KIT LEVERANDØRSSÆT HVORDAN SØGES I E-FAKTURER PÅ PORTALEN. Leverandører følger leverandørsæt. SEPTEMBER 2018

Transkript

1 KEY IN-VEJLEDNING FOR LEVERANDØRER 1 LEVERANDØRSSÆT KIT HVORDAN SØGES I E-FAKTURER PÅ PORTALEN SEPTEMBER 2018 Leverandører følger leverandørsæt. KONE forbedrer cyklus for køb til betaling og behandlingseffektivitet Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved Fakturaer betales rettidigt. Dermed spares tid og penge.

2 KEY IN-VEJLEDNING 2 FOR LEVERANDØRER Indhold A. KONE overgår til elektronisk fakturering... 3 Der er 3 nemme trin til at følge for at bruge Key-In-tjenesten... 3 B. Sådan oprettes en faktura... 5 Trin 1: På siden Dokumenter skal du klikke på Opret ny > Faktura Trin 2: Vælg en afsender Trin 3: Vælg en modtager Trin 4: Indtast fakturadetaljer Trin 5: Indtast linjedataene... 8 Trin 6: Tilføj fakturaer Trin 7: Klik på Send faktura for at sende fakturaen til din kunde C. Opret en kreditnota D. Tillæg Indholdskrav til faktura Download fakturafiler Sådan søger du efter en faktura... 15

3 KEY IN-VEJLEDNING TIL 3 LEVERANDØRER A. KONE overgår til elektronisk fakturering På KONE stræber vi efter at give vores forretningspartnere det bedst mulige serviceniveau. For at nå dette mål gennemfører KONE et transformationsinitiativ, der støtter vores mål om at opnå større standardisering og kontrol i vores økonomiprocesser, har til hensigt at forbedre cyklussen fra køb til betaling og behandlingseffektiviteten samt forbedre betalingstiden Denne vejledning indeholder detaljerede instruktioner om, key in-e-fakturaer på Basware PORTAL. Når du følger disse instruktioner, modtager KONE fakturaerne i elektronisk format direkte i deres systemer. For dig som leverandør er denne service gratis. Der er 3 nemme trin til at følge for at bruge Key-In-tjenesten: 1. Tilmeld dig tjenesten, og opret en konto 2. Aktivér din konto 3. Opret fakturaen, og send den. - se nedenstående detaljer i kapitel B 1. Opret en konto Åbn registreringslinket: Indtast din -adresse på tjenestens destinationsside, og klik på Tilmeld dig. Husk venligst denne adresse, da den bliver dit brugernavn, når du logger ind på portalen. Vælg en sikker adgangskode, og opret konto. o Portalen sender en bekræftelsesmeddelelse til din adresse. Bemærk venligst, at bekræftelsesmeddelelsen er sendt fra <no.reply@basware.com> og kan ende i dit spamfilter, så vi anbefaler også at tjekke Spam/Junk-mappen. Åbn bekræftelsesmeddelelsen, og aktiver din konto inden for maksimalt 7 dage (168 timer), ellers vil bekræftelseslinket udløbe. Efter at du har gennemført ovenstående trin, har du oprettet en konto, og du kan nu logge ind med brugernavnet og adgangskoden i portalen.

4 KEY IN-VEJLEDNING 4 FOR LEVERANDØRER 2. Aktivér din konto Nu skal du udfylde nogle detaljer om din organisation for at aktivere Baswares KEY IN-tjeneste til e- fakturaer. Udfyld dine virksomhedsoplysninger I sektionen "Min organisation" skal du udfylde organisationens oplysninger: fornavn og efternavn, land, dit firmanavn osv. Tilføj din virksomheds identifikation. Afhængigt af hvert lands love og forskrifter skal en anden virksomhedsidentifikation vælges (for eksempel TIN for USA). I Storbritannien skal du f.eks. indtaste dit momsnummer. Du kan gøre dette ved at vælge 'Tilføj organisationsidentifikation' under Organisationsidentifikationer. I rullemenuen skal du vælge moms og indtaste dit virksomhedsnummer som vist i skærmbilledet nedenfor I afsnittet "Organisationens kontaktoplysninger" bedes du udfylde dit firmanavn, kontaktperson, tilhørende adresse og telefonnummer. Bemærk venligst, at dette er en vigtig adresse, der vil modtage vigtige meddelelser som f.eks. fakturaafvisninger, så du undgår at bruge en generisk, uovervåget eller delt postkasse. Hvis du har spørgsmål vedrørende afsendelse af fakturaer til KONE, så tøv ikke med at kontakte os som

