BYG og MILJØ Håndbog. Her kan du læse om indhold, implementering, integrationer mv.

Transkript

1 BYG og MILJØ Håndbog Her kan du læse om indhold, implementering, integrationer mv.

2 August 2015 Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Baggrund for Byg og Miljø... 3 Indhold og funktionalitet... 4 Systemoverblik... 6 Regelmatrice... 6 Data i Byg og Miljø... 7 Integrationer... 8 Teknisk information om snitflade... 8 Nytteværdien af Byg og Miljø... 9 Før- og eftermåling på Byg og Miljø... 9 Idriftsættelse af Byg og Miljø i den enkelte kommune Implementering af Byg og Miljø i kommunerne Uddannelse Tekniske og praktiske forudsætninger Kommunikation og markedsføring Er der et call-center for borgere og virksomheder? Anbefalinger i KL s Budgetvejledning 2013 vedr. budgetår Tilmelding, pris og leverandør Kan man stadig nå at tilmelde sig Byg og Miljø? Hvad koster Byg og Miljø? Hvad er løbetiden for Byg og Miljø kontrakten? Spørgsmål? Bilag Deling af projekt mellem parter Brug af Digital Post

3 Indledning Denne håndbog har til sigte at give svar på mange af de spørgsmål, som kommunen kan have i forbindelse med Byg og Miljø. Håndbogen ajourføres løbende. Byg og Miljø er en webbaseret selvbetjeningsløsning til borgere og virksomheder, der vil ansøge om byggetilladelse eller visse sagstyper på miljøområdet herunder; jordvarme, naturaktiviteter, vandindvinding, tag- og overfladevand eller spildevand og olietanke. Byg og Miljø udvides yderligere i 2015 med den virksomhedsrettede miljøudvidelse. Udvidelsen omfatter ansøgning og anmeldelser vedrørende miljøgodkendelser i henhold til miljøbeskyttelsesloven, ansøgninger om spildevandstilladelser samt VVM-screening m.fl. Når løsningen tilgås, vil ansøgeren blive ledt gennem de dokumentationskrav, som er nødvendige for netop deres ansøgning. Når ansøgeren har indsendt sin ansøgning, "udstiller" løsningen de indsamlede data for kommunens sagsbehandlere. Gennem en GIS-baseret søgning vil Byg og Miljø give et førstehåndsindtryk af mulige konflikter i forhold til anden lovgivning - primært arealreguleringen. Kommunen vil dog fortsat skulle udstede byggetilladelse mm. Primo 2013 blev der valgt leverandør til Byg og Miljøløsningen efter udbud. Schultz Information blev valgt som leverandør med Atkins (GIS-området) og SortHvid (brugervenlighed) som underleverandører. TDC Hosting står for driften af løsningen, som blev idriftsat d. 31. marts Alle 98 kommuner er tilsluttet Byg og Miljø, og pr. 1. december 2014 blev det obligatorisk at indsende alle byggeansøgninger via Byg og Miljø. Ud over kommunerne er også Kulturstyrelsen tilsluttet Byg og Miljø, da løsningen medtager områder vedrørende arbejde på fredet byggeri. Baggrund for Byg og Miljø Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi for indebærer, at der på teknik- og miljøområdet skal skabes bedre service, effektiviseringer og bedre grundlag for forvaltning ved at fokusere på tre indsatsområder: Selvbetjening, omlægning af forvaltningsprocesser og effektiv dataforvaltning. Teknisk Forvaltning i kommunerne vil være ledende mht. at sikre borgernes anvendelse og nytte af digitalt baserede selvbetjeningssystemer og dialogbaserede processer med borgere og virksomheder. Indsatser og mål: Etablering og anvendelse af flere digitale selvbetjeningsløsninger i sektoren. Mål: alle kommuner har mindst otte nye selvbetjeningsløsninger i 2015 og borgerne tilskyndes til at anvende disse. Udbredelse af digital byggesagsbehandling. Mål: 80 kommuner har implementeret digital ansøgning i % af ansøgere benytter dette. (Fra Den fælles kommunale Digitaliseringsstrategi ) 3

