ØDF årsmøde november 2017 Faglighed og Økonomi

Transkript

1 ØDF årsmøde november 2017 Faglighed og Økonomi Hvordan samarbejder Viborg Kommunes skoleområde og den centrale økonomistab om styringsopgaven? Ved: Chris Rævsgaard Hansen, Skolechef, Viborg Kommune Jørgen Bach, Økonomichef, Viborg Kommune

2 Disposition Økonomichef Jørgen Bach: Kort præsentation af Viborg og vores administrative organisering. Kort præsentation af den centrale økonomistab De overordnede principper i vores model for risikobaseret økonomistyring Skolechef Chris Rævsgaard Hansen: Kort præsentation af skoleområdet Hvad betyder risikobaseret økonomistyring for fagområdet? Hvordan samarbejder fagområdet og økonomistaben om at udvikle en ny budgettildelingsmodel? Begge: Dialog og spørgsmål

3 Viborg Kommune indbyggere - DK s 2. største målt i areal og 9. største på indbyggertal Stoholm indbyggere. Viborg by indbyggere. Bjerringbro indbyggere. En sammenlægning af 6 hele og ¼ kommune. Gl. Viborg Kommune have decentral økonomifunktion. Oplandskommuner havde fælles økonomifunktion

4 Den administrative organisation Fælles stabe. Linjen er ansvarlig for alt. Hvert direktørområde har et fælles sekretariat. side 4

5 Den administrative decentralisering - understøttes af samlet IT-koncernløsning (Økonomi, debitor, løn, vagtplan) Forvaltninger og institutioner: Disponerer / køber ind. Konterer og attesterer fakturaer. Indberetter éngangsydelser, kørsel, ferie, øvrigt fravær mv. i lønsystemet. Indberetter ansættelser i lønsystemet + lønindplacering og stamoplysninger. Udfører ledelsestilsyn, dokumentationskontroller og lignende kontroller af dataregistreringen. Holder styr på mængder og aktiviteter. Den bærende holdning: Effektive arbejdsgange forudsætter mest mulig decentral indberetning via brugervenlige IT-løsninger. side 5

6 Teams Afdelinger Økonomistabens organisering Økonomichef (Jørgen Bach) Budget & Data (Anja Farver Baastrup) Økonomi - Børn, kultur & teknik (Hanne Jansfort) Økonomi Finans, Job & Velfærd (Bjarne Hansen) 49 ledere og medarbejdere. 2017: 33 HK + 16 AC 2007: 68 HK + 4 AC Data & Systemudvikling 8 medarb. Budget & Regnskab 8 medarb. Børn & Unge 8 medarb. Kultur & teknik 5 medarb. Sundhed & omsorg 5 medarb. Beskæftigelse & social 6 medarb. 5 medarb. Finans Organiseret efter kunden Tæt dialog mellem fagområder og Økonomi Central øko.funktion blev besluttet i Evalueret i 2008 og blev fastholdt.

7 Vi arbejder systematisk med kompetenceudvikling Viborg Kommune

8 Budgetopfølgning Viborg modellen Økonomistab og fagområder udarbejder budgetopfølgning Direktionen koordinerer indstillingerne til udvalgene Fagudvalgene drøfter og træffer beslutning om budgetopfølgning Behandles i Økonomi- og erhvervsudvalg & Byråd Principper: Fælles værktøjer afskaffer behov for skufferegnskaber Fuld gennemsigtighed for begge parter

9 Hvorfor arbejder vi med risikobaseret økonomistyring? Der er stigende efterspørgsel efter strategiske og analytiske ydelser For at håndtere det, opkvalificerer vi medarbejderne. Og vi effektiviserer og prioriterer driftsopgaverne.

10 Principperne i vores prioriteringsmodel Økonomistaben skal skabe størst mulig værdi for hele kommunen. Øget og mere systematisk prioritering af budgetopfølgninger frigiver resurser til mere strategiske og analytiske opgaver. Prioriteringsværktøj fokuserer på væsentlighed og risiko vedrørende decentrale enheder og forvaltninger. Screener fagområder og enheder med pba.: a) Objektive kriterier - tidligere præcision, - seneste forventede afvigelser og - budgetmæssig størrelse b) Økonomikonsulentens subjektive vurdering c) Fagchefens subjektive vurdering samt eventuelle særlige ønsker og behov

11 Styring på skoleområdet Om output og effekt Skolechef Chris Rævsgaard Hansen

12 Skoleområdet i tal Mennesker børn og ansatte. Lokationer 26 skoler spredt bredt ud over Viborg Kommune. Budget 900 mio. kr. Det er halvdelen af B&U budget.

13 Politisk bevågenhed 25% - 50% - 95% Progression i læring og trivsel TOPI

14 Kort animationsfilm om den offentlige del af BI-systemet Du kan se filmen på denne side: Adressen til BI-præsentationerne er: data.viborg.dk

15 Viborg Business Intelligence Viborg Kommune

16

17 Skoler og klubber træfsikkerhed ved budgetopfølgning Viborg Kommune

18 Nøgletal politisk bevågenhed Skoletal Flis Udgifter pr. elev Viborg Business Intelligence Viborg

19 Styring af skolernes økonomi Månedsbudgettering En skole i balance eller risikobaseret opfølgning OBJEKTIVE KRITERIER størrelse 33% Forskel i forventet regnskab 34% SAMLET PRIORITERING Objektive kriterier Ændret aktivitetsniveau Erfaring Konsulent Mavefornemmelse mer- /mindreforbrug 33% Ændret aktivitetsniveau Politisk fokus Organisationsændringer Chef

