Styring af IT-projekter - Ledelsens perspektiv

Transkript

1 Styring af IT-projekter - Ledelsens perspektiv Risikostyring Barrierer for succesfuld implementering Porteføljetænkning omkring risici Slide no.: 1 Efter denne lektion skal I: Kunne analysere samarbejdet mellem brugere og IT-folk, både i et projekt, og i en hel organisation, med henblik på at foreslå hvilke mekanismer der bør bringes i anvendelse for at sikre et godt samarbejde og samspil mellem brugere og IT-folk Kunne vurdere risici i et konkret projekt, og pege på mulige måder at imødegå de identificerede risici Slide no.: 2

2 De 4 dele af Risikostyring Risiko Overvågning Risiko Identifikation Risiko Løsning Risiko Kvantificering Slide no.: 3 Barrierer for succesfuld implementering af IT - 1 Mangel på nødvendige kvalifikationer hos brugerne Svigt fra leverandører, der ikke lever op til løfterne Manglende færdigudvikling / fejlbehæftet teknologi Mangelfuld tilpasning til virksomhedens organisation og arbejdsprocesser Mangel på nødvendige kvalifikationer hos IT-medarbejderne Vanskeligheder ved at tiltrække nye IT-medarbejdere Manglende engagement fra ledelsen i forbindelse med indførelse af ny teknologi Manglende mål og strategi for virksomhedens anvendelse af IT Manglende kompatibilitet Vanskeligheder ved at fastholde IT-medarbejdere Kilde: PLS Consult (1999). IT i praksis 1999, side 23. Slide no.: 4

3 Barrierer for succesfuld implementering af IT - 2 Et nyere eksempel på risikofaktorer Lack of top management commitment to the project Failure to gain user commitment Misunderstanding the requirements Lack of adequate user involvement Failure to manage end user expectations Changing scope / objectives Lack of required knowledge / skills in the project personnel Lack of frozen requirements Introduction of new technology Insufficient / inappropriate staffing Conflict between user departments Kilde: Keil et al. (1998). A Framework for Identifying software project risks. CACM, Vol. 41, No. 11, page Slide no.: 5 Portefølje-tænkning i forhold til risici Kilde: Cash, James I, F. Warren McFarlan & James L. McKenney (1988). Corporate Information Systems Management: The Issues facing Senior Executives. 2nd Edition. Dow Jones-Irwin. Lille ellers stort projekt? Lidt eller meget struktur? Lille eller stor teknisk risiko? Slide no.: 6

4 Lille eller stort projekt? Antal effektive arbejdstimer til at udvikle system? 100 til 3000 lille Over stort Forventet kalendertid til udvikling? Mindre end 12 måneder lille Mere end 24 måneder stort Antal involverede afdelinger, der skal anvende systemet 1 afdeling lille Mere end 3 afdelinger stort Slide no.: 7 Lidt eller meget struktur? I hvilken grad skal systemet erstatte eksisterende funktioner? % lidt 0 % - 25 % meget I hvilken grad bliver brugernes arbejdsgange ændret? Lidt Meget I hvilket omfang bliver brugernes organisation ændret? Minimalt lidt Væsentligt meget Slide no.: 8

5 Lille eller stor teknisk risiko? Hvor vidende er brugerne om i dette IT område? Meget vidende Det er første gang lille stor Hvor vidende er brugerrepræsentanter i projekt om anvendelsesområdet? Har været med i tidligere implementeringer lille Meget begrænset stor Hvor vidende er udviklerne i projektet om anvendelsesområdet? Har været med i tidligere implementeringer lille Meget begrænset stor Slide no.: 9 Baseret på spørgsmålene kan projektet type-bestemmes Struktur Størrelse Teknik Stort projekt Lille projekt Meget struktur Lille risiko Stor risiko Lidt struktur Lille risiko Stor risiko Slide no.: 10

6 Type 1 => Opfølgning + Plan, Interne Type 2 => Plan, Opfølgning Type 3 => Interne, Opfølgning + Plan Type 4 => Interne Type 5 => Opfølgning + Plan + Eksterne, Interne, Type 6 => Eksterne + Opfølgning, Plan Type 7 => Interne + Eksterne, Opfølgning + Plan Type 8 => Interne + Eksterne Slide no.: 11 Opfølgnings teknikker Sammenhold plan med virkelighed Opfølgning og afvigelsesrapportering Milepæle Formel kravstyring osv. Slide no.: 12

7 Plan teknikker Lav omhyggelig nedbrydning af arbejdsopgaver Kortlæg afhængigheder og kritisk vej Lav behovs-studier osv. Slide no.: 13 Interne teknikker Vælg den rigtige projektgruppe Hyppige møder i projektet Lav referater og distribuer dem internt Sørg for lille udskiftning af projektdelt. Vælg projektdeltagere der tidligere har arbejdet sammen Lad projektdeltagerne medvirke ved fastsættelse af mål og deadlines Slide no.: 14

8 Eksterne teknikker Vælg en bruger som projektleder, og lad brugere indgå i projektet Lav en styregruppe, og sørg for at der ofte holdes dybdeborende møder Lad brugerne lave formel kravspec. Og lad dem stå for kravstyring Lav referater og distribuer dem eksternt f.eks. til nøglebrugere Slide no.: 15 Anvendt litteratur Willcocks, Leslie, David Feeny & Gerd Islei (1997). Managing IT as a Strategic Resource. McGraw-Hill. Kapitel 8 og 9, side Ahituv, Niv, Moshe Zviran & Chanan Glezer (1999). Top Management Toolbox for Managing Corporate IT. Comm. ACM, Vol. 42, No. 4: Slide no.: 16