Allerød Kommune. Referat. Hovedudvalget holder møde den 19. april Afbud: Lise Tarp

Transkript

1 Referat Allerød Kommune Personale Allerød Rådhus Bjarkesvej Allerød Tlf: kommunen@alleroed.dk Hovedudvalget holder møde den 19. april 2017 Afbud: Lise Tarp 1. Bemærkninger til referat Godkendelse af dagsorden Orientering AKUT temadag 2017 for tillidsrepræsentanter Status på forhandlingsorganets arbejde - Revision af MED-aftalen Regnskab 2016 og Budget Udmøntning af effektiviseringsstrategien Arbejdet med afbureaukratisering Formandskabets besøg i MED-udvalgene Anmodning om udvidelse af MED-udvalget på Kratbjergskolen Tilbagemelding fra virksomheder og afdelinger på mål(tal) for sygefravær Sygefravær Midtvejsstatus på arbejdet med social kapital Tjenstlige samtaler Revision af tjenestefrihedsregler - effektiviseringsforslag Mødedatoer Eventuelt...11

2 1. Bemærkninger til referat Godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt Punkter til orientering 3. Orientering./.Tilbagemelding fra Kratbjerg Skole og Lillevang Skole vedr. anvendelse af budget til sammenlægningsproces../. Henvendelse fra Lynge Skole information omkring økonomiske forhold som virksomheden ikke har indflydelse på./. Invitation til temadag om SPARK./. Invitation til konference om Rummelighed i praksis - Orientering om sammenlægningsprocesserne taget til efterretning. - Henvendelsen fra Lynge Skoles MED-udvalg ligger udover Hovedudvalgets kompetenceområde. Henvendelsen besvares administrativt, og vedlægges referatet. - SPARK-temadag til orientering. - HU-medlemmer som ønsker at deltage i konferencen tilmelder sig konference senest fredag den MB orienterede om processen ifm. ansættelse af leder til Maglebjergskolen der nu fortsætter med en ny runde af ansættelsessamtaler. 4. AKUT temadag 2017 for tillidsrepræsentanter Teman for tillidsrepræsentanter bliver afholdt den 22. maj 2017 på Kirkehavegaard Temaet er TR s positionering og vilkår i krydspres mellem at være medarbejders advokat og ledelsens sparringspartner. Konsulent på n er Annett Bengtson Program for n Der er på nuværende tidspunkt 35 tilmeldte. Der udsendes rykker til alle tillidsrepræsentanter. Orientering i øvrigt blev taget til efterretning. Side 2

3 5. Status på forhandlingsorganets arbejde - Revision af MED-aftalen Hovedudvalget får en status på arbejdet i forhandlingsorganet. Orienteringen om status på arbejdet blev taget til efterretning. 6. Regnskab 2016 og Budget 2017 Hovedudvalget får en status på årsregnskabet for 2016 samt forventninger til økonomien i Herudover en orientering om processen frem mod budget Aktuel økonomi ØU./. Statusnotat 2 (kommer til ØU-møde april) Punktet foreslås udsat til Hovedudvalgets seminar Punktet udsættes til seminaret Udmøntning af effektiviseringsstrategien Hovedudvalget orienteres om det videre arbejde med udmøntningen af Allerød Kommunes effektiviseringsstrategi, som fastlagt i budgetstrategien for Der er mulighed for høring/drøftelse af relevante forslag til effektiviseringer i MED-systemet i perioden Fagudvalgenes budgetproces det politiske arbejde med effektiviseringer og servicereduktioner Udmøntning af effektiviseringsstrategien og proces for afbureaukratisering Det endelige Effektiviseringskatalog bilag til seminaret offentliggøres /. Tidsplan procesdokument for effektiviseringsprocessen Punktet foreslås udsat til Hovedudvalgets seminar Punktet udsættes til seminaret Arbejdet med afbureaukratisering Hovedudvalget besluttede i februar at tage imod Økonomiudvalgets invitation til at være tovholder på processen vedrørende afbureaukratisering, samt at Hovedudvalgets formand og næstformand står for dialogen med organisationen. Der er udarbejdet oplæg til kampagne som skal opfordre alle medarbejdere til at Bidrage med forslag til afbureaukratisering. Side 3

