Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommune

Transkript

1 Gladsaxe Kommune Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommune Rapport December 2011

2 COWI A/S Parallelvej Kongens Lyngby Telefon Telefax wwwcowidk Gladsaxe Kommune Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommune Rapport December 2011 Projektnr P A (G AA1129) Dokumentnrt Version Udgivelsesdato 8 december 2011 Udarbejdet Kontrolleret Godkendt THHA NEO THHA

3 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 1 Indholdsfortegnelse 1 Resumé og hovedkonklusion 2 2 Baggrund 6 3 Kortlægning af kommunens etagekvadratmeterareal og rengøringsopgaven 8 31 Det samlede areal og beslutningskompetence 8 32 Rengøringsanalysens fokusområde Sammenfatning på kortlægning 15 4 Erfaringer fra udbud af rengørings-opgaven (delundersøgelse 1) Baggrund Det gennemførte udbud GKR s tilbud i forhold til øvrige tilbud Konklusion på delundersøgelse GKR's konkurrencedygtighed sammenlignet med tilsvarende virksomheder (delundersøgelse 2) Afdækning af særlige vilkår Benchmark af GKR Konklusion på delundersøgelse Øvrig rengøring (delundersøgelse 3) Tilrettelæggelse af øvrig rengøring Uddybende analyse af to udvalgte institutioner Konklusion delundersøgelse 3 51

4 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 2 1 Resumé og hovedkonklusion I forbindelse med Byrådets vedtagelse af budgetaftalen for i efteråret 2010 blev det besluttet, at der skulle gennemføres en analyse af rengøringsområdet i kommunen, herunder en analyse af GKR s (Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice) konkurrencedygtighed Denne beslutning er udmøntet i et kommissorium for analysen, som indeholder følgende opgaver: En kortlægning af den samlede rengøringsopgave; En undersøgelse af rengøringens konkurrencedygtighed, herunder tre delundersøgelser; - Delundersøgelse 1 - GKR s konkurrencedygtighed undersøges på baggrund af erfaringerne fra udbuddet i sommeren 2011 af rengøringen på institutionerne, som kommunen overtog den , - Delundersøgelse 2 - GKR s konkurrencedygtighed undersøges generelt og omfatter de opgaver, der ikke udbydes i konkurrence, - Delundersøgelse 3 - Undersøgelsen omfatter rengøring i de institutioner, der ikke har GKR som leverandør Der fokuseres på fællesarealer på seniorcentre og sports- og idrætsfaciliteter Undersøgelsen er som vist ovenfor opdelt i flere delundersøgelser, hvor tre forskellige parter bidrager til den samlede løsning af opgaven Gladsaxe kommune forestår primært udarbejdelsen af kortlægningen samt delundersøgelse 1, COWI udarbejder delundersøgelse 2 og How2Plan udarbejder delundersøgelse 3 i samarbejde med Gladsaxe Kommune COWI har samtidig fået ansvaret for at samle kortlægningsdelen og de tre delundersøgelser i en samlet analyse samt udarbejde en samlet vurdering af GKR's konkurrencedygtighed, men det er naturligvis sket i tæt samspil mellem de involverede parter Kortlægningsundersøgelsen Kortlægningsundersøgelsen viser, at Gladsaxe Kommune i dag råder over et samlet bygningsetageareal på ca m 2

5 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 3 Rengøringsanalyse vil berøre en andel på m 2 Gladsaxe Kommune har valgt GKR til at udføre rengøringsopgaven på 73 % af arealet, mens kommunen har bestilt private rengøringsfirmaer på 9 % af arealet På de resterende 18 % af arealet har kommunen valgt at lade personale på de pågældende institutioner udføre rengøringsopgaven Udgifterne til rengøring var i ,5 mio kr I det følgende fremgår en samlet konklusion på GKR's konkurrencedygtighed, jf delundersøgelse 1 og 2 Der afsluttes med konklusion på delundersøgelse 3, som vedrører rengøring, der ikke håndteres af GKR Det skal bemærkes, at analysen er baseret på regnskabstal for 2010 i forhold til kortlægningen, mens data i forhold til delundersøgelse 2 er baseret på 2011 tal Det betyder, at kortlægningen ikke inkluderer den fastlagte servicereduktion på kr 1 mio i 2011 stigende til kr 1,5 mio kr i 2012 samt at effektiviseringsmulighederne identificeret i delundersøgelse 2 er før budget-2012 beslutningen om effektivisering med 1,5 mio kr i 2012 stigende til 3 mio kr i 2013 Resultat af delundersøgelse 1 Resultatet af det gennemførte udbud af rengøringsopgaven på 12 kommunale institutioner og botilbud blev at 5 rengøringsfirmaer overtog rengøringen pr 1 september 2011 til en samlet pris på lidt under 3,5 million kroner pr år GKR, som havde udarbejdet kommunens kontrolbud på opgaven var ikke repræsenteret blandt de vindende firmaer Kontrolbuddet lød på i alt 7,8 mio kr GKR har således ikke været prismæssigt konkurrencedygtig GKR var særdeles konkurrencedygtig på kriterierne kvalitet og miljø Særligt skal det bemærkes, at GKR under kvalitet har tilbudt mange timer sammenlignet med de fleste øvrige tilbudsgivere, og det er naturligvis også en forklaring på, at de prismæssigt ikke har været konkurrencedygtige GKR har fulgt programkoderne, hvilket afspejler sig i de mange timer, som tilbydes, og den deraf høje pris Samtidig kan de private leverandører vælge at give tilbud, der genererer underskud, for at vinde en opgave og efterfølgende indhente ekstrabetaling for opgaver, der ikke er præcist fastlagt i udbud GKR er gennemsnitligt underbudt med 15 % på de beregnede timepriser, hvilket er billigere end det vurderes, at en offentlig leverandør vil kunne tilbyde, og det vil også være en udfordring for en privat leverandør at generere et overskud på et sådant prisniveau i længden Resultat af delundersøgelse 2 Når der ses på GKR's generelle konkurrencedygtighed kan det konstateres, at virksomheden er veldreven og lever op til målene fastsat i kontrakten mellem GKR og kommunen, feks omkring brugertilfredshed, medarbejdertilfredshed, sygefravær, kompetenceudvikling, etnisk sammensætning og der tages ekstraordinære miljøhensyn Der er således en rimelig god sammenhæng mellem bevillinger og kvalitet GKR s fokusering og forpligtelser, feks i forhold til uddannelse, Svanemærkning, arbejdsmiljø mv er ikke med til at hæve prisen, snarere tværtimod

