Vejledning i udbud af Drift af plejecentre Februar 2011

Transkript

1 Vejledning i udbud af Drift af plejecentre Februar 2011 Udbudsportalen.dk Weidekampsgade København S Post@udbudsportalen.dk

2 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING INTRODUKTION OG OPBYGNING TRIN 1: UDBUDSSTRATEGISK AFKLARING BAGGRUND OG FORMÅL MED UDBUDDET LOVGRUNDLAG Serviceloven Udbudsregler INTERNE RETNINGSLINJER MARKEDSANALYSE, KONKURRENCESITUATION, FORSYNINGSSITUATION OG SAMARBEJDSFORMER NUVÆRENDE ORGANISERING AF OMRÅDET AFGRÆNSNING AF UDBUDDET RAMMER FOR UDBUDDET Forretningsmodel Kvalitet Bygningsdrift og tekniske installationer Håndtering af fysiske aktiver (bygninger, produktionsapparat og inventar) Integration af hjemmeplejen i distriktet Kommunal drift eller selvejende institutioner Samarbejdsmodel It-systemer Ophævelse/misligholdelse PARTNERSKABER UDBUDSTEKNISKE RAMMER FOR UDBUDDET Kravspecifikationsstrategi Kategorisering af tjenesteydelser Udbudsform Kontraktlængde Udbud med flere delaftaler PROCESMÆSSIGE RAMMER FOR UDBUDDET HOVEDTIDSPLAN FOR UDBUDDET INTERN ORGANISERING AF UDBUDDET INDDRAGELSE AF BRUGERNE TRIN 2: PLANLÆGNING POLITISK BEHANDLING ORIENTERING AF MEDARBEJDERE VALG AF UDBUDSFORM KONTROLBUD KONTRAKTSTRATEGI HÅNDTERING AF FYSISKE AKTIVER INTERN ORGANISERING TRIN 2: UDBUDSMATERIALE UDBUDSBETINGELSER Udvælgelseskriterier... 33

3 4.1.2 Mindstekrav og forbehold Tildelingskriterier Alternative tilbud KONTRAKT Generelle kontraktvilkår Specifikke kontraktvilkår BILAG TIL KONTRAKTEN Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 Samarbejdsorganisation Bilag 4 Lokaler og inventar mv Bilag 5 Priser Bilag 6 Ordregivers ydelser Bilag 7 Medarbejderforhold Bilag 8 Tidsplan TRIN 3: UDBUDSRUNDEN OFFENTLIGGØRELSE Bilag II A-udbud Bilag II B-udbud SPØRGSMÅL VURDERING AF TILBUD Generelt Særlige forhold af betydning for tilbudsvurderingen KONTRAKTINDGÅELSE UDBUDSSKABELONER BILAG A SPECIFIKKE KONTRAKTVILKÅR

4 1 Indledning Kommunerne udbyder i større og støre omfang kommunale driftsopgaver. Udbud af driften af de kommunale plejecentre er således ikke længere helt nyt og uafprøvet i en dansk sammenhæng; pt. har fem danske kommuner valgt at udbyde driften af deres plejecentre, og flere er på vej. Dertil kommer, at en række kommuner desuden har udbudt personlig pleje inden for det fritvalgsbelagte område. Ifølge Udbudsportalens 1 og Konkurrencestyrelsens 2 undersøgelser har udbuddene af drift af plejecentre haft en effekt. Både i forhold til økonomi, kvalitet og i forhold til udviklingen af området. Dette afspejler samtidig de forskellige motiver, der har ligget til grund for udbuddene. Nogle kommuner har ønsket at konkurrenceudsætte et kommunalt plejecenter og "prøve dette på markedet"; andre har haft fokus på pris og andre igen har haft et ønske om at kunne sammenligne og skabe grobund for læring på tværs. Der kan således være mange grunde til, at en kommune vælger at konkurrenceudsætte driften af plejecentre, ligesom der kan være mange måder at konkurrenceudsætte området på: Hele kommunen Et eller flere plejecentre En del af et plejecenter. 1.1 Introduktion og opbygning Denne vejledning har til formål at inspirere og understøtte de kommuner, som beslutter at udbyde driften af kommunale plejecentre. Vejledningen tager udgangspunkt i, at kommunen ønsker at udbyde driften af et af kommunens eksisterende plejecentre. 3 Fokus er på den praktiske håndtering af en udbudsforretning, og sigtet har været at lave en forholdsvis kort og meget konkret how-to-do -vejledning, især rettet mod de ansvarlige for gennemførelsen af udbuddet. Vejledningen er en overbygning på Udbudsportalens trin-for-trin -vejledning, der behandler de særlige og specifikke forhold, der gør sig gældende for udbud af madservice. Derfor henvises i en række tilfælde til "trin-for-trin"-vejledningen i relation til problemstillinger, som følgelig er behandlet mere dybtgående der. Vejledningen er udarbejdet for Udbudsportalen af Rambøll Management Consulting. Udbudsportalen har primo 2013 opdateret vejledningen som følge af, at annonceringspligten for bilag IIBtjenesteydelser i Tilbudsloven er blevet ophævet pr. 1. januar Vejledningen dækker principielt også den situation, hvor kommunen har fået nyopført et plejecenter og udbyder driften af dette, idet der også i den situation er tale om at overtage et driftsansvar, men ikke ansvaret for løsning af anlægsopgaven i forbindelse med opførelse af bygningen. Det vil naturligvis også være muligt at gennemføre et partneringudbud, hvor det indgår i opgaven at projektere, designe og opføre et nyt plejecenter, som leverandøren eller dennes samarbejdspartner efterfølgende drifter, men vejledningen beskæftiger sig ikke yderligere med denne situation. Se evt. eller for yderligere information om partnering. 2

5 Det samlede materiale består af en udbudsvejledning og en skabelon i form af et udbudsmateriale: Trin 1: Udbudsstrategisk afklaring Trin 2: Planlægning Udbudsmateriale Udbudsbetingelser Trin 3: Udbudsmateriale Bilag 1 Kontrakt Kontraktbilag Bilag 2 Bilag N Vejledning i brug af skabeloner samt i at udarbejde materialet Trin 4: Udbudsrunde Udbudsvejledningen er delt op i fire trin: Trin 1: Udbudsstrategisk afklaring Trin 2: Planlægning Trin 3: Udbudsmateriale Trin 4: Udbudsrunde. Hvert af de fire trin indeholder en række emner. Vejledningen er som trin-for-trin -vejledningen skrevet med et procesperspektiv. Først og fremmest følger trinene den kronologiske orden, som er gældende for udbud. Derudover er gennemgangen af emnerne hvor det giver mening procesorienteret. For en gennemgang af de mere generelle udbudsprocesmæssige aspekter henvises til trin-for-trinvejledningen. 3

