Godkendt på organisationsbestyrelsesmødet 3. februar

Transkript

1 notat Godkendt på organisationsbestyrelsesmødet 3. februar 2015 Emne Udformet af Værdigrundlag, målsætninger og handlingsplan Administrationen Værdigrundlag for fsb fsb er en kompetent og ansvarlig boligorganisation, der tilbyder et varieret boligudbud, som imødekommer tidens krav. Beboerne er det bærende fundament i fsb. Derfor skal fsb sikre, at beboerne kender til og har mulighed for at udnytte deres rettigheder, og at det er nemt og overskueligt at være beboernes repræsentant(er). fsb løser de udfordringer, organisationen stilles overfor, sådan at beboere og alle øvrige kunder oplever et tilfredsstillende kvalitets- og serviceniveau fra alle hjørner af organisationen. Vedtaget af repræsentantskabet den 25. maj 2011 Målsætninger og handlingsplan På baggrund af det værdigrundlag, fsb s repræsentantskab har vedtaget, er der fastlagt målsætninger for organisationen ud fra de temaer, der er fastlagt i værdigrundlaget. Det er Attraktive boliger og boligområder, som imødekommer tidens krav. Beboerne og de beboervalgte i konstant fokus. Kompetent organisation. Direktionen Rådhuspladsen København V Tel Fax komogledelse@fsb.dk Giro CVR Telefontider man-tors fre Åbningstider man-tors fre januar 2015 Målsætningerne er listet i det følgende sammen med en handlingsplan for det kommende år på de tre ovennævnte områder. Målsætninger og handlingsplaner er vedtaget af organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen tager målsætningerne op til revision hvert andet år på et ekstra bestyrelsesmøde i januar, næste gang i januar Handlingsplanerne revurderes og tilpasses en gang om året på et ekstra møde i bestyrelsen i januar og behandles på det ordinære bestyrelsesmøde i februar. Side 1 af 7

2 Målsætninger og handlingsplan - 1 Attraktive boliger og boligområder, som imødekommer tidens krav Målsætninger At fsb s boliger er et attraktivt alternativ til andre boligformer. At fsb har et varieret boligudbud, hvor forskellig størrelse, indretning og pris sikrer, at der er boliger for alle. At beboere i fsb har mulighed for at tilpasse deres bolig eller at flytte til en mere passende bolig, når deres livssituation ændrer sig. At fsb s boligområder kan danne rammen om et levende miljø til glæde for alle beboere. At fsb er velovervejet og villig til at prøve nyt, når boliger og boligområder skal renoveres og moderniseres, eller der skal bygges nyt. At fsb aktivt arbejder for at nedbringe miljøbelastningen, øge boligområdernes grønne kvaliteter, fremme økologi og sundhed og med et lokalt afsæt bidrager til at løse klimaudfordringerne. Handlingsplan Nybyggeri: fsb bygger for første gang i mere end 10 år nye familie- og ungdomsboliger. Øselsgården, Dagmargården og Nordre Fasanvej på Frederiksberg er alle nybyggeriprojekter af ungdomsboliger. Primo 2015 forventes fsb at få tilsagn til opførelse af 125 familieboliger og 170 ungdomsboliger ved Bellacentret. Dette er kun første del af den samlede udbygning af området ved Bellacentret, hvor der samlet forventes at blive opført mellem 650 og 800 almene familieboliger og ungdomsboliger. fsb har i 80 år medvirket til at bygge byen - og det fortsætter i overensstemmelse med fsb s byggepolitik. Med disse projekter vil fsb have tilført København og Frederiksberg 130 nye familieboliger samt 500 nye ungdomsboliger. Dermed styrker fsb sin position som den boligorganisation i Købehavn med absolut flest ungdomsboliger. Huset William i Valby - 50 plejeboliger med tilhørende serviceareal til Københavns Kommune - ser endelig ud til at blive godkendt medio Almene Storbyboliger: fsb har i samarbejde med Lejerbo og AAB udviklet konceptet Almene Storbyboliger. Københavns Kommune er inviteret med i et partnerskab om videreudvikling, således at myndighedskrav m.m. kan justeres. I hovedaftalen mellem BL s 1. kreds og Københavns Kommune er indskrevet et sådant samarbejde om nye kompakte og fleksible boligtyper og frem skal vise, om konceptet kan realiseres enten som samarbejder mellem de tre boligorganisationer eller enkeltvis. Grøn Strategi fokus på affald og forbrug fsb har vedtaget en grøn strategi, som er en guideline for hele organisationen om, hvordan hensyn til miljø og klima indarbejdes i ejendomsdrift, renovering og nybyggeri. Som en del af udrulningen af den grønne strategi vil der i være særligt fokus på affaldsområdet, nærmere bestemt på Side 2 af 7