6 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 4 Undersøgelsen viser dog samtidig, at GKR kan effektivisere på skoleområdet, eftersom GKR var mellem 8 og 25 % mindre effektiv på dette område På administrations- og daginstitutionsområdet er det ligeledes muligt, at GKR kan være en anelse mere effektiv En del af forklaringen på muligheden for at effektivisere er beslutningen fra 1999 om at tilføje ekstra ressourcer til synlig rengøring (5%) og til områder med børn og unge (yderligere 5% på disse områder) Dog er det vigtigt, at der tages højde for bla den meget lave sygdomsprocent som GKR har, da det er tænkeligt, at en højere m 2 -ydelse vil påvirke sygdomsprocenten og arbejdsmiljøet negativt GKR s timepriser er lave sammenlignet med andre kommunale leverandører, hvilket blandt andet skyldes, at GKR har effektiv administration og det opvejer en del af den mindre m 2 -ydelse i GKR, så den samlede effektivitet ikke er så lav som m 2 -ydelsen indikerer Resultat af delundersøgelse 3 I delundersøgelse 3, hvor rengøring i institutioner, der ikke har GKR eller private rengøringsfirmaer som leverandør er belyst, er vurderingen, at der er store forskelle på kvaliteten af styringsgrundlaget i forhold til rengøringsopgaven på de 7 institutioner, som indgår i undersøgelsen Systematisk tilrettelæggelse af arbejdet og fastlæggelse af rengøringsniveauet i form af rengøringsprogrammer anvendes i varierende omfang og programmernes kvalitet er uensartet Det er også usikkert om alle institutionerne har tilstrækkeligt kendskab til det faktiske ressourceforbrug til rengøring Der er dog forskel inden for institionerne og institutionstypernevurderingen er, at rengøringen på det udvalgte seniorcenter fungerer hensigtsmæssigt, men det er usikkert, hvordan kvalitet og ressourcer håndteres på de øvrige, bla er der stor forskel i omkostninger til rengøring Dernæst er der et stort forbedringspotentiale, hvis der tages udgangspunkt i Gladsaxe Sportscenter, hvor rengøringen var utilfredsstillende, bla fordi der ikke var arbejds-/rengøringsprogrammer for medarbejderne Der er derfor generelt behov for en nærmere gennemgang af rengøringen på institutionerne, som sandsynligvis vil kunne påvise et forbedringspotentiale inden for såvel rengøringskvalitet som ressourceudnyttelse Dette er desto mere relevant, da flere af institutionerne ikke inden for de seneste år har fået gennemgået rengøringsområdet Samlet vurdering af delundersøgelserne Samlet er vurderingen på tværs af undersøgelserne, at det vil være muligt at hæve m 2 -ydelsen hos GKR - i særdeleshed på skoleområdet Et kvalificeret bud vil være ca 5 % samlet for GKR (på området med skoler, daginstitutioner, rådhus mv) uden at det kommer til at gå ud over feks sygdomsfravær, det generelle arbejdsmiljø eller kvaliteten Det vil også gøre forskellen til priserne indhentet ved udbuddet i 2011 mindre, omend de ikke vil blive lige så lave I forhold til institutionerne, der selv forestår rengøring anbefales det, at der iværksættes en nærmere gennemgang af rengøringen, som sandsynligvis vil kunne påvise et forbedringspotentiale inden for både rengøringskvalitet såvel som ressourceudnyttelse

7 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 5 Endeligt er det konstateret, at kommunen, som indkøber af rengøring, hvad enten det er hos GKR eller hos private leverandører, kan have fordel af at styrke opfølgningen på kontrakterne Internt handler det i særdeleshed om, at brugerne bliver bedre klædt på til dialog med GKR eller får støtte til det I forhold til de eksterne leverandører handler det om formel opfølgning på, at den lovede kvalitet leveres og at omkostninger fastholdes I praksis vil det være oplagt at foretage en opfølgning på kontrakterne indgået i sommeren 2011 for de udbudte rengøringsopgaver i institutionerne overtaget 1 januar 2007, herunder belyse om rengøringen lever op til kravspecifikationerne, udvikling i ekstrakøb og dermed de totale udgifter samt generel vurdering af brugernes tilfredshed

8 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 6 2 Baggrund I forbindelse med Byrådets vedtagelse af budgetaftalen for i efteråret 2010 blev det besluttet, at der skulle gennemføres en analyse af rengøringsområdet i kommunen, herunder GKR s (Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice) konkurrencedygtighed Samtidig blev det fastlagt, at erfaringerne fra det kommende udbud af rengøringen på de institutioner, som kommunen overtog 1 januar 2007 skulle indgå i analysen Udbuddet blev afsluttet i juni 2011 Målene for analysen er, jf Gladsaxe Kommunes projektbeskrivelse: Kortlægning af den samlede rengøringsopgave Oversigt over hvordan rengøringsopgaven løses på kommunens samlede areal udarbejdes Oversigten skal i videst muligt omfang vise, hvem der løser opgaven, hvordan opgaven er organiseret, antal m 2 som de enkelte opgaveløsere rengør, deres ydelse målt som m 2 /time samt deres pris/m 2 Undersøgelse af rengøringens konkurrencedygtighed Undersøgelsen omfatter Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice (GKR), og rengøring udført af rengøringspersonale ansat i de enkelte kommunale institutioner, hvilket er tilfældet for seniorcentre og sports- og idrætsfaciliteter Undersøgelsen deles op i 3 delundersøgelser Delundersøgelse 1 GKR s konkurrencedygtighed undersøges på baggrund af erfaringerne fra udbuddet af rengøringen på institutionerne, som kommunen overtog den 1 januar2007 Resultatet af det kommende udbud vil vise, hvordan GKR ligger i forhold til private firmaer på baggrund af en konkret beskrevet opgave GKR s styrker og svagheder i forhold til de private firmaer beskrives på baggrund af det foreliggende materiale vedrørende den udbudte opgave samt bidrag fra de involverede sagsbehandlere og den eksterne konsulent Delundersøgelse 2 GKR s konkurrencedygtighed undersøges via en ekstern konsulentundersøgelse af GKR s virksomhed Konsulentundersøgelsen vil omfatte de af GKR s opgaver, der ikke udbydes i konkurrence Undersøgelsen skal forsøge at vise om der er en rimelig økonomisk sammenhæng mellem på den ene side GKR s bevillinger og på den anden side GKR s samlede produkt, dvs den udførte ren-

9 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 7 gøring, leveringssikkerhed, arbejdsmiljø, interne personaleforhold og -politik, dialog med kunder mv Hvis der kan påvises et rimeligt forhold må det tages som udtryk for at GKR s produkter er konkurrencedygtige Delundersøgelse 2 s resultater sammenholdes med resultatet af delundersøgelse 1 Delundersøgelse 3 Undersøgelsen omfatter rengøring udført af rengøringspersonale ansat i de enkelte institutioner Der fokuseres på fællesarealer på seniorcentre og sports- og idrætsfaciliteter En ekstern rengøringskonsulent vil gennemgå områderne og undersøge om der ligger et rengøringsteknisk forbedrings/besparelsespotentiale Konsulenten bedes endvidere komme med forslag til, hvordan potentialet kan realiseres via ændrede metoder, arbejdsgange mv Undersøgelsen er som vist ovenfor opdelt i tre delundersøgelser, hvor tre forskellige parter har bidraget til den samlede løsning af opgaven Gladsaxe kommune har selv udarbejdet kortlægningen samt delundersøgelse 1, COWI har udarbejdet delundersøgelse 2 og How2Plan har udarbejdet delundersøgelse 3 i samarbejde med Gladsaxe Kommune COWI har samtidig fået ansvaret for at samle kortlægningsdelen og de tre deleundersøgelser i en samlet analyse samt udarbejde en samlet vurdering af GKR's konkurrencedygtighed

