KOMMUNIKATIONSSTRATEGI. En Håndbog til den Gode Kommunikation i det Lokale Foreningsliv i Greve

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI En Håndbog til den Gode Kommunikation i det Lokale Foreningsliv i Greve

2 HVAD ER GOD KOMMUNIKATION? At kommunikere henviser til en lang række af menneskelige handlinger og aktiviteter. Overordnet set betyder kommunikation blot at udveksle meddelelser - som regel igennem ord og kropssprog. Når vi kommunikerer med hinanden, har vi ofte en bestemt hensigt med vores kommunikation. Vi ønsker måske at opnå noget eller at ændre adfærd hos modtageren af vores kommunikation. Mennesker kommunikerer hele tiden med hinanden, hvad enten det er i vores private hjem, på arbejdspladsen eller i foreningslivet. En god kommunikation tager højde for dér, hvor kommunikationen foregår, og hvem som kommunikationen skal ramme. Når foreninger skal kommunikere eksternt, er det alfaomega, at kommunikationen er nøje tilpasset kontekst og målgruppe. Den gode kommunikation kan koges ned til fire råd: Den gavner både afsender og modtager Den er konkret og tager for eksempel udgangspunkt i en historie Den er præcis og har ét klart budskab og ikke flere Den har et klart formål og vil ændre noget hos modtager Før en forening sætter en kommunikationsindsats i værk kan det yderligere være relevant at stille følgende spørgsmål: Hvad ønsker vi at opnå med vores kommunikation? Hvilken målgruppe ønsker vi at få fat i? Hvad ved vi om vores målgruppe? Hvad er vores budskab? Hvilke kommunikationskanaler skal vi bruge? Formålet med denne håndbog er at komme med konkrete bud på, hvordan en god kommunikation kan styrke den frivillige indsats og samarbejdet i det lokale foreningsliv i Greve. Den er udarbejdet af FrivilligCenter Greve, som ønsker at øge samarbejdet med dets lokale medlemsforeninger og hjælpe foreningerne med at styrke deres samarbejde på tværs og internt. Den er derfor tiltænkt både FrivilligCenter Greve og de medlemsforeninger, som ønsker at arbejde med deres kommunikation. Håndbogen er blevet lavet på baggrund af en række interviews og møder, som frivilligcentret har afholdt med tre af deres medlemsforeninger. Der er tale om Røde Kors lokalafdeling i Solrød-Greve, Hundige Boldklub og Mangfoldighedsrådet. Foreningerne er valgt på baggrund af, at de repræsenterer forskellige målgrupper, har forskellige mål og udfører forskellige aktiviteter. Derfor giver de et bredt billede af det lokale foreningslivs 1

3 udfordringer og styrker i forhold til samarbejde og kommunikation. Indhold og opbygning: Håndbogen indeholder portrætter, beskrivelser og observationer fra ovenstående foreninger. De vil munde ud i konkrete anbefalinger til, hvordan foreninger i Greve kan styrke deres kommunikation udadtil og styrke samarbejdet internt og på tværs af foreningerne i praksis. GOD LÆSELYST Anne Rohde, FrivilligCenter Greve 2

4 RØDE KORS I SOLRØD-GREVE Røde Kors lokalafdeling i Solrød-Greve er organiseret af en række frivillige ildsjæle, som primært er involveret i aktiviteter tilknyttet lokalafdelingens genbrugsforretninger. Røde Kors har i flere omgange forsøgt at sætte flere aktiviteter i gang, såsom besøgstjeneste, sprogtræning for flygtninge og ferielejre, men har haft svært ved at fastholde disse aktivteter på grund af manglende ressourcer. Det siger Asger Rasmussen, som er organisationens frivillige formand i Solrød-Greve. FrivilligCenter Greve har interviewet Asger Rasmussen og to frivillige, der arbejder i henholdsvis Greve og Solrød genbrugsbutik. Det kom der tre portrætter ud af. Portræt af Asger Asger har været formand for Røde Kors Solrød-Greve i en lang årrække og sidder i bestyrelsen i FrivilligCenter Greve. I Røde Kors står han for at rekruttere nye frivillige, finde indsamlere og sætte nye aktiviteter i gang. Derudover løser han praktiske ad hoc opgaver og giver en hjælpende hånd, hvor der er brug for det. Asger fortæller, at det går rigtig godt med genbrugsbutikkerne. Det skyldes en kombination af, at der er mange kunder og derfor en god indtjening, samtidig med at butikkerne drives af få, men stabile og trofaste frivillige. De frivillige er alle kvinder i aldersgruppen år, som ifølge Asger deltager i en frivillig indsats for at være en del af et socialt fællesskab og komme ud af huset. Til gengæld er det svært at gennemføre lokalafdelingens andre aktiviteter, som Asger flere gange pointerer, er gået i stå. Styrker og udfordringer En af lokalafdelingens største udfordringer er at rekruttere nye frivillige. Det er især rekrutteringen af nye frivillige til afdelingens resterende aktiviteter, som er svær, mens det går lettere at finde frivillige til genbrugsbutikkerne. Asger fortæller eksempelvis, at vågetjenesten, som Røde Kors startede i år 2010 i samarbejde med Greve kommune, ikke længere findes, på grund af manglen på frivillige. Ifølge Asger skyldes det, at denne form for frivillighed ikke indeholder konkrete arbejdsopgaver og en tidsplan for, hvornår 3