6 2 Trin 1: Udbudsstrategisk afklaring Det er vigtigt, at kommunen grundigt overvejer baggrunden for og formålet med udbuddet, så politikerne er sig formålet og rammerne for udbuddet bevidst, inden udbuddet igangsættes. Dette skyldes, at udbud af driften af kommunale plejecentre er et emne, som vil have stor politisk bevågenhed. Samtidig skal kommunen tilrettelægge en involverende proces, hvor medarbejdere, ældreråd mv. involveres, så opgaven ikke løber af sporet. Hvad indebærer udbuddet for beboerne? Hvad indebærer udbuddet for de ansatte? Hvordan stilles den private leverandør i forhold til den kommunale leverandør? Osv. Det er derfor af stor betydning, at kommunen udarbejder et grundigt beslutningsoplæg i en udbudsstrategisk afklaring. Dvs. et beslutningsoplæg, der på en række centrale områder skaber klarhed for det politiske (og administrative) niveau om indhold og konsekvenser af det forestående udbud. Udarbejdelsen af dette beslutningsoplæg skaber samtidig den nødvendige strategiske afklaring. I dette trin i vejledningen er der således lagt op til, at kommunen ved at udarbejde et beslutningsoplæg, som behandler nedenstående temaer, sikrer sig et solidt og afklaret grundlag for udbuddet. I den strategiske afklaring kan følgende temaer indgå: 1. Baggrund og formål med udbuddet 2. Lovgrundlag 3. Interne retningslinjer 4. Markedsanalyse, herunder konkurrencesituation, forsyningssituation og samarbejdsformer 5. Nuværende organisering 6. Afgrænsning af udbuddet 7. Rammer for udbuddet 8. Partnerskaber 9. Udbudstekniske rammer for udbuddet 10. Procesmæssige rammer for udbuddet 11. Hovedtidsplan for udbuddet 12. Omfattede plejecentre 13. Organisering af udbuddet. Punkt 1-5 er tilsigtet at give en beskrivelse af den nuværende opgaveløsning og rammerne for denne, mens de øvrige punkter i højere grad indebærer en egentlig strategisk stillingtagen. De enkelte temaer uddybes efterfølgende og skal altså ses som et bud på, hvad det er for afsnit, der hensigtsmæssigt kan indgå i det beslutningsoplæg, som fremsendes til politisk behandling, så der efterfølgende er en politisk beslutning om at fortsætte konkurrenceudsættelsen. 4

7 2.1 Baggrund og formål med udbuddet Der kan være mange grunde til, at kommunen vælger at udbyde driften af et eller flere af kommunens plejecentre. Er det økonomiske overvejelser, der ligger bag? Er det ønsket om at afprøve markedet i forhold til kommunens opgavevaretagelse? Er det ønsket om at styrke udviklingen af området, fx ved at have flere leverandører? Formålet med udbuddet fastlægger i høj grad rammerne for udbuddet. Både i forhold til proces og involvering, men også i forhold til rammer og udbudsbetingelser. Det er derfor vigtigt, at kommunen gør en del ud af at beskrive baggrund og formål. 2.2 Lovgrundlag Serviceloven Levering af personlig hjælp, omsorg og pleje sker i henhold til Servicelovens bestemmelser. Den strategiske afklaring bør beskrive lovgrundlaget for udbuddet, herunder afgrænsningen af opgaven i forhold til fritvalgsområdet. Levering af personlig og praktisk hjælp eller andre ydelser i plejeboliger er således ikke omfattet af reglerne om frit leverandørvalg i Serviceloven. Det betyder, at kommunen ved udbud af driften af plejecentrene ikke er underlagt alle de reguleringer, der er som følge af fritvalgsreglerne. For de fleste kommuner gælder, at plejeboliger er opført i henhold til Lov om almene boliger. Det indebærer, at boligerne tilhører et almennyttigt boligselskab. Beboerne er medlem af boligselskabet, og der betales indskud og husleje. Boligselskabet står for vedligeholdelsen (driften) af boligerne, hvor kommunen har ansvaret for velfærdsydelserne. I tilknytning til plejeboligerne vil der være servicearealer, fx cafe, aktivitets- og motionsrum. Servicearealerne er kommunale (ejet eller lejet). Kommunen vil ofte forestå driften af servicearealerne og være ansvarlig for velfærdsydelserne i servicelokalerne. Kommunen bør i den strategiske afklaring beskrive den konkrete afgrænsning Udbudsregler Udbudsdirektivet sondrer mellem to typer af ydelser, hhv. Bilag II A- og Bilag II B-ydelser. Bilag II A- ydelser skal udbydes efter reglerne i udbudsdirektivet, hvis kontraktværdien overstiger tærskelværdien for EU-udbud (ca. 1,5 mio. kr. for kommunale serviceydelser). 4 For en nærmere beskrivelse af udbud efter Udbudsdirektivet se trin-for-trin vejledningen på Udbudsportalen.dk. 4 Tærskelværdierne reguleres hver andet år. De aktuelle tærskelværdier kan findes på Udbudsportalen.dk eller på kfst.dk. 5

8 Opgaver, der er tilknyttet drift af et plejecenter, kan have elementer af såvel Bilag II A- og Bilag II B- ydelser. Inden et udbud skal det derfor afklares, hvilken kategori den samlede opgave falder under. For en nærmere kategorisering af Bilag II A- og Bilag II B-ydelser se afsnit Selve plejeopgaverne karakteriseres som en Bilag II B-ydelse. I forhold til udbudsreglerne er kommunerne i forhold til Bilag II-ydelser omfattet af: Udbudsdirektivet i begrænset omfang EFU-traktatens principper om gennemsigtighed og ligebehandling hvis opgaven har en klar grænseoverskridende interesse Udbudsdirektivet bilag IIB-ydelser Bilag II B-ydelser er alene underlagt få bestemmelser i Udbudsdirektivet, og der er ikke pligt til at foretage et egentligt EU-udbud af ydelserne. Pr.1. januar 2013 er der desuden ikke længere pligt til at følge den danske Tilbudslovs regler om annoncering, da annonceringspligten for bilag II B-ydelser er blevet ophævet. Kontrakten vil herefter kun være omfattet af enkelte bestemmelser i EU s Udbudsdirektiv, hvis kontraktværdien overstiger EU s tærskelværdierne. Bestemmelserne der skal overholdes er: Artikel 23 om tekniske specifikationer. Bestemmelsen betyder bl.a., at kravene til opgaven ikke må beskrives på en sådan måde, at de indebærer en konkurrencemæssig hindring for en eller flere potentielle tilbudsgivere. Artikel 35, stk. 4 om offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-tidende om indgåelse af kontrakt. Bestemmelsen indebærer, at kommunen efter valg af leverandør elektronisk skal indsende Bekendtgørelse om indgåede kontrakter til EU-Tidende via SIMAP s hjemmeside. Selvom der ikke er egentlige nationale udbudsreger at følge (og kun få EU-retlige bestemmelser), skal kommunerne fortsat sikre økonomisk forsvarlighed. Kommunen skal derfor sikre, at markedet er blevet afdækket på tilstrækkelig vis i forhold til den givne opgave EUF-traktatens-principper Kommunen skal desuden vurdere, om opgaven har en klar grænseoverskridende interesse, dvs. om leverandører i andre lande vil være interesserede i at løse opgaven. Hvis det er tilfældet vil opgaven nemlig være underlagt EUF-traktatens principper om gennemsigtighed og ligebehandling. I sådanne tilfælde vil der være en pligt til at offentliggøre opgaven, så interesserede leverandører kan få mulighed for at finde og byde på opgaven. Der stilles ikke egentlige krav om, hvor offentliggørelsen skal ske. Offentliggørelsen kan fx ske på kommunens egen hjemmeside eller på mere officielle udbudsplatforme så som Udbud.dk. Det kan dog anbefales at foretage en annoncering på Udbud.dk, da ordregiver så er sikker på at have opfyldt kravet om at sikre en passende grad af offentliggørelse af opgaven. Ordregiver skal desuden sikre ligebehandling i forbindelse med tilbudsafgivelse og valg af leverandør. 6

