Følgegruppe for implementering af Ø90-budget

Transkript

1 Anders Andersen Claus Bech Jensen Flemming Sørensen Henrik Galsgaard Poul Erik Hedegaard Niels Bloch Merete Jensen Sanne Trampedach (referent) Dato: 19. april 2010 Følgegruppe for implementering af Ø90-budget Jeg vedlægger hermed referat af møde i følgegruppen for implementering af Ø90-budget den 15. april Venlig hilsen Merete Jensen

2 Mødereferat Referat af møde i Dato 15. april 2010 Mødet blev holdt på Til stede Afbud Referent Dagsorden Følgegruppe for implementering af Ø90-budget Landscentret Anders Andersen, Claus Bech Jensen, Flemming Sørensen, Henrik Galsgaard, Poul Erik Hedegaard, Niels Bloch, Merete Jensen og Sanne Trampedach Ingen Sanne Trampedach 1. Velkomst og arbejdsgruppens formål og arbejdsform 2. Projektets organisation 3. Præsentation og status på Ø90-budget 4. Præsentation af implementeringsprojektets rammer og interessentanalyse 5. Fastlæggelse af succeskriterier 6. Drøftelse af alternative igangsætnings- og implementeringsstrategier 7. Drøftelse af sammenhæng til de andre fagområders implementering af produktionsbudget 8. Det videre arbejde og afslutning Ad. 1 Velkomst og arbejdsgruppens formål og arbejdsform Merete bød velkommen til møde. Formålet er at få afgrænset opgaven og få drøftet hvordan hænger det sammen med de andre projekter, forventningsafstemning for hvad implementering er og hvad er det for produkter, der kommer ud af det. Det skal munde ud i en anbefaling til Økonomiforum om hvordan vi kan implementer det nye budget bedst muligt Ad. 2 Projektets organisation På Økonomiforum var Implementering af Ø90-budget et punkt sidste gang, og fremadrettet ønskes dette behandlet løbende for at sikre fælles ejerskab. Derfor denne gruppe, der repræsenterer alle økonomichefe. Brugergruppen behandler værktøj + lidt implementering, og derfor skal vi have fundet grænsen til denne gruppe. Den interne styregruppe sikrer fremdriften i projektet. De andre fagområder; kvæg er på vej til at omlægge, planteavl er på vej, og har allerede omlagt lidt. Det hele skal passe sammen, og det skal koordineres. Hvordan implementeres koordinering? Side 2 af 6

3 HG: Pas på faldgruber, og hold fast i at det skal være et enkelt system Hold fokus på vores dagligdag. PEH: Vi bruger aldrig overførsel, da der altid skal rettes i det, hellere taste det hele ind. FLS: Vi bruger overførsler og der er et must for os. Mrj gennemgik dias om Nyt budget, hvor der er defineret, hvad brugergruppen og følgegruppen giver indspil til. Der var tilslutning til oversigten, hvor brugergruppen giver indspil til det faglige indhold og arbejdsgangen i værkstøjet. De har også en rolle i forbindelse med brugertest og evt. hjælp med demoejendomme. Følgegruppen har til opgave at sikre, hvordan anvendelse af budget-programmet bliver udrullet på hele centret, og at der er fælles fodslag i anbefalinger til overgang. I er repræsentanter for ledelsen på alle økonomikontorer. FS: Er kunderne blevet hørt? NIB: Ja, 22 centre har været involveret i forbindelse med udarbejdelse af forretningsplanen. FS: Andre erhverv er det også til dem? NIB: Ja det er. Ad. 3 Præsentation og status på Ø90-budget Niels præsenterede sit indlæg, og fortalte, at udviklingsprocessen er ved sprint 16 (1 sprint tager ca. 1 måned). Der er 4-5 kernefolk, som er nøglepersoner vedr. Ny Årsrapport, Benchmarking, Ø90 Budget og Ø90 Postkasse ved IBM og Landscentret. Skærmbilleder er udviklet. Produktionsbudget og budgetkalkuler er sat i værk september sidste år brugertest. Resultatbudgettet er leveret til test for en uge siden, men endnu ikke testet. Budgetkontroller kommer senest i 1. kvartal 2011, den gamle kan bruges i hele Udskrifter: Samme udskriftsprogram (Dialoque) som til Ny Årsrapport. Kigger nu på de første. skabeloner. Ø90 Postkasse: Beskrivelse af de tekniske grænseflader til fagprogrammerne er færdig. Udveksler enhedskalkuler fulde kalkuler. Ø90 Postkassen forventes til test i juni/juli 2010 af os selv. Fremover kan budgetkalkulerne opslås under Farmtal Online i stedet for papirudgaven. NIB viste, hvordan det nye budget ser ud. Hvis der blå tal, er det fordi de er overført. Demonstrerede ellers, hvad det kan, og der var enighed om, at det så ud til at være nemt at arbejde med. Kommentarer: HG: Kan trække rullende udskrifter ud. NIB: Det kan man godt. FS: Økonomiforum om diskussion af budgettet: Ingen var interesseret i, at budgettet skal prioriteres før Ny Årsrapport og årsrapport Der er specielt ønske om kvartalsudskrift. Side 3 af 6