4 På baggrund af Den fælleskommunale Digitaliseringsstrategi bad KL KOMBIT om at iværksætte et udbud vedr. en digital selvbetjeningsløsning på byggesagsområdet, der skulle gøre det muligt for kommunerne at leve op til strategien. Udbuddet på løsningen blev gennemført i 2012 og kom yderligere til at omfatte fem områder på miljøområdet; jordvarme, naturaktiviteter, vandindvinding, tag- og overfladevand eller spildevand og olietanke, da ansøgninger på miljøområdet gennemløber de samme trin som byggesagsansøgninger. Bølgeplan 3 I 2014 blev endnu flere serviceområder og selvbetjeningsløsninger obligatoriske at anvende digitalt. Herunder bl.a. Ansøgning om byggetilladelse mv. og Anmeldelse af byggearbejde mv. som blev obligatoriske pr. 1. december Indhold og funktionalitet Løsningen dækker samtlige ansøgninger på byggesagsområdet (hele bygningsreglementet BR15). Der er endvidere indgået et samarbejde med Kulturstyrelsen, som betyder, at løsningen yderligere medtager ansøgninger vedrørende byggearbejder på fredet byggeri. På miljøområdet dækker løsningen foreløbig fem områder: Jordvarme Anmelde, ansøge og sløjfe jordvarme, både vandrette og lodrette anlæg samt fordampningsanlæg, dvs. jordvarmebekendtgørelsen. Nyt jordvarmeanlæg, lodret + boring Nyt jordvarmeanlæg, vandret Nyt jordvarmeanlæg uden brine (fordampningsanlæg) Sløjfning af vandret jordvarmeanlæg Sløjfning af lodret jordvarmeanlæg Sløjfning af jordvarme uden brine (fordampningsanlæg) Vandvinding Ansøgning af ændringer i indvindingstilladelser for vandværker, private og erhverv. Ansøgninger om nye indvindinger inklusive eventuel boring til indvinding for vandværker, private og erhverv. Erhverv kan f.eks. være landmænd vedrørende markvandinger eller industrier til kølevand. Anmeldelse af sløjfning af brønde og boringer. Ny erhvervsindvinding, overfladevand Fornyet erhvervsindvinding Ny enkeltvandsindvindingstilladelse, overfladevand Fornyet enkeltvandindvindingstilladelse Nyt alment vandværk, overfladevand Ændret kildeplads og/eller boring, vandværk Ændret vandbehandling, vandværk Ændring af indvindingstilladelse til alment vandværk Fornyet indvindingstilladelse til alment vandværk Sløjfning af brønd, boring Oplysning om historisk sløjfning af brønd, boring 4

5 Ny erhvervsindvinding eller væsentlige ændringer, der kan sidestilles hermed, boring Ny enkeltvand eller væsentlige ændringer, der kan sidestilles hermed, boring Nyt alment vandværk, boring Olietanke Anmeldelse af etablering og sløjfning af olietanke under liter. Sløjfning af olietank Oplysning om historisk sløjfning af olietank Anmeldelse af olietank Anmeldelse af overjordisk olietank, indendørs under liter og med overjordiske rørsystemer, der ikke er indstøbte eller indmurede Natur Dispensationer til aktiviteter i natur efter Museumsloven (sten- og jorddigesager) og efter Naturbeskyttelsesloven ( 3-sager). Anmeldelser af aktiviteter i Natura 2000 områder efter Habitatbekendtgørelsen (Natura 2000 sager). Forespørgsler på naturbeskyttelsesstatus i henhold til bekendtgørelse om beskyttende naturtyper 8. Ændre sten- eller jorddige Naturbeskyttelse, forespørgsel på status eller foranstaltning Natura 2000, ændre tilstand eller drift Byggeri eller etablering af andet anlæg på naturbeskyttet areal Etablering af ny sø, vandhul eller regnvandsbassin Ændring af eksisterende sø, vandhul eller regnvandsbassin Opdyrkning, omlægning eller dræning af naturbeskyttet areal Tilplantning af naturbeskyttet areal Udsætning af dyr i sø eller vandhul Ændring eller sløjfning af naturbeskyttet areal Tag-overfladevand eller spildevand Husspildevand og tilsvarende. Tag- og overfladevand (regnvand, og dermed ikke industrispildevand (processpildevand). Opsamling, udledning og nedsivning samt tilslutning, dvs. lovens 19 og 28. Tilslutning af tag- og overfladevand til kloak Tilslutning af spildevand til kloak Opsamling af tag- og overfladevand Opsamling af spildevand i samletank Pileanlæg med membran til opsamling af spildevand Udledning af tag- og overfladevand Udledning af spildevand renset i minirenseanlæg Udledning af spildevand renset i biologisk sandfilteranlæg Udledning af spildevand renset i nedsivningsanlæg mindre end 25 meter fra vandløb Udledning af spildevand renset i beplantet filteranlæg Udledning af spildevand renset i naturrenanlæg Nedsivning af tag- og regnvand Nedsivning af spildevand Nedsivning af spildevand i åbent pileanlæg Nedsivning i faskine af spildevand renset i minirenseanlæg Nedsivning i faskine af spildevand renset i beplantet filteranlæg Nedsivning i faskine af spildevand renset i naturrenanlæg 5

