UDBUDSBETINGELSER. Kurerydelser

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER for udbud med forhandling af Kurerydelser til Danmarks Tekniske Universitet Aalborg Universitet Syddansk Universitet

2 INDHOLD 1. Indledning Præsentation af udbud Udbudsform Beskrivelse af udbuddet Formål med udbuddet Kontraktperiode Opgavens omfang Udbudsmaterialet Udbuddets forløb Ansøgningsfase Tilbudsfase Indledende tilbud Forhandling Endeligt tilbud Kontraktindgåelse Spørgsmål til udbudsmaterialet Ansøgning Ansøgning om deltagelse i udbud Udvælgelseskriterier Egnethedskrav Udelukkelsesgrunde Støtteerklæring Sammenslutning af virksomheder (konsortium) Koncernforbundne tilbudsgivere Anvendelse af underleverandører Meddelelse om deltagelse i tilbudsfasen Afgivelse af tilbud Indledende tilbud Endeligt tilbud Formkrav Tilbudsfrister Returnering af tilbudsmaterialet Forbehold Side 2 af 22

3 7.7 Åbning af tilbud Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tildelingskriterium Ad pris Ad kvalitet Evaluering Gennemgang af de indkomne tilbud Tildeling Afslutning af udbudsproceduren Fortrolighed Tidsfrister Side 3 af 22

4 1. INDLEDNING Syddansk Universitet, Danmarks Tekniske Universitet og Aalborg Universitet ønsker at samle deres indkøb af kurerydelser, nationalt og internationalt, på én rammeaftale. Den vindende tilbudsgiver indgår én rammeaftale med alle de ordregivende universiteter, således der er én rammeaftale med alle tre ordregivere. De enkelte ordregivere skal derfor selvstændigt varetage underskrivelser, forlængelser, misligholdelsesbeføjelser mv. uafhængigt af de øvrige ordregivere. Disse udbudsbetingelser indeholder en opsummering af genstanden for udbuddet, betingelser for at afgive tilbud samt en beskrivelse af udbudsprocedurens forløb. De ordregivende myndigheder (herefter ordregiver ): Danmarks Tekniske Universitet (DTU) Anker Engelunds Vej Kgs. Lyngby CVR-nr Syddansk Universitet (SDU) Campusvej Odense M CVR-nr Aalborg Universitet (AAU) Fredrik Bajers Vej Aalborg CVR-nr

5 Kontaktoplysninger: Aalborg Universitets Indkøbsenhed er ansvarlig for denne udbudsforretning, og alle henvendelser vedr. udbuddet skal derfor rettes til følgende: Carina Holst Kristensen Udbudskonsulent Tlf PRÆSENTATION AF UDBUD 2.1 UDBUDSFORM Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til udbudslovens (Lov nr af 15/12/2015), idet ordregiver ikke kan fastlægge de tekniske specifikationer tilstrækkeligt uden forudgående forhandling, jf. udbudslovens 61, stk. 1, nr. 1, litra d. Udbud med forhandling betyder, at udbudsprocessen er opdelt i en ansøgningsfase, hvor 5 ansøgere udvælges til at afgive tilbud, og en tilbudsfase hvor de udvalgte ansøgere udarbejder og indleverer først et indledende tilbud og dernæst et endeligt tilbud. I perioden mellem det indledende tilbud og det endelige tilbud, vil ordregiver gennemføre forhandlinger med tilbudsgiverne. Ordregiver kan vælge at tildele rammeaftalen på baggrund af et indledende tilbud. Men ordregiver kan også vælge at gennemføre én eller flere forhandlingsrunder, alt efter hvad ordregiver finder behov for. 2.2 BESKRIVELSE AF UDBUDDET DTU, SDU og AAU ønsker at konkurrenceudsætte det årlige indkøb af kurertjenester i Danmark og udenfor Danmark. Hvor der i udbudsmaterialet henvises til kurerydelser eller kurertjeneste, vil det omfatte følgende: kurertjenester kan bestå af forsendelse af pakker (almindelige pakker, store pakker, værdipakker, paller og trækasser) og dokumenter gennem vejtransport, lufttransport og/eller søtransport, både indland og udland (world wide). Forsendelsen afhentes hos afsenderen og udleveres til modtageren mod kvittering. Forsendelsen bliver registreret undervejs i forbindelse med sortering, ind- og udlæsning af transporter samt ved afhentning og udlevering. Afsenderen skal således have mulighed for at få oplyst, hvor en forsendelse befinder sig under transporten, og hvornår den er udleveret til modtageren (track & trace). Udbuddet af kurerydelser omfatter ligeledes forsendelse af større pakker, forsendelse af farligt gods, biologiske prøver, levende dyr, tøris mv. i nærmere definerede UN kategorier. Forsendelserne er både økonomilevering samt ekspreslevering i og udenfor Danmark. Afhentning af forsendelserne vil som udgangspunkt foregå på ordregivers adresser i Danmark, men kan også ske fra andre adresser i Danmark og udlandet. Side 5 af 22

