38,- Danmarks mest solgte Excel-publikation. Start med. Excel 7. Kåre Thomsen. keep it simple.

Transkript

1 38,- Danmarks mest solgte Excel-publikation Start med Excel 7 Kåre Thomsen keep it simple

2 Acrobat Reader: tips... F5/F6 åbner/lukker Bogmærker I Menu AVis sindstiller du, hvordan filen vises på skærmen CTRL+0 = Hele siden CTRL+1 = Originalstørrelse CTRL+2 = Vinduesbredde I samme menu kan du osse sætte: Enkelt side, Fortløbende eller Fortløbende - Dobbelsider.. Prøv, saa ser du forskellen. Navigation Pil til højre/venstre: fremad/tilbage en side Alt+Pil Højre/Venstre: som i Browser: fremad/tilbage Ctrl++ forstørrer og Ctrl+ formindsker Ring gratis aften og weekend til familie og venner! Det er nu muligt i Danmark, se her hvordan:

3 Forord 3 Forord I mit job underviser jeg blandt andet i Excel. En særpræget levevej for en person, der ikke var specielt interesseret i regning og matematik i skolen. Og sjovt nok har min fascination af Excel især at gøre med regning. Jeg elsker at se mit regnskab blive til så legende let, at det ligner troldom. Excel er et fantastisk program. Jeg bruger Excel til alt muligt. Småregning med lidt sammenlægning, budgetter, fakturaer, regnskaber af enhver art. Opstillinger, der bare skal se flotte ud. Excel er som skabt til alt skema-agtigt, eventuelt med illustrationer og diagrammer. Desuden er Excel et udmærket værktøj til små-kartoteker, hvilket mange ikke er klar over. Denne brug af programmet kaldes populært for "database", hvilket er en overdrivelse. Databaser (relationsdatabaser) har normalt den egenskab, at de kan få forskellige registre til at hænge sammen, f.eks. et kunderegister og et fakturaregister. Det kan Excel ikke. Men har du brug for en "database" med ét register - fx. et kundekartotek eller et register til registrering af overarbejde - så er Excel nok den hurtigste, billigste og bedste løsning. Hvis du gerne vil videre med rigtige databaser vil jeg varmt anbefale Microsoft Access og KnowWare hæftet Start med Access. Men det er en helt anden historie. Hvem er du? Måske skal du til at bruge Excel for aller første gang i dit liv. Og måske har regning og matematik aldrig været din stærke side. Måske har du allerede erfaring med programmet. Måske hører du oven i købet til dem, der altid sad med spidsede blyanter og en opvakt adfærd i regnetimerne. Kort sagt, her er både noget for nybegyndere og viderekomne. Windows 95 Før du starter på at lære Excel, skal du kende til den grundlæggende brug af Windows 95. Du skal kende til at åbne programmer og lukke dem igen. Du skal kunne minimere, maksimere og lukke vinduer. Du er nødt til at kende begreberne fil og mappe, og du må meget gerne have arbejdet lidt med arkivprogrammet Stifinder (Explorer). Du lærer dette ved enten at gå på kursus, lege med din pc selv, læse dig til det eller blot få nogen til at vise dig det nødvendigste. Du behøver ikke beherske disse ting fra starten. Men du kommer ikke uden om dem! Hvad er version 7? Excel version 5 har længe været god latin. Den hører til den populære programpakke Microsoft Office, og den hører til i samme miljø som Windows 3.1 (3.11). Excel version 7 er den sidste nye. Den er en del af programpakken Office 95. Groft sagt knytter Windows/Office 95-generationen sig til en verden, hvor Pentium-processor, CD-ROM og multimedia er standard. Dette hæfte omhandler Excel 7 i den danske version. Det meste af hæftet kan bruges til Excel 5, da der næsten ikke er forskel på de to versioner. Der findes i handlen en anden udgave af hæftet, som både omhandler Excel 5 og 7 i dansk version. En anden udgave omhandler Excel 7 i engelsk version. Hvem er Kåre Thomsen? Jeg er 38 år og arbejder free-lance som instruktør. Gennem de edb-firmaer og kursusudbydere, jeg arbejder for, kommer jeg rundt på mange danske arbejdspladser. Mine erfaringer herfra skulle gerne komme dig til gode i dette hæfte. Ud over undervisning arbejder jeg som konsulent med design og udvikling af databaser. Jeg er oprindelig uddannet gymnasielærer i fransk, og har siden uddannet mig til programmør på Niels Brock - suppleret med studier andre steder. Notation Der refereres til taster med kursiv, fx tasten Delete. Nogle gange skal du holde en tast nede, mens du trykker på en anden. Det vil fx blive beskrevet således: Tryk på Ctrl+Delete. Når du skal give en kommando står det også med speciel skrift, fx kommandoen Filer, Åbn. Samme skrifttype bruges til at referere til navne og felter, du ser på skærmen, fx feltet Filnavn. Henvisninger til kapitler her i hæftet, samt titler på anden litteratur står med kursiv, fx. kapitlet Mit første regnskab. Endelig skal det nævnes, hvordan du klikker med musen. Når der står Klik på kommandoen Filer, skal du klikke én gang med venstre musetast. Står der Dobbeltklik på filnavnet er der tale om to klik hurtigt efter hinanden, stadig med venstre musetast. Står der Højreklik, klikker du én gang med højre musetast. Rigtig god fornøjelse med dit videre arbejde. Du vil sikkert opdage, at Excel kan være en rigtig dejlig tidsrøver, som får dig til at tilbringe nytteløse timer med herlig legen omkring og underholdende perfektionisme..nuh7krpvhq November 1996