9 Det beror på en konkret vurdering, om en opgave har interesse for virksomheder i andre lande. I følge Kommissionens fortolkningsmeddelelse 5 afhænger den grænseoverskridende interesse af fx kontraktens genstand og anslåede værdi, de særlige forhold, der kendetegner den berørte sektor (markedets størrelse og struktur, handelspraksis osv.), samt det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres. Følgende spørgsmål kan hjælpe med afklaringen: Kontraktens genstand - har opgaven et fagligt indhold, der gør den egnet til at blive løst af udenlandske virksomheder? Den anslåede værdi - har opgaven en størrelse og varighed, der gør den interessant for virksomheder i andre lande? Det geografiske sted for opgavens udførelse - kan man fx forestille sig, at virksomheder i Tyskland eller Sverige vil være interesserede i opgaven? Kan ordregiver svare ja på et eller flere af ovenstående spørgsmål, trækker det i retning af, at opgaven har en grænseoverskridende interesse. I forhold til drift af plejecentre vil de typisk have en grænseoverskridende interesse, da der med tiden har vist sig at være flere svenske og norske virksomheder, der vist interesse for det danske marked. Dog vil det afhænge af en samlet konkret vurdering, hvor bl.a. også opgavens volumen også vil spille ind. På kan du finde KL s og Udbudsportalens vejledning om Anbefalinger til indkøb uden annonceringspligt, hvor du kan læse nærmere om kontraktindgåelse af bilag II B-ydelser. 2.3 Interne retningslinjer Som supplement til den gældende lovgivning kan kommunen have fastlagt en række interne retningslinjer for driften af plejecentrene. Det kan være visitationsregler, bevillingsregler, regler om tilsyn mv. Disse interne retningslinjer bør være beskrevet i den strategiske afklaring for at danne en samlet beskrivelse af området. Hertil kommer, at kommunen har sine kvalitets- og servicestandarder. 2.4 Markedsanalyse, konkurrencesituation, forsyningssituation og samarbejdsformer Udbud af driften af de kommunale plejecentre er ikke længere helt nyt og uafprøvet i en dansk sammenhæng. I Danmark har følgende kommuner således udbudt driften af plejecentre: Kolding Kommune, Dreyershus (senest i 2007) Gribskov Kommune (Bakkebo, Skovsminde og Udsigten, senest i 2005) Solrød Kommune (Christians Have, senest i 2009) 5 Kommissionens fortolkningsmeddelelse om den fællesskabsret, der finder anvendelse på tildelingen af kontrakter, som ikke eller kun delvis er omfattet af udbudsdirektiverne (2006/C 179/02) 7

10 Vejle Kommune (Bette Sørensen Parken, 2004). Alle fire cases er dokumenteret på i dokumentationsdatabasen. Frederiksberg Kommune har også tidligere udbudt en sådan opgave, men uden at få tilstrækkeligt gode tilbud. Der findes i dag en række leverandører af ydelsen. Den strategiske analyse kan med fordel medtage markedsanalyse, omfattende: Status på kommunernes udbud af driften af plejecentre Erfaringer Beskrivelse af potentielle leverandører. Som nævnt i afsnit 1 har både Konkurrencestyrelsen og Udbudsportalen beskrevet en række eksempler på udbud af driften af plejecentre, hvorfra erfaringer kan hentes. Andre kommuners erfaringer kan være nyttige for den strategiske afklaring. Hvilke gode erfaringer har disse kommuner, hvilke fejl bør man undgå? Tilsvarende findes der i Sverige en række eksempler på udlicitering af driften af plejecentrene. Se i øvrigt den særlige inspirationsartikel med fokus på svenske erfaringer på Markedsanalysen kan omfatte referencebesøg hos nogle af de kommuner, som har udbudt driften af plejecentrene. Der findes allerede i dag en række private virksomheder, som forestår driften af kommunale plejecentre. Følgende virksomheder er enten i gang i dag i Danmark eller i Sverige eller har tilkendegivet en interesse i forhold til fremtidige udbud. Aleris Attendo Care OK Fonden Falck Hjemmepleje Forenede Service Elite Miljø Carema Care. Der kan rettes henvendelse til leverandørerne som led i markedsanalysen for at få en tidlig dialog om udbuddet. Leverandørerne kan indbydes til et møde, hvor de orienterer om deres erfaringer og muligheder. Ved henvendelse til leverandørerne skal kommunen dog være opmærksom på ikke at overtræde ligebehandlingsprincippet, hvorfor det anbefales at tilbyde samtlige leverandører samme mulighed. Eksempel til inspiration En kommune indbød en række leverandører til en indledende dialog. Følgende overskrifter blev meldt ud til de inviterede leverandører og udgjorde dagsordenen for møder af ca. 1½ times varighed: 8