6 Link til ordregivers adresser i Danmark: DTU: SDU: AAU: Rammeaftalen tildeles én leverandør. Brug af underleverandører er tilladt. Rammeaftalen kan anvendes af alle ordregivere, som har ret men ikke pligt til at anvende rammeaftalen. 2.3 FORMÅL MED UDBUDDET Formålet med nærværende udbud er at samle alle kurerydelser ved én leverandør. På denne baggrund vil rammeaftalen skulle hjælpe ordregiverne med at opnå en væsentlig stordriftsfordel samt en nem og overskuelig bestillingsmetode med gode track & trace vilkår og en direkte support. Det er derfor afgørende for ordregiverne, at tilbudsgiverne i deres tilbud fokuserer på gode priser og en god service, hvor stor leveringssikkerhed og nemme bestillingsformularer er i højsæde. Der skal især være fokus på nemme afsendelsesmuligheder af pakker indeholdende farligt gods og biologiske prøver. Ordregiverne ønsker med udbuddet at opnå et fleksibelt og loyalt samarbejde med leverandøren, hvor pakkerne håndteres af uddannet personale og når frem til modtager ubeskadiget og til aftalt tid til lavest mulige pris. 2.4 KONTRAKTPERIODE Ordregiverne ønsker at indgå en 4-årig rammeaftale. Rammeaftalen træder i kraft 1. februar Det bemærkes, at udbuddet forventes at være afsluttet inden udgangen af december Der er således en implementeringsperiode på cirka én måned inden kontraktstart. Leverandøren skal anvende denne periode til at forberede kontraktstart, så leverandøren er klar til levering af ydelserne ved kontraktstart. Side 6 af 22

7 2.5 OPGAVENS OMFANG Leverandøren skal kunne levere og afhente ved alle ordregivernes lokaliteter og adresser. Overblik over de enkelte ordregivers lokaliteter kan findes på ordregivernes hjemmesider, eller ved nærmere aftale med den pågældende ordregiver. Ordregiverne estimerer, at rammeaftalen har en samlet værdi på ca. 9 mio. kr. over en 4 årig periode. Estimeringen bygger på historiske indkøbstal, og er som følge heraf ikke forpligtende for ordregiverne. Estimeringen fordeler sig som følgende pr. ordregiver over en 4 årig periode. DTU: 3 mio. kr. AAU: 3 mio. kr. SDU: 3 mio. kr. 3. UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består af følgende: - Udbudsbekendtgørelsen - Nærværende udbudsbetingelser - Udbudsbilag 1 Rammeaftale - Udbudsbilag 2 Kravsspecifikation - Udbudsbilag 3 Tilbudsbilag - Udbudsbilag 3.1 Tilbudsliste - Udbudsbilag 4 Fælles Europæisk Udbudsdokument (ESPD) - Udbudsbilag 5 Vejledning til ESPD - Udbudsbilag 6 Støtteerklæring - Udbudsbilag 7 Erklæring om Vognmandstilladelse - Udbudsbilag 8 Statistik over forsendelser - Udbudsbilag 9 Transittider - Udbudsbilag 10 Sammenslutninger Bilag og skemaer skal udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i bilaget eller skemaet, og vil udgøre en del af tilbuddet samt indgå som en del af den efterfølgende rammeaftale. Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at dokumenterne er udfyldt korrekt, idet manglende besvarelse vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt og dermed ikke vil indgå i tilbudsevalueringen. Udkastet til rammeaftalen er en væsentlig del af udbudsmaterialet, og rummer de vilkår, der gælder for udførelsen af rammeaftalen, herunder bl.a. betaling, levering, tidsfrister, misligholdelse og ansvar. Udbudsmaterialet og samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle spørgsmål og svar m.v., vil være tilgængelige på Aalborg Universitets hjemmeside for udbud Side 7 af 22