4 4 Lad os komme i gang Lad os komme i gang! Dette kapitel er for dig, der ikke har brugt Excel før, men som allerede har Windows 95 og Excel (Office 95) installeret. Hvis du har brugt Excel før, går du videre til de følgende kapitler. Start Måske har du en shortcut til Excel direkte på skrivebordet. Hvis du har, dobbeltklikker du på den. Hvis ikke: Klik på knappen Start i skærmens nederste venstre hjørne. Vælg Programmer, Microsoft Office, Microsoft Excel. Hvis du ikke kan finde disse kommandoer, er Excel sandsynligvis ikke installeret. Når du er inde i Excel Når du er inde i Excel, er du klar til at arbejde med regneark. Lad os først se lidt på, hvordan dit skærmbillede ser ud. Øverst har du kommando-menuen. Kommandoerne Filer, Rediger osv. bruger du til alle former for bearbejdelse: Gemme, åbne og redigere regneark. Det vil blive gennemgået lidt efter lidt. Nedenunder kommandoerne har du de to værktøjslinier. De består af knapper til at trykke på - dvs. til at klikke på med musen. De aktiveres hver især med et enkelt klik - altså ikke dobbeltklik, som du brugte for at komme ind i programmet. Alt hvad du kan gøre med værktøjsknapperne, kan du også gøre med kommandoerne øverst. Knapperne er lavet for at du kan spare tid med alle de kommandoer, der bruges mest. Det er f.eks. hurtigere at klikke på printersymbolet end at klikke på Filer, Udskriv, OK.

5 Lad os komme i gang 5 Under værktøjslinierne har du formellinien. Her kan du altid checke det egentlige indhold af en celle. Til venstre i formellinien ser du en angivelse af markørens position. På illustrationen står der A1, fordi markøren står i kolonne A, række 1, også kaldet celle A1. Nedenunder igen har du arbejdsområdet. Det består af kolonner navngivet med bogstaver og rækker navngivet med tal. Her i det hvide område skal dine tal, tekster og formler ind. Nederst har du faneblade, som du også kan klikke på. Som du ser, er Ark1 fremhævet, fordi Ark1 ligger øverst. Hver gang du starter et nyt regnskab - dvs. opretter en ny fil, fødes den nemlig standard med 16 tomme, hvide regneark lagt oven på hinanden i en projektmappe. Tanken er, at når man arbejder med budgetter og lignende, er der meget ofte tale om komplekse sager, hvor mange regnskaber og delregnskaber spiller sammen, men det er op til dig selv, om du vil bruge ét eller mange regneark ad gangen. Det kan nemt lade sig gøre at slette de 15, du ikke vil bruge og kun bevare Ark1. Du kan til gengælde også udvide, så mappen får endnu flere ark, og du kan omdøbe arkene efter behag. Mere om dette i kapitlet Projektmapper. Nederst på skærmen har du statuslinien. Her kan du se, om fx OVR (overskriv) er slået til eller ej. Prøv at trykke på tasten Insert - og se, om der sker noget til højre i statuslinien. Nederst til højre er der et særligt felt med teksten Sum=0. Det viser summen af alle tal i det markerede område. Det kan vha. højre musetast omstilles til at vise fx antal eller gennemsnit. Til højre har du et rullefelt. Det ligner en elevatorskakt med en lille, firkantet elevator. Den kan du trække op og ned med musen for at bevæge dig i et regnskab, der er større end at det hele kan være på skærmen på én gang. Du kan også klikke på pilene i hver ende af elevatoren for at køre lidt langsommere. Forneden er der en tilsvarende vandret elevator, et rullende fortov, som fungerer på samme måde. Du kan se på elevatorens størrelse, hvor langt der er til top og bund. Jo større elevatoren er, desto kortere er der fra top til bund.