10 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 8 3 Kortlægning af kommunens etagekvadratmeterareal og rengøringsopgaven 31 Det samlede areal og beslutningskompetence Gladsaxe Kommune råder i dag over et samlet bygningsetageareal på ca m 2 I det samlede areal indgår både de ejendomme, som kommunen selv ejer, lokaler som kommunen har lejet og ejendomme tilhørende de selvejende institutioner, som kommunen har en overenskomst med og hvis aktiviteter finansieres af et driftstilskud fra kommunen Denne kortlægning tager udgangspunkt i en bygningsoversigt udarbejdet af kommunens ejendomsafdeling og er efterfølgende justeret i enkelte tilfælde i forbindelse med analysearbejdet Kortlægningen baseres på etagearealer opgjort brutto, hvilket vil sige, at hele bygningens areal tælles med i opgørelsen, herunder ydermurer, skillevægge og arealer, der optages af bygningens tekniske installationer Baggrunden for at anvende bruttoarealet er, at bruttoarealet er det normalt benyttede mål for bygningers areal og derfor muligt at fremskaffe for samtlige bygninger i denne kortlægning Det skal bemærkes, at bruttoarealet er større end det såkaldte rengøringsareal, der er det areal i bygningen, hvor der udføres en egentlig rengøring Forskellen mellem bruttoareal og rengøringsareal vil afhænge af forhold som bygningens størrelse, konstruktion, anvendelse mv, men normalt vil det gælde, at rengøringsarealet er lidt mindre end bygningens indvendige areal, der erfaringsmæssigt svarer til ca % af bruttoarealet Grunden til at rengøringsarealet er mindre end det indvendige areal er, at depoter, magasiner, rum til installationer mv, som indgår i det indvendige areal normalt ikke rengøres rutinemæssigt En gennemgang af det samlede bygningsetageareal på ca m 2 viser, at det er sammensat af en meget forskelligartet bygningsmasse, som anvendes til en lang række forskellige formål Endvidere lejes nogle af bygningerne ud til private eller de benyttes af selvejende institutioner efter særlige aftaler Ikke overraskende viser gennemgangen, at beslutningskompetencen angående rengøringen, udførelsen af selve rengøringen samt betaling for den udførte rengøring er placeret på mange forskellige hænder og organiseret på forskellige måder Organiseringen af rengøringsopgaven kan betragtes ud fra, at der findes en bestiller, en udfører og en betaler:

11 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 9 Bestilleren har kompetencen til at vælge, hvem der skal udføre rengøringsopgaven, hvilke rammevilkår der skal gælde for løsningen af rengøringsopgaven, samt hvor store økonomiske midler der skal afsættes hertil Betaleren er den som betaler for de afholdte udgifter til rengøring og hvis budgetramme påvirkes ved en eventuel reduktion eller stigning i prisen på den udførte rengøring Ofte vil bestilleren og betaleren være identiske, hvilket også er hensigtsmæssigt, idet kompetence og økonomisk ansvar hermed følges ad Det udførende led, eller ofte benævnt aktøren, er det private rengøringsfirma, den kommunale rengøringsenhed eller en rengøringsafdeling på en institution, som udfører selve rengøringen I nogle tilfælde eksisterer der ikke adskillelse mellem bestilleren og det udførende led i form af et aftaleforhold og en eksplicit opgjort afregning for rengøringsarbejdet Den manglende adskillelse findes for eksempel, hvor rengøringen udføres af en institutions eget basispersonale, og hvor det pågældende personale ofte også varetager andre opgaver i institutionen udover rengøring Nedenfor er den nuværende organisering af rengøringen på kommunens samlede areal kortlagt med udgangspunkt i bestiller-betaler-udfører modellen Figur 31 Indehaver af bestillerrollen angående rengøringen på kommunens samlede etageareal Gladsaxe Kommune Selvejende inst Private mv Øvrige 1% 6% 10% 83% Det fremgår af figur 31, at Gladsaxe Kommune varetager bestillerrollen i forhold til den udførte rengøring på 83 % af det samlede etageareal Bestillerrollen ligger enten centralt hos kommunens forvaltning, der beslutter hvem der skal udføre rengøringen på de underliggende institutioner, eller decentralt hos de enkelte institutioner Området omfatter først og fremmest kommunens administrationslokaler, daginstitutioner, skoler, serviceafsnit på seniorcentre, sportscentre, biblioteker og 2 selvejende institutioner Udover at være bestiller er

12 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 10 kommunen også betaler angående rengøringen af disse lokal, som udgør de fysiske rammer om kommunens egentlige kerneopgaver Dette forhold gælder ikke med hensyn til rengøring af fælles- og gangarealer i tilknytning til kommunens beboelsesejendomme, herunder pleje- og ældreboliger samt rengøring af kommunens forsyningsvirksomheder Her har kommunen kun bestillerrollen, mens betalerrollen ligger hos private personer eller organisationer Betalingen sker dels via den huslejen, som lejerne i de pågældende ejendomme betaler, dels via de takster, forsyningsvirksomhedernes kunder indbetaler Området med privat betaling repræsenterer arealmæssigt 6 af de 83 procentpoint Det fremgår videre af figur 31, at de selvejende institutioner selv varetager både bestiller- og betalerrollen i forhold til rengøringen af egne lokaler, som arealmæssigt svarer til 6 % af det samlede etageareal Retten til selv at disponere er et led i institutionernes driftsaftaler med kommunen De selvejende institutioner betaler rengøringen via et generelt driftstilskud fra kommunen Private personer eller organisationer, som ikke hører under Gladsaxe Kommune er også involveret i rengøringen af kommunens arealer Etagearealet, hvor private personer og organisationer varetager en rolle i forhold til rengøringen kan opdeles i et areal 1 og et areal 2 Areal 1, som fremgår af figuren udgør 10 % af kommunens samlede etageareal, og her har de private personer og organisationer både bestillerrollen og står som betaler angående rengøringen Arealet omfatter de kommunalt ejede boliger, herunder pleje- og ældreboliger, samt andre kommunale lokaler, som lejes ud Dog vil lejerne i mange tilfælde selv udføre rengøringen, for eksempel hvis det drejer som om beboelser eller lokaler udlejet til foreninger, og rengøringen vil i praksis ikke udløse en egentlig bestilling eller betaling Areal 2 består af arealer, hvor de private personer og organisationer varetager betalerrollen, jf ovenfor Figur 31 viser endelig, at 1 % af etagearealet består af øvrige arealer Her er den almindelige rengøring på nuværende tidspunkt indstillet, enten fordi lokalerne er under ombygning, eller fordi lokalerne er ude af drift - eventuelt med salg for øje Det er derfor ikke relevant at tale om en bestiller- og betalerrolle på disse arealer Rengøringsopgaven på kommunens samlede etagekvadratmeterareal udføres af en række forskellige aktører fra privat rengøringsfirmaer over kommunens mere eller mindre specialiserede rengøringsenheder til privatpersoners rengøring i eget hjem 32 Rengøringsanalysens fokusområde Ifølge kommissoriet skal analysen afgrænses fra nogle særlige områder For det første skal analysen ikke omfatte arealer, hvor den udførte rengøring også tjener et rehabiliteringsformål Da rehabilitering indgår i rengøringen af ældreboligog plejeboligejendommenes fælles boligarealer indgår disse arealer ikke i analysen Det skal for god orden skyld tillige nævnes, at rengøringen af boligerne i samme ejendomme, hvor rehabilitering også indgår, heller ikke bliver berørt i analysen For det andet skal analysen se bort fra arealer, hvor der er specielle

