Referat LSU Området for Sundhedsuddannelserne

Transkript

1 Mødedato: Mødested: Starttidspunkt: 12:00 Sluttidspunkt: 16:00 Referent: Mødeleder: Bianca Dreyer Hyre Søren Pedersen Referat LSU Området for Sundhedsuddannelserne 26. august 2014 Blangstedgårdsvej 4, 5220 Odense SØ Deltagere Jette Rasmussen, Birgitte Mathiesen, Lena Busch Nielsen, Marianne Gellert, Jytte Beck, Nabil Karas, Britt Sander, Finn Marlet og Søren Pedersen Referent: Bianca Dreyer Hyre Fraværende Helle Guldborg Nielsen, Christian Gøttsch Hansen Dagsordenspunkter (i prioriteret rækkefølge fastsat på LSU-mødet) 1. Forretningsorden og årshjul for LSU`s arbejde (15 min) (SOPE) 2. Arbejdsprogram for LSU studieåret 2014/2015 (15 min) (SOPE) 3. Ministeriel analyse af uddannelsernes omkostningsstruktur (20 min) (SOPE) 4. Koncernprincipper og budgetmodel 2015 og overslagsårene (30 min) (SOPE) 5. Analyse af pædagogisk administrative opgaver (45 min) (SOPE) 6. Operationalisering af nyt ledelsesgrundlag for arbejdstilrettelæggelse (75 min) (SO- PE) 7. Evt. (15 min) (SOPE) Side 1/12

2 1. Forretningsorden og årshjul for LSU`s arbejde Søren W. Petersen 1.1 Sagsfremstilling På LSU seminaret den 20. og 21. maj 2014 blev der behandlet et oplæg til en forretningsorden og årshjul for LSU arbejde. Der foreligger en revideret forretningsorden og årshjul hvor kommentarerne fra LSU seminaret er indarbejdet. Bilag Forretningsorden LSU Årshjul LSU generelt 1.2 Indstilling Punktet er til orientering 1.3 Konklusion Forretningsorden LSU: Kommentarer på baggrund af fremlæggelse ved LSU-seminaret i maj 2014, er indarbejdet i revideret dokument. Centrale supplementer: Sammensætning af LSU: Der blev spurgt ind til, hvorvidt dokumentet skal omfatte servicemedarbejdere. Der er stadig en medarbejder indenfor denne kategori ansat ved LOHO, hvorfor pasus forbliver uændret. Herefter blev forretningsorden LSU godkendt. Årshjul: LIS-rapporter: Definition indskrives Ledelsesinformationssystem. Rapport fra hver uddannelse foreligger med undersøgelse og dertil hørende handlingplan. BDHY vedhæftes rapporter, når referat udsendes. Emnerne i 3. kvartal er mere fyldige end ved 1 og 2. kvartal., hvorfor det skal vurderes, om der er behov for ekstra møde, når punkterne kommer på dagsorden. Herefter blev årshjul godkendt. Side 2/12

3 2. Arbejdsprogram for LSU studieåret 2014/2015 Søren W. Petersen 2.1 Sagsfremstilling På baggrund af det generelle årshjul for LSU`s arbejde og drøftelsen på LSUseminaret i maj måned, er der udarbejdet et foreløbigt arbejdsprogram for LSU`s arbejde i undervisningsåret 2014/2015. Bilag Arbejdsprogram for LSU`s arbejde i undervisningsåret 2014/ Indstilling Det indstilles: at LSU drøfter og tager stilling til arbejdsprogrammet. 2.3 Konklusion Ledelsesgrundlag skal sættes på dagsorden ved hvert LSU-møde (som opfølgning). Herudover er der på et årligt møde gennemsyn af ledelsesgrundlaget. Fremadrettet kobles gennemsyn sammen med taskforcemøder i forhold til videndeling i området, så man er forberedt til mødet. Herefter blev arbejdsprogram godkendt. 3. Ministeriel analyse af uddannelsernes omkostningsstruktur Søren W. Petersen 3.1 Sagsfremstilling Deloitte Consulting gennemfører i den kommende tid på vegne af Uddannelses- og forskningsministeriet og Finansministeriet en analyse af de videregående uddannelsesinstitutioners omkostningsstruktur. Det overordnede formål med analysen er at undersøge, hvorvidt taxameter og bevillingssystemet for uddannelsesinstitutionerne kan indrettes mere hensigtsmæssigt. Dette indebærer først og fremmest en kortlægning og analyse af uddannelsernes omkostningsstruktur, samt senere opstilling og vurdering af forslag til modeller for et nyt tilskudssystem. Deloitte vil i kortlægningsprocessen i videst muligt omfang tage udgangspunkt i den enkelte institutions særlige karakteristika. Derfor besøges samtlige institutioner i perioden frem til ultimo november, hvor Deloitte sammen med relevante medarbejdere fra institutionen vil kortlægge omkostningerne til uddannelserne på den enkelte institution. Fokus i analysen er omkostninger til uddannelser, der udbydes gennem den Koordinerede Tilmelding (KOT). På universiteterne indgår endvidere Side 3/12