6 6 Lad os komme i gang Hjælp Når du kører fast, trykker du på tasten F1. Hvis du er inde i noget får du hjælp til det, du er i gang med. Ellers får du et skærmbillede, hvor du kan søge hjælp om et hav af emner. Jeg plejer at bruge fanebladet Indeks - det er det nemmeste. De andre muligheder er: Indhold. Her slår du op på en slags kapitler i en håndbog. Den kan være god lige i starten. Søg: Lidt langsommelig søgning. Giver dig mulighed for at fritekstsøge i hjælpeteksterne i stedet for at søge på overordnet emne. Smart søgning: Giver dig mulighed for at formulere et spørgsmål, som en hjælpetroldmand så svarer mere eller mindre intelligent på. Eksempel: Sådan søger du hjælp til at oprette et diagram! 1. Tryk på tasten F1 eller giv kommandoen Hjælp, Microsoft Excel Hjælp. 2. Vælg fanebladet Indeks. 3. Indtast et søgeord, fx diagram. 4. Dobbeltklik på et underemne i listen. Læg mærke til de fremhævede (som regel grønne) ord og sætninger i hjælpeteksten. De er indgangen til uddybende forklaringer. Det kaldes hypertekst. Når du stiller markøren på en hypertekst, ændrer den sig til en pegende hånd. Klik, og du får mere at vide om emnet. Mange hjælpetekster indeholder også symboler, der fungerer ligesom hypertekst. Hjælp-værktøjet Du kan bruge hjælp-værktøjet til at få hjælp til fx. en kommando. Når du klikker på knappen, ændres markøren til et spørgsmålstegn. Klik på den kommando, du vil vide noget om, fx. Filer, Gem som. Hjælpen optræder som en gul etiket med en kort, præcis forklaring.

7 Dit første regnskab Dit første regnskab 7 Hvordan virker et regneark? Excel er et regneark. Et regneark bruger du til at regne i. Derfor ligner det ternet papir. Men for at lette overblikket har hver tern på regnearket et navn - f.eks. A1. Altid et bogstav og et tal, som angiver henholdsvis kolonne og række. Systemet minder om et skakbræt. I denne model er der skrevet tekst i kolonne A - men det kunne lige så godt have været tal. I kolonne B har du tallene. Du har en markør, som kan bevæges rundt. Lige nu står den i kolonne B, række 4 - også kaldet celle B4. Markøren bevæges rundt i regnearket med piltasterne, eller du klikker på den celle, hvor du vil lave noget. A B 1 Søm Skruer I alt I hver celle kan du principielt indsætte én af tre typer information: et tal, fx tekst, fx. I alt en formel eller udregning, fx. = eller =B1+B2 som her i celle B4 (resultatet vises så i cellen) Informationerne får du ind ganske enkelt ved at placere markøren, hvor du ønsker at skrive - og så indtaste, hvad du vil. Der kan være meget andet i dit regneark end tørre tal, formler og tekster. Du kan fx indsætte tegninger og diagrammer. Du kan endda indtale lyd, hvis du har lydkort. Forestil dig, at du dobbeltklikker på en celle, og cellen så siger højt og tydeligt: Tallet er nedrundet til fire decimaler. Det lærer du ikke i dette hæfte, men nu ved du, at det er muligt. For at vende tilbage til tal, tekst og formler: De er hjørnestenene i de opstillinger, du laver. Tal og tekst kræver ikke særlig forklaring. Det smarte ved regnearket er, at du bruger formler. Formlen i den viste model (celle B4) ser således ud: =B1+B2 Det kan læses som tallet i celle B1 plus tallet i B2. Hvorfor er det smart? Jo, fordi når du så senere ændrer på tallene i enten B1 eller B2, ja så vil formlen omgående foretage en ny udregning, og du har straks det ny resultat klar. I skolens matematik har du måske prøvet at regne med x, y og z - ofte uden rigtig at kunne se anden grund til det, end at det skulle man. Her har du et eksempel på kreativ brug af variable: I stedet for x, y og z bruger du i regnearket celleadresser, fx B1. Hermed bliver dit budget fleksibelt og egnet til at eksperimentere med og genbruge. Du ændrer f.eks. en beløbsstørelse, en procentsats eller en dato, og straks har du et nyt resultat på bundlinien. Alle mellemregninger er automatisk på plads. Inden vi prøver at opstille et regnskab, skal du lære lidt om de basale redigeringsfunktioner.

