MaxiConnect Version 1.1

Transkript

1 MaxiConnect Version 1.1 Brugervejledning Udgave 1.0 Juli / 17

2 Indholdsfortegnelse 1. Forudsætninger for opsætning af MaxiConnect Installation og opsætning Overordnet beskrivelse af forsendelsesprocessen Dokumentstruktur og aflæsning af parametre Markering af første side af det enkelte brev i brevflettet Aflæsning af modtageradresse Indførsel af data/parametre vha. flettekoder Liste over flettekoder Funktionalitet i MaxiConnect Attachments Vedhæft bilag med MaxiConnect ActiveJobs - Mappen for aktive breve SuccessfulJobs Mappen for fuldendte breve FailedJobs - Mappen for fejlede breve SourcePDFs Mappen for kilde-pdf en Fjernelse af filer efter forsendelse Opsummering af MaxiConnect brugerproces Praktisk eksempel på aflevering via MaxiConnect Connect Support Har du indgået en supportaftale kan du frit benytte vores support på følgende information: Telefon: Mandag til torsdag: Fredag: support.connect@stralfors.dk 2 / 17

3 1. Forudsætninger for opsætning af MaxiConnect Nedenfor er en overordnet beskrivelse af forudsætninger for opsætningen af MaxiConnect. Disse er beskrevet i detaljer i installationsvejledningen MaxiConnect Installation Guide som ligeledes er en del af MaxiConnect-pakken der downloades. 1. Download MaxiConnect Download MaxiConnect via PostNord Strålfors download-site. 2. Certifikater Et gyldigt certifikat af formatet FOCES skal være installeret på brugernes maskiner inden konfigurering af MaxiConnect. FOCES er et Funktionscertifikat udstedt af Digitaliseringsstyrelsen/Nets. Der kræves kun et FOCES for MaxiConnects funktionalitet. Et medarbejdercertifikat (MOCES) er påkrævet for at kunne tilgå Connect Portalen. Læs mere om opsætning af certifikater i MaxiConnect Installationsvejledningen. 3. MaterialeID hos e-boks MaterialeID skal oprettes hos e-boks såfremt man ønsker at kunne sende til den Digitale Postkasse. 4. Afsendersystem og Forsendelsestype Et Afsendersystem og en Forsendelsestype skal være oprettet for MaxiConnect inde i Connect Portalen. Portalen kan tilgåes på et af de to følgende websites: Produktionsmiljø: Testmiljø: Spørg din systemansvarlige om dette eller henvend dig til Connect Support på: support.connect@stralfors.dk eller Lokale administratorrettigheder Sørg for at have lokale administratorrettigheder på den PC hvorpå MaxiConnect skal opsættes. 6. Eventuel kontrol af firewall I tilfælde af, at MaxiConnect ikke sender korrekt, check da evt. jeres firewall: Portene 80 og 443 skal være åbne. 2. Installation og opsætning Læs om installation og opsætningen i MaxiConnect Installation Guide som ligeledes er en del af MaxiConnect-pakken, der downloades. 3 / 17

4 3. Overordnet beskrivelse af forsendelsesprocessen 1. MaxiConnect hotfolder installeret på lokal server (PC). MaxiConnect-hotfolderen er en service der installeres på lokal server. Hotfolderen er direkte tilsluttet den centrale Connect-platform via OIOREST-snitfladen. 2. Skab ét PDF-dokument med alle brevene samlet 2.0 Åbn et eksisterende eller nyt Word-dokument (eller andet skriveprogram). 2.1 Benyt brevflet-funktion til importering af metadata via Excel-ark eller lignende. 2.2 Gem (Word)-dokumentet som et PDF-dokument. PDF-dokumentet skal gemmes med brevflet-funktion med alle brevene samlet i én fil. Flettekoderne &&## (afsnit 4.1) og evt. &&??ParameterNavn="ParameterVærdi"&&?? (afsnit 4.3) indføres i dokumentet. 3. Overfør PDF-dokumentet til MaxiConnect-hotfolderen 3.0 Overfør det nyligt dannede PDF-dokument til MaxiConnect-hotfolderen 3.1 De enkelte breve i dokumentet afsendes automatisk når PDF-filen er lagt i MaxiConnecthotfolder. 3.2 Mapper med logs over jobbet fremkommer i MaxiConnect-hotfolder under og efter afsendelsen. 4. Forsendelserne modtages som digital eller fysisk post. 4.0 Forsendelserne sendes via den centrale Connect-platform og distribueres ud til modtageren enten via Digital Post (e-boks) eller som fysisk post. 4.1 Detaljeret log og statistik over alle individuelle forsendelser kan ses i Connect Portalen. 4 / 17

