BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN

Transkript

1 BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN

2 VEJLEDNING Kravspecifikationen af de udbudte løn-, personale og økonomisystemer udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Således at den samlede kravspecifikation for løn-, personale- samt vagtplanssystem udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) og således at den samlede kravspecifikation af økonomisystem udgøres af Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Denne del af den samlede kravspecifikation beskriver de forhold, som er fælles de to udbudte systemer. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for sine og den tilbudte løsnings forudsætninger vedrørende de nævnte generelle forhold og forventninger samt ikke-funktionelle krav. Tilbudsgiver skal endvidere i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange, som er beskrevet i kravspecifikationen. Tilbudsgivers skal tilstræbe et detaljeringsniveau, som muliggør, at kunden ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver.

3 INDHOLD 1. Indledning Generelt Procescases 1 2. Kunden 2 3. Generelle krav til løsningen Odsherred Kommunes it-arkitektur Systemoversigt/Integration Målsætning for udbuddet 4 4. Leverandørens bistand til realisering af effektiviseringspotentiale (option) 7

4 1. INDLEDNING 1.1 Generelt Dette udbud omfatter udbud af Odsherred Kommunes: Økonomisystem, herunder debitor og ressourcestyring Løn-, personale- samt vagtplanssystem. Bilag 1-dokumenterne udgør tilsammen kravspecifikationen for udbuddet. Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde. Kravene er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet. Det er ud for kravene anført, hvilke krav der er mindstekrav. 1.2 Procescases Der er gjort brug af procescases til at specificere en række krav. En procescase er en struktureret tekst, som beskriver et forretningsområde eller en forretningsproces og dens krav til itunderstøttelse. Procescasene er overordnede af karakter og er udarbejdet for relevante, centrale forretningsprocesser. En procescase består af: Navn for processen Formål og overordnede krav Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Specifikke krav til it-løsningen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Procescasene er ikke beskrevet i detaljer. Der er i tidsplanen indlagt en analyse- og designfase efter valget af leverandør, bl.a. med det formål at arbejde videre med og fylde detaljer i disse procescases. Det forventes, at leverandøren aktivt forholder sig til procescasene og tilbyder en løsning, der understøtter og sikrer en opfyldelse af de angivne procescases. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION - A (FÆLLES) SIDE 1

5 2. KUNDEN Odsherred er først og fremmest kendt for sin natur, sit kulturliv og sine mange sommerhuse. Odsherred Kommune dækker et areal på 355 km2 med 157 km. kyststrækning. der er små indbyggere. Kommunen består af 12 levende by- og landsbysamfund. Der er ca kommunalt ansatte. Der henvises til kommunens hjemmeside Administrationen i Odsherred Kommune ledes af en direktion på 4 medlemmer. Forvaltningen er opdelt i 8 fagcentre og 4 fællescentre. Som det fremgår af figuren har Odsherred Kommune en flad struktur med 2 ledelseslag (direktørniveau henholdsvis centre). Opgaverne omfattet af kravspecifikationen løses således både i centrale og decentrale organisatoriske enheder. Krav 1. Krav 2. Der er et krav til løsningen, at løsningen ikke er bundet op på kundens nuværende organisering (mindstekrav). Det er et krav, at systemerne skal kunne anvendes fleksibelt i forhold til den organisatoriske udvikling af kundens organisation. Løsningen skal kunne udbredes til flere brugere og til andre enheder (mindstekrav). BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 2

6 3. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN 3.1 Odsherred Kommunes it-arkitektur Tilbud 1. Tilbud 2. Tilbud 3. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 specifikt redegøre for løsningens krav til infrastrukturen, så Kunden får en tilfredsstillende løsning. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 specifikt redegøre for om den tilbudte løsning kræver 3. parts produkter for at kunne afvikle det nye system; f.eks. en 3270 emulator. Leverandøren skal udfylde appendiks 1 og vedlægge det udfyldte appendiks til underbilag til bilag Systemoversigt/Integration Kunden anvender et stort antal systemer og interessenter i løsningen af sine opgaver. De nuværende systemer ift. løn og økonomi er beskrevet i efterfølgende skema. Skemaet viser samtidig integrationen systemerne og interessenterne i mellem. Løsning Økonomisystem Løn-, personale- samt vagtplanssystem KMD ØS KMD Vagtplan KMD Underholdsbidrag - Debitor KMD Underholdsbidrag Kreditor KMD Daginstitutionsbetaling KMD ESR (ejendomsskat) KMD Pension KMD KMD Aktiv KMD KMD Boligstøtte (bossinf) KMD KMD Udbetaling KMD KMD Børnetilskud KMD KMD-Debitorsystemet KMD Boliglån KMD Ejendom KMD OPUS Personale KMD Sygedagpenge KMD Modregningssystemet KMD Doc2Archive KMD FAS c/s KMD Feriemodul KMD Fravær KMD - P-data KMD Booking KMD Børn og Voksne X KMD-Sag_EDH KMD Organisationsstyring KMD Fiktiv Pensionsberegning KMD eboks basisløn KMD WEB Fravær KMD Aftaler KMD Vis Resultat KMD Engangsydelser BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 3