8 8 Dit første regnskab Musemarkøren Musemarkøren bruges blandt andet til at flytte markeringen fra ét sted i regnearket til et andet. Når du klikker på en celle i arket, markeres den. Musemarkøren kan imidlertid have forskelige skikkelser. Når musemarkøren befinder sig i selve regnearkets arbejdsområde, har den form af et hvidt kors. Den celle, du klikker på, markeres. Når du kører markøren hen over værktøjslinjerne, ændres den til en hvid pil. Du aktiverer et værktøj ved at klikke på det. Rykker du markøren ned i formellinjen, ændres den til et i-mærke. Hvis du klikker, kommer der en indsætningsmarkør, og du kan skrive i den markerede celle. I særlige tilfælde ændres musemarkøren til et sort plus. Det sker fx når du skal tegne et diagram. Se kapitlet Diagrammer. Elementær redigering Stil markøren i en vilkårlig celle. Indtast: Søm Lad os nu sige, at du ønsker at ændre det du skrev i cellen. I så fald dobbeltklikker du på cellen. Der kommer nu en indsætningsmarkør til syne. Tasten Backspace (bred tast i højre side af tastaturet, normalt markeret med en venstrepil) sletter mod venstre, og tasten Delete spiser det, der står til højre for indsætningsmarkøren. Du kan markere med musen ved at 1) placere musemarkørens I-mærke i starten eller slutningen af det, der skal markeres 2) holde muse-knappen nede mens du trækker markøren hen over det der skal markeres 3) slippe muse-knappen når teksten er markeret, som du vil have den Når (noget af) teksten i en celle er markeret, kan du fx slette den ved at trykke på tasten Delete. Du kan også overskrive den - så snart du skriver blot ét tegn, overskrives ALT det markerede. Pas derfor på, når noget er markeret. Kommer du til at slette noget ved en fejltagelse, klikker du straks på kommandoen Rediger oppe i kommando-menuen. Der kommer nu et rullegardin ned, hvor du kan klikke på kommandoen Fortryd. Teksten vil igen være som før. Hvis du vil slette hele indholdet i en celle, (enkelt)klikker du først på cellen, eller du flytter markøren til cellen med piltaster. Tryk derefter på tasten Delete. Hvis du vil slette indholdet i mange celler, markerer du først området. Træk markøren henover de celler, der skal markeres med museknappen trykket ned. Når området er markeret, slettes det med Delete. Prøv at opstille det viste regnskab på din egen skærm. I celle B4 skriver du følgende: =B1+B2 Prøv også at ændre på tallene i cellerne B1 og B2. Resultatet på bundlinien skulle gerne følge med.

9 Dit første regnskab 9 Formler =B1+B2 giver os summen af de 2 cellers indhold. I princippet er alle dine formler bygget op på denne måde. Til de 4 regnearter bruges tegnene: + plus - minus * gange / dividere ^ potens (2^3 er 2 i 3. potens) Du bruger desuden parenteser til prioritering af udtryk efter helt normale regler, dvs. hvis plus og minus skal udføres inden gange og dividere. Lad os prøve at opstille en regning: Nu vil vi gerne have en udregning i celle B9 som giver os momsen af den opstillede regning. Momsen fås ved at gange med 0,25, men inden det sker, skal beløbene for de 3 varer lægges sammen, og rabatten skal trækkes fra. Udregningen kommer til at se sådan ud: =(B3+B4+B5-B7)*0,25 TIP! Når du bygger en formel op som i det foregående, kan det godt blive lidt uoverskueligt at finde celleadresserne. For at gøre det lettere kan du bruge musen til opbygning af formlen. Vi prøver lige med den samme formel én gang til. Start med lighedstegnet. Nu forstår Excel, at du er ved at skrive en formel. Skriv dernæst parentesen, og herefter skal celleadressen B3 ind. Det ordner du ved enten at klikke på cellen, eller ved at sende markøren derop med en piltast. Prøv at se i formellinien. Celleadressen bliver ved at ændre sig, hver gang du klikker på noget nyt. Først når du taster regnetegnet (plus), er celleadressen endeligt inde. Du kan nu klikke på en ny celle, og derefter taste regnetegnet. Bliv ved på denne måde, indtil hele formlen er bygget op.

10 10 Filhåndtering Filhåndtering Det følgende har du formodentlig kun brug for, hvis du aldrig har arbejdet med Windows 95 før. Metoderne hér svarer fuldstændig til, hvordan du fx arbejder i Word 7. Dit regneark er altid en del af en projektmappe, hvori der er mindst ét ark. I det følgende bruges ordene fil og projektmappe i flæng. Læs mere om projektmapper på side 43. Gemme filen/projektmappen Når du har opstillet dit regnskab på skærmen, skal du gemme det. Ellers vil det være tabt, når du slukker for din PC. Giv kommandoen Filer, Gem eller klik på værktøjet Gem. Du får nu en dialogboks frem, hvor du i feltet Filnavn indtaster navnet på din projektmappe. Du må du bruge op til 255 tegn, og der må gerne være mellemrum. Slut med at klikke på Gem. Din projektmappe gemmes nu. Alle dokumenter gemmes i en mappe. Hvis du vil gemme i en anden mappe end den foreslåede, dobbeltklikker du på mappens navn i feltet med mapperne. Du kan gå et niveau op i mappehierarkiet ved at klikke på værktøjet Et niveau op. Hvis du forlader Excel - fx ved at give kommandoen Filer, Afslut - eller du vil lukke projektmappen med kommandoen Filer, Luk - vil du blive advaret, hvis filen er ændret siden den sidst blev gemt. Gemme under et nyt navn Hvis du ønsker at gemme en 2. udgave af din projektmappe under et nyt navn - således at du har 2 originaler med hver sit navn - bruger du kommandoen Filer, Gem som og angiver nyt navn. Ellers er fremgangsmåden den samme, som når du gemmer en projektmappe for første gang. Åbne en projektmappe