6 Systemoverblik I bilag sidst i dokumentet ses en illustration af, hvordan projekter kan deles af flere parter. Regelmatrice Med hjælp fra kommunale sagsbehandlere på bygge- og miljøområdet samt Kulturstyrelsens område er der udarbejdet en matrice, som dækker lovgivningen bag alle de sags- og aktivitetstyper, der er indeholdt i Byg og Miljø. Aktivitetstyperne er opmærket med alle forekommende dokumentationskrav, som ansøgeren vil blive stillet overfor, når han/hun ansøger om en tilladelse. Nedenstående figur viser et udsnit fra regelmatricen. Seneste udgave af Regelmatricen for bygge- og miljøområdet kan du finde i vores implementerings-kit: 6

7 Data i Byg og Miljø Byg og Miljø trækker på eksisterende fællesoffentlige data, som er relevante for ansøgningen. Se eksempler på datakilder i figuren herunder. Supersøger, GST Kortforsyningen, GST GeoKeys, GST Reverse geokoding af matrikler Bygningsgeometri (WFS) Adressesøgning Matrikelsøgning Matrikler(WMS/WFS) Baggrundskort(WMTS) virksomhedsadresse CVR FOT Fredning/bevaringsværdighed (WFS) Byg og Miljø Bopælsadresse FBB korttjeneste Fredningsomfang zonekort (WFS) konfliktsøgning (WFS/WMS) Ejendomsdata (BBR) Ejerforhold Ejendomssøgning CPR konfliktsøgning (WFS/WMS) OIS FBB OAI-PMH KOMBIT SERVICEPLATFORM PlansystemDK Miljøportalen, DAI GIS-data Byg og Miljø trækker på GIS-data fra en række fællesoffentlige registre via WFS/WMS. GIS-data anvendes i løsningen til en række formål, herunder: Søgning/udpegning af beliggenhed Mulighed for at indtegne i tilhørende kort Konfliktsøgning i henhold til opsatte regler for hver enkelt sagstype/aktivitet Udløsning af relevante dokumentationskrav på baggrund af konfliktsøgning Logisk filtrering af relevante sagstyper i det guidede forløb. Således vil man ikke blive præsenteret for en gylletank, hvis man bor i en lejlighed på 2. sal. Sagsbehandlerne modtager, sammen med selve ansøgningen fra borgeren/virksomheden, en konfliktsøgningsrapport, hvor det er muligt at se de af systemet undersøgte konflikter. Eventuelle indtegnede nye GIS objekter vil være vedhæftet ansøgningen til kommunen som GML. Fremadrettet forventes yderligere fællesoffentlige datakilder at kunne indgå i løsningen. Dette kunne eksempelvis være som følge af FKG (Fælleskommunale Grunddata). 7

8 Kommunens egne data Kommunernes lokale GIS-data kan lægges på løsningen, i den udstrækning de er organiseret ud fra fælles standarder. Det tilrådes dog kun at lægge disse data ind i meget begrænset omfang, da det vil gå ud over brugervenligheden, hvis ansøgeren ser alt for mange GIS-lag på én gang. Lokale data vil kunne udstilles, men løsningen vil ikke fremkomme med dokumentationskrav til ansøgeren i forhold til de udstillede lokale data. Historiske byggesager og lokale kommuneplanrammer Historiske byggesager er ikke en fuldt integreret del af løsningen, da området ikke er standardiseret. Den enkelte kommune har mulighed for at angive et link til deres historiske byggesagsarkiv, hvis det er tilgængeligt online. Det samme gør sig gældende med kommuneplaner mv., der ikke ligger på plansystem.dk. Datakvalitet Data hentes ind i Byg og Miljø, i den foreliggende kvalitet i de tilgængelige registre jf. ovenstående figur. Det er ikke en forudsætning at ændre på data for at tage løsningen i brug, men jo bedre datakvaliteten er, jo bedre grundlag for bedre kvalitet i ansøgningerne. Integrationer Løsningen stiller åbne OIOXML-snitflader til rådighed med mulighed for at integrere til andre systemer. Det er således op til den enkelte kommune at etablere systemintegration fra eget ESDHog/eller fagsystem til Byg og Miljø, og automatisere opgaver med sags- og dokumenthåndtering, samt opdatering af sagsstatus. Som alternativ til systemintegration tilbyder Byg og Miljø en web-brugergrænseflade, der giver mulighed for, at kommunen manuelt kan hente og aflevere dokumenter og oplysninger i systemet. Teknisk information om snitflade Den tekniske information består af følgende dokumenter (med forbehold for ændringer eller tilføjelser). 1. Snitfladebeskrivelse fra Schultz Informations designrapport. Dette dokument indeholder en beskrivelse af de to webservices, der udgør snitfladen, med gennemgang af de enkelte operationers anvendelse og formål. Hertil hører to bilag - Indsendelse af meddelelse og besvarelse af meddelelse. Alle tre dokumenter kan ses under "Downloads" nederst på denne side: Samme sted kan følgende ses: 2. Link til WSDL-fil for sagsbehandling SOAP webservice i testmiljø klik her. 3. Link til WSDL-fil for Konfiguration SOAP webservice i testmiljø klik her. 4. Link til WSDL-fil for Beskedfordeler SOAP webservice i testmiljøet - klik her. 8