11 Kravspecifikationens indhold og detaljeringsgrad Honoreringsmodeller Samarbejde om produktudvikling Erfaringsudveksling og samarbejde i øvrigt med kommunens administration og de kommunalt drevne plejehjem i kommunen Konfliktområder Virksomhedsoverdragelse Tilfredshedsmåling Videre kan der rettes henvendelse til konsulenter, fagbevægelsen, Dansk Industri og brancheorganisationer, som også har viden på området. Dette gælder både i den strategiske afklaring, men eksempelvis kan de faglige organisationer også være en væsentlig samarbejdspartner (fx i relation til kontrolbud) på et senere tidspunkt. Endelig kan kommunen overveje en løsning med såkaldt "afknopning", hvorved forstås, at ledere og medarbejdere på et udbudt plejecenter afleverer et bud på opgaven. Vinder de, danner de deres egen virksomhed, som herefter løser opgaven på kommercielle vilkår. Se mere på udbudsportalen, hvor der er udarbejdet en særlig vejledning til kommuner, der overvejer virksomhedsdannelse med afsæt i offentlige medarbejdere og opgaver. 2.5 Nuværende organisering af området Beskrivelsen af den nuværende organisering bør omfatte en beskrivelse af: Myndighedsafdelingen Eventuel distriktsinddeling Plejecentrene Fritvalgsområdet Aktivitets- og træningsområdet Madservice Cafeer. Herudover bør beskrivelsen omfatte en beskrivelse af økonomien på området. Det kan fx være budgetmodeller, modeller for aktivitetsbaseret styring, regler for budgettering og styring af udvendig og indvendig vedligeholdelse. Beskrivelsen af den nuværende organisering er udgangspunktet for den efterfølgende afgrænsning af udbuddet. 2.6 Afgrænsning af udbuddet Den strategiske afklaring skal medtage en overordnet afgrænsning af udbuddet. Det kan være en afgrænsning i forhold til det organisatoriske aspekt, beskrevet ovenfor, eller en afgrænsning i forhold til 9

12 den nuværende opgavevaretagelse i plejecentrene. Specifikt bør kommunen tage stilling til, hvilke opgaver udbuddet skal omfatte. Er der taler om rene velfærdsydelser, eller er bygningsdriften med? Omfatter udbuddet madservice? Og endelig bør det overvejes, om udbuddet omfatter øvrige opgaver på plejecenteret, fx aktivitets- og træningscenteropgaver. Det er vanskeligt at komme med en entydig anbefaling i forhold til dette men kommunerne kan netop derfor med fordel foretage den markedsafklaring, der er beskrevet ovenfor og herigennem vurdere, hvad markedet kan byde ind med. Dertil kommer naturligvis kommunens egen situation. Har man en centraliseret organisering af bygningsdriften, hvor det vil være vanskeligt at udskille et konkret plejecenter eller har man tværtimod et klart og præcist grundlag med tydelige kvalitetskrav allerede via centralisering? Sådanne og andre forhold kan spille ind i overvejelserne. Eksempel til inspiration En kommune valgte i den strategiske afklaring følgende afgrænsning af opgaven: Udbuddet må ikke indebære, at forvaltningen, andre plejecentre eller andre forvaltninger skal overtage dele af de konkurrenceudsatte plejecentres opgaver. Det betyder, at fx indvendig vedligehold, rengøring af centerdelen, aktivitets- og træningscenter samt terapi også vil indgå i udbuddet. Samtidig kan der være en afgrænsning i forhold til opgaver, som kommunens plejecentre i øvrigt er pålagt. Eksempel til inspiration En kommune valgte i den strategiske afklaring følgende afgrænsning af opgaven: Leverandøren skal have forpligtelser i forhold til optag af elever samt oprettelse af jobs på særlige vilkår, svarende til reglerne for kommunens plejecentre. Som led i den strategiske afklaring skal der tages stilling til, hvilke plejecentre udbuddet omfatter. Eksempel til inspiration En kommune valgte i den strategiske afklaring følgende afgrænsning af opgaven: Udbuddet tager udgangspunkt i et gennemsnitligt plejecenter. Ikke for nyt, ikke for gammelt, ikke for stort, ikke for lille. Det vil give det bedste erfaringsgrundlag for den fremtidige udbudsstrategi på området. 10

13 2.7 Rammer for udbuddet Den strategiske afklaring skal fastlægge de specifikke rammer for udbuddet, herunder: Forretningsmodel Kvalitet Bygningsdrift og tekniske installationer Håndtering af fysiske aktiver Integration af hjemmeplejen i distriktet Kommunal drift eller selvejende institutioner Samarbejdsmodel It-systemer Ophævelse/misligholdelse Forretningsmodel Forretningsmodellen skal beskrive, hvorledes økonomien i aftalen skal skrues sammen: Ønskes en fastprisaftale eller en aktivitetsbestemt aftale? Ved fastprisaftale opnår kommunen budgetsikkerhed for kontraktperioden. Omvendt kan kommunen risikere at skulle betale for ikke-udnyttet kapacitet som følge af lav belægning. Kommunen kan derfor alternativt vælge at afregne på baggrund af aktiviteten, hvor der ved høj belægning betales tilsvarende mere. Den aktivitetsbestemte aftale kan tage udgangspunkt i en gradueret prisliste, hvor mere ressourcekrævende beboere udløser en tilsvarende højere betaling. Ved valg af prismodel skal kommunen forholde sig til betydningen af eventuelle forskelle mellem kommunalt drevne plejecentre med en budgetmodel og udliciterede plejecentre med en anden prismodel. Hvordan afregnes der ved afvigelser i belægningsprocenten? Som udgangspunkt ønsker alle, at plejecentrene er fuldt belagte. Men der vil altid være perioder, hvor lejlighederne står tomme i forbindelse med nye beboeres indflytning. Kommunen skal forholde sig til, om prisen skal reguleres i forhold til belægningsprocenten, herunder hvad basisbelægningsprocenten skal være. I den forbindelse bør kommunen iagttage, at det ikke er hensigtsmæssigt at placere ansvaret for en høj belægningsprocent hos leverandøren, hvis denne reelt ikke har nogen indflydelse på, om belægningsprocenten er høj eller lav. Ændringshåndtering i aftaleperioden, fx i forbindelse med ændringer i det kommunale serviceniveau, effektivisering og besparelser på det kommunale område mv. Aftalen med den private leverandør vil løbe over en årrække. Erfaringerne tilsiger, at det kan være vanskeligt at forudse alle forhold i aftaleperioden. 11

14 - Hvad skal der ske, hvis behovet for pladser ændres markant? - Hvad skal der ske, hvis kommunen ændrer væsentligt i kvalitetsstandarderne for området? - Hvad skal der ske ved ændringer i lovgivningen? - Hvad skal der ske, hvis kommunen skal spare på de kommunale plejecentre? Det er vigtigt, at aftalen indeholder mekanismer til håndtering af ændringer af betydning for aftalen. Leverandørens mulighed for at tilbyde tilkøbsydelser, fx vinduespolering, weekendmåltider, festmåltider, frisør, reparation af tøj. På fritvalgsområdet kan de private leverandører, i modsætning til de kommunale leverandører, tilbyde tilkøbsydelser. Skal der åbnes for en tilsvarende ordning på dette område? Eksempel til inspiration En kommune valgte i den strategiske afklaring følgende afgrænsning af opgaven: Udbuddet skal indeholde en mekanisme til ændringshåndtering, som giver kommunen mulighed for: Ved tilgang af nye opgaver til området at udvide aftalen til mod merbetaling også at omfatte disse opgaver. Ved afgang af opgaver fra området at indskrænke aftalen til mod mindrebetaling ikke længere at være omfattet af denne aftale Kvalitet Den strategiske afklaring skal fastlægge rammerne for, hvorledes kvaliteten i leverancen fastlægges, og hvorledes der følges op herpå. Normalt reguleres kvalitetskravene af kommunens kvalitetsstandarder og procedurer, der også beskriver krav til medarbejdernes kompetencer. Alternativt skal kravene fastlægges i forbindelse med udbuddet. Eksempel til inspiration En kommune valgte i den strategiske afklaring følgende afgrænsning af opgaven: Kommunens kvalitet på plejecenterområdet fremgår af kommunens kvalitetsstandarder, faglige standarder og procedurer. Kravene til de ydelser, der skal leveres, fremgår af kravspecifikationen. Leverandøren skal overholde de til enhver tid gældende standarder m.m. Visitationen fører tilsyn med, at leverandøren løbende opfylder udbuddets krav til kvalitet og leverer i henhold til det politisk fastlagte serviceniveau." 12

