Eventpilots. Ishøj Kultur Cafés ungdomsambassadører. Kultur og Fritidscenter. Side 1 af 11

Transkript

1 Sagsbehandler: Tim Jakobsen Telefon: mail: 8. januar 2013 Eventpilots Ishøj Kultur Cafés ungdomsambassadører Side 1 af 11

2 Indholdsfortegnelse: Projektbeskrivelse:... 3 Milepælsplan:... 4 Jobannonce udkast:... 6 Kommunikationsplan:... 7 Dansk Presse... 7 Egne kanaler:... 7 Markedsføring:... 7 Medieplan:... 8 Frivillighedskontrakt... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Workshop... 9 Oplæringsfunktioner Side 2 af 11

3 Projektbeskrivelse: Ishøj Kultur Café har i længere tid ønsket at tiltrække flere unge i alderen år til Ishøj Kultur Café. Efter to succes fyldte medborgerarrangementer for Ishøj Kommunes 7 10 klasser vil Ishøj Kultur Café nu tage skridtet videre og gennemføre en større brugerundersøgelse om de åriges brug af medier, kulturtilbud samt den nuværende og fremtidige brug af Ishøj Kultur Café set fra de unges synspunkt. Projektet udspringer af den kendsgerning som brugerundersøgelsen også gerne skulle underbygge, at de årige bruger kulturen og har lyst til større ejerskab. Dette sker desværre bare ikke i Ishøj Kultur Café. Derfor etablerer Kultur og Fritidscentret og Ishøj Kultur Café et pilotprojekt i 2013, et ungdomsambassadørkorps Eventpilots. Et korps som består af 4 unge frivillige fra Ishøj Kommune, som tilbydes at være aktive medspillere på 4 årlige events, som de planlægger, promoverer og afvikler. Målet er, at i alt 8 ungdomsambassadører tilslutter sig korpset. Ishøj Kultur Café forventer ved etableringen af ungdomsambassadørerne at opnå at tiltrække og fastholde unge i alderen år, som kulturbrugere af Kultur Caféen. De unge i ambassadørkorpset skal have en naturlig interesse for, at skabe unikke gennemtænkte events i samarbejde med andre unge, Ishøj Kultur Café og Kultur og Fritidscentrets eventkoordinatorelev. Hernæst skal de unge have kendskab til hvad der rør sig på teater-, ny cirkus-, comedy- og musikscenen, herudover kan man tænke nyt omkring hvordan man kunne sprede budskabet til målgruppen. Ungdomsambassadørerne vil fra starten deltage i en planlagt workshop, hvor de lærer grundlæggede færdigheder i planlægning, promovering og afvikling. Her vil Kultur Caféens viden om sceneopsætning, lyd, lys og arbejde med professionelle kunstnere og crew være en del af det. Men også eventkoordinatoreleven vil bidrage med viden og læring fra sin uddannelse og erfaring fra tidligere event jobs. De unge vil også selv komme med deres viden om hvordan man spreder budskabet på de sociale medier. Workshops kunne på længere sigt blive et tæt samarbejde med eventkoordinatoruddannelsen hos CPH WEST. Eventkoordinatoreleven kan være rollemodel overfor ungdomsambassadørerne som har et ønske om at blive i event og koncertbranchen. Det vil være eventkoordinatorelevens fornemste opgave at forberede dem på, hvad der kan vente dem i branchen og give dem råd og vejledning. Ungdomsambassadørerne vil også selv i fremtiden være rollemodeller over for andre unge, som vil bruge Ishøj Kultur Café og nye ungdomsambassadører. Projektet med ungdomsambassadørerne er en satsning, men også en helt ny måde at komme i kontakt med de unge på. Det er en ny platform, som i fremtiden kan styrke Ishøj Kommunes brand, som en kommune hvor man udklækker nye eventarrangører. Dette sker kun ved at vi giver de unge ejerskab og oplevelsen af at de har alle tiders venue/ spille sted, hvor der også er plads til dem, så de kan udfordre sig selv. Side 3 af 11