9 Nytteværdien af Byg og Miljø Gevinsterne ved Byg og Miljø fremkommer først og fremmest af, at kommunerne vil modtage ansøgninger digitalt med rette dokumentation fra begyndelsen. Derved kan sagsbehandleren spare tid i selve ansøgningssituationen, fordi der er færre tvivlsspørgsmål, der skal besvares, og fordi det i mindre omfang vil være nødvendigt at spørge efter supplerende oplysninger. FØR EFTER Myndigheden modtager i langt højere grad den rigtige og nødvendige dokumentation første gang. Byg og Miljø Konsolideret og ensartet ansøgningsforløb for bygge- og miljøsager. Guidet forløb sikrer højere kvalitet i ansøgninger. Minimalt tilbageløb, hurtigere behandling. Realiseringen af business casen for Byg og Miljø forudsætter naturligvis, at borgerne rent faktisk også benytter sig af løsningen. Derfor har KOMBIT arbejdet målrettet med brugervenlighed og brugertilpasning i forbindelse med udviklingen af Byg og Miljø. KOMBIT sendte ifm. lanceringen i marts 2014 samtlige tilsluttede kommuner en kommunikationspakke til at støtte kommunerne i den lokale markedsføring af løsningen over for borgere og virksomheder. Du finder dele af kommunikationspakken her: Byg og Miljø kommunikation. Lige så vigtig som selve markedsføringen er det, at kommunen fører en bevidst strategi for at få borgere og virksomheder over på den digitale kanal. Før- og eftermåling på Byg og Miljø I pilotprojektet forud for Byg og Miljø-projektet blev der gennemført en før- og eftermåling. Udover at resultatet af før- og eftermålingen dengang viste en ringe effektivisering i kommunen, så blev 9

10 metoden til at lave før- og eftermåling, og afrapporteringen heraf, stærkt kritiseret af de deltagende kommuner. Ambitionen i Byg- og Miljøprojektets Byg-del var derfor, at projektet skulle gøre brug af en bedre og mere uangribelig model for at lave før- og eftermåling, og samtidig sikre en måling af, om den effekt, der blev forudsat i Den fælleskommunale digitale strategi, rent faktisk blev indfriet. Der har ikke tidligere været standardmetoder at læne sig op ad, og sagsområdet var ikke standardiseret, dvs. at sagsbehandlingen i kommunerne indtil implementeringen af Byg og Miljø, har været uensartet. Det er i projektets styregruppe besluttet, at der vil blive gennemført en spørgeskemaundersøgelse, hvor der er fokus på, hvad Byg og Miljø betyder for antallet af fejl og mangler i de ansøgninger, der sendes ind. KL s analyseenhed vil bistå projektet med at gennemføre en gentagende spørgeskemaundersøgelse. Hvis man som kommune ønsker en mere dybdegående før- og eftermåling, må den enkelte kommune selv forestå en sådan. Idriftsættelse af Byg og Miljø i den enkelte kommune Implementering af Byg og Miljø i kommunerne Det anbefales, at den enkelte kommune overvejer, hvordan Byg og Miljø bedst implementeres i kommunen under hensyntagen til lokale forhold. Som hjælp og inspiration til implementeringen har KL og KOMBIT udviklet et implementerings-kit. I implementeringskittet kan du finde en række præsentationer, dokumenter og værktøjer, som kan bidrage til implementeringsindsatsen. Eksempelvis er der et inspirationsmateriale fra Horsens og Københavns Kommune, Erfaringer fra DOB-kommuner, personas mv. Vi vil løbende opdatere siden med relevant materiale i forbindelse med uddannelse og implementering. Se implementeringspakken på dette link. Uddannelse KOMBIT og Schultz Information har udbudt uddannelse til alle kommuner. Det overordnede formål for uddannelsesforløbet har været, at: Forstå det overordnede formål med systemet Lære systemfunktionalitet både set fra borger- og sagsbehandlerperspektiv. Være klædt på til at vejlede borgerne i selvbetjeningsløsningen. For administratorer og superbrugere få redskaber til at sikre god formidling. Det overordnede koncept for uddannelsen var train-the-trainer, hvor Schultz Information underviste administratorer og superbrugere. Superbrugerne har efterfølgende haft til ansvar at uddanne de kommunale slutbrugere (sagsbehandlere og borgerservicemedarbejdere). Det var derfor en integreret del af uddannelsen, at få redskaber til at undervise andre i løsningen (train-the-trainermodulet målrettet superbrugere). 10