3 rammevilkårene for håndtering af de nye sorteringsmuligheder for genanvendelse af affald. Det vil senere i 2015 blive drøftet i bestyrelsen, hvordan der - udover den nuværende indsats - kan ydes udvidet rådgivning til beboere og ejendomskontorerne i forhold til, hvordan der arbejdes effektivt med de nye sorteringsmuligheder. Bygningsdrift i fokus: Det er centralt, at fsb s ejendomme løbende drives, vedligeholdes og renoveres, så boligernes værdi bevares og udvikles. I løbet af 2015 vil der være opdaterede tilstandsrapporter for alle fsb s boligafdelinger, og disse vil blive indarbejdet i langtidsplanerne for boligafdelingernes vedligeholdelse. Dermed vil vedligeholdelsesefterslæb fremover forebygges, og der spares op til nødvendig vedligeholdelse af alle bygningsdele. Samtidig vil der være et stærkt fokus på den løbende drift og vedligeholdelse ved aktivt brug af driftsplaner, evaluering af servicekonceptet samt anvendelse af egen trækningsret. Det giver mulighed for aktivt at arbejde med opretning af de enkelte boligafdelinger. Byudvikling: København vokser, og udviklingen af både nye bydele og eksisterende byområder er i fokus. fsb indgår aktivt i samarbejde med Københavns Kommune og andre boligorganisationer om udviklingen af Bispebjerg (bl.a. Bispebjerg kirkegård/muren ved Skoleholdervej), Indre Nørrebro (Blågårdsområdet og Rantzausgade) og Tingbjerg-Husum (samarbejdsaftalen mellem fsb, SAB og Københavns Kommune) for at sikre, at de berørte boligafdelingers interesser indgår i udviklingsplanerne, og by- og boligområdernes attraktivitet bevares og udvikles. Projekt Råderummet: Samarbejdsprojektet i Bispebjergområdet om forebyggelse af udsættelser på grund af huslejerestance afsluttes i En del af slutevalueringen bliver at komme med anbefalinger til, hvordan boligorganisationer og kommune kan reducere antallet af udsættelser på grund af restance. Projekt Restanceservice: Projektet afsluttes i Restanceservice, som har medført en hjemtagelse af restancesager fra ekstern advokat, yder rådgivning til beboere i huslejerestance, vurderer muligheden for at indgå afdragsordning samt gennemfører fogedudsættelser. Der skal, inden projektet afsluttes, tages stilling til, hvordan restancesager skal håndteres fremadrettet, idet de foreløbige resultater viser en betydelig positiv effekt. Det skal endvidere overvejes at samarbejde med andre boligorganisationer om denne ydelse. Side 3 af 7

