BESVARELSE AF INDKOMNE SPØRGSMÅL

Transkript

1 Udbud af Kurerydelser BESVARELSE AF INDKOMNE SPØRGSMÅL vedrørende udbud af Kurerydelser Dato for seneste opdatering: SPØRGSMÅL NR. 1: Vedr. udbudsbetingelserne. Total fragtomsætning på DKK 9 mio. over en periode på fire år. Betyder det at den årlige omsætning er DKK 2,25 mio.? Den totale omsætning i de 4 år, rammeaftalen er gældende, er DKK 9 mio. Den gennemsnitlige årlige omsætning er DKK 2,25 mio. (9 mio. / 4 år = 2,25 mio.). Omsætningstallet på DKK 9 mio. er et estimat fra tidligere år, og det kan ikke forventes at omsætningen forbliver den samme fremadrettet. SPØRGSMÅL NR. 2: Vedr. udbudsbetingelserne. Statistik: udover procenterne er det muligt at få tilsendt sendingsstatistik for en længere periode, f.eks. alle sendinger i 2016? På den måde får vi en fornemmelse af vare-flowet, herunder afsendere og modtagere. Det er desværre ikke muligt at få tilsendt yderligere sendingsstatistik, da der ikke er udarbejdet et sådant statistikmateriale for ordregiver. Side 1 af 9

2 SPØRGSMÅL NR. 3: Vedr. ESPD, C. Teknisk og faglig formåen. Vi skal angive 3 referencer med forsendelser der ligner jeres [ordregivers]. Må det kun være offentlige virksomheder? Eller også private? De 3 referencer, som efterspørges, skal være sammenlignelige ydelser, som tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste 3 kalenderår. Sammenlignelige ydelser dækker over opgaver, der i størrelse, omfang og indhold vil kunne sidestilles med den ydelse, der vil skulle udføres for ordregiver i kontraktperioden. Dermed menes, at der ønskes beskrevet 3 opgaver, der har været udført for en part af samme størrelse. Størrelse forstås som både antal ansatte i virksomheden, den geografiske spredning, der udgør virksomheden med forskellige interne afsendelsessteder som ordregiver og den estimerede volumen. Referencen kan både være offentlige myndigheder eller private virksomheder. Der henvises i øvrigt til side 12 i udbudsbetingelserne. SPØRGSMÅL NR. 4: Vedr. ESPD, C. Teknisk og faglig formåen og udbudsbetingelserne punkt 6.3 C. Oplysning om antal medarbejdere og kontaktdetaljer på referencepersoner: skal dette angives i beskrivelsesfeltet sammen med beskrivelsen af samarbejdet? Oplysninger om antal medarbejdere skal anføres feltet beskrivelse i ESPD en sammen med en nærmere beskrivelse af samarbejdet for den pågældende reference. Oplysninger om kontaktdetaljer (navn og telefonnummer) på en konkret reference skal angives i feltet modtagere i ESPD en. SPØRGSMÅL NR. 5: Vedr. ESPD, C. Teknisk og faglig formåen og udbudsbetingelserne punkt 6.3 C. Estimeret volumen: skal vi angive antal forsendelser? Ordregiver ønsker den samlede omsætning for den pågældende reference oplyst. Omsætningen angives i danske kroner i feltet beløb i ESPD en. SPØRGSMÅL NR 6: Vedr. udfyldelse af ESPD. Vi er i gang med ESPD en vedrørende dit udbudsmateriale og i den forbindelse har jeg et spørgsmål til ESPD dokumentet. Da vi arbejder på det fortløbende, vil jeg gerne gemme filen på min computer. Som det ser ud fra filen, burde man kunne klikke på eksporter for at downloade, men jeg kan ikke se hvor. Kan du hjælpe? Side 2 af 9

3 Nedenfor ses en vejledning til at gemme ESPD en. Ordregiver henviser endvidere til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om udfyldelse af ESPD kapitel 3. Vejledningen kan rekvireres her: 1) Undervejs i udfyldelsen af ESPD en kan man gemme det arbejde, som allerede er udført, ved at klikke sig igennem alle fanebladene ved at klikke næste under hvert faneblad, nederst på hver side: 2) Under fanebladet Afslut kan ESPD en gemmes ved først at klikke på Oversigt, som findes nederst på siden. 3) Herefter vises ESPD en med de svar, som allerede er udfyldt. Dernæst klikkes på Download i og der kan nu vælges hvilket format man ønsker at gemme ESPD en i. 4) Hvis tilbudsgiver ønsker at arbejde videre på ESPD en senere, kan filen gemmes i XML-format, som gemmes lokalt på computeren. Når der skal arbejdes videre på ESPD en senere, uploades den pågælende XML-fil. Hvis ESPD en er færdiggjort og klar til afsendelse til ordregiver, gemmes ESPD en som PDF, udskrives, underskrives og medsendes ansøgningen elektronisk. Ordregiver anbefaler tilbudsgiver at gemme den færdige ESPD som XML-fil også. Side 3 af 9

