Økonomi og statistik vedr. digital post

Transkript

1 Økonomi og statistik vedr. digital post Besparelsespotentiale ved digital post med afsæt i den nationale business case I 2010 udgav Finansministeriet den fællesoffentlige business case Digitalisering af offentlige breve og dokumenter. Generelt viser den fællesoffentlige business case, at myndigheder kan spare ca. 6 kr. pr. masseforsendelse og ca. 20 kr. pr. enkeltforsendelse. Business casen kan findes her: Der er overordnet tale om to typer af gevinster: Materielle forsendelsesomkostninger (porto, kuverter, papir, blæk etc.) og personalemæssige (tidsbesparelser via mere effektive arbejdsgange) Forudsætninger for nationale business case 2010: Side 1 af 13

2 I forbindelse med at der er etableret en national fjernprintsløsning (udbud fra digitaliseringsstyrelsen) er følgende priser og besparelser estimeret. Estimatet er udarbejdet af digitaliseringsstyrelsen i marts 2012: Økonomiaftale 2013 og efterfølgende DUT i RN Region Nordjylland er som følge af økonomiaftalen med regeringen for 2013 reguleret i bloktilskud med 1,66 mio kr. i 2013, 2,08 mio kr. i 2014 og 4,37 mio kr. i I alt 8,11 mio kr. fra 2013 og frem. Dette modsvarer de mindreudgifter til porto og materialer, der er estimeret i den nationale busines case for digitalisering af offentlige breve og dokumenter fra De øvrige gevinster (tidsbesparelser - lønsum) skal jf. økonomiaftalen for 2013 realiseres med henblik på prioritering til borgernær velfærd. Side 2 af 13

3 Side 3 af 13

4 Antal brevforsendelser og porto i 2014 Rapporten fra Post Danmark viser, at de samlede udgifter for breve inkl. diverse services, frankering, kørsel og digitale lønsedler i 2014 er kr. I løbet af uge 22, vil vi modtage en række rapporter og præcise tal fra Post Danmark, incl forbrug i de første måneder af På baggrund af tal fra Post Danmark er det estimeret, at Region Nordjylland ca. sendte breve i 2014: Tallene fra Post Danmark omfatter regionens frankeringsmaskiner. På nogle frankeringsmaskiner sendes der også breve for andre enheder, som ikke hører under regionen. Eksempelvis i Regionshuset, hvor forbruget på frankeringsmaskinen også omfatter forsendelser fra Vejdirektoratet, Miljøcentret og NordKAP. Disse udgifter viderefaktureres efterfølgende, men det kan ikke ses af forbrugsopgørelsen fra Post Danmark. Det er uvist, om dette også er en fejlkilde for andre af regionens frankeringsmaskiner og forsendelser. I 2014 blev der i Regionshuset viderefaktureret for kr svarende til i omegnen breve, som er fratrukket regionens forbrug i beregningen af regionens forsendelser.. Det skal nævnes, at lønsedler allerede i 2014 blev sendt digitalt. Der blev sendt ca pr. måned, svarende til ca pr. år. Desuden er det ikke alle breve fra regionen, der blev sendt via Post Danmark. Breve til virksomheder og andre myndigheder med personhenførbare oplysninger sendes ofte via fax, og nogle indkaldelsesbreve/ bookinger udleveres til patienten i forbindelse med et forudgående besøg og sendes således ikke pr Side 4 af 13