5 KEY IN-VEJLEDNING TIL 5 LEVERANDØRER nedenfor: Firma KONE Spørgsmål vedrørende fakturaindhold (fx hvilken KONE-enhed skal faktureres) Kontaktoplysninger Danmark: ContactAP_DK@kone.com Få flere kontaktoplysninger her Basware Spørgsmål vedrørende, hvordan du sender den første PDF-faktura (f.eks. hvordan man laver en læsbar PDFfaktura) Contact Form (på engelsk) B. Sådan oprettes en faktura Når du har logget ind på portalen, vil du blive dirigeret til skærmen med dine muligheder som bruger. Trin 1: På siden Dokumenter skal du klikke på Opret ny > Faktura. Basware Network åbner visningen Rediger faktura og opretter et fakturaudkast Trin 2: Vælg en afsender. a. Som standard bliver din favoritorganisation valgt som afsender. Du kan ændre afsenderen manuelt, hvis det er nødvendigt. b. For at ændre afsenderen skal du klikke på Skift under Afsender. c. Find det firma, du vil vælge som afsender, og klik på Vælg.

6 KEY IN-VEJLEDNING 6 FOR LEVERANDØRER Klik på ikonet ud for navnet på et firma for at angive det pågældende firma som din favorit. Dine foretrukne firmaer vil altid blive vist øverst på listen. Trin 3: Vælg en modtager. a. Klik på Vælg modtager. b. Find det firma, du vil vælge som modtager, og klik på Vælg.

7 KEY IN-VEJLEDNING TIL 7 LEVERANDØRER Brug søgefeltet til at filtrere virksomheder ud af listen. Hvis modtageren, du har valgt, har skatteregistreringsnummer i flere lande, vil der blive åbnet en liste over tilgængelige skatteregistreringslande. Vælg det skatteregistreringsland, du vil bruge med denne faktura. Trin 4: Indtast fakturadetaljer. Tjenesten validerer indholdet af felterne og giver dig besked, hvis indholdet af et felt ikke består valideringen. Felterne markeret med blåt er obligatoriske for at kunne fortsætte med fakturaindgivelsen. For at indsende en gyldig faktura skal du følge listen over obligatoriske felter og deres beskrivelsesafsnit. Tabel 1. Fakturaoverskriftsfelter

8 KEY IN-VEJLEDNING 8 FOR LEVERANDØRER Trin 5: Indtast linjedataene a. På fanen Linjeedata skal du klikke på Tilføj linje for at tilføje en ny fakturalinje. b. Indtast detaljerne i linjeposten. De obligatoriske felter er markeret med blå. Hvis du ikke indtaster en momssats, vil systemet automatisk tildele dette til 0%. Du kan kun vælge linjetyper, som modtageren understøtter. Se beskrivelser af felterne og flere oplysninger om linjetyper i Tabel 2 i bilagene i afsnittet om krav til fakturaindhold. De decimalseparatorer, der er anvendt på posterne, varierer afhængigt af sproget i brugergrænsefladen, som du har valgt (dette ville være det sprog, du valgte, da du registrerede med dine firmaoplysninger på Basware Portal).

