UDBUDSMATERIALE. Region Midtjylland. Annonceringsudbud - Offentligt udbud. Udbud af konsulentydelse på Børne- og Ungdomspsykiatrisk.

Transkript

1 UDBUDSMATERIALE Annonceringsudbud - Offentligt udbud Udbud af konsulentydelse på Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center Til Region Midtjylland

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Udbudsbetingelser Ordregiver Udbudsmateriale Fortrolighed Tidsplan Betingelser for deltagelse/egnethedsvurdering Udarbejdelse af og afgivelse af tilbud Tilbudsvurderingen

3 1. Udbudsbetingelser 1.1. Indledning Region Midtjylland inviterer herved interesserede tilbudsgivere til at byde på udbud af konsulentydelse på Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Tilbudslovens afsnit II (lovbekendtgørelse nr af 7. december 2012). Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center (BUC) er en afdeling bestående af 11 kliniske afsnit, et sekretariat og en sekretærgruppe. Der er ca. 450 ansatte i BUC, og centeret er fordelt på 3 matrikler i henholdsvis Herning, Risskov og Viborg. Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center (BUC) har igangsat en proces med henblik på at sikre nedbringelse af ventelisterne og højere grad af målopfyldelse i forhold til de fastsatte aktivitetsmål. Der er i organisationen behov for, at der implementeres robuste og langtidsholdbare løsninger, da efterspørgslen efter børne- og ungdomspsykiatrisk behandling er stigende. Det er derfor centralt, at det sikres, at der sker en systematisk øgning af produktiviteten på alle afsnit, og at der på tværs af afsnit tages stilling til fælles faglig holdning (kvalitet) samt deling af viden Den udbudte opgave Der er identificeret en række strategiske initiativer, som der er brug for ekstern konsulentbistand til at sikre implementeringen af. Konsulenterne skal blandt andet hjælpe med at sikre kendskab til og forståelse af den netop udarbejdede strategi i hele organisationen, og at ledelsesgruppen i BUC er klædt på og motiveret til at håndtere de ledelsesmæssige opgaver, der ligger i forbindelse med de kommende års forandringer. Endelig skal der arbejdes med design af fremtidens organisation, som understøtter strategiimplementeringen. De strategiske initiativer er følgende: Strategiimplementering Forankring af strategi og indhold på alle afsnit/områder Konkretisering af strategiske indsatser (projektbeskrivelser) Produktivitetsøgning pr. afsnit 2-3 timers arbejdsmøde hver 14. dag pr. afsnit Kortlægning af primære processer Iværksættelse af lokale forbedringer Indførelse af ny målstyringsmodel - 2 -

4 Opbygning af definition af målepunkter Plan for sikring af validitet af data Opbygning af ledelsesrapportering BUC og pr. afsnit Opbygning af proces for målstyring Introduktion af målstyring for alle afsnit Opbyg nye fordelingsnøgler til allokering af aktivitet og ressourcer Faglig trimning og fælles holdning Aktiv stillingtagen til BUC's holdning, tilgang og praksis Etablering af bred accept i organisationen Fundament for fælles holdning til kvalitet (faglighed) Definere model for måling af kvalitet Opbygning af løbende kvalitetsmålinger Indbyg kvalitetsmålinger i ledelsesrapporteringen Dokumentere og deling af best practice Kortlægning af centrale processer på alle afsnit Fastlæggelse af best practice på tværs af afsnit Implementering af best practice Tværgående projekter Identificering af tværorganisatoriske projekter Beskrivelse af projekter Oplæg til prioritering af projekter Samlet plan for projektporteføljen Støtte til projektledere fra sekretariatet Ledelsesudvikling og forandringsledelse Sikre at lederteamet samarbejder mod det fælles mål Definere "hvad er god ledelse?" i BUC Udviklingsforløb for ledelsesgruppen med henblik på at skabe et team og at skabe fundamentet for samarbejde på tværs Udvikle ny samarbejdsform Fremtidig organisering Design af model for samlet struktur for BUD Beskrivelse af roller i den nye organisation Definere struktur Definere ledelsesmodel Udarbejdelse af plan for implementering Definer formidlingsindsats Modeller for hvordan formidling understøtter samarbejde Klar forventningsafstemning med samarbejdspartnere i primær sektoren om BUC's formidlingsindsats Uddannelsesplan - 3 -