5 indsatserne skal gennemføres. Når de frivillige først har fundet deres vej ind i det frivillige arbejde, fortsætter de ofte deres indsats over en lang årrække. Det gør sig specielt gældende for den ældre generation af frivillige, som er mellem 60 og 80 år gamle. Fastholdelsen af denne gruppe af frivillige, er derfor en af lokalafdelingens klare styrker i deres organisation. En anden væsentlig udfordring i lokalafdelingen er den interne rollefordeling, da både de organisatoriske og praktiske arbejdsopgaver hviler på få skuldre. Asger er begyndt at overveje, hvorvidt det er muligt at uddelegere nogle af sine arbejdsopgaver til de andre frivillige, men er usikker på, hvem der har tid og ressourcer til at påtage sig nye opgaver. Genbrugsbutikken i Solrød Frivilligcentret har besøgt Røde Kors genbrugsbutik i Solrød og talt med Inge, som har været frivillig i butikken i en lang årrække. Inge fortæller, at der en uformel rollefordeling i butikken, men at det er hende, som følger opgaverne til dørs og sørger for at opdatere de frivilliges vagtplan. En vagt er typisk på tre-fire timer og ligger enten om formiddagen eller om eftermiddagen i faste tidsrum. Ifølge Inge er det gruppen af frivillige, som er på arbejde den pågældende dag, der har ansvaret for butikken og for at løse arbejdsopgaverne. De er ca. 36 frivillige i butikken, som alle er kvinder i alderen år. Der findes derfor nogle klare rammer for de frivilliges arbejde i butikken. Samtidig fortæller Inge, at butikken fungerer på den måde, at de frivillige, inklusiv hende selv, tager en dag ad gangen og løbende håndterer udfordringer. At tænke langsigtet og fremadrettet er derfor ikke en inkorporeret del af den frivillige indsats i Solrød. Inddragelse af nye målgrupper Inge fra Genbrugsbutikken i Solrød fortæller, at de har nemt ved at finde nye frivillige, da interesserede frivillige ofte selv henvender sig i butikken. Derudover rekrutterer de også en del frivillige igennem annoncer i lokalavisen. Det er som regel den ældre generation af frivillige, som de får fat i. Ifølge Inge vil de gerne have flere unge frivillige i butikken, men har udfordringer både i forhold til at rekruttere og fastholde denne målgruppe. Det skyldes blandt andet, at de unge ikke kan arbejde på bestemte tidspunkter på grund af deres skolegang, og derfor er de ikke altid mødestabile. De unge kan være svære at inddrage som frivillige på grund 4

6 af de faste rammer, der findes i butikken, og som de unge har svært ved at tilpasse sig på grund af de andre forpligtelser, de har i deres liv. Genbrugsbutikken i Greve Et lignede billede tegner sig af Røde Kors genbrugsbutik i Greve. Her arbejder de frivillige også efter en fast vagtplan, hvor hver vagt ca. varer mellem to og tre timer. De frivillige er udelukkende kvinder, og de fleste er fra 60 år og opefter. Ligesom butikken i Solrød er de frivillige meget stabile og hænger ved i butikken i en lang årrække. Det er ikke fastlagt, hvem som udfører hvilke opgaver, da opgaverne løbende løses. Dog forsøger de at tænke fremadrettet, så eventuelle udfordringer tages i opløbet. Fleksibilitet og åbenhed Organisationskulturen i Greve genbrugsbutik bærer præg af stor åbenhed og fleksibilitet. Der er løse rammer for, hvordan arbejdsopagverne udføres - især i forhold til at inddrage nye målgrupper som frivillige. Ifølge Inge-Lise har butikken haft flere unge frivillige, som de har været glade for. Butikken har oplevet, at de unge var mødestabile, og har generelt haft gode oplevelser med de unge. Hun fortæller, at det er meget forfriskende at have de unge med i butikken, da de har et nyt syn på tingene og er gode til at sortere tøj. Dog var de ofte ikke frivillige længe i butikken på grund af arbejde og skole. Derudover er der en flad struktur i butikken, og alle arbejder under de samme præmisser. Inge-Lise, som har været frivillig i butikken i mange år, fortæller at de frivillige løser opgaverne forskelligt, og lægger vægt på, at det skal der være plads til. 5