13 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 11 forhold der gør sig gældende, som fx i svømmehaller, hvor det er blevet oplyst, at rengøringen giver det almindelige personale en ønsket variation i det daglige arbejde Analysen omfatter derfor ikke kommunens 2 svømmehaller Nærværende rengøringsanalyse fokuserer endvidere kun på den del af kommunens etageareal, hvor Gladsaxe Kommune har beslutningskompetencen (bestillerrollen) angående rengøringen Med disse afgrænsninger omfatter analysen et etageareal på ca m 2 svarende til 78 % af kommunens samlede etageareal Arealer er karakteriseret ved at kommunen har råderetten over de pågældende lokaler i den forstand at kommunen enten ejer eller lejer lokalerne, at kommunen har ansvaret for rengøringsopgaven løses og kompetencen til at gennemføre omprioriteringer og ændringer i tilrettelæggelsen af rengøringen samt til at påvirke udviklingen i udgifterne hertil, at det består af kommunens driftsbygninger i form af skoler, daginstitutioner, sportshaller, administrationsbygninger, biblioteker, serviceafsnit i seniorcentre mv og at kommunen på de m 2 varetager betalerrollen i den forstand at udgifterne til rengøring skal dækkes ved træk på kommunekassen På de øvrige 9000 m 2 dækkes udgifterne af huslejeindtægter eller forsyningstakster, som kommunen opkræver hos private personer, organisationer eller virksomheder Analysen fokuserer på de rengøringsaktiviteter som normalt er forbundet med den daglige rengøring og en periodevis hovedrengøring Daglig rengøring og hovedrengøring omfatter i denne analyse selve rengøringsarbejdet i forbindelse hermed, tilsyn, arbejdsledelse og anden administration Analysen omfatter ikke opgaver som eksempelvis borddækning, opredning, vask og køkkenhjælp, som både GKR og rengøringspersonalet på nogle institutioner også udfører Vinduespolering er heller ikke omfattet af analysen De årlige udgifter til rengøring på det analyserede areal kan opgøres til 74,5 mio kr Udgifterne er opgjort så de i størst mulig grad omfatter både arbejdsløn, rengøringsmidler og udstyr og de overordnede udgifter til ledelse, administration mv Udgifterne er opgjort for 2010 Opgørelsen er dog delvis skønsmæssig, idet der ikke eksisterer en opgjort pris for de arealer, hvor rengøringen udføres af personale ansat i de enkelte institutioner, og hvor rengøringsopgaven i større eller mindre grad løses som en integreret del af institutionens øvrige opgaver På disse arealer er prisen fastsat skønsmæssigt og er derfor behæftet med usikkerhed Figur 32 viser hvem Gladsaxe Kommune har bestilt til at udføre rengøringsopgaven på det areal, som er omfattet af nærværende analyse

14 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 12 Figur 32 Gladsaxe Kommunes valg af aktør til udførelse af rengøringen GKR Privat leverandør Institutionens eget personale 9% 18% 73% Det fremgår af figur 32, at Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice (GKR) er valgt til at udføre rengøringsopgaven på 73 % af arealet, mens kommunen har bestilt private rengøringsfirmaer på 9 % af arealet På de resterende 18 % af arealet har kommunen valgt at lade personale på de pågældende institutioner udføre rengøringsopgaven De samlede udgifter til rengøringen i 2010 på 74,5 mio kr fordelte sig ud fra analysens beregninger med 78 % på GKR s område, 8 % til de private rengøringsfirmaer og 14 % til de institutioner, der fik rengjort lokalerne af deres eget personale Nedenfor gennemgås kort de valgte aktører Aktørerne repræsenterer samtidigt tre forskellige former for løsning af rengøringsopgaven: GKR repræsenterer den løsning, hvor rengøringen udføres af en central kommunal rengøringsenhed, de private rengøringsfirmaer repræsenterer den løsning, hvor rengøringen er udliciteret og institutionernes eget personale repræsenterer den situation, hvor rengøring udføres decentralt af personale ansat i de enkelte institutioner 321 GKR GKR er Gladsaxe Kommunens centrale rengøringsorganisation Rengøringsorganisation blev etableret i 1999 og overtog store dele af den førhen decentralt organiserede rengøring GKR fungerer på et forretningsmæssigt grundlag med en stor grad af økonomisk og ledelsesmæssig selvstændighed Ved etableringen i 1999 blev det af Byrådet besluttet hvilke institutioner, som GKR skulle betjene Herudover har en del institutioner haft muligheden for at vælge GKR som rengøringsleverandør, ligesom institutionerne i det hele taget frit kan bestille ekstra rengøringsopgaver Det skal bemærkes at til de institutioner, som har valgt GKR som leverandør, hører en række selvejende institutioner, som dog ikke indgår i rengøringsanalysen De selvejende daginstitutioner fik i 1999 frit valg i forhold til valg af rengøringsleverandør, og indenfor de første år valgte

15 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 13 alle på nær én institution GKR som leverandør Ingen af institutionerne har valgt at opsigelse kontrakten med GKR i perioden frem til 2010 I 2011 afgav GKR tilbud på én af institutionerne, som i en overgang havde privat rengøringsleverandør, og vandt opgaven GKR s budget dækker udgifterne til rengøring på de institutioner, som GKR i henhold til Byrådsbeslutningen er forpligtet til at betjene Budgettet dækker herudover udgifterne til rengøring af enkelte af de institutioner, som har valgt GKR som leverandør De resterende rengøringsopgaver finansieres ved, at GKR fakturer rengøringen direkte til de pågældende institutioner Tabel 3-1 viser en oversigt over den rengøring, som Gladsaxe Kommune har bestilt hos GKR, samt GKR s udgifter i 2010 til udførelsen af den pågældende rengøring Tabel 31 GKR s opgaveportefølje for Gladsaxe Kommune Institutionstype der rengøres Antal enheder Areal i m 2 Udgifter i mio kr i 2010 Finansieret ved GKR s budget Daginstitutioner Skoler Rådhus, biblioteker mv Genoptræningscenter Sum ,1 Fakturerede opgaver Diverse institutioner Ekstraopgaver Sum ,9 Total ,0 Note Ifølge regnskabet for 2010 er GKR s forbrug på budgetområdet 59,2 mio kr De 54,1 mio kr i tabellen fremkommer ved at udelade rengøringen på de selvejende institutioner samt øvrige aktiviteter, der ikke er omfattet af rengøringsanalysen svarende til henholdsvis 1,3 og 4,4 mio kr i 2010 Endvidere lægges 0,6 mio kr til, som vedrører budgetområdet, men som i regnskabet er optaget under de fakturerede opgaver Ifølge regnskabet for 2010 var GKR s forbrug under de fakturerede opgaver 4,8 mio kr Tabellens 3,9 mio kr fremkommer ved at fratrække 0,6 mio kr, som vedrører budgetområdet samt 0,3 mio kr for GKR s vinduespoleringsaktiviteter, som ikke er omfattet af rengøringsanalysen