11 Du finder vejledningerne fra undervisningen på Schultz hjemmeside her. Tekniske og praktiske forudsætninger Adgang til internet Der skal være adgang til internet. Løsningen understøtter følgende browsere og versioner: Internet Explorer 8-10, optimeret til 9-10 Nyeste version af: o Google Chrome o Mozilla Firefox o Apple Safari 5. Link fra kommunens hjemmeside til Byg og Miljø Borgere og virksomheder tilgår Byg og Miljø på adressen normalt via kommunens hjemmeside eller via borger.dk eller virk.dk. Når der skal linkes fra kommunens hjemmeside til Byg og Miljø skal linket indeholde et kommune-id. Følgende skrives i URL en: ( xyz = kommunekode). Den korrekte måde at danne et kommunespecifikt link på er: <xyz> erstattes af kommunenummeret. F.eks. Københavns Kommune med kommune nr. 101: Den tilsendte markedsførings- og kommunikationspakke indeholder bl.a. en række Byg og Miljø bannere til web, der kan bruges som blikfang på kommunens hjemmeside. Oprettelse af sagsbehandlere i DMP Byg og Miljøs sagsbehandlerdel tilgås via Alle sagsbehandlere, der skal arbejde med ansøgninger i Byg og Miljø, skal oprettes i DMP (Danmarks Miljøportal). Alle kommuner er i forvejen oprettet hos DMP og har lokale DMPadministratorer. De lokale DMP-administratorer skal oprette sagsbehandlerne i DMP ( Det gøres i DMP: Hvor der skal gives adgang til: Byg og Miljø Fagsystem Med tildeling af følgende roller: For sagsbehandlere/medarbejdere: 11

12 bygogmiljoe_sagsbehandling_myndighed For sagsbehandlere/medarbejdere, der skal kunne tilføje tekster: bygogmiljoe_tekster_myndighed For sagsbehandlere/medarbejdere, der skal kunne trække statistik for myndigheden: bygogmiljoe_statistik_myndighed N.B. Single sign (SSO) Der har været udfordringer med oprettelse af brugere via DMP for kommuner med single sign on (SSO). Det har typisk været lokale opsætninger, som har drillet. På baggrund af dette har KOMBIT anmodet DMP om at udsende en særlig vejledning til kommuner med SSO. Se evt. nedenstående vejledninger fra DMP til administratorer/it-afdeling: Miljøportal FAQ Til brugeradministratorer Integration til ESDH- og fagsystemer Find relevant materiale til 3. partsleverandører her: Support og servicedesk Support Der er adgang til support på tlf Servicedesk Schultz har tillige en Servicedesk-portal til Byg og Miljø, hvor registrerede brugere (superbrugere) kan indrapportere eventuelle fejl direkte. Her er fx også mulighed for at vedhæfte skærmbilleder etc. Servicedesken kan tilgås på Oprettelse af brugere i Servicedesk Hver kommune/myndighed kan få oprettet to registrerede brugere (superbrugere) til Servicedesk-portalen. Der skal derfor udpeges to personer fra hver kommune, der får adgang til Servicedesk-portalen. Oplysninger om navn, og kommune/myndighed sendes til bm@kombit.dk Derefter oprettes superbrugerne som requesters i Servicedesken og de vil få tilsendt en vejledning i, hvordan man opretter incidents og service-forespørgsler. Uddannelsesmiljø Adgang til uddannelsesmiljø 12

13 Når superbrugerne har været på uddannelse og derefter skal undervise egne kolleger, kan det ske i et uddannelsesmiljø, hvor der også er mulighed for at afprøve løsningen fra ansøgers perspektiv. Den borgerrettede del tilgås her: Som borger skal man logge ind på flg. vis: borger-xx-kkk XX: løbenr (01-99) KKK: kommunekode (jeres eget kommunenr.) Password: Test1234 Sagsbehandlerdelen tilgås her: Som sagsbehandler skal man logge ind på flg. vis: sagsbehandler-xx-kkk XX: løbenr (01-99) KKK: kommunekode (jeres eget kommunenr.) Password: Test1234 Kommunespecifik information Der er mulighed for at oprette kommunespecifik information i Byg og Miljø: 1) Den sorte footer nederst på siden bør indeholde kommunens kontaktoplysninger som fx adresse, telefon, åbningstider, link til relevant sted på hjemmeside eller til punktet Myndighedsinformation i Byg og Miljø. 2) Evt. særlig tekst på kvitteringssiden, som ansøgeren ser efter indsendelse af sin ansøgning. Det kan fx være link til kommunens takster eller information om, hvad ansøger kan forvente af det videre forløb. 3) Myndighedsinformation. Der vil under Introduktion til Byg og Miljø, som man kan tilgå fra forsiden, være mulighed for at få specifik myndighedsinfo for alle de myndigheder, som er en del af løsningen. Se i øvrigt leverandørens vejledninger her. 13