4 kandidatuddannelser. Frem til midten af september gennemfører Deloitte en foranalyse, hvor omkostningsstrukturen på fire pilotinstitutioner kortlægges, og hvor rammerne for den efterfølgende kortlægning på de øvrige videregående uddannelsesinstitutioner fastlægges. Københavns Universitet, University College Lillebælt, Erhvervsakademiet Lillebælt og Svendborg Maritime Academy er udvalgt som pilotinstitutioner. Under punktet orienteres der uddybende om analysen. 3.2 Indstilling Punktet er til orientering. 3.3 Konklusion Ulla Riisbjerg og Søren Pedersen har deltaget i en workshop afviklet af Deloitte, hvor opgaven var at identificere typologier (med forskellige typer af variabler), i forhold til uddannelsernes omkostningsstruktur, og som samtidig kan gå på tværs af uddannelserne. Der er pt. 200 forskellige takststørrelser. Det forventes, at man fra 2016 vil arbejde ud fra samme takster via nye finansieringsmodeller. Uddannelseschefer har meldt tilbage på skemaer der er udsendt fra Deloitte i uge 35 i forhold til definerede variable og som en del af pilotprojektet i forhold til at afdække omkostningsstrukturen. Når pilotprojektet er afviklet skal alle uddannelsesinstitutioner inkl. UCL indgå i analyse af omkostningsstruktur. Materiale vedr. analysen udsendes med referat. 4. Koncernprincipper og budgetmodel 2015 og overslagsårene Søren W. Petersen 4.1 Sagsfremstilling UCL principper og model for budget 2015 og overslagsårene UCL arbejder aktuelt på, at udarbejde nye principper for budgetlægning der skal være gældende fra 2015 og overslagsårene. Formålet med de nye principper er, at skabe en budgetmodel, der underbygger intentionerne i UCLs nye organisation herunder at flytte ansvar og arbejdsopgaver fra direktionen (ledelsesniveau 1) til vicedirektører m. fl.(ledelsesniveau 2). Principperne behandles på et møde i strategisk ledelse den Idet principperne ikke foreligger på tidspunktet for udsendelse af LSU dagsordenen præsenteres de på LSU mødet. Principper for budget 2015 i Området for Sundhedsuddannelser Side 4/12