7 Løsning KMD Korrespondance KMD Decentral ansættelse KMD Rollebaseret Indgang KMD Personaleleder KMD Tidsadministration KMD Decentral lønstyring KMD Forhandling KMD Opus Overblik vidensområde Fravær KMD snitflade IND01 KMD Snitflade Ferie Ind KMD Fritidsmodul Økonomisystem Løn-, personale- samt vagtplanssystem MicrosoftDynamicsNAV2009 Doc2archive kommunelicens Brugerdata i Voksenspecialområdet Mtid UNIK-bolig til huslejeopkrævning Analysesystem fra Valcon KMD-Doc2mail Dokumentboks, E-boks Pasløsning, Scantech Dafolos blanketsystem KMD Matri CSC Vitae PBS BS-Basis, BS-Total og BS-Plus Nemkonto Virk.dk / Nemrefusion De Centrale Pas og Kørekort Geograf Navison fra Elbek & Vejrup Sygesikringsløsning, CSC DDE-libra Rekvirentnet Grafisk debitor SKAT Schultz Damus Netforvaltning ejendomshandel Netforvaltning sundhed KMD Structura ejendomsskattelån DUBU KMD Structura miljø KMD krydscheck KMD betalingsadministrationssystem KMD rekvirerede udbetalinger FLD Tabule Der refereres til oversigten i de øvrige dele af kravspecifikationerne. 3.3 Målsætning for udbuddet Ledelsesgrundlaget Ledelsesgrundlaget bygger på Odsherred Kommunes styringsfilosofi, som er: BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 4

8 Odsherred Kommune har borgeren og erhvervslivet i centrum Vi har en flad ledelsesstruktur, hvor de hierarkiske referencelinjer er erstattet af den tværgående dialog, og hvor der lægges vægt på initiativret og pligt. Vi arbejder projektorienteret og i faglige netværk for at sikre at viden deles og udnyttes. Vores ledelse bygger på værdier frem for regler. Det er ud fra en tro på at vi opnår de bedste resultater, når den enkelte leder kan træffe selvstændige beslutninger, og at vi kun har nedskrevne regler og retningslinjer, hvor det er relevant. Vores styringsfilosofi er central styring decentral ledelse. Det betyder, at vi centralt udstikker de overordnede mål og rammer, og at man decentralt - indenfor disse rammer - finder de bedste veje til at nå målet. Vi har en udstrakt grad af decentralisering til niveau 2 lederne og videre ud i systemet. Vi tror på, at vi får den højeste kvalitet og den mest effektive løsning af opgaverne, når vi delegerer ansvar og kompetence mest muligt. Vi forventer samtidig, at alle påtager sig ansvar og ejerskab fuldt og helt. Styringsfilosofien baserer sig derfor grundlæggende på ordentlighed, sund fornuft, troværdighed og tillid til at den enkelte leder udfylder sin rolle og tager sit ansvar på sig. Samtidig giver det lederne et stort ledelsesrum at udøve ledelse indenfor. Principper for økonomistyring Den overordnede styreform i Odsherred Kommune er mål- og rammestyring. Kommunalbestyrelsen udstikker målene for den kommunale virksomhed, og de økonomiske rammer herfor. Der lægges i den overordnede styring af Odsherred Kommune vægt på, at de enkelte enheder har stor selvstændighed og høj grad af decentralisering også på det økonomiske område. Målet er at give den decentrale ledelse rum og mulighed for at yde en god service overfor borgere, brugere og virksomheder indenfor de politisk mål og rammer. Økonomistyring er et fælles anliggende for hele organisationen. Forudsætningen for en god økonomistyring er imidlertid, at økonomistyringens opgaver er klart defineret og at de enkelte aktørers styringsroller er lagt fast. Det er den enkelte partnerskabsholder, der har ansvaret for den budgetramme, som er udmeldt med budgettet og fastlagt i partnerskabsaftalen. Det er således partnerskabsholdernes ansvar at følge op på forbrug, og sikre at budgettet overholdes. Opfølgningen har fokus på principperne i dispositionsregnskabet, hvor partnerskabsholderne hver måned har overblik over både det faktiske forbrug og de dispositioner, der er foretaget fremadrettet. Disse dispositionsregnskaber danner baggrund opgørelse af, hvordan regnskabet forventet at blive ved årets udgang. Økonomistaben har det overordnede ansvar for økonomistyringen i kommunen i forhold til udarbejdelse af budgetter og regnskaber, og for at udarbejde budgetrapporteringer til det politiske niveau. Økonomistaben har desuden til opgave at assistere de enkelte partnerskabsholdere i forhold til at varetage deres økonomistyringsopgave. Økonomistaben har et ansvar for at overvåge de enkelte partnerskabsholderes budgetforbrug, og sikre at det sættes initiativer i gang for at overholde budgettet. Den enkelte partnerskabsholders budget er et rammebudget. Det betyder at partnerskabsholderen har mulighed for at omprioritere indenfor sit budget. Af hensyn til økonomistyringen har partnerskabsholderen dog pligt til at sikre, at budgettet på de enkelte konti udtrykker de faktiske forventninger til forbruget også selv om den samlede ramme forventes at holde. Samtidig har partnerskabsholderen pligt til at omdisponere, hvis der viser sig et merforbrug på budgetrammen. Der kan ikke føres penge mellem de enkelte områder, hvis der er tale om forskellige takstområder. Det er tilfældet hvis en partnerskabsholder har ansvaret for flere institutioner, der er takststyrede. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 5