4 SPØRGSMÅL NR 7: Vedr. rammeaftalens punkt 7.2 leveringsomfang og estimeret omsætning. Et punkt jeg ikke helt forstår er punkt 7.2 i Rammeaftalen. Punkt 7.2: Rammeaftalens samlede estimerede omsætning i Rammeaftalens løbetid udgør ,00 DKK. Kunden skal understrege, at den angivne omsætning for Rammeaftalen er udtryk for et estimat, og Kunden indestår ikke over for Leverandøren for, at denne omsætningsforventning indfries. Hvad omfatter denne sum? Er det både Kurerforsendelser, pakker, paller og Stykgods, eller er det kun Kurer? Den estimerede omsætning på DKK ,00 i rammeaftaleperioden omfatter kun kurerydelser, hvor forsendelsen afhentes på en adresse, som er angivet af ordregiver i bestillingssystemet og udleveres til modtageren mod kvittering. Forsendelsen bliver registreret undervejs i forbindelse med sortering, ind- og udlæsning af transporter samt ved afhentning og udlevering (track & trace). Forsendelserne kan være almindelige pakker, store pakker, værdipakker, paller og trækasser samt dokumenter. Forsendelserne kan bl.a. bestå af farligt gods, biologiske prøver, levende dyr, tøris i nærmere definerede UN kategorier. Forsendelserne er både økonomilevering samt ekspreslevering i og udenfor Danmark. Afhentning af forsendelserne vil som udgangspunkt foregå på ordregivers adresser i Danmark, men kan også ske fra andre adresser i Danmark og udlandet. Der henvises til udbudsbetingelsernes punkt 2.2. SPØRGSMÅL NR 8: Vedr. ESPD, Del II, punkt D: Oplysninger om underleverandører Vi er ikke sikre på hvad der menes med dette? Vi har jo hverken egne biler eller fly, men køber os ind hos leverandører i forhold til afhentning og leveringer. Vi er lidt et mellemled her. Vil vi så skulle svare ja i dette punkt? I det omfang ansøger baserer sig på en eller flere underleverandørers referencer, fordi ansøgeren ikke selv kan fremlægge 3 sammenlignelige ydelser (jf. udbudsbetingelsernes punkt 6.3 C), skal dette punkt besvares med Ja. Men hvis ansøger blot anvender underleverandører til udførelse af opgaven, men ansøger selv kan fremlægge de påkrævede 3 referencer for sammenlignelige ydelser (jf. udbudsbetingelsernes punkt 6.3 C), skal dette punkt besvares Nej. Der gøres desuden opmærksom på, at de underleverandører, der anvendes til udførelse af opgaven, og som ikke er nævnt i tilbuddet, skal godkendes af ordregiver, inden disse kan anvendes, jf. rammeaftalens punkt 9.1. Side 4 af 9

5 SPØRGSMÅL NR 9: Vedr. ESPD, del V punkt C: Certifikater. I forhold til del V, der er vi ikke selv i besiddelse af disse dokumenter og certifikater, men det er nogen vi vil kunne fremskaffe. Kan vi så godt svare Nej? ESPD en skal anses som en egen-erklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en ansøger eller en tilbudsgiver opfylder kriterierne mht. udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Det vil derfor som udgangspunkt kun være den vindende tilbudsgiver, der skal fremskaffe den endelige dokumentation, f.eks. i form af vognmandstilladelser. Hvis I kan fremskaffe disse dokumenter, bør del V, punkt C besvares med JA. Dokumenterne skal først vedlægges, når kontrakten skal indgås. SPØRGSMÅL NR 10: Vedr. statistik over forsendelser. Er det muligt, at få oplyst antal forsendelser, årligt? Ordregiverne har desværre ikke meget statistikmateriale på forsendelser. Men det kan oplyses, at i 2016 havde Syddansk Universitet 4200 forsendelser fordelt iht. fordelingsprocenterne i udbudsbilag 8 statistik over forsendelser. Aalborg Universitet og Danmarks Tekniske Universitet vil have nogenlunde samme antal forsendelser som Syddansk Universitet. Det fremhæves, at det er historiske tal, og ansøger/tilbudsgiver kan ikke forvente, at antallet af forsendelser vil være det samme i de kommende år. SPØRGSMÅL NR 11: Vedr. støtteerklæring. Skal vi forstå det således, at bruger vi en underleverandør på ex. Kurer til en bestemt destination. Så skal denne underleverandør udfylde støtteerklæringen? Eller, er det os, der udfylder erklæringen om, at vi benytter XX på en given destination? Støtteerklæringen skal kun udfyldes, hvis ansøger/tilbudsgiver anvender andre enheders faglige, tekniske og/eller personlige formåen. Med andre enheder menes f.eks. koncernforbundne virksomheder eller konsortium. Anvendelsen af underleverandører bevirker ikke, at støtteerklæringen skal udfyldes. Hvis ansøger/tilbudsgiver anvender underleverandører, skal disse kun oplyses i ESPD en, hvis underleverandørens referencer anvendes for at opfylde kriterierne for egnethed. Se endvidere spørgsmål 8. Side 5 af 9