7 ANBEFALINGER Anbefaling 1: Brug flere kommunikationskanaler For at rekruttere flere frivillige, herunder unge, til Røde Kors lokalafdeling i Solrød-Greve vil det være hensigtsmæssigt at anvende flere kommunikationskanaler for at nå ud til de unge. De unges kommunikation foregår i høj grad på de sociale medier, hvorfor det også vil være relevant at oprette en facebook-side og bruge den til at etablere kontakt med de unge. Her kan opslag og nyheder deles, som kan tiltrække de unges opmærksomhed. Mange unge vælger i dag at lave frivilligt arbejde, for at styrke deres faglige- og personlige kompetencer. Det frivillige arbejde kan være en adgangsbillet til videre uddannelse og job. Derudover er et grundvilkår for mange unge, at det frivillige arbejde skal være fleksibelt og projektorienteret. Når foreninger arbejder med rekruttering af unge er det derfor vigtigt, at dette aspekt medtænkes i kommunikationen med de unge. Anbefaling 2: Budskaber tilpasset målgruppen Det er en god ide, at foreninger husker at differentiere mellem de målgrupper, som de gerne vil have fat i og tilpasser deres budskaber herefter. Budskaber er det, som ønskes formidlet. Der kan for eksempel være tale om vidt forskellige budskaber, som en forening skal anvende for at nå ud til henholdsvis yngre og ældre målgrupper eller en helt tredje målgruppe. Et budskab der kunne anvendes i rekrutteringen af ældre frivillige til Røde Kors genbrugsbutikker kunne eksempelvis være, at frivilligt arbejde giver mulighed for at opbygge nye venskaber og blive en del af et socialt fællesskab. I kontakten med de unge kunne budskabet i stedet være, at frivilligt arbejde i en genbrugsbutik giver mulighed for at prøve kræfter med koordinering og organisering af arbejdsopgaver, hvilket kan styrke målgruppens cv etc. Ovenstående eksempler er forenklede, men viser vigtigheden af at kende sine målgrupper. 6

8 ANBEFALINGER Anbefaling 3: Løse rammer i arbejdet med de unge Når unge mennesker inddrages i frivilligt arbejde er det vigtigt at tage højde for, at de unge skal passe deres skole og muligvis har fritidsjobs, der skal passes, før de kan deltage i frivillige indsatser. Det betyder, at foreninger må inkorporere en vis form for fleksibilitet og nogle løsere rammer for de unge end andre frivillige. Kan de unge ikke være en fast del af en vagtplan, vil en ide være at opfatte de unge som et supplement til de faste frivillige. De unge kan bidrage med nye tanker og ideer og kan eksempelvis hjælpe med at udvælge moderigtigt tøj. At give de unge nogle konkrete arbejdsopgaver, som ikke behøves at finde sted på bestemte tidspunkter, ville være en oplagt mulighed for at inddrage flere unge som frivillige. Anbefaling 4: Ansættelse af en frivilligkoordinator Det vil være hensigtsmæssigt at overveje, hvorvidt der er mulighed for at ansætte en koordinator på frivillig basis til Røde Kors lokalafdeling i Solrød-Greve. Det skulle være med henblik på både at styrke lokalafdelingens eksterne kommunikation og at give grobund for at skabe en lokalafdeling, som tænker mere langsigtet og fremadrettet. En frivilligkoordinator kunne være behjælpelig med at uddelegere arbejdsopgaver og ansvar til flere frivillige, så dette ikke alene hviler på nogle få personer. En koordinator vil derudover sørge for, at opgaver bliver fulgt fra start til slut. En frivilligkoordinator vil også kunne varetage kommunikationsopgaver. Det kan være i forhold til at skrive opslag, når der mangler frivillige og at oprette en facebook-side. 7