11 Filhåndtering 11 Klik på værktøjet Åbn og klik dig frem gennem mapper på samme måde som beskrevet i det foregående under Gemme filen/projektmappen. Dobbeltklik på ønsket filnavn, eller klik på filnavnet og på Åbn. Oprette ny projektmappe Klik på værktøjet Ny projektmappe. Flere projektmapper Du kan godt åbne en projektmappe eller oprette en ny, selvom du har noget på skærmen i forvejen. Projektmapperne ligger så bare oven på hinanden. Skift fra den ene til den anden med kommandoen Vindue. Nederst i menuen klikker du på navnet på den ønskede projektmappe. Hvis du ønsker at se alle åbne projektmapper på skærmen samtidigt, giver du kommandoen Vindue, Arranger. Lukke en projektmappe Giv kommandoen Filer, Luk eller klik på det næstøverste kryds oppe i højre hjørne. Du bliver opfordret til at gemme alle de projektmapper, hvor der er foretaget ændringer siden de blev gemt sidst (eller som aldrig har været gemt). Afslutte Excel Giv kommandoen Filer, Afslut eller klik på krydset aller øverst i højre hjørne. Du kan også afslutte Excel ved at taste Alt+F4. Autogem Du gemmer selvfølgelig din projektmappe ofte. Hvis der sker ét eller andet - hvis fx strømmen ryger, eller du selv begår én eller anden brøler, så mister du ikke flere timers arbejde. Du kan imidlertid også vælge at lade Excel gemme automatisk med et af dig defineret tidsinterval. Det gøres med kommandoen Funktioner, Autogem. Allerede når du klikker på Funktioner, kan du se om Autogem er slået til. Kommandoen vil stå med et -mærke. Hvis kommandoen ikke er der, vælger du ind Funktioner, Tilføjelser. Afkryds Autogem. Dette kan gøres, hvis du har foretaget en normal installation. Når kommandoen Autogem er tilgængelig, og du har klikket på den, kommer du ind i en dialogboks, hvor du kan beslutte hvor ofte, Excel automatisk skal gemme dit arbejde. Du kan også vælge, om det kun er den aktuelle projektmappe, den skal gemme, eller om det er alle åbne projektmapper. Endelig kan du afkrydse, om Excel skal spørge før der gemmes. Slut med at klikke på OK. PAS PÅ! For lige at vende tilbage til starten af dette afsnit: Hvad hvis du laver en kæmpe brøler selv? Forestil dig, at du ikke har gemt dit dokument for meget nylig, og du kommer til at ødelægge en hel masse formler eller lignende. Og lige efter kommer autogem og gemmer dit møg! Det er mildest talt en irriterende situation! Du skal altså overveje, på hvilken led du vil prioritere sikkerheden. Der er fordele og ulemper ved alting.

12 12 Flyt, slet, kopier Flyt, slet, kopier Markere Inden du flytter, kopierer, sletter eller formaterer (formatere betyder give et nyt udseende) et område, der er større end én celle, skal området markeres. Du trækker markøren hen over det ønskede område med musens knap trykket ned. Du vil se, at de celler, du trækker henover, bliver sorte. Du slipper musens knap, når du er tilfreds med din markering. Hvis du f.eks. vil markere området for det regnskab, du opstillede før, stiller du først markøren i det ene hjørne af den firkant, du ønsker at markere. Det kunne være celle A1. Du trækker nu nedad mod højre, indtil hele regnskabet er markeret - og så slipper du museknappen. Fx i celle B4. Markeringen ser nu således ud: Du kan også markere et område blot med piltasterne. Du holder Skift (bruges når du vil skrive et stort bogstav) nede, mens du bevæger markøren. Du kan markere flere områder på én gang. Det kræver blot, at du holder tasten Ctrl nede, når du markerer det næste område. Hvis du ikke holder Ctrl nede, vil den første markering blive ophævet, når du begynder på den næste. En markering, du alligevel ikke ønsker, ophæves ved at klikke på en vilkårlig celle eller trykke på en piltast. Hvis du ønsker at fylde et område af sammenhængende celler ud med tal, kan du markere området først. Hver gang du trykker på vil markøren hoppe til en ny celle i det markerede område. På den måde fyldes fx en række eller en kolonne hurtigt med tal. Flytte Den traditionelle metode, når man skal flytte noget i et Windows-program er: 1. Markér det der skal flyttes (eller placér markøren der, hvis det kun er én celle). 2. Giv kommandoen Rediger, Klip (eller tast Ctrl+x). 3. Stil markøren dér hvor det ønskes flyttet hen. 4. Giv kommandoen Rediger, Sæt ind (eller tast Ctrl+v). Denne metode kan du altid bruge. Den vil aldrig være forkert, men Excel giver dig også et smartere alternativ. F.eks. kan du: 1) Markere området. 2) Stille markøren i kanten af det markerede. Den vil nu tage form af en hvid pil. Først når du ser den hvide pil, er du klar til at flytte. 3) Du holder nu musens knap nede, mens du trækker det markerede område hen over skærmen. Der hvor du slipper, sættes indholdet af det markerede område ind. Endelig kan du bruge værktøjsliniens knapper: I stedet for kommandoen Rediger, Klip kan du klikke på I stedet for kommandoen Rediger, Sæt ind kan du klikke på