5 4. Dokumentstruktur og aflæsning af parametre MaxiConnect skal modtage en PDF-fil med en bestemt struktur. Man skal derfor gemme et brevflet eksempelvis fra Word som et PDF-dokument der indeholder alle brevene samlet i én fil. De individuelle breve i filen opdeles af MaxiConnect-servicen når filen overføres til hotfolderen. Brevene afleveres efterfølgende automatisk via Connect-løsningen til individuelle modtagere i enten Digital Post eller som fysisk brev til forskellige adresser. Afsnittene nedenfor beskriver de aspekter man skal tage højde for når man opretter dokumentstrukturen. 4.1 Markering af første side af det enkelte brev i brevflettet For at opmærke starten af det individuelle brev i det overordnede brevflet, skal koden &&## anføres på første side! For at mindske den visuelle effekt i brevet hos modtageren kan selve koden &&## fjernes automatisk inden afsendelse vha. en funktion der kan aktiveres i MaxiConnect. Eller det kan skrives med hvide skrifttyper. Det anbefales dog at aktivere automatisk fjernelse af koden ved afsendelsen. Læs mere om dette under afsnittet Configuration i MaxiConnect Installation Guide. Optimal placering for denne kode er i dokumentets top. Placér den ikke i dokumentets header eller footer. 4.2 Aflæsning af modtageradresse MaxiConnect aflæser automatisk modtageradressen i det område der svarer til brevrudefeltet på en kuvert. Modtageradressen skal være på den første side i brevet og er placeret 41 mm fra toppen og 20 mm fra venstre. Området er 21 mm højt og 60 mm bredt. Teksten indenfor brevrudefeltet opfattes af MaxiConnect som modtageradressen. Adressen påvirker således hvilken portokategori der benyttes såfremt brevet ender som fysisk post, idet der skelnes mellem danske og udlandske postnumre. Teksten i dette felt kan ofte startes 2-3 linjeskift fra dokumentets top, dog afhængigt af skriftstørrelse og linjeafstand. Denne kode indikerer første side i et brev Navn og adresse-felt 5 / 17

6 For dokumentation og aftestningsmuligheder for placering af adresseinformation henvises til: Brevets layout kan testes på Indførsel af data/parametre vha. flettekoder Forsendelsesparametre/metadata kan hentes direkte i brevet. Modtageradresse og CPR/CVR kan læses direkte fra modtageradressefeltet i PDF-filen. Disse værdier findes og anvendes kun, hvis de ikke er fundet via opmærkning. Øvrige parametre er som udgangspunkt sat op i den Forsendelsestype der benyttes. Dog kan man tilføje nye eller overskrive eksisterende vha. flettekoder på en separat side sidst i dokumentet. Generelt gælder det, at parametre fra flettekoder har højeste prioritet, dernæst fra parameterfil og sidst fra forsendelsestypen. Dog under den forudsætning, at de regler der er opsat i Forsendelsestypen overholdes! Flettekoder har formen: &&??ParameterNavn="ParameterVærdi"&&?? &&?? indikerer start og slutning på flettekoden. ParameterNavn er navnet på parameteren der ønskes at blive tilført. ParameterVærdi er værdien for parameteren i anførselstegn. I de tilfælde hvor parameteren består af en begrænset liste af værdier, skal værdien matche en af disse. Se listen på næste side over muligheder. Vigtig info vedr. anførselstegn i flettekoder Anførselstegn i flettekoden skal være såkaldte straight qoutes ( " " ). Word omsætter ofte straight qoutes til smart qoutes ( ) vha. autokorrektur. Er dette tilfælde tast da Ctrl+Z umiddelbart efter indtastning af anførselstegn, så bliver det rettet tilbage til straight qoutes. Hvis en side indeholder flettekoden &&??ParameterNavn="ParameterVærdi"&&?? opfattes dette som en opmærkningsside. Dette betyder at dataen fra flettekoden overføres som parametre for forsendelsen samtidigt med at siden hvorpå flettekoden står skrevet fjernes i den endelige forsendelse. Flettekoder skal indføres på sidste side i det enkelte opsplittede dokument, og der forventes derfor enten en efterfølgende side med &&## eller slutning på fil. 6 / 17