4 Målsætninger og handlingsplan - 2 Beboerne og de beboervalgte i konstant fokus Målsætninger At fsb er udfarende og udfordrende i forhold til at anvende lovgivningens muligheder og derudover er velorienteret om alle øvrige forhold, der er vedkommende for alle, der bor i fsb. At beboere i fsb ved, hvilke rettigheder og muligheder de har som beboere i fsb. At fsb ved sin adfærd, gennemskuelighed og gode betjening gør, at flere finder det vigtigt at udnytte deres muligheder i beboerdemokratiet. At de beboervalgte i fsb oplever, at de har de informationer og får den støtte, de har behov for. Handlingsplan Digital opstart af Øselsgården (og øvrige ungdomsboligbebyggelser): fsb har fået forsøgsmidler fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter til at udvikle et koncept for digital opstart af nye ungdomsboligafdelinger. Målet er, at de unge får mulighed for udstrakt brug af digital kommunikation i forbindelse med de første afdelingsmøder og dannelse af et socialt fællesskab mellem de nye beboere. Konceptet vil konkret blive udviklet til brug for en digital opstart af ungdomsboligerne i Øselsgården, som står færdige i 2016, men vil også ligge til grund for opstarten af de øvrige ungdomsboligbebyggelser i fsb. Genberegning af priser: Prisbladet skal genberegnes, således at de besluttede priser på ekstraydelser hviler på et dokumenterbart grundlag. Fra medio 2013 har samtlige medarbejdere på Rådhuspladsen 59 foretaget tidsregistrering, således at tidsforbruget på tillægs- og ekstraydelser kan beregnes. Dette kræver naturligvis et tilstrækkeligt solidt datagrundlag. Prisbladet for 2016 vil indeholde visse nykalkulerede priser. Organisationsbestyrelsen skal godkende prisbladet, og prisfastsættelsen vil fortsat kunne tilpasses politiske hensyn. Konflikthåndtering: fsb har gennem en længere årrække aktivt arbejdet med udvikling af konflikthåndtering i boligafdelingerne og ønsker fortsat at være i front på dette område. Konkret arbejdes der sammen med andre boligorganisationer med planerne om at oprette et korps af frivillige konfliktmæglere i lighed med, hvad der kendes fra retshjælpen. Grønne strukturplaner: I 2011 iværksatte fsb et 3-årigt Ph.d.-projekt med ønsket om at kunne fremtidssikre kvaliteterne i boligselskabets landskaber. Ph.d.-projektet peger på, at kvaliteten af friarealerne i mange af fsb's boligafdelinger er under pres, hvilket har betydning for den enkelte boligafdelings økonomi, men også for boligafdelingernes identitet og beboernes trivsel. Dertil kommer, at landskaberne omkring mange af fsb's boligafdelinger er skabt af nogle af Danmarks mest fremtrædende landskabsarkitekter, Side 4 af 7

5 og disse landskaber er en del af dansk kulturarv. fsb vil i 2015 og 2016 udarbejde grønne strukturplaner for 10 boligafdelinger, hvor landskaberne har største kulturarvsværdi. Dette arbejde er finansieret af arbejdskapitalen. Øvrige boligafdelinger kan ligeledes få udarbejdet en strukturplan i henhold til prisbladets takster. Strukturplaner har fokus på både de oprindelige kvaliteter og på de potentielle udviklingsmuligheder. Planerne er dermed et arbejds- og dialogredskab, når der skal træffes beslutninger om udviklingen af boligafdelingernes grønne områder. Strukturplanen skal sikre, at de bærende strukturer tages med i overvejelserne, og at udviklingen sker under hensyntagen til bevaring af de centrale landskabelige kvaliteter. Nye værktøjer til afdelingsmøderne: Med udgangspunkt i erfaringerne fra det i 2014 afsluttede projekt Digitalt Beboerdemokrati skal der udvikles nye værktøjer til boligafdelingernes egne hjemmesider, som kan anvendes både før, under og efter det fysiske afdelingsmøde. Det er fx muligheden for at stille og debattere forslag på hjemmesiden, stille op til afdelingsbestyrelsen osv. Der skal også udvikles nye værktøjer til en let forståelig og gennemskuelig præsentation af boligafdelingernes budget både før og under afdelingsmødet mv. Heri ligger også afdelingsbestyrelsens mulighed for at arbejde med budgetudkastet. Målsætninger og handlingsplan - 3 Kompetent organisation Målsætninger At fsb er en lyttende og kompetent organisation, hvor der er stor fokus på udvikling af organisationens arbejdsform, herunder anvendelse af effektive og moderne administrationsværktøjer. At fsb konstant har fokus på at være servicerende over for beboere og øvrige kunder såvel som den politiske ledelse. At økonomistyring og økonomisk ansvarlighed er grundlæggende i fsb. At ledelse i fsb er præget af helhedstænkning. At der i dagligdagen fokuseres på medarbejderudvikling og -rekruttering, således at fsb har de nødvendige kompetencer. Handlingsplan Forretningsudvikling og øget digitalisering: Konstant fokus på at professionalisere den administrative drift samt en digitaliseringsstrategi, hvor målet blandt andet er, at der i løbet af 2015 og 2016 er implementeret lettilgængelige digitale løsninger, som medvirker til effektiv drift og giver 24 timers tilgængelighed for fsb s kunder. Det kræver forretningsudvikling både internt og eksternt. Internt skal EG Bolig-projektet gennem 2015 fortsætte arbejdet med at sikre en bedre anvendelse og udvikling af virksomhedssystemet EG Bolig. Dette arbejde skal danne grundlag for bedre sagsbehandling, bedre dokumenthåndtering og endelig en digitalisering af relevante arbejdsgange med henblik på at effektivisere den daglige drift, så der leveres den bedst mulige service til fsb's Side 5 af 7