4 Ad. 4 Præsentation af implementeringsprojektets rammer og interessentanalyse MRJ præsenterede dette punkt. Promillemidler og Landdistriktsmidler giver en samlet ramme til implementering af økonomistyring på kr. Det er nogenlunde samme omfang som der var til implementering af årsrapporten i 2009, og omfatter aktiviteter, årsrapport, budget, opfølgning, serviceaktivitet samt kurser. Da der er landdistriktsmidler med, skal vi også kunne dokumentere, hvordan vi demonstrerer tingene, så det kommer helt ud til slutbrugerne. Det gøres via temaside, netportal og artikler. Landdistriktsmidlerne kan bl.a. benyttes til at aflønne opgaver løst af jeres medarbejdere MRJ viste interessentanalysen for at illustrere, at der vil være flere forskellige interessenter i spil, når der skal kommunikeres. Hvem er det vigtigt at vi kommunikerer med nu og senere? PEH: Ikke for brug for info før sommerferien. Det skal ikke introduceres, før der er noget at vise. AA: Synes, der skal opfordres til, at hvert center skal have en konsulent som tovholder. En tovholder, som også skal have ansvar for det tværfaglige. HG: Har sagt, at de gerne vil være testcenter. Hvordan får vi centrene til at se hvad dette kan? Medarbejdere skal uddannes i det nye. Det er et sikkerhedsnet, at man kan falde tilbage på det gamle. Hvem tager beslutningen om, om man skal bruge det nye eller gamle? Fælles drøftelse i ledergruppen og fælles opbakning. CBJ: Anbefaling fra denne gruppe, samt anbefaling og opbakning fra Økonomiforum. FS: Hvilke informationsgrupper er informeret? NIB: Der blev sendt brev ud i efteråret til centerledere, ledende økonomi, -kvæg, -svin og planteavlskonsulenter. Det blev konkluderet, at der er behov for kommunikation til ledelsen på centrene med den indstillingen, der kommer fra Økonomiforum, så der kan planlægges og det enkelte centre kan træffe sine valg. Følgegruppen synes ikke, at de var informeret om at produktionsbudgettet faktisk var igangsat i efteråret, selvom der var sendt breve ud. Der for medsender Merete informationen, som I bedes læse og give tilbagemelding på, hvordan det kunne have været tydeligere. CBJ efterspurgte om testcentrene ikke kunne starte noget før end i september. Nej, det kan de ikke før igangsætning. Testcentrene er for implementering og ikke brugertest, der ligger før igangsætning. Først ved igangsætning har vi mulighed for at følge data hele vejen fra fagområde til budget, da både kvæg og planter er ved at omlægge planlægningsdata. HG: Fagkontorerne må vente, til vi har et produkt. CBJ: Data fra fagkontorerne skal være lige så gode som sidste år. Side 4 af 6