13 Flyt, slet, kopier 13 Kopiere Den traditionelle metode, når man skal kopiere en tekstblok i et Windows-program er: 1) Markér det der skal kopieres (eller placér markøren der, hvis det kun er én celle). 2) Giv kommandoen Rediger, Kopier (eller tast Ctrl+C). Det markerede vil nu være omkranset af en levende stiplet linie. 3) Stil markøren dér, hvortil det ønskes kopieret. 4) Giv kommandoen Rediger, Sæt ind (eller tast Ctrl+V). Hvis du vil have den levende stiplede linie til at forsvinde, trykker du på tasten Esc (kan hedde Escape). Så længe den stiplede linie er der, kan du kopiere det, den omkranser, ved at stille markøren på stadig nye steder - og taste Ctrl+v. Denne metode kan du altid bruge. Den vil aldrig være forkert, men lige som når du flytter indholdet af et markeret område, giver Excel dig også her et smart alternativ. 1) Marker området. 2) Stille markøren i kanten af det markerede. Den vil nu tage form af en hvid pil. Først når du ser den hvide pil, er du klar til at kopiere. 3) Du holder nu tasten Ctrl og musens venstre knap nede, mens du ganske enkelt trækker det markerede område hen over skærmen. Der hvor du slipper, sættes kopien ind. Endelig kan du vælge at foretage din kopiering ved hjælp af værktøjsliniens knapper: I stedet for kommandoen Rediger, Kopier kan du klikke på I stedet for kommandoen Rediger, Sæt ind kan du klikke på Nem kopiering Læg mærke til, at markøren i regnearket har et håndtag. Du kan nemt og hurtigt kopiere cellens indhold nedad eller mod højre ved at 1) røre ved håndtaget med musemarkøren (uden at trykke på knappen) - den får nu form af et + 2) trykke museknappen ned og holde den nede, mens du trækker enten nedad eller mod højre Resultatet kommer til at se sådan ud: Smart ikke? Men det bliver bedre endnu! For nu forestiller vi os, at du vil lave dit regnskab for årets 6 første måneder. Så du flytter lige hele molevitten en række nedad (se afsnittet om at flytte), og sletter de overflødige ialt. Over tallene i kolonne B skriver du: jan (eller Jan eller Januar eller Måned 1).

14 14 Flyt, slet, kopier Og nu kommer det morsomme: Prøv at kopiere jan ind i de 5 celler mod højre ved hjælp af håndtaget! Så sker der følgende: Når Excel kan se, at der er tale om serier, som giver mening, fylder den selv ud med stigende værdier. Lige meget om udgangspunktet er eller Januar eller Mandag eller Periode 1. Prøv selv de forskellige muligheder. Hvis du i to celler har følgende stående: og begge celler er markeret - så véd systemet, at intervallet er kvartaler og vil overholde intervallet, når du fylder ud mod højre. Der vil altså komme til at stå: jan apr jul okt. TIP! Prøv at skrive John i en celle. Og prøv så at skrive j i cellen nedenunder. Så skriver Excel automatisk John i den nye celle! TIP! TIP! Du kan selv oprette nye serier. F.eks. kunne det tænkes, at du også ønsker de danske ugedage eller måneder som serie. Det klarer du sådan: 1. Opstil først listen i en række eller kolonne. 2. Markér listen. 3. Giv kommandoen Funktioner, Indstillinger. 4. Klik på fanebladet Lister. 5. Klik på knappen Importer. 6. Klik på OK.