14 Kommunikation og markedsføring Kommunikationen og markedsføringen af Byg og Miljø over for slutbrugerne (borgere, rådgivere og virksomheder) er essentiel, fordi løsningens succes og dermed de forventede gevinster er afhængige af, at slutbrugerne tager løsningen til sig. Én af de store udfordringer i forbindelse med markedsføringen er, at løsningens målgruppe er en så stor og forskelligartet gruppe; lige fra større konstruktionsvirksomheder til private førstegangsbyggere. Især den sidste gruppe vil kun have interesse for løsningen i den periode, hvor de har brug for den, og derfor vil fx en kampagne, der kører i en kortere periode, kun have begrænset virkning. I projektet er der således opsat disse målsætninger for kommunikationsindsatsen over for slutbrugerne af Byg og Miljø: At alle større interessenter (herunder brancheforeninger, fagforeninger, relevante uddannelsesforeninger og større entreprenørvirksomheder) bliver informeret om løsningen inden idriftsættelsen, herunder at løsningen eksisterer, hvilke muligheder den indeholder og hvilken værdi, den kan give. At mindre interessenter bliver oplyst om løsningen, når de aktivt søger information om bygge- og miljøsager og sætter sig ind i byggesags-regler mv. Projektets styregruppe har besluttet niveauet for kommunikationsindsatsen, hvilket betyder at kommunikationsindsatsen ifm. Byg og Miljø deles mellem KOMBIT og kommunerne. Det indebærer, at KOMBIT kommunikerer med større (hovedsageligt landsdækkende) interessenter og er ansvarlig for udarbejdelse af materialer, mens kommunerne varetager kommunikationen overfor mindre og lokale interessenter. For KOMBIT drejer indsatsen sig således om fx dialog med brancheforeninger, interesseorganisationer og uddannelsesinstitutioner og PR-varetagelse overfor landsdækkende medier og fagblade ligesom at KOMBIT har udarbejdet et markedsføringskit til kommunernes lokale kommunikation. Før lanceringen af Byg og Miljø marts 2014 modtog alle tilsluttede kommuner en såkaldt kommunikationspakke til støtte i markedsføringen af løsningen overfor lokale borgere og virksomheder. Markedsføringskittet indeholdt: Drejebog for kommunikationen Pressemeddelelse (til lokal presse) Fakta ark til pressen Q&A ifm. pressekontakt Grafiske materialer (fx logo, farvepalette og typografi) Handout (til fx Borgerservice, gå-hjem-møder mv.) Plakater (til fx Borgerservice) Web-bannere Fotos Byg og Miljø videoer Præsentation af løsningen Kommunerne var selv ansvarlige for: 14