9 Ved udløbet af regnskabsåret er det mulighed at overføre op til netto 5 pct. af uforbrugte budgetmidler til det kommende år. Målsætning Målsætning for nyt økonomi- og løn-, personale- samt vagtplanssystem er, at systemet understøtter det formulerede ledelsesgrundlag og principperne for økonomistyring, som byger på en stærk decentralisering i et partnerskab. Sammen skal partnerne medvirke til at sikre en administrativ effektiv kommune ved at systemet på en gang tilgodeser såvel kommunens decentrale som centrale styringsbehov, således at systemet opleves som brugervenligt og giver tilfredse decentrale brugere samtidig med at systemet opleves som et integreret system og at det giver en bedre ledelsesrapportering med drill-down funktionalitet samt bedre tværgående styrings- og kontrolmuligheder skal sikre dynamisk og let adgang til informationer om økonomi og løn mv samt understøtte brugerne i arbejdsprocesserne, således at arbejdsprocesserne i videst muligt omfang automatiseres og i øvrigt sikrer arbejdsprocesser med det mindst mulige ressourceforbrug således der opnås administrative effektiviseringer registrerer data ved kilden er driftssikkert Tilbud 4. Tilbud 5. Tilbud 6. Tilbud 7. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvorledes det den tilbudte løsning lever op til kundens målsætning. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvorledes det sikres, at de to systemer fremstår som ét samlet system. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for løn-, personale- samt vagtplanssystemets dataintegration til økonomisystemet. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for økonomisystemets dataintegration til løn-, personale- og vagtplansystemet. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 6

10 4. LEVERANDØRENS BISTAND TIL REALISERING AF EFFEK- TIVISERINGSPOTENTIALE (OPTION) Kunden er underlagt krav om løbende effektivisering af administrationen. Kunden har en forventning om, at de administrative processer i større grad kan digitaliseres og derved effektiviseres ved ibrugtagning af et nyt tidssvarende system. Derfor ønsker kunden effektiviseringsperspektivet medtaget i udbuddet af kommunens løn- og økonomisystem. Det er kundens erfaring, at det er lettere at realisere en effektivisering, hvis effektiviseringspotentialet på forhånd er belyst af relevant viden, f præcist beskrevet af en ekstern part i form af optimale arbejdsprocesser. Kunden ønsker at leverandøren som option angiver, hvorledes leverandøren kan medvirke til at realisere effektiviseringspotentialet. Det indebærer, at leverandøren i tilbuddet skal anføre prisen for at udarbejde en konkret handlingsplan for at igangsætte effektiviseringer hos kunden. Kunden er interesseret i effektiviseringer, der kan give en direkte økonomisk effekt for kunden. Leverandøren skal ligeledes angive det forventede effektiviseringspotentiale. Kunden er interesseret i at arbejdet med realisering af gevinster igangsættes allerede i år 2015 og integreres i hele driftsperioden. Kunden er ligeledes meget interesseret i at gevinsterne står mål med omkostninger til effektiviseringsindsatsen. Tilbud 8. Tilbud 9. Leverandøren skal i bilag 2 beskrive, ved hvilke af de beskrevne processer, der forventes at kunne realisere et effektiviseringspotentiale. Leverandøren skal angive det forventede effektiviseringspotentiale for hver enkelt proces, der foreslås effektiviseret. Det forventede effektiviseringspotentiale skal alene medtage de omkostninger, som vil kunne realiseres i kommunens budget. Effekten angives for det første hele år efter implementeringen af effektiviseringsforslagene. Effekten skal tillige angives i forhold til om effekten kan realiseres centralt, i afdelinger/forvaltninger eller decentrale institutioner. Leverandøren skal beskrive hvilken metode der vil blive anvendt til identifikation af effektiviseringspotentialet. Leverandøren skal beskrive hvorledes effektiviseringspotentialet kan realiseres og hvorledes effektiviseringspotentialet kan dokumenteres. Leverandøren skal som option i bilag 13 medtage bistand til realisering af effektiviseringspotentiale. Prisen angives pr. proces, som leverandøren foreslår effektiviseret. Prisen for bistanden skal fastsættes ud fra det princip, at betalingen er afhængig af, om det beskrevne potentiale opnås, således at betalingen reduceres forholdsmæssigt med en eventuel manglende indfrielse. Opnås kun 80 % af det anslåede potentiale, udbetales kun 80 % af honoraret. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 7