9 MANGFOLDIGHEDSRÅDET I GREVE Mangfoldighedsrådet i Greve er en mindre forening, som arbejder på at fremme integrationen i Greve Kommune. Rådet blev etableret i 2016 efter nedlæggelsen af Greves Integrationsråd, hvilket gav grobund for at starte en ny forening med fokus på integration i kommunen. Mangfoldighedsrådet består i dag af faste frivillige, og fik i foråret 2018 valgt en ny formand, Mehmet Zeki Dogru, som er medlem af byrådet i Greve Kommune og fra Enhedslisten. De fleste i Rådet er omkring 50 +, er etniske danskere og flere af dem er højtuddannede. Målsætninger og visioner i Rådet Overordnet set er Mangfoldighedsrådets målsætning at styrke integrationen og samhørigheden og bidrage til, at mangfoldighed bliver en positiv værdi i Greve kommune. Foreningen vil gerne være med til at bygge bro mellem mennesker, der kommer fra forskellige kulturer og har forskellige religioner med henblik på at skabe større forståelse mellem hinanden og øge fællesskabet i Greve. Det gør Rådet ved at afholde aktiviteter og arrangere udflugter med borgere i Greve, som kommer fra forskellige kulturer, hvor de får mulighed for at møde hinanden. Mangfoldighedsrådet beskæftiger sig inden for tre kerneområder, som er; kultur, politik og religion. Kultur og religion handler om at lære hinandens hverdag og traditioner bedre at kende, mens den politiske del handler om at få borgere i Greve til at føle, at de er politisk repræsenteret i kommunen og mere generelt i hele Danmark. Visionen for Mangfoldighedsrådet er at blive en paraplyorganisation, som samler byens etniske minoritetsforeninger. Særligt ønsker Mangfoldighedsrådet at opstarte samarbejde med de etniske minoritetsforeninger i Greve Kommune og at gøre dem til medlemsorganisationer. Kontakt med etniske minoritetsforeninger Mangfoldighedsrådet har haft en række udfordringer med at opstarte samarbejde med de etniske minoritetsforeninger i Greve og at få flere medlemmer. 8

10 På baggrund af de interviews frivilligcentret har lavet med Mangfoldighedsrådet, skyldes det især, at Rådet har begrænsede ressourcer. De frivillige har eksempelvis manglende tid til at tage kontakt til de etniske minoritetsforeninger og følge op på den første kontakt. Kontakten består oftest i, at en mail bliver sendt rundt til de forskellige foreninger, som de er interesseret i at samarbejde med. Kontakten stopper oftest der eller resulterer alene i et enkelt møde, som ikke sætter gang i yderligere aktiviteter. Forskellige foreningskulturer Flere af de frivillige i Mangfoldighedsråder fortæller, at de oplever, at de etniske minoritetsforeninger enten ikke vender tilbage eller møder op og aflyser deres aftaler med Rådet. Flere af de frivillige i Mangfoldighedsrådet nævner, at årsagen til dette kan være, at de etniske minoritetsforeninger har medlemmer, der har en anden kulturel baggrund, hvilket kan have betydning for måden, hvorpå de driver deres foreninger. En af de frivillige fra Mangfoldighedsrådet fortæller eksempelvis, at der hersker forskellige forståelser af, hvad en forening er for en størrelse, hvorfor det koster penge at være medlem af en forening, samt hvilke juridiske forpligtelser, man er pålagt ved at være en forening eller medlem af en forening. En væsentlig udfordring for at påbegynde et samarbejde mellem typisk danske foreninger og etniske minoritetsforeninger, kan derfor være, at foreningerne har forskellige foreningskulturer og måder at organisere sig på. Kurdansk Med det formål at understøtte Mangfoldighedsrådets arbejde, har frivilligcentret forsøgt at etablere kontakt med en række af byens etniske minoritetsforeninger. Det mundede blandt andet ud i et møde med foreningen Kurdansk og Den Arabiske Kulturelle Forening. Kurdansk er en forening, som blevet stiftet tilbage i 1990 erne af et kurdisk flygtningepar fra Iran. Foreningens formål er at fremme integrationen og at lære mere om Danmark og om danskhed. Foreningen har 30 medlemmer, hvoraf de fleste er kurdiske familier. De afholder arrangementer en gang om måneden, hvor de spiser og danser sammen. Foreningen vil gerne nå ud til flere danskere, men det er svært. En af de frivillige fortæller, at danskere har 9

11 en tendens til at planlægge i god tid, og at deres arrangementer ofte bliver meldt ud i for sen tid. Foreningen er også åbne overfor at samarbejde med andre foreninger både danske og etniske. Dog fortæller formanden for Kurdansk, at forskellige kulturer og religioner gør det vanskeligt at afholde aktiviteter sammen, da uvenskaber fra hjemlandene ofte er fulgt med til Danmark. Den Arabiske Kulturelle Forening Den Arabiske Kulturelle Forening er en forening, som danner rammer for at lave aktiviteter med børn og unge i form af sprogskole og sport. Foreningen blev grundlagt i 2010, og har til formål at fremme integrationen af borgere med anden etnisk baggrund. Foreningen består af 130 medlemmer og unge frivillige, der fungerer som undervisere for børnene og de unge. Flere af de frivillige er i gang med lange uddannelser, og de ser sig selv som rollemodeller for børnene og de unge. De er med til at inspirere børnene og de unge til at tage en uddannelse, samtidig med at de hjælper dem med at blive mere klar over deres identitet og kulturelle ophav. ANBEFALINGER Anbefaling 1: Læg en strategi og handlingsplan Et første skridt på vejen mod at få flere medlemmer og at opstarte samarbejde med andre foreninger, vil bl.a. være at udarbejde en strategi. En strategi fortæller, hvilke mål I sætter på både den lange og korte bane. Strategien kan rumme flere strategiske mål, som kommunikation, rekruttering, aktiviteter m.m. Når I er blevet enige om, hvilke mål foreningen skal arbejde mod er jeres næste opgave at beskrive, hvordan I vil nå dette eller disse mål. Det gør I med en handlingsplan. Handlingsplanen er jeres konkrete arbejdsredskab, der beskriver de konkrete opgaver, som skal løses. Jo mere konkret I beskriver måden at løse opgaverne på og hvem, der skal løse opgaverne i en tidsplan, des lettere er det for bestyrelsen at følge op på sine mål. 10

12 Eksempel på strategi og handlingsplan Et af Mangfoldighedsrådet mål er at få flere medlemmer. For at opnå dette mål, vil det være hensigtsmæssigt at sætte små mål undervejs, dvs. delmål. Et delmål kunne være, at inden for en periode på tre måneder har foreningen kontaktet fem forskellige etniske minoritetsforeninger, mens et andet delmål kunne være, at foreningen inden for et halvt år har fået to nye medlemsforeninger. På den måde skal delmålene repræsenterer en progression og videre udvikling. Efter udarbejdelsen af strategimålene lægges en handlingsplan, som kan tage udgangspunkt i: Hvilke konkrete arbejdsopgaver, der skal løses før delmålene og det overordnende mål kan opnås i praksis. Hvem der har ansvaret for at løse de forskellige opgaver. Hvornår de forskellige opgaver skal være løst. Det vil sige, at der fastlægges en deadline. Hvem som følger op på, at opgaverne løses. Da Mangfoldighedsrådet har haft udfordringer med at få kontakt til de etniske minoritetsforeninger, kunne Rådet overveje, hvordan de ville besvare følgende arbejdsspørgsmål i forbindelse med udarbejdelse af handlingsplanen. Hvordan tager vi kontakt til de etniske minoritetsforeninger? Skriver vi en mail, ringer vi eller deltager vi i netværksmøder, hvor målgruppen (foreningerne) opholder sig? Hvad ved vi om vores målgruppe, og hvordan kan vi inkorporere denne viden i vores første kontakt? Hvilke budskaber vil vi gerne formidle i vores kontakt? Hvordan sikrer vi, at målgruppen forstår budskaberne, så vi taler inden for samme forståelsesramme? Hvordan følger vi på op den første kontakt? Hvad gør vi, hvis en forening ikke besvarer vores henvendelser? 11

13 Anbefaling 2: Følg op på kontakten Når den første kontakt er taget, er det vigtigt at lave en opfølgning. Kontaktes en forening over mail, er det for eksempel en mulighed at skrive, at i vil ringe tilbage to uger senere og følge op på mailen. Svarer foreningen ikke, må i forsøge at anvende andre kommunikationskanaler såsom sms og besked på facebook. Når i har holdt et møde med en forening, er det altid en god ide at lave en ny aftale for, hvornår i skal ses igen, og hvad i konkret skal lave sammen, så formålet med jeres møder er klart defineret for begge parter. Anbefaling 4: Det tværkulturelle samarbejde Samarbejdet mellem en typisk dansk forening og en etnisk minoritetsforening kan være udfordret ved at de etniske minoritetsforeninger, kan have foreningskulturerer og dynamikker, som er anderledes. Derudover kan de typiske danske foreninger også have en række forestillinger omkring, hvordan de etniske minoritetsforeninger fungerer, som ikke nødvendigvis har hold i virkeligheden. Det er derfor vigtigt at komme til bunds i, hvad samarbejdsvanskeligheder kan skyldes. Når to foreninger opstarter et samarbejde, er det en god ide at: Anbefaling 3: Bliv bevidst om jeres kompetencer i Rådet Det kan være en god ide for en frivillig forening at finde ud af de frivilliges sociale og faglige kompetencer, så de opgaver, der skal løses, matcher de frivilliges individuelle kompetencer. Hvad er vi for eksempel gode til, og er der nogen kompetencer vi mangler for at kunne løfte vores opgaver? Formålet med samarbejdet bliver afklaret. Hvilket initiativ vil i gerne samarbejde omkring, hvorfor er samarbejdet vigtigt og hvad kan samarbejdet bidrage til? 12

14 Overveje hvordan i hver især vil bidrage til at nå jeres fælles mål. Blive klar over, hvilken målgruppe som samarbejdet skal inddrage, og hvordan disse borgere får gavn af jeres samarbejde. Overvej også hvordan i når ud til jeres målgruppe og spreder oplysning om jeres samarbejde. Afklare rolle- og ansvarsfordelingen. Hvem løser hvilke opgaver? Blive enige om, hvordan kommunikationen i samarbejdet skal foregå. Udvælg for eksempel en kontaktperson fra hver forening, som står for kommunikationen. Anbefaling 5: Skab større synlighed Foreninger, der ønsker flere medlemmer, kan brainstorme over, hvor de er synlige henne. Hvordan kan vi skabe mere opmærksomhed omkring vores forening og vores arbejde? Bruger vi de rigtige kommunikationskanaler til at nå ud til vores målgrupper, eller er det bedre at bruge nogle andre? Hvem i vores forening er gode relationsskabere, og kan nå ud til folk? Fastlægge hvordan og hvornår samarbejdet skal afsluttes. Overveje hvorvidt jeres aftale skal være skriftlig, så i har noget at vende tilbage til. 13

15 HUNDIGE BOLDKLUB Hundige Boldklub er en sportsforening, som blev stiftet i Klubben har i dag 275 medlemmer og er drevet på frivillig basis med ca. 50 frivillige. De frivillige løser en bred vifte af opgaver og fungerer enten som trænere, står i cafeen eller udfører ad hoc opgaver. Rekruttering af frivillige Hundige Boldklub har også vanskeligheder ved at rekruttere nye frivillige og fastholde eksisterende frivillige. Derudover løses de frivillige opgaver ofte på få hænder af en række trofaste ildsjæle. Det er et billede, som går igen i Greves foreningsliv, både i forhold til at finde nye frivillige, og at de frivillige indsatser løses af få, men stabile personer, da Røde Kors i Greve og Mangfoldighedsrådet oplever noget tilsvarende. I Hundige Boldklub har de ikke en plan for, hvordan de rekrutterer frivillige, men bruger mund-til-mund metoden og laver opsøgende arbejde - specielt på fodboldbanen. Formanden i klubben, Jan Andersen, fortæller at det er noget, som han løbende gør hele tiden. Derudover har de også haft opslag på frivilligjob.dk, hvor det er lykkes at skaffe et par frivillige. Jan fortæller også, at de ikke går efter en bestemt målgruppe, når de skal finde nye frivillige, men at alle, som har tid, lyst og de rette kompetencer, er velkomne til at blive frivillige i klubben. Dog siger Jan, at det kunne være oplagt at inddrage en ældre gruppe af frivillige til at stå i deres cafe. Det frivillige engagement Årsagen til at udføre en frivillig indsats kan være mange. Nogle er frivillige for at blive en del af et socialt fællesskab, mens andre har lyst til at yde en social indsats og være med til at præge deres lokalområde. I Hundige Boldklub er de frivillige ofte forældre til børnene, som spiller fodbold i klubben. Frivillige motiveres derfor af meget forskellige faktorer, hvilket også har betydning for deres engagement. Læs mere om engagement under anbefaling 2, side 18. Belønning for frivilligt arbejde I Hundige Boldklub fokuserer de meget på at engagere de frivillige ved at sørge for, at de frivillige også bliver belønnet for deres indsats. Klubben afholder derfor 14

16 fester og lignende arrangementer i klubben for de frivillige. Derudover får de frivillige tilbudt trænerkurser, hvor de kan videreudvikle deres kompetencer. Ligeledes får de mulighed for at blive en del af et stort socialt fællesskab. Rollen som frivillig Ved frivilligt arbejde udfylder den enkelte frivillige en bestemt rolle og funktion, afhængig af den type af frivilligt arbejde, som vedkommende er engageret i og de krav, der stilles til den frivillige. I Hundige Boldklub er det f.eks. vigtigt, at de frivillige er stabile og møder til tiden, da foreningen beskæftiger sig med børn. De frivillige indgår her som en slags rollemodeller for børnene. ANBEFALINGER Anbefaling 1: Målret jeres rekruttering Når foreninger skal rekruttere nye frivillige, er det hensigtsmæssigt at gøre indsatsen målrettet. Det er vigtigt: At være konkret og præcis i beskrivelserne af de arbejdsopgaver, som de frivillige skal løse. At beskrive hvor meget tid, som det forventes, at de frivillige lægger i foreningen. At beskrive hvordan de frivillige er med til at hjælpe andre - som er en af de primære årsager til, at folk vælger at være frivillige. At beskrive, hvad formålet med indsatsen er. At beskrive, hvad i kan tilbyde. For eksempel socialt fællesskab, nye kompetencer til cv et. At byde den frivillige godt velkommen ved at lave introduktioner og opfølgning. 15

17 Anbefaling 2: Fastholdelse og motivering af frivillige At skabe gode rammer for de frivillige er en forudsætning for at fastholde og motivere dem. Det anbefales at: Foreninger tydeliggør hvorfor de frivilliges indsats er vigtig og gør en forskel. De frivillige matches med de rigtige opgaver, så de føler, at de kan løse opgaven godt, og at de frivillige altid har noget at lave. De frivilliges indsats anerkendes, og at deres indsats har stor betydning for at nå foreningens mål. Der gives plads til de frivillige, som ønsker at tage ansvar. Der skabes gode rammer for, at de frivillige kan udvikle relationer til hinanden, som ofte er primær årsag til, at de frivillige fortsætter. Anbefaling 3: Udarbejd en SoMe-strategi SoMe, er en forkortelse for sociale medier. God kommunikation kræver planlægning og en strategi, hvilket også gælder for kommunikationen på de sociale medier. For foreninger der bruger sociale medier eller ønsker at bruge det, kan det derfor være smart at udarbejde en SoMe-strategi. Nedenstående tips kan anbefales at tage i brug for at skabe større synlighed på de sociale medier: Målsætning: Find ud af hvordan i kan bruge de sociale medier til at opnå jeres overordnede målsætning som forening. Overvej hvad formålet med brugen af de sociale medier er. Er det for at få flere følgere, nye medlemmer eller noget helt tredje? Delmål: Opstil realistiske delmål som i kan måle på. F.eks. at få flere følgere inden for de næste to måneder. Udarbejd en persona/er for at ramme den rigtige målgruppe. En persona er jeres 16

18 målgruppe, som er kogt ned til en person. Det anbefales at udarbejde 3-5 persona er i hver målgruppe. Hver persona skal indeholde dybdegående beskrivelser af den konkrete persona. Det kunne være jobtitel, værdier, demografi, interesser. Overvej følgende spørgsmål, når i arbejder med persona er: Hvorfor skal den enkelte persona interessere sig for jeres forening? Hvordan er jeres personas digitale adfærd? Hvad ved i på forhånd om jeres persona? Hvordan kan i skabe værdi for persona? Hvilke platforme bruger jeres persona? Konkurrenter : Undersøg hvad der virker for andre foreninger, der ligner Jer! Hvilke sociale platforme bruger de, og hvad er deres content/indhold? Udarbejd evt. en liste over 3-5 foreninger og tag udgangspunkt i dem til inspiration. Væg kanaler med omhu: Find ud af hvilke kanaler jeres målgrupper bruger. Er det facebook, instagram, avisen? Content: Før i går i gang med at bruge sociale medier er det en god ide at tænke på, hvordan i kan skabe et godt content/indhold. Det vil sige, hvilket indhold, der fanger jeres modtagere. Der er tre vigtige komponenter, når man taler om content. Type/form: Billede, tekst eller video? Tidspunkt: Hvornår på dagen er det bedst at poste et opslag? Frekvens: Hvor ofte skal i dele jeres content? Frekvensen må hverken være for høj eller lav. 17

