være svære at få færdiggjort. Forslag til forbedringer: Ændringer til procedurer opdaget ved intern audit, kan evt. laves i Nitob i allerede i auditsituationen. Det sparer tid at gøre det, mens tankegangen er sporet ind på emnet og det er nemt at hjælpes om at rette i Nitob. Det kan også være en mulighed, at man kan booke en audit i forbindelse med, en procedure skal have sit periodiske vedligehold. Dialogen med auditor, mens der ses på lovgivning og konkrete eksempler, kan være en genvej til at forenkle arbejdsgange og forebygge fejl samt mangler i sagsbehandlingen. Fremgangsmåden vil afhjælpe den tekniske barriere i at anvende Nitob og hjælpe auditorerne til at blive en slags superbrugere. Det vil være en styrkelse af kompetencer i forhold til at indkøre nye sagsområder. Det kan også være en ide at bringe nogle af LEAN-værktøjerne i anvendelse i dialogen om arbejdsgange, procedurer og instruktioner. Audit i forbindelse med vedligehold vil ikke være relevant for alle procedurer. I flere tilfælde vil sagsbehandlergruppen få meget ud af at drøfte fremgangsmåden selv, gerne flere lignende procedurer samtidigt. Kvalitetskoordinatoren gennemgår notatets hovedkonklusioner på mødet. Side 185

5 På baggrund af rapportens konklusioner indstiller Kvalitetsstyringskoordinatoren, at der for det kommende år sættes fokus på følgende: Indkøring af de nye mål og faggruppemål skal ske hurtigt og eventuelle uhensigtsmæssigheder i dataindsamling udpeges og løses. Målene/indikatorerne bør evalueres grundigt allerede efter 1-2 målinger/2 kvartaler, så indkøringsfejl kan rettes med det samme. Faggruppemålene har en styrke i, at det kan sættes fokus på et klart mål afgrænset i tid og kompleksitet og der bør afprøves/udvikles værktøjer til en nem og hurtig opfølgning. Nogle af LEAN-værktøjerne kunne overvejes. Arbejdet med mål og især arbejdet med faggruppemål vil medvirke til at implementere opfattelsen af kvalitetsstyring, som en vej til forbedringer i dagligdagen hos sagsbehandlerne. Arbejdet med faggruppemål kan med fordel påbegyndes allerede nu indenfor de sagsområder, der endnu ikke er inddraget i kvalitetsstyringen som en slags isbryder for kvalitetsstyringsideen. Auditorrollen bør evalueres og udvikles, hvis forbedringsforslaget fra analyserapporten, der er kort beskrevet ovenfor, ønskes fulgt. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt med følgende tilføjelse: - Datavaliditet og geografisk data bliver en vigtig faktor i digitalisering af sagsbehandlingen og de digitale borgerservices. Derfor optages "Status på GIS i Nordfyns Kommune og samarbejdet på Fyn" som fast punkt på kvalitetsudvalgsmøderne for at sikre orientering i organisationen. Bilag KA-12-01Analyse af kvalitetsstyringssystemet april 2012.docx Side 186

6 121. Gennemgang af Natur- og Miljøchefens statusnotat inkl. målopfølgning på lokale gruppemål Åbent Sagsnr Dok.nr Natur- og Miljøchefen har udarbejdet statusnotat og fulgt op på de i kvalitetshåndbogen fastsatte mål. Notatet beskriver sagsmængder, sagsbehandlingstider og beskriver forhold omkring sagsbehandling i Natur- og Miljøafdelingen, ud fra såvel faglige, som organisatoriske betragtninger. Notatet beskriver nødvendige indsatsområder for at optimere sagsbehandlingen, men også de fordele, som kvalitetsstyringen medfører. Natur- og Miljøchefen gennemgår notatets hovedkonklusioner på mødet. Natur- og Miljøchefen indstiller, at gennemgangen godkendes. Kvalitetsstyringsudvalg den Natur- og Miljøchefen redegjorde for, at der er en positiv udvikling i sagsgange og optimering af sagsbehandlingen. Notatet godkendt med bemærkning om, at der laves et samlet overblik over opmærksomhedspunkter på 3 registreringen med udfordring, område og forventet indsats til drøftelse før handling gennemføres. JPA er ansvarlig. Bilag Bilag FS1 fagchefens statusnotat 2012.docx Side 187

7 122. Gennemgang af indsatsområder i forhold til planstrategien udpeget af Teknik- og Miljøudvalget Åbent Sagsnr Dok.nr Vand og Jord og Industri og Affald er de 2 udpegede grupper for perioden siden sidste Ledelsens gennemgang. Der er udpeget kort B3 Spildevand. Der er foretaget en gennemgang af de 2 gruppes administration i forhold til strategikortene i kommuneplanen. Fagchefen giver et kort resumé på mødet. Referaterne er vedlagt i 2 bilag. Natur- og Miljøchefen indstiller, at gennemgangen godkendes. Kvalitetsstyringsudvalg den Indstilles godkendt med følgende bemærkninger: Jf. efterprøvning af faggruppen vand og jord mangler der formelt et planstrategikort, som sætter politiske retningslinier for vandforsyningsområdet. Udfordringen sættes på Teknik- og Miljøudvalgsmødet i forbindelse med behandlingen af ledelsens gennemgang. Der prioriteres at støtte virksomhederne med vejledning og "hurtig" sagsbehandling ved udvidelser eller opstart. Prioriteringen skal understøtte visionen om gode udviklingsmuligheder for det lokale erhvervsliv jf. Planstrategien. Afdelingen søger at skabe et positiv samarbejde med erhvervslivet, til gavn for brandingen af kommune i erhvervslivet jf. Planstrategien. Bilag Bilag FS2a Efterprøvning af Industri Spildevand og Affalds sagsbehandling i forhold til Planstrategien 2012.docx Bilag FS2b Efterprøvning af Vand og Jords sagsbehandling i forhold til Planstrategien 2012.docx Bilag FS3 Efterprøvning af Planstrategikort B3 T3 Spildevand på tværs af kompetencegrupper.docx Side 188