5 brev. Dvs. brevforsendelserne via Post Danmark ikke udgør det samlede antal breve fra regionen. Når det bliver muligt at sende til digital post, vil nogle af de breve, der tidligere blev sendt pr fax eller udleveret, sandsynligvis blive sendt via digital post. Derfor vil man kunne forvente et større antal digitale breve end det antal breve, der tidligere blev sendt via Post Danmark. Ud af de breve der sendes, skal det desuden påpeges, at ikke alle kan digitaliseres. Dette skyldes bl.a., at andelen af borgere der er fritaget for at modtage digital post, at regionen skal kunne håndtere særlige forsendelser indeholdende fysiske genstande/artikler og at ikke alle forsendelser er egnet til at digitalisere. Statistik over andelen af borgere der er fritaget for digital post omtales i afsnittet: Statistik vedr. antal tilmeldte/ikke tilmeldte digital post. Region Nordjyllands opgørelse over portoudgifter, fra Nedenstående overblik er Region Nordjyllands egen opgørelse over Post Danmark forbrug i perioden 2011 til Det er det samlede forbrug, som også inkluderer bl.a. pakker: Antal digital post og fjernprintforsendelser i 2015 Statistik fra eboks.dk Nedenstående giver et overblik over digital post forsendelser afsendt via eboks.dk og udgifter til e-boks i Forsendelserne er for hele Region Nordjylland. Det er ikke muligt, at adskille forsendelserne på afdelingsniveau. Der skal gøres opmærksom på, at rapporterne fra eboks.dk også indbefatter forsendelse af sms er: NemSMS og Capgmini, samt lønsedler og feriekort Side 5 af 13

6 Januar 2015: samlet antal og (CapgeminiSMS og Nem SMS) = digital post forsendelser Februar 2015: samlet antal og (CapgeminiSMS og Nem SMS) = digital post forsendelser Marts 2015: samlet antal og 6.787(CapgeminiSMS og Nem SMS) = digital post forsendelser Side 6 af 13

7 April 2015: samlet antal og (CapgeminiSMS og Nem SMS) = digital post forsendelser Det samlede antal digital post forsendelser afsendt via eboks.dk er skitseret nedenfor: Januar 2015: Februar 2015: Marts 2015: April 2015: I alt: I det samlede antal digital post forsendelser indgår lønsedler og 1417 feriekort. Dvs digital post forsendelser excl lønsedler: Forsendelsesudgifter E-boks jan-apr 2015: Forsendelsesudgifterne til e-boks er incl. nemsms Forsendelsesudgifter til lønsedler indgår ikke i e-boks forbrug, da udgifter til digitale lønsedler faktureres via Post Danmark. Statistik fra Canon Overblik over indkaldelser sendt via fjernprint og til eboks. Der kan være sendt via fjernprint, hvis modtager er fritaget digital post eller i tilfælde af at sekretæren, har valgt at sende via fjernprint. Side 7 af 13

8 Overblikket vises nedenfor: Der er i perioden januar til april 2015 sendt indkaldelser via fjernprint. Der udsendes pt. adviseringsbreve til patienter første gang, en patient modtager en indkaldelse digitalt. Det er endnu ikke besluttet, hvornår adviseringen skal stoppe. Nedenfor ses antallet af adviseringsbreve sendt i april og marts (antal i januar og februar 2015 er ukendt): Marts: April: Statistik fra strålfors, 2015 Strålfors opkræver et gebyr på 26 øre for digital post meddelelser, der sendes via deres løsninger. Hertil kommer udgifter til e-boks for at aflevere meddelelser i e-boks. Problemstillinger vedr. de tilgængelige statistikker for digital post, fjernprint og fysiske forsendelser Der kan trækkes statistikker på regionens forbrug ifth digital post og fjernprint i de forskellige systemer og løsninger, vi anvender, og nogle oplysninger kan findes via de fakturaer, vi modtager fra leverandørerne. Der kan findes information fra bl.a. Canon, Stålfors, E-boks, Post Danmark og regionens eget økonomisystem. Tallene for antal forsendelser i de forskellige systemer er i samme størrelsesorden, men stemmer ikke overens på tværs af de forskellige systemer. Det er en problemstilling, som endnu ikke er udredt. Side 8 af 13