16 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 14 Tabel 3-1 viser, at institutionstyperne: daginstitutioner, skoler og rådhus, biblioteker mv udgør tyngden i GKR s opgaveportefølje Disse institutioner er netop de institutioner, som i henhold til Byrådsbeslutningen, skal rengøres af GKR Til disse opgaver samt til rengøring af kommunens genoptræningscenter, der har valgt GKR som rengøringsleverandør, afholdt GKR i alt i 2010 udgifter for 54,1 mio kr Tabellen viser videre, at GKR fakturerede opgaver for 3,9 mio kr Opgaverne udføres dels på institutioner, som frivilligt har valgt GKR som leverandør dels på det øvrige område, hvor institutionerne har valgt at købe ekstra rengøringsydelser hos GKR GKR s samlede udgifter i 2010 til de opgaver, som er omfattet af tabellen, kan dermed opgøres til 58,0 mio kr 322 Private rengøringsfirmaer Gladsaxe Kommunes anvendelse af private rengøringsfirmaer tager primært udgangspunkt i kommunens beslutning om at sende rengøringsopgaven på de institutioner, der overgik til kommunen den 1 januar 2007, i udbud Det drejer sig om 12 institutioner og botilbud for personer med lettere eller sværere psykiske handicap eller personer med et blandingsmisbrug Her udføres rengøringen på basis af tidsbegrænsede kontrakter, som skal fornyes ved et nyt ud bud ved kontraktperiodens udløb Baggrunden for at konkurrenceudsætte rengøringen var ønsket om at opnå en omkostningsreduktion af den samlede rengøring på institutionerne Herudover har kommunen på et par enkelte mindre institutioner indgået aftale med private firmaer om udførelse af rengøringsopgaven De samlede udgifter til kommunens private rengøringsleverandører i 2010 kan opgøres til 5,9 mio kr 323 Institutionernes eget rengøringspersonale Personalet, som er ansat på de enkelte institutioner til at udføre rengøringen, har i varierende grad rengøring, som kerneopgave, idet de udover rengøring ofte også varetager en række andre serviceopgaver Endvidere eksisterer der ikke en egentlig adskillelse mellem bestilleren og det udførende led og dermed ofte intet nedskrevet aftaleforhold med en eksplicit beskrivelse af rengøringsopgaverne samt en opgjort afregning for rengøringsarbejdet Ansættelse af eget rengøringspersonale i de enkelte institutioner var tidligere den mest benyttede organisering af rengøringsopgaven i Gladsaxe Kommune Organiseringsformen anvendes fortsat og med de begrundelser, at det ansatte basispersonale bedst kan tage særlige hensyn til de borgere, som benytter lokalerne, at institutionen opnår fuld udnyttelse af basispersonalets tid og uventede og ujævne rengøringsbehov kan tilgodeses Der kan endvidere være den opfattelse, at institutionen i kraft af sin størrelse er i stand til at drive sin egen rengøringsafdeling på en rentabel måde Over for disse begrundelser står de mulige ulemper i form af manglende vikardækning og andre mangler, som følge af at rengøring ikke er en kerneydelse for

17 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 15 institutionen Dertil skal lægges eventuelt forhøjede omkostninger som følge af manglende specialisering og stordrift Tabel 32 viser en liste over de institutioner i Gladsaxe Kommune, der har ansat eget personale til at udføre rengøring på institutionen Tabel 32 Institutioner som selv udfører rengøringen Institutioner Antal enheder Areal i m 2 Udgifter i mio kr i 2010 Gladsaxe Kommunens seniorcentre ,6 Gladsaxe Kommunes sportslokaliteter ,6 Øvrige mindre kommunale institutioner ,4 Total ,6 Note Udgifterne til rengøring på seniorcentrene og sportslokaliteterne er opgjort som det samlede antal rengøringstimer pr år oplyst af institutionerne ganget med en skønsmæssigt fastsat timelønsats på 220 kr Udgifterne til rengøring på de øvrige institutioner er angivet som oplyst af institutionerne Det fremgår af tabel 32, at kommunens 5 seniorcentre er rigt repræsenteret på det areal, hvor rengøring udføres af institutionens eget personale I forbindelse med etableringen af GKR blev det besluttet, at hvert seniorcenter skulle forsætte med at have ansat eget rengøringspersonale Seniorcentrenes serviceafsnit samt gangarealer i de tilknyttede pleje- og ældreboligafsnit udgør et samlet areal på m 2 Kommunens sportslokaliteter består af Gladsaxe Sportscenter og Bagsværd Stadion og har tillige bibeholdt at udføre rengøringen med deres eget personale Endelig bliver rengøringen på nogle mindre væresteder og botilbud og i et par mindre bygninger udført af de pågældende institutioners eget personale De samlede udgifter til rengøringen på institutionerne i tabellen er for 2010 opgjort til 10,6 mio kr 33 Sammenfatning på kortlægning Gladsaxe Kommune råder i dag over et samlet bygningsetageareal på ca m 2 Kun 78 % eller m 2 af det samlede etageareal vil blive undersøgt i nærværende rengøringsanalyse Det undersøgte areal karakteriseres ved, at Gladsaxe Kommune har bestillerrollen angående rengøringsopgaven og herunder muligheden for at gennemføre ændringer i opgavens tilrettelæggelse Samtidig har kommunen betalerrollen på så godt som hele etagearealet Det skal bemærkes, at kommunens svømmehaller og arealer hvor rengøringen også tjener et rehabiliteringsformål er udeladt

18 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 16 Gladsaxe Kommune har valgt GKR til at udføre rengøringsopgaven på 73 % af arealet, mens kommunen har bestilt private rengøringsfirmaer på 9 % af arealet På de resterende 18 % af arealet har kommunen valgt at lade personale på i de pågældende institutioner udføre rengøringsopgaven De årlige udgifter til rengøring på det analyserede areal kan opgøres til 74,5 mio kr Udgifterne er opgjort for 2010