5 Opbygning af samlet kompetenceudviklingsplan for alle faggrupper Projektledelse, kompetenceudvikling og porteføljeledelse 3-4 styregruppemøder pr. måned med centerledelsen Opbygning af porteføljemeddelelse med ejerskab i sekretariatet Opbygning af beslutningsproces for håndtering af projektportefølje Kompleksiteten af opgaven er meget høj, hvilket suppleres af, at BUC er beliggende på 3 matrikler i Region Midtjylland. Projektperioden løber fra den 1. august 2012 til den 21. december 2012, hvilket er en relativ kort periode til gennemførelse af et omfattende projekt. Derfor skal konsulenterne have indgående kendskab til arbejdsgangene på en børne- og ungdomspsykiatrisk afdeling. Da BUC er en relativ stor organisation med mange afsnit, skal der være 2-3 konsulenter som i hele projektperioden er i organisationen hele tiden for dermed at opnå en vis samtidighed i arbejdet, samtidig med at der via konsulenterne drages læring på tværs af afsnit. Herudover skal disse 2-3 personer være gennemgående i hele perioden, således at der ikke skal bruges tid på overlevering af viden og erfaringer. 2. Ordregiver Region Midtjylland Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center Harald Selmersvej Risskov Kontaktperson: Ledende Centeroverlæge Jens Buchhave Tlf.: jens.buchhave@ps.rm.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af konsulentydelse" Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte pr. mail og på dansk. 3. Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af: 1: Nærværende udbudsbetingelser med følgende bilag: Udbudsbilag 1 Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets artikel

6 2: Udkast til kontrakt vedrørende levering af konsulentydelser med følgende bilag: Kontraktbilag 1 Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet (offentliggøres efterfølgende) Kontraktbilag 2 Tilbudsgivers tilbud inkl. bilag (ikke en del af udbudsmaterialet) 3: Strategipræsentation 4: Tilbudsblanket Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har hentet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. I udbudsmaterialet indgår spørgsmål og svar, jf. afsnit 4.1, som bliver offentliggjort på i overensstemmelse med den angivne tidsplan. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på forrang. Det er ikke tilladt for tilbudsgiver at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål eller anmode om yderligere oplysninger, som er nødvendige for tilbudsgivernes tilbudsudarbejdelse. Spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder anmodning om yderligere oplysninger, skal stilles skriftligt via til: Ledende Centeroverlæge Jens Buchhave jens.buchhave@ps.rm.dk Mrk.: Udbud af konsulentydelser Mundtlige henvendelser vil af hensyn til Region Midts forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne ligeligt blive afvist. Alle spørgsmål og svar vil blive sendt til samtlige tilbudsgivere i anonymiseret form. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal være Region Midtjylland i hænde senest den 3. juli 2012 kl Rettelsesblade - 5 -

7 I tilfælde af at Region Midtjylland finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet og/eller supplere oplysningerne i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive givet skriftligt til samtlige tilbudsgivere i form af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Rettelsesblade vil blive uploadet på hjemmesiden sammen med udbudsmaterialet og sendt direkte pr. til de tilbudsgivere, der har anmodet om udbudsmaterialet via Ledende Centeroverlæge Jens Buchhave. Der vil som udgangspunkt ikke blive udsendt rettelsesblade efter den 4. juli Fortrolighed 4. Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Ordregiver vil under alle omstændigheder dog være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 5. Tidsplan Udbudsproceduren kan forventes at følge nedenstående tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 25. juni 2012 Annoncering på 3. juli 2012 Frist for aflevering af spørgsmål 4. juli 2012 Sidste frist for udsendelse af rettelsesblade 9. juli 2012 Frist for indlevering af tilbud Uge Bedømmelse af de modtagne tilbud samt orientering om tildelingsbeslutning Juli/august 2012 Kontraktunderskrivelse Aftalen løber i perioden 1. august december

8 6. Betingelser for deltagelse/egnethedsvurdering Tilbudsgiver skal fremsende det i pkt anførte materiale i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Såfremt nedenstående materiale ikke er vedlagt tilbuddet, forbeholder ordregiver sig at afvise. Ved sammenslutninger af virksomheder skal nedenstående dokumentation gives for hver enkelt virksomhed, ligesom nedenstående dokumentation bør gives for alle underleverandører. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten Personlige forhold Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige (udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra e og f) og om udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a-c. Erklæringen kan afgives ved vedlæggelse af udbudsbilag 1 i udfyldt og underskrevet stand. Ordregiver forbeholder sig ret til inden aftaleindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsog Selskabsstyrelsen, max. 3 mdr. gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i de udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f anførte udelukkelsesgrunde Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har den økonomiske og finansielle kapacitet til at løfte opgaven: De seneste 2 års reviderede og godkendte regnskaber for tilbudsgiver (den juridiske person, som afgiver tilbud) Teknisk og/eller faglig kapacitet Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har den tekniske og faglige kapacitet til at løfte opgaven: Referenceliste indeholdende en beskrivelse af løsningen af tilsvarende opgaver udført inden for de seneste 5 år. Referencelisten bør indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers erfaringer med børne- og ungdomspsykiatri, ledelsesudvikling af højtuddannede specialister, krisehåndtering, implemente