8 123. Økonomisk status for kvalitetsstyringen Åbent Sagsnr. Dok.nr For 2011 ser økonomien således ud: Drift af Nitob Kurser - LEAN Certificeringsudgifter Andet I alt kr kr kr. 0 kr kr. Forbruget for 2012 forventes at se ud som følgende: Drift af Nitob Kurser - MSN Certificeringsudgifter Andet I alt kr kr. pr. ny licens kr kr. 0 kr kr kr. pr. ny licens Beløbene er ekskl. moms. Der er afsat kr. årligt uden overførselsadgang. Sagen har ikke været forelagt Økonomi og Løn. Til orientering. Det kan oplyses, at en ændring med f.eks. tilkøb af ISO 9001 til andre end Natur og Miljø, eller en form for tilpasning af det gældende certifikat til at dække flere områder, vil øge udgiften til certificering. Udvidelsen, som er planlagt nu, vil kræve 3 Nitoblicenser udover dem, vi har i forvejen. Dette er ikke indregnet i overblikket. Kvalitetsstyringsudvalg den Taget til efterretning. Side 189

9 I forbindelse med ny kontrakt med certificeringsbureauet undersøges det, om der er mulighed for at auditere sådan, at kvalitetshåndbogen gælder hele Teknik og Miljø, og hvor de nye områder indgår i den almindelige audit, men ikke indgår i den endelige godkendelse af certifikatet. Jf. punkt 120 vedrørende LEAN, så afsættes midler til opfølgning Opfølgning på og evaluering af overordnede mål og indikatorer Åbent Sagsnr Dok.nr Der følges op på de overordnede mål og indikatorer. Kvalitetsstyringsloven. Det foreslås, at en decideret evaluering af indikatorer udgår, da der sættes nye mål og indikatorer i drift efter ledelsens gennemgang. De enkelte mål og indikatorer bør derimod have et ord med på vejen om, hvorvidt de er nået, om de har givet værdi, og om de overføres til det nye system. Det vedhæftede bilag opdateres på U-drevet og lægges på sagen efterfølgende. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt. Målskema opdateres. Bilag Måleresultater og evaluering af indikatorer og mål 2012.xlsx 125. Status på de nye mål, indikatorer og gruppemål Åbent Sagsnr Dok.nr Side 190

10 Teknisk direktør fremlægger status for første måling de nye mål og indikatorer. Den første måling er vedlagt. Natur- og Miljøchefen fremlægger status første måling eller evaluering af de nye faggruppemål i Natur og Miljø. Det drøftes om der har været udfordringer i at udføre den første måling. Endvidere noteres det, om resultaterne ser ud til at give mening og om dagens møde giver anledning til ændringer allerede på nuværende tidspunkt. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt og idriftsættes. Bilag Bilag 2 Målskema.xlsx 126. Revision af kvalitetsstyringshåndbogen herunder politik og mål Åbent Sagsnr Dok.nr Der er i de seneste måneder arbejdet intensivt med en ny håndbog med nye mål og indikatorer. Desuden er der udvalgt nye faggruppemål. Teknisk direktør har udarbejdet et kort notat om processen, de væsentligste ændringer og årsagen til dem. Notatet er vedlagt. På denne baggrund vurderes det derfor meningsløst at revidere i de gældende dokumenter. Med udgangspunkt i de øvrige punkter på dagsordenen, skal det derfor drøftes, om dagens gennemgang af hele systemet giver anledning til, at den kvalitetshåndbog der er i udkast skal revideres, og eventuelt revidere indholdet på mødet. Både gældende version og udkast til håndbog med bilag ligger på u-drevet. Side 191

11 Alternativt kan der lægges en plan for revisionsarbejdet og for den endelige korrekturlæsning. Det kan oplyses, at håndbogen skal være klar til godkendelse på Teknik- og Miljøudvalgsmødet sammen med orientering om dette referat på mødet 12. juni Den nye håndbog godkendes med et kort resume af de væsentligste ændringer. Den nye håndbog med de sidste smårettelser lægges på sagen efterfølgende. Alternativ beskrives en plan for færdiggørelse af håndbog inklusiv bilag. Håndbogen vil så komme på møde i Teknik- og Miljøudvalget. Kvalitetsstyringsudvalg den Håndbogen godkendes med redaktionelle rettelser og sættes på Teknik- og Miljøudvalget til godkendelse. Bilag Proces med mål.docx 127. Eventuelt Åbent Sagsnr Dok.nr Kvalitetsstyringsudvalg den Intet. Side 192

12 Side 193

13 Underskriftsark Møde hævet kl. 11:00 Henrik Boesen Jacob Preil Andersen Katrine Yde Thomsen Side 194