8 4. UDBUDDETS FORLØB 4.1 ANSØGNINGSFASE Udbudsproceduren indledes med en ansøgningsfase, hvor alle interesserede aktører har mulighed for at ansøge om deltagelse i den videre udbudsproces. Ansøgningen foregår således, at de interesserede aktører udfylder og medsender de i punkt 6.1 nævnte dokumenter og bilag til kontaktpersonen indenfor ansøgningsfristen. På baggrund af kriterierne for udelukkelse, egnethed og udvælgelse, som ordregiver har fastsat i udbudsbekendtgørelsen og ESPD en, udvælger ordregiver herefter op til 5 ansøgere, som opfordres til at afgive et indledende tilbud, jf. punkt 6.2 om udvælgelseskriterier. Det er kun de ansøgere, der har modtaget en opfordring fra ordregiver om at afgive tilbud, der går videre til tilbudsfasen, og som kan afgive et tilbud. Tilbud fra andre ansøgere vil blive afvist. 4.2 TILBUDSFASE INDLEDENDE TILBUD Først fremsender tilbudsgiver et indledende tilbud, som skal danne grundlag for den efterfølgende forhandling mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det indledende tilbud skal sendes elektronisk til kontaktpersonen, jf. punkt 1 indenfor fristen for afgivelse af indledende tilbud. Ordregiver forbeholder sig retten til at tildele rammeaftalen på grundlag af det indledende tilbud, hvorfor tilbudsgiverne opfordres til at afgive et præcist og gennemarbejdet indledende tilbud FORHANDLING Forhandlingen starter efter modtagelse af det indledende tilbud. Ordregiver inviterer alle tilbudsgivere til en forhandlingsrunde. Tilbudsgiverne modtager en nærmere indkaldelse til forhandlingsmødet med tid og sted samt en agenda for forhandlingsmødet. Ordregiver forventer som udgangspunkt at afholde én forhandlingsrunde med hver tilbudsgiver, men ordregiver forbeholder sig dog retten til at indkalde én eller flere af tilbudsgivere til én eller flere forhandlingsrunder, hvis ordregiver skønner, dette er nødvendigt. Ordregiver kan vælge at afholde forhandlingsmøderne skriftligt eller mundtligt, herunder telefonisk eller pr. mail. Der kan forhandles om alle elementer i udbudsmaterialet, men der kan ikke ændres på mindstekrav, tildelingskriterier og lignende grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ordregiver kan derimod godt påpege overfor tilbudsgiver, hvor denne ikke lever op til mindstekravene, eller hvor ordregiver Side 8 af 22

9 mener, at det afgivne tilbud indeholder forbehold. Men det vil i så fald være med det formål at fjerne eventuelle forbehold, samt sikre at tilbuddet i sidste ende lever op til alle mindstekrav. Forhandlingsrunderne forventes at finde sted i perioden oktober Første forhandlingsrunde forventes at blive afholdt mandag den 23. oktober, og eventuelle efterfølgende forhandlingsrunder afholdes i umiddelbar forlængelse heraf. Forhandlingsrunderne afholdes på Syddansk Universitet i Odense, med mindre ordregiver beslutter sig for at forhandle telefonisk eller pr. mail. Ordregiver vil forhandle individuelt med hver tilbudsgiver. Et forhandlingsmøde forventes at have en varighed på maks. 1 time, og vil foregå således, at den pågældende tilbudsgiver fremmøder på aftalte tid og sted. Tilbudsgiver bestemmer selv, hvor mange personer der møder på dennes vegne, men af hensyn til mødelokale bør antallet dog ikke være mere end 5 personer. Det vil være en fordel for tilbudsgiver, at tilbudsgiver sender en person, der kan træffe forhandlingsmæssige beslutninger på vegne af tilbudsgiver. Ordregiver møder maksimalt med 5 personer (én udbudskonsulent fra hvert universitet samt 2 brugere) på forhandlingsmøderne, hvoraf den ene person vil tage referat af mødet. I forlængelse af hvert forhandlingsmøde renskrives referatet og underskrives af ordregiver og tilbudsgiver, inden mødet afsluttes endeligt. Hvis det bliver aktuelt med flere forhandlingsrunder, vil de pågældende tilbudsgivere modtage en indkaldelse med tid og sted. Ordregiverne iagttager fortrolighed under hele forhandlingsforløbet. Dette indebærer, at oplysninger om erhvervshemmeligheder og forretningsforhold ikke bliver videregivet uden tilbudsgivers forudgående samtykke. Ordregiver kan foretage tilpasninger af udbudsmaterialet på baggrund af oplysninger og erfaringer opnået gennem forhandlingsfasen. Ordregiver kan dog ikke ændre på grundlæggende elementer, herunder mindstekrav i udbudsmaterialet samt kriterierne for tildeling. Det reviderede udbudsmateriale vil danne grundlag for afgivelse af de endelige tilbud. Alle tilbudsgivere modtager det reviderede udbudsmateriale samtidigt ENDELIGT TILBUD Når ordregiver ønsker at afslutte forhandlingerne, meddeles dette til tilbudsgiverne. Herefter skal tilbudsgiver afgive et endeligt tilbud til ordregiver indenfor den fastsatte frist for afgivelse af endeligt tilbud, jf. punkt 7.4. Herefter evalueres de endelige tilbud på baggrund af kriterierne for tildeling og den evalueringsmetode, der er beskrevet i punkt KONTRAKTINDGÅELSE Når den vindende tilbudsgiver er fundet, offentliggøres denne, og rammeaftalen tildeles. De forbigåede tilbudsgivere modtager en afslagsskrivelse med begrundelse for afslaget. Herefter indledes en 10-dages stand still-periode, hvorefter rammeaftalen kan underskrives. Side 9 af 22