9 KEY IN-VEJLEDNING TIL 9 LEVERANDØRER Hvis du bruger en forkert decimalseparator, kan det forårsage, at Basware Network gemmer tallet, du har indtastet, forkert. For at finde ud af, hvilke decimalseparatorer hvert sprog understøtter kan du se Talel 3 i bilagene i afsnittet om fakturakrav. Hvis dit lokale sprog ikke er på listen betyder det, at det ikke understøttes af Basware, så du skal vælge engelsk som dit fakturasprog. Når du har indtastet linjedataene, viser systemet automatisk skatten og det samlede beløb. Kontrollér dette samlede beløb for at sikre, at det er korrekt i henhold til de data, du planlagde at indtaste. Hvis du har glemt at tilføje skatten, passer %-totalen ikke. c. Klik på Tilføj linje for at tilføje en anden linjepost, hvis det er nødvendigt. Hvis afsenderorganisationens profil ikke har en bankkonto, kan du tilføje en bankkonto i afsenderens detaljer. Bankkonti, der tilføjes direkte til en faktura, bliver ikke gemt i organisationens profil.

10 KEY IN-VEJLEDNING 10 FOR LEVERANDØRER Bemærk venligst, at bankkontooplysningerne er obligatoriske og skal udfyldes. Hvis du ikke tilføjede dem i din organisations profil, skal du indtaste oplysningerne på dette tidspunkt Hvis du allerede har tilføjet bankoplysninger i din profil, og du vil tilføje en ekstra bankkonto på fakturaniveau, skal du være opmærksom på, at begge detaljer vises på fakturaen og krydstjekkes med dine detaljer i KONE-stamdata før betaling. Trin 6: Tilføj fakturaer. a. Klik på Filer for at åbne fanen Filer. b. Klik på den fremhævede tekst for at søge efter vedhæftede filer, eller træk og slip filer direkte på den fremhævede tekst for at vedhæfte dem til dokumentet. Tilføj venligst ikke et fakturabillede som en vedhæftet fil, medmindre det er aftalt separat med din kunde. Et fakturabillede oprettes automatisk, når fakturaen sendes. Bemærk, at dokumenter, der ikke er relateret til fakturaen (fx kontoudskrifter, rykkere osv.) ikke skal sendes via denne rute. Vedhæftningerne til fakturaen skal være understøttende dokumentation, der er nødvendig for bedre at forstå afgifterne (fx leveringsnotater, detaljerede tidsskemaer for fakturer-bare projekter mv.)

11 KEY IN-VEJLEDNING TIL 11 LEVERANDØRER Trin 7: Klik på Send faktura for at sende fakturaen til din kunde. Basware Network gemmer ikke fakturadata på ubestemt tid. Husk at downloade en kopi af dokumentet via fanen Filer og gem det lokalt. For at downloade vedhæftede filer skal du følge bilaget under afsnittet: Download vedhæftede filer For yderligere oplysninger om, hvordan du opretter en faktura, kan du få adgang til følgende link til en demo-video: C. Opret en kreditnota Der er 2 muligheder for at oprette en kreditnota: Konverter en eksisterende sendt faktura til en kreditnota - på denne måde behøver du ikke at udfylde alle felter i kreditnotaen selv, men tjenesten udfylder et antal felter baseret på den oprindelige faktura. Åbn fakturaen, og klik på "Konvereter til kreditnota Opret kreditnota manuelt. På dokumentets side kan du vælge "Opret kreditnota " og derefter følge de samme instruktioner som ovenfor (se Sådan opretter du et faktura) D. Tillæg Indholdskrav til faktura Basware Network verificerer fakturaindholdet mod lokale og internationale regler i nogle lande. Du kan kun sende fakturaen, hvis indholdet af faktura passerer denne kontrol. Basware garanterer dog ikke lovligheden af fakturaer, der sendes via Basware-netværket. Det er fakturaafsenderens ansvar at sikre, at fakturaen overholder gældende lovgivning. Bemærk! For at indsende en kompatibel faktura skal den indeholde følgende felter:

12 KEY IN-VEJLEDNING 12 FOR LEVERANDØRER Tabel 1. Fakturaoverskriftsfelter X (=ledig) M (=obligatorisk) O (=valgfri) C (=betinget) R (=læses kun eller beregnes eller befolket fra organisationsdata) L (=kun juridisk billede) *(=skjult) General Information Beskrivelse DK Fakturanummer Et unikt identifikationsnummer på fakturaen M (Dokumenttype i titel) Faktura (skat)/kreditnota (skat) (angiver om det er en debet- eller kreditfaktura) R Fakturadato Den dato, hvor fakturaen blev udstedt M Forfaldsdato Datoen for fakturaen skal betales M Leveringsdato Dato for levering af fakturerede varer O Betalingsbetingelser Betingelser vedrørende betaling af bestilte varer O Rente Rente - Valuta Rullemenu. Vælg venligst valutaen. Du fakturerer KONE-enhed M Købsordrenummer Købsordrernummer, som denne faktura er baseret på. Sørg for, at du på forhånd får disse oplysninger fra KONE Buyer, inden du udfylder dette felt. Dette vil hjælpe KONE Finance til at identificere, hvem der bestilte varerne og/eller tjenesterne, når fakturaen behandles O Kontraktnummer Nummeret på kontrakt mellem din organisation og KONE-enhed O Leverandørens referencenummer Referencen på fakturaen,fra leverandøren. Det kan være: omkostningscenter, projektnummer, netværksnummer. Sørg for at du på forhånd får disse oplysninger fra KONE Buyer, inden du udfylder dette felt. Dette vil hjælpe KONE Finance med at identificere, hvem der bestilte varerne og/eller tjenesterne, når fakturaen behandles. Fragt Afgiften for transport af de bestilte varer * Ekspeditionsgebyr Omkostningerne ved emballering og afsendelse af en ordre * O Valutakurs Hvis valutakoden er forskellig fra afsenderens lokale valuta (hvis en leverandør fra Storbritiannien udsteder en faktura i EUR), vises valutakursfeltet. I dette tilfælde er det et obligatorisk felt, som afsenderen skal udfylde. Når en værdi er udfyldt, vil Basware Network automatisk beregne alle momsbeløb i lokal valuta. MC Kommentar Leverandøren kan tilføje en besked til køberen i dette felt O Skatteprocent i forhold til fragt og ekspedition Skatteprocent i forhold til fragt og ekspedition * Sender Information Beskrivelse DK Afsenders navn Afsenders fulde navn M Organisationsnr. Afsender-id, standard O By,Postnummer,Gadenavn,Lan dekode Leverandørs fulde adresse O Skatte-/momsnummer Din organisations skatte- og skatteidentifikationsnummer (moms for europæiske selskaber, skattenummer for amerikanske) R Organisationsnr.: Leverandørs organisationsnummer R Leverandørens kontaktperson Kontaktperson på din organisations side, som KONE-enheden kan kontakte O Leverandørs skattemedarbejder (hvor det er relevant) Leverandørs skattemedarbejder (hvor det er relevant) -

13 KEY IN-VEJLEDNING TIL 13 LEVERANDØRER Kontonr. Afsenders bankkonto (lokalt format) MC Bankkonti på dokument Bankkonto M IBAN IBAN (bankkonto i IBAN-format) MC SWIFT/BIC SWIFT (BIC) O Afsenders e-fakturaadresse Afsenders e-fakturaadresse Betalingsreference Reference til betalingen O Organisasjonsnummer (Norge) Organisasjonsnummer (Norge) Reference for betalingsmodtager Reference for betalingsmodtager - Udskudt skat Udskudt skat * Fields Populated from Organisation And to be filled In Organisation Beskrivelse Aktiekapital Aktiekapital * Registreringssted: Registreringssted: * Juridisk status Juridisk status * Sirene Sirene * Skatteidentifikationsnummer Skatteidentifikationsnummer * Administrerende direktør Administrerende direktør * ytunnus ytunnus * STEUERNUMMER: STEUERNUMMER * Customer Information Beskrivelse DK Modtagernavn Kundes fulde navn M Kundenummer Kundenummer - By, Postnummer, Gadenavn, Landekode Kundes fulde adresse Momsnr., (overskrift) Modtagers momsnr. (skatteregistreringsland og -id) O DK M Modtagers e-fakturaadresse Modtagers e-fakturaadresse M By, Postnr., Land (leveringsadresse) Modtagers organisationsnummer Kundes skattemedarbejder (hvor det er relevant) Leveringsadresse O Modtagers organisationsnummer - Kundes skattemedarbejder (hvor det er relevant) - Modtagers kontaktperson Kontaktperson på KONE-enhedens side, som din organisation kan kontakte O Modtagerens adresse adresse på KONE-selskab, der modtager denne faktura O