20 Fagchefens kvalitative kriterier Punkter Eksempler Væsentlige ændringer i aktivitetsniveau F.eks. flere/færre borgere/elever, serviceomlægninger mv. som allerede nu skal tænkes ind i forhold til, at der skal ageres på det. F.eks. på skoleområdet, hvor der allerede ved skoleåretsplanlægning, skal tages højde for eventuelle færre/flere elever i næste skoleår Der er ingen forventede væsentlige ændringer Der er mindre væsentlige ændringer på enkelte enheder Der er mindre væsentlige ændringer på flere enheder Der er større væsentlige ændringer for mange på området Der er væsentlige ændringer, som har stor påvirkning på hele området økonomisk Er der nogen specifikke enheder som ønskes besøgt? Er der viden hos fagchefen om områder, der ikke kører optimalt, eller hvor der fremad vil blive udfordret? Nej Hvis tiden tillader det Ja Er der områder med politisk fokus? Organisationsændringer? Nej Der er slet ingen ændringer Der er en lille ændring på enkelte enheder, som ikke har økonomisk Der er en lille ændring på enkelte enheder, som har økonomisk Der er en mindre ændring på hele området, som har økonomisk betydning Ja Der er store ændringer på hele området, som har økonomisk betydning

21 Prioriteringsguideline 3 udvalgte skoler Viborg Kommune

22 Sygefravær og indsats Viborg Kommune

23 Sygefravær Kære Jesper Som et led i sygefraværsindsatsen skal der ske en kvartalsvis gennemgang af sygefraværet på udvalgte områder, med henblik på at identificere følgende: Institutioner/afdelinger med det højeste sygefravær i det seneste kvartal Institutioner/afdelinger med et vedvarende højt og/eller det mest stigende sygefraværet i de seneste kvartaler.

24 Dialogbaserede aftaler Det Vi har er Modellen med ledelsens skolestart oplevelse, i august 2016 at Finderuphøj lavet en organisering Skole som af helhed har personalets taget de samarbejdsflade, første skridt mod der kulturændringen sikrer, at personalet at har gå afsat fra tid til undervisning kontinuerlige refleksionsrum. til læring. Finderuphøj Skole Vi Hver har uge skabt mødes organisatoriske lærerne omkring en rammer årgang der og arbejder sikrer, at på at understøtter, at alle børn bliver så dygtige som muligt personalet kvalificere elevernes i praksis og kan egen mødes læring. omkring opgaven og vi På arbejder målrettet ind i en læringskontekst, med stadig prioriterer ledelsesplan i ledelsen videndeler at være vi til i stede ledelsesnetværket i de enkelte team. med 4 Et andre tegn: større i skoler. personalet fokus på elevernes samtale om læring, elevernes personalets læring der professionelle bevågenhed På i forhold læring til og de skolens professionelles samlede direkte organisatoriske indflydelse på læring elevens og Det personaleplan klassens en skaber læringsprocesser. stor opgave videndeler at lave vi en januar/februar organisatorisk 2017 kulturændring som et led i i en kultur, hvor de professionelle har en nysgerrig og praksis, vores teamudviklingssamtaler Et andet undersøgende tegn: hvor drøftelserne fokus flyttes tilgang omkring væk fra og til egen et problemstillinger vi videndeler i MEDudvalget. med undervisningspraksis barns udfordringer i ikke barnet og stopper i stedet henblik ved over på at at finde på skabe en professionelle uløselig bedre årsag læringsprocesser, læringsmuligheder i barnets vilkår for men der den et fokus kvalificerer på barnets vilkår den som professionelle blot èn af hjørnestenene, til at tilgå barnet der udgør på en barnets måde, enkelte elev og klassen som helhed. der forudsætninger. netop understøtter Vi oplever hans/hendes at et professionelt læringsforudsætninger fokus på barnets og næste læringsforudsætninger skridt læring. virker fremmende på drøftelsen om næste Vi læringsskridt har taget de for barnet. første skridt i denne retning. Eksempel Status på fokusområder fra kvalitetsrapport 2017 Hvad er vores mål? XXX Hvad er det, der virker? XXX Hvorfor virker det? XXX Hvordan deler vi den viden? XXX

25 Tildelingsmodel en politisk bestilling Ny model Grundlaget Mere retfærdigt end i dag Ingen særlige tildelinger en tildeling pr. skole pr. klasse i grundskole, mellemtrin og overbygning pr. elev hensyn til socioøkonomiske forhold i det enkelte skoledistrikt

26 Tildelingsmodel Proces mellem økonomistab og praksis Den nye model på almendelen indeholder følgende: En grundtildeling, som i den nuværende model. En takst pr. elev i indskolingen svarende til 30 lektioner En takst pr. elev på mellemtrinnet svarende til 33 lektioner En takst pr. elev i udskolingen svarende til 35 timer En takst til ledelse, baseret på et gennemsnit at det der i dag bruges på ledelse. En takst til administration, baseret på et gennemsnit at det der i dag bruges på administration. 13% af elevtildelingen fordeles efter socioøkonomiske faktorer. Det socioøkonomiske indeks er baseret på KORA s analyse. Der bliver en overgangsordning i 2 år for de skoler, der har flere elever i specialtilbud end KORA modellen beregner. Med udgangspunkt i det skolerne betaler i 2017 indfases dette med 33% i 2018, 66% i 2019 og med fuld indfasning fra Finansieringen heraf sker via omfordeling mellem skolerne på specialområdet

27 5 gode råd om styring Tilpas skoleområdets budget så den følger kalender- /budgetåret Drøft værdistyring vs datastyring Sørg for styr på butikken Det er lige så vigtigt at følge op på sygefravær som på økonomi Fra kontrol til tillid forudsætter de rette redskaber