5 På LSU seminaret den 20. og blev der præsenteret et første udkast til principper for budgetlægning i Området for Sundhedsuddannelser. Oplægget er efterfølgende blevet kvalificeret på baggrund af tilbagemeldinger fra LSU og Lederrådet. principper er vedhæftet dagsordenen som bilag Den videre budgetproces er følgende: tilretning af budgetprincipper og udarbejdelse af nøgletal i Området for Sundhedsuddannelser på baggrund af de godkendte UCL principper, september udmøntning af principperne i konkrete uddannelsesbudgetter i Området for Sundhedsuddannelser, oktober/november Under dagsordenspunktet orienteres der uddybende om den budgetproces der skal iværksættes. Bilag Model og principper for budgettering i Området for Sundhedsuddannelser. Oplæg til LSU seminar og Strategisk Lederrådsmøde, maj Indstilling Det indstilles, at LSU tager orienteringen til efterretning. 4.3 Konklusion Der er fra TRs side spurgt ind til budget 2015, og hvilke tanker der gøres i forhold til budgettes udformning. Bilag til punktet gennemgået med følgende kommentarer: Reduktion pæd/adm tid:der bør være opmærksomhed på, at der ligger en masse funktioner, der ikke er kategoriseret, og flere uddannelser har mindre at spare på end andre. (Drøftes under punkt 5). GU har tilkendegivet, at alle UCL afdelinger som GU finansierer, skal finde besparelser der svarer til det niveau, der skal spares i GU. Der er ønske om, at det indarbejdes i de overordnede budgetprincipper. Der udspandt sig drøftelse vedr. besparelser i området. Uddannelserne må arbejde konstruktivt med det faktum, at vilkårerne er forskellige. Nogen uddannelser har bedre taksameter end andre. Hvis man sidestiller ressourcer i konkrete uddanelser, vil opgaven se anderledes ud. Vi søger at udligne uligheder i personalevilkårerne. Der er en fælles bekymring for, at man skal løse flere og flere opgaver med færre hænder, så man ender med fælles dårlige vilkår. Budgetlægningsprocessen starter i september SOPE vil primo september udarbejde dokument der kobler områdets principper sammen med de overordnede UCL principper, hvorefter det præsenteres på Strategisk Lederrådsmøde til 1. behandling den 9. september Side 5/12

6 LSU-medlemmerne tog herefter orienteringen til efterretning. Principperne for Området for Sundhedsuddannelser behandles på LSU-møde i oktober måned, så LSU kan godkende principperne, evt. med ekstraordinært møde, såfremt der er behov herfor. 4.4 Leverance Budgetprincipper sættes på dagsorden ved LSU-møde i oktober 2014 Ansvarlig: BDHY Deadline: Analyse af pædagogisk administrative opgaver Søren W. Petersen 5.1 Sagsfremstilling Analysen af pædagogisk administrative opgaver er nu iværksat, og følger processen skitseret i Notatet "analyse af pædagogisk-administrative opgaver i grunduddannelsesområderne, ". I forbindelse med budget 2015 bliver der fra direktionens side fastsat nøgletal for "besparelsen" ift. tid til pædagogisk administrative opgaver. Måltallet vil fremgå af principperne for budget 2015 og overslagsårene der udsendes i uge 34. Besparelsen på ressourcer anvendt til pædagogisk administrative opgaver omfatter dels funktioner (jf analysen) samt øvrig tid til administrative opgaver (mødetid, kalenderføring m.m). Den iværksatte analyse omfatter følgende: Efterår 2014 Semester- og skemalægning Mobilitet Praktikkoordination Koordinatorfunktioner Kvalitet Foråret 2015 Studievejledning. Som et led i kortlægningen af området indhentes der aktuelt data i de enkelte uddannelser ift anvendte funktioner, arbejdsopgaver og ressourceanvendelse. Projektledelse varetages af Afdelingen for Tværgående Uddannelsesudvikling med Heidi Hansen som projektleder. Der er desuden entreret med en ekstern konsulent Bilag Notat vedr. analyse af pædagogisk-administrative opgaver i grunduddannelsesområderne Side 6/12