19 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 17 4 Erfaringer fra udbud af rengøringsopgaven (delundersøgelse 1) I nærværende kapitel vurderes GKR s konkurrencedygtighed på baggrund af erfaringerne fra udbuddet af rengøringen på institutionerne, som kommunen overtog den 1 januar delundersøgelse 1 jf kommissoriet for opgaven Gladsaxe Kommune har selv tilvejebragt data og forestået analysen 41 Baggrund Gladsaxe Kommune udbød i 2011 rengøringsopgaven på 12 kommunale institutioner og botilbud De 12 institutioner og botilbud er fordelt på 15 lokaliteter og udbudsmaterialet er udformet, så hver af de 15 lokaliteter er blevet udbudt for sig selv som selvstændige delaftaler Baggrunden for udbuddet var Økonomiudvalgets beslutning af 24 april 2007 om, at rengøringsopgaven på disse institutioner, som kommunen overtog den 1 januar 2007, skulle sendes i udbud Det første udbud blev gennemført i 2008 og Gladsaxe Kommune indgik på den baggrund rengøringskontakter for perioden 1 september 2008 til 1 september 2011 Udbuddet i 2011 skulle resultere i nye kontrakter med start den 1 september 2011 og en aftaleperiode på 3 år med mulighed for en forlængelse på yderligere 1 år Forud for udbuddet i 2011 blev de 12 institutioner og botilbud spurgt om deres erfaringer med de private rengøringsfirmaer, som kommunen indgik kontrakt med ved det seneste udbud, herunder hvorvidt de var tilfredse med rengøringsfirmaets ydelser Formålet med erfaringsindsamlingen var at undgå fejl og mangler i det nye udbudsmateriale og bidrage til et succesfuldt udbud Blandt besvarelserne var såvel tilfredsheds- som utilfredshedstilbagemeldinger Erfaringsindsamlingen kan ikke sidestilles med de kundetilfredshedsundersøgelser, der gennemføres af GKR, og den vil ikke blive omtalt yderligere i nærværende rengøringsanalyse, da den ikke belyser om tilfredsheden er større eller mindre med de private rengøringsfirmaer end med GKR Udbuddet blev gennemført efter EU-reglerne som Offentligt udbud, hvor alle interesserede leverandører kunne afgive tilbud Gladsaxe Kommune valgte at lade kommunens egen rengøringsenhed, Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice (GKR) afgive kontrolbud på de udbudte rengøringsopgaver efter de sam-

20 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 18 me krav som øvrige tilbudsgivere I tilfælde af at kontrolbuddet var mest fordelagtigt ville rengøringen blive udført af GKR under den forudsætning, at kontrolbuddet blev efterlevet i praksis Kommunen har igennem hele udbudsforløbet haft tilknyttet en ekstern konsulent, der har bistået med faglig viden på rengøringsområdet Konsulenten har desuden haft til opgave at sikre, at vurdering af leverandørernes tilbud har fulgt de gældende regler og alene er sket på baggrund af de opstillede tildelingskriterier 42 Det gennemførte udbud Udbudsmaterialet blev offentliggjort den 24 april på Gladsaxe Kommunes hjemmeside samt via SIMAP/TED, der er EU's officielle offentliggørelsesorgan Udbudsmaterialet indeholdt de nærmere krav til tilbuddenes form, herunder hvilke oplysninger de som minimum skulle indeholde Ved udløb af fristen for aflevering af tilbud den 31 maj 2011 havde Gladsaxe Kommune modtaget tilbud fra 11 tilbudsgivere, herunder fra GKR der havde udarbejdet kommunens kontrolbud Alle 11 tilbudsgivere havde givet tilbud på samtlige 15 delaftaler 421 Udbudsbetingelser Det overordnede princip for valg af leverandør var, at leverandøren med det økonomisk mest fordelagtige tilbud fik tildelt delaftalen For at komme i betragtning skulle leverandørerne opfylde en række krav til feks egenkapitalens størrelse, forsikringsmæssige forhold, erfaringer med lignende opgaver Formålet hermed var at sikre, at konkurrencen om de tilbudte opgaver foregik mellem leverandører, der var egnet til at varetage opgaven Alle de afgivne tilbud har opfyldt kravene til egnethed, men der blev i processen identificeret enkelte tilbud, hvor det tilbudte timeantal pr uge lå under det niveau, som må anses for ansvarligt for at kunne opnå den ønskede kvalitet Disse tilbud kom ikke betragtning ved valg af de økonomisk mest fordelagtige tilbud på den enkelte delaftale Det økonomisk mest fordelagtige tilbud blev defineret som det tilbud, der samlet set var bedst inden for de tre vægtede kriterier i tabel 41

21 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 19 Tabel 41 Tildelingskriterier og deres vægte Tildelingskriterier Vægt i % 1 Pris og prisregulering, herunder også priser ved rekvirerede ekstraydelser samt tilbudte refusionspriser ved lukning af nogle lokaler mv under ferier og lignende 2 Anvendte nettotimer pr uge, kvalitet, kvalitetsstyring af de udførte arbejdsopgaver samt organisering, service og leveringssikkerhed 50 % 40 % 3 Miljø og arbejdsmiljø 10 % I alt 100 % Begrundelsen for at kvalitet og miljø ikke vægtede med mere end henholdsvis 40 % og 10 % er, at der i udbuddets kravspecifikation, jf nedenfor, allerede var fastsat en række mindstekrav på disse områder De indkomne tilbud ville dermed på forhånd være sikret et givet højt niveau med hensyn til kvalitet og miljø og tildelingen har derfor i højere grad kunnet koncentrere sig om at udpege det billigste tilbud Dette er forklaringen på den valgte vægtning af prisen med 50 % De enkelte tildelingskriterier er uddybet i boksen nedenfor Tildelingskriterier Kriterium 1 Pris og prisregulering 50 % Pris og prisregulering blev først og fremmest bedømt på baggrund af leverandørens samlede pris pr år for at løse rengøringsopgaven Denne pris havde den allervæsentligste vægt i prisvurderingen svarende til 98 % af de 50 % Desuden indgik leverandørens timepriser på en række nærmere specificerede ekstraydelser, herunder ekstra rekvirerede opgaver og hovedrengøring Kriterium 2 Kvalitet 40 % Kvalitet blev bedømmelsen på baggrund af antal nettotimer pr uge, som leverandøren ifølge tilbuddet ville anvende på den udbudte rengøringsopgave Endvidere blev kvalitet bedømt ud fra leverandørens planer for service, kvalitetssikring og organisering af arbejdet Blandt andet skulle leverandøren i tilbuddet oplyse forhold omkring drifts- og leveringssikkerhed, personalepolitik og kompetenceudvikling af medarbejderne, instruktionskurser og efterlevelse af sociale klausuler Kriterium 3 Miljø 10 % Tilbuddenes miljøvenlighed blev vurderet på baggrund af de rengøringsmidler, som leverandøren har anvendt i tilbuddet og beskrivelser af hvordan de håndteres Leverandørens foranstaltninger mod tunge og besværlige løft og ensidige gentagne arbejdsbevægelser i forbindelse med rengøringsarbejdet samt foranstaltninger, der skal beskytte medarbejderen ved anvendelse af rengøringsmidler, har også indgået i bedømmelsen Endelig er leverandørens arbejdstilrettelæggelse med henblik på at minimere tiden, hvor det elektriske lys er