5 PEH: Kan det snakke sammen med vores gamle postkasse? Nej. FS: Vi skal skynde os langsomt. I LandboNord vil vi ikke være testcenter, hvis det omfatter alle budgetter Nogle få kunder kører i det nye, men de fleste kører stadig i det gamle, og de vil evt. køre videre sådan et år mere. HG: Vi skal skynde os langsomt og være sikker på, at det fungerer, før vi skal have det. NIB: 2011 bliver et overgangsår. Ad. 5 Fastlæggelse af succeskriterier MRJ: Hvad vil det sige, at vi har implementeres budgettet med succes? PEH: At programmet virker. CBJ: Teknik. HG: Forestille hvilke muligheder det giver, hvad kan det i forhold til det, det kan i dag. Afstem forventningerne. Forståelse for varen. PEH: Teknik. HG: Assistenterne laver noget mere af det her arbejde, de er en meget vigtig målgruppe. Produktbeskrivelse også til assistenter. FS: Tværfagligt skal det fungere. Stopklods 1/7-10 hvad arbejdes der med bagefter? Hvad kommer der bagefter? Indhold i version 1, 2, 3 osv. AA: Arbejdsflowet. Budgetkontrol beskrevet inden implementering. status kvartals- eller månedsvis. AA: Alle udskrifter klar inden igangsætning. HG: Samspil til fagkontorerne. Snitflader mellem fagområde beskrevet i forhold til program. Vise et produkt til andre erhverv. Kurser. Opsamling: Der er forskel på brugertest og implementering. Brugertest er at en gruppe brugere tester programmet og de kan ske på medio i perioden juli og august. Implementering, der skal sikre at budgettet værktøj, produkt, arbejdsgange bliver rullet ud i organisationen og det bliver udnyttet korrekt. Det er en forudsætning for implementering at programmet virker og er brugertestet! Derefter var det primære ønske udskrifter og produktpakker. Side 5 af 6

6 Ad. 6 Drøftelse af alternative igangsætnings- og implementeringsstrategier MRJ gennemgik to scenarier (planche 4). De var også oppe på Økonomiforum. Scenarie 2 omhandler at alle centre går i gang i september og implementeringsplanen skal tage højde for at have forberedt alle centre. Der var enighed om at det ikke var realistisk. CBJ: Overvej at tage nogle lokale centre med i brugertesten, så vi sikrer at programmet virker optimalt for slutbrugerne. Det har også været drøftet med brugergruppen Under scenarie 1 blev det diskuteret, om det var realistisk, at der var nogle centre, der ville være pilotcenter for implementering, hvis det handlede om at køre alle budgetter over. Alle var mere indstillet på at bidrage med brugertest og evt.at være pilot på udvalgte budgetter. MRJ bad gruppen overveje, hvordan vi kommer frem til at alle har en plan for overgang, så det ikke kun er enkelte frontløbere, der bruger det nye værktøj. Ad. 7 Drøftelse af sammenhæng til de andre fagområders implementering af produktionsbudget De var en generel indstilling til at det skal være koordineret, men at fagområderne må tilpasse sig økonomi. NIB påpegede at vi skal huske på at specielt kvæg er ved at omlægge deres planlægningsdel og skal have den implementeres uanset hvad. Ad. 8 Det videre arbejde og afslutning NIB foreslår igangsætning af programmet uanset, hvilken scenarie vi vælger for implementering. Vi skal udarbejde en indstilling til økonomi forum den 27/5 og er derfor nødt til at mødes igen, hvor vi har reflekteret over drøftelserne i dag. MRJ laver et scenarie mere, hvor det er et udvalg af budgetter og ikke hele centret, der laves implementering på. Næste møde afholdes 10. maj. Side 6 af 6