10 5. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal stilles på dansk. Ved tvivl eller uklarhed opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål hertil samt eventuelt foreslå konkrete alternative formuleringer. Ændringer vil ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet bedes tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af et rettelsesblad. Det skal understreges, at spørgsmål eller foreslåede ændringer ikke nødvendigvis medfører tilpasninger af udbudsmaterialet. Det er således alene op til ordregiver, på baggrund af de modtagne spørgsmål og eventuelle formuleringer konkret at tage stilling til, hvorvidt og i hvilket omfang udbudsmaterialet skal tilrettes. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt til kontaktpersonen anført i punkt 1. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på Aalborg Universitets hjemmeside Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at holde sig opdateret vedrørende yderligere information der offentliggøres i forbindelse med besvarelse af spørgsmål. Besvarelse af spørgsmålene sker på dansk. Spørgsmål der modtages senest den 5. oktober 2017, kl vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af indledende tilbud. Der vil ikke blive besvaret spørgsmål i uge 29, 30 og 31 samt perioden 29. august til og med 7. september grundet ferie. Tilbudsgiver kan fremsende spørgsmål i perioden, men de vil først blive besvaret efterfølgende. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage inden tilbudsfristen for det indledende tilbuds udløb, kan ikke forventes besvaret. Såfremt ordregiver i særlige tilfælde får behov for at meddele tilbudsgiverne supplerende oplysninger senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil tilbudsfristen for endeligt tilbud blive forlænget tilsvarende således, at tilbudsgiverne altid har minimum 6 hele dage til at forholde sig til oplysningerne. Side 10 af 22

11 6. ANSØGNING 6.1 ANSØGNING OM DELTAGELSE I UDBUD Alle interesserede aktører kan ansøge om deltagelse i udbudsforretningen. Ansøgningen om deltagelse skal sendes elektronisk pr. til udbudskonsulent Carina Holst Kristensen, CHK@adm.aau.dk, jf. punkt 1 sammen med følgende bilag: - Fælles europæisk udbudsdokument, ESPD (udbudsbilag 4) - Evt. støtteerklæring (udbudsbilag 6) - Erklæring om Vognmandstilladelse (udbudsbilag 7) - Erklæring om sammenslutninger (udbudsbilag 10) - Generel præsentation af tilbudsgivers virksomhed Der skal ikke medsendes anden dokumentation med ansøgningen. Men den tilbudsgiver, der senere anses for at have vundet udbuddet, vil efterfølgende blive bedt om at indsende endeligt dokumentation. Ansøger skal klart og entydigt i ansøgningen angive hvilken juridisk person, der er ansøger og dermed ansvarlig overfor Ordregiver. Personen, der underskriver og afgiver ansøgningen, skal have fuldmagt og kompetence til at forestå dette. Dette gælder uanset om der er tale om en ansøgning afgivet af en enkeltstående virksomhed, eller om der er tale om et konsortium eller en anden form for sammenslutning af virksomheder. Ansøgningsfristen er den 7. september 2017, kl UDVÆLGELSESKRITERIER Såfremt antallet af ansøgere, der lever op til egnethedskravene, jf. nedenfor, overstiger 5 ansøgere, gennemføres der en udvælgelse af de egnede ansøgere, således at kun 5 ansøgere opfordres til at afgive et indledende tilbud. Denne udvælgelse vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgers referenceliste, jf. punkt 6.3C. 6.3 EGNETHEDSKRAV Tilbudsgiveren skal i forbindelse med ansøgningen indsende et udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), jf. udbudsbilag 4 vedrørende såvel egnethedskrav, udelukkelsesgrunde og eventuelle underleverandører, sammenslutninger eller andre støttende virksomheder. I udbudsbilag 5 forefindes en vejledning til udfyldelse af ESPD en. I forhold til egnethed opstilles følgende minimumskrav: A. Personlige forhold: Ansøgningen skal indeholde følgende dokumenter vedrørende tilbudsgivers personlige forhold: o Evt. støtteerklæring (udbudsbilag 6) o Erklæring vedr. vognmandstilladelse (udbudsbilag 7) o Evt. erklæring om sammenslutninger (udbudsbilag 10) Side 11 af 22