22 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 20 tændt i lokalerne, blevet bedømt 422 Udbuddets kravspecifikation I kravspecifikationen til udbuddet beskrives de krav, som Gladsaxe Kommune stiller til rengøringen af de 12 institutioner og botilbud Generelt kan kravene betegnes som konkrete og høje, hvilket bla understreges af rengøringsprogrammernes høje rengøringshyppighed og grundighed Der er bla tale om rengøringshyppigheder, der ligger over det niveau, som anvendes andre steder i kommunen Forvaltningen har efterfølgende oplyst, at de højere rengøringshyppigheder er anvendt, da der er tale om institutioner og bosteder, hvor brugerne generelt har en adfærd, der gør at hyppig og grundig rengøring er påkrævet Der blev stillet krav om, at rengøringen skulle udføres som programmeret rengøring og til hver delaftale var anført et rengøringsprogram, som skulle følges Rengøringsprogrammerne består af cifferkoder til hvert lokale med angivelse af antal dag pr uge lokalet skal rengøres samt et antal dage pr uge, hvor lokalet skal rengøres grundigt Det var samtidig et krav, at kvaliteten af den udførte rengøring som minimum overholdt normerne i DS- INSTA 800 DS- INSTA 800 er en fælles nordisk standard til at måle rengøringskvaliteten og standarden rummer 5 kvalitetsniveauer Der var derfor til hver delaftale angivet kvalitetsniveauer for rengøringen af lokalerne Hermed sikrede kommunen et operationelt grundlag for opfølgning på den udførte rengørings omfang og kvalitet og mulighed for eftersyn af om leverandørerne opfylder de indgåede aftaler Rengøring efter INSTA 800 vil normalt implicere at rengøringen afpasses efter det aktuelle behov i lokalet og at rengøringsprogrammerne kun er vejledende Det var desuden bestemt i kravspecifikationen, at arbejdstempoet ville blive vurderet, og at det ikke måtte overstige et bestemt niveau fastsat som arbejdstakt 130 Kravspecifikationen indeholdt endvidere krav om rengøringspersonalets danskkundskaber og adfærd, der har betydning for omgangen med borgerne og beboerne på de pågældende institutioner, samt ansættelses- og skattemæssige forhold mv hos leverandørerne og deres ansatte Endelig omfattede kravspecifikationen miljø og arbejdsmiljø Rengøringsmidler, der anvendes i forbindelse med det udbudte arbejde, skal udover de lovmæssige krav også opfylde en lang række yderligere miljø-, sundheds- og sikkerhedsmæssige betingelser Dernæst skal de anvendte rengøringsmetoder overholde arbejdsmiljøloven og begrænse tunge løft og uhensigtsmæssige bevægelser

23 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 21 Leverandørerne har i deres tilbud skullet meddele om de tog forbehold for kravene i kravspecifikationen Gladsaxe kommune har forbeholdt sig ret til at vurdere, om de meddelte forbehold har været af et sådan omfang, at det pågældende tilbud skulle kasseres som ukonditionsmæssigt Ingen af de afgivne tilbud har indeholdt forbehold for kravspecifikationen i et omfang, der har kunnet berettige en afvisning af tilbuddet 423 Vindere af udbuddet På baggrund af de fastsatte tildelingskriterier udpegede kommunen det mest fordelagtige tilbud på hver delaftale De 15 udpegede tilbud blev herefter godkendt i de politiske fagudvalg, hvorunder de pågældende 12 institutioner og botilbud henhører Kommunen kunne dermed indgå de 15 aftaler med de udvalgte leverandører i juli måned 2011 Tabel 42 viser resultatet af udbuddet af rengøringen på de 15 lokaliteter Tabel 42 Resultatet af udbuddet af de 15 delaftaler Institution eller botilbud Delaftale Rengøringsareal i m 2 Vindene firma Samlet tilbudspris pr år 1 Sofieskolen, Granvej 3, 2880 Bagsværd, skole og botilbud 2 Botilbudet Damsagervej 9, 3500 Værløse 3 Botilbudet Sofiehøj Gersonsvej 1, 2900 Hellerup 4 Bakkeskolen, Taxvej 25, 2880 Bagsværd 5 Hjørnehuset, Kellersvej 6, 2860 Søborg, botilbud 6 Kellersvej 7, 2860 Søborg, administrationslokaler 7 Kellersvej 8 9, 2860 Søborg, botilbud 8 Ambulatoriet på Bank Mikkelsensvej 5, 2820 Gentofte 9 Kellersvej 10, 2860 Søborg er et botilbud med et rengøringsareal på 10 Aktivitetscenter Kellersvej 13, 2860 Søborg 1926 Renas Rent Alliance Renell Alliance Alliance Renas Forenede* Alliance Rent

24 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes Nybrogård, Nybrovej 333, 2800 Lyngby, botilbud** 12 Cathrinegården, Taxvej 27, 2880 Bagsværd, botilbud 13 Tornehøjgaard, Klausdalsbrovej 271, 2730 Herlev, botilbud 14 Erhvervscenter Espelunden, Gammelmosevej 51, 2800 Lyngby, arbejdstræningscenter 15 Skovdiget 223, 2880 Bagsværd, botilbud 1275 Alliance Rent Rent Rent Alliance I alt *Efter udbuddets afslutning meddelte Forende, at de ikke ønskede opgaven Opgaven gik derfor til firmaet med det næstbedste tilbud **I en periode på ca 1½ år skal Nybrogård midlertidig huses på adresse Valdemars Alle 81 med et samlet rengøringsareal på 558,6 m 2 Som det fremgår af tabel 42 var resultatet af udbuddet, at rengøringsopgaven pr 1 september 2011 blev fordelt mellem 5 rengøringsfirmaer til en samlet pris på lidt under 3,5 million kroner Det fremgår videre, at GKR ikke vandt nogen af de 15 delaftaler Den samlede pris er væsentlig under den pris, som kommunen tidligere betalte for rengøringen og det til trods for, at kravene til rengøringen var blevet skærpet i forhold til tidligere En sammenligning, hvor delaftale 14 er udelukket, da institutionen har skiftet lokaler, viser, at den samlede årlige rengøringsudgift inden ikrafttrædelsen af de nye aftaler fra 2011-udbuddet var 5 mio kr, mens de pågældende lokaler under de nye aftaler skal rengøres for 3,2 mio kr Det skal bemærkes, at de nye aftaler generelt opererer med færre timer til rengøring og tilsyn end de tidligere aftaler En opgørelse over det samlede timeantal til rengøring og tilsyn, hvor der ses bort fra delaftale 14 samt 2 mindre delaftaler, viser at der tidligere blev anvendt timer pr år, mens de ny aftaler kun tilbyder samlet timer pr år, hvilket svarer til en reduktion på 27 % Derudover er de 5 mio kr, som kommunen årligt betalte for rengøringen tidligere, højere end den samlede pris, som de vindende firmaer tilbød i deres tilbud i 2008 En opgørelse uden delaftale 14, de 2 mindre delaftaler nævnt ovenfor samt delaftale 13, der ikke var en del af 2008-udbuddet, viser, at de samlede udgifter i 2011 var vokset med ca 12 % i forhold til de priser, som blev tilbudt i 2008 Det kan desuden oplyses, at kommunens egne kontrolbud på de 15 delaftaler samlet lød på 7,8 mio kr