4 Milepælsplan: Milepælsplan Projekt: Cultur Crew Projektleder: Tim Jakobsen Dato Indsatsområde Milepæl Bemærkning Ansvar Termin Kultureludvalg Vedtaget Start Jan Der udsendes infobrev ud til lærerne om undersøgelsen Brugerundersøgelse Infobrev til lærerne Uge 3 Brugerundersøgelse Undersøgelse laves Februar Brugerundersøgelse Gennemarbejdet Hele undersøgelsen er gennem gået Uge 10 Jobannonce Udkast 2 klar Uge 8 Lay out Udkast 1 klar KOM Uge 9 Jobannonce jobannonce færdig KOM Uge 9 Lay out Udkast klar KOM Uge 10 Jobannonce Jobannonce sendes ud Uge 12 Jobannonce Ansøgning frist 5 April Jobannonce Samtale IKC Uge 15/16 Jobannonce Kontrakt underskrevet IKC Uge 17 Workshop Workshop afholdt IKC Uge 18 Medieomtale Artikel - Omtale SE Medieplan IKC April Arrangement Event 1 - afholdt EP Uge 20 Evalueringen Evalueringen - afholdt EP Uge 21 Arrangement Event 2 - afholdt EP Uge 34 Evalueringen Evalueringen - afholdt EP Uge 35 Arrangement Event 3 - afholdt EP Uge 40 Evalueringen Evalueringen - afholdt EP Uge 41 Afrapportering Uge 42/43 = Tim Jakobsen IKC = Ishøj Kultur Café KOM = Kommunikation EP = Eventpilots Side 4 af 11

5 Kære lærer Ishøj Kultur Café har rigtig mange biograf, teater og koncertarrangementer året rundt, i alt cirka arrangementer. Arrangementer der på mange punkter ikke umiddelbart ligger til de unges målgruppe. Det vil Ishøj Kultur Café nu gerne slå et slag for! Så man i fremtiden kan tiltrække og tilbyde unge i alderen år teater- og koncertoplevelser, som rammer og interesserer dem. I den forbindelse vil jeg som et led af min eventkoordinatoruddannelse hos Ishøj Kommune og i samarbejde med Ishøj Kultur Café, gerne facilitere en brugerundersøgelse om de unges ønsker og behov i Ishøj Kultur Café. Brugerundersøgelsen skal skabe et større kendskab til de unges ønsker og behov i Ishøj Kultur Café. Samtidig skal de unge have mulighed for at komme til orde med forbedringsforslag, idéer og kommentarer. Undersøgelsen skal bidrage med viden, der kan understøtte beslutninger og i mødekomme eventuelle ønsker om fremtidige ungdomsarrangementer, ungdomstiltag og ungdomsambassadører i Ishøj Kultur Café. Brugerundersøgelsen skulle gerne give de unge følelsen af at Ishøj Kultur Café lytter til deres forbedringsforslag, idéer og kommentarer. Ambitionen er at fremtidige ungdomsarrangementer, ungdomstiltag og ungdomsambassadører vil blive gennemført som forsøgsprojekt i Brugerundersøgelsen fortages via internettet og er helt anonym. Det tager højst 2-3 minutter at udfylde spørgeskemaerne. Herudover vil den kun være tilgængelig for Ishøj Kultur Café og Kultur & Fritidscentret. Sådan vil brugerundersøgelsen forløbe: Brugerundersøgelsen vil være tilgængelig fra den. 1. februar til og med den. 28. februar Elever skal gå ind på: Folkeskoler: 8F47FBCAF425&obsurveytest=true CPH WEST: B80D425DC185&obsurveytest=true Herefter skal de indtaste en kode: Folkeskole kode: ishøj2650 CPH WEST kode: cphwest2650 Side 5 af 11