15 Flyt, slet, kopier 15 Din nye liste er nu klar til brug. Prøv et andet sted i regnearket at skrive Mandag. Placér markøren på cellen, og træk nedad eller mod venstre i fyld-håndtaget. Så skal du se! På samme måde kan du oprette lister med danske måneder, og du kan vælge forkortede lister med man, tir, ons osv. - og med jan, feb, mar osv. Kopiere formler Prøv at stille markøren i celle B5 - altså der hvor summen for januar skal ind. Summen skal angives med celleadresser, ikke med tal. Indtast nu formlen: =B2+B3 I cellen vil du se resultatet af udregningen, og når din markør står i cellen, kan du samtidig se formlen i formellinien. (Hvis du dobbelklikker på cellen med udregningen, kommer formlen også til syne her, så du kan rette i den). Nu forestiller vi os, at du har lagt nogle tal ind for de øvrige 5 måneder:

16 16 Flyt, slet, kopier Det eneste du nu mangler, for at gøre regnskabet komplet, er at få summen for de enkelte måneder regnet ud. Det kan du enten gøre usmart ved at taste formlen ind i hver kolonne. Eller du gør det smart ved at kopiere formlen. Tag fat i håndtaget, og kopiér formlen: Læg mærke til, at selvom formlen godt nok er kopieret, så er den ikke blot en gentagelse af den første formel. Resultaterne er jo forskellige! Formlen ændrer sig ved kopieringen, således at den summerer de tal, der står ovenover den. Når formlen =B2+B3 kopieres én celle mod højre, ser kopien sådan ud: =C2+C3. Dette kaldes relativ kopiering, og du har selvfølgelig også en anden mulighed, nemlig absolut henvisning, som beskrives i næste afsnit. Standard er altså, at formler ændrer sig relativt ved kopiering. I stedet for at trække i håndtaget kunne du: Kopiere med Rediger, Kopier og Rediger, Sæt ind. Når sidstnævnte kommando gives, skal alle celler, hvortil formlen ønskes kopieret, være markeret. Markere cellen med formlen og samtlige tilstødende celler hvortil formlen ønskes kopieret - og give kommandoen: Rediger, Fyld, Til højre (eller Nedad). Absolut henvisning Vi prøver lige med et andet eksempel. Du har 3 forskellige lån med en månedlig rente på 2%. Du vil gerne se den månedlige rente for hvert af lånene. Det kunne du lave sådan: Formlen vil give et korrekt resultat for det første lån. Men hvad vil der ske, når du kopierer formlen? Jo, den vil simpelt hen komme ud af trit med procentsatsen, som alle formler jo skulle hente ét og samme sted. Prøv selv! Løsningen hedder absolut henvisning - dvs. at celleadressen ikke forandres ved kopiering. Det gøres ved at indsætte $-tegn foran kolonne- og rækkebetegnelse (hvis de begge skal låses). I praksis kan du gøre det ved at stille markøren på den celleadresse, der skal låses, og trykke på tasten F4. Men du kan naturligvis også blot indsætte dollartegn. Her i eksemplet skal kun celle B1 have absolut reference. Når du kopierer formlen, skal den jo netop bruge samme procentsats på nye lånebeløb. Formlen er nu klar til at blive kopieret! Fortryd Indtastning, sletning, flytning og kopiering, samt andre handlinger, kan fortrydes og gøres ugjorte med funktionen fortryd. Klik på værktøjet Fortryd. Hvis du alligevel ikke vil fortryde, klikker du en gang mere på samme værktøj: Annuller Fortryd!

17 Formatering 17 Formatering Hvad kan man? Spørgsmålet er snarere: Hvad kan man ikke? Du kan få alle slags skrifttyper, i normal, fed, understreget, kursiv og alle størrelser. Du kan få dine tal til at præsentere sig med det antal cifre, du ønsker, og med angivelse af kr. eller udtryk i procent eller... Hovedprincippet ved formatering er, at du markerer det område, du ønsker at give et nyt og bedre udseende - og foretager ændringen derefter. Du kan enten markere et område på normal vis, eller du kan markere en hel række (eller flere rækker) ved at klikke på tallet til venstre for rækken: I eksemplet her er der klikket på 5-tallet til venstre. På samme måde kan du markere en kolonne (eller flere sammenhængende). TIP! Du kan markere hele arket ved at klikke i firkanten mellem A og 1! Når du har markeret det, der skal ændres, er du klar til at foretage ændringen. I de fleste tilfælde kan du nøjes med de muligheder, der ligger i værktøjslinien. Værktøjslinien til formatering Skrift Værktøjslinien til formatering indeholder disse symboler: Den første (med teksten Arial) er en listeboks, og den aktiveres ved et klik på pilen til højre i feltet. Her har du mulighed for at vælge skrifttype. Hvilke og hvor mange du får frem, afhænger af din installation. I listeboksen ved siden af kan du vælge skriftstørrelse. De næste symboler er som bruges til Fed, Kursiv og Understreg. Disse tre symboler bruger du til justering af tekst eller numeriske værdier. Venstrejusteret, centreret, højrejusteret.