9 ring af målstyringsmodeller, leanprocesser og tavlemøder samt ledelse af store organisatoriske forandringsprojekter. 7. Udarbejdelse af og afgivelse af tilbud 7.1. Sprog og tilbudspriser Tilbud skal afgives skriftligt på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske kr. (DKK) ekskl. moms. Tilbuddet kan afgives ved at udfylde Tilbudsblanketten. Tilbudsgiver gøres opmærksom på at alle udbuds- og kontraktbilag, der er beregnet til udfyldelse, skal medsendes tilbuddet Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 2 måneder efter fristen for tilbudsafgivelse, dvs. frem til og med den 9. september Region Midtjylland anser ikke en aftale for indgået og udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter Aflevering af tilbud Der afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 underskrevet originaleksemplar i papirform 3 papireksemplarer mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag jf. ovenfor. 1 USB-nøgle indeholdende det samlede tilbud. USB-nøglen mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten Tilbud vedrørende konsulent. Tilbudsgiveren har ansvaret for, at indhold på USB-nøglen er korrekt og identisk med det skriftligt fremsendte. Er dette ikke tilfældet, vil det være papirversionen, der er gældende. Tilbud bedes afleveret i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi samt USB) mærkes tydeligt med følgende tekst: "Udbud af konsulentydelse" Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Region Midtjylland Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center - 8 -

10 Harald Selmersvej Risskov Att.: Ledende Centeroverlæge Jens Buchhave Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 9. juli 2012 kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud Forbehold Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at Region Midtjylland vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder over for kontraktens væsentligste bestemmelser. Region Midtjylland er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes endvidere på, at tilbudsgiverens standardbetingelser og brancheforbehold typisk vil indeholde forbehold, der medfører, at Region Midtjylland er forpligtet til at se bort fra et tilbud som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiverne opfordres i stedet til at søge evt. uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. ovenfor pkt. 3.1, således at forbehold i videst muligt omfang undgås Honorartilbud Honorartilbuddet skal afgives som en fast timesats. Tilbuddet skal afgives ved udfyldelse af tilbudsblanketten Organisation og kompetencer Tilbudsgiver skal beskrive organiseringen af projektet (projektorganisation). Tilbudsgivers beskrivelse af projektorganisationen skal indeholde navne på alle væsentlige personer, der i givet fald vil skulle indgå i løsningen af opgaven. Som væsentlige personer betragtes: Projektlederen (Konsulentens kontaktperson) De 2-3 konsulenter, som er ansvarlige for den faktiske implementering af BUC's strategiske initiativer

11 Tilbudsgiver skal desuden for projektlederen samt de 2-3 konsulenter, som er ansvarlig for den faktiske implementering af BUC's strategiske initiativer aflevere CV. CV et skal tydeligt angive, hvilken funktion medarbejderen har med reference til projektorganisationen. CV et skal i øvrigt udformes således, at der dannes et klart billede af de kvalifikationer, som tilbudsgiveren tilbyder at løse opgaven med, herunder hvilke medarbejdere der bliver ansvarlig for henholdsvis ledelsesudvikling, forandringsledelse, strategiudvikling, organisationsudvikling, effektivitet/lean og porteføljeledelse. 8. Tilbudsvurderingen 8.1. Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Organisation og kompetencer Honorar/tilbudspris med hovedvægten på organisation og kompetencer Organisation og kompetencer Ved vurderingen af "organisation og kompetencer" vil Region Midtjylland lægge vægt på kvaliteten af tilbudsgivers projektorganisation og de enkelte medarbejderes kvalifikationer. Til brug for vurderingen af "organisation og kompetencer" skal tilbudsgiver således vedlægge tilbuddet de i punkt 7.6 anførte oplysninger Honorar/tilbudspris Ved vurderingen af "honorar/tilbudspris" vil Region Midtjylland lægge vægt på de tilbudte timesatser

12 Udbudsbilag 1 Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets artikel 45 Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at ordregiver kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. I henhold til Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, kan enhver leverandør udelukkes fra at deltage i en udbudsprocedure, såfremt leverandøren er omfattet af en af de i bestemmelsen nævnte situationer. Tilbudsgiver erklærer hermed samtidig i henhold til artikel 45, stk. 2, litra a-c, at virksomheden: a) ikke er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, og ikke har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) ikke er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) ikke ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed

13 Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel