Kompleksitet i projekter og hvad du kan gøre ved det. Jan Pries-Heje 29. november Pries-Heje Kompleksitet i projekter

Transkript

1 Kompleksitet i projekter og hvad du kan gøre ved det Jan Pries-Heje 29. november 2018 Slide no.: 1

2 Jan Pries-Heje Professor, Ph.D. Roskilde Universitet (RUC) Forskningsgruppeleder for User-Driven IT-Innovation (UDI) Studieleder Master i Projekt- og Forandringsledelse (MPF) Forsker i organisatoriske og ledelsesmæssige aspekter af innovation med IT Har skrevet mere end 200 bøger og artikler - rangerer blandt top- 100 bedste forskere i verden indenfor Information Systems For tiden forsker jeg en del i agile projekter Slide no.: 2

3 Teaser for mit indlæg i dag En nylig undersøgelse blandt 1740 projektledere m.fl. har vist at kompleksitet i projekter er en større og større udfordring. Indlægget her giver et overblik over hvor kompleksiteten opstår? Endvidere får du nogle bud på strategier for håndtering af kompleksitet, fra helt konkrete tiltag, så som hvordan du bygger det ind i dit estimat, til mere generiske strategier så som at sikre læring tidligt og undervejs i projektet. Slide no.: 3

4 Projektlederundersøgelsen 2018 Undersøgelsen er udarbejdet af Mannaz og Roskilde Universitet (RUC) Undersøgelsen bygger på svar fra respondenter - mere end en tredobling af antallet i undersøgelsen Emner vi har været særligt nysgerrige på: Kompleksitet Agilitet Gevinstrealisering Respondenterne: 72% har over 7 års erfaring med projektarbejde 66% har funktion som projektleder 17% er projektdeltagere eller -koordinatorer 56% har en lang videregående uddannelse 35% har en mellemlang uddannelse Slide no.: 4

5 Kompleksitet betyder mere i 2018 end i 2014 Udfordringer for projektledelse rækkefølge i At få tilstrækkeligt med ressourcer til projektet 2. At motivere projektdeltagerne 3. At sikre koordinering og opbakning på alle niveauer i organisationen 4. At lede de forandringer som sker undervejs i projektet 5. At holde projektet på rette kurs 6. At kommunikere til og med interessenterne 7. At kunne sige fra når arbejdspresset bliver for stort 8. At projekterne bliver mere og mere komplekse 9. At organisationen mangler projektforståelse 10. At opnå anerkendelse som projektleder 11. At få den nødvendige uddannelse for at kunne håndtere jobbet Udfordringer for projektledelse rækkefølge i At få tilstrækkeligt med ressourcer til projektet 2. At projekterne bliver mere og mere komplekse 3. At sikre koordinering og opbakning på alle niveauer i organisationen 4. At lede de forandringer som sker undervejs i projektet 5. At kunne sige fra når arbejdspresset bliver for stort 6. At organisationen mangler projektforståelse 7. Samarbejde virtuelt i distribuerede projekter 8. At kommunikere til og med interessenterne 9. At motivere projektdeltagerne 10. At holde projektet på rette kurs 11. At opnå anerkendelse som projektleder 12. At få den nødvendige uddannelse for at kunne håndtere jobbet Slide no.: 5

6 Kathleen B. Hass (2009) Managing Complex Projects: A New Model : Slide no.: 6

7 Slide no.: 7

8 1. Projektet består af mange sammenhængende elementer HVAD kan du gøre Hårdt arbejde med de rigtige eksperter Detaljeret WBS Omhyggelig kortlægning og præcisering af grænseflader Slide no.: 8

9 Cynefin Hårdt arbejde og De rigtige eksperter Slide no.: 9

10 2. Politiske aspekter influerer 3. Stor forskellighed i holdninger blandt interessenter HVAD kan du gøre Omhyggelig interessentanalyse Identificere konflikter og sæt dem på dagsordenen (workshop, fremtidsværksted) Arbejde med modstand mod forandring Fx ved inddragelse af brugerne Slide no.: 10

11 Mere og bedre brugerinddragelse Vi efterlyser også at man inddrager brugerne, tager dem alvorligt, og ikke glemmer eller udsætter brugervenligheden af it-systemer. Behov for efteruddannelse i hvornår og hvordan man kan inddrage brugerne i forskellige typer af projekter Kvalitet = graden af opfyldelse af forventninger Resultat af prototyping i 39 organisationer: User needs was Better matched (22 of 39) End-user Participation had Increased (20 of 39) Ease of Use increased (17 of 39) Development effort decreased (16 of 39) Design quality improved (9 of 39) Fire typer projekter, Fire typer vilkår: 1. Strategi 2. Behov 3. Teknologi 4. Lov Slide no.: 11

12 4. Projektet er vanskeligt at forudsige 5. Høj grad af usikkerhed om projektets mål HVAD kan du gøre Lære Udforske Gør projekterne mere agile Slide no.: 12

13 Gør projekterne mere agile Vi efterlyser større fleksibilitet, ja måske ligefrem agilitet, dvs. at være parat til forandring, hurtigt og hele tiden. Der er for meget udvikling af offentlige it-systemer der henholder sig til principper der i år har vist sig ikke at virke. Idéen om at man kan fryse en kravspecifikation og holde fast i det man har frosset, fordi man har skrevet det ind i en kontrakt, der ikke kan rykkes ved, virker ikke. Vi foreslår at man laver mere fleksible aftaler med leverandører, så man er parat til ændringer i kravene. For ændringer det kommer der, hver gang og mange gange, viser erfaringen. AGIL = Parat til forandring, hurtigt og hele tiden Slide no.: 13

14 Succes: Hvor mange har det? Her fra en rapport udgivet februar 2018 Kilde: Slide no.: 14

15 6. Høj grad af tvetydighed i og omkring projektet HVAD kan du gøre Søg at komme tvetydighed til livs Klassisk arbejde med kravspecifikationer Fokus på den ønskede sluttilstand HVEM skal gøre HVAD anderledes når projektet er slut? Slide no.: 15

16 Stacey / Zimmerman Slide no.: 16

17 7. Projektet er vanskeligt at lede og holde under kontrol HVAD kan du gøre Hav en god projektmodel Anvend styregrupper systematisk Brug erfarne projektledere Slide no.: 17

18 8. Høj grad af usikkerhed i metoder og teknikker HVAD kan du gøre Iterationer for at lære og prøve Mere designtænkning Slide no.: 18

19 Anvend mere iterativ designtænkning Desirability Hvad vil brugerne/kunderne gerne have? Feasibility Hvad er teknisk og organisatorisk muligt? Viability Hvad kan økonomisk lade sig gøre? 8 Lav problem-orienterede krav (SL-07) 5 Lav pilot-test eller deployment test 5 Tidlige prototyper og usability test 5 Scope management + function points 4 Juster plan ved overraskelser 4 Tidlig POC (Proof of concept) Slide no.: 19

20 9. Rigid opsætning af projektet, beslutnings- /organisations-strukturer HVAD kan du gøre Lav en situationstilpassende projektmodel Projekt-radar (cf. Avison & Pries-Heje) Slide no.: 20

21 10. Lav grad af tillid mellem parterne i projektet HVAD kan du gøre Opbyg tillid og social kapital Slide no.: 21

22 Social kapital Social kapital er dem du kender, hvor godt du kender dem, og jeres fælles viden og begreber. Det viser sig at jo mere social kapital man har, jo lettere går projektet / forandringen Slide no.: 22

23 11. Projektledelse med lav erfaring og/eller formel magt HVAD kan du gøre Tænk projektledelse som en karrierevej Lad unge PL få erfaring med mindre komplekse, før de kastes ud i de mest komplekse Jeg har ikke magt som jeg har agt => Overvej at give PL mere formel magt Slide no.: 23

24 Slide no.: 24

25 Slide no.: 25

26 Slide no.: 26

27 Complexity Balance expectations Size Divergence Unpredictability Interdependencies High number of stakeholders Non receptive to change Interpretation/co mmunication Trade off People Lack or dilution of decision-making Consensus Unpredictability Communication Globalisation Leadership Complex customer organization Lack of empowerment Decompose complex problem into manageable portion Multicultural environment & remote locations Slide no.: 27

28 Litteratur Avison, D., & Pries-Heje, J. (2007, June). Flexible information systems development: Designing an appropriate methodology for different situations. In International Conference on Enterprise Information Systems (pp ). Springer, Berlin, Heidelberg. Hass, K. B., & PMP, K. B. H. (2008). Managing complex projects: A new model. Berrett-Koehler Publishers. Snowden, D. J., & Boone, M. E. (2007). A leader's framework for decision making. Harvard business review, 85(11), 68. Stacey, R. D. (1996). Complexity and creativity in organizations. Berrett-Koehler Publishers. Zimmerman, B. (2001). Ralph Stacey's agreement & certainty matrix. Schulich School of Business, York University, Toronto, Canada, available on plexusinstitute. org/edgeware/archive/think/main_aides3. html. Slide no.: 28