19 NYTTIGE LINKS Guides Øvelser Center for Frivilligt Socialt Arbejde: Foreningsredskaber.dk: an1.pdf Center for Frivilligt Socialt Arbejde: Cato Kommunikation: COK: Digital Works: Foreningsredskaber.dk: Foreningsredskaber.dk: Center for Frivilligt Socialt Arbejde: guides/guide_11888_ pdf Center for Frivilligt Socialt Arbejde: guides/guide_11895_ pdf 18

20 SAMMENFATNING Afsnittet her en kort gennemgang af de vigtigste indsigter og resultater, som er kommet ud af udarbejdelsen af denne håndbog og møder med Røde Kors, Mangfoldighedsrådet og Hundige Boldklub. Rekruttering af frivillige: Det er en generel udfordring for foreningerne at rekruttere nye frivillige i Greve. Fastholdelse af frivillige: Foreningerne har svært ved at fastholde de frivillige. Dog er der en generelt tendens til, at foreningerne har en mindre gruppe af faste ildsjæle, som tager et stort ansvar, og som har udført frivillige indsatser over en lang årrække i samme forening. Åbenhed og fleksibilitet: Foreningerne er meget åbne over for at inddrage nye målgrupper som frivillige og at tilpasse den frivillige indsats efter de frivilliges behov. Strategi- og handlingsplaner: Foreningerne har ofte ikke en strategi- og handlingsplan for, hvordan de på lang sigt vil opnå deres målsætninger, og hvilke kommunikationskanaler de vil anvende for at udbrede viden om deres foreninger, få nye medlemmer, frivillige osv. Delmål: Foreningerne sætter ofte ikke delmål for, hvordan de vil opnå deres målsætning. Engagement: I mødet med foreningerne er det tydeligt at mærke, at de brænder for foreningsarbejdet og lægger enormt meget tid og mange ressourcer i det frivillige arbejde. Nye målgrupper: Foreningerne overvejer ofte ikke, hvilke målgrupper de gerne vil have fat i, og hvordan de vil tilpasse deres kommunikation herefter. 19

21 GENERELLE ANBEFALINGER Afsnittet her har samlet håndbogens løbende anbefalinger, som foreninger kan arbejde videre med for at styrke deres kommunikation eller komme i gang med at indtænke kommunikation som en vigtig brik i at drive en lokal forening. Udarbejd en SoMe-strategi for at skabe mere opmærksomhed omkring jeres forening. Facebook er oplagt til foreninger, hvor man kan dele nyheder, gode historier og oprette begivenheder. Bliv bevidst om jeres kompetencer. Hvad er i som forening gode til, og hvilke kompetencer mangler i for at kunne løse jeres opgaver? Anvend flere kommunikationskanaler for at tiltrække nye målgrupper i form af medlemmer og flere frivillige. Tydeliggør og konkretiser hvorfor i ønsker at opstarte samarbejde med andre foreninger - f.eks. de etniske minoritetsforeninger. Tilpas budskaber efter de enkelte målgrupper, da der for eksempel er stor forskel på at rekruttere unge og ældre. Deres interesse for at udføre en frivillig indsats varierer meget, lige fra at blive en del af et socialt fællesskab, til at udvikle deres faglige kompetencer. Udarbejd evt. en persona. Udarbejd en strategi- og handlingsplan for, hvordan i vil nå jeres mål, og hvordan jeres mål skal omsættes til konkrete handlinger. Målret jeres rekruttering. Overvej nøje jeres beskrivelser af den frivillige indsats i forhold til arbejdsopgaver, tid og udbytte. Frivilligjob.dk, som er en hjemmeside, hvor frivillige jobs bliver annonceret, er oplagt at bruge i forbindelse med rekrutteringen af nye frivillige. Overvej hvordan i kommunikerer med nye frivillige. Fortæl hvorfor deres indsats er vigtig, og hvordan deres indsats er med til at gøre forskel. 20