4 Der er aftalt forskellige virkemidler for at nå ud til alle, herunder: Mail til alle medarbejdere fra formand og næstformand i Hovedudvalget (svar til central mail) A1 opslag (plakater) på alle arbejdspladser Flyers til kantine-bordene Nyhed på intra (husk skole intra) PowerPoint /kommunikationspakke Tidsplan for hele kampagnen. Kampagneperiode 1. juni 1. juli Orientering til Økonomiudvalget Præsentation af råskitse til kampagne Hovedudvalgsmøde - orientering Orientering om kampagne til ledere/medudvalg (senest ) TR-temadag præsentation af kampagne Kampagne start Hovedudvalgsmøde Status Reminder om svar på kampagne Kampagne afsluttes Hovedudvalgsmøde præsentation af indkomne forslag Dialogmøde ØU/HU Hovedudvalget får på mødet en præsentation af oplæg til plakat og flyers. Det indstilles til Hovedudvalget at godkende indsatsen. Med få grammatiske rettelser godkendte Hovedudvalget oplægget. Punkter til drøftelse og beslutning 9. Formandskabets besøg i MED-udvalgene Formandskabet planlægger besøg i alle MED-udvalg i løbet af efterår/vinter 2017/2018. På møderne vil formandskabet bl.a. drøfte Hovedudvalgets arbejde med MEDudvalgene. Hovedudvalget drøfter hvilke strategiske indsatser og områder formandskabet skal lægge vægt på i drøftelserne med de lokale MED-udvalg. Side 4

5 Hovedudvalget drøfter og beslutter oplæg til formandskabets møder med MEDudvalgene Hovedudvalget besluttede at give formandskabet mandat til at fastlægge mødernes indhold med følgende kommentarer: Form på møderne: Formålet med besøget er dialog mellem Hovedudvalget og MEDudvalget, med udgangspunkt i de indsatser som Hovedudvalget har støttet/bedt MED-udvalgene /virksomhederne fokusere på. Mødet er et led i dialogen, der skal medvirke til vores fremadrettede arbejde med at udvikle arbejdspladsen Allerød Kommune. Vigtigt at afstemme forventninger til opsamling fra og opfølgning på møderne med MED-udvalgene MED-udvalget inviteres til at tage 1-2 emner op, som de ønsker at drøfte med formandskabet Temaer til drøftelse: Hvordan har MED-udvalget arbejdet med fokusområderne, Effektivisering, Tværgående koordinering og Social kapital. Samarbejdet om kerneopgaven, faglig kvalitet, stolthed i arbejdet, service niveau etc. Hvilke budskaber ønsker MED-udvalget at formandskabet skal tage med tilbage til Hovedudvalget Formandskabet drøfter forventninger til arbejdet i MED-udvalget 10. Anmodning om udvidelse af MED-udvalget på Kratbjergskolen Fra sammenlægningsudvalget på Kratbjergskolen er modtaget anmodning om udvidelse af det nye fælles MED-udvalg på skolen fra fra 9 til 11 medlemmer. Engholmskolen og Ravnsholtskolen blev sammenlagt til en skole fordelt på to matrikler Kratbjergskolen pr Skolen fik det første år dispensation til at have et fælles MED-udvalg, samtidig med, at der blev givet mulighed for at opretholde det lokal MED-udvalg på hver af de to matrikler indtil Pr skal Kratbjergskolen have et MED-udvalg, og i den forbindelse ønsker MED-udvalget at kunne udvide til 11 medlemmer, således at TR og AMR fra begge afdelinger (skole og SFO) kan repræsenteres i MED-udvalget. Kratbjergskolen har i alt 147 ansatte../. Henvendelse fra Kratbjergskolens MED-udvalg. Iht. MED-aftalen 4 stk. 6 kan Hovedudvalget give dispensation for udvidelse af antallet af medlemmer i MED-udvalget fra 9 til 11 personer, når en virksomhed har flere end 175 ansatte. Da MED-aftalen i øjeblikket er under revision med hovedformål at tilpasse aftalen til de nye større virksomhedskonstruktioner, vil Hovedudvalgets drøftelse og beslutning have betydning for arbejdet i forhandlingsorganet. Det indstilles til Hovedudvalget at tage stilling til, hvorvidt der kan gives dispensation til udvidelse af antallet af medlemmer i Kratbjergskolens MED- Side 5