25 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 23 Desuden bør det bemærkes, at en opgørelse af mulige gevinster ved et udbud også bør indregne omkostningerne til afholdelse af selve tilbuddet, herunder sagsbehandling og køb af konsulenter samt omkostningerne til den løbende kvalitetskontrol og tilsynet med de eksterne rengøringsfirmaer 43 GKR s tilbud i forhold til øvrige tilbud Alle afgivne tilbud blev vurderet og tildelt point efter i hvor høj grad de levede op til de opstillede tildelingskriterier Hvert tilbud har ved vurdering efter de 3 tildelingskriterier samlet kunne opnå mellem 0 og 10 point Figur 41 viser det højeste og laveste antal point, som tilbuddene på hver delaftale opnåede De to pointtal er forbundet med en streg, der angiver det pointinterval, som de afgivne tilbud har ligget indenfor Endvidere angives det, hvor GKR s tilbud befinder sig på intervallet, og dermed hvor langt GKR s tilbud pointmæssigt ligger fra det bedste tilbud Det fremgår af figur 41, at de indkomne tilbud har opnået point i intervallet 4 til 8 GKR er gennemgående placeret omkring midten af pointintervallet, men dog for enkelte delaftalers vedkommende tæt på det vindende tilbud I sidstnævnte tilfælde ligger GKR s tilbud blandt de 2-4 bedste tilbud, men må for de øvrige delaftaler nøjes med en noget lavere placering GKR s tilbud ligger således en del fra de vindende tilbud, når de samlede point opgøres Spørgsmålet er imidlertid, hvordan GKR ligger, hvis de enkelte tildelingskriterier: pris og prisregulering, kvalitet og miljø betragtes særskilt Figur 41 GKR s placering i den samlede vurdering Samlet antal point Antal point GKR's kontrolbud Delaftale Figur 42 viser resultatet af pointtildelingen under hvert af de 3 tildelingskriterier Det maksimalt opnåelige antal point for vurderingen af pris og prisregulering, kvalitet og miljø var henholdsvis 5, 4 og 1 point i henhold til den anvendte kriterievægtning på 50 %, 40 % og 10 % Figuren viser intervallet mellem de

26 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 24 højeste og laveste antal point givet til hver delaftale, samt GKR s placering på intervallet Det fremgår af figur 42, at GKR generelt opnåede relativt få point i vurderingen af pris og prisregulering, hvilket er udtryk for, at den kommunale leverandørs pris har ligget betydeligt højere end priserne i de vindende tilbud Figur 42 GKR s placering i vurderingen af de enkelte tildelings-kriterier Kriterium: pris og prisregulering Point Delaftale GKR's kontrolbud Kriterium: kvalitet 4 3 Point Delaftale GKR's kontrolbud Kriterium miljø 1 Point Delaftale GKR's kontrolbud

27 Analyse af rengøringsområdet i Gladsaxe Kommunes 25 Det fremgår derimod, at GKR for så vidt angår de 2 øvrige kriterier: kvalitet og miljø var helt fremme i konkurrencen om at være bedst Årsagen er, at den kommunale leverandør fik den bedste bedømmelse for planer for service, kvalitetssikring, anvendelse af rengøringsmidler og arbejdsmiljø Det tilbudte timeantal indgik også i bedømmelsen og et højt timeantal blev sat lig med en høj kvalitet Timeantallet i tilbuddene varierede meget fra leverandør til leverandør, og GKR var generelt den leverandør, der tilbød enten det højeste eller det næsthøjeste antal timer til udførelse af rengøringen GKR s høje timeantal illustreres af, at GKR på 5 af delaftalerne tilbød mindst dobbelt så mange timer som den vindende leverandør GKR har oplyst, at de høje timetal er en følge af, at GKR s tilbud fuldt ud efterlever de krævede rengøringsprogrammer, som forudsætter rengøring på et særdeles højt niveau Ifølge GKR var det imidlertid ikke klart i udbudsmaterialet om kommunen ønskede rengøring baseret på kravspecifikationens rengøringsprogrammer eller om rengøringen blot skulle sikre, at INSTA 800 kravene blev overholdt GKR havde udført beregninger på en af delaftalerne, som viser, at tilbudsprisen kunne reduceres med 18 %, hvis de meget høje hyppigheder i rengøringsprogrammet kun blev betragtet som vejledende, og prisen udelukkende blev fastsæt ud fra det ønskede kvalitetsniveau GKR s beslutning om at benytte rengøringsprogrammerne som grundlag for det tilbudte timeantal blev taget, efter at GKR under udbudsforløbet havde stillet kommunen spørgsmålet om, hvilket princip der havde forrang, og kommunen havde tilkendegivet, at rengøringsprogrammerne havde fortrin Spørgsmål stillet under udbudsprocessen og de tilhørende svar betragtes som en del af det samlede udbudsmateriale og de krav, som alle tilbudsgivere skal forholde sig til Ifølge figuren er der endvidere en tendens til, at tilbuddene i højere grad opnår maksimumpoint under priskriteriet, end under kvalitetskriteriet og miljøkriteriet På 8 delaftaler opnår tilbuddet med den bedste pris tilnærmelsesvis maksimumpoint, mens intet tilbud med bedste kvalitet eller miljøpræstation kommer lige så tæt på de maksimale point De to sidstnævnte kriterier har dermed i mindre omfang udnyttet deres vægtmæssige potentialer fuldt ud, hvilket har været en ulempe for de leverandører, herunder GKR, der primært har fortrin inden for kvalitet og miljø og samtidig i mindre grad konkurrerer på prisen Den omstændighed, at kriterierne: kvalitet og miljø reelt opnår en mindre vægt end de i udbudsbetingelserne fastsatte vægte, skyldes primært det pointtildelingsprincip, som er anvendt for disse kriterier Princippet går ud på at point tildeles efter i hvor høj grad tilbuddet lever op til et tænkeligt bedste tilbud, hvilket implicerer, at det bedste tilbud ikke automatisk opnår maksimumpoint I dette tilfælde er alle tilbuddene således blevet vurderet som ringere end det bedst tænkelige Det generelle billede ved sammenligning mellem kontrolbuddet og de øvrige tilbud er således, at GKR tilbød den mest miljøvenlig rengøring, et meget højt antal timer pr uge samt en kvalitet, som lå blandt de bedste GKR s tilbud var imidlertid betydeligt dyrere end de billigste tilbud, hvilket sammen med priskri-