7 Eksempel på flettekode: &&??SimplexDuplex="Simplex"&&?? Eksempel på flettekoder, hvis der er flere parametre: &&??SimplexDuplex="Simplex"&&?? &&??CPRCVR=" "&&?? &&??FarveSH ="SH"&&?? Eksempel på flettekode for skjult side 7 / 17

8 4.4. Liste over flettekoder Parameternavn Type/ Mulige værdier Kommentar ForsendelseTypeId Id på Forsendelsestype (tal) Id for forsendelsestypen, som er oprettet i Connect Portalen. Bilag Sti Eksempel: &&??Bilag="C:\Users\erkkil\Documents\Pare nthesistest.pdf"&&?? Kanal Digital post Fysisk post Sættes denne parameter, overskrives kanalvalget på forsendelsestypen, og der vil KUN sendes til flettekodens kanaltype. Ved ikke at nævne kanalvalg i en flettekode, lader man forsendelsestypen definere prioritersingsrækkefølgen. CPRCVR CPR-nummer (10 cifre) CVR nummer (8 cifre) TilgaengeligDatoTid Dato i formatet: dd-mm-åååå Dato for offentligørelse I Digital Post (må højst være 5 dage fremad) Kvitteringstype Ingen Alle Kun fejl Kvitterings Fritekst Skal Titel Fritekst Fritekstfelt, max 50 tegn, hvis forsendelsen er til e-boks SimplexDuplex Simplex Duplex FarveSH SH Farve Kuverttype C4 C5 Postkategori Prioritaire Economique Bulk Hastebrev Ja Nej Enhed Friekst MaxiConnect identificerer ikke brugeren der afsender brevene, idet programmet er en hotfolder-service. Man kan derfor med fordel indskrive sit brugernavn her for at fremsøge det i Connect Portalens Forsendelseslog. Konteringsgruppe Fritekst Fritekstfelt PaatrykBrevdato Ja Nej 8 / 17

9 5. Funktionalitet i MaxiConnect Strålfors MaxiConnect hotfolder installeres som default i mappen: C:\ProgramData\Straalfors\MaxiConnect på den server der kører MaxiConnect-servicen. Denne mappe kan så deles ud via sædvanlig netværksteknik. Under processen af en afsendelse oprettes en række mapper der følger forløbet af afsendelsen. 5.1 Attachments Vedhæft bilag med MaxiConnect Der er to muligheder for at vedhæfte bilag til brevene med MaxiConnect 1.1: 1. PDF-dokumentet med brevene kan indeholde en flettekode til en sti hvor vedhæftningen ligger. Denne sti skal være set ud fra servicen MaxiConnect på serveren. Eksempel: &&??Bilag="C:\Users\UserName\Documents\BilagTest.pdf"&&?? Dette er anbefalet i MaxiConnect for vedhæftning af bilag. 2. Før forsendelsen overføres, kan man i roden af MaxiConnect-hotfolder oprette en ny mappe ved navn Attachments eller attachments. Man kan herefter overføre et eller flere bilag til denne mappe. Når selve forsendelsesfilen (PDF-dokumentet med brevene) efterfølgende overføres til MaxiConnect-hotfolder, vil filerne i Attachments -mappen automatisk blive vedhæftet hvert enkelt brev i afsendelsen. Sørg altid for at fjerne eksisterende/gamle bilag fra Attachments -mappen før forsendelse af nye breve foretages!! OBS! Mulighed nummer 2 anbefales ikke hvis flere brugere benytter en fælles server for MaxiConnect-hotfolder. 9 / 17