6 udvalg fra 9 til 11 medlemmer, selvom skolen ikke opfylder kravet til flere end 175 ansatte. Hovedudvalget besluttede at imødekomme ansøgningen og giver dispensation for MED-aftalens krav om antallet af medlemmer i MED-udvalget, således at Kratbjergskolen, der skal danne MED-udvalg for to matrikler, kan oprette et MED-udvalg med 11 medlemmer. Dispensationen løber foreløbig til den nye MED-aftale foreligger. 11. Tilbagemelding fra virksomheder og afdelinger på mål(tal) for sygefravær Hovedudvalget besluttede i december 2016, at alle MED-udvalg skal arbejde med sygefravær. Udgangspunktet for drøftelsen i alle MED-udvalg er arbejdet med måltal. Målet er samlet set at nedbringe sygefraværet. MED-udvalgene havde mulighed for at arbejde med måltal eller udarbejde en beskrivelse af hvordan man i stedet vil arbejde med sygefravær../. Samlet oversigt over tilbagemeldinger fra virksomhederne og Forvaltningen. Det foreslås, at Hovedudvalget tager arbejdspladsernes tilbagemeldinger efterretning. Endvidere foreslås, at Hovedudvalget drøfter hvordan Hovedudvalget kan understøtte den videre proces. Det indstilles til Hovedudvalget at tilbagemeldinger fra virksomheder og Forvaltningen tages til efterretning. Hovedudvalget tager tilbagemeldingerne til efterretning. Tilbagemeldingerne har en høj grad af forskellighed, hvilket er et udtryk for forskellig kultur og tilgang til dialog. Hovedudvalget ser med tilfredshed på MED-udvalgenes tilbagemeldinger som vidner om, at der lagt energi i et konstruktivt arbejde med at nedbringe sygefraværet. Hovedudvalget vil følge progressionen i det overordnede sygefravær, med det øgede fokus der er i MED-udvalgene /virksomhederne. Der er en bekymring for virkningen af det øgede fokus og håndtering af sygefravær, herunder at der kan være medarbejdere der undlader at melde sig syge af frygt for samtaler og ansættelsesmæssige konsekvenser. Hovedudvalget forudsætter, at tilbagemeldingerne ikke ændrer på, at arbejdet med sygefravær fortsat sker indenfor retningslinjerne i den gældende sygefraværspolitik. Herunder at tidlig kontakt til arbejdspladsen/leder og et tæt samarbejde om hurtig tilbagevenden til arbejdet er vigtigt. Side 6