12 o Generel præsentation af tilbudsgivers virksomhed (denne beskrivelse må maks. være 2 A4 sider). B. Økonomisk og finansiel kapacitet: Tilbudsgiver skal angive følgende oplysninger i ESPD en: o Erklæring om virksomhedens samlede omsætning pr. år i de seneste 3 disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Hvis tilbudsgiver har eksisteret i under 3 år, skal specifikke årsomsætning angives for de afsluttede regnskabsår, der er tilgængelige. Ordregiver stiller følgende mindstekrav til tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: o Den samlede årlige omsætning i de seneste tre disponible regnskabsår skal minimum udgøre DKK ,00 hvert år. o Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders formåen beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår. Følgende dokumentation før økonomisk og finansiel formåen skal fremlægges, når ordregiver anmoder herom: o Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf for de seneste 3 disponible regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, eller anden dokumentation for omsætningens størrelse. Baserer tilbudsgiver sig på anden enheds formåen skal den eller de virksomheder, hvis ressourcer der henvises til, fremsende ovenstående på forlangende fra ordregiver. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal ovenstående fremsendes for hver af virksomhederne på forlangende fra ordregiver. C. Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal angive følgende oplysninger i ESPD en: o Tilbudsgiver skal beskrive 3 sammenlignelige ydelser, tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste 3 kalenderår. Sammenlignelige ydelser dækker over opgaver, der i størrelse, omfang og indhold vil kunne sidestilles med den ydelse, der vil skulle udføres for ordregiver i kontraktperioden. Dermed menes, at der ønskes beskrevet 3 opgaver, der har været udført for en part af samme størrelse. Størrelse forstås som både antal ansatte i virksomheden, den geografiske spredning, der udgør virksomheden med forskellige interne afsendelsessteder som ordregiver og den estimerede volumen. Side 12 af 22

13 Der skal af listen fremgå varighed og sted for udførelsen. Ligeledes skal en reference hos modtager i form af navn og telefonnummer anføres. Ordregiver forbeholder sig ret til at undersøge de indsendte referencer. Det er op til ordregiver at vurdere, hvorvidt der er tale om sammenlignelige leverancer. o Oplysning om antal medarbejdere. o Angiv i hvor stort et omfang tilbudsgiver eventuelt vil gøre brug af underleverandører. 6.4 UDELUKKELSESGRUNDE Hvis tilbudsgiver er omfattet af én af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. punkt 6.3, vil tilbudsgiver blive udelukket fra at deltage i udbudsprocessen. Tilbudsgiver skal anvende ESPD dokumentet til at bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af nogle af de obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ud over ansøgers egen-erklæring vil ordregiver ligeledes gøre brug af egen dokumentation, viden, erfaringer mv. Såfremt en ansøger er omfattet af en udelukkelsesgrund vil ordregiver give ansøger mulighed for at dokumentere sin pålidelighed ved at dokumentere, at ansøger ikke længere er omfattet af udelukkelsesgrunden. 6.5 STØTTEERKLÆRING Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske formåen (f.eks. et modereller søsterselskab eller en underleverandør), skal tilbudsgiver i ansøgningen dokumentere, at denne eller disse virksomheder: 1) Lever op til de relevante egnethedskrav. Det indebærer, at den støttende virksomhed skal leve op til den formåen, der stilles til rådighed for tilbudsgiver. 2) Ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde. Udover at den støttende virksomhed skal udfylde et ESPD dokument, skal der sammen med ansøgningen vedlægges en supplerede støtteerklæring, idet denne skal bekræfte, at der består en juridisk forpligtelse mellem tilbudsgiver og den støttende virksomhed. Støtteerklæringen i udbudsbilag 6 skal anvendes. Hvis tilbudsgiver støtter sig på en anden virksomheds faglige og/eller økonomiske formåen, er det et krav, at det også er den støttende virksomhed, der udfører den del af kontrakten, hvormed der støttes. 6.6 SAMMENSLUTNING AF VIRKSOMHEDER (KONSORTIUM) Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, f.eks. et konsortium, skal alle de deltagende virksomheder hver især angives klart og tydeligt i ansøgningen, og det skal anføres klart i ansøgningen, hvem der er befuldmægtiget til at afgive tilbud på vegne af konsortiet, jf. udbudsbilag 10 - Sammenslutninger. Det vil være den person, som ordregiver med bindende virkning overfor konsortiet Side 13 af 22