6 Jobannonce udkast: Ishøj Kultur Café søger eventpilots, som vil skabe nye eventformer! Ishøj Kultur Café vil, som et af flere nye tiltag, skabe rammer for teater, film, koncerter og andre events i Ishøj Kultur Café for unge mellem år. Et team af 4 frivillige unge tilbydes at være medspillere, når disse events skal planlægges, promotes og afvikles. Har du lyst til at være med, så mail en ansøgning til leder af Ishøj Kultur Café Peter Aage Jensen på paj@ishoj.dk eller eventkoordinatorelev Tim Bo Jakobsen på 36726@ishoj.dk inden den 22. marts. Skriv lidt om dig selv og hvilke events, du kunne tænke dig at lave i Ishøj Kultur Café og hvordan man kunne sprede budskabet om dem. Du skal: bo i Ishøj og have interesse for at skabe unikke, gennemtænkte events i samarbejde med a n- dre unge og Ishøj Kultur Café. Have kendskab til hvad der rør sig på teater-, film- og musikscenen. Bo i Ishøj Kommune eller gå på en ungdomsuddannelse, som ligger i Ishøj Kommune. Være mellem år. Have flair og mulighed for at sprede budskaber online og offline. Kunne bruge et par weekender samt ca. 4 aftener om året på teamarbejdet og være i aktion, når der promotes for og afvikles events. Have et ønske om at gøre en forskel. Have fingeren på pulsen og have noget at have det i! Ishøj Kultur Café tilbyder: En mulighed for du udvikler dig til en erfaren eventarrangør bl.a. gennem Ishøj Kultur Cafés workshops, som består af alt fra scene opsætning, eventudvikling og brug af digitale platforme som promotion kanaler. Et lokalt fællesskab, der skaber nye eventformer. Kulturhuset Ishøj Kultur Café ligger 2 minutter fra Ishøj Station. Her kan man opleve profe s- sionel scenekunst; teater, dans, musik og performance samt kulturelle Ishøj-events. Ishøj Kultur Café er ejet og finansieret af Ishøj Kommune. Side 6 af 11

7 Kommunikationsplan: Lokal presse Målrettede pressemeddelelser sendes til: 1. Kommunale medier: Personaleblad PULS og Ishøj Nyt 2. Regionale aviser: Vestegnen, Taastrup Avis, Sjællandske (Sydkysten), Det Grønne Område Pressemeddelelser skal indeholde den gode historie om eventkoordinatoreleven som laver et ungdomsambassadørkorpset sammen med Ishøj Kultur Café, herudover kan der være en række underemmer om det nye ungdomsambassadørkorps og hvem de er. Eksterne kanaler: Vestegnen, Sydkysten, Taastrup Avis, Det Grønne Område: Der laves en artikel om etableringen af ungdomsambassadør korps og eventkoordinatorelevens arbejde sammen med Ishøj Kultur Café om dette og mange andre projekter. Egne kanaler: Ishøj Nyt, Personaleblad PULS / Kommunes internet: Der laves en artikel om eventkoordinatorelevens arbejde og etableringen af ungdomsambassadør korps sammen med Ishøj Kultur Café. Lærer intranet: Der sendes et infobrev til folkeskolelæreren og læreren på CPH WEST om at Ishøj Kultur Café ønsker at lave en brugerundersøgelse om de åriges brug af kulturen og Ishøj Kultur Café. Markedsføring: Flyers: (start marts) Jobannoncen laves som en flyers kampagne, som målrettes til alle unge fra år i Ishøj Kommune herunder folke- og privatskoler samt CPH WEST. Flyers er et redskab der er med til at synliggøre jobannoncen og projektet. Der skal påregnes 1 arbejdsdag hvor man sender flyers ud. Flyvers skal være synlig med byvåben, standard på tryksager og K ulturen i Ishøj logo. Side 7 af 11

8 Medieplan: Indsatsområde Budskab Hvem Dato start Interne - Ishøj Ishøj Kultur Café og eventkoordinatoreleven skaber et ungdomsambassadør korps Personaleblad PULS Uglen April Eksterne - Omtale Ishøj Kultur Café og eventkoordinatoreleven skaber et ungdomsambassadør korps Ishøj Nyt Vestegnen Taastrup Avis Sydkysten Det Grønne Område April Side 8 af 11