15 Implementering af materialer på hjemmesider Tryk af materiale til mindre & lokale brugere Udlevering af materiale til lokale håndværkere, byggemarkeder og rådgivningscentre Lokale informationsmøder med mindre erhvervsforeninger og brugere på baggrund af materiale og råd udsendt fra KOMBIT PR til lokale medier på baggrund af udarbejdet materiale fra KOMBIT (eks. pressemeddelelse og baggrundsmateriale) Indrykning af annoncer i lokale medier Videreformidling af information til sagsbehandlere, Borgerservice og andre medarbejdere i kommunen. Dele af kommunikationspakken findes på KOMBITs hjemmeside: Byg og Miljø kommunikation Er der et call-center for borgere og virksomheder? Der er ikke som en del af Byg og Miljø etableret et fælles call-center, der kan hjælpe med adgang og standardbesvarelser i forhold til Byg og Miljø. Det er en opgave som kommunerne selv skal tage hånd om. Imidlertid er der i forbindelse med Økonomiaftalen for 2014 indgået aftale med staten om at kigge nærmere på en kvalificering af potentialer forbundet med at konsolidere telefonhenvendelser. KL har igangsat en analyse, der skal se på eksisterende erfaringer med kommunale call-centre og på den baggrund udvikle forslag til modeller for fremtidige fælleskommunale call-centre. Som del af projektet indgår også udvikling af en fælles vision for borgerbetjeningen i et kanalstrategisk perspektiv. KL ser samtidig projektet som et forretningsudviklingsprojekt, idet der kan være opgaver udover, hvad der traditionelt ligger i borgerservicecentrene, som kommunerne med fordel kan samarbejde om. Derfor fokuserer projektet bl.a. også på analyse af egnede opgaver til fælleskommunalt samarbejde. Projektet inddrager en række kommuner, som allerede har erfaringer med call-centre, og forslag til modeller vil blive drøftet politisk efterfølgende. Teknik- og Miljøkontoret i KL har foreslået projektet, at undersøge muligheden for at standard-henvendelser om Byg og Miljø indgår i call-centre. Anbefalinger i KL s Budgetvejledning 2013 vedr. budgetår 2014 KL gav i sin budgetvejledning til kommunerne for 2013 et estimat på de omkostninger en gennemsnitlig kommune ville have i forbindelse med anskaffelse og ibrugtagning af Byg og Miljø: KOMBIT arbejder sammen med en it-leverandør på at udvikle Byg og Miljø (MDB) til digital byggeog visse miljøansøgninger. Interessen blandt kommunerne for at tilmelde sig har været stor. Betaling for Byg og Miljø (MDB) KOMBIT har meldt ud, at de deltagende kommuner første gang skal betale for systemet i Udgiften for 2014 vil blive 1,65 kr. pr. borger for byggeområdet og 0,25 kr. pr. borger på miljøområdet. System til system-integrationer 15

16 En af de væsentlige opgaver i kommunernes back-office er, at der sikres stabile integrationer fra Byg og Miljø til de fag- og ESDH-systemer, som kommunen allerede gør brug af. KL anbefaler, at de kommuner, der planlægger at få etableret integrationerne i 2014/15 afsætter op mod kr. til integrationsarbejde i budgettet for Det er en forudsætning for dette estimat, at kommunen via indkøbsnetværk med andre kommuner, der gør brug af samme fag- eller ESDH-system, kan opnå en billigere pris hos leverandøren. Hvis kommunen bruger fag- og ESDH-systemer med få andre brugere eller ikke indgår i indkøbsnetværk, må beløbet forventes at være større. Procesoptimering og ledelse Det forventes, at der ud over de gevinster, som følger direkte af implementeringen af Byg og Miljø (MDB), vil være betydelige gevinster, når der ledelsesmæssigt tages fat om at optimere arbejdsgange og processer. Det digitale hjælpeværktøj er en god anledning til at se på muligheden for, om man kan omlægge arbejdsgange og f.eks. gøre sin byggesagsbehandling helt papirfri. Såfremt kommunen planlægger at inddrage konsulentbistand til sådanne processer anbefales det, at der afsættes op imod kr. Midlerne kan f.eks. anvendes til ledelsessparring om at tilrettelægge den organisatoriske implementering, herunder at opstille effektmål, optimere processer (kortlægning/re-design), arbejde med løbende at forbedre og fastholde gevinstrealisering. (KL s budgetvejledning 2013). Tilmelding, pris og leverandør Kan man stadig nå at tilmelde sig Byg og Miljø? Kommuner, der endnu ikke har tilsluttet sig miljødelen af Byg og Miljø, har stadig mulighed for dette. Kontakt KOMBITs Byg og Miljø-team, bm@kombit.dk. Hvad koster Byg og Miljø? Der betales et årligt vederlag på 1,65 kr. pr. indbygger til KOMBIT for kommunens brug af systemet (byggesagsområdet). Ved kommunens eventuelle tilslutning til Miljøområdet betales yderligere et årligt vederlag på 0,25 kr. pr. indbygger. Hvad er løbetiden for Byg og Miljø kontrakten? Kontrakten løber i fem år fra løsningens idriftsættelse. Spørgsmål? Fandt du ikke det du søgte, så ring til projektkoordinator Helle Bidstrup på tlf eller send en mail til Byg og Miljøs mailboks bm@kombit.dk, så svarer vi hurtigst muligt. 16

17 Bilag Deling af projekt mellem parter Byg og Miljø understøtter, at parter kan dele et projekt som visualiseret herunder. 1. Borger ønsker hjælp til sit projekt 2. Tildeler fuldmagt til rådgiver via NemLog-in 3. Byg og Miljø har registreret fuldmagten 4. Rådgiver har fuld adgang til Byg og Miljø Rå dgiver opretter projekt - borger signerer fuldmågt Kommune 1. Rådgiver opretter projekt på borgers vegne, og ordner det praktiske 2. Rådgiveren anmoder borger/ejer om fuldmagt til indsendelse af projekt 3. Borger afgiver fuldmagt ved digital signatur 4. Rådgiver indsender projektet til kommunen Borger tildeler brugerrettighed til rå dgiver 1. Borger ønsker hjælp til sit projekt 2. Borger tildeler læse-, bidrageeller indsendelsesrettighed til rådgiver 3. Byg og Miljø sender en invitation til rådgiver 4. Rådgiver accepterer invitation og har nu læse-, bidrage- eller indsenderettighed på Byg og Miljø 17