6 SPØRGSMÅL NR 12: Vedr. Statistik over forsendelser Udover universitetsbyerne, er der leveringer/afhentninger, i ex Hirtshals og Møn mm. Kan vi få et overblik over, hvor meget der kommer hvorfra? Og i det mindste, hvor stor en andel Aalborg, Odense, Esbjerg udgør? Ordregiverne har desværre ikke meget statistikmateriale. Det kan dog oplyses, at Aalborg Universitet, Syddansk Universitet og Danmarks Tekniske Universitet har omtrent samme størrelse ift. antallet af forsendelser. SPØRGSMÅL NR 13: Vedr. Udbudsbilag 7, ESPD, C. Teknisk og faglig formåen og udbudsbetingelserne Vi har ikke nogen vognmandstilladelse, da vi ikke har egne biler, der går under nedenstående. Hvordan ønsker I vi forholder os til dette bilag. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske formåen (f.eks. et modereller søsterselskab eller en underleverandør), skal tilbudsgiver i ansøgningen dokumentere, at denne eller disse virksomheder: Lever op til de relevante egnethedskrav. Det indebærer, at den støttende virksomhed skal leve op til den formåen, der stilles til rådighed for tilbudsgiver. Ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde. Dette betyder i praksis at alle de underleverandører som man baserer sin tekniske kapacitet på skal udfylde en selvstændig ESPD, udfylde bilag 6 - Støtteerklæring og bilag 7 Erklæring vedr. vognmandstilladelse SPØRGSMÅL NR 14: Vedr. vognmandstilladelse I og med, at vi er et uafhængigt kurerfirma, bruger vi underleverandører til større opgaver. Vi har egne biler, men deres totalvægt er under kg, hvorfor vognmandstilladelse ikke er påkrævet. Hvordan opfylder vi krav om besiddelse af vognmandstilladelse, når vi ikke har en sådan? Såfremt en tilbudsgiver kun anvender egne biler med en totalvægt under kg, hvortil der ikke kræves vognmandstilladelse skal man ikke udfylde bilag 7 Erklæring vedr. vognmandstilladelse. Man opfordres til at skrive i den generelle præsentation af tilbudsgivers virksomhed, at man anvender køretøjer med en totalvægt under 3500 kg som ikke kræver vognmandstilladelse. Side 6 af 9

7 SPØRGSMÅL NR 15: Vedr. udfyldelse af ESPF underleverandører. Til større opgaver bruger vi underleverandører. Skal der udfyldes ESPD for vores underleverandører, da vi blandt andre baserer os på deres tekniske formåen? Det er svært ladsiggørligt i praksis, da vi ikke kender deres omsætning osv. Det kan endda være, at de selv er med i udbuddet, hvorfor de nok er tilbageholdende med den type information. Ordregiver henviser til svaret til spørgsmål 13. SPØRGSMÅL NR 16: Med henvisning til spørgsmål/svar (spørgsmål nr. 13). Der er vi i den samme situation, nemlig at vi ikke har egne biler. Dem vi benytter, har egentlig heller ikke en vognmands tilladelse da de benytter selvstændige vognmænd. Så I forhold til ansøgningen bliver det problematisk at fremskaffe en sådan, hvad gør man i sådan et tilfælde? Svaret til spørgsmål 13 er også gældende såfremt man anvender underleverandører som igen anvender underleverandører, så skal både underleverandøren og dennes underleverandør dokumentere, at denne eller disse virksomheder: Lever op til de relevante egnethedskrav. Det indebærer, at den støttende virksomhed skal leve op til den formåen, der stilles til rådighed for tilbudsgiver. Ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde. SPØRGSMÅL NR 17: Vedr. udbudsbilag 9 Transittider Der er 2 produkttyper men kun 1 leveringstid. Hvilket produkt dækker denne transittid? Det er en fejl, at der i bilag 9 transittider ikke er angivet en kolonne for hhv. økonomi- og ekspreslevering. Bilag 9 opdateres, og den nyeste revision (revision 1) skal i stedet anvendes ved tilbudsafgivelsen. SPØRGSMÅL NR 18: Vedr. udbudsbetingelserne punkt 7.8 Vedståelsesfrist. Vil du venligst uddybe, hvad der menes med at tilbuddene skal være gældende i minimum 6 måneder? Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder, hvilket betyder, at tilbudsgiver inden for de 6 måneder er forpligtet af sit tilbud, og tilbudsgiver kan således ikke tilbagekalde sit tilbud eller foretage ændringer heri inden for en periode på 6 måneder. Fristen regnes fra tidspunktet for afleveringen af det endelige tilbud. Hvis der efter vedståelsesfristens udløb endnu ikke er tildelt kontrakt, er tilbudsgiver ikke forpligtet af sit tilbud og kan således takke nej tak til at indgå kontrakt med ordregiver. Side 7 af 9