7 12. Sygefravær 2016 Hovedudvalget får en orientering samt en overordnet analyse af det generelle sygefravær i I forbindelse med Hovedudvalgets fokus på sygefravær og MED-udvalgenes arbejde med mål(tal) for at nedbringe sygefraværet, blev det besluttet at arbejdet med sygefravær skulle tage udgangspunkt i flere sygefraværsparametre end tidligere. Den nye beregning sygefravær incl. 56, arbejdsskade og delvis sygefravær Sygefravær timer i %* Borgerservice 4,00% 3,54% 4,91% 4,64% Forvaltningen 4,93% 4,40% 4,20% 4,57% Kultur 5,47% 6,57% 5,88% 7,95% Skole og Dagtilbud 5,57% 5,80% 6,04% 5,47% Teknik Og Drift 9,40% 10,61% 7,88% 6,00% Ældre og Sundhed 7,41% 6,35% 6,08% 5,22% Sum 5,79% 5,75% 5,78% 5,32% Sygefravær, 56, arbejdsskade og delvis sygefravær Efter samme parametre som tidligere års målinger vil tallene se således ud: Sygefravær timer i %* Allerød Kommune samlet 5,22% 5,26% 5,19% 4,54% Sygefravær og arbejdsskade Samlet ses der i 2016 en positiv progression i sygefraværet. Skemaet nedenfor viser, hvor mange arbejds og kalender der har været i gennemsnit pr. år pr. medarbejder. Arbejds udgør hvor der er skemalagt arbejde. Kalender er inkl. weekends, hvor sygefraværet er gået henover weekender. Gns.arbejds Gns.kalender Gns.arbejds Gns.kalender Gns.arbejds Gns.kalender (ansat) (ansat) (ansat) (ansat) (ansat) (ansat) Borgerservice 8,19 10,67 11,11 16,20 10,40 13,76 Forvaltningen 13,03 16,74 12,62 15,16 13,09 16,03 Kultur 16,33 20,63 13,39 16,77 17,75 23,42 Skole og Dagtilbud 15,81 20,49 16,64 21,87 15,24 20,14 Teknik og Drift 29,21 41,62 21,23 30,18 17,75 26,45 Ældre og Sundhed 14,19 20,42 14,14 19,23 12,40 17,32 Sum 15,08 20,00 15,34 20,23 14,18 18,86 Sygefravær, 56, arbejdsskade og delvis sygefravær I de følgende oversigter vises sygefraværet i antal, opdelt på kort syg (1-14 ) og lang syg (15 eller flere), samt på sygefraværets længde. Alle tal er inkl. weekender. Side 7

8 Dage Dage Dage Dage Dage Dage 1-14 >= >= >=15 kort syg lang syg kort syg lang syg kort syg lang syg Borgerservice Forvaltningen Kultur Skole og Dagtilbud Teknik og Drift Ældre og Sundhed Sum Sygefravær, 56, arbejdsskade og delvis sygefravær / kalender 2016 Dage Dage Dage Dage Dage Dage Dage Dage 1 dag >=90 Borgerservice Forvaltningen Kultur Skole og Dagtilbud Teknik og Drift Ældre og Sundhed Sum Sygefravær, 56, arbejdsskade og delvis sygefravær /kalender Skemaet viser antallet af sygefraværs perioder på et antal 2016 Periode Periode Periode Periode Periode Periode Periode Periode 1 dag >=90 Borgerservice Forvaltningen Kultur Skole og Dagtilbud Teknik og Drift Ældre og Sundhed Sum Sygefravær, 56, arbejdsskade og delvis sygefravær Når sygefraværet analyseres, må der tages højde for, at antallet af medarbejdere på områderne også har en indvirkning på sygefraværet. En langtidssyg medarbejder i Side 8

9 en gruppe på 60 fylder mere i statistikken, end en langtidssyg medarbejder i en medarbejdergruppe på Ansatte Borgerservice 93,30 Forvaltningen 254,42 Kultur 46,25 Skole og Dagtilbud 873,19 Teknik og Drift 62,42 Ældre og Sundhed 389,36 Sum 1.718,93 Det indstilles til Hovedudvalget at tage orientering til efterretning. Hovedudvalget noterer sig den positive progression i sygefraværet og følger sygefraværet tæt. Orienteringen tages til efterretning. 13. Midtvejsstatus på arbejdet med social kapital Hovedudvalget har tidligere besluttet at bede MED-udvalgene om en status på arbejdet med social kapital samtidig med den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Til understøttelse af MED-udvalgenes drøftelse af status på arbejdet med social kapital foreslår Personale at udsende følgende spørgsmål: 1) Hvilke initiativer har I taget for at fremme dialog og fælles forståelse af emnerne under Social Kapital på jeres arbejdsplads? (Tillid, retfærdighed og samarbejdet om kerneopgaven) 2) Hvilke konkrete ændringer opleves af medarbejderne, som følge af bevidsthed omkring de positive effekter arbejdet kan medføre? 3) Hvad kan Hovedudvalget bidrage med fortsat, for at fremme at den strategiske indsats omkring Social Kapital løftes ude på jeres arbejdsplads? (Kurser, dialog, konkrete ideer) Status på arbejdet med Social kapital indgår som en naturlig del af MEDudvalgets arbejdsmiljødrøftelse, og referat fra begge drøftelser sendes til Hovedudvalget (Personale) senest og behandles på Hovedudvalgets møde Det indstilles til Hovedudvalget at drøfte oplægget og beslutte proces. Hovedudvalget besluttede, at: Spørgsmål 3 ændres til: Hovedudvalget ønsker fortsat af fastholde fokus på arbejdet med Social kapital. Hvad skal der til for at understøtte jeres proces? Tilbagemeldingen skal være kort og vil derefter blive uddybet på formandskabets besøg i MED-udvalgene Side 9