18 Brug af Digital Post Indledning Pr. 31. marts 2014 fik borgere og virksomheder mulighed for at ansøge digitalt om byggesager og visse ansøgninger på miljøområdet via Byg og Miljø. Løsningen er et ansøgningssystem og ikke et sagsbehandlersystem, men der er mulighed for at optimere sagsgangene ved at modtage ansøgningerne fra Byg og Miljø direkte i eksisterende fagsystemer via en integration, ligesom der er mulighed for at udnytte Digital Post, dog uden en direkte integration. Den enkelte kommune bør overveje kanalstrategi og arbejdsgange i forbindelse med implementering af den nye løsning. Herunder etablering af integrationer til lokale fagsystemer. Dette notat beskriver mulighederne for et samspil mellem Byg og Miljø, lokale fagsystemer og Digital Post. Oversigtsdiagram Muligt scenarie for udnyttelse af Digital Post og integration med fagsystem ID Titel Forklaring 1 Borger tilgår Byg og Miljø 2 Afsending af ansøgning til fagsystem 3 Sagsbehandler tilgår fagsystem Borger udfylder sin ansøgning i Byg og Miljø og indsender ansøgningen Byg og Miljø sender borgerens ansøgning til fagsystemet, som automatisk opretter sagen Ansøgningen godkendes af Sagsbehandleren, som sætter ansøgning til status godkendt. Fagsystemet sender systemflag tilbage til Byg og Miljø om: Byggetilladelse godkendt. 18

19 4 Godkendelse af ansøgning Byg og Miljø sender en besked til borgeren og notificerer via mail eller sms om at: Du har fået en besked i Byg og Miljø log ind for at se beskeden. Sagsbehandleren kan sende en Digital Postbesked til Borgeren ved vigtige beskeder såsom Godkendelse af byggetilladelse igennem kommunens eget fjernprintsystem/output management system (ikke del af Byg og Miljø)... Stiplet linje Angiver at Sagsbehandleren har mulighed for at tilgå Byg og Miljøs sagsbehandlingsside Beskeder igennem Byg og Miljø Byg og Miljø gør det muligt for kommunen at bede ansøger om supplerende materiale og at sende statusbeskeder eller afgørelser til ansøger igennem Byg og Miljø. Dette kan ske igennem Byg og Miljøs backend, men kommunen bør overveje at etablere systemintegration til lokale fagsystemer, så arbejdsgangene optimeres. Fordele: Beskeder sendt fra sagsbehandleren til ansøgerens projekt kan ses af alle, som er tilknyttet projektet. Det er effektivt når ansøgeren benytter sig af rådgivere, som skal have besked om projektets status. Tidsstyrede hændelser, f.eks. notifikation til ansøger ved udløb af gyldighed af byggetilladelse efter et år, kan tilbydes, når beskeder går igennem Byg og Miljø. Mulighed for styring af fase-skift (f.eks. ansøgningsfase, sagsbehandlingsfase, dokumentation efter udførelsesfase) giver ansøger overskuelighed. Mulighed for at sætte Initiativpligt - giver en klar status for, hvem der har bolden. Sagsbehandleren har mulighed for at sende vigtige meddelelser med Digital Post via sit fagsystem og har samtidig mulighed for at anvende den tidsbesparende funktionalitet i Byg og Miljø. Digital Post Det er op til den enkelte kommune at træffe beslutning, om anvendelsen af Digital Post. Man kan forestille sig et scenarie, hvor statusbeskeder og systemflag sendes til Byg og Miljø og afgørelser til Digital Post samt eventuelt en besked til Byg og Miljø med link til afgørelsen i Digital Post. Det er den enkelte kommunes eksisterende kanal til at sende til Digital Post, der skalbenyttes og omkostninger forbundet med Digital Post afholdes af den enkelte kommune. Hvordan får vi integration fra vores fagsystem til Byg og Miljø? På KOMBITs hjemmeside har vi samlet et implementeringskit: herunder materiale om den tekniske implementering, som leverandører af 19

20 fagsystemer skal bruge. Endvidere er der dannet grupper af kommuner med samme fagsystemer til specificeringsarbejdet med 3. partsleverandører samt forhandling af pris. Du er velkommen til at kontakte os via såfremt du har behov for yderligere information. 20