9 Workshop Intro til Ishøj Kultur Café Event udvikling Ideudvikling og Events dna, eventen fra A Z (Event manual) Den frivillige får kendskab/metoder til ideudvikling Den frivillige kendskab/metoder og værktøjer til personlig planlægning, konflikthåndtering, stresshåndtering mv. Den frivillige får kendskab til grundlæggende krav til sikkerhed, brand, støj, hygiejne mv. ved afvikling af events Den frivillige får kendskab til søgning af informationer om trends Den frivillige får kendskab til kultur- og trendforståelse i forhold til eventudvikling Den frivillige får kendskab til events DNA Den frivillige får kendskab til storytelling i eventudviklingen Planlægning Scene opsætning og sikkerhed Den frivillige får kendskab til principperne for sceneopsætning Den frivillige får kendskab til at anvende metoder og værktøjer til kommunikation og samarbejde, herunder til konflikthåndtering Den frivillige får kendskab til at udvikle og planlægge en event inden for et givent område Den frivillige får kendskab til grundlæggende regler for sikkerhed og risikostyring og kan medvirke ved udarbejdelse af grundplaner for lokalers/pladsers indretning i henhold til myndighedskrav Den frivillige får kendskab til fordele og ulemper ved forskellige salgs- og markedsføringsmetoder Den frivillige får kendskab til markedsføringens betydning for en event Den frivillige får kendskab til udarbejdelse af kontrakter og købsaftaler i forbindelse med events Den frivillige får kendskab til udarbejdelse af budget for en event Afvikling i teori og praksis Evalueringen af event Side 9 af 11

10 Oplæres ikke Kunne Beherske Planlagt Gennemført Kultur og Fritidscenter Oplæringsfunktioner A. Introduktion til Ishøj Kultur Café Planlagt Gennemført 1. Den frivillige har kendskab til virksomhedens idégrundlag og målsætning 2. Den frivillige har kendskab til virksomhedens ledelsesforhold og organisationsopbygning 4. Den frivillige har kendskab til virksomhedens ydelser/produkter, kundekreds og a f- sætningsvilkår 5. Den frivillige har kendskab til arbejdsmiljømæssige forhold for virksomheden Planen fastlægges ved at afkrydse i de 3 kolonner Oplæres ikke, Kunne og Beherske, hvorvidt den frivillige under workshops ikke vil blive oplært i funktionen. Ved afslutningen af workshop vil kunne medvirke ved funktionens udførelse (kunne) Ved afslutningen af workshop vil kunne udføre funktionen selvstændigt (beherske) Desuden er det muligt at angive, hvornår man planlægger at gennemføre oplæringen i de e n- kelte funktioner og markere, når det er sket. B. Udvikling og markedsføring af events 1. Den frivillige kan arbejde med kreativ ideudvikling af events 2. Den frivillige kan opstille mål for events 3. Den frivillige kan udarbejde udkast til reklamer og annoncer 4. Den frivillige kan varetage pressekontakt C. Planlægning af events 5. Den frivillige kan varetage projektstyring 6. Den frivillige kan udarbejde tidsplaner 7. Den frivillige kan udarbejde bemandingsplaner og planlægge personaleressourcer 8. Den frivillige kan planlægge faciliteter til events 9. Den frivillige kan varetage booking af indslag og aktiviteter 10. Den frivillige kan varetage sikkerhedsforanstaltninger forbundet med events D. Gennemførelse af events 11. Den frivillige kan varetage kontakt til brandmyndigheder m.fl. 12. Den frivillige kan varetage koordination imellem samarbejdspartnere Side 10 af 11

11 14. Den frivillige kan håndtere konflikter 15. Den frivillige kan varetage værtskabet overfor kunden 16. Den frivillige kan håndtere reklamationer 17. Den frivillige kan evaluere eventen sammen med kunden 18. Den frivillige kan gennemføre intern evaluering Side 11 af 11