7 5.2 Indstilling Punktet er til orientering og drøftelse herunder spørgsmål til den proces der er iværksat. 5.3 Konklusion I forhold til pæd/ adm. analyse, er det kun funktioner der bliver sat under lup. Der er forespurgt i uddannelsesområderne, hvorvidt der er andre typer af funktioner i uddannelserne end de nævnte i notatet. Der er blandt andet meldt tilbage med, at der forefindes eksamenskoordinatorfunktioner mv. Der udarbejdes tværgående analyse af en funktion ad gangen. Funktionen skemaplanlægger bliver første funktion, der skal kortlægges og analysen vil samtidg fungere som pilotprojekt ift den anvendte metode. Brøndum og Fliess, et eksternt konsulentfirma der er tovholder i processen, gør opmærksom på, at man skal præcisere, hvad målet er med omlægningen f.eks i forhold til timer. TR havde følgende kommentarer til notatet: En bekymrig for, at effektiviseringsprocessen får de samme følger som den iværksatte proces i studiesekretariatet hvor arbejdsvilkårene er blevet forringet. På hvilken måde medtænker man forskellige geografier? Transport/tid mv. i forhold til at centralisere funktioner skal medtænkes, da det også er en større udgift. Der er fire geografier Odense, Svendborg, Vejle og Jelling. Det er vigtigt at være opmærksom på, at man ofte glemmer analysearbejdet og kaster sig ud løsninger før analysearbejdet er færdigt. Der er en bekymrig for, at effektivisering bliver styrende for den pædagogiske tilrettelæggelse. At effektiviserende systemer betyder, at alt skal tilpasses bestemte mønstre og sekundært den pædagogiske tænkning. Er det uddannelserse selv, der skal finansiere analysen i forhold til besparelser? Processen jf. punkt 5: Man har anbefalinger til hvad man evaluererer på efter implementering. Hvorfor er der ikke noget om medarbejdertilfredshed? Er der typer af studernede, vi bedre kan hjælpe end andre? Hvem vil vi tilgodese, hvilken slagt uddannelse vil vi have. Er det vigtigt at kun få falder fra, eller er det vigtigt, at de er rigtige dygtige. Økonomi får man pr. gennemførsel. Der er opgaver som studieadministartionen ikek længere skal løse. Disse pogaver skal i stedet løses i uddannelserne. Der skal være fokus på, at effektiviseringer ift funktioner ikke medføre, at opgaver bare omplaceres til andre områder/medarbejdere (og uden atd er tilføres ressourcer). Det bør der være stor opmærksomhed på. Hvordan afklares, hvilke medarbejdere der skal indgå i processen i forhold til analysearbejdet? Medarbejderperspektiv skal ind i gruppen i forhold til opgaven, og hvad der er vigtigt for medarbejderen. Side 7/12

8 Uddannelsescheferne havde følgende opmærksomhedspunkter: De pæd/adm opgaver kommer retur til uddannelserne, idet at studieadministrationen ikke længere kan påtage sig opgaven. Er der lavet estimat på, hvad digitalisering sparer i timer? Hvad henter man f.eks. ind i timer ved at implementere praktikportalen? Der bør væren nogen der kan bidrage med at sige, at et konkret system kan ressourceoptimere, og hvor meget det så handler om. Udfordringen i forhold til digitalisering, er at det kræver ekstra tid at digitalisere, og det er der ikke mange der regner med. Perioden før en effektivisering træder igennem, vil ofte være længere end forventet og dermed mere ressourcekrævende i en overgangsperiode.. Samlet opsummering af konklusion: Det er vigtigt, at man forsøger at fastlægge hvilke målsætninger der er ift besparelser inden for de forskellige områder samt begrundelserne for effektiviseringsprocesserne. Det skal italesættes overfor studerende hvorfor vi gør, som vi gør, og det er vigtigt at vi viser vilje, i forhold til det vi gør. I forhold til evaluering, skal medarbejderperspektivet (medarbejdertilfredshed) inddrages. Uddannelserne har efterhånden gjort erfaring med implementering af nye strategier. Der arbejdes med tidens knowhow, så ændringer bliver mærkbare på trods af ekstra ressourcer i forhold til tid. Vi skal alle indstille os på, at der er serviceniveauer der bliver ringere, uanset hvordan man er stillet i organisationen. Det er vigtigt, at vi fastholder ydelser, der kobler sig til UCLs strategiske mål. Vi skal være offensive i at øge vores indtægtsgrundlag, og i forhold til hvordan vi kan fastholde studerende. Ved vi der er studerende der har risiko for at falde fra, skal vi bruge ressourcer på det, hvis det giver mening. Ydermere skal uddannelserne være mere offensive i forhold til eksterne fonde. Vigtigt at italesætte, at effektiviseringer som udgangspunkt ikke handler om fyringer, men at der skal søges personalereduktioner ved naturlig afgang. Ift de Side 8/12