14 kan forhandle med og indgå aftaler med. Deltagerne i et konsortium eller en anden sammenslutning hæfter solidarisk, direkte og ubegrænset for både tilbud og en eventuel rammeaftale. Det er et krav, at ingen af deltagerne i sammenslutningen er omfattet af en udelukkelsesgrund. I relation til opfyldelse af egnethedskravene er det tilstrækkeligt, at sammenslutningen som helhed opfylder kravene. Det er således ikke et krav, at hver enkelt deltager i sammenslutningen opfylder egnethedskravene. Såfremt ansøgningen indsendes af flere juridiske enheder i forening, eksempelvis et konsortium, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes ét særskilt ESPD. Hvis et konsortium eller en anden sammenslutning af flere tilbudsgivere er gået videre i ansøgningsfasen, er det ligeledes denne sammenslutning, der i fællesskab skal afgive indledende og endeligt tilbud. Den virksomhed, der i ansøgningsfasen blev udpeget som sammenslutningens ansvarlige virksomhed, der kan indgå bindende aftaler med ordregiver, har fortsat denne rolle. Sammenslutningen hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. 6.7 KONCERNFORBUNDNE TILBUDSGIVERE Af hensyn til konkurrencen, rammeaftalens kompleksitet og for at undgå interessekonflikter skal koncernforbundne virksomheder i ansøgningen anføre, hvordan uafhængigheden mellem de koncernforbundne virksomheder er sikret. Koncern defineres med henvisning til direktiv 83/349/EØF med ændringer. For det tilfælde at ordregiver modtager en ansøgning fra mere end én af de koncernforbundne virksomheder, vil ordregiver vurdere, hvorvidt de koncernforbundne tilbudsgivere i tilstrækkelig grad har sikret, at deres koncernforhold ikke vil få indflydelse på tilbudsafgivelsen. Såfremt dette ikke er tilfældet, vil samtlige af de koncernforbundne tilbudsgivere blive udelukket fra udbudsprocessen. 6.8 ANVENDELSE AF UNDERLEVERANDØRER Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i ansøgningen. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel rammeaftale. 6.9 MEDDELELSE OM DELTAGELSE I TILBUDSFASEN Efter endt evaluering af de indkomne ansøgninger, vil samtlige berørte ansøgere hurtigst muligt og samtidig blive skriftligt underrettet om, hvilken beslutning ordregiver har truffet. Side 14 af 22

15 Underretning om beslutningen om deltagelse i udbudsprocessen vil blive ledsaget af en kort begrundelse for beslutningen. De ansøgere, som er gået videre i udbudsprocessen, vil samtidig modtage opfordring til at afgive tilbud. 7. AFGIVELSE AF TILBUD 7.1 INDLEDENDE TILBUD På baggrund af det foreløbige udbudsmateriale skal tilbudsgiverne afgive et indledende tilbud indenfor den fastsatte frist herfor, jf. punkt 7.4. Ordregiver skal afvise tilbud, der indeholder forbehold om grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, hvorfor tilbudsgiver opfordres til så vidt muligt at undgå forbehold. Ordregiver forbeholder sig retten til at tildele rammeaftalen på grundlag af et indledende tilbud, hvorfor tilbudsgiverne opfordres til at afgive et præcist og gennemarbejdet indledende tilbud. 7.2 ENDELIGT TILBUD Når forhandlingerne afsluttes, skal tilbudsgiverne indenfor den fastsatte frist, jf. punkt 7.4 afgive et endeligt tilbud, hvorefter ordregiver evaluerer tilbuddene og tildeler rammeaftalen til den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste tilbud i henhold til tildelingskriterierne og den beskrevne evalueringsmetode. Det endelige tilbud skal være i overensstemmelse med samtlige mindstekrav, og må som udgangspunkt ikke indeholde forbehold. Skulle tilbudsgiver alligevel inkludere forbehold i sit tilbud, skal disse samt begrundelse for samme, udtrykkeligt fremgå af det endelige tilbud. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder rammeaftalen eller mindstekrav, vil medføre at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. 7.3 FORMKRAV Tilbuddene (indledende og endeligt tilbud) skal indenfor de fastsatte frister, jf. punkt 7.4 afgives elektronisk pr. til udbudskonsulent, Carina Holst Kristensen, CHK@adm.aau.dk, jf. punkt 1. I forbindelse med afgivelse af indledende og endeligt tilbud skal tilbudsgiver udfylde og medsende følgende: - Udfyldt kravsspecifikation (udbudsbilag 2) - Udfyldte tilbudslister (udbudsbilag 3 og 3.1) - Udfyldte transittider for konkrete destinationer (udbudsbilag 9). Der skal alene fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være skriftlig og på dansk. Side 15 af 22