9 Estimat af realiseret besparelse med digital post Region Nordjyllands udgifter til forsendelser via digital post og fjernprint (excl lønsedler og feriekort) i perioden jan-apr 2015, i alt kr: Hvis forsendelserne til digital post og forsendelser via fjernprint i stedet var blevet sendt via Post Danmark, estimeres at udgiften ville have været kr: Den opnåede besparelse på forsendelsesomkostninger jan-apr 2015 er således kr: Hvis der ikke var blevet sendt advisbreve ville besparelsen på forsendelsesomkostninger have været kr: Side 9 af 13

10 Statistik vedr. antal tilmeldte/ikke tilmeldte digital post Statistik fra digitaliseringsstyrelsen vedr. antal tilmeldt/ ikke tilmeldt digital post og fritagelser af permanent eller midlertidig karakter Ugentlig statistik vedr. digital post, kan tilgås på digitaliseringsstyrelsens hjemmeside: Nedenstående er uddrag fra statistikken uge 19, maj 2015: Antal i procent, i Region Nordjylland, der er ikke tilmeldt DP og tilmeldt DP: Andel af personer i Region Nordjylland, fordelt på alder, der ikke er tilmeldt DP og tilmeldt DP: Side 10 af 13

11 Andel af personer i Region Nordjylland, der midlertidigt er fritaget: Andel af personer i Region Nordjylland, der er permanent er fritaget: Priser på aflevering til eboks for digital post 1 og digital post 2 (fra feb 2016) og forventet besparelse i RN: Det skal nævnes, at der i forbindelse med overgangen til den nye kontrakt med e-boks i februar 2016 sker en fremtidig prisændring. De hidtil økonomiske beregninger, bl.a. den nationale business case, er udarbejdet med afsæt i Digital Post 1. Det betyder, at de økonomiske besparelser, som regionen tidligere har forventet, nu er blevet større, da priserne på digital post vil falde. Side 11 af 13

12 Prisforskel mellem nuværende og fremtidige e-boks kontrakt: Digital post 1 Digital post 2 (fra feb 2016) Tilslutning Engangsbeløb på kr. pr tilsluttet system Engangsbeløb på 1000 kr. pr tilsluttet system NemSMS 0,16 kr pr stk 0,05 kr pr stk Grundtakst Grundtakst er 70 øre for den første kb (Afleverer myndigheden meddelelsen som en pdf, bliver prisen 64 øre) Skal e-boks står for konverteringen, så bliver prisen 70 øre) Grundtaksten er 0,19 kr. pr. meddelelse, Megabytetillægge = 4,00 kr. pr. Mb (ca. 0,4 øre for hver ekstra kb) Megabytetillæg på 1,09 kr. pr. Mb. Megabytetillægget træder i kraft med det samme dvs. ved 1 KB. Maks. pris Forsendelser under 10 MB = 6,75 er maks. Pris (der kan i dag kun sendes 10 MB) Forsendelser under 10 Mb. = 6,75 kr. Mellem MB = 22 kr. Mellem = 67 kr. Estimeret besparelse i Region Nordjylland ved overgang til digital post 2 På baggrund af overgangen til digital post 2, sker der en nedgang i udgifterne til digital post. For at give et estimat af det besparelsespotentiale, som overgangen til digital post 2 får for Region Nordjylland, er der på baggrund af fakturaer fra e-boks A/S, for april og marts måned, udregnet besparelserne herfor. Såfremt, at fakturaerne fra e-boks i marts og april 2015 afspejler det fremtidige forbrug, medfører det en besparelse på ,06 kr. for de to måneder. Set for et helt år, betyder det, at vi gennemsnitlig sparer ,03 kr. pr. måned. svarende til at Region Nordjylland i 2016 vil spare ca ,34 kr. Dette er et estimat der er udarbejdet med forudsætning for, at digital post 2 igangsættes februar Faktiske fakturaer fra e-boks A/S: Side 12 af 13

13 Estimerede fakturaer fra e-boks, med afsæt i digital post 2 priser: Side 13 af 13