9 medarbejdere hvis nuværende opgaver bliver berørt af omlægningen, skal der være fokus på, at de får en anden opgaveportefølje. Der skal tages stilling til medarbejderrepræsentation i de grupper der skal kortlægge funktionerne. 6. Operationalisering af nyt ledelsesgrundlag for arbejdstilrettelæggelse Søren W. Petersen 6.1 Sagsfremstilling LSU i Området for Sundhedsuddannelser har i flere omgange drøftet implementering af det nye ledelsesgrundlag for arbejdstilrettelæggelse, idet der er behov for at udfolde og operationalisere ledelsesprincipperne i regi af LSU med det formål at : sikre en fælles udlægning af ledelsesgrundlaget og udvikle en fælles praksis i Området for Sundhedsuddannelser. Derudover er der behov for, at styrke og organisere videndeling på tværs af uddannelserne. Området for Sundhedsuddannelser er udfordret på flere måder. Nye opgaver kommer til (eks forskning), omlægning af undervisningsindhold (eks studieaktivitetsmodellen) og ny organisering og ledelsesformer (eks tværgående uddannelsesledelse) er eksempler derpå. Dertil kommer regeringens genopretningsplan med reducerede taksametre, der medfører besparelser og et effektiviseringspres samt behov for en skarp prioritering af opgaver og ressourceanvendelsen. Forhold der udfordrer kvaliteten i opgaveløsningen og arbejdsmiljøet i området. Det er vigtigt, at traditionen for medarbejderinvolvering og medbestemmelse i Området for Sundhedsuddannelser fastholdes og styrkes i udmøntningen af ledelsesgrundlaget, idet medarbejderdeltagelse skaber større engagement og arbejdsglæde og har gevinster i form af bedre kvalitet og effektivitet. Der er udarbejdet et notat der bygger på drøftelserne på LSU møderne den 25.2, oplæggene til LSU seminaret den 20.5 og drøftelsen på seminaret samt på Mini APV rapporterne. Notatet er opbygget så det (så vidt som muligt) følger strukturen (overskrifterne) i det nye ledelsesgrundlag for arbejdstilrettelæggelse. Det giver en form for genkendelighed. Bilag Notat udarbejdet af Jytte Beck, Christian Gøtsch, BEMA og SOPE. Under punktet præsenteres notatet af Christian Gøtsch og Jytte Beck. 6.2 Indstilling Side 9/12

10 Det indstilles: at LSU drøfter og tager stilling til notatet at LSU tager stilling til hvordan notatet skal anvendes og kommunikeres ud i organisationen 6.3 Konklusion Dokumentet blev positivt modtaget af alle LSU-medlemmer med små justeringer: Afsnit 1: Ingen kommentarer Afsnit 2: Sidste afsnit: TR har et medansvar i forhold til overordnet ressourceforbrug, ressourceoptimering og budgetter ændres til. : medansvar for overordnet ressourceforbrug og ressourceoptimering Det skal præciseres i afsnittet, at der er tale om en fælles drøftelse. Punkt 4: Såvel uddannelsechef som medarbejder har interesse i :. Interesse ændres til forpligtigelse. Afsnit 3: Dialogen kan tilsidesættes. Det skal præciseres hvilken dialog der er tale om, hvorfor linien flyttes til det konkrete afsnit. Arbejdsopgaver 37 timer : Der skal stå 37 timer ugentlig. Spidsbelastning : Det skal konkretiseres, at det både er i forhold til perioder med spidsbelastning og perioder med undertid. Det blev drøftet, at 42 timer ugentligt som samlet arbejdstid, også er en spidsbelastningsgrænse. Afsnit 4: Parallelholdsundervisning: Gentagelse af undervisning vil kunne medføre en reduktion af tid til førbehandling. JYBE/SOPE udarbejder en tekst. Kvadrant 4: Ingen krav stilles til underviserens før/ efterbehandling.. Hele sætningen slettes. Studieaktivitet der rummer særlige mange sideløbende kvadrant 2 Sideløbende fjernes. Der er ikke defineret medarbejderressourcer i Kvadrant 2. Det defineres, at når der foregår noget i K1 er der også opgaver fra K2 inkluderet. I tilfælde hvor der er særligt mange K2 opgaver der skal planlægges, skal ressourcerammen udvides. Side 10/12