16 Ordregiver forbeholder sig ret til, efter modtagelse af tilbud, at indhente oplysninger mv., uden det betyder accept eller forkastelse af de modtagne tilbud. Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgivere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. 7.4 TILBUDSFRISTER Fristen for afgivelse af indledende tilbud er: fredag den 17. oktober 2017, kl Fristen for afgivelse af endeligt tilbud er: fredag den 7. november 2017, kl Tilbud kan ikke modtages efter disse tidspunkter. 7.5 RETURNERING AF TILBUDSMATERIALET Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 7.6 FORBEHOLD Eventuelle forbehold og begrundelse for samme skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddene. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 5, så forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder rammeaftalen eller mindstekrav vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddene skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Side 16 af 22

17 7.7 ÅBNING AF TILBUD Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 7.8 VEDSTÅELSESFRIST Det indledende tilbud samt det endelige tilbud skal begge være gældende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb for hhv. det indledende tilbud og det endelige tilbud. 7.9 ALTERNATIVE TILBUD Der kan ikke afgives alternative tilbud. 8. TILDELINGSKRITERIUM Efter ansøgningsfasen begynder forhandlingsfasen, hvor der indgives et indledende tilbud og et endeligt tilbud. Tilbudsfasen skal i sidste ende føre til, at rammeaftalen tildeles til den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste tilbud. Samtlige tilbudsgivere vil blive evalueret efter de samme kriterier. Tildeling af rammeaftalen vil ske på grundlag af bedste forhold mellem pris og kvalitet i det endelige tilbud, med følgende underkriterier. Den i skemaet anførte vægtning, er udtryk for den indbyrdes vægtning mellem de enkelte kriterier. Underkriterium Vægtning i procent Pris 50 % Kvalitet 50 % 8.1 AD PRIS Tilbudsgiver skal udfylde udbudsbilag 3.1 Tilbudsliste. Alle priser skal afgives i danske kroner, eksklusiv moms, men inklusive alle øvrige afgifter, men eksklusive olietillæg. Der skal angives priser i de anførte vægtkategorier i alle 9 zoner, og inddelt i henholdsvis ekspreslevering og økonomilevering. Side 17 af 22

18 Der fremkommer derved i alt 20 samlede tilbudspriser fordelt efter følgende skema: Vægtkategori 1 Dokumenter 0-5 kg. zone 1 zone 2 zone 3 zone 4-6 zone 7-9 Vægtkategori 2 Pakker 0-5 kg. Vægtkategori 3 Pakker 6-10 kg. Vægtkategori 4-6 Pakker kg. Hver af de samlede tilbudspriser omregnes af ordregiver til et point. Dette sker på grundlag af en pointmodel fra 0 til 8, hvor tilbudsprisen tildeles point efter en lineær interpolering, hvor gennemsnittet af evalueringsprisen for de indkomne tilbudspriser fastsættes til 4 point, og hver tilbudspris tildeles point ud fra forskellen mellem den beregnede gennemsnitspris og den tilbudte pris. Den valgte pointmodel medfører, at hvis den tilbudte pris er dobbelt så høj som gennemsnitsprisen, tildeles der 0 point. For at kunne håndtere eventuelle større forskelle i pris vil der - i fald behovet opstår blive anvendt en alternativ pointmodel for en eller flere omregninger af point, hvor hældningen er mindre, således at hvis den tilbudte pris er tre gange så høj som gennemsnitsprisen, tildeles der 0 point. De beregnede point vægtes herefter inden for hver zone efter følgende skema: Vægtkategori 1 Dokumenter 0-5 kg. Vægtkategori 2 Pakker 0-5 kg. Vægtkategori 3 Pakker 6-10 kg. Vægtkategori 4-6 Pakker kg. zone 1 zone 2 zone 3 zone 4-6 zone % 40 % 42 % 40 % 39 % 36 % 40 % 42 % 40 % 39 % 12 % 8 % 11 % 11 % 12 % 16 % 12 % 5 % 9 % 10 % Side 18 af 22