15 2.7.3 Bygningsdrift og tekniske installationer Kommunerne har forskellige principper for organisering af bygningsdriften, herunder ansvaret for de tekniske installationer. I nogle kommuner forestås den indvendige vedligeholdelse af plejecenteret selv, medens ejendomsadministrationen er ansvarlig for udvendig vedligeholdelse. Det skal i den strategiske afklaring fastlægges, om den gældende afgrænsning i forhold til plejecenteret skal fastholdes eller ændres. Endelig skal der tages stilling til, hvorledes eventuelle renoveringsopgaver, ny- og ombygningsopgaver mv. skal håndteres. Hvis andre organisatoriske enheder, fx udegrupper, har lokaler på plejecenteret, skal der tillige tages stilling til ansvaret for vedligeholdelsen af disse lokaler. I tillæg til selve plejecenterdelen er der, jf. ovenfor, plejeboligdelen, hvor ansvaret for bygningsdrift og vedligehold typisk vil ligge hos fx et boligselskab, men hvor der også kan være situationer, hvor kommunen selv løser opgaven. I givet fald skal der sikres et hensigtsmæssigt snit. Endelig skal der tages stilling til, hvorledes værdien af bygninger mv. fastholdes. Eksempel til inspiration En kommune valgte i den strategiske afklaring følgende afgrænsning af opgaven: Kommunens plejecentre er i dag ansvarlige for indvendig vedligeholdelse af bygninger og visse tekniske installationer, herunder kaldeanlæg, nødkald mv. og omvendt ikke for eksempelvis ventilation, udsugning m.m. Der foreligger en udførlig beskrivelse af snitfladen, som vil blive indarbejdet i udbudsmaterialet. Leverandøren skal derfor være ansvarlig for drift og indvendig vedligeholdelse af bygninger og de konkret omfattede tekniske installationer, som ved kontraktperiodens ophør skal afleveres i samme stand, som de overtages Håndtering af fysiske aktiver (bygninger, produktionsapparat og inventar) Kommunen vil typisk have et vist produktionsapparat og et vist inventar bundet i sit eller sine eksisterende plejecentre. Det kan være i køkkenet, i aktivitetscenteret, i klinikker og saloner osv. Dette rejser spørgsmålet om, hvorvidt og i bekræftende fald hvordan dette skal indgå i udbudskonstruktionen. Trin-for-trin-vejledningen behandler dette detaljeret, hvorfor der henvises hertil. Helt overordnet kan det anbefales, at kommunen tager stilling til, om det skal indgå som en mulighed (et tilbud) for tilbudsgiverne, at de på givne (betalings)vilkår vil kunne benytte det kommunale produktionsapparat. Hvis ja, skal dette være prissat klart og entydigt, så der sikres gennemsigtighed om vilkårene og fuld ligebehandling, også i forhold til et eventuelt bud fra det kommunale plejecenter. 13

16 Der vil være en særlig udfordring i at fastlægge, hvad der eventuelt skal indgå i udbudsprocessen (vederlagsfrit, på lejevilkår, til salg), og hvad der eventuelt fortsat skal anvendes, såfremt kommunen forventer at beholde en del af produktionen. De anførte forhold vil typisk medføre, at tilbudsgiverne vil ønske adgang til bygninger i forbindelse med udbudsprocessen for at kunne se og vurdere produktionsapparat og bygninger. Eksempel til inspiration En kommune valgte i den strategiske afklaring følgende afgrænsning af opgaven: Leverandøren overtager inventaret, som det forefindes på overtagelsestidspunktet. Leverandøren er ansvarlig for vedligeholdelse og anskaffelse af nyt inventar. Der betales ikke for overtaget inventar, men leverandøren er forpligtet til at aflevere inventaret i samme stand, som det overtages Integration af hjemmeplejen i distriktet Mange kommuner har organiseret sig med inde- og udeteams med afsæt i et plejecenter. Udeteams varetager opgaverne med personlig pleje og praktisk bistand hos de hjemmeboende. Det er derfor nærliggende at overveje, om der skal gennemføres et samlet udbud, der omfatter alle disse opgaver i hele distriktet. Vejledningen beskæftiger sig kun med opgaverne i regi af selve plejecenteret. Men principielt kan det godt lade sig gøre at gennemføre et udbud, der tager begge dele med. Kommunen skal dog være opmærksom på de særlige regler, som gælder for hjemmeboende i medfør af reglerne om det frie leverandørvalg. Disse regler medfører (se evt. vejledning 2 til Serviceloven), at der ikke kan stilles krav om at levere yderligere til et plejecenter for at komme i betragtning som leverandør under det frie valg i hjemmeplejen. Et udbud, hvor man skal byde på både plejecenterdriften og leverancen til de hjemmeboende vil derfor være ulovligt; udbuddet skal deles op i delaftaler, hvor det står leverandøren frit for at byde på en eller begge delaftaler. Der henvises i øvrigt til den særlige vejledning om madservice på som behandler denne problematik specifikt med afsæt i madservice Kommunal drift eller selvejende institutioner Kommunen kan principielt både vælge at udbyde driften af et plejecenter, som pt. drives i kommunalt regi, eller at foretage udbud af et plejecenter, som drives af en selvejende institution via driftsoverenskomst. Kommunen bør derfor tidligt iagttage i alt fald to forhold: 14

17 For det første gælder, at der i mange kommuner har været en tradition for, at (dele af) de kommunale plejecentre i praksis blev drevet af en selvejende institution via driftsoverenskomst. Dette er så at sige afsættet for, at man kan overveje at udbyde driften af et af disse. Gennem årene har der været en række diskussioner om, hvorvidt dette var lovligt i relation til det udbudsretlige perspektiv, ikke mindst via de seneste års stramninger på området. Konkurrencestyrelsen har i 2010 i en vejledende udtalelse beskrevet betydningen af det såkaldte inhouse-begreb for pligten til annoncering. 6 Vejledningen behandler derfor ikke dette yderligere, men det skal konstateres, at det i hvert enkelt tilfælde påhviler kommunen at kunne begrunde sig valg af fremgangsmåde konkret. Lidt firkantet kan man sige, at Konkurrencestyrelsens vejledning viser, at det under en række konkrete forudsætninger vil være lovligt fortsat at lade en selvejende institution drive et plejecenter uden udbud men samtidig er det også klart, at kommunen fint kan vælge at udbyde opgaven for at få den prøvet på markedet. Dette kræver, at driftsoverenskomsten opsiges med behørigt varsel. For det andet bør kommunen være opmærksom på, om der er særlige forhold vedrørende ejendomsretten til plejecenteret, som kan udgøre en problemstilling efterfølgende, såfremt man udbyder driften af et plejecenter, som drives på driftsoverenskomst af en selvejende institution. I nogle kommuner er der fuld klarhed over ejendomsretten, herunder konsekvenserne af en opsagt driftsoverenskomst, mens dette i andre kommuner ikke er reguleret entydigt og derfor erfaringsmæssigt har givet anledning til betydelige konflikter. Ønsker kommunen således at udbyde driften af et af de plejecentre, der pt. drives i regi af en selvejende institution, bør man sikre sig afklaring om disse forhold forinden Samarbejdsmodel Kravene til organiseringen af samarbejdet mellem leverandøren og kommunen skal beskrives. Der skal først og fremmest etableres et samarbejdsforum til håndtering af aftalen mellem kommunen og leverandøren. Herudover kan der være et kommunalt ønske om, at leverandøren fortsat repræsenterer den udbudte kommunale institution i de samarbejdsfora, som plejecenteret indgår i (fx lederfora). Eksempel til inspiration En kommune valgte i den strategiske afklaring følgende afgrænsning af opgaven: Leverandøren samarbejder med visitationen, der er ansvarlig for visitation af kommunens borgere. Visitationen fører, efter gældende regler, tilsyn med leverandøren. Der etableres et samarbejdsorgan til håndtering af aftalen. Modellen beskrives i udbudsmaterialets samarbejdsbilag. Der vil i materialet blive lagt vægt på, at der er en forpligtelse til at deltage i et fælles videndelingsforum

18 2.7.8 It-systemer Inden for ældreområdet virker kommunens it-systemer både som kommunikationsmiddel og som redskab for dokumentation af det udførte arbejde. Der skal tages stilling til, om leverandøren således skal gøre brug af kommunens omsorgssystem mv. Den private leverandør vil normalt foretrække at anvende egne økonomi- og lønsystemer, idet styringsopgaven er væsentlig for leverandørens økonomiske styring af plejecentrene. Leverandøren fremsender regninger til kommunen i henhold til de aftalte regler. Endelig kan der være spørgsmålet om anvendelse eller adgang til kommunens intranet ikke mindst i relation til et kommunalt ønske om etablering af en partnerskabsbaseret model Ophævelse/misligholdelse En af indvendingerne mod udbud af driften af plejecentrene vil være risikoen for, at kommunen indgår en aftale med en leverandør, som viser sig alligevel ikke at kunne løfte opgaven. Det skal i den strategiske afklaring tages stilling til, om kontrakten skal indeholde bestemmelser om kommunens/leverandørens mulighed for at træde ud af aftalen i utide. 2.8 Partnerskaber Plejecenterområdet er et af de store velfærdsområder og ligger dermed inden for gruppen af typiske "bløde" ydelser, som der traditionelt har været en vis reservation i forhold til at udbyde i Danmark. Både politisk og administrativt har der tidligere været en vis skepsis i forhold til, om man ved et udbud skulle give afkald på for meget kontrol med opgavens løsning, ikke mindst set i lyset af opgavens særlige karakter. Selv om der er flere positive erfaringer med udbud af drift af plejecentre, og selv om skepsis over for udbudsvejen er markant dalende, er det ikke underligt, at der har været stor interesse for at etablere en form for partnerskabslignende relation mellem kommune og leverandør, hvor man tilstræber at udviske den mere traditionelle, modsætningsfyldte kunde-leverandør-relation. Et partnerskab kan fx defineres som følger: "Partnerskaber har ikke nogen fast defineret form, men opfattes typisk som en form for offentligt-privat samspil, der er karakteriseret ved fælles ansvar og gensidig tillid omkring løsningen af en offentlig driftsopgave. Andre kendetegn er en fælles målformulering, og at begge partnere har noget at vinde ved indfrielse af målene. Partnerskaber er en fleksibel, men ofte også koordinationskrævende samspilsform." 7 Et partnerskab kræver fortsat et udbud, hvor kommunen finder sin partner. Udbudsmaterialet bør imidlertid signalere og belønne partnerskabselementet, ligesom ikke mindst den efterfølgende drift bør være indrettet på at skabe gode rammer for partnerskabet

19 Partnerskaber har været på den offentligt-privat-politiske dagsorden siden Erfaringerne har vist, at partnerskaber i høj grad er et "mindset" og en tilgang, mere end det er en fasttømret måde at samarbejde på. Med afsæt i de karakteristika, som definitionen ovenfor indeholder, vil et partnerskab ofte være karakteriseret ved: Fælles ansvarlighed og gensidig tillid En høj initial investeringsvillighed og stort vedvarende engagement En dedikeret ledelse på begge sider af samarbejdet Politisk forståelse af partnerskabets karakter Dedikerede medarbejdere Fælles målsætninger og fælles forståelse af, hvor disse ikke harmonerer helt med egne målsætninger Stor tro på synergier Et vedvarende fokus på at samarbejde Nøje risikoovervejelse og fastlæggelse af håndteringsmekanismer Innovationslyst og vilje til at gøre tingene anderledes. 2.9 Udbudstekniske rammer for udbuddet Ved beslutning om at udbyde driften af et eller flere plejecentre skal der træffes beslutning om de udbudstekniske rammer for udbuddet: Kravspecifikationsstrategi Kategorisering af tjenesteydelser Udbudsform Kontraktlængde Udbud med flere delaftaler Temaerne beskrives efterfølgende Kravspecifikationsstrategi Kommunen skal tage stilling til, hvorledes den udbudte opgave kravspecificeres. Kravspecifikationen bør tage udgangspunkt i kommunens eksisterende beskrivelse af opgaven. Eksempel til inspiration En kommune valgte i den strategiske afklaring følgende afgrænsning af opgaven: Kravspecifikationen vil være baseret på kvalitetsstandarder, faglige standarder og procedurer, og der vil blive udarbejdet konkrete beskrivelser af de hovedopgaver, som skal løses. 17

20 2.9.2 Kategorisering af tjenesteydelser Ifølge Udbudsdirektivets art. 20 og 21 opdeles tjenesteydelser i to grupper: Bilag II A-ydelser, der skal følge direktivernes detaljerede procedureforskrifter. Bilag II B-ydelser, der ikke skal følge disse procedureforskrifter, men dog skal respektere Traktatens, Udbudsdirektivets og reglerne om tekniske specifikationer samt indberetning af kontrakten til EU-Publikationskontoret i Udbudsdirektivet. Afhængigt af udbuddets indhold og omfang skal kommunen derfor vurdere, om udbuddet er omfattet af Bilag II A eller Bilag II B. Nedenfor er givet en kortfattet vurdering af, hvilke af de mulige opgaver der hører til i henholdsvis A- og B-kategorien. Når det samlede udbud består af både Bilag II A eller Bilag II B-ydelser, skal udbuddet enten fuldt ud behandles som en Bilag II A-ydelse eller Bilag II B-ydelse. Afgørende herfor er, om værdien af Bilag II A-ydelsen overstiger værdien af Bilag II B-ydelsen eller omvendt, jf. Udbudsdirektivets art. 22. Hovedområder Indhold Tjenesteydelseskategori Administration af lejemål Drift af bygninger Udfærdigelse af lejekontrakt med de enkelte lejere Syn af lejlighed ved indflytning, udarbejdelse af indflytningsrapport mv. Husleje- og indskudsopkrævning Kontakt til lejere ved oprindelige mangler og efterfølgende vedligeholdelsesmangler og rekvirering af håndværkere Deltagelse i beboerdemokrati, herunder afholdelse af afdelings- og bestyrelsesmøder Administration og udfærdigelse af regnskab vedr. varme, vand og antennebidrag Syn af lejligheder ved fraflytning, fraflytningsrapport, rekvirering af håndværkere mv. Varetagelse af dagligt bogholderi, udarbejdelse af drifts- og langtidsbudgetter samt årsregnskab Førelse af klagesager, herunder beboerklagenævn og tilsynssager Daglig drift, herunder rengøring af service- og udearealer Snerydning Reparation Elementer af kategori A-ydelser Kat. 14: Bygningsrengøring og ejendomsadministration Elementer af kategori A-ydelser: Kat. 1: Vedligeholdelse 18

21 Hovedområder Indhold Tjenesteydelseskategori og reparation Kat. 14: Bygningsrengøring og ejendomsadministration Kat. 16: Kloakering og affaldsbortskaffelse: rensning og lignende tjenesteydelser Udvendig vedligeholdelse af bygninger Pleje- og omsorgsopgaver samt praktisk hjælp 8 Vedligeholdelse af udvendige servicearealer Afhjælpende og forebyggende vedligehold Udarbejdelse af vedligeholdelsesplan og årlige bygningssyn Praktisk hjælp: Rengøring Indkøb Tøjvask Tilberedning og servering af måltider Personlig pleje Anretning af måltider og hjælp til indtagelse af mad og drikkevarer Oprydning efter måltider Bad i form af brusebad eller sengebad Øvre og nedre hygiejne Hårvask, mundhygiejne, hudpleje og soignering Af- og påklædning Toiletbesøg Opgaver i forbindelse med kropsbårne hjælpemidler Forflytning, vending og lejring Sengeredning Medicingivning Psykisk pleje og omsorg Tilsynsbesøg Vejledning og rådgivning Hjælp og støtte til struktur i hverdagen Elementer af kategori A-ydelser: Kat. 14: Bygningsrengøring og ejendomsadministration Elementer af kategori A-ydelser: Kat. 14: Bygningsrengøring og ejendomsadministration (rengøring) Elementer af kategori B ydelser: 17: Hotel- og restaurationsvirksomhed (mad) Kat. 25: Sundheds- og socialvæsen Kat. 27: Andre tjenesteydelser 8 Hovedparten af ydelserne kan ikke findes entydigt i form af en 100 % identisk angivelse i kataloget med forskellige ydelser. Det er derfor vigtigt at understrege, at selv om "pleje- og omsorgsopgaver samt praktisk hjælp" vurderes at indeholde både A-ydelser og B-ydelser, så er førstnævnte begrænset til rengøring, hvorimod de øvrige ydelser vurderes at være B-ydelser, der kan placeres i de nævnte eksempler på ydelser, kategoriseret som B-ydelser. 19

22 Hovedområder Indhold Tjenesteydelseskategori Andre opgaver Drift af cafe Træning og genoptræning Daghjem-aktiviteter Dagcenter-aktiviteter (Listen er ikke udtømmende) Elementer af kategori B ydelser: 17: Hotel- og restaurationsvirksomhed (mad) Kat. 25: Sundheds- og socialvæsen Kat. 27: Andre tjenesteydelser Udbudsform Valg af udbudsform afhænger bl.a. af, om udbuddet er omfattet af Udbudsdirektivet (Bilag II A- ydelser) eller Tilbudsloven (Bilag II B-ydelser), jf. ovenfor. I forhold til Bilag II A-ydelserne indeholder Udbudsdirektivet en udtømmende angivelse af, hvilke udbudsformer der kan anvendes og på hvilke betingelser. Der henvises til trin-for-trin-vejledningen, der i detaljer beskriver de forskellige udbudsformer efter Udbudsdirektivet: Offentligt udbud Begrænset udbud Udbud efter forhandling Projektkonkurrencer Den konkurrenceprægede dialog Dynamisk indkøbssystem. Det mest relevante i forhold til et udbud efter Udbudsdirektivet vil være et begrænset udbud eller et offentligt udbud. Som nævnt i afsnit er Tilbudslovens annonceringspligt for Bilag II B-ydelser ophævet pr. 1. januar Det betyder, at der ikke længere er nationale reguleringer af udbudsprocessen for Bilag II B-ydelser. Selv om Udbudsdirektivets og Tilbudslovens regler ikke gælder, er der dog ikke noget til hinder for, at udbyder følger procedurerne i direktivet eller Tilbudslovens annonceringsregler i afsnit II helt eller delvist. Uanset om udbuddet gennemføres efter Udbudsdirektivet eller via en annoncering efter reglerne i Tilbudsloven, afhænger valg af udbudsform også af kommunens vurdering af markedssituationen. Er der mange potentielle leverandører, taler det for at gennemføre udbuddet som et begrænset udbud, idet udbudsformen begrænser antallet af tilbud, som skal realitetsbehandles. 20

23 Hvis det er vurderingen, at antallet af potentielle leverandører er begrænset, kan udbuddet med fordel gennemføres som offentligt udbud, hvor der i udbudsbekendtgørelsen (og udbudsmaterialet) kan indarbejdes ufravigelige mindstekrav til leverandørens økonomiske og faglige formåen, eksempelvis i form af relevante referencer og omsætning. Det giver kommunen mulighed for at frasortere tilbudsgivere, som ikke vurderes egnede til at løse opgaven, og dermed undgå at skulle realitetsbehandle deres tilbud. Omvendt er der kommuner, som vurderer, at det giver en bedre proces med en bedre "føling" med tilbudsgiverne, såfremt man gennemfører et begrænset udbud Kontraktlængde Der er ikke som sådan særlige forhold i relation til udbud af drift af plejecentre, der berettiger til, at der indgås kontrakter af længere varighed end normalt. Dette er begrundet i, at udgangspunktet for vejledningen er, at leverandøren overtager kommunens eksisterende faciliteter og aktiver. Omvendt er det klart, at der er tale om en relativt stor og kompliceret driftsopgave, hvor det vil være decideret uhensigtsmæssigt med en kontraktlængde på 1-2 år, da leverandøren skal have mulighed for at "komme godt i gang". Kommunen kan derfor efter omstændighederne formentlig argumentere for en kontraktlængde på 4-5 år, med option på forlængelse i 1 år eller evt. 2 x 1 år. I en situation, hvor udbuddet derimod kombineres med nybygning af plejecentre, kan dette forhold tale for en længere kontraktperiode på grund af opgavens økonomiske størrelse og behovet for afskrivninger over en længere periode Udbud med flere delaftaler Er kommunen i den situation, at driften af flere plejecentre ønskes udbudt, kan dette i praksis ske få følgende måder: Et samlet udbud, hvilket indebærer, at kommunen får samme leverandør i forhold til alle udbudte plejecentre. Flere selvstændige (evt. parallelle) udbud, hvilket indebærer, at kommunen kan få forskellige leverandører af de udbudte plejecentre. Et samlet udbud, men opdelt i delaftaler, således at tilbudsgiver kan byde ind på et/flere, men ikke nødvendigvis alle delaftaler. Også her kan kommunen få forskellige leverandører på de forskellige delaftaler. Såfremt kommunen vælger at dele udbuddet op i delaftaler, betyder det som udgangspunkt, at også volumen splittes op i mindre enheder. Forventningen må på den anden side være, at kommunen alt andet lige bør kunne opnå et økonomisk mere attraktivt tilbud, hvis en leverandør får en stor volumen. Kommunen kan derfor overveje at udarbejde prismodellen på en sådan måde, at tilbudsgiverne får mulighed for at tilbyde en rabat, hvis de tildeles flere/alle delaftaler. 21

24 I praksis vil dette indebære, at muligheden for rabat skal fremgå af udbudsmaterialet, dvs. af de respektive prisbilag. Rabatmuligheden er dog ikke helt uproblematisk, idet den indebærer risiko for ulovlig forskelsbehandling. Således vil en situation, hvor kun nogle men ikke alle tilbudsgivere byder ind på flere/alle delaftaler medføre, at kun nogle, men ikke alle, får mulighed for at afgive en sådan rabat. Dette kan efter omstændighederne være et brud på ligebehandlingsprincippet. Rabatmuligheden bør derfor kun anvendes i de situationer, hvor alle tilbudsgivere byder på alle delaftaler. I et offentligt udbud vil kommunen ikke kunne have denne viden på forhånd. Gennemfører kommunen derimod et begrænset udbud, skal kommunen allerede fordi kommunen skal have mulighed for evt. at begrænse antallet af deltagere pr. delaftale i prækvalifikationsfasen bede leverandørerne om at angive, hvilke delaftaler de ønsker at blive prækvalificeret på. Ender prækvalifikationsfasen herefter med, at der kun prækvalificeres virksomheder, der ønsker at afgive tilbud på alle delaftaler, kan kommunen med fordel indarbejde rabatmuligheden i udbudsmaterialet, herunder tildelingskriterierne. Det er klart, at der ikke i denne situation vil være en garanti for, at alle tilbudsgivere rent faktisk afgiver tilbud på alle delaftaler. Endelig skal blot anføres, at der skal tages højde for en eventuel rabatmulighed i tildelingskriterierne (priskriteriet), idet kommunen ellers ikke vil kunne lægge vægt herpå. I forhold til vurderingen af pris skal der i øvrigt først ske en vurdering af delaftalerne hver for sig, før der sker en vurdering af, hvilken kombination af delaftaler der er den økonomisk mest fordelagtige. Det er først i denne sidste vurdering, at en eventuel rabatmulighed skal inddrages Procesmæssige rammer for udbuddet For at sikre at samtlige interessenter har samme opfattelse af processen, bør hovedaktiviteterne i udbuddet fastlægges som en del af beslutningsgrundlaget i den strategiske afklaring. Som minimum bør følgende hovedaktiviteter beskrives: Udarbejdelse af udbudsmaterialet Godkendelse af udbudsmaterialet Gennemførelse af udbuddet Tildeling af ordren. Af beskrivelsen skal tillige fremgå: Indhold i den konkrete aktivitet Deltagere i den konkrete aktivitet. Ved godkendelse af den strategiske afklaring skal der tillige tages stilling til, hvordan det politiske system helt eller delvist skal involveres i processen; dvs. i hvilken grad er der tale om en politisk proces eller primært en administrativ proces. Følgende skal derfor overvejes: 22

25 Skal udbudsmaterialet godkendes politisk inden udsendelse? Skal byråd/udvalg godkende tildeling af ordren? Udbud af driften af kommunale plejecentre vil ofte have stor politisk bevågenhed også i lokale medier. Det er derfor vigtigt, at udbuddet er politisk forankret, herunder behandlet i fagudvalg og byråd. Forankringen sikres ved, at politikerne inddrages ved at beslutte de strategiske rammer for udbuddet. Der er tillige vurderingen, at politikerne bør godkende udmøntningen af de strategiske rammer ved at godkende udbudsmaterialet. Det er derimod næppe hensigtsmæssigt at lade politikerne tilkende ordren til leverandøren. Det hænger sammen med, at tildelingen sker ved en objektiv faglig vurdering af tilbuddene i forhold til de godkendte tildelingskriterier. Dette resulterer i en objektiv tildeling af ordren. Denne objektive tildeling kan kun ændres ved en anden konkret objektiv faglig vurdering af tilbuddet i forhold til tildelingskriterierne. Dette er ikke en politisk opgave. Tildeling af ordren skal naturligvis sendes til orientering i det politiske system, og udvalget /byrådet vil i mange kommuner skulle godkende, at der indgås en kontrakt. Endelig kan kommunen med fordel sørge for tidligt at overveje, hvordan man vil følge op på udliciteringen (såfremt udbuddet ender med en sådan) i forhold til det politiske niveau. Hvad vil der være særlig politisk interesse for at følge op på økonomi, kvalitet, brugertilfredshed eller andet? Eksempel til inspiration En kommune har som del af sit systematiske arbejde med udbud og udlicitering udvalgt følgende parametre, som man potentielt kan vælge at følge op på i forlængelse af en udlicitering: Økonomi Borgertilfredshed Brugertilfredshed Faglig kvalitet Medarbejdertilfredshed Miljø. Dette giver et fast afsæt ved hvert enkelt udbud, hvor kommunen helt konkret kan drøfte, hvad man vil følge op på, hvordan og hvorfor. Parallelt med konkrete udbud har man udviklet konkrete værktøjer til at optimere på de nævnte parametre. 23