18 18 Formatering Det sidste symbol betyder centrering i markeret felt. Det kan fx være smart at bruge i overskrifter. Lad os prøve den på overskriften i fakturaen. Start med at markere det område, hvor teksten skal centreres. Klik på Overskriften er centreret. De næste knapper bruges til at formatere tal. formaterer et tal til valuta. Stil markøren på den celle, der skal formateres (eller marker område) og klik på knappen. 200 bliver da til kr. 200,00 bruges til at få tallet til at fremstå som procent. Tallet 1 vil blive formateret til 100%, tallet 0,2 til 20% osv. viser dit tal som decimaltal. 200 bliver til 200,00. Prøv at markere alle celler med tal i fakturaen, og klik på komma-knappen. Nu ser regnskabet lidt bedre ud end før: Hov! Hvad skete der? Tallet i celle B8 er blevet til en grim række havelåger! Det skyldes, at der ikke længere er plads til hele tallet i cellen. Excel vælger at vise det på denne demonstrative måde, frem for at give dig et forkert og misvisende tal, hvor der er skåret noget af. Inden vi går videre med knapperne, må vi lige have gjort kolonne B noget bredere. 1. Stil musemarkøren lige på den lodrette streg mellem kolonnenavnene B og C (i det grå område). Markøren får herved form af en dobbelthovedet pil med en lodret streg igennem. 2. Tryk venstre museknap ned - og hold den nede. 3. Træk mod højre. 4. Slip museknappen, når kolonnen har den ønskede bredde. TIP! I stedet for at trække, kan du dobbeltklikke på den lodrette streg mellem B og C. Kolonnen tilpasses da den celle i kolonne B, der har det bredeste indhold. Rækkernes højde kan justeres på samme måde: ved at trække i den vandrette streg mellem to rækketitler (fx. 2 og 3).

19 Formatering 19 Og vi går videre med knapperne: Klik dernæst på pilen ved rammekombinations-boksen, og vælg symbolet for streg foroven og en dobbelt streg forneden. bruges til henholdsvis at vise én decimal mere eller én decimal mindre. For hvert klik får tallet én decimal mere/mindre. er dit ramme- og stregværktøj. Lad os se lidt på isenkramregnskabet igen. Det ville se pænt ud med en streg over totalerne og dobbelt understregning. Markér først området, der skal have en streg over: Du kan i dette galleri vælge, hvad du har lyst. Bare gå i gang med at eksperimentere. er farveladeknapperne. Gør din farveskærm og dit farveprint mere overskuelige og måske mere festlige. Den første bruges til at vælge baggrundsfarve i et markeret område, og den anden til at vælge skriftfarve. Lad os prøve at gøre fakturaen lidt kønnere. Først ordet faktura. Det skal for det første være med skrifttypen Times New Roman, og det skal være størrelse 15 punkt. 1. Stil markøren i celle A1 (selvom overskriften er centreret, hører den alligevel til den celle, hvor den blev indtastet). 2. Klik på listepilen til højre i feltet (med teksten Arial). 3. Kør med elevatoren til du finder Times New Roman, som du så klikker på. 4. Vælg størrelse 15 punkt i boksen ved siden af. TIP! Det er såmænd herligt at sidde og lege med de mange muligheder for formatering. Men nogle gange har du bare ikke tid, og alligevel ønsker du et layout der er lidt mere end bare normal skrift og sort-på-hvidt. Til de situationer kan du bruge kommandoen Autoformat.

20 20 Formatering 1. Markér det der skal formateres automatisk. 2. Giv kommandoen Formater, Autoformat. 3. Klik på de forskellige muligheder og se i boksen til højre, hvordan formatet ser ud. Vælg f.eks. Klassisk 2. Din faktura kommer nu til at se sådan ud (og det er kun én af mange muligheder): TIP! Værktøjslinealen kan slås til og fra med kommandoen Vis, Værktøjslinjer. I dialogboksen kan du også med afkrydsning slå Vis værktøjstip til og fra. Værktøjstip er de små forklarende tekster, der automatisk kommer frem, når du nærmer musemarkøren til en værktøjsknap uden at klikke på den. Kopiering af format Vi forestiller os nu fakturaen med endnu et nyt format, som du møjsommeligt har siddet og fremstillet. Overskriften Faktura er med stor og fed Times New Roman. Helt foroven endnu en overskrift: PC-shoppen. Det skal stå med nøjagtigt samme format som Faktura. Altså kopierer du blot formatet. 1. Stil markøren i cellen, hvis format du vil kopiere. 2. Klik på værktøjet Formatpensel. 3. Klik på den celle, formatet skal kopieres til (eller træk musemarkøren henover, hvis det er flere celler). Sletning af format Du kan vælge at sætte en celle tilbage til neutralt format ved at 1. stille markøren i cellen (eller markere cellerne) 2. give kommandoen Rediger, Ryd, Formater. TIP! Hvis du har ændret formatet i en celle eller et område, kan du fortryde handlingen ved at klikke på fortryd-værktøjet