19 Derved fremkommer et vægtet point for hver zone, som vægtes efter følgende skema: zone 1 zone 2 zone 3 zone 4-6 zone 7-9 Samlet vægtning 43 % 22 % 7 % 15 % 13 % På grundlag af denne vægtning fremkommer et samlet vægtet pointtal, som indgår i den samlede evaluering. De angivne vægtningsprocenter er baseret på den historiske fordeling af forsendelser for pakker og dokumenter fra de ordregivende universiteter. De angivne fordelinger anvendes alene til evalueringen, og er ikke bindende for den fremtidige faktiske fordeling. 8.2 AD KVALITET Ved kvalitet forstås tilbudsgivers opfyldelse af kravsspecifikationens ønsker, jf. udbudsbilag 2 samt korte transittider, jf. udbudsbilag 9. Ordregiver vil i vurderingen af kvalitet derfor lægge vægt på tilbudsgivers opfyldelse af ordregivers ønsker i udbudsbilag 2 kravsspecifikationen samt udbudsbilag 9 - transittider. Det vægtes positivt, at der er en stor opfyldelse af ordregivers ønsker, herunder meropfyldelse og et højt serviceniveau og korte transittider. På de kvalitative kriterier bliver tilbuddene vurderet absolut. Tilbuddene vurderes dermed uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud. Tildeling af point sker på baggrund af, hvor godt tilbuddene opfylder ønskerne knyttet til de enkelte kriterier. Flere tilbud kan således opnå samme point. I udbuddet vil de indkomne tilbuds opfyldelse af de kvalitative kriterier blive vurderet ud fra følgende pointskala: Point Gives for 8 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 7 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 6 God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 5 Over middel i opfyldelse af kriteriet 4 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Under middel i opfyldelse af kriteriet 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 0 Dårlig opfyldelse af kriteriet (fx konditionsmæssigt tilbud, der alene opfylder ufravigelige krav) Side 19 af 22

20 9. EVALUERING Formålet med nærværende udbud er, som beskrevet i punkt 2.3 at samle alle kurerydelser ved én leverandør. Det er med udgangspunkt i dette formål, at de ovenfor beskrevne tildelings- og underkriterier er valgt og den indbyrdes vægtning fastsat. 9.1 GENNEMGANG AF DE INDKOMNE TILBUD Tilbuddene vil blive vurderet af såvel en faglig som af en udbudsjuridisk arbejdsgruppe Evalueringen af de indkomne tilbud vil foregå efter følgende fremgangsmåde: 1. Ordregiverne gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at bekræfte, at de lever op til de formelle krav. 2. Ordregiverne gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at bekræfte, at de lever op til de indholdsmæssige krav. 3. Ordregiverne gennemgår tilbuddet med henblik på at identificere forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser eller forbehold, der ikke kan prissættes. Ordregiverne evaluerer tilbuddene for at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de ovenfor anførte underkriterier. 10. TILDELING Når ordregiver har foretaget evalueringen, vil ordregiver indhente dokumentation i form af en serviceattest fra den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til. Indhentelse af dokumentation vil normalt tage omkring 2 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres. Når ordregiver har indhentet den fornødne dokumentation, vil samtlige berørte tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidig blive skriftligt underrettet om, hvilken beslutning ordregiver har truffet. Underretning om tildelingsbeslutningen til vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå Rammeaftale med tilbudsgiver, men alene underretning om at tilbudsgiver efter ordregivers vurdering har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på kriteriet Forholdet mellem pris og kvalitet. Der er ingen aftale eller løfte herom, før en eventuel rammeaftale er underskrevet af begge parter. Underretning om tildelingsbeslutning vil være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Ordregiver vil forud for tildelingen anmode den tilbudsgiver, som ordregiver agter at indgå rammeaftale med, om at dokumentere oplysningerne afgivet i forbindelse med tilbudsgivers egnethed. Side 20 af 22

21 Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i henhold til vedståelsesfristen, jf. punkt 7.8. Efter underretningen af tilbudsgiverne, afholdes der en stand-still periode på 10 kalenderdage i henhold til 2 og 3 i lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Dette indebærer, at ordregiver ikke kan indgå rammeaftalen med den vindende tilbudsgiver, før stand-still perioden er udløbet. 11. AFSLUTNING AF UDBUDSPROCEDUREN Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet og forbeholder sig adgangen til, med saglig begrundelse, at aflyse udbuddet. Uanset om rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 7.8. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er ordregiver uvedkommende, herunder såfremt ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. 12. FORTROLIGHED Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås i nogen anden sammenhæng. Efter kontraktindgåelse forbeholder ordregiver sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af den valgte tilbudsgivers tilbud. Ordregiver offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Men ordregiver er omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor dele af tilbudsgivers tilbud vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. Under alle omstændigheder er ordregiver berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang det følger af lovgivningen. Side 21 af 22

22 13. TIDSFRISTER Nedenstående frister er vejledende. Der kan ske ændringer i den anførte tidsplan. Handling Dato Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Offentliggørelse af udbudsmateriale Frist for ansøgning om deltagelse i udbud kl Frist for indsendelse af skriftlige spørgsmål kl Frist for modtagelse af indledende tilbud kl Afholdelse af forhandlingsrunder til Frist for modtagelse af endeligt tilbud kl. 14:00 Evaluering af indkomne tilbud til Meddelelse om tildeling Stand-still periode til Forventet kontraktindgåelse Kontraktstart Side 22 af 22