10 5.2 ActiveJobs - Mappen for aktive breve En afsendelse startes ved at flytte original PDF-filen over i MaxiConnect-hotfolderen. Overførslen til hotfolderen skaber en undermappe i ActiveJobs -mappen, hvor undermappen navngives efter den originale PDF-fil. Opsplitningen og afsendelse starter automatisk herefter og danner en række dokumenter i undermappen svarende til antallet af de individuelle breve der sendes. Dokumenterne navngives hver især med et unikt forsendelsesid (fx 1ec59f4f f-85a3- ea05bfab314e.pdf) Dokumenterne i denne mappe er dynamiske, dvs. de færdigbehandlede dokumenter flyttes til enten SuccessfulJobs- eller FailedJobs-mappen. 5.3 SuccessfulJobs Mappen for fuldendte breve De enkelte breve kan ses i mappen SuccessfulJobs såfremt Connect-platformen har kvitteret positivt for modtagelsen. Der bliver oprettet en undermappe med navnet på originaldokumentet. I denne folder bliver der placeret 3 filer for hver afsendelse. - En PDF-fil som repræsenterer det brev der sendes videre til Connect (altså uden den sidste parameterside med flettekoder). - En XML-fil som indeholder den OIOREST-xml del som har været brugt i overførslen. Denne indeholder altså styringsparametre. - En LOG-fil som indeholder kvittering for afsendelsesforløbet og de høstede parametre fra brevet. Navngivningen af disse filer er baseret på det AfsendelsesID som er blevet tildelt den enkelte forsendelse, denne navngivning kan bruges til at finde forsendelsen i Connect Portalen. 5.4 FailedJobs - Mappen for fejlede breve Hvis der under afsendelsen de enkelte breve opstår fejl, vil de pågældende filer ikke ende i SuccessfulJobs-mappen men derimod i FailedJobs-mappen. Her bliver ligeledes oprettet en undermappe med navnet på originaldokumentet. I denne mappe bliver der placeret 3 filer for hver forsendelse. - En PDF-fil som er det dokument der er forsøgt at blive afsendt via Connect (altså uden den sidste parameterside med flettekoder). - En LOG-fil der indeholder fejlbeskrivelsen som modtaget fra den central Connect-platform og de høstede parametre fra brevet. Navngivningen af disse filer er baseret på det AfsendelsesID som er blevet tildelt den enkelte forsendelse, denne navngivning kan bruges til at finde forsendelsen i Connects Portal. 10 / 17

11 5.5 SourcePDFs Mappen for kilde-pdf en Hertil overflyttes den originale PDF-fil med alle de flettede breve til opslitning efter endt behandling. Den komplette log over forsendelserne kan kontrolleres i Forsendelsesloggen på Connect Portalen ( 5.6 Fjernelse af filer efter forsendelse Det er afsenders eget ansvar at slette den akkumulerede information fra MaxiConnect-hotfolder. Tænk her på at dokumenterne eventuelt kan indeholde følsomme data. 11 / 17

12 6. Opsummering af MaxiConnect brugerproces 1. Opret dit PDF-dokument med dine breve For at sende breve med MaxiConnect skal man oprette et PDF-dokument med en særlig struktur. 2. Placér dokumentet i MaxiConnect-hotfolder Når PDF-dokumentet er klar, placeres det i MaxiConnect-hotfolderen (f.eks. C:\ProgramData\Straalfors\MaxiConnect ). Placér eventuelt et eller flere bilag i Attachments -mappen inden overførsel af hoveddokumenterne. Se afsnit Hotfolder-servicen overtager automatisk Herefter kan man forvente at PDF-filen forsvinder fra hotfolderen, og der optræder et tilsvarende dokument i folderen ActiveJobs. 4. Kontrollér afsendelsens forløb I ActiveJobs vil der optræde de enkelte forsendelser (Kuverter) som er resultatet af opsplitningen af hoveddokumentet. Her vil de enkelte dokumenter optræde under afsendelsens forløb. 5. Kontrollér brevenes slutstatus Når transmissionen til den centrale Connect-platform er afsluttet, vil filerne blive flyttet til SuccessfulJobs eller FailedJobs afhængigt af status. 6. Kontrollér den samlede afvikling Efter hele behandlingen af originaldokumentet er afsluttet vil der optræde en fil i roden af MaxiConnect-hotfolderen. Denne fil vil have det originale navn med endelsen.log. I denne logfil er der noteret en sammenfatning af antallet af fundne dokumenter i originalfilen og antallet af succesfulle/fejlede afleveringer. Hvis brugeren har direkte adgang til hotfolderen (via en delt løsning) kan dette bruges til at sikre sig korrekt afvikling. 12 / 17