6 mange forskellige kunder. På samme tid skal digitalisering sikre, at fsb's kunder i størst mulig grad kan servicere sig selv via fsb.dk. Kommunikationen mellem fsb og kunderne kommer i større grad til at ske via og/eller fsb.dk. Det gælder både massekommunikationen og den personlige kommunikation. Der skal i videst muligt omfang indføres digital sagsbehandling, så fx formularer kan udfyldes, indsendes og håndteres digitalt. Der skal arbejdes på at gøre det muligt at underskrive dokumenter med NemID eller en anden digital metode. Samdrift: Samdrift mellem forskellige boligafdelinger giver gode muligheder for at udvikle ejendomsdriften og servicen til beboerne. Mere end halvdelen af fsb s boliger er omfattet af forskellige samdriftsformer. fsb har fået forsøgsmidler fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter til en kortlægning af forskellige typer af samdrift og udvikling af en drejebog i forbindelse med etablering af nye samdriftformer. Et væsentligt punkt er, at der ved etablering af samdrift opstilles relevante mål, samt at der følges op på resultaterne i forhold hertil. Projektet afsluttes ultimo Samarbejdet om boligafdelingens drift og udvikling: Juraen giver afdelingsbestyrelsen et klart og afgrænset ansvarsområde. I de fleste situationer fungerer samarbejdet mellem afdelingens beboere og afdelingsbestyrelsen og mellem afdelingsbestyrelsen og ejendomskontor/administration godt og lydefrit. Det gode samarbejde er en balancegang, som konstant skal vedligeholdes. Der skal udvikles guidelines gode råd og handlingsanvisninger som en støtte for at fastholde det gode samarbejde. Endvidere skal udvikles et værktøj, som kan fungere som den løbende aktivitetsliste. Denne aktivitetsliste skal indeholde alle de aktiviteter og deres status, som er igangsat/skal igangsættes i henhold til det vedtagne budget med tilhørende langtidsplan (PPV). Det pengeløse ejendomskontor: Blandt andet udlejning af beboerlokaler involverer kontante betalinger på ejendomskontoret. Af tyverihensyn samt større enkelhed og gennemskuelighed skal der arbejdes på at gøre ejendomskontoret pengeløst ved at muliggøre, at økonomiske transaktioner sker elektronisk. Løsningen skal give mindst muligt administrativt merarbejde. Budgetanalyser: Effektivitet i boligorganisationerne er blevet et nøglebegreb i BL s samarbejde med staten. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har i efteråret udgivet en rapport om den almene boligsektors effektivisering med en lang række forslag til effektiviseringstiltag samt konkretisering af organisationsbestyrelsernes ansvar. Budgetanalysen er en struktureret sammenstilling af budgetter, regnskaber og fysiske data for at udlede mulige besparelsesforslag m.v. Budgetanalysen er en metode til at skaffe sammenlignelig viden mellem og på tværs af fsb s boligafdelinger viden, som skal bruges i dialogen mellem afdelingsbestyrelse, driftsledelse og administrati- Side 6 af 7

7 on, bl.a. ved budgetudarbejdelsen, til at sikre den mest effektive drift af boligafdelingen. Budgetanalysen udvides derfor til at omfatte samtlige boligafdelinger i fsb. Digitalt syn: Digitalt syn er et effektivt redskab til at syne boligen, når beboeren flytter. Med hjælp af en tablet kan beboer og driftsleder sammen gennemgå boligen, og dermed kan beboerne allerede ved fraflytningssynet få et mere præcist overslag over flytteomkostningerne samtidig med, at ejendomskontoret sparer tid. Digitalt syn bliver fra 2015 udrullet i alle de boligafdelinger, som har fået foretaget digital opmåling. Der skal endvidere arbejdes for, at endnu flere boligafdelinger beslutter at få foretaget digital opmåling. Side 7 af 7