10 14. Tjenstlige samtaler På Hovedudvalgets opfordring, har Personale udarbejdet oplæg til beskrivelse af formålet med tjenstlige samtaler samt beskrivelse af de enkelte typer af samtaler../. Vedlagte beskrivelse er udarbejdet til offentliggørelse på AK-tuelt efter Hovedudvalgets godkendelse. Det indstilles til Hovedudvalget at godkende beskrivelsen af tjenstlige samtaler. Tjenstlige samtaler ændres til formelle samtaler. De faldne bemærkninger vedrørende sprog, rækkefølge mm indgår i det videre arbejde med notatet /beskrivelsen af formelle samtaler og punktet genoptages på næste møde. 15. Revision af tjenestefrihedsregler - effektiviseringsforslag I forbindelse med mulige effektiviseringer er der fra Ældre og Sundhed samt Skole og Dagtilbud fremkommet forslag om at fjerne tjenestefrihed med løn på mærke. Tjenestefrihedsreglerne i Allerød Kommune er vedlagt og det er følgende, som foreslås fjernet: Egne runde fødsels (50, 60 og 70 år). Eget bryllup, sølv- eller guldbryllup. Bryllup, sølv-, guld- og diamantbryllup og runde fødsels (70, 75, 80 osv.) i nærmeste familie, der omfatter ægtefælle/ samlever, børn, forældre/ stedforældre Det foreslås, at følgende bibeholdes: Eget 25 og 40 års jubilæum og tilføjes: i forbindelse med fejring Jf. vedhæftede beregning, skønnes det årlige effektiviseringspotentiale at være ca. 1 mio. kr. Potentialet vil bestå af en lavere lønsum, da der vil være et mindre omfang af, hvor medarbejderne har tjenestefrihed. De enkelte virksomheder udmønter effektiviseringen i arbejdstiden. Potentialet vil primært ligge i et mindre behov for vikarer på serviceområderne. Det vil fortsat være muligt i de fleste tilfælde at få fri på mærke. Det kan gøres ved anvendelse af afspadsering, 6. ferieuge eller omlægning af tjeneste, fx bytte vagt/ undervisning med kolleger. Forslaget har ikke konsekvenser for serviceniveauet for borgerne. Medarbejdere i kommunen vil opleve at have færre med tjenestefrihed med løn. Det indstilles til Hovedudvalget at drøfte forslaget til ændring af regler for tjenestefrihed. Side 10

11 Hovedudvalget blev orienteret om og drøftede det fremsatte forslag. Der er opstået en beregningsfejl ifm. Forvaltningens beregning af besparelses potentialet. Potentialet i forslaget er nærmere kr. Hovedudvalget betragter forslaget som et besparelsesforslag med konsekvens for medarbejdernes vilkår. 16. Mødedatoer Torsdag, den 27. april Seminar Onsdag, den 17. maj 2017 evt. ekstra ordinært møde Onsdag, den 14. juni 2017 Ordinært møde Torsdag, den 17. august 2017 Planlægning af dialogmøde Tirsdag d. 22. august dialogmøde med Økonomiudvalget Manddag, den 4. september 2017 ordinært møde Onsdag, den 27. september 2017 evt. ekstra ordinært møde Onsdag, den 15. november 2017 ordinært møde Tid: Alle ordinære møder - kl Tidspunkt for dialogmøder udmeldes umiddelbart inden mødet. Sted: Alle ordinære møder afholdes i mødelokale H. Dialogmøder med Økonomiudvalget afholdes i mødelokale F1 og F Eventuelt Side 11