13 7. Praktisk eksempel på aflevering via MaxiConnect Som eksempel på at få dannet passende PDF-filer til at overføre til MaxiConnect-hotfolderen, beskrives herunder en flettesituation fra tekstbehandlingsprogrammet Word. Der vises et eksempel med to-siders brev samt en opmærkningsside til indførsel af øvrige data/parametre: to-siders brev Opmærkningsside 13 / 17

14 1. Oprettelse af brevstrukturen i Word På første side af fletteskabelonen indsættes flettekoden &&## som indikation på starten af et brev. Flettefelter indføres ligeledes de steder, hvor man ønsker at indføre specifik data. 2. Oprettelse af opmærkningsside med parametre Opmærkningssiden skal altid være på sidste side i det enkelte brev. Udfør et sektoins eller sideskift for at oprette en ny/sidste side. På denne side noteres en række styringsparametre vha. flettekoder med formen &&??ParameterNavn="ParameterVærdi"&&??: 14 / 17

15 3. Færdiggørelse af brevflettet 1. I Word findes fanen Brevflet ( Mailings ) hvor man kan tilføje flettefelter ved at importere data, eksempelvis fra en Excel-fil. 2. Se evt. resultatet for hvordan de flettede breve ser ud under Preview results. 3. For at producere brevene vælges Afslut / Finish and merge. Her kan passende vælges en PDF-printer, som Acrobat, Bullzip, dopdf, tinypdf eller lign. 4. Overførsel til MaxiConnect hotfolder De fleste af disse virtuelle printere kan indstilles til at aflevere i en bestemt mappe. A. Man kan vælge at lægge det direkte i den delte server, så filen ender direkte på MaxiConnecthotfolderen. B. Man kan også vælge at gemme PDF-filen i en anden mappe og derefter manuelt overføre denne til hotfolderen, når man er klar til at foretage forsendelsen. Dette anbefales. 15 / 17

16 5. Processen i MaxiConnect I MaxiConnect-hotfolderen sker følgende automatisk efter overførslen af PDF-dokumentet, i dette tilfælde med filnavnet ku_flet1000_phenri_(...).pdf. Når filen er afleveret i hotfolderen overtager MaxiConnect-servicen ved at flytte filen over i en undermappe kaldet ActiveJobs: Under den automatiske opsplitning af PDF-filen oprettes de individuelle forsendelser i ActiveJobsmappen hvorefter de afsendes til modtagerne via Connect. Afhængigt af hvordan forsendelserne forløber, overflyttes de enkelte dokumenter enten til SuccessfulJobs - eller FailedJobs -mappen. FailedJobs-mappen vil indeholde logfiler for de fejlede dokumenter. Logfilerne indeholder meddelelser for årsagen til fejlen. 16 / 17

17 Herunder ses strukturen for filerne i SuccessfulJobs-mappen: 6. Afslutning af jobbet Når samtlige forsendelse er afleveret flyttes originalfilen til SourcePDFs-mappen og der oprettes en logfil i hotfolder-roden med det originale filnavn, i dette tilfælde ku_flet1000_phenri_(...).pdf : Eventuel gensendelse af fejlede breve Logfilen indholder data omkring alle de identificerede forsendelser fra PDF-filen: Hvor mange der var succesfulde og hvor mange der fejlede. Man vil efterfølgende aktivt skulle gensende fejlede breve. Se evt. på logfilerne i FailedJobs-mappen for årsager til de fejlede breve. 17 / 17