8 SPØRGSMÅL NR 19: Vedr. kravspecifikationen punkt Lørdagsleveringer Kan du venligst oplyse hvor stor en andel der er lørdagsleveringer? Og er det udelukkende i Danmark eller world wide? Vi har desværre ikke statistik, der viser, hvor stor en andel, der er lørdagsleveringer. Men generelt er det ikke særligt ofte, der er behov for lørdagsleveringer. SPØRGSMÅL NR 20: Vedr. kravspecifikation punkt 2.12 Des Minimis pakker. Kan du venligst definere des minimis pakker? Des Minimis pakker karakteres som farligt gods, der er tildelt kode E1, E2, E4, E5, og som overholder den lovregulerede tilladte mængde, samt er pakket korrekt efter lovbestemte krav. SPØRGSMÅL NR 21: Vedr. kravspecifikation punkt 4.4 Kvalitetssikring. Tænkes der her på om vi er ISO certificeret eller lignende? Hensigten med dette punkt er, at tilbudsgiver beskriver sine procedurer for at sikre levering på rette tid, rette sted og i rette stand. Der kan enten vedlægges et ISO certifikat eller tilsvarende, som dokumenterer dette, eller tilbudsgiver kan vedlægge en detaljeret beskrivelse af et eventuelt kvalitetssikringssystem. SPØRGSMÅL NR 22: Vedr. udbudsbilag 8 - Statistik over forsendelser Er det muligt at oplyse, hvor stor en andel der udgør Danmark i zone 1? Fordelingen af forsendelser i zone 1 inden for Danmark er som følger: 0-5 kg: 41,28 % 6-10 kg: 50 % kg: 60,67 % kg: 68,06 % 101+ kg: 50 % Fordelingen er beregnet således: antal forsendelser inden for Danmark i den pågældende vægtkategori totale antal forsendelser indenfor zone 1 i den pågældende vægtkategori Side 8 af 9

9 SPØRGSMÅL NR 23: Vedr. afhentningsadresser og opsamlingssteder Kan du angive en cirka andel af hvor meget der afsendes fra hoveduniversiteterne i Lyngby, Odense og Ålborg og hvor meget der afsendes fra alle underafdelinger i landet? Når der hentes på hoveduniversiteterne i Lyngby, Odense og Ålborg, bliver godset så samlet ét sted, eller skal der afhentes fra flere forskellige institutter/centre på matriklen? Det er desværre ikke muligt at oplyse, hvor stor en andel af de samlede forsendelser, der afhentes fra hoveduniversiteterne i hhv. Lyngby, Odense og Aalborg, og hvor stor en andel der afhentes fra underafdelingerne, idet der ikke er ført statistik over dette. Danmarks Tekniske Universitet: Det kan oplyses, at der årligt afhentes ca pakker med en gennemsnitsvægt på 7,69 kg. på hele DTU. Alle pakker hentes direkte på de afsendende institutter, dvs. flere forskellige adresser, og der er således ikke et opsamlingssted på DTU. Syddansk Universitet: På SDU afhentes cirka 90% af de samlede forsendelser fra universitetet i Odense, og cirka 10% af forsendelserne afhentes ved underafdelingerne, dvs. Kolding, Esbjerg og Sønderborg. Godset bliver samlet ét sted på matriklen i Odense, og leverandøren skal således ikke ud på institutter og centre, da SDU har egen intern postafdeling, som sørger for dette. Aalborg Universitet: Det årlige antal af pakker samt gennemsnitsvægt på AAU kendes ikke, men det formodes, at det er i samme størrelse som DTU. Alle pakker hentes direkte på de afsendende institutter, dvs. flere forskellige adresser, og der er således ikke ét samlet opsamlingssted på AAU O Side 9 af 9