14 KEY IN-VEJLEDNING 14 FOR LEVERANDØRER Køberreference Identifikationsnummer for køberen, som KONE-enheden har leveret. Typisk kan det være: omkostningscenter, projektnummer, netværksnummer. Sørg for at du på forhånd får disse oplysninger fra KONE Buyer, inden du udfylder dette felt. Dette vil hjælpe KONE Finance med at identificere, hvem der bestilte varerne og/eller tjenesterne, når fakturaen behandles O Tabel 2: Faktura Linjeposter Line item Line Data Beskrivelse DK Linje-id Rækkenr. R Leveringsadresse Leveringsadresse - Materiale-/ servicekode Kode for den fakturerede vare O Varenavn Navn på den fakturerede vare M Antal Beskriver antallet af elementer, der er faktureret M Indkøb ordrenummer Indkøbsordrenummeret, som denne faktura linje er relateret til * Enhedspris Hvor meget et stykke koster M Netto i alt Samlet pris for de fakturerede varer før skat R Skat% Skatprocent af denne vare M Moms Momsbeløb * Momsbeløb i <lokal valuta> Momsbeløb i lokal valuta R Brutto i alt I alt (brutto) L Rabat% Mængden af rabat i den valgte valuta. Opdateres automatisk baseret på mængde, enhedspris og rabat%. Rabat Rabatprocent af denne vare - Måleenhed Måleenhed definerer de enheder, hvori de fakturerede punkter måles M Følgeseddelnr. Følgeseddelnr. - Kundeproduktkode Kundeproduktkode - Beskrivelse Beskrivelse af det fakturerede element O Summary Sales Tax Detail Beskrivelse DK Netto i alt Nettobeløb (ekskl. moms) R BRUTTO I ALT Bruttobeløb (inkl. moms) R Momssats i procent Moms/GST-satser anvendt R - Netto i alt Opdeling af det skattepligtige beløb (ekskl. moms) pr. moms-/gst-sats eller undtagelse R Oplysninger om moms beløb Opdeling af momsbeløbet pr. moms-/gst-sats eller undtagelse R Moms Moms-/GST-pligtige beløb i alt (momsbeløb i alt) R Afrundingsbeløb Afrundingsbeløb - Tabel 3. Decimale separatorer

15 KEY IN-VEJLEDNING TIL 15 LEVERANDØRER Sprog Tjekkisk, dansk, nederlandsk (alle varianter), finsk, fransk (alle varianter), tysk, græsk, ungarsk, italiensk, norsk, polsk, portugisisk, spansk, svensk, Engelsk (alle varianter), arabisk Decimal, (komma). (punktum) Download fakturafiler Du kan downloade fakturafiler enten som fakturabillede, der er oprettet af Basware, eller fakturavedhæftede filer ved at bruge fanen Filer på en hvilken som helst fakturaside. Når du logger ind på portalen med din bruger og adgangskode, skal du følge nedenstående trin: 1. Klik på Dokumenter. 2. Gå til den faktura, du vil downloade vedhæftede filer fra, og klik på fakturaens titel. Du kan åbne faktura siden fra fanen Alle, Indbakke, Sendt eller Faktura. 3. Åbn fanen Filer på fakturasiden. 4. Klik på et vedhæftningsikon for at downloade det. Sådan søger du efter en faktura Når du logger ind med din bruger på Basware-siden, kan du få adgang til fanebladet for at se listen over fakturaer, du har sendt eller oprettet ved hjælp af Basware-portalen. Du kan se status for den sidste opdateringstidsstempel og også søge efter et bestemt dokument ved at indtaste nummeret/nøgleordet i søgefeltet.

16 KEY IN-VEJLEDNING 16 FOR LEVERANDØRER