11 Strategiske indsatsområder: Der ønskes flere eksempler beskrevet udover blended learning. Afsnit 5: Der er en forventning om, at medarbejderne holder sig løbende opdateret. Næste sætning: Der skabes mulighed for nytænkning DE ændres til medarbejderne. Sætning indskrives: Kompetenceudvikling er et fælles anliggende for Området for Sundhedsuddannelser. Der udspandt sig en drøftelse i forhold til, hvorvidt rammen for undervisning og kompetenceudviklng er fleksibel. Budgetrammen er givet og tiltag skal kunne rummes inden for den ramme. Uformel og informel skal defineres. Den profesionelle samtale : Der kan nøjes med at stå supervision. Teamorganisering faglige OG PÆDAGOGISKE forhold. Organisatoriske løsnisnger skal fremme FORMEL, uformel og informel kompetenceudvikling Sidste dot: At der arbejdes i større udstrækning på, at konceptualisering Der skal gives eksempler på konceptualisering. Ny dot: Der skal prioriteres ressourcer til kompetenceudikling og arbejdes systematisk med området. Afsnit 6: TR udtrykte ærgrelse over, at KIT-tid-begrebet er fjernet. SOPE gjorde opmærksom på, at begrebet er erstattet af anerkendelse af anvendt tid. Der bør evt. udarbejdes et afsnit Hvad indeholder undervisning? Er der opgaver hvor det er svært at få ressourcer til at slå til, må der foregå en dialog med uddannelseschef. Den del der omhandler faktisk anvendt tidsforbrug skal også med, så man har mulighed for at italesætte faktisk anvendt arbejdstid. Der var enigjed om, at der laves et tilsvarende afsnit som undervisning med definition af administrativ tid som et hovedafsnit + afsnit 6 skal løftes op, så undervisnings bliver omdrejningspunktet. Det skal præcises, at der skal indgå i dialog omkring håndtering af ikke-lagte timer FIRM udarbejder afsnit i forhold til en tydeliggørelse af, at ledelsen anerkender tidsregistrering og indgår i dialog med medarbejderen omkring ressourceforbrug. Udkast er fremsendt til JYBE og SOPE. Side 11/12

12 Anerkendelse af anvendt tid knytter sig til bilag, og indarbejdes i afsnittet administrativ tid efter undervisning. Anerkendelse af anvendt tid skal knyttes til tidsregistrering. Når det hele omskrives skal der anføres 42 timer i parentes (da det er spidsbelastningsgrænsen) ved de 37 timer. Bilag 1: Smartklik begrebet fjernes og der findes et andet begreb. Kortere sygefravær: Mere komplekse eksempler tages med i forhold til sygefravær og drøftes fremadrettet mhp. fælles løsninger. BEMA indsamler eksempler og dagsordensætter dem fremadrettet. Ved længerevarende sygefravær henvises til ledelsesgrundlag. 6.3 Leverance Redigering af notat på baggrund af ovenstående kommentarer: Ansvarlig: SOPE/ JYBE (oplæg fra FIRM, se under afsnit 6). Deadline: Drøftes på næstkommende LSU-møde. OBS: Dokumentet er gældende efter udsendelse. 7. Evt. 7.1 Sagsfremstilling 7.2 Konklusion Der bliver sat analyse i gang i forhold til optag på uddannelser (bilag udsendes med referat). 1.Sygeplejerskeuddannelsen har dimensionering, de ikke udfylder. 2.Bioanalytikeruddannelsen vil gerne øge dimensionering. 3.Praktikpladsdækning i trekantsområdet er ERKN optaget af, og har fokus på at VIA skal afgive praktikladser til